Как найти бухгалтера на производственный учет

Список обязанностей

В первую очередь нужно понять, какие задачи вы хотите поручить бухгалтеру. Например, он может:

• проверять и оформлять документы по контрагентам: акты, накладные, счета-фактуры;
• работать с банком: формировать платежные поручения, загружать выписки, отслеживать остатки денежных средств;
• вести налоговый учет, составлять и сдавать налоговую отчетность;
• рассчитывать зарплаты работникам, налоги на доходы и страховые взносы;
• вести учет имущества;
• вести кадровый учет;
• оформлять кассовые и другие операции, если из-за размеров бизнеса вы решили вести бухгалтерский учет, как в организациях: использовать план счетов и оформлять кассовые первичные документы.

Учитывайте специфику и размер вашего бизнеса. Например, у одного предпринимателя весь объем задач — это расчет и выплата зарплаты трем работникам дважды в месяц. А другому нужно вести ежедневный учет автоперевозок, оптовой торговли и трех розничных точек. Вот на что еще нужно обратить внимание, когда вы определяете список задач и объем работ:

• количество ежедневных операций: сколько нужно оформить актов, счетов, товарных накладных, счетов-фактур, платежных поручений.
• количество штатных и дистанционных сотрудников.
• наличие имущества на предприятии;
• налоговые режимы и их количество;
• количество видов деятельности;
• потребность в совмещении должностей: например, бухгалтер-кассир, бухгалтер-кадровик.

Основные параметры поиска

Когда задачи и объем работ ясны, надо решить, насколько опытный сотрудник вам нужен, какой у него будет график работы и зарплата. Сразу нужно понять, каким образом вы оформите отношения с бухгалтером.

Образование и опыт работы

Чтобы начислять зарплату и считать упрощенный налог, соискателю достаточно иметь профильное среднее образование или окончить бухгалтерские курсы, затем поработать один или два года. А вот если у вас производство, вы ведете расчеты с НДС и закупаете продукцию из-за рубежа, желательно искать специалиста с высшим образованием и опытом работы не меньше пяти-семи лет именно в вашей сфере деятельности.

Однако опыт не должен быть главным критерием выбора. Например, штатный бухгалтер, который 20 лет работал на одном участке учета обладает весьма ограниченным набором знаний. С другой стороны, фрилансер с пятилетним опытом работы может знать куда больше, если у него широкий ареал деятельности.

График работы

Бухгалтер может работать полный или неполный день, в офисе или удаленно. Например, если предприниматель ведет оптовую торговлю с ежедневным поступлением и выбытием большого количества товаров, скорее всего, бухгалтер потребуется на полный день. Если предприниматель организует перевозки и выставляет акты заказчикам по итогам месяца, бухгалтер может приезжать в офис раз в месяц.

Зарплата

Просмотрите средние зарплаты бухгалтеров широкого профиля и узких специалистов по вашему региону. Если вам нужен сотрудник для ведения полного бухгалтерского и налогового учета по предприятию, ориентируйтесь на зарплаты главных бухгалтеров малых предприятий. Чтобы понять, сколько нужно платить узкому специалисту, ориентируйтесь на зарплаты бухгалтеров участков: по расчетам с поставщиками, по расчетам заработной платы. Чтобы определить стоимость услуг удаленного бухгалтера, посмотрите средние расценки на выполнение конкретных работ. Например: сколько стоит подготовка квартальной отчетности по сотрудникам. Не забудьте учесть налог на доходы, так как в объявлениях соискатели часто указывают «чистый» доход, который они планируют получать на руки. А также сумму страховых взносов, которые вы будете платить за бухгалтера в бюджет.

Такие подсчеты помогут вам спрогнозировать траты и отсеивать кандидатов, которые завышают стоимость своих услуг.

Вариант оформления

Вопрос с порядком трудоустройства лучше решить еще до начала поисков сотрудника. Можно заключить договор гражданско-правового характера или трудовой договор. Обычно гражданско-правовые договоры заключают с удаленными бухгалтерами на конкретный объем работ. Например: заполнить книгу доходов и расходов, рассчитать налог за квартал, подготовить отчетность. Такой вариант имеет свои преимущества:

• не требуется предоставлять отпуск, оплачивать больничный, работу в праздничные и выходные дни, перечислять взносы в фонд социального страхования, выплачивать компенсации при увольнении;
• не нужно заполнять и вести кадровую документацию: приказы, личную карточку, трудовую книжку;
• расторгнуть отношения проще: Гражданский кодекс не устанавливает запреты на прекращение сотрудничества;
• если исполнитель нарушит условия договора, с него можно будет взыскать причиненные убытки, неустойку и упущенную выгоду. По трудовому договору сотрудник возмещает только реальный ущерб.

С другой стороны, нельзя заключать гражданско-правовой договор, если вы будете платить не за результат, а за процесс выполнения обязанностей. Оплата за выполнение обязанностей — один из признаков трудовых отношений, перечисленных в статьях 15, 56, 57 Трудового кодекса. Вот еще несколько:

• в договоре обозначено рабочее место сотрудника, указан режим работы и время отдыха, приведен перечень трудовых действий;
• работодатель обеспечивает условия труда: оборудует рабочее пространство мебелью, предоставляет вычислительную технику, канцелярию, бухгалтерские программы, справочно-правовые системы, оплачивает курсы повышения квалификации;
• сотрудник выполняет работы под управлением и контролем работодателя.

Если вы планируете загрузить бухгалтера постоянной работой, а не привлекать для его выполнения конкретных задач время от времени, заключайте трудовой договор.

Важно! Если ваш бухгалтер будет выполнять функции кассира, то подписать с ним гражданско-правовой договор нельзя. Кассир — это должность, на которую можно назначить только трудоустроенного сотрудника, основание — пункт 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Где искать бухгалтера

Искать специалиста можно самостоятельно или через кадровое агентство. Если ваш бизнес пока на старте и вы не можете позволить себе дополнительные траты, попробуйте обойтись своими силами.

Самостоятельный поиск начните с опроса знакомых. Если вы сомневаетесь в компетенции предложенных кандидатур или их вообще не нашлось — ищите бухгалтера в интернете. Соискатели, которые ищут постоянную работу по трудовому договору, чаще размещают резюме на HeadHunter, Работа.ру и прочих кадровых ресурсах. Удаленные специалисты активно рекламируют свои услуги на сайтах фрилансеров: Profi.ru, FL.ru и на популярных досках объявлений: Avito, Из рук в руки. Еще один вариант — соцсети. Создайте объявление на личной странице и в группе вашей компании, если она существует.

Как составить объявление о вакансии

В заголовке укажите, какой именно бухгалтер вам нужен: например, бухгалтер-кадровик, бухгалтер по расчету зарплаты, главный бухгалтер. Далее расскажите о своем бизнесе: какая отрасль, есть ли специфика. Поясните, почему появилась вакансия: например, должность ранее никто не занимал, либо предыдущий сотрудник уходит в декрет, но будет передавать дела столько, сколько нужно.

Составьте список задач, укажите приблизительную загрузку, расскажите о ваших требованиях к кандидатам. Указывайте квалификацию бухгалтера, которая соответствует потребности вашего бизнеса. Например, если вам нужен специалист для расчета зарплаты, не требуйте от него знаний финансового анализа. Разделите требования на обязательные и желательные. Хороший специалист быстро усваивает нужную информацию, изучить мелкую специфику вашего бизнеса он может и по ходу работы.

Укажите ожидаемый уровень оплаты. Предъявляйте реальные запросы: доход бухгалтера должен соответствовать его квалификации и объему выполняемых работ. В противном случае вы рискуете принять некомпетентного сотрудника. И тогда финансовые потери на штрафах от контролирующих органов могут многократно превысить экономию на достойном вознаграждении.

Некоторые ресурсы, например, HeadHunter, позволяет работодателям принимать отклики только с сопроводительным письмом: это помогает отсеять тех, кто подает заявки на все вакансии и не особо заинтересован в работе. Также можно сделать обязательным тестовое задание с вопросами об опыте работе, желаемом вознаграждении и других нюансах. Такой подход сокращает первичный отбор кандидатов.

На что обратить внимание в резюме соискателя

Итак, вы просмотрели отклики и отобрали специалистов по базовым характеристикам: образование, опыт работы, ожидаемый размер дохода. Остановитесь подробнее на следующих деталях.

В каких сферах работал бухгалтерТрадиционно самой сложной сферой деятельности считают производство. Бухгалтер-производственник легко может вести и торговлю, и услуги. А вот специалист из сферы услуг производство может не потянуть.

С какими системами налогообложения работал бухгалтерСпецрежимы проще в администрировании. Если вы работаете на общей налоговой системе, бухгалтер-спецрежимник вам не подойдет.

Есть ли у соискателя опыт прохождения проверокСегодня от проверок госорганов не застрахован ни один бизнес. Опыт взаимодействия с контролерами очень важен.

Знает ли соискатель специализированные программы для ведения вашего бизнесаБухгалтер должен знать программу, в которой вы планируете или уже ведете учет, уметь работать со справочно-правовыми системами, интернет-банком, иметь опыт передачи электронной отчетности через операторов или через порталы госслужб.

Сколько времени работал бухгалтер у предыдущих работодателей и когда обычно увольнялсяЕсли соискатель редко работал на одном месте более года, а увольнялся обычно в марте — это тревожный признак. Возможно, перед вами некомпетентный сотрудник и у прошлых работодателей из-за него возникали проблемы с итоговой отчетностью: ее сдают до 31 марта.

Прилагаются ли к резюме рекомендацииХорошие бухгалтеры обычно готовы предоставить письменные рекомендации или дать номер телефона прошлого работодателя для запроса характеристики. Удаленные специалисты обычно предоставляют отзывы от заказчиков услуг.

Итого

Составьте список задач для бухгалтера и подумайте, каким будет объем работ. Решите, какая должна быть квалификация сотрудника, по какому графику ему предстоит работать и сколько вы будете платить. Начните поиск: можно обратиться и в кадровое агентство, но поискать самостоятельно в любом случае не помешает. Если вы ищете бухгалтера на постоянную загрузку, создайте объявление на кадровых ресурсах, например, на HeadHunter и Работа.ру. Если вам нужен фрилансер, ищите его на фриланс-биржах: Profi.ru, FL.ru. Создайте пост в соцсетях: на личной странице и на странице вашей компании, если она есть. Изучите отклики и отсейте неподходящих кандидатов: подбирайте специалиста, квалификация, навыки и уровень знаний которого соответствует вашим потребностям.

В следующей части мы расскажем, как провести собеседование, как заключить договор и контролировать работу бухгалтера.

Традиционная бухгалтерия с точки зрения бизнеса, как правило, очень затратна и существует только из-за жестких требований законодательства. Терпеть «необходимое зло» или искать специалиста, который сблизит бухгалтерский учет не только с налоговым, но и с управленческим – от ответа на этот вопрос зависит, какой бухгалтер будет хорош именно для вашей компании.

Бухгалтер для ООО как агент для государства

Самая распространенная роль бухгалтера в компании – обеспечить расчет и уплату налогов. В этом случае суть компетенций можно свести к следующему:

• регистрация фактов хозяйственной деятельности компании с главной целью – показать, сколько заработали и потратили;
• расчет налогов и взносов для предварительного согласования с руководством;
• составление налоговых деклараций и расчетов по взносам с учетом правил, установленных государством;
• успешная сдача отчетности в налоговую инспекцию и ФСС;
• обеспечение правильного перечисления налогов в бюджет и ФСС.

Неудивительно, что собственники небольших компаний хотят как можно дешевле решить такой комплекс задач, а в существовании бухгалтерии не видят особой ценности для бизнеса.

А иногда вопрос денег, напротив, отходит на задний план – чаще всего из-за неприятных и даже криминальных ситуаций, которые повышают требования к бухгалтеру в компанию. Например, если предыдущий бухгалтер уволился или даже не просто уволился, а уволился, чтобы не исправлять собственные ошибки. Нередко бухгалтеры исчезают, даже не попрощавшись, во время налоговой проверки – особенно если работают без трудовой книжки или имеют к ней доступ.

Как и где искать хорошего бухгалтера: варианты и пошаговая инструкция

Вне зависимости от того, в какой ситуации компания начала искать бухгалтера, необходимо определить, будет ли он просто считать налоги и взносы для государства, или же ему можно будет доверить их оптимизацию, а также управленческий учет.

Еще один момент – опыт работы, специализация и личные качества. Очевидно, что если предыдущий бухгалтер сбежал во время налоговой проверки, то вам нужен устойчивый к стрессам профессионал высокого уровня.

Впрочем, особо нервничать новому бухгалтеру в ситуации, когда он выходит на новую работу, необязательно – ответственность за предыдущие периоды он не несет.

«Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения»

Итак, приступаем к поиску.

Шаг 1. Определяем расходы

Запланируйте, какие средства вы готовы тратить на повышение квалификации своего будущего бухгалтера:

• подписка на бухгалтерскую периодику, онлайн-сервисы, справочно-информационные системы («Гарант» или «Консультант»);
• оплата семинаров и вебинаров.

Необходимо определить и другие возможные затраты, например:

• переход на другую программу, если ваш предыдущий бухгалтер вел учет не в 1С;
• готовность оплатить услуги оператора для сдачи отчетности;
• разовые консультации, например, с налоговыми юристами;
• аудиторская проверка качества учета – довольно дорогое «удовольствие», а без контроля качества компании грозят серьезные доначисления на проверках, к тому же наверняка понадобится дорогостоящее восстановление учета.

Шаг 2. Места поиска

Искать бухгалтера в компанию можно не только на специализированных сайтах. Это могут быть профессиональные мероприятия, форумы, конференции, которые посещают не только директора и собственники компаний, но и «продвинутые» главбухи.

Шаг 3. Предложение работы

Расскажите потенциальным бухгалтерам о своем бизнесе, приоритетах и режиме (возможных режимах) работы. Обозначьте требования и функционал, например, так:

Функционал бухгалтерской службы: что важно для бизнеса

Предотвращение проблем	Полезные возможности
избежать внимания со стороны ИФНС  (вопросы, запросы, требования)	вовремя узнавать об изменениях, влияющих на бизнес
не допускать санкций (штрафы, пени)	получать экспертную поддержку в важных для бизнеса вопросах
не допускать блокировки расчетного счета	использовать данные учета для бизнес-целей
не допускать выездной проверки или пристрастной камеральной	оптимизировать налоговую нагрузку
не допускать доначислений налогов	высвободить ресурсы и внимание на бизнес, а не заниматься второстепенными бизнес-процессами
исключить переплату по налогам	сохранить в тайне размер дохода топов либо в принципе сотрудников фирмы
иметь поддержку и защиту при общении с госорганами	возмещать больничные за счет ФСС
исключить претензии со стороны контрагентов	успешно возмещать НДС
контролировать дебиторку	привлекать внешнее финансирование благодаря хорошей финансовой отчетности
избежать претензий банков (к сделкам. выдаче займов и др.)	не отвечать за ошибки бухгалтера, в т.ч. финансово
избежать финансовых и репутационных потерь, связанных с персоналом	оптимизировать расходы на бухгалтерию
	не думать. как нанять, кем заменить в случае болезни/ отпуска/ увольнения; как проконтролировать качество и своевременность работы

Обязательно обозначьте уровень заработной платы (как минимум, на испытательный срок) с самого начала. В противном случае вы можете долго ждать резюме от потенциальных соискателей.

Шаг 4. Телефонный разговор

Прежде чем приглашать претендента в офис – пообщайтесь с ним по телефону. Иногда этого достаточно, чтобы понять, что такой человек на роль бухгалтера для ООО не подходит. По тому, что соискатель знает о вашей компании, можно оценить степень заинтересованности потенциальным работодателем.

Шаг 5. Личная встреча

Выделите в своем рабочем графике час-полтора на личную встречу с кандидатом. Постарайтесь сразу же анализировать не только сказанное кандидатом, но и его поведение и даже походку.

Робкий и неуверенный человек хорош для работы с наличными и расчетным счетом, если при этом он внимателен и аккуратен. Однако такой человек вряд ли принесет вам пользу, общаясь с налоговой инспекцией и другими контролерами.

Определите, обладает ли соискатель полезными для вас навыками, например:

• спокойное отстаивание своего мнения и точки зрения, без проявления упрямства;
• способности к прогнозированию развития событий (например, по налоговой проверке);
• умение объяснять и извлекать уроки из прошлых ошибок.

Шаг 6. Тестирование

Для проверки знаний на должность бухгалтера предлагаем воспользоваться бесплатным тестом, разработанным нашими экспертами в области бухучета и налогов. С помощью данного теста любой руководитель или собственник бизнеса сможет:

• проверить своего бухгалтера на профпригодность;
• оценить не только теоретические знания соискателя, но и способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях.

Аналогичный тест проходят все соискатели на должность бухгалтера в нашей компании.

Практические рекомендации по поиску бухгалтера

Все предыдущие наши советы даны в основном для тех, кто готов содержать штатную бухгалтерию, но есть и другие варианты, которые отчасти мы уже упомянули. Например, это:

• бухгалтер-фрилансер, который может заходить на компьютер в вашем офисе удаленно, с которым заключен договор ГПХ;
• приходящий бухгалтер, работающий по совместительству.

Основные недостатки этих вариантов в том, что, как и c любым другим работником, вы несете:

• ответственность по трудовому законодательству;
• расходы на отчисления в фонды от заработной платы;
• риски, связанные с отсутствием контроля за работой бухгалтера (доначисления налогов, блокировка счета и т.д.)

Чтобы сократить расходы, можно рассмотреть следующие варианты:

• аутсорсинг;
• комбинированные варианты (например, штатный бухгалтер + аутсорсинг).

При поиске бухгалтера важно понимать, что вариантов организации бухгалтерии много, за выбором каждого из них стоит своя логика.

Наш подход к бухгалтерскому обслуживанию

Наш подход к бухгалтерскому обслуживанию строится на понимании двух важных вещей:

1. Бухгалтерия – это высокорисковая зона соприкосновения бизнеса с государством. Поэтому одна из ее задач – уберечь компанию от лишнего внимания ИФНС, помочь стать «невидимкой» для контролирующих органов.

2. Бухгалтерия должна быть ПОЛЕЗНОЙ бизнесу. Поэтому особое внимание мы уделяем экспертно-консультационной поддержке клиентов в рамках обслуживания. Клиенты нашей компании получают решение целого ряда проблем (см. таблицу).

Внешние проблемы

Проблема	Как она решается в 1С-WiseAdvice
Ужесточение налогового контроля как эффективный способ пополнения бюджета	Не давать поводов для проверок (включить «режим невидимки»). Своевременно и грамотно отвечать на вопросы/запросы ИФНС; в любой момент быть готовым к проверке; правильно вести себя во время проверки. Не идти на поводу у налоговой, оспаривать неправомерные действия и решения налоговой. Осознанный подход к возможным рискам: контроль налоговой нагрузки; разъяснение клиентам последствий их действий/решений; контроль работы бухгалтеров (сроки сдачи отчетности, осознанный подход к налоговому учету); проверка надежности контрагентов; проведение сверок с контрагентами. Порядок в первичных документах; порядок в учете; Контроль за взаимодействием с ИФНС; сопровождение налоговых проверок силами налоговых юристов. Помощь в ведении налоговых споров силами налоговых юристов и налоговых адвокатов.
Подвижность бухгалтерского и налогового законодательства (постоянные многочисленные изменения в правилах игры)	Нужно быть в курсе, учитывать изменения, применять их осознанно (с пониманием всех рисков и последствий) Мониторинг изменений. Оперативная корректировка учетных процессов и контрольных функций. Извещение клиентов (в частности, новостные рассылки через CRM).
Расширение возможностей налогового контроля за счет автоматизации работы налоговых – «договариваться» на уровне своей ИФНС уже не получится	Осознанный учет с контролем всех рисков; уход от работы с некачественными поставщиками Все написанное выше + услуга «Налоговое планирование», в рамках которой собственнику предлагается несколько вариантов снижения налоговой нагрузки на бизнес и агрументируется выбор наиболее оптимального.

Внутренние проблемы

Проблема	Как она решается в 1С-WiseAdvice
Уволился бухгалтер	Вы работаете с компанией, а не с конкретным бухгалтером
Не сдана отчетность	Контролируем сроки сдачи (средствами автоматизации и силами кураторов)
База пропала или в плохом состоянии	Размещаем базу на сервере в Дата-центре; ежедневно делаем резервные копии. Отдаем их, если нужно, клиенту. Предоставляем круглосуточный удаленный доступ в базу. Ежедневно контролируем качество учета с помощью электронного аудитора.
Необходимость восстановления учета	Подходим к восстановлению учета осознанно, не предлагаем клиенту лишнего
Невозможность объективно оценить квалификацию бухгалтера при приеме на работу	При приеме на работу каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование. Т.е. квалификацию бухгалтеров проверяют профессионалы.
Невозможность найти по-настоящему квалифицированного бухгалтера	К нам идут работать лучшие специалисты, так как мы предлагаем: Разноплановый профессиональный опыт (на обслуживание приходят компании разного масштаба, с разной спецификой). Разделение труда, каждый сотрудник занимает должность в соответствии со своими знаниями и компетенциями. Многоуровневая система аттестации, позволяющая двигаться вверх по карьерной лестнице. Высокий уровень организации и автоматизации труда. Экспертная поддержка (внутренние аудиторы, методологи, специалисты 1С всегда готовы проконсультировать наших сотрудников по любым профессиональным вопросам и нестандартным ситуациям). Бесплатное обучение и повышение квалификации.
Отсутствие контроля качества	Разработанный нашими IT-специалистами «Электронный аудитор» ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций сигнал поступает специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную. И если обнаруживается ошибка, оперативно вносятся исправления. С помощью CRM задается единый для всех сотрудников алгоритм выполнения задач и контролируются сроки реализации. Важные документы из ИФНС поступают к нам через Контур.Экстерн. Задачи по подготовке ответов на запросы ИФНС вносятся в CRM и ставятся на контроль, что гарантирует своевременность и корректность этих ответов.
Отсутствие практической пользы для бизнеса	Подключение к обслуживанию осуществляет руководитель проектов, который прежде всего глубоко погружается в специфику бизнеса и учетных процессов компании – они корректируются, исходя из целей бизнеса. Если в бизнесе происходят серьезные изменения, учетные процессы адаптируются под эти изменения. Контроль уровня налоговой нагрузки, анализ возможных налоговых рисков, рекомендации по безопасной оптимизации налогов и др. входят в стандарт обслуживания. Если перед компанией стоит задача по оптимизации налоговой нагрузки – проектом занимаются налоговые эксперты, специализирующиеся на налоговой оптимизации, не противоречащей законодательству. В обслуживании клиентов эксперты занимают проактивную позицию – думают, чем помочь, что улучшить, ищут ответы на вопросы, волнующие клиентов. Берем на себя общение с налоговой в рамках камеральной или встречной проверки. Приоритет налоговому учету, а бухгалтерский учет там, где это возможно и не противоречит законодательству, приводится в соответствие с налоговым, поскольку именно в части налогового учета лежат главные риски компании. В случае выездной налоговой проверки мы готовы защищать интересы наших клиентов вплоть до суда.

Что такое производственный учет?

Как наладить учет процесса производства?

В чем преимущества производственного учета для организации?

Чтобы проанализировать деятельность производственного предприятия, данных только бухгалтерского учета недостаточно. «Увидеть» всю производственную деятельность, каждый ее этап, затраты и результаты отдельных процессов позволяет производственный учет.

ЧТО ТАКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ УЧЕТ?

Для начала — основные понятия.

Производственное предприятие — это обособленная специализированная единица, в основе которой — профессиональный организованный трудовой коллектив, способный изготовить нужную потребителям продукцию (выполнить работы, оказать услуги) соответствующего назначения, профиля и ассортимента. Другими словами, это организация, которая производит товары, выполняет работы, оказывает услуги.

Производственный процесс — это совокупность действий работников и орудий труда, в результате которых сырье, материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, поступающие на предприятие, превращаются в готовую продукцию или услугу в заданном количестве и заданного свойства, качестве и ассортименте в определенные сроки. В процессе производства происходит передача материалов, сырья, полуфабрикатов и прочего, их комплектация и преобразование, осуществляется труд работниками, затрачивается время.

В бухгалтерском учете отражается факт финансово-хозяйственной деятельности, но не отражается сам производственный процесс. При этом каждая операция на производстве должна сопровождаться каким-либо первичным документом: накладной на перемещение, отчетом, актом и прочими. На основании этих документов и ведут производственный учет.

Производственный учет — это система сбора, регистрации, обобщения и анализа информации о затратах предприятия и их влиянии на формирование себестоимости продукции (работ, услуг).

В чем же необходимость ведения производственного учета?

В бухгалтерском учете проводят такие операции, как списание материалов, фактически ушедших в производство, начисление зарплаты сотрудникам, выход готовой продукции. На основе данных бухгалтерского учета можно оценить финансовый результат, т. е. сравнить затраты предприятия с выручкой от реализации продукции (работ, услуг).

Но это не позволит проанализировать эффективность труда работников, не покажет временных, материальных и трудовых затрат на отдельные участки производства, не выявит слабые участки производства и не даст достаточной информации для принятия управленческого решения по оптимизации деятельности.

В свою очередь, производственный учет дает возможность:

• вести учет времени, материалов, трудозатрат;
• рассчитывать нормы расхода материалов, трудозатрат прочего на единицу продукции;
• выявлять отклонения от норм;
• выявлять участки с низкой производительной способностью; периоды простоя;
• вести учет и отслеживание этапов выполнения заказов и другое.

Небольшие организации с простым производственным процессом могут отражать основные данные при помощи стандартных табличных программ, например MS Excel. Организациям со сложными процессами, многоуровневым учетом такой формат не подходит, им стоит использовать специально разработанные программы учета.

Что именно и как отражать в производственном учете, каждая организация определяет исходя из тех задач, решение которых должен обеспечить производственный учет.

УЧЕТ ПРОЦЕССА ПРОИЗВОДСТВА

Данные производственного учета проходят несколько этапов работы с ними:

Этап 1. Формирование первичных документов на производственном участке.

Этап 2. Отражение данных первичных отчетов в программе.

Этап 3. Сведение данных в отчеты.

Рассмотрим производственный учет на примере предприятия по доработке сельскохозяйственных культур ООО «Плодородие».

Доработка сельскохозяйственных культур — это процесс, в котором выращенное сырье (подсолнечник, кукуруза и др.), поступившее с поля, дорабатывается до готовой к посеву продукции, расфасованной в мешки (посевные единицы).

Производственный процесс состоит из следующих этапов:

• первичная очистка;
• сушка;
• вторичная очистка;
• калибровка на фракции;
• протравка;
• зашивка.

Деятельность ООО «Плодородие» носит сезонный характер, сезон длится с сентября, когда привозят сырье с поля на первичную очистку и сушку, и по май, когда заканчивают зашивать полученную продукцию в мешки (посевные единицы) для последующего ее высевания на поля.

Работу производства в управленческом учете отражает экономист по производству. Рассмотрим этот процесс поэтапно.

Этап 1. Формируем первичные документы на производственном участке.

• Поступление сырья на хранение.

Поступление сырья от заказчика на хранение оформляется актом о приеме-передаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) (по форме МХ-1).

• Заявка заказчика.

На производство поступает заявка от заказчика на доработку того или иного сырья в определенном количестве, по определенным операциям. Форма заявки произвольная. Каждая организация разрабатывает свою форму заявки, обязательно указывая следующие данные:

• дата;

• наименование сырья на доработку;

• количество сырья, которое требуется доработать;

• вид операции (что необходимо сделать с данным сырьем);

• подпись заказчика.

На основе этой заявки производство начинает свою работу. Данные заявки отражаются в отчете производства (пример 1) за смену.

• Отчет производства за смену.

Старший кладовщик составляет отчет производства за смену и сдает его экономисту по производству каждое утро следующего после смены дня (пример 1).

Основные данные производственного отчета:

• дата;

• вид операции;

• длительность смены;

• количество человек;

• время работы каждого сотрудника;

• время каждой операции;

• количество поступившего сырья;

• выход полуфабриката или готовой продукции;

• расход материалов.

Андрей, владелец компании, которая торгует строительным оборудованием оптом, решил найти удаленного бухгалтера для ведения учета и сдачи отчетности, так как задач было не много, а оплачивать зарплаты, больничные и отпуска не хотелось. ”Специалист” уверял, что у него все под контролем, но, как выяснилось потом, не сдал своевременно декларацию по НДС за первый квартал. Крайний срок — 25 апреля, о том, что отчет не сдан, узнали в середине июля. Штраф — 5% от суммы налога в месяц, налог — 100 000 рублей, пришлось внепланово расстаться с 15 000. Бухгалтер перестал отвечать на письма и брать трубку.

Таких историй вы, вероятно, слышали много. Теперь, когда появилась необходимость доверить финансы внештатному специалисту, не хотелось бы стать героем одной из них? Мы подготовили пошаговую инструкцию “Бухгалтер удаленно. Бухгалтер на удаленном доступе: как его выбрать, работать безопасно и эффективно”. Узнайте:

• Как найти и выбрать удаленного бухгалтера
• Как документально оформить отношения
• Как исключить утечку информации
• Как ставить задачи и контролировать их выполнение
• Какую ответственность несет удаленный бухгалтер за свои ошибки
• Сколько берет удаленный бухгалтер и какие услуги оказывает

Читайте также: Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Как выбрать и найти удаленного бухгалтера?

Если речь о приходящем бухгалтере-фрилансере

Кроме образования и резюме рекомендуем проверить:

1. Наличие опыта работы с компаниями из вашей сферы.
2. Квалификацию. Что можно сделать:
   • Протестировать на собеседовании (бесплатные тесты найдете в интернете). Есть нюанс — тому, кто не разбирается в бухгалтерии на должном уровне, будет сложно корректно трактовать результаты.
   • Нанять аудитора, который проверит квалификацию вашего будущего бухгалтера, это стоит от 1 500 до 3 000 рублей.
   • Попросить сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации. Учиться и проверять свои знания бухгалтер не обязан, но то, что он это делает, — хороший знак.

Если выбираете аутсорсинговую компанию

1. Прочтите отзывы не только на корпоративном сайте, но и на сторонних ресурсах.
2. Оцените коммуникацию с менеджером: как быстро отвечает, вовремя ли перезванивает и отправляет обещанные документы, есть ли вопросы, в которых он “плавает”. Если до начала сотрудничества о вас забывают или прислали договор с ошибками, есть вероятность, что уровень бухгалтерских услуг тоже неприятно удивит.
3. Уточните, работала ли компания с бизнесменами из вашей сферы. Отсутствие опыта, впрочем, не приговор, что подтверждает история нашего сотрудничества с компанией “ЭТБ каталитические технологии”.

Прочтите кейс «Как получить грант от “Сколково”, правильно вести бухгалтерию и сдавать отчёты без ошибок»

4. Узнайте, как контролируется профессиональный уровень бухгалтеров. В идеале курсы повышения квалификации и периодическая аттестация с участием независимых аудиторов должны быть обязательными для всех сотрудников компании.
5. Расспросите о финансовых гарантиях (“страховке от ошибок”). Их наличие демонстрирует уверенность компании в квалификации своих сотрудников и подтверждает, что процессы внутри компании выстроены и отлажены.
6. Убедитесь, что вам подходят предлагаемые каналы коммуникации между менеджером проекта, бухгалтером и вами, а также формат и регулярность предоставления отчетов о проделанной работе.

Тех, кто прошел отбор по этим параметрам, можно сравнить по цене, а также узнать, какие услуги в нее входят и есть ли интересные спецпредложения.

Бухгалтер удаленно: как документально оформить отношения?

С кем бы вы не работали, договор должен быть — это гарантия спокойствия. Не ограничивайтесь типовым документом, обсудите его содержание с бухгалтером и проверенным юристом.

Обязательные пункты договора с бухгалтером на удаленном доступе:

• стоимость услуг, сроки и порядок их оплаты
• перечень услуг, включенных в стоимость
• список отчетов в контролирующие органы и сроки их сдачи
• перечень документов, которые вы должны предоставлять бухгалтеру, с указанием сроков
• ответственность бухгалтера за выполнение обязательств, соблюдение сроков и отсутствие ошибок
• соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Читайте также: Блокировка счета: правовые основы, факторы риска, решение проблемы

Как исключить утечку информации, сотрудничая с бухгалтером удаленно?

Бухгалтер получает доступ к финансовой отчетности, информации о сделках и документам компании, а значит, есть риск продажи этих данных конкурентам. Как перестраховаться? До подписания договора узнать, что сделано для того, чтобы исключить случайную или намеренную утечку.

Мы в Фингуру обеспечиваем безопасность клиентов так:

• являемся оператором персональных данных, собираем и храним их в соответствии с
  152-ФЗ
• используем надежные дата-центры, которые соответствуют государственным стандартам (ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335 2-5 “Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности”) и международным требованиям сертификаций по ИТ-безопасности (ISO 27001 Information security management systems)
• для передачи данных через интернет применяем протокол https
• подписываем с каждым сотрудником соглашение о неразглашении.

Как ставить задачи и контролировать их выполнение?

Если речь о приходящем бухгалтере

Вариантов два: доверять или стоять над душой, постоянно уточняя, как идут дела, что не поможет вам оценить ситуацию.

Вот что говорит по этому поводу Павел Тимохин, руководитель отдела бухгалтерского консалтинга Фингуру:«Директору хотелось бы получать информацию в виде отчетов, но он не знает, о чем и как спросить, потому что не владеет нужной информацией в этой сфере. Поэтому все с сводится к вопросу: “Все ли у нас в порядке?”, на который бухгалтер отвечает: “Да”, и на этом диалог заканчивается».

Читайте также: Подготовка и сдача годовой отчетности

Если выбираете аутсорсинговую компанию

Вариантов все так же два, но компаниям проще сделать процесс прозрачным для клиента:

• есть личный кабинет
• автоматически формируются отчеты
• бухгалтера на время отпуска или болезни можно заменить, чтобы это не сказалось на выполнении задач заказчика
• есть менеджеры, контролирующие работу бухгалтеров.

В Фингуру мы добавили еще несколько полезных функций для клиентов:

• одновременно может выполняться любое количество задач, потому что в вашем распоряжении — все бухгалтеры нашей команды, между которыми распределяет поручения персональный менеджер;
• сроки сдачи отчетов в контролирующие органы и выполнения других ключевых задач отслеживает программное обеспечение.

Можно ли привлечь бухгалтера на удаленном доступе к ответственности?

Форумы пестрят сообщениями от бизнесменов, которых бухгалтер оставил один на один с претензиями налоговой, заблокированными счетами и прочими возникшими по его вине неприятностями.

Застраховаться от ошибок на 100% не получится, но на ком ответственность за них? Давайте разбираться.

Если речь идет о приходящем бухгалтере

Ответственность за срыв сроков и ошибки должна быть зафиксирована в договоре, но в случае чего придется доказать вину бухгалтера и, возможно, дело дойдет до суда. Вам от этого не легче: сначала придется оплатить штрафы и пени из своего кармана, а потом ждать компенсации, надеясь на справедливость.

Читайте историю нашего клиента, которому бухгалтер на удаленном доступе обеспечил миллионную задолженность, заблокированные счета и попадание в реестр должников.

Если выбираете аутсорсинговую компанию

Компании, уверенные в качестве своих услуг и дорожащие репутацией, предлагают страховку от ошибок. В Фингуру это 1 миллион рублей — каждый клиент может рассчитывать на компенсацию в рамках этой суммы, если понес расходы по вине бухгалтера.

Сколько берет бухгалтер на удаленном доступе и какие услуги оказывает?

На стоимость услуг могут влиять:

• организационно-правовая форма компании
• режим налогообложения
• выручка
• количество хозяйственных операций
• количество документов
• количество операций по расчетному счету
• количество сотрудников
• количество основных средств.

Стоимость услуг бухгалтера на удаленном доступе варьируется от 10 000 до 40 000 рублей в месяц.

В Фингуру мы подходим к расчету стоимости ведения бухучета иначе — она определяется с учетом:

• режима налогообложения: от него зависит количество отчетов, которые нужно сдавать;
• количества сотрудников: с ростом штата работы у бухгалтера тоже прибавится, а значит, цена вырастет;
• количества хозяйственных операций.

Все тарифы включают основные услуги:

• внесение данных в специализированную бухгалтерскую программу, их систематизация и обработка
• сдача отчетности в контролирующие органы
• подготовка документации по всем хозяйственным операциям компании в соответствии с законодательством
• расчет заработной платы, ведение кадрового учета предприятия.

Бухгалтер удаленно: 6 шагов к безоблачному сотрудничеству

1. Найти удаленного бухгалтера с релевантным опытом и проверить его квалификацию.
2. Составить договор, в котором прописаны обязанности и ответственность сторон.
3. Убедиться, что информация о сделках и документы компании не будут случайно или намеренно слиты конкурентам, узнав, что для сохранности данных клиента предпринимает бухгалтер.
4. Найти способ контролировать выполнение задач, не тратя на это слишком много времени.
5. Обсудить ответственность за ошибки и несвоевременную сдачу отчетов, чтобы потом не платить штрафы и пени самому.
6. Сравнить предложения и выбрать того, кто возьмет на себя бухучет, освободив вам время для развития бизнеса.

Читайте также: Как улучшить работу бухгалтерии?