Как найти численность управленческого персонала

Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.

Содержание

I. Как рассчитать необходимое количество сотрудников
1. Методики расчета численности персонала
II. Расчет штатной численности персонала
III. Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
IV. Что делать, если результаты вам не нравятся
1. Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
2. Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
V. Как подавать сведения о численности персонала в налоговую в 2021 году
1. Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
VI. Шпаргалка расчета численности персонала

Как рассчитать необходимое количество сотрудников

Методики расчета численности персонала

Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.

• Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.

Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.

• Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.

Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.

• Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.

Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.

• Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.

Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.

• Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.

Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал

• Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.

Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.

Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.

Расчет штатной численности персонала

Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.

Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.

Формула расчета:

• V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
• ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
• ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
• КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.

Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.

Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора

Формула расчета коэффициента невыхода на работу:

• КН — коэффициент невыхода на работу. Характеризует количество людей, которые не могут выйти на работу из-за болезни, берут отпуск или уходят в декрет.
• ДН — доля нерабочего времени в общем количестве времени. Это показатель ФРБ из предыдущей формулы (1 980 часов).

Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.

Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):

Дополним пример

В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).

8 х 1,13 = 9

Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

• Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
• Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
• Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
• Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Что можно сделать:

• Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
• Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
• Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
• Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую

Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях НК РФ. То есть в произвольной форме отчитаться о количестве сотрудников больше нельзя.

Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).

Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников. 

Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта. 

Скачать образец заполнения РСВ.

Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце. 

В расчете учитываются:

• сотрудники в отпуске;
• сотрудники на больничном.

В расчете не учитываются:

• женщины в декретном отпуске;
• сотрудники по договорам ГПХ;
• работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
• сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.

Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.

Шпаргалка расчета численности персонала

Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:

1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.

2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).

3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.

4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.

5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.

6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.

Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова

45 205

 
генеральный директор
Института труда и экономического анализа,
к.э.н.

Нормативы численности управленческого персонала предприятия по основным подразделениям базируются на статистическом анализе фактической численности работников и ее зависимости от таких факторов, как сложность работ, их разнообразие, соответствие квалификации работника сложности выполняемых работ, использование современных средств обработки информации, объективно влияющих на трудоемкость выполнения работ и реализации функций, закрепленных за структурными подразделениями с учетом сложившихся на предприятии экономических и организационно-технических условий.
При разработке методики расчета нормативной численности специалистов и служащих структурных подразделений предприятия может быть использован следующий порядок.

Первый этап

Готовятся анкеты для сбора необходимой информации по содержанию выполняемых работ, сложившихся трудозатратах отдельных операций, объемным показателям, отражающим количественный аспект результатов труда. При этом необходимо предусмотреть дифференциацию работ по временным периодам, исходя из степени повторяемости работ в течение года. Можно выделить следующие периоды: рабочий день, месяц, квартал, год.
Заполнение анкет производится специалистами и служащими предприятия с использованием методов самофотографии рабочего времени и экспертной оценки руководителя подразделения (отдела, сектора и т.п.).

Второй этап

Следующий этап работы по созданию нормативов численности работников структурных подразделений включает:

1)	изучение положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников с целью определения содержательности трудовых процессов и уточнения функций, закрепленных за каждым подразделением;
2)	анализ собранного материала по численности и затратам рабочего времени, его обобщение и группировка по однотипным позициям выполняемых работ;
3)	выделение объемных показателей, характеризующих результаты труда дифференцированно по рабочим местам.

Третий этап

На базе полученных результатов разрабатываются математические модели расчета нормативной численности служащих дифференцированно по структурным подразделениям предприятия.
В основу построения предлагаемых Институтом труда и экономического анализа математических моделей положен принципиально новый методический подход. Его суть состоит в том, что нормативная численность работников устанавливается в зависимости от степени их загрузки выполнением работ по соответствующим функциям, наиболее свойственным исследуемым группам работников и определяемым в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
При подобном подходе, во-первых, достигается максимальная сквозная реализация функций, возложенных на структурные подразделения, во-вторых, обеспечивается наиболее полный учет работ, необходимых для реализации конкретных функций. Это в свою очередь, ведет к повышению точности и обоснованности трудозатрат на выполнение функций и, следовательно, оптимизации численности работников.
Методологический подход к определению нормативной численности работников по нагрузке (нормативу на 1-го служащего) основывается на том, что каждая трудовая функция подразделяется на подфункции и работы, которые в соответствии с процедурами можно расчленить на операции. Степень дифференциации трудовых функций определяется на базе изученного материала, представленного в анкетах, положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.
Норматив управляемости для руководителей высшего звена определяется из расчета 5—7 управляемых звеньев. Для генерального директора — 6 заместителей, для заместителя — 6 самостоятельных подразделений.

(1)

где П — нормативная численность по группам работников структурного подразделения управления (от 1 до n), чел.;
Ну — норматив управляемости для руководителей, освобожденных от основной деятельности и осуществляющих функциональное руководство (начальники управлений, отделов и их заместители), чел.:
Ну = 1 + Чрук ,
где 1 — начальник управления (отдела), чел.;
Чрук — численность освобожденных заместителей начальника управления (отдела), чел., которая определяется по таблице 1.

Таблица 1

Численность служащих управления (отдела), чел.	Численность заместителей, чел.
10 – 15	Возможна 1 единица в зависимости от объема внешних связей
16 – 26	1
27 – 42	2
43 – 55	3
свыше 56	4

Примечание: В случае если в структурном подразделении присутствуют штатные единицы рабочих, численность заместителей руководителя подразделения может быть установлена исходя из общей численности сотрудников подразделения.

Методы расчета нормативной численности по группам работников структурных подразделений обладают некоторыми особенностями.
Во-первых, каждое подразделение характеризуется конкретной работой, осуществляемой группой исполнителей, что должно найти отражение в выборе объемных показателей, применяемых при расчете нормативов численности и нагрузке на 1 служащего.
Во-вторых, учитывая разнообразие работ, выполняемых служащими, и сложность использования для их учета объемных показателей, предусмотрены два вида коэффициентов: дополнительный коэффициент (Кдоп.) и поправочный коэффициент (Кпопр.).
Кдоп. >= 1, так как использование этого коэффициента связано с увеличением времени основных работ, выраженных объемными показателями, на долю ненормируемых работ, времени на отдых и личные надобности и т.п.
Кдоп. определяется по формуле:

Кдоп. = 1 + Vнен. / (1 – Vнен.) ,

(2)

где Vнен. — удельный вес ненормируемых работ, времени на отдых и личные надобности и т.п. в годовом фонде рабочего времени, Vнен = % / 100.

Кпопр. <= 0,5, так как этот коэффициент является понижающим и применяется только к дополнительным работам, которые не могут составлять более 50 % от фонда рабочего времени и отражаться объемными показателями.
Кпопр. определяется по формуле:

Кпопр. = 0,5 – Vдоп. / (1 + Vдоп.) ,

где Vдоп. — удельный вес дополнительных работ, Vдоп. = % / 100.

На основе предложенного методического подхода разработана унифицированная формула для расчета нормативной численности работников по основным структурным подразделениям управления предприятия (производства) (Чстр.подр.), которая имеет следующий вид:

Чстр.подр. = Hy + [(

N1

+

N2

+ … +

Nn

) х (1 + Кпопр.)] х Кдоп. ,

(3)

H1

H2

Hn

где Ну — норматив управляемости, определяемый по таблице 1, чел.;
N1, N2, Nn — объемные показатели, отражающие работы, наиболее свойственные для конкретных функций, ед. В данном случае все объемные показатели, используемые в расчетах, взяты по статистическим данным в среднем за предыдущий год;
Н1, Н2, Нn — норматив на 1 служащего (нагрузка) по выполнению работ, наиболее свойственных для конкретных функций, пересчитанный на 100-процентную нагрузку, ед. В расчет норматива (нагрузки) должны входить затраты времени на весь комплекс работ, связанных с используемыми объемными показателями.
Кпопр — поправочный коэффициент, учитывающий работы не отраженные используемыми при расчете объемными показателями по каждой функции. К данным работам относятся вспомогательные работы, выполнение которых необходимо для реализации функций конкретного структурного подразделения. Данный коэффициент учитывает работы, оказывающие меньшую значимость на процесс выполнения основных работ (отраженных объемными показателями), но необходимые при их осуществлении;
Кдоп. — дополнительный коэффициент, учитывающий выполнение ненормируемых и разовых работ по периодам (месяц, квартал, год) при условии незначительного их удельного веса затрат времени в общей структуре годового фонда рабочего времени, а также время на отдых и личные надобности (в некоторых случаях Кдоп. может несколько раз применяться в одной расчетной формуле; это объясняется тем, что существуют отдельные виды работ, которые значительно отличаются от основных работ, выполняемых в конкретном структурном подразделении, поэтому есть смысл их выделить (соответственно: Кдоп.1, Кдоп.2 и т.д.).

Нормативная численность работников в целом по предприятию определяют путем суммирования полученных нормативов по подразделениям и норматива управляемости для руководителей, осуществляющих общее руководство, при этом производят округление до целого числа.
При расчете общей численности персонала предприятия следует иметь в виду, что численность начальников секторов, лабораторий, бюро, а также заместителей начальников отделов, занятых основной деятельностью, должна быть учтена в расчетах нормативной численности по соответствующим подразделениям.

Как рассчитывать численность службы персонала

Иногда количество сотрудников службы персонала, выполняющих примерно равный объем работы в разных компаниях, отличается в разы.

Неудивительно, что многие наши коллеги задаются вопросом, чем руководствоваться, рассчитывая численность и должностной состав службы персонала.

Попробую ответить на этот вопрос, используя актуальные нормативные и методические материалы и инструменты.

Вряд ли какой-либо из перечисленных в этом обзоре способов гарантирует стопроцентно достоверный расчет численности, но, как минимум, вы сможете выбрать удобный вам способ расчета.

Буду рад поделиться своим мнением относительно эффективности перечисленных способов, надеюсь, оно будет вам полезно.

Итак, приступим.

Курс «Экономист по труду и заработной плате

Способ 1. Расчет  численности специалистов службы персонала по «Укрупненным нормам численности специалистов по управлению персоналом»

Источник: «Типовые нормативы времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях» от 7 марта 2014 года.

Согласно этому документу «для специалистов по управлению персоналом государственных (муниципальных) учреждений, выполняющих работы по следующим направлениям деятельности: комплектование и учет кадров, подготовка и обучение кадров, нормирование труда, оплата труда и мотивация персонала, система социальной защиты и обеспечения, охрана труда (до 50 шт. ед.)  при наличии всех указанных направлений деятельности» устанавливается следующий норматив численности.

Похожий подход к определению численности специалистов по управлению персоналом я встречал в Постановлении Министерства Культуры Республики Беларусь 2 ноября 2012 г. № 74 «О типовых штатах и нормативах численности работников детских школ искусств». Там численность инспекторов отдела кадров устанавливалась по количеству личных дел сотрудников учреждения — при количестве от 50 до 150 личных дел – 0,5 ставки, при количестве от 151 и более личных дел – 1 ставка.

Мнение: расчетом численности службы персонала я бы это не назвал — если верить таблице, главным фактором, определяющим объем работы службы персонала, является численность сотрудников предприятия. Но если расценивать этот норматив как усредненный, то ему можно доверять — квалифицированный специалист по управлению персоналом вполне может справиться со штатом 100-150 человек.

Способ 2. Расчет  численности специалистов по «Межотраслевым нормативам численности работников кадровых служб коммерческих организаций» и «Межотраслевым норматива численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций»

«Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций» утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г.

Методика позволяет рассчитать численность работников по группе функций «Управление персоналом» и в отдельности по входящим в эту группу функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» с помощью математических формул, в которых для расчета численности используются такие факторы, как списочная численность работающих в организации в среднем за год (Р); количество работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год (Рт); количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год (Рп).

Расчет производится следующим образом.

Сначала рассчитываем нормативную численность по группе функций «Управление персоналом» (Нчуп) и в отдельности по входящим в эту группу функциям  «Комплектование кадров» (Нчкк) и  «Подготовка и переподготовка кадров» (Нчпп).

Нчуп = 0,33 + 0,0019Р + 0,002Рт + 0,0016Рп.

Нчкк = 0,15 + 0,0019Р + 0,002Рт

Нчпп = 0,2 + 0,0001Р + 0,0014Рп

Далее рассчитываем поправочный коэффициент, позволяющий добиться того, чтобы сумма численности работников по отдельным функциям была равна численности работников, рассчитанной для группы функций «Управление персоналом». Поправочный коэффициент рассчитывается как отношение численности для группы функций «Управление персоналом» к суммарной численности  по функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров».

Кп = Нчуп/(Нчкк + Нчпп)

Далее для определения численности специалистов по управлению персоналом по функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» умножаем рассчитанные по формулам значения на поправочный коэффициент.

Чкк=Нчкк*Кп

Чпп=Нчпп*Кп

Полученные значения численности по отдельным функциям (Чкк и Чпп) можно скорректировать, применяя поправочные коэффициенты из таблицы ниже. Значения поправочных коэффициентов, для которых задан диапазон, работодатель может определить самостоятельно.

По необходимости рассчитанные нормы численности можно дополнительно умножить на коэффициент невыходов (1,1). С помощью него численность специалистов по управлению персоналом корректируется с учетом времени отсутствия во время отпусков и больничных.

Для расчета численности работников служб организации труда и заработной платы  можно использовать «Межотраслевые нормативы численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций» утвержденные Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 24.09.2007 N 117.

В указанных выше нормативах для расчета используются математические формулы, разработанные для трех групп коммерческих организаций и отражающие зависимость численности сотрудников ОТиЗ от факторов, оказывающих наибольшее влияние на трудоемкость выполняемых работ: среднесписочной численности работников организации за год (Ч) и численности рабочих-сдельщиков и работников, работающих по нормированным заданиям (Чсд).

Первая формула

Нч = 0,39 + 0,0061 Ч + 0,0049 Чсд

используется для расчета численности ОТиЗ в таких отраслях, как «Издательская и полиграфическая деятельность, тиражирование записанных носителей информации», «Производство фармацевтической продукции», «Металлургическое производство», «Производство готовых металлических изделий», «Производство резиновых и пластмассовых», «Производство машин и оборудования», «Производство офисной и вычислительной техники», «Производство электрических машин и оборудования», «Производство аппаратуры для радио, телевидения и связи», «Производство изделий медицинской техники и средств измерения, оптических приборов и аппаратуры, часов», «Производство автомобилей, прицепов и полуприцепов», «Производство прочих транспортных средств»

Вторая формула

Нч = 0,32 + 0,0047 Ч + 0,002 Чсд

позволяет рассчитать численность сотрудников ОТиЗ в следующих отраслях: «Сельское хозяйство, охота и предоставление услуг в этих областях», «Лесное хозяйство и предоставление услуг в этой области», «Текстильное производство», «Производство одежды, выделка и окраска меха», «Производство кожи, изделий из кожи и производство обуви», «Обработка древесины и производство изделий из дерева и пробки. кроме мебели, производство плетеных и соломенных изделий», «Производство прочих неметаллических минеральных продуктов», «Строительство».

Третьей формулой

Нч = 0,21 + 0,0037 Ч + 0,00152 Чсд

могут воспользоваться те, кто не нашел свою отрасль среди перечисленных выше.

Расчет прост — подставляете в формулы  значения среднесписочной численности работников организации за год (Ч) и численности рабочих-сдельщиков и работников, работающих по нормированным заданиям (Чсд) и получаете искомое значение, которое корректируете с помощью поправочных коэффициентов из таблицы ниже, и, по необходимости, умножаете на коэффициент невыходов (1,1).

Мнение:

Снимаю шляпу перед НИИ Труда Республики Беларусь — рассмотренные выше нормативы, как и многие другие разработки этого учреждения, которое, если вы не знали, является Базовой организацией государств СНГ в сфере методического и организационного обеспечения работ в области нормирования труда, безупречны с методической точки зрения, и выполненным по этим методикам расчетам вполне можно доверять и обосновывать с их помощью численность соответствующих подразделений. Другое дело, что я не склонен доверять расчетам, выполненным с использованием «волшебных формул» из области математической статистики — меня смущает то, что я не могу проследить ход расчетов и проверить их — такой вот у меня пунктик :-).

Курс «Менеджер по персоналу — задачи и решения»

Способ 3. Расчет численности по «Типовым нормативам времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях» от 7 марта 2014 года.

Этот сборник норм, утв. Федеральным государственным бюджетным учреждением «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» Министерства труда и социальной защиты. «Типовые нормативы времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях» содержат нормативы времени в человеко-часах на единицы измерения объема следующих работ: документационные работы по оформлению и ведению персонала; подбор, укомплектование и учет кадров; подготовка кадров; формирование и ведение системы оплаты труда; формирование и ведение системы нормирования труда;  формирование и ведение системы охраны труда (до 50 шт. ед.).

В этом сборнике норм можно найти нормы времени на оформление документов на прием и увольнение работников, разработку систем оплаты труда, подготовку сметы на обучение сотрудников и даже разработку норм труда.

Для того, что рассчитать численность специалистов по управлению персоналом, потребуются Excel, мозг, две руки и терпение — сначала нужно найти и выписать из сборника те работы, которые служба персонала выполняет в вашей организации, вместе с нормативами времени на их выполнение, потом выяснить, как часто эти работы выполняются на вашем предприятии, рассчитать объем работы в часах, перемножив нормы времени и показатели частоты выполнения соответствующих работ, затем разделить полученное значение на фонд рабочего времени одного специалиста.

Честно скажу, я бы взялся рассчитывать численность специалистов по управлению персоналом «Типовым нормативам времени…» только по большой нужде, к примеру, если бы проверял корректность штатного расписания государственного (муниципального) учреждения с условием пользоваться только указанными нормативами. Некоторые нормативы в этом документе заслуживают внимания и кажутся вполне корректными, например, время на оформление приема на работу специалиста или руководителя (30 минут) и рабочего (20 минут), но многие вызывают большие сомнения в их достоверности, например, то, что разработка проекта норм численности для 10 должностей должна занимать не более 7200 минут.   К тому же многие нормативы, например, норматив времени на оформление документов для награждения работника медалью, вообще бесполезны.

Мнение: я бы не взялся отвечать за достоверность расчета численности специалистов по управлению персоналом, выполненного с использованием «Типовых норм…» — уж очень много в них норм времени, вызывающих серьезные сомнения, к тому же некоторые категоричные утверждения в этом документе, например, то, что «общая трудоемкость нерегламентированных работ при расчете численности специалистов по управлению персоналом не может превышать 10% от общей трудоемкости работ», и то, что «необходимы регламентированные перерывы на отдых и личные надобности продолжительностью 10 мин. за 2 ч работы (40 минут за 8 часов работы)» заставляют также сомневаться в корректности содержания документа с методической точки зрения. Неудивительно — «Типовые нормы..» —  не что иное, как перелицованные «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров» 1991 года, изданные почти 30 лет назад.

Курс «Директор по персоналу и организационному развитию»

Способ 4. Расчет с помощью калькулятора для расчета численности

Описание инструмента можно найти в статье Калькулятор для расчета численности службы персонала

Калькулятор позволяет:

• рассчитать объем работы для службы персонала;
• определить должностной состав — выбрать исполнителей для разных работ;
• рассчитать количество специалистов, их загрузку, а также «стоимость» подразделения — узнать, в какую сумму обойдется предприятию содержание службы персонала.

При расчете объема работы сотрудников службы управления персоналом используются нормы времени на выполнение отдельных операций, определяемые экспертным путем и рассчитываемые по формуле

Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5

где  Тmin  — минимальное время, определенное экспертом на выполнение операции, Тmax — максимальное время выполнения операции, определенное экспертом.

Подробно о логике и правилах использования калькулятора для расчета численности можно прочитать в статьях Расчет численности калькулятором от HR-ПРАКТИКА и Калькулятор для расчета численности 2.0 от HR-ПРАКТИКА.

Что изучить примерный образец расчета численности службы персонала с помощью калькулятора, нажмите скачать, универсальная версия калькулятора для расчета численности в редакции 2020 доступна по ссылке. Защита всех листов калькулятора снимается без пароля, вы можете самостоятельно проверить используемые для расчета алгоритмы. 

Некоторые трудности может вызывать оценка трудозатрат на подбор персонала — логику их оценки и инструмент для расчета трудоемкости проекта по подбору персонала можно изучить в статье Сколько стоит подбор персонала — считаем трудозатраты и расходы.

Мнение: расчет численности с помощью калькулятора позволяет с высокой степенью точности рассчитать объем работы, используя при этом все правила «классического» нормирования труда. Расчеты легко проверить, они просты и понятны даже неспециалисту.

Способ 5. «Гибридный» — с использованием калькулятора для расчета численности и отдельных норм из «Типовых нормативов времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях»

Практика показала, что использование в калькуляторе для расчета численности норм времени, взятых из сборников нормативов, дает неплохие результаты. Практики применения в калькуляторе норм времени из «Типовых нормативов по управлению персоналом…» еще не было, когда попробую — выложу соответствующий калькулятор. В любом случае я бы рекомендовал использовать способ 5 вместо 3 — удобнее пользоваться готовой формой, чем с «нуля» готовить шаблоны для расчетов в Excel.

В заключение

Есть еще шестой способ — я встречал его в одной из публикаций электронного журнала «Кадровое дело» — на основании мнений читателей-экспертов был разработан калькулятор, рассчитывающий численность службы персонала с использованием двух показателей — отраслевой принадлежности компании и ее штатной численности.

На мой взгляд, зависимость между принадлежностью компании к определенной отрасли и численностью службы персонала не очевидна. К примеру, объем работы специалистов по управлению персоналом в сети продовольственных магазинов и сети бутиков с примерно одинаковым штатом будет существенно различаться, несмотря на то, что обе компании можно формально отнести к сфере розничной торговли.

Пояснений и описания алгоритмов, по которым определялось количество специалистов по управлению персоналом я в описании этого калькулятора не нашел, поэтому не стал включать этот способ в этот обзор, ограничившись пятью описанными выше способами.

Буду рад дополнить обзор новыми способами расчета численности и отзывами коллег, надеюсь, методические материалы  и инструменты из этой статьи пригодятся вам в работе.

Рассчитывать численность работников любых специальностей несложно, важно понимать общие принципы нормирования труда и расчета численности.

Желаю всем успехов и верных расчетов!
Автор: Денис Карандашев

   Перейти в Каталог статей

   Перейти в Каталог программ обучения

   Перейти в Каталог консультационных услуг

Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей

                    

                

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами