Как найти бухгалтера в штат

Список обязанностей

В первую очередь нужно понять, какие задачи вы хотите поручить бухгалтеру. Например, он может:

• проверять и оформлять документы по контрагентам: акты, накладные, счета-фактуры;
• работать с банком: формировать платежные поручения, загружать выписки, отслеживать остатки денежных средств;
• вести налоговый учет, составлять и сдавать налоговую отчетность;
• рассчитывать зарплаты работникам, налоги на доходы и страховые взносы;
• вести учет имущества;
• вести кадровый учет;
• оформлять кассовые и другие операции, если из-за размеров бизнеса вы решили вести бухгалтерский учет, как в организациях: использовать план счетов и оформлять кассовые первичные документы.

Учитывайте специфику и размер вашего бизнеса. Например, у одного предпринимателя весь объем задач — это расчет и выплата зарплаты трем работникам дважды в месяц. А другому нужно вести ежедневный учет автоперевозок, оптовой торговли и трех розничных точек. Вот на что еще нужно обратить внимание, когда вы определяете список задач и объем работ:

• количество ежедневных операций: сколько нужно оформить актов, счетов, товарных накладных, счетов-фактур, платежных поручений.
• количество штатных и дистанционных сотрудников.
• наличие имущества на предприятии;
• налоговые режимы и их количество;
• количество видов деятельности;
• потребность в совмещении должностей: например, бухгалтер-кассир, бухгалтер-кадровик.

Основные параметры поиска

Когда задачи и объем работ ясны, надо решить, насколько опытный сотрудник вам нужен, какой у него будет график работы и зарплата. Сразу нужно понять, каким образом вы оформите отношения с бухгалтером.

Образование и опыт работы

Чтобы начислять зарплату и считать упрощенный налог, соискателю достаточно иметь профильное среднее образование или окончить бухгалтерские курсы, затем поработать один или два года. А вот если у вас производство, вы ведете расчеты с НДС и закупаете продукцию из-за рубежа, желательно искать специалиста с высшим образованием и опытом работы не меньше пяти-семи лет именно в вашей сфере деятельности.

Однако опыт не должен быть главным критерием выбора. Например, штатный бухгалтер, который 20 лет работал на одном участке учета обладает весьма ограниченным набором знаний. С другой стороны, фрилансер с пятилетним опытом работы может знать куда больше, если у него широкий ареал деятельности.

График работы

Бухгалтер может работать полный или неполный день, в офисе или удаленно. Например, если предприниматель ведет оптовую торговлю с ежедневным поступлением и выбытием большого количества товаров, скорее всего, бухгалтер потребуется на полный день. Если предприниматель организует перевозки и выставляет акты заказчикам по итогам месяца, бухгалтер может приезжать в офис раз в месяц.

Зарплата

Просмотрите средние зарплаты бухгалтеров широкого профиля и узких специалистов по вашему региону. Если вам нужен сотрудник для ведения полного бухгалтерского и налогового учета по предприятию, ориентируйтесь на зарплаты главных бухгалтеров малых предприятий. Чтобы понять, сколько нужно платить узкому специалисту, ориентируйтесь на зарплаты бухгалтеров участков: по расчетам с поставщиками, по расчетам заработной платы. Чтобы определить стоимость услуг удаленного бухгалтера, посмотрите средние расценки на выполнение конкретных работ. Например: сколько стоит подготовка квартальной отчетности по сотрудникам. Не забудьте учесть налог на доходы, так как в объявлениях соискатели часто указывают «чистый» доход, который они планируют получать на руки. А также сумму страховых взносов, которые вы будете платить за бухгалтера в бюджет.

Такие подсчеты помогут вам спрогнозировать траты и отсеивать кандидатов, которые завышают стоимость своих услуг.

Вариант оформления

Вопрос с порядком трудоустройства лучше решить еще до начала поисков сотрудника. Можно заключить договор гражданско-правового характера или трудовой договор. Обычно гражданско-правовые договоры заключают с удаленными бухгалтерами на конкретный объем работ. Например: заполнить книгу доходов и расходов, рассчитать налог за квартал, подготовить отчетность. Такой вариант имеет свои преимущества:

• не требуется предоставлять отпуск, оплачивать больничный, работу в праздничные и выходные дни, перечислять взносы в фонд социального страхования, выплачивать компенсации при увольнении;
• не нужно заполнять и вести кадровую документацию: приказы, личную карточку, трудовую книжку;
• расторгнуть отношения проще: Гражданский кодекс не устанавливает запреты на прекращение сотрудничества;
• если исполнитель нарушит условия договора, с него можно будет взыскать причиненные убытки, неустойку и упущенную выгоду. По трудовому договору сотрудник возмещает только реальный ущерб.

С другой стороны, нельзя заключать гражданско-правовой договор, если вы будете платить не за результат, а за процесс выполнения обязанностей. Оплата за выполнение обязанностей — один из признаков трудовых отношений, перечисленных в статьях 15, 56, 57 Трудового кодекса. Вот еще несколько:

• в договоре обозначено рабочее место сотрудника, указан режим работы и время отдыха, приведен перечень трудовых действий;
• работодатель обеспечивает условия труда: оборудует рабочее пространство мебелью, предоставляет вычислительную технику, канцелярию, бухгалтерские программы, справочно-правовые системы, оплачивает курсы повышения квалификации;
• сотрудник выполняет работы под управлением и контролем работодателя.

Если вы планируете загрузить бухгалтера постоянной работой, а не привлекать для его выполнения конкретных задач время от времени, заключайте трудовой договор.

Важно! Если ваш бухгалтер будет выполнять функции кассира, то подписать с ним гражданско-правовой договор нельзя. Кассир — это должность, на которую можно назначить только трудоустроенного сотрудника, основание — пункт 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Где искать бухгалтера

Искать специалиста можно самостоятельно или через кадровое агентство. Если ваш бизнес пока на старте и вы не можете позволить себе дополнительные траты, попробуйте обойтись своими силами.

Самостоятельный поиск начните с опроса знакомых. Если вы сомневаетесь в компетенции предложенных кандидатур или их вообще не нашлось — ищите бухгалтера в интернете. Соискатели, которые ищут постоянную работу по трудовому договору, чаще размещают резюме на HeadHunter, Работа.ру и прочих кадровых ресурсах. Удаленные специалисты активно рекламируют свои услуги на сайтах фрилансеров: Profi.ru, FL.ru и на популярных досках объявлений: Avito, Из рук в руки. Еще один вариант — соцсети. Создайте объявление на личной странице и в группе вашей компании, если она существует.

Как составить объявление о вакансии

В заголовке укажите, какой именно бухгалтер вам нужен: например, бухгалтер-кадровик, бухгалтер по расчету зарплаты, главный бухгалтер. Далее расскажите о своем бизнесе: какая отрасль, есть ли специфика. Поясните, почему появилась вакансия: например, должность ранее никто не занимал, либо предыдущий сотрудник уходит в декрет, но будет передавать дела столько, сколько нужно.

Составьте список задач, укажите приблизительную загрузку, расскажите о ваших требованиях к кандидатам. Указывайте квалификацию бухгалтера, которая соответствует потребности вашего бизнеса. Например, если вам нужен специалист для расчета зарплаты, не требуйте от него знаний финансового анализа. Разделите требования на обязательные и желательные. Хороший специалист быстро усваивает нужную информацию, изучить мелкую специфику вашего бизнеса он может и по ходу работы.

Укажите ожидаемый уровень оплаты. Предъявляйте реальные запросы: доход бухгалтера должен соответствовать его квалификации и объему выполняемых работ. В противном случае вы рискуете принять некомпетентного сотрудника. И тогда финансовые потери на штрафах от контролирующих органов могут многократно превысить экономию на достойном вознаграждении.

Некоторые ресурсы, например, HeadHunter, позволяет работодателям принимать отклики только с сопроводительным письмом: это помогает отсеять тех, кто подает заявки на все вакансии и не особо заинтересован в работе. Также можно сделать обязательным тестовое задание с вопросами об опыте работе, желаемом вознаграждении и других нюансах. Такой подход сокращает первичный отбор кандидатов.

На что обратить внимание в резюме соискателя

Итак, вы просмотрели отклики и отобрали специалистов по базовым характеристикам: образование, опыт работы, ожидаемый размер дохода. Остановитесь подробнее на следующих деталях.

В каких сферах работал бухгалтерТрадиционно самой сложной сферой деятельности считают производство. Бухгалтер-производственник легко может вести и торговлю, и услуги. А вот специалист из сферы услуг производство может не потянуть.

С какими системами налогообложения работал бухгалтерСпецрежимы проще в администрировании. Если вы работаете на общей налоговой системе, бухгалтер-спецрежимник вам не подойдет.

Есть ли у соискателя опыт прохождения проверокСегодня от проверок госорганов не застрахован ни один бизнес. Опыт взаимодействия с контролерами очень важен.

Знает ли соискатель специализированные программы для ведения вашего бизнесаБухгалтер должен знать программу, в которой вы планируете или уже ведете учет, уметь работать со справочно-правовыми системами, интернет-банком, иметь опыт передачи электронной отчетности через операторов или через порталы госслужб.

Сколько времени работал бухгалтер у предыдущих работодателей и когда обычно увольнялсяЕсли соискатель редко работал на одном месте более года, а увольнялся обычно в марте — это тревожный признак. Возможно, перед вами некомпетентный сотрудник и у прошлых работодателей из-за него возникали проблемы с итоговой отчетностью: ее сдают до 31 марта.

Прилагаются ли к резюме рекомендацииХорошие бухгалтеры обычно готовы предоставить письменные рекомендации или дать номер телефона прошлого работодателя для запроса характеристики. Удаленные специалисты обычно предоставляют отзывы от заказчиков услуг.

Итого

Составьте список задач для бухгалтера и подумайте, каким будет объем работ. Решите, какая должна быть квалификация сотрудника, по какому графику ему предстоит работать и сколько вы будете платить. Начните поиск: можно обратиться и в кадровое агентство, но поискать самостоятельно в любом случае не помешает. Если вы ищете бухгалтера на постоянную загрузку, создайте объявление на кадровых ресурсах, например, на HeadHunter и Работа.ру. Если вам нужен фрилансер, ищите его на фриланс-биржах: Profi.ru, FL.ru. Создайте пост в соцсетях: на личной странице и на странице вашей компании, если она есть. Изучите отклики и отсейте неподходящих кандидатов: подбирайте специалиста, квалификация, навыки и уровень знаний которого соответствует вашим потребностям.

В следующей части мы расскажем, как провести собеседование, как заключить договор и контролировать работу бухгалтера.

Бухгалтерия дорого обходится бизнесу, но если ее грамотно организовать, можно платить за нее в два раза меньше. В статье расскажем, как сэкономить на бухгалтерии и сохранить качество учета.

Как передать на аутсорсинг весь бухучет или часть

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения вашей бухгалтерии специалистам сторонней организации. Для малого бизнеса аутсорсинг выгоднее, чем бухгалтер в штате.

Рассчитаем экономию на примере организации с главным бухгалтером, бухгалтером-оператором и кадровиком.

Расходы на аутсорсинг и собственную бухгалтерию

Ежемесячная экономия в 84 334 рублей — весомый аргумент в пользу бухгалтерского аутсорсинга. И это без учета расходов на покупку мебели и оргтехники.

Наемный бухгалтер может улететь в отпуск на море, заболеть или уйти в декрет, тогда придется выплачивать пособия, а работать будет некому. С бухгалтером-аутсорсером такой проблемы не будет — вам быстро подберут нового.

На чем сократятся расходы

• зарплата и обязательные отчисления с дохода штатного бухгалтера. В нашем примере фонд оплаты труда составил 90 000 рублей, а еще с него надо заплатить страховые взносы — 27 000 рублей. Расходы на аутсорсинг, даже с учетом того, что нам понадобится оператор — 67 500 рублей. Выгода — 49 500 рублей. Иногда затраты на аутсорсинг полностью окупаются за счет проведенной специалистами оптимизации налогов;
• организация и оборудование рабочего места бухгалтера. Для собственной бухгалтерии вам понадобится арендовать офис, купить компьютеры, установить бухгалтерскую программу — аутсорсеру это не нужно;
• оплата курсов повышения квалификации. Если вы хотите, чтобы бухгалтерия работала эффективно, нужно ежегодно отправлять сотрудников на курсы повышения квалификации. Аутсорсинговая компания сама оплачивает обучение специалистов;
• оплата консультаций и справочных источников. Нужно следить за изменениями в законах, а иногда не обойтись без консультации профессионала. За справочную систему «Главбух» вам придется платить 3 000 рублей в месяц, а аутсорсинговая компания проконсультирует клиентов бесплатно.

Я руковожу бухгалтерской компанией с 2010 года. Наши клиенты — малый бизнес и индивидуальные предприниматели. Они самые незащищенные с точки зрения бухучета и налогов, потому что не могут позволить себе полноценную бухгалтерскую службу. Для нормальной работы компании, в штате которой больше пяти человек, нужны главбух, бухгалтер-оператор и расчетчик-кадровик.

Если хочется своего бухгалтера, нужно быть готовым к серьезным расходам. Грамотный главбух не будет работать за среднюю зарплату по рынку, а обычный бухгалтер не сможет сделать грамотные отчеты. Тогда начнутся проблемы с налоговой и штрафы.

Для малого бизнеса оптимальный вариант — бухгалтерский аутсорсинг. Предприниматели платят аутсорсерам только за услуги, оказанные по заключенному договору. Чтобы выбрать организацию:

1. Найдите компанию в соцсетях, посмотрите, кто руководитель, чем он живет, как относится к работе, что о ней рассказывает;
2. Поищите отзывы в интернете;
3. Проверьте наличие страхования ответственности;
4. Внимательно изучите договор на оказание услуг.

В штате аутсорсинговых компаний можно найти бухгалтеров, которые работали в строительном бизнесе, в ресторанах, на крупных заводах или в стоматологии. Поэтому вы без труда выберете сотрудника, который специализируется на вашей сфере деятельности.

Какие вопросы задать перед заключением договора

Вопросы помогут понять, насколько профессиональные бухгалтеры работают в компании и как организована работа.

Как контролировать работу бухгалтера-аутсорсера?

Спросите, есть ли доступ к базе бухгалтерских документов и системе сдачи отчетов. С доступом вы сможете самостоятельно контролировать работу аутсорсера. Мы подробно рассказывали, как проверить бухгалтера и увидеть проблемы в бухгалтерии.

Убедитесь, что в договоре есть пункт о возмещении финансовых потерь, полученных по вине аутсорсера.

Как общаться с компанией-аутсорсером?

Уточните, кто из специалистов будет с вами работать и как вы сможете с ним общаться. В хорошей аутсорсинговой компании за каждым клиентом закреплен свой бухгалтер. К нему можно обращаться по всем вопросам, связанным с учетом.

Как отправлять документы?

Есть два варианта:

1. Передавать документы на бумаге. Отсканировать и самим привезти в офис компании или отправить по почте (курьером);
2. Отправлять копии отчетности и первичных документов в электронном виде. Документы будут поступать регулярно, вы сэкономите на доставке и бумаге и снизите стоимость услуг аутсорсинга.

За что нужно платить?

Узнайте, как формируется цена на услуги, что в нее входит и как она может изменяться. Стоимость аутсорсинга зависит от вида деятельности, режима налогообложения, количества сотрудников и оборота компании. Могут быть задействованы и индивидуальные показатели работы предприятий.

Приведем пример расчета услуг бухгалтерского аутсорсинга исходя из средних цен по Спб на декабрь 2018 года.

Расчет услуг бухгалтерского аутсорсинга

На аутсорсинг можно передать всю бухгалтерию или ее часть, например, подготовку отчетности, кадровый учет (расчет зарплаты и страховых взносов, оформление больничных листов, подготовка приказов и т.д.) и юридическое сопровождение (составление договоров с учетом требование закона, подготовка справок, выписок и документов для клиентов). Это удобнее и дешевле, чем искать специалистов по каждому направлению. Выгоду мы показали в первой таблице.

Попытка сэкономить и ограничиться передачей на аутсорсинг одной операции не даст выгодного результата. Если вы хотите, чтобы аутсорсеры рассчитали налог и составили декларацию, вам нужно подготовить все первичные документы, составить отчеты и только потом передать специалистам. При этом надо уметь подготовить данные и правильно оформить первичку. Без нужных знаний легко допустить ошибку.

Учитывая затраты времени и риск ошибок, понятно, что проще передать аутсорсеру весь бухучет.

Определиться, стоит ли отдавать бухгалтерский учет на аутсорсинг, поможет ответ на вопрос: «Загружен ли ваш бухгалтер 8 часов в день 5 раз в неделю?». Если нет, то вы — клиент бухгалтерского аутсорсинга.

Как найти квалифицированного бухгалтера в штат

Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.

Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста.

Одному из наших клиентов сильно не повезло с бухгалтером. Она каждую неделю забирала документы и делала вид, что работает. А клиент только удивлялся, откуда берется столько налогов. Когда мы посмотрели его налоговую базу, то увидели, что он платит налог на прибыль со всей выручки, не уменьшая ее на расходы. Бухгалтер не провела ни один входящий документ за полтора года. При этом исправно получала зарплату. А клиент потерял сотни тысяч рублей на излишне уплаченных налогах.

Халатное отношение к работе — самая распространенная причина плохого учета. На втором месте — сознательный отказ от легальной оптимизации налогов.

Например, к нам пришел новый клиент — разработчик IT-технологий. Очень удивился, почему с нами он стал платить так мало зарплатных налогов. Мы ему объяснили, что он имеет право на льготы. Почему он раньше платил в полтора раза больше, мы объяснить не смогли и посоветовали спросить у предыдущего бухгалтера.

На третьем месте — работа безграмотного бухгалтера, который даже не освоил программу 1С. Такое тоже встречается, но редко. Как правило, с этой категорией сталкиваются работодатели, которые с целью экономии берут бухгалтера без опыта и специального образования. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится. В этом случае придется все сносить и строить заново.

Несколько советов по выбору хорошего бухгалтера:

1. Проверьте образование и опыт работы кандидата. Вчерашнего выпускника курсов брать очень смело, хоть и дешево. Вероятно, вы заплатите столько штрафов, что экономия на зарплате окажется каплей в море;
2. Созвонитесь с предыдущими работодателями. Узнайте, почему кандидат ушел с прошлого места работы, могут ли его рекомендовать или, наоборот, ругают;
3. Попросите бухгалтера высказать мнение о вашем бизнесе, а также о том, как устроить бухгалтерию: как должен быть организован документооборот, какие отчеты надо сдавать, как рассчитывать налоги;
4. Попросите рассказать на примере уже сданных отчетов, где в программе они формируются;
5. Обязательно заключите договор и пропишите в нем ответственность сторон.

По поведению кандидата и его навыкам использования программы вы поймете, есть ли у него на самом деле опыт работы.

Правильно опишите обязанности в вакансии

Только правильно изложив требования, вы сможете получить специалиста, отвечающего запросам вашей компании. Укажите:

• чем занимается компания и каковы масштабы деятельности;
• нужно начать учет с нуля или продолжать вести после предыдущего бухгалтера;
• какое количество юрлиц должен вести новый бухгалтер;
• по какой системе налогообложения работаете;
• кто будет заниматься первичными документами.

Примерное содержание объявления о вакансии на должность бухгалтера

Ознакомьтесь с резюме претендента на должность бухгалтера

1. Где он раньше работал, совпадает ли вид деятельности прошлого работодателя с вашим. Если сфера та же, значит кандидат знает ваш бизнес и вам не придется обучать его заново;
2. Нет ли в списке работодателей ваших конкурентов по бизнесу. Есть вероятность, что бухгалтер, который раньше работал на конкурентов, пришел к вам с недобрыми намерениями. Он может слить конкурентам базу контрагентов, раскрыть коммерческие тайны и просто разрушить бизнес.

   Были случаи, когда бухгалтер входил в доверие и пропускал через счета компании небольшие суммы по «серым» схемам за вознаграждение, обналичивал немалые деньги для собственных нужд, списывая затраты на административные расходы, сливал конкурентам базу актуальных клиентов и условия сотрудничества, что является коммерческой тайной любой фирмы;

3. Какой у претендента стаж работы. Нельзя положиться на бухгалтера, который постоянно меняет работодателей. Возможно, его увольняют, потому что он не справляется, или кандидат недобросовестно относится к работе и отходит от дел как только приходит время отчитываться за год.

Не нужно доверять всей информации из резюме без проверки. Не забудьте о тестовом задании, которое поможет проверить знания кандидата. Пусть составит отчет в налоговую инспекцию по данным вашей компании. Можно специально сделать несколько ошибок в первичных документах. Если вы не можете подготовить задание самостоятельно, доверьте его бухгалтеру, в знаниях которого уверены, или специалистам аудиторской компании. Поверьте, затраты оправданы. Платить за ошибки бухгалтера придется гораздо больше.

Назначьте новичку испытательный срок. За 2 — 3 месяца вы сможете понять, как новый бухгалтер справляется с обязанностями, и как о нем отзываются коллеги.

Как оптимизировать учет в организации

Когда не хочется ничего кардинально менять, попробуйте критично посмотреть на работу действующей команды. Не все расходы компании бывают оправданы. Из-за неопытного бухгалтера, отсутствия автоматизации документооборота и большого количества сотрудников затраты существенно возрастают.

Сначала посчитайте затраты на бухгалтерию и посмотрите, как они выросли за последние несколько лет. Если рост значительный, стоит задуматься об оптимизации расходов.

На чем сэкономить при ведении бухучета

Платные консультации

Предприниматели вкладывают немалые средства в консультации со специалистами и содержание платных справочно-правовых систем, чтобы получить информацию по изменениям в законодательстве и расчетов налогов.

Найдите опытного бухгалтера, который знаком с вашим видом деятельности и не нуждается в консультации по каждому вопросу.

Подберите справочно-правовую систему с комплектацией, которая подходит вашей компании и поможет бухгалтеру решать текущие задачи. Это позволит не тратиться на консультации с аудиторами.

Можно активировать справочно-правовые системы на время подготовки квартальных и годовых отчетов. Проверьте, как часто ваш бухгалтер использует систему.

Справочно-правовая система	Сайт	Примерная стоимость, руб. (1 пользователь)
Гарант	www.garant.ru	7 000 — 10 000
БСС «Система Главбух»	www.1gl.ru	6 000 — 9 000
КонсультантПлюс	www.consultant.ru	6 500 — 9 000

Справочно-правовые системы

Получите бесплатные консультации в ФНС, Минфине, Онлайн Инспекции, ФСС, и ПФР.

Организации	Куда обратиться	По каким вопросам обращаться
Министерство финансов	109097, г. Москва, ул. Ильинка, д.9	Налоговое законодательство, бухгалтерский и налоговый учет
Онлайнинспекция	онлайнинспекция.рф/questions/?question_type=faq	Кадровый учет и охрана труда
ФНС	nalog.ru/rn40/service/obr_fts/	Налоговое законодательство, бухгалтерский и налоговый учет
ФСС	http://fss.ru/reception_desk/	Страховые взносы
ПФР	pfrf.ru/knopki/online_kons	Пенсионные отчисления

Организации, предоставляющие бесплатные консультации

Штатное расписание

Оцените работу и нагрузку каждого специалиста. Возможно, бухгалтер закрывает нецелевые вопросы.Часто он выполняет функции секретаря, кадровика и оператора, что снимает необходимость нанимать сотрудников. Кадровые вопросы можно отдать на аутсорсинг, должность оператора можно закрыть, наладив первичный документооборот.

Если оптимизировать документооборот, особенно первичных документов, и настроить бухгалтерскую информационную систему (БИС), вполне можно обходиться и без бухгалтера-оператора. Пригласите сторонних специалистов или представителей компании, чью лицензию вы купили, они помогут настроить систему.

На заполнение документов уходит много времени и бумаги. Например, на складе оператор вынужден вручную заполнять товарные накладные, но если наладить в компании электронный документооборот, то это поможет не только сэкономить время, но и, возможно, убрать ненужную должность.

Расходы на печать, канцелярию, почту и содержание архива

Настройте программы для ведения бухгалтерии. Это поможет сэкономить на печати, канцелярии и содержании архива. С этими задачами справятся грамотно настроенные программы: «1С», CUBUX, «Онлайн Бухгалтерия», «Контур.Бухгалтерия», «Мое дело», Zoho Books и т.д.

Упорядочить ведение учета на предприятии помогут электронные системы документооборота (СЭД). Наиболее распространенные СЭД представлены в диаграмме.

Системы электронного документооборота

Штрафы и пени

Составьте график документооборота, отрегулируйте своевременную подачу первичных документов в бухгалтерию и тогда ваш бухгалтер будет вовремя подавать отчеты в налоговую инспекцию, что избавит вас от штрафов.

За опоздание со сдачей отчетности организации грозит штраф 5% от налога за каждый месяц просрочки. Минимальный штраф — 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ). А если просрочить отчетность больше чем на 10 дней, то налоговая может заблокировать расчетный счет, что приведет к еще большим потерям (п.2 ст. 76 НК РФ).

Мы рассказывали, что нужно делать, если налоговая заблокирует ваш расчетный счет.

Чтобы не забывать вовремя готовить и сдавать отчеты, воспользуйтесь календарем бухгалтера. В нем вы найдете сроки сдачи ежемесячной, ежеквартальной и годовой отчетности. Составьте собственный график и соблюдайте его.

Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии

1. Проведите анализ работы бухгалтерии и определитесь, какой из способов экономии на бухучете оптимален для компании;
2. Пользуйтесь услугами аутсорсеров, это в два раза выгоднее собственной бухгалтерии:
   • передайте на аутсорсинг всю бухгалтерию или ее часть. Всю бухгалтерию передавать экономичнее;
   • серьезно относитесь к выбору аутсорсинговой компании: найдите отзывы, проверьте договор, уточните цены;
3. Набирайте на работу только хороших специалистов:
   • правильно опишите обязанности в вакансии;
   • изучите резюме кандидата: образование, опыт работы, прошлых работодателей, причины увольнения;
   • подготовьте тестовое задание самостоятельно или с помощью специалиста;
4. Проверьте работу собственной бухгалтерии и найдите способы сэкономить средства компании:
   • регулярно проверяйте работу штатного бухгалтера — вовремя ли сданы отчеты, нет ли переплат по налогам или штрафов, сколько времени бухгалтер проводит на рабочем месте;
   • оцените, как часто бухгалтер пользуется справочно-правовой системой — это позволит понять, насколько она нужна;
   • чаще берите бесплатные консультации, предоставляемые государственными органами;
   • организуйте электронный документооборот внутри организации — это избавит бухгалтера от потери времени и позволит быстро формировать отчетные данные для исчисления налогов;
   • разработайте свой календарь бухгалтера и отслеживайте сроки сдачи отчетов и уплаты налогов.

Комментарий эксперта

Для малого бизнеса аутсорсинг бухгалтерского учета помогает существенно сэкономить. Если ваш бухгалтер не занят в течение полной рабочей недели, это повод задуматься о том, чтобы передать учет в консалтинговую компанию. Помимо прямой экономии, которая складывается из экономии на заработной плате бухгалтера и страховых взносах, расходов на бухгалтерские программы и рабочее место сотрудника, не менее значительной надо отметить возможную экономию на начисленных налогах, а также штрафах.

К сожалению, очень часто уровень профессионализма бухгалтеров, занятых в микро- и малом бизнесе, оставляет желать лучшего. Практически в каждом втором случае, когда к нам приходят на обслуживание организации, в которых был штатный или приходящий бухгалтер, мы сталкиваемся с ошибками или запущенным учетом. В итоге организация несет расходы на бухучет дважды, сначала заплатив зарплату бухгалтеру, а затем консалтинговой компании за восстановление учета.

Дело в том, что специалисты консалтинговых компаний имеют опыт работы с различными видами деятельности, системами налогообложения, проходят регулярное обучение и повышение квалификации, они видят деятельность организации, как бы сверху, и могут предложить наиболее выгодные способы учета и налогообложения, которые предусмотрены законодательством. Их налоговый кругозор, если можно так сказать, гораздо шире, чем у бухгалтера, который работает в одной небольшой организации. Все это касается, конечно, серьезных консалтинговых компаний.

Традиционная бухгалтерия с точки зрения бизнеса, как правило, очень затратна и существует только из-за жестких требований законодательства. Терпеть «необходимое зло» или искать специалиста, который сблизит бухгалтерский учет не только с налоговым, но и с управленческим – от ответа на этот вопрос зависит, какой бухгалтер будет хорош именно для вашей компании.

Бухгалтер для ООО как агент для государства

Самая распространенная роль бухгалтера в компании – обеспечить расчет и уплату налогов. В этом случае суть компетенций можно свести к следующему:

• регистрация фактов хозяйственной деятельности компании с главной целью – показать, сколько заработали и потратили;
• расчет налогов и взносов для предварительного согласования с руководством;
• составление налоговых деклараций и расчетов по взносам с учетом правил, установленных государством;
• успешная сдача отчетности в налоговую инспекцию и ФСС;
• обеспечение правильного перечисления налогов в бюджет и ФСС.

Неудивительно, что собственники небольших компаний хотят как можно дешевле решить такой комплекс задач, а в существовании бухгалтерии не видят особой ценности для бизнеса.

А иногда вопрос денег, напротив, отходит на задний план – чаще всего из-за неприятных и даже криминальных ситуаций, которые повышают требования к бухгалтеру в компанию. Например, если предыдущий бухгалтер уволился или даже не просто уволился, а уволился, чтобы не исправлять собственные ошибки. Нередко бухгалтеры исчезают, даже не попрощавшись, во время налоговой проверки – особенно если работают без трудовой книжки или имеют к ней доступ.

Как и где искать хорошего бухгалтера: варианты и пошаговая инструкция

Вне зависимости от того, в какой ситуации компания начала искать бухгалтера, необходимо определить, будет ли он просто считать налоги и взносы для государства, или же ему можно будет доверить их оптимизацию, а также управленческий учет.

Еще один момент – опыт работы, специализация и личные качества. Очевидно, что если предыдущий бухгалтер сбежал во время налоговой проверки, то вам нужен устойчивый к стрессам профессионал высокого уровня.

Впрочем, особо нервничать новому бухгалтеру в ситуации, когда он выходит на новую работу, необязательно – ответственность за предыдущие периоды он не несет.

«Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения»

Итак, приступаем к поиску.

Шаг 1. Определяем расходы

Запланируйте, какие средства вы готовы тратить на повышение квалификации своего будущего бухгалтера:

• подписка на бухгалтерскую периодику, онлайн-сервисы, справочно-информационные системы («Гарант» или «Консультант»);
• оплата семинаров и вебинаров.

Необходимо определить и другие возможные затраты, например:

• переход на другую программу, если ваш предыдущий бухгалтер вел учет не в 1С;
• готовность оплатить услуги оператора для сдачи отчетности;
• разовые консультации, например, с налоговыми юристами;
• аудиторская проверка качества учета – довольно дорогое «удовольствие», а без контроля качества компании грозят серьезные доначисления на проверках, к тому же наверняка понадобится дорогостоящее восстановление учета.

Шаг 2. Места поиска

Искать бухгалтера в компанию можно не только на специализированных сайтах. Это могут быть профессиональные мероприятия, форумы, конференции, которые посещают не только директора и собственники компаний, но и «продвинутые» главбухи.

Шаг 3. Предложение работы

Расскажите потенциальным бухгалтерам о своем бизнесе, приоритетах и режиме (возможных режимах) работы. Обозначьте требования и функционал, например, так:

Функционал бухгалтерской службы: что важно для бизнеса

Предотвращение проблем	Полезные возможности
избежать внимания со стороны ИФНС  (вопросы, запросы, требования)	вовремя узнавать об изменениях, влияющих на бизнес
не допускать санкций (штрафы, пени)	получать экспертную поддержку в важных для бизнеса вопросах
не допускать блокировки расчетного счета	использовать данные учета для бизнес-целей
не допускать выездной проверки или пристрастной камеральной	оптимизировать налоговую нагрузку
не допускать доначислений налогов	высвободить ресурсы и внимание на бизнес, а не заниматься второстепенными бизнес-процессами
исключить переплату по налогам	сохранить в тайне размер дохода топов либо в принципе сотрудников фирмы
иметь поддержку и защиту при общении с госорганами	возмещать больничные за счет ФСС
исключить претензии со стороны контрагентов	успешно возмещать НДС
контролировать дебиторку	привлекать внешнее финансирование благодаря хорошей финансовой отчетности
избежать претензий банков (к сделкам. выдаче займов и др.)	не отвечать за ошибки бухгалтера, в т.ч. финансово
избежать финансовых и репутационных потерь, связанных с персоналом	оптимизировать расходы на бухгалтерию
	не думать. как нанять, кем заменить в случае болезни/ отпуска/ увольнения; как проконтролировать качество и своевременность работы

Обязательно обозначьте уровень заработной платы (как минимум, на испытательный срок) с самого начала. В противном случае вы можете долго ждать резюме от потенциальных соискателей.

Шаг 4. Телефонный разговор

Прежде чем приглашать претендента в офис – пообщайтесь с ним по телефону. Иногда этого достаточно, чтобы понять, что такой человек на роль бухгалтера для ООО не подходит. По тому, что соискатель знает о вашей компании, можно оценить степень заинтересованности потенциальным работодателем.

Шаг 5. Личная встреча

Выделите в своем рабочем графике час-полтора на личную встречу с кандидатом. Постарайтесь сразу же анализировать не только сказанное кандидатом, но и его поведение и даже походку.

Робкий и неуверенный человек хорош для работы с наличными и расчетным счетом, если при этом он внимателен и аккуратен. Однако такой человек вряд ли принесет вам пользу, общаясь с налоговой инспекцией и другими контролерами.

Определите, обладает ли соискатель полезными для вас навыками, например:

• спокойное отстаивание своего мнения и точки зрения, без проявления упрямства;
• способности к прогнозированию развития событий (например, по налоговой проверке);
• умение объяснять и извлекать уроки из прошлых ошибок.

Шаг 6. Тестирование

Для проверки знаний на должность бухгалтера предлагаем воспользоваться бесплатным тестом, разработанным нашими экспертами в области бухучета и налогов. С помощью данного теста любой руководитель или собственник бизнеса сможет:

• проверить своего бухгалтера на профпригодность;
• оценить не только теоретические знания соискателя, но и способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях.

Аналогичный тест проходят все соискатели на должность бухгалтера в нашей компании.

Практические рекомендации по поиску бухгалтера

Все предыдущие наши советы даны в основном для тех, кто готов содержать штатную бухгалтерию, но есть и другие варианты, которые отчасти мы уже упомянули. Например, это:

• бухгалтер-фрилансер, который может заходить на компьютер в вашем офисе удаленно, с которым заключен договор ГПХ;
• приходящий бухгалтер, работающий по совместительству.

Основные недостатки этих вариантов в том, что, как и c любым другим работником, вы несете:

• ответственность по трудовому законодательству;
• расходы на отчисления в фонды от заработной платы;
• риски, связанные с отсутствием контроля за работой бухгалтера (доначисления налогов, блокировка счета и т.д.)

Чтобы сократить расходы, можно рассмотреть следующие варианты:

• аутсорсинг;
• комбинированные варианты (например, штатный бухгалтер + аутсорсинг).

При поиске бухгалтера важно понимать, что вариантов организации бухгалтерии много, за выбором каждого из них стоит своя логика.

Наш подход к бухгалтерскому обслуживанию

Наш подход к бухгалтерскому обслуживанию строится на понимании двух важных вещей:

1. Бухгалтерия – это высокорисковая зона соприкосновения бизнеса с государством. Поэтому одна из ее задач – уберечь компанию от лишнего внимания ИФНС, помочь стать «невидимкой» для контролирующих органов.

2. Бухгалтерия должна быть ПОЛЕЗНОЙ бизнесу. Поэтому особое внимание мы уделяем экспертно-консультационной поддержке клиентов в рамках обслуживания. Клиенты нашей компании получают решение целого ряда проблем (см. таблицу).

Внешние проблемы

Проблема	Как она решается в 1С-WiseAdvice
Ужесточение налогового контроля как эффективный способ пополнения бюджета	Не давать поводов для проверок (включить «режим невидимки»). Своевременно и грамотно отвечать на вопросы/запросы ИФНС; в любой момент быть готовым к проверке; правильно вести себя во время проверки. Не идти на поводу у налоговой, оспаривать неправомерные действия и решения налоговой. Осознанный подход к возможным рискам: контроль налоговой нагрузки; разъяснение клиентам последствий их действий/решений; контроль работы бухгалтеров (сроки сдачи отчетности, осознанный подход к налоговому учету); проверка надежности контрагентов; проведение сверок с контрагентами. Порядок в первичных документах; порядок в учете; Контроль за взаимодействием с ИФНС; сопровождение налоговых проверок силами налоговых юристов. Помощь в ведении налоговых споров силами налоговых юристов и налоговых адвокатов.
Подвижность бухгалтерского и налогового законодательства (постоянные многочисленные изменения в правилах игры)	Нужно быть в курсе, учитывать изменения, применять их осознанно (с пониманием всех рисков и последствий) Мониторинг изменений. Оперативная корректировка учетных процессов и контрольных функций. Извещение клиентов (в частности, новостные рассылки через CRM).
Расширение возможностей налогового контроля за счет автоматизации работы налоговых – «договариваться» на уровне своей ИФНС уже не получится	Осознанный учет с контролем всех рисков; уход от работы с некачественными поставщиками Все написанное выше + услуга «Налоговое планирование», в рамках которой собственнику предлагается несколько вариантов снижения налоговой нагрузки на бизнес и агрументируется выбор наиболее оптимального.

Внутренние проблемы

Проблема	Как она решается в 1С-WiseAdvice
Уволился бухгалтер	Вы работаете с компанией, а не с конкретным бухгалтером
Не сдана отчетность	Контролируем сроки сдачи (средствами автоматизации и силами кураторов)
База пропала или в плохом состоянии	Размещаем базу на сервере в Дата-центре; ежедневно делаем резервные копии. Отдаем их, если нужно, клиенту. Предоставляем круглосуточный удаленный доступ в базу. Ежедневно контролируем качество учета с помощью электронного аудитора.
Необходимость восстановления учета	Подходим к восстановлению учета осознанно, не предлагаем клиенту лишнего
Невозможность объективно оценить квалификацию бухгалтера при приеме на работу	При приеме на работу каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование. Т.е. квалификацию бухгалтеров проверяют профессионалы.
Невозможность найти по-настоящему квалифицированного бухгалтера	К нам идут работать лучшие специалисты, так как мы предлагаем: Разноплановый профессиональный опыт (на обслуживание приходят компании разного масштаба, с разной спецификой). Разделение труда, каждый сотрудник занимает должность в соответствии со своими знаниями и компетенциями. Многоуровневая система аттестации, позволяющая двигаться вверх по карьерной лестнице. Высокий уровень организации и автоматизации труда. Экспертная поддержка (внутренние аудиторы, методологи, специалисты 1С всегда готовы проконсультировать наших сотрудников по любым профессиональным вопросам и нестандартным ситуациям). Бесплатное обучение и повышение квалификации.
Отсутствие контроля качества	Разработанный нашими IT-специалистами «Электронный аудитор» ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций сигнал поступает специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную. И если обнаруживается ошибка, оперативно вносятся исправления. С помощью CRM задается единый для всех сотрудников алгоритм выполнения задач и контролируются сроки реализации. Важные документы из ИФНС поступают к нам через Контур.Экстерн. Задачи по подготовке ответов на запросы ИФНС вносятся в CRM и ставятся на контроль, что гарантирует своевременность и корректность этих ответов.
Отсутствие практической пользы для бизнеса	Подключение к обслуживанию осуществляет руководитель проектов, который прежде всего глубоко погружается в специфику бизнеса и учетных процессов компании – они корректируются, исходя из целей бизнеса. Если в бизнесе происходят серьезные изменения, учетные процессы адаптируются под эти изменения. Контроль уровня налоговой нагрузки, анализ возможных налоговых рисков, рекомендации по безопасной оптимизации налогов и др. входят в стандарт обслуживания. Если перед компанией стоит задача по оптимизации налоговой нагрузки – проектом занимаются налоговые эксперты, специализирующиеся на налоговой оптимизации, не противоречащей законодательству. В обслуживании клиентов эксперты занимают проактивную позицию – думают, чем помочь, что улучшить, ищут ответы на вопросы, волнующие клиентов. Берем на себя общение с налоговой в рамках камеральной или встречной проверки. Приоритет налоговому учету, а бухгалтерский учет там, где это возможно и не противоречит законодательству, приводится в соответствие с налоговым, поскольку именно в части налогового учета лежат главные риски компании. В случае выездной налоговой проверки мы готовы защищать интересы наших клиентов вплоть до суда.