Как найти человека в почте аутлук

Здравствуйте, друзья!

Поговорим о поиске в Outlook. Как же быстро найти нужную информацию? Письмо, вложение, человека? Какие есть способы и секреты?

У Microsoft имеется публикация о базовом использовании поиска. Я расскажу о своём опыте.

В первую очередь, чтобы поиск был эффективным и мгновенным – крайне желательно, чтобы ваш почтовый ящик имел локальную копию. Это называют “кэш”. Или OST файл. Это файл, расположенный на внутреннем, локальном диске компьютера. Поиск на локальном диске работает значительно быстрее, чем через подключение онлайн. Проверьте, настроен ли у вас OST файл. Для этого зайдите в настройку:

Файл -> Настройка учётных записей:

Выделите имя учётной записи и нажмите “Изменить”:

Проверьте наличие галочки “Использовать режим кэширования Exchange”:

Проверьте/включите индексацию

Индексация помогает искать данные “мгновенно”.

Проверьте состояние индексации поиска. Зайдите в Файл -> Параметры -> Поиск, параметры индексирования:

Убедитесь, что Microsoft Outlook находится среди индексируемых расположений. И в том, что индексирование завершено.

Зачастую не лишним будет пересоздать индекс (rebuild). Для этого нажмите “Дополнительно” и “Пересоздать”.

Настройте опции поиска

Там же: Файл -> Параметры -> Поиск:

Грамотно используйте поле поиска

Начинаем искать! 🙂 В поле “Поиск” напишите ключевое слово или фамилию адресата, от которого или которому было направлено письмо.

Результаты поиска будут подсвечены жёлтым (цвет можно изменить на предыдущем этапе).

Можно расширить поиск. Уточните где искать – только в этом почтовом ящике или везде где только можно (если подключено несколько ящиков и ещё архивы почты):

Кнопки поиска – в помощь

Если поставить курсор в поле поиска – появится панель “Поиск”. Используйте предложенные кнопки для уточнения поиска:

Обратите внимание – если встать не на папку “Входящие”, а на папку “Отправленные” – кнопки поиска изменятся на более логичные для данной папки:

Фильтр почты

В основном окне Outlook есть очень простая кнопка для простого и быстрого поиска. “Фильтр почты”. Возможностей фильтра может хватить для большинства простых случаев. Найти все письма с вложениями, за определённый промежуток времени или отправленные лично вам. Не нужно набирать никакой текст ни в каком поле:

Используйте сортировку по колонкам

Щелчок по колонке отсортирует письма по этому полю. Встаньте в область письма мышью и набирайте на клавиатуре начало фамилии (если сортируете по полю “Кому) или слово, содержащееся в теме письма (если сортируете по “Теме”):

Используйте группировку

“Показывать как беседы” – это отличная настройка, позволяет находить переписку по определённой теме из всех папок, раскрывая “Беседу”.

“Отображать в группах” – позволяет сгруппировать письма по одному из параметров. “Дата”, “Кому” и т. д.

Папки поиска

Эти смарт-папки – это бомбический лайфхак! Поиск уже сделан за нас! Нужно просто посмотреть внутрь папки. Создайте нужную вам папку поиска, например, как у меня – “Все письма от и кому“. Такая папка покажет сразу всю переписку конкретным человеком:

Раздел этих папок находится в самом низу после всех разделов Outlook слева. Папки поиска можно создавать по очень разным параметрам, заготовленным для вас или тонко настроить. Нажмите правой кнопкой на разделе “Папки поиска”, выберите “Создать папку поиска”. На картинке показан вариант создания папки, содержащей переписку с указанными адресатами:

Поиск связанных сообщений в беседе

Это одна из моих любимых фишек. Правой кнопкой щёлкаем на письме – и выбираем “Найти связанные сообщения в этой беседе”. Просто попробуйте! Будет показана вся переписка по ключевому слову темы выбранного письма:

Поиск людей – контактов

С этим всё просто, но почему-то мало кто пользуется этим полем. Просто напишите имя или фамилию в поле, находящемся над значком адресной книги:

Конечно, это не все секреты поиска. Напишите в комментариях о своих секретах. А пока, короткое видео для вас:

Все статьи канала на тему Outlook:

Продуктивной и суперскоростной работы вам!

Поддержите канал “лайком” и поделитесь ссылкой на статью, если она вам понравилась. И добро пожаловать в комментарии.

***
Искренне ваш,
© Иван С.
канал #мудрости

Допустим, вы хотите отправить электронное письмо своему другу, но не можете четко запомнить его адрес электронной почты. Как быстро узнать контактную информацию друга? Вы можете искать контакт по имени / фамилии / полному имени вашего друга. В этой статье я покажу вам, как быстро искать контакты по имени / фамилии / полному имени в Microsoft Outlook.

Поиск контактов по имени / фамилии / полному имени в Outlook 2010 и 2013

Поиск контакта по имени / фамилии / полному имени в Outlook 2007

Вкладка Office – включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще …

Kutools for Outlook – Добавляет 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook.

• Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Множественные письма по правилам; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций …
• Предупреждение BCC – показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений, и многое другое напоминает функции …
• Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой переписке; Отвечайте сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время в тему …
• Инструменты для вложения: Автоотключение, Сжать все, Переименовать все, Автосохранение всех … Быстрый отчет, Подсчет выбранных писем, Удаление повторяющихся писем и контактов …
• Более 100 дополнительных функций будут решить большинство ваших проблем в Outlook 2021–2010 или Office 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.

---

Поиск контактов по имени / фамилии / полному имени в Outlook 2010 и 2013

Этот раздел проведет вас через поиск контактов по имени / фамилии / полному имени в Microsoft Outlook 2010 и 2013.

Шаг 1. Войдите в представление «Контакты» и щелкните, чтобы открыть папку контактов, в которой вы будете искать определенный контакт.

Примечание. В Outlook 2013 войдите в представление «Контакты», щелкнув значок Люди в нижней части Microsoft Outlook, а затем щелкните, чтобы открыть папку контактов.

Шаг 2. Поместите курсор в поле поиска, чтобы активировать Инструменты поиска.

Шаг 3: нажмите Больше > Имя в усовершенствовать группы на Найти Табл. См. Снимок экрана:

Примечание. Если вы хотите выполнить поиск по фамилии, щелкните значок Больше > Фамилия, как и Полное имя. См. Снимок экрана выше.

Шаг 4: Затем появится поле поиска по имени. И введите имя в это поле.

Теперь вы увидите, что все контакты, имена которых содержат введенное вами ключевое слово, выходят сразу.

---

Поиск контакта по имени / фамилии / полному имени в Outlook 2007

В этих разделах вы найдете инструкции по поиску контактов по имени / фамилии / полному имени в Microsoft Outlook 2007.

Шаг 1. Перейдите к представлению «Контакты» и щелкните, чтобы открыть папку контактов, в которой вы будете искать контакты.

Шаг 2. Разверните конструктор запросов, щелкнув  помимо поля поиска.

Примечание. Вы также можете развернуть конструктор запросов, щелкнув значок Tools
> Мгновенный поиск > Разверните Конструктор запросов.

Шаг 3: Теперь вы увидите Полное имя в построителе запросов. Введите ключевое слово в поле Полное имя.

После этого вы увидите, что все контакты, отображаемые имена которых содержат указанное ключевое слово, выводятся немедленно.

Если вы хотите искать контакты по имени / фамилии, выполните следующие действия:

Шаг 4: нажмите Добавить критерии > Имя в расширяющемся конструкторе запросов. См. Снимок экрана:

Примечание. Если вы хотите выполнить поиск по фамилии, щелкните значок Добавить критерии > Фамилия.

 

Шаг 5: Теперь появляется поле «Имя». Введите ключевое слово в это поле «Имя», и программа обнаружит все контакты, имена которых содержат введенное ключевое слово.

---

Kutools for Outlook – Добавляет 100 расширенных функций в Outlook и значительно упрощает работу!

• Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Несколько писем по индивидуальному заказу; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций …
• Предупреждение BCC – показать сообщение при попытке ответить всем если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений, и многое другое напоминает функции …
• Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Ответить на много писем в секундах; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Добавить дату в тему …
• Инструменты для вложений: управление всеми вложениями во всех письмах, Авто отсоединение, Сжать все, Переименовать все, сохранить все … Быстрый отчет, Подсчет выбранных писем…
• Мощные нежелательные электронные письма по обычаю; Удаление повторяющихся писем и контактов… Позвольте вам делать в Outlook умнее, быстрее и лучше.

Комментарии (1)

Оценок пока нет. Оцените первым!

Использование адресной книги людей на Outlook.com

Где можно найти функцию адресной книги на Outlook.com? Ваши контакты находятся в приложении Люди. Электронные письма легко найти на Outlook.com, а отправка нового сообщения известному контакту также проста.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook.com и Outlook Online.

Откройте адресную книгу Outlook.com (люди)

Вы не найдете адресную книгу на Outlook.com. Вместо этого ищите Люди, когда вы хотите найти свои контакты, группы и списки. Вы также будете использовать Люди для редактирования, добавления и удаления записей. Вы можете открыть Outlook.com Люди, используя мышь или сочетание клавиш.

Чтобы просмотреть свои контакты в Outlook.com:

1. Войдите на портал Office.com.

2. Откройте Средство запуска офисных приложений .

   

3. Выберите Люди .

Использование поиска почты и людей в Outlook Mail

Быстрый способ найти контакт, от которого вы получили письмо или добавили его в свой список контактов людей, – это воспользоваться полем поиска в верхней части окна Контакты.

Чтобы найти контакт, введите имя, и Outlook получит совпадения из вашей электронной почты и ваших контактов с людьми. Выберите контакт, а затем выполните поиск по папке и дате, чтобы получить определенные электронные письма от этого контакта.

Сочетания клавиш, чтобы открыть адресную книгу людей

В зависимости от ваших предпочтений, включите или выключите сочетания клавиш. Перейдите в Настройки , выберите Просмотреть все настройки Outlook , затем перейдите в раздел Общие > Специальные возможности .

Вы можете активировать различные наборы ярлыков, включая Outlook.com, Yahoo! Почта, Gmail и Outlook. Если вы не хотите использовать сочетания клавиш, выберите Отключить сочетания клавиш .

Чтобы открыть контакты People с включенными сочетаниями клавиш Outlook.com, нажмите GP в электронной почте Outlook.com. Если ярлыки Gmail включены, нажмите GC .

Эти ярлыки изменились по сравнению с предыдущими версиями и могут измениться в будущем.

Просмотр и сортировка адресной книги людей в Outlook.com

Чтобы увидеть ваши контакты и сортировать их различными способами:

• Просмотр списка контактов . На панели папок выберите список контактов, который хотите просмотреть. Просмотр всех ваших контактов, ваших списков контактов или контактов, которые вы организовали в папки.

• Изменить порядок сортировки . В верхней части списка контактов выберите стрелку раскрывающегося списка и выберите сортировку по порядку. Выберите сортировку списка по имени, компании, городу или недавно добавленным.

  

• Выберите порядок отображения . В верхней части списка контактов выберите стрелку раскрывающегося списка и выберите порядок отображения по порядку. Отображать имена по имени или фамилии. Это не меняет место, где контакт появляется в списке; это определяется порядком сортировки.

Добавить и управлять контактами

Outlook.com предоставляет инструменты для управления вашей адресной книгой.

1. Чтобы добавить контакт, перейдите в меню Outlook.com и выберите Новый контакт . Введите контактную информацию и выберите Создать .

   

2. Чтобы импортировать или экспортировать список контактов, перейдите в меню Управление .

3. Чтобы добавить контакт в список избранных, выберите контакт и выберите Добавить в избранное .

Используйте людей, чтобы достичь ваших контактов

Выбрав контакт, вы найдете быстрые ссылки, чтобы начать новое электронное письмо, просмотреть файлы, которыми вы поделились с контактом, запустить чат Skype, просмотреть их профиль LinkedIn и другие ссылки, которые могут быть настроены.

«Куда пропала моя электронная почта? Он просто исчез ». Просто шокирует, сколько раз я слышал это за свою карьеру. Но не так шокирует, как то, как много людей не понимают, что могут легко найти конкретное письмо в Outlook.

Прочитав это руководство о том, как искать в электронной почте Outlook по дате, отправителю, ключевому слову и т. Д., Вы также сможете найти любую электронную почту в Outlook. Мы дадим вам все советы по поиску электронной почты в Outlook, с которыми вы сможете справиться.

Оглавление

Ваши электронные письма проиндексированы?

Для получения наилучших результатов поиска по электронной почте убедитесь, что Outlook все проиндексировал.

Что такое индексация? Подобно тому, как в указателе книги перечислены все темы и их местонахождение, индексирование Outlook создает подобную базу данных. Программам легче выполнять поиск в базе данных, чем в куче текста произвольной формы.

1. Поместите курсор в Поиск в текущем почтовом ящике поле, также известное как поле мгновенного поиска. Это вызовет инструменты поиска бар.
2. Нажми на Инструменты поиска кнопку, а затем на Статус индексирования. Откроется небольшое окно, показывающее, сколько электронных писем осталось проиндексировать.

Если количество индексируемых элементов отличается от нуля, подождите несколько минут. Это гарантирует, что поиск будет максимально полным.

Индексирование требует определенных ресурсов. Если вы обнаружите, что это слишком сильно замедляет работу Outlook или вашего компьютера, вы можете отключите индексацию, чтобы повысить производительность компьютера.

Добавить вкладку поиска навсегда

Разве не было бы замечательно, если бы мы могли легко попасть на вкладку поиска, не нажимая каждый раз на строку поиска? Давайте сделаем это.

• Нажмите на Файл.

• Нажмите на Опции с левой стороны, примерно на полпути вниз.

• В окне “Параметры” нажмите Настроить ленту.

• На панели “Настроить ленту” щелкните раскрывающееся меню под Выберите команды из: и выберите Вкладки инструментов.

• Искать Инструменты поиска и выберите его. Затем нажмите на Добавить >> кнопка.

• Инструменты поиска появятся в Основные вкладки площадь. Используйте стрелки вверх и вниз рядом с этой областью, чтобы определить, где она будет отображаться на ленте, или оставьте ее там, где она есть. Затем нажмите хорошо чтобы зафиксировать изменение.

• Ищите Инструменты поиска таб. Теперь мы можем легко получить доступ ко всем инструментам поиска в любое время.

Установить область поиска

На вкладке «Инструменты поиска» мы можем легко установить объем поиска. Слева мы увидим, что можем установить для области видимость Все почтовые ящики, Текущий почтовый ящик, Текущая папка, Подпапки,или Все элементы Outlook.

Все почтовые ящики – выберите эту область, если у нас есть общие почтовые ящики или другие учетные записи в Outlook. У некоторых людей в Outlook могут быть как рабочие, так и личные учетные записи электронной почты.

Текущий почтовый ящик – выберите эту область, чтобы поиск продолжался только в одном почтовом ящике. Убедитесь, что почтовый ящик выбран на левой панели Outlook.

Текущая папка – эта область ограничит поиск папкой, которая в данный момент выбрана на левой панели Outlook.

Подпапки – это ограничивает область действия папками в любой папке, выбранной на левой панели.

Все элементы Outlook – В самой открытой области поиск будет применяться ко всем электронным письмам, контактам, элементам календаря и задачам. Из-за большого количества данных поиск в этой области может быть медленным и давать ненужные результаты. Используйте этот прицел экономно.

Операторы поиска в Outlook

Результаты поиска можно сделать более конкретными, используя операторы поиска.

Чтобы найти определенную фразу, заключите поисковую фразу в двойные кавычки.

Пример: “Отчет TPS”

Чтобы найти элементы, в которых должно быть два или более слов, но не обязательно рядом друг с другом или в указанном порядке, используйте И оператор.

Пример: работа И выходные дни

Чтобы найти элементы, содержащие ключевое слово, и исключить элементы, содержащие другое ключевое слово, используйте НЕТ оператор.

Пример: суббота. НЕТ здорово

Ищете что-то, что могло бы содержать то или иное слово? Попробуйте ИЛИ оператор.

Пример: жираф ИЛИ товар

Все эти операторы можно комбинировать, чтобы сделать поиск максимально конкретным. У нас может быть что-то столь же сложное, как «отчет TPS» И выходные ИЛИ ЖИРАФ НЕ замечательный.

Поиск в Outlook по ключевому слову

Самый простой поиск в электронной почте Outlook – это поиск по ключевым словам. Проще всего это сделать из Мгновенный поиск поле в верхней части нашего почтового ящика.

• Задайте область в раскрывающемся списке рядом с полем «Мгновенный поиск» или на вкладке «Поиск».

• Введите ключевое слово или слова в поле поиска и коснитесь Войти ключ. Здесь можно использовать операторы поиска, чтобы сделать поиск более конкретным.

Поиск в Outlook по отправителю

Чтобы найти электронную почту Outlook по отправителю:

• Перейдите на вкладку «Поиск» и нажмите кнопку Из кнопка.

• Это войдет

  from: "Имя отправителя"

  в поле мгновенного поиска.

• Удалите имя отправителя между двойными кавычками и введите имя человека, которого мы ищем. Мы также можем просто ввести весь термин прямо в мгновенный поиск. Нажмите Войти ключ для поиска.

Поиск в Outlook по теме

Чтобы найти электронную почту Outlook по теме:

• На вкладке “Поиск” нажмите Предмет.

• Это ставит

  subject: "ключевые слова"

  в поле мгновенного поиска.

• Замените ключевые слова искомой темой. Всю фразу также можно ввести в мгновенный поиск. Нажмите Войти ключ для поиска.

Искать в Outlook по дате

Для поиска писем Outlook по дате:

• На вкладке “Поиск” нажмите На этой неделе. Он покажет варианты; Сегодня, вчера, на этой неделе, на прошлой неделе, в этом месяце, в прошлом месяце, в этом году, в прошлом году.

• Что бы ни было выбрано, оно будет введено в поле мгновенного поиска, например:

  получено: сегодня, получено: вчера, получено: на этой неделе, получено: на прошлой неделе, получено: в этом месяце, получено: в прошлом месяце, получено: в этом году, получено: в прошлом году

  Ударь Войти ключ для поиска.

Мы также можем использовать оператор receive: с календарными датами (

получено: дд / мм / гггг

) или названия дней (

получено: вторник

). Когда используется название дня, Outlook будет искать только самый последний день этого дня. Так что только в прошлый вторник, а не во все вторники.

Поиск в Outlook элементов с вложениями

Чтобы выполнить поиск электронной почты Outlook по вложениям:

• На вкладке “Поиск” нажмите Имеет вложения.

• Это войдет

  hasttachments: да

  в поле мгновенного поиска. Это должно сочетаться с другим типом поиска, чтобы сузить поле. Нажмите Войти искать.

Мы также могли ввести

hasattachments: нет

чтобы исключить из результатов результаты с вложениями.

Поиск в Outlook по категории

Инструмент категории для организации электронных писем используется недостаточно.

• Мы можем искать по категории, используя По категориям кнопку под вкладкой поиска.

• Он войдет

  category: = "Цветовая категория"

  в поле мгновенного поиска. нажимать Войти искать.

Его также можно ввести вручную. Просто измените цвет в соответствии с категорией. Например, для поиска в красной категории мы набираем

category: = "Красная категория"

. Для синего мы наберем

category: = "Синяя категория"

и так далее.

Поиск электронной почты Outlook по получателю

Это способ поиска писем в зависимости от того, кому они были отправлены.

• Нажав на Отправлено кнопка покажет нам варианты; Отправлено: мне или CC: мне, не отправлено непосредственно мне, а отправлено другому получателю.

• Будет введен поисковый текст, например (на: “[email protected]” ИЛИ cc: “[email protected]”). Нажмите Войти искать.

• Если мы выберем «Отправлено другому получателю», нам нужно будет отредактировать текст в строке поиска. Это будет выглядеть как

  кому: "Имя получателя"

  .

• Удалите часть имени получателя и введите имя, которое мы ищем. Ударить Войти искать.

Искать по прочитанному или не прочитанному

Вы можете искать электронные письма Outlook по тому, были они прочитаны или непрочитаны.

• Нажав на Непрочитанный Кнопка на вкладке “Поиск” найдет все письма, которые еще не были прочитаны.

• Он входит

  прочитано: нет

  в строке поиска. нажимать Войти искать.

• Чтобы найти прочитанное письмо, измените его на

  прочитано: да

  и нажмите Войти искать.

Искать по помеченным

Использование флагов для отметки важных писем помогает всегда быть в курсе событий.

• Чтобы найти помеченные письма, нажмите на Отмечено на вкладке “Поиск”.

• Он будет искать с

  followupflag: флаг отслеживания

  . Другие варианты

  Followupflag: не отмечен

  и

  followupflag: завершено

  . Нажмите Войти искать.

Поиск по важности

Просматривайте только важные электронные письма в Outlook следующим образом.

• Под отмеченной кнопкой на вкладке “Поиск” есть значок Важный кнопка. При нажатии на нее будут возвращены все элементы, отмеченные как важные.

• Поисковый запрос выглядит так

  важность: высокая

  . Мы также можем изменить высокий уровень на низкий или нормальный. Нажмите на увеличительное стекло или нажмите Войти искать.

Комбинирование параметров поиска

Все вышеперечисленные варианты поиска можно комбинировать. Например, если мы ищем важные и отмеченные элементы, мы можем ввести

важность: высокое отслеживание флаг: отслеживание

флаг в строке поиска.

Это можно либо ввести, либо просто нажать кнопку «Важно», а затем кнопку «Помечено».

Дополнительные параметры поиска

Нажми на Более на вкладке “Поиск”, и мы увидим еще более 20 способов поиска.

В большинстве случаев под панелью поиска будет размещено раскрывающееся меню с параметрами, поддерживаемыми конкретным типом поиска.

more-added-drop-down.png

Расширенные возможности поиска

У нас есть доступ к более чем сотне различных вариантов поиска, выходящих далеко за рамки того, что мы рассмотрели. Возможно, мы никогда не воспользуемся этим, но приятно знать, что он здесь.

• Нажмите на Инструменты поиска потом Расширенный поиск.

• В Расширенный поиск окно откроется.

Найдите время и осмотритесь здесь. Удивительно, как много можно сделать. Мы можем искать по любому полю любого элемента Outlook. Мы можем искать по нескольким сотням разных вещей.

Возможности поиска в Outlook

Вы не удивлены, насколько обширны и мощны возможности поиска в Outlook? Вы вообще знали, что это все возможно? Большинство людей, вероятно, никогда не используют и десятой части всех возможностей Outlook. Используйте это как трамплин, чтобы узнать, что еще может сделать для вас Outlook.

Ты можешь создавать собственные ярлыки Outlook для задач электронной почты. Настраивать Правила Outlook для организации электронной почты по папкам. Или даже запланировать отправку электронного письма в определенное время! Если Outlook просто читает электронные письма, это немного похоже на использование Ferrari для покупки продуктов.