Как найти авансовые отчеты в 1с

Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована.

В данной статье мы разберем:

• где в 1С авансовые отчеты,
• как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения,
• как оформлять авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово на примере конкретных ситуаций,
• проводки по авансовому отчету в 1С.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Образец заполнения Авансового отчета

Авансовый отчет образец заполнения →

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

В шапке документа нужно указать:

• от — дата составление авансового отчета;
• Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы.

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить. Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

• Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу, например, если билеты или талоны на бензин приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
• Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу, если подотчетные средства получены из кассы.
• Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу, если подотчетное лицо рассчитывалось через корпоративную карту, или ему подотчетные средства перечислены на личную карту.

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Изучить подробнее:

• Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?
• Компенсация расходов работников в интересах организации

Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

01 сентября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:

• чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
  • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом, проводится документом Авансовый отчет.

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ. При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.

В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Авансовый отчет проводки в 1С

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

• приобретение ТМЦ оформлять через документ Поступление (акт, накладная), когда они поступят в организацию. На вкладке Товары документа Авансовый отчет в таком случае ничего не указывается;
• оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата.

Изучить подробнее:

• заполнение каждой графы на вкладке Товары в документе Авансовый отчет в путеводителе
• Приобретение ГСМ по талонам
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Поступление материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

24 августа июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
• ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие.

Суточные сверхнормы облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ).

На данный момент установлены следующие нормы:

• командировка по РФ — 700 руб. в день;
• командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ. Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО. При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.

• Вкладка Прочее в документе Авансовый отчет
• Выдача билетов подотчетному лицу
• Авансовый отчет сотрудника о командировке. Суточные сверхнормы
• Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 20%);

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ. Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО. При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС. Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Изучить подробнее:

• Вкладке Прочее в документе Авансовый отчет
• Как оформить в Бухгалтерии 8.3 приобретение денежных документов через подотчетное лицо, например, марок почты России?

Как провести оплату услуг в авансовом отчете

Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.

Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата.

На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.

Изучить подробнее:

• Вкладке Оплата в документе Авансовый отчет
• Налоговый агент при приобретении электронных услуг у иностранца через корп. Карту

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

• Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы;
• Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары, Оплата, Прочее;
• Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы. Результат может быть в виде:
  • отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
  • положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1). PDF

Авансовый отчет образец заполнения →

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4). PDF

Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

Проверьте себя! Пройдите тест:

• Тест № 52. Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С
• Тест № 55. Приобретение материалов c дополнительными расходами на доставку

См. также:

• Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам
• Почему в счете-фактуре и авансовом отчете не меняется подпись руководителя?
• Поступление материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
• Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:

• Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
• Документ Авансовый отчет
• Командировка: расчеты наличными средствами
• Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?
• Как оформить в программе приобретение денежных документов через подотчетное лицо, например, марок почты России?

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Авансовый отчет:

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает расходование денежных средств, выданных сотруднику организации (подотчетному лицу) для выполнения служебного поручения (поездки в командировку, закуп ТМЦ, расходы на ГСМ, покупка канцтоваров и.т.д). Предоставляется сотрудником по форме № АО-1 или по форме которая, утверждена организацией.

Авансовый отчет по приобретенным товарно-материальным ценностям (с счетом-фактурой)

Пример:

С расчетного счета организации ООО «Финанс Групп» перечислены денежные средства Антонову Петру Вячеславовичу, для покупки строительных материалов. Сумма денежных средств составляет 20 000 руб.

Антонов Петр Вячеславович приобрел 15 листов ЛДСП (2800*2070), по цене 1200 руб за шт., на общую сумму 18 000 руб.(НДС в том числе). Предоставил авансовый отчет и СФ, вернул 2000 руб. в кассу организации. 

1.Перечисление подотчетных денежных средств сотруднику:

Для отражения данной операции в учете нужно подготовить «Платежное   поручение» отправить его в банк, оплатить и выгрузить банковскую выписку в программу. Сформируется документ «Списание с расчетного счета».

Рис. 1 «Платежное поручение»

Рис. 2 «Списание с расчетного счета»

Д 71.01 К51 Перечисление денежных средств с Р/С организации подотчетному лицу в рублях.

2.Предоставление авансового отчета сотрудником:

Для отражения данной операции в учете нужно ввести документ «Авансовый отчет»
Документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Банк и касса».

В верхней части документа указываются:

– дата документа

– подотчетное лицо

– склад, на который поступят ТМЦ
– организация

В табличной части документа на закладке «Авансы» укажите документ, по которому перечислены/выданы денежные средства сотруднику. Сумма аванса заполнится автоматически.

На закладке «Товары» нужно заполнить все данные по поступившим ТМЦ.

Учет входящего НДС регистрируется при проведении документа «Авансовый отчет»

Рис. 3 «Авансовый отчет, закладка Авансы»

Рис. 4 «Авансовый отчет, закладка Товары»              

• Д 10.09 К 71.01 Принятие к учету инвентаря и хозяйственных принадлежностей, поступивших от подотчетного лица в рублях.

• Д 19.03. К 71.01 Учет входного НДС

• При проведении счета-фактуры полученного будет принят НДС к вычету

• Д 68.02 К 19.03 Вычет НДС по материально-производственным запасам 

3.Возврат неиспользованных денежных средств в кассу организации:

Для отражения данной операции в учете нужно ввести документ «Поступление наличных».

Документ находится в разделе «Банк и касса» – «Кассовые документы», так же данный документ можно создать на основании документа «Авансовый отчет».
В этом случае заполнятся автоматически:
Вид операции: «Возврат от подотчетного лица»

Графа «Основание»: «Внесение остатка по авансовому отчету 00БП-000001 от 28.02.2021» 

Рис. 5 «Поступление наличных»

Д 50.01 К 71.01 Возврат неиспользованных денежных средств в кассу организации от подотчетного лица в рублях.

Если сотрудник предоставляет товарный чек без СФ, то на закладке «Товары» не нужно заполнять реквизиты СФ и ставить галочку СФ.

Авансовый отчет по оплате работ (услуг) оформляется аналогично отчету по приобретенным товарно-материальным ценностям. Данные о полученных услугах вносятся на закладке «Прочее» в документе «Авансовый отчет».

Приобретение ГСМ по авансовому отчету
При приобретении ГСМ информация о расходах указывается на закладке «Товары» в документе «Авансовый отчет».

Документ «Авансовый отчет по командировке»
Для учета командировочных расходов в программе есть документ «Авансовый отчет по командировке».

Рис.6 «Авансовый отчет по командировке»

Поле «Аванс» заполняется автоматически, при выборе документа, по которому были выданы денежные средства сотруднику.

При добавлении строк в табличную часть автоматически рассчитывается остаток или перерасход по выданным денежным средствам и отображается под табличной частью.
Из документа «Авансовый отчет» можно создать «Билеты» по которым сотрудник ездил в командировку, переход доступен в нижней части документа по ссылке.

Документ «Авансовый отчет по командировке» формирует следующие движения:

Для просмотра состояния расчетов с подотчетными лицами, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание – по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ “Выдача наличных”):

В виде операции указываем “Выдача подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом “Списание с расчетного счета”:

Также не забываем указать в виде операции “Перечисление подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ “Выдача денежных документов”:

А на закладке “Денежные документы” указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации – лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку – то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ “Авансовый отчет”:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку “Авансы”:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку “Товары” (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку “Оплата”(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки “Прочее”.

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках “Товары” и “Прочее” присутствует галка “СФ”, если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа “Авансовый отчёт” осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

Без авансового отчета не обходится ни одна организация. Как оформить авансовый отчет в 1С 8.3, покажем в нашей статье.
Начнем с классического варианта, когда сотрудник получает деньги наличными из кассы для покупки чего-либо для хозяйственных нужд организации. Для упрощения допустим, что это пачка офисной бумаги.

Выдачу наличных денег из кассы оформляем расходным кассовым ордером. Для этого на главной странице на желтом фоне слева выбираем Банк и касса.

В блоке Касса нажимаем Кассовые документы.

Далее создаем выдачу денежных средств – расходный кассовый ордер нажатием кнопки Выдача.

Заполняем форму расходного кассового ордера. Выбираем Вид операции нажатием стрелочки вниз и подсвеченной синим строки Показать все.

В открывшемся окне выбираем Выдача подотчетному лицу.

Аналогичным способом выбираем из списка сотрудников получателя подотчетных средств и вписываем сумму. После выбора получателя строка По документу в Реквизитах печатной формы заполняется автоматически, если данные о документе внесены в карточку выбранного сотрудника.

Основание и Приложение вписываем вручную. Тут могут быть варианты, так как подотчетные средства не обязательно выдавать по заявлению.

Нажатием кнопки Провести и закрыть формируем расходный кассовый ордер.

Расходник появился в списке кассовых документов. Нажатием кнопки Дт/Кт проверяем проводки.

Сформирована проводка передачи денег из кассы подотчетному лицу.

Переходим к оформлению авансового отчета. На главной странице в левом желтом поле выбираем Банк и касса.

Далее в блоке Касса выбираем Авансовые отчеты.

Кнопкой Нажать создаем новый авансовый отчет.

Выбираем из списка сотрудников подотчетное лицо, которое отчитывается. При выборе подотчетного лица автоматически заполняется таблица Документ аванса во вкладке Авансы. Как видим, туда попал расходник, которым мы выдали деньги подотчетнику. Далее выбираем Склад, на который мы заводим купленные подотчетником товары или материалы.

Обратите внимание на цифры внизу: выдано авансов – 500 рублей, расходы -0 рублей, остаток – 500 рублей. Программа видит, сколько числится денег на выбранном подотчетном лице по счету 71, и показывает это.

Кстати, если убрать расходник из списка Документов аванса, то в нижней строке ничего не изменится, так как программа заполняет нижнюю строку не по выбранным документам, а по счету 71.

Если документ аванса не появился в списке автоматически, то его можно внести вручную кнопкой Добавить.

При этом выпадет список документов, которыми подотчетному лицу выданы деньги. Это могут быть списания с расчетного счета или расходные кассовые ордера. Выбираем нужный нам один или несколько документов.

Теперь необходимо внести траты, которые совершило подотчетное лицо. Как видим, в авансовом отчете есть несколько закладок. Какую из них заполнять, зависит от характера расходов и проводок, какие мы желаем видеть в результате операции.

Наш подотчетник покупал офисную бумагу, поэтому мы заполним вкладку Товары. Она подходит для отражения купленных товаров и материалов.

Кнопкой Добавить вводим новую строку авансового отчета.

Вносим руками данные по документу:

• вид документа (кассовый чек),
• номер документа,
• дата документа.

Далее вносим номенклатуру – товар или материал. Нажимаем на графу Номенклатура и по подсвеченной синим строке Показать все попадаем в список номенклатуры. Если такая номенклатура в списке есть, то выбираем ее. Если нет, то заводим новый пункт номенклатуры, и выбираем его.

Далее вносим руками количество, цену, НДС (выделяем в обязательном порядке, если в стоимость входит НДС), общую стоимость.

Выбираем поставщика. Если его нет в списке контрагентов, то вносим его заново.

Если поставщик выдал счет-фактуру, то ставим галочку и вносим данные документа – дату и номер. Если счета-фактуры нет, то ничего не отмечаем в этом поле.

Далее заполняем номер счета бухгалтерского учета, на котором будут отражены траты подотчетника (в нашем случае это материалы – счет 10.06) и ставим отметку, принимаются ли эти траты в расходах по налоговому учету или нет.

Остальные вкладки заполняются аналогичным образом.

Вкладка Оплата применяется, если подотчетник оплатил ранее приобретенные товары/работы/услуги. Через эту вкладку также можно провести и оплату услуг/товаров/материалов, но в этом случае операцию поступления следует делать отдельным документом Поступление.

Вкладка Билеты предназначена для указания билетов, которые были использованы для целей командировки.

Вкладка Прочее заполняется при прочих тратах: оплата командировочных, представительских, почтовых и прочих подобных расходов.

Различие в заполнении вкладок определяется проводкой, которую вы хотите видеть по итогу проведения авансового отчета. Обобщим в таблице

После заполнения всех нужных нам вкладок обратим внимание на строку внизу: учлись расходы на бумагу в размере 1 250 рублей и отражен перерасход по авансовому отчету: 500 – 1 250 = — 750 рублей.

Проводим авансовый отчет кнопкой Провести и закрыть.

Авансовый отчет попал в общий список авансовых отчетов. Проверяем проводки кнопкой Дт/Кт.

Проводки сформированы.

Из списка авансовых отчетов его можно распечатать нажатием кнопки Печать – Авансовый отчет АО-1.

Попадаем в печатную форму и нажимаем Печать. Обратите внимание, что авансовый отчет – это документ, который печатается на двух сторонах одного листа. Перед печатью правильно настройте свой принтер.

Подотчетное лицо израсходовало больше средств, чем получило. Поэтому мы должны перерасход вернуть.  Выдадим его из кассы. Для этого снова сформируем расходный кассовый ордер, как мы уже делали в начале статьи для выдачи денег под отчет. Заполняется расходник аналогично. Только пишем другую сумму – сумму перерасхода (в нашем случае 750 рублей) и основание для выдачи – перерасход по авансовому отчету № 1 от 30.07.2021г.

Проводим документ. Проверим карточку счета по счету 71. Как формировать Карточку счета, описано в другом нашем материале. Счет 71 закрыт, все проводки сформированы корректно.

Расчеты с подотчетными лицами можно проводить не только наличными средствами, но и через банковские карты: переводом средств на личные банковские карты подотчетных лиц или при использовании подотчетниками корпоративных карт организации.

Во всех случаях на порядок заполнения авансового отчета способ передачи подотчетнику денег не влияет.  Как мы уже указывали, сумма авансов появляется в авансовом отчете в зависимости от их отражения по счету 71, а каким образом суммы попали на счет 71: через 50 счет (выдача из кассы налички) или через 51 счет (расчеты через личную или корпоративную карты) роли не играет.

Все то же самое относится и к расчетам подотчетников по результатам авансового отчета: выдать перерасход или вернуть остаток можно как через кассу, так и через банк. Впрочем, банковские операции с физлицами часто облагаются немалыми комиссиями банка, поэтому такие операции бывают не очень выгодны.

---

Автор материала:
Оксана Лим