Как найти дату актуальности в 1с

При большом объеме данных, накопленных в информационной базе, а также при большой степени детализации учета (например, при использовании партионного учета), работа по вводу новых документов в информационную базу и их проведению может существенно замедляться. Для ускорения оперативной работы можно воспользоваться специальным механизмом – Дата актуальности учета. Как использовать этот механизм в работе, рассказывают методисты фирмы “1С”.

Содержание

Механизм “Дата актуальности учета” (меню “Предприятие” -> “Дата актуальности учета”) позволяет сократить время, затрачиваемое на проведение документа, за счет уменьшения объема текущих расчетных операций. С помощью него можно установить дату, позже которой не будет выполняться проведение документов по разделам учета, требующим сложных расчетов (партионный учет, учет НДС, налоговый учет, расчеты с контрагентами). После этого проведение документов с более поздней датой будет выполняться по упрощенной схеме.

Если установлена дата актуальности учета для раздела “Расчеты с контрагентами”, то начиная с этой даты при проведении документов поступления и перечисления денежных средств сумма не будет автоматически разбиваться на оплату и аванс. Задолженность перед поставщиками или покупателей всегда отражается в учете.

Дату актуальности учета следует периодически менять на более позднюю. При этом программа предложит перепровести документы, которые ранее были проведены по упрощенной схеме. Перепроведение документов необходимо, так как упрощенная схема проведения не позволяет вести полноценный учет в программе. Данная процедура может занять продолжительное время, поэтому лучше выполнять ее в то время, когда в информационную базу документы активно не вводятся, например, в вечернее время.

Пример

В учетной политике организации ООО “Белая акация” установлен способ ФИФО для оценки МПЗ при их выбытии. Это означает, что в программе ведется аналитический учет номенклатуры по партиям. До 01.10.2006 проведение всех документов в организации выполнялось по стандартной схеме. Главный бухгалтер организации принял решение начиная с 01.10.2006 и до конца месяца проводить документы, отражающие операции оптовой реализации товаров, а также другие документы, регистрирующие выбытие МПЗ, по упрощенной схеме.

Установка даты актуальности учета

Для установки даты актуальности учета выберем меню “Предприятие” -> “Дата актуальности учета”. Откроем форму настройки с помощью кнопки (или клавиша Insert) (см. рис. 1).

Рис. 1

В открывшейся форме выберем организацию “Белая акация” и способ указания даты актуальности учета “По разделам учета”, после чего форма настройки изменится и можно будет для нужного раздела “Оценка МПЗ при выбытии” установить дату актуальности учета 01.10.2006. Нажмем кнопку “ОК” в форме настройки (см. рис. 2).
На экран будет выведено окно, в котором следует отметить пункт “Не перепроводить документы”.

Рис. 2

Если дата актуальности учета устанавливается впервые, то перепроведение документов не требутся (см. рис. 3). При смене даты актуальности учета на более позднюю необходимо перепроведение документов, в этом случае рекомендуется выбрать “Перепроводить документы по всем организациям”.

Рис. 3

Нажмем кнопку “ОК” в форме “Изменение даты актуальности”. Установлена дата актуальности учета – 01.10.2006, начиная с которой проведение всех документов, регистрирующих выбытие МПЗ, будет выполняться по упрощенной схеме.

Сравним проводки бухгалтерского учета, сформированные при проведении документа реализации товаров в сентябре 2006 года (см. рис. 4), до установки даты актуальности учета, и в октябре 2006 года (см. рис. 5), после ее установки. В сентябре 2006 года при реализации товаров проанализированы остатки по выбранному складу, и в соответствии с указанным в документе реализации количеством списаны товары из двух партий по методу ФИФО.

Рис. 4

Рис. 5

При реализации товаров в октябре 2006 года не анализируются остатки по складам, в том числе не контролируется наличие реализуемых товаров и не определяется себестоимость товаров, списывается только количество товаров без учета партии поступления.

Изменение даты актуальности учета

По завершении месяца изменим дату актуальности учета на 01.11.2006. Для этого откроем форму настройки и установим для раздела “Оценка МПЗ при выбытии” новую дату актуальности учета. Нажмем кнопку “ОК” в форме настройки. Дату актуальности учета можно менять и чаще, например, каждую неделю, в зависимости от объема вводимых данных. В отрывшемся окне отметим пункт “Перепроводить документы по всем организациям” и нажмем кнопку “ОК”. Будет запущена процедура группового перепроведения документов. Данная процедура может занять продолжительное время.

Теперь документы за октябрь проведены в информационной базе по всем разделам бухгалтерского учета. А начиная с 01.11.2006 документы, регистрирующие выбытие МПЗ, снова будут проводиться по упрощенной схеме.

Теги:

Похожие темы (5)

В программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред.3 при формировании стандартных отчетов (карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость и др.) автоматически проверяется актуальность данных учета.

Если какие-либо документы были перепроведены или введены после выполнения процедуры Закрытие месяца, то в сформированном отчете появляется надпись: Данные учета неактуальны.

Восстановить актуальность данных (т.е. последовательно выполнить необходимые операции) можно по кнопке Актуализировать. Автоматически будут перепроведены все документы с указанной даты и выполнены регламентные операции процедуры “Закрытие месяца”.

После выполнения всех операций отчет нужно сформировать повторно.

Включить / выключить проверку актуальности отчетов можно в разделе: Администрирование – Настройки программы – Проведение документов

• Если в блоке Расчеты выполняются переключатель установлен в положение При проведении документов, то флажок Проверять проведение документов при формировании отчетов можно снять. Тогда автоматическая проверка и восстановление актуальности данных будет отключена.
• Если в блоке Расчеты выполняются переключатель установлен в положение При закрытии месяца, то флажок Проверять проведение документов при формировании отчетов недоступен для редактирования. В этом случае проверка актуальности данных проводится всегда.

Читайте также: 

Автоматическое обновление конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0

Как продлить отпуск из-за больничного в 1С:Зарплата

Как в «1С: Бухгалтерия предприятия ред.3» подать заявку на субсидию и льготный кредит

Хотите купить услуги линии консультации? Заполните заявку здесь!

Хотите сделать заказ? Оставьте
заявку

Мы в социальных сетях! Подписывайтесь!

4.9. Дата актуальности учета

В 1С:Бухгалтерии существует регистр сведений Дата актуальности учета ( Сервис > Управление датой актуальности учета ). Он предназначен для указания даты, позже которой документы будут проводиться по упрощенной схеме – без выполнения сложных расчетов (например, по учету НДС), которые способны замедлить систему. Этот механизм позволяет повысить производительность оперативной учетной работы в организациях, где применяется высокий уровень детализации учета, при большом объеме базы данных.

Дату актуальности учета нужно периодически менять на более позднюю. Если вы имеете дело с большими объемами данных и становится ясным, что изменение даты актуальности учета позволит повысить производительность работы с системой – тогда это можно делать достаточно часто. Пожалуй, здесь всё зависит от конкретной системы.

При изменении даты актуальности учета система предлагает перепровести документы, проведенные ранее по упрощенной схеме. Перепроведение, в зависимости от размера базы, может занять достаточно продолжительное время, поэтому постарайтесь выполнять смену даты актуальности учета тогда, когда нагрузка на систему со стороны пользователей минимальна.

При настройке даты актуальности учета можно задавать отдельные даты для различных разделов учета.

Рассмотрим пример заполнения записи регистра Дата актуальности учета. На
рис.
4.45 вы можете видеть пример заполнения регистра, предусматривающий одну общую дату актуальности учета для всех разделов учета.

Если в поле Способ указания выбрать По разделам учета – появится возможность настраивать дату актуальности для различных разделов учета (
рис.
4.46).

При изменении даты актуальности учета программа предложит выполнить одно из трех действий:

• Перепроводить документы по всем организациям;
• Перепроводить документы по записываемой организации;
• Не перепроводить документы;

Рекомендован именно первый вариант, однако, как уже было сказано, перепроведение может занять достаточно много времени, поэтому к данной опции надо относиться с осторожностью и выбирать ее лишь тогда, когда вы точно знаете, что система сможет нормально выполнить ресурсоемкое задание.

Обратите внимание на то, что в бухгалтерском учете записи отражаются всегда.

4.10. Дата запрета изменения данных

В 1С:Бухгалтерии предусмотрена полезная возможность устанавливать дату запрета изменения данных. Создание новых или изменение существующих документов возможно лишь в том случае, если их дата больше даты запрета изменения данных.

Запрет может быть полезен, например, после сдачи годовой отчетности, когда бухгалтер хотел бы “заморозить” состояние базы данных для того, чтобы информация в системе соответствовала бы информации в отчетных документах, или по каким-то другим причинам.

Для настройки даты запрета изменения данных нужно выполнить команду Сервис > Управление пользователями и доступом > Дата запрета изменения данных (
рис.
4.47).

Здесь, в поле Способ указания даты запрета изменения данных можно выбрать один из трех способов:

• Общая дата;
• По организациям;
• По организациям и пользователям;

Последний вариант наиболее гибок. Устанавливая дату запрета изменения данных, учтите, что она не действует на пользователей, которым сопоставлена роль “Полные права“.

4.11. Установка даты после начальной настройки

Перед началом настройки системы, ввода начальных остатков, мы установили дату в программе на 31.12.08. После того, как все необходимые работы выполнены, следует установить дату таким образом, чтобы она соответствовала текущей дате компьютера. Для того, чтобы это сделать, выполните команду Сервис > Параметры, перейдите на вкладку Общие появившегося окна и там установите флаг Использовать текущую дату компьютера. Если вам нужно будет ввести документ с датой, отличающейся от текущей – вы можете вручную изменить соответствующий реквизит в его шапке. Если же, например, вам нужно будет вводить множество документов с датой, отличающейся от текущей – вы можете установить нужную дату для всей системы.

4.12. Настройки пользователя

Перед началом учетной работы можно произвести некоторые настройки пользователей. Это можно сделать, выполнив команду Сервис > Настройки пользователя (
рис.
4.48).

Например, здесь можно настроить такие параметры, как Основной тип цен продажи, Основной склад и другие, которые отвечают за автоматическую подстановку в документы, формируемые пользователем, заданных параметров.

Некоторые настройки (например – Показывать Панель Функций ) позволяют настроить поведение и внешний вид системы так, как это удобно пользователю.

Форум консультаций по прикладным решениям и программам фирмы “1С”.

Онлайн консультации, вопросы и ответы, бесплатная регистрация, личная страница, twitter и facebook каналы и многое другое ждут Вас здесь.

Зарегистрироваться ← Ваш выбор → Войти на форум