Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.
Содержание
I. Как рассчитать необходимое количество сотрудников
1. Методики расчета численности персонала
II. Расчет штатной численности персонала
III. Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
IV. Что делать, если результаты вам не нравятся
1. Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
2. Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
V. Как подавать сведения о численности персонала в налоговую в 2021 году
1. Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
VI. Шпаргалка расчета численности персонала
Как рассчитать необходимое количество сотрудников
Методики расчета численности персонала
Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.
- Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.
Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.
- Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.
Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.
- Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.
Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.
- Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.
Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.
- Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.
Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал
- Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.
Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.
Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.
Расчет штатной численности персонала
Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.
Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.
Формула расчета:
- V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
- ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
- ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
- КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.
Расчет численности персонала на примере
В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.
Данные такие:
V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;
ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;
ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);
КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.
Считаем:
1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.
Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.
Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.
Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
Формула расчета коэффициента невыхода на работу:
- КН — коэффициент невыхода на работу. Характеризует количество людей, которые не могут выйти на работу из-за болезни, берут отпуск или уходят в декрет.
- ДН — доля нерабочего времени в общем количестве времени. Это показатель ФРБ из предыдущей формулы (1 980 часов).
Пример расчета коэффициента невыходов на работу
После того, как владелец магазинов посчитал, что ему можно сократить штат продавцов на два человека, он решил уточнить результат, чтобы убедиться, что в случае увольнения не снизится качество сервиса. Для этого он рассчитал коэффициент невыхода сотрудников на работу в течение 12 месяцев.
Получилось, что каждый сотрудник за год идет в отпуск на 28 дней, или 252 часа.
ДН = 252 часа/1 980 часов (показатель ФРВ) = 0,13.
1 + 0,13 = 1,13 — коэффициент невыхода на работу.
Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.
Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):
Дополним пример
В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).
8 х 1,13 = 9
Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного
Что делать, если результаты вам не нравятся
Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?
Для примера рассмотрим две ситуации.
Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:
- Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
- Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
- Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
- Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.
Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.
Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.
Что можно сделать:
- Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
- Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
- Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
- Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.
Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.
Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.
Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую
Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях НК РФ. То есть в произвольной форме отчитаться о количестве сотрудников больше нельзя.
Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).
Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.
Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта.
Скачать образец заполнения РСВ.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце.
В расчете учитываются:
- сотрудники в отпуске;
- сотрудники на больничном.
В расчете не учитываются:
- женщины в декретном отпуске;
- сотрудники по договорам ГПХ;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
- сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.
Например, на 01.02.2021 в компании работает 50 человек. Одна сотрудница 16 февраля уходит в декретный отпуск, а другой сотрудник в этот же день — в отпуск по уходу за ребенком. Значит, с 16 числа они не будут учитываться в расчете. С 1 по 15 февраля (15 дней) — 50 человек. С 16 по 28 февраля (13 дней) — 48 человек.
Считаем:
(50 х 15) + (48 х 13) = 1374
Затем эту сумму делим на количество дней в феврале:
1374:28 = 49
Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.
Шпаргалка расчета численности персонала
Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:
1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.
2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).
3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.
4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.
5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.
6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.
Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова
45 216
Блог
Как рассчитать штатную численность персонала
В HR с 2011 года. Ex-HR team lead в EPAM. Работал руководителем группы по подбору и адаптации персонала в ООО «Брянская Мясная Компания» (агрохолдинг «Мираторг»).
Мир HR переживает цифровую трансформацию. Мы слышим слова agile, распределенные команды, вовлеченность, марчар и другие. Идти в ногу со временем очень здорово, я только за. Но есть базовые понятия и принципы, от которых никуда не деться. Одно из таких — штатная численность и структура штата организации.
Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
topcareer, чтобы получить современные инструменты работы с персоналом
Цели и нормативы расчета
За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.
В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.
Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.
Мы все действуем в рамках правового поля.
Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.
Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях…»), а конкретными пунктами:
- ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),
- создание контента (ролики, фотографии, посты) и т. д.
Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?
Если есть нормы по соотношению руководителей и линейного персонала, надо понять, насколько введение новой должности изменит пропорции.
На этих простых примерах мы видим, как изменение численности влияет на структуру штатного расписания, и какие затраты и риски мы берем на себя при изменении численности организации.
Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
Научитесь планировать численность персонала под задачи компании
Методики расчета штатной численности
Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать?
Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.
Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.
Кто их рассчитывает? Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).
Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.
Что такое среднесписочная численность работников
Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.
Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.
Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.
Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.
Кто входит в среднесписочную численность работников
Предположим, что наше предприятие успешно проработало год и мы решили посчитать среднесписочную численность работников за год. Для начала определимся, кого и как считаем.
Есть численность среднесписочная и есть средняя численность работников.
В среднесписочной численности учитываются только сотрудники, работающие по трудовым договорам. В расчет не включаются:
- внешние совместители,
- неработающие сотрудники в декрете,
- работники в учебном отпуске.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
100 сотрудников * 20 дней + 95 * 11 дней / 31 или 30 дней = 101,5 (округляем до целого)
95 здесь — это количество оставшихся сотрудников: было 100 сотрудников на 20 рабочих дней, уволилось 5, получаем 95 человек на 11 оставшихся дней в периоде.
Если есть люди, которые работают на полставки, то их считаем отдельно. Пример:
240 часов (4 человека по 4 часа в течение 20 рабочих дней) / 8 (полная ставка) * 20 (количество рабочих дней в месяце) = 2
В списочную численность организации мы подаем всех, кто числится в организации. Не включаются в списочный состав:
- внешние совместители (внутренние включаются, как 1 единица, по основному месту работы);
- привлеченные на основании ГПД;
- собственники компании, если они не получают заработную плату;
- военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.
Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ
от экспертов topcareer
Как рассчитать штатную численность персонала
Расчет основан на понятиях нормы труда.
Нормативная численность = планируемый объем работ / (Фонд рабочего времени (планируемый) * план на одного работника * коэффициент выполнения нормы)
Нужно учитывать, что работник не сидит 8 часов подряд, прикованным к рабочему месту, будь то офисный стол или станок на производстве. Нормой считается 90% рабочего времени из запланированного.
Как видно из расчета, это норма без учета больничных, отпусков и прочих внезапностей реальной жизни. Не считая того, что планируемый объем работ тоже может поменяться в большую или меньшую сторону.
Как рассчитать плановую численность
Когда мы нормативную численность умножаем на коэффициент невыполнения, то откуда он берется?
Возьмем пример работника за год.
28 дней отпуска (выгуливать надо весь, требует ТК, ГИТ может наказать)
14 дней больничного (в среднем за год)
7 дней за свой счет (в среднем за год)
Считаем коэффициент невыполнения:
(28*8 + 14*8 + 7*8) = 392
Фонд рабочего времени на 2021 год — 1972 часа.
Поправим на коэффициент абсентеизма: 1972*0,9=1775.
Теперь считаем коэффициент невыхода:
И считаем плановую численность на нескольких примерах.
Пример 1.
Возьмем проект по разработке ПО, оцененный в 6000 часов.
6000 (план) / (1972 (производственный календарь на 1 человека 2021) * 1 (норма в час) * 0,9 (коэффициент выполнения нормы или коэффициент абсентеизма) = 3,38 человек на год
Умножаем на коэффициент невыполнения:
3,38 * 1,2 = 4,056
получаем 4 вместо 3 разработчиков
Пример 2
Сборка заказов (для простоты подсчетов берем только рабочие дни). Планируем отгрузить 100 000 заказов за год.
100 000 / (1972 * 3 (норма заказов в час) * 0,9) = 18,78 = 19 человек
Умножаем на коэффициент невыполнения: 19 * 1,2 = 22,8
А если вспомним про текучесть персонала, то получим — 23+30% = 30 человек.
Это примерно планируемая численность персонала.
Как узнать фактическую или явочную численность
Здесь все просто. Выгружаем табель учета рабочего времени на сегодня и смотрим, кто же у нас все-таки работает.
Заключение
Мы познакомились с различными видами подсчета численности персонала. Зачем все это надо считать? Знания этих цифр поможет ответить на вопросы, что происходит в бизнесе.
Насколько мы правильно нормируем и рассчитываем показатели и нагрузку на людей? Насколько вознаграждение справедливо? Есть ли у нас недооцененные или переоцененные сотрудники? При подсчете всех этих цифр главное не бояться ошибиться, все перепроверить и подходить ко всему критически.
Соберите команду мечты
под потребности и бюджет компании
на курсе Рекрутмент PRO
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Мы публикуем разные точки зрения.
Читайте больше интересных материалов в нашем блоге:
В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.
Немного терминологии
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.
Штат организации: цели и нормативы расчета
Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.
Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.
Методики расчета штатной численности
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
- времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
- нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
- времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
- численности — число работников, которых может организовать один менеджер.
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
| Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Как рассчитать штатную численность работников
Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
где Ов — плановый объем работ или выручки;
Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
Впл — плановая выработка на одного работника;
Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.
Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).
Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.
Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).
.png)
Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора
Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:
Кн = 1 + Дн
где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;
Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.
С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.
Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.
В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).
Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.
Структура и штат организации: взаимосвязь
Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:
- какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
- сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
- какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.
С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.
Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.
У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе – бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.
Попробовать бесплатно
Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета
При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2021 год утвержден приказом Росстата от 27.11.2019 № 711, на 2022 год — приказом Росстата от 24.11.2021 № 832.
Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.
Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 711, пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832):
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + … + СрЧ 12) / 12,
где:
СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, …, декабрь).
В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.
Пример расчета среднесписочной численности за месяц от «КонсультантПлюс»:
На 01.08.2022 в организации 24 полностью занятых работника. 10 августа одна из работниц ушла в декрет.
Списочная численность работников…
Посмотреть пример полностью можно, получив бесплатный пробный доступ к системе.
О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».
Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность
Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 711, п. 79.10 указаний Росстата № 832).
Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:
(60 + 64 + 62 + 59) / 12.
Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.
Списочная численность работников: что это и как ее посчитать
Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 711, п. 77 указаний Росстата № 832).
Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 711, п. 78 указаний Росстата № 832. В частности, это:
- внешние совместители;
- работающие по договорам ГПХ;
- собственники, не получающие в организации зарплату и др.
Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 711, п. 79.1 указаний Росстата № 832). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 76 указаний Росстата № 832).
Как учитывать работников неполного дня
Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.
Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 711, п. 79.3 указаний Росстата № 832):
- Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:
- при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
- при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
- при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).
Пример расчета показателя «человеко-дни» для определения средней численности работников с неполным рабочим временем от «КонсультантПлюс»:
В ООО «Альфа» два работника — Сидоров А. Д. и Самохин Н. И. — работают на условиях неполного рабочего дня. Один — по 6 часов в день, другой — по 5 часов в день. У обоих работников неполное рабочее время установлено по соглашению сторон.
В июле 2021 года Сидоров А. Д. отработал 23 дня, Самохин Н. И. 22 дня.
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, поэтому продолжительность рабочего дня — 8 часов (40 / 5).
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.
- Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).
В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:
- четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0 / 8 часов);
- трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 чел. (3,2 / 8 часов).
Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:
(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.
О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».
Итоги
Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. В 2020-2021 годах при подсчете среднесписочной численности сотрудников нужно было руководствоваться правилами, утвержденными приказом Росстата № 711, а с 2022 года — правилами по новому приказу от 24.11.2021 № 832. Но со сменой регулирующего НПА сам порядок расчета ССЧ не изменился.
Калькулятор среднесписочной численности работников
Как пользоваться калькулятором
Инструкция по использованию калькулятора расчёта среднесписочной численности работников
- Выберите расчётный год и введите в конкретные дни конкретных месяцев число сотрудников. Для упрощения ввода воспользуйтесь выбором периода и вводом числа сотрудников конкретно для этого периода, например, если число сотрудников в этот период не менялось.
- Нажмите «РАССЧИТАТЬ». Результат будет представлен за месяцы, кварталы, полугодия и год, как в точном выражении, так и округлённом.
Отчеты по среднесписочной численности работников за календарный год – это составная часть отчетной деятельности предприятий и организаций, подлежащие последующей передаче в налоговые органы и Росстат. Калькулятор среднесписочной деятельности станет надежным помощником бухгалтерам и руководителям субъектов предпринимательской деятельности, особенно в условиях высокой текучести кадров или в условиях привлечения работников на выполнение сезонных работ.
Использование калькулятора
Порядок и способ осуществления расчетных операций по вычислению среднесписочной численности работников регламентированы таким подзаконным актом, как Приказ №772 Росстата РФ от 22 ноября 2017 года. В основу алгоритма калькулятора заложены положения именно этого приказа.
В отчет по среднесписочной численности входят две категории работников, а именно:
- работающие на условиях полной занятости;
- работающие на условиях неполной занятости.
В категорию с полной занятостью включаются работники, для которых предприятие (организация) являются основным местом работы, вне зависимости от того, полный рабочий день они трудятся или неполный, совмещают ли они должности или нет.
В категорию с неполной занятостью входят работники:
- работающие на условиях внешнего совместительства;
- работающие по ГПД;
- студенты и учащиеся, направленные предприятием на очное обучение и получающие стипендию;
- студенты и учащиеся в период неоплачиваемого учебного отпуска;
- женщины в период отпуска по беременности и родам;
- женщины в отпуске по уходу за ребенком.
Если год в отчетном периоде был високосным, калькулятор автоматически добавит в февраль один дополнительный день.
Далее потребуется последовательно заполнять все поля, впечатывая в ячейки дней месяца число работников, задействованных в производственном процессе по категориям полной или неполной занятости. Количество задействованных за рабочий день сотрудников устанавливается, исходя из показателей табеля учета рабочего времени.
Незаполненные ячейки калькулятор будет расценивать, как нерабочий день и подсчитает по нему количество работников по числу, указанному за предшествующий трудовой день.
Результат будет получен после полного заполнения ячеек всех дней всех месяцев в году. Для получения результата калькулятор проведет суммирование по каждой из категорий работников, после чего рассчитает средний результат.
Алгоритм расчета будет следующим:
- суммирование количества всех сотрудников за определенный месяц и деление полученной суммы на количество дней в месяце;
- суммирование показателей по каждому месяцу и деление суммы на количество дней в году.
Ручной подсчет этих показателей является достаточно трудоемким и использование калькулятора способно существенно сэкономить время должностного лица, подготавливающего отчет по среднесписочной численности работников.
Скопировать урл
Распечатать
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
-
Редактор Мария Власова
18 мая 2023 в 18:37
Имеете права на все выплаты. Зарплату за отработанное время и компенсацию за 4,66 дней отпуска. Увольнение…
Права сотрудников на отпуск при увольнении по собственному желанию
-
Гость_8750
18 мая 2023 в 15:42
Спасибо большое)
ИП на УСН доходы
-
Редактор Мария Власова
18 мая 2023 в 15:41
Налог по УСН:
6 млн. * 6% = 360 тыс. руб. (сумма верная)
1% – это не налог по УСН, это страховые взносы ИП на ОПС….ИП на УСН доходы
-
Редактор Мария Власова
18 мая 2023 в 15:38
Нет, потому что периоды у документов разные. Период по первой ведомости входит в период по второй ведомости.
Ведомость на з/п
