Как найти денег для мероприятий

Получить прибыль от мероприятия — цель любого организатора. Но чтобы ее достичь, нужно решить одну задачу — понять, где взять деньги на подготовку. В этой статье разбираемся, какие траты ждут ивент-менеджеров и где взять деньги на проведение мероприятия.

• Для чего организаторам мероприятий нужны деньги
• Шесть вариантов найти деньги на проведение мероприятия
• Самый беспроигрышный способ найти деньги на проведение мероприятия

Для чего организаторам мероприятий нужны деньги

Точный список статей расходов зависит от формата мероприятия. На что могут понадобиться деньги:

• аренда помещения — концертного зала, площадки для конференции и так далее;
• аренда звукового оборудования — микрофоны, колонки;
• аренда светового оборудования;
• большие экраны — для трансляции того, что происходит на сцене, в зал;
• организация встречи гостей — ресепшн, проверка билетов и так далее;
• съемочная команда и оборудование;
• услуги переводчиков для международных конференций;
• оплата интернета на площадке;
• организация кейтеринга;
• рекламный бюджет на продвижение мероприятия и другое.

Если вы планируете провести бизнес-ивент, прочитайте статью «Как организовать деловое мероприятие и ничего не упустить: гайд для новичков». Она поможет вам не упустить главное при разработке программы ивента и составлении сметы.

Шесть вариантов найти деньги на проведение мероприятия

Даже если вы ни разу не проводили мероприятия, у вас всё равно есть возможность придумать свой ивент и найти на него деньги. Делимся основными способами — их используют уже многие организаторы.

Вложить свои средства

Этот способ подходит в том случае, если у вас есть необходимая сумма и вы готовы ею рисковать. В случае с ивентами не бывает стопроцентной гарантии, что всё пройдет так, как вы задумали. Последние два года доказали нам, что мероприятия могут отмениться буквально за ночь до проведения без какой-либо вины со стороны организатора.

В то же время этот вариант идеален, если вы придумали небольшой ивент и хотите протестировать идею без дополнительных обязательств перед кем бы то ни было. За исключением участников мероприятия, конечно.

Также этот способ нередко используют компании для проведения бизнес-ивентов. В этом случае у них даже может не быть целей по монетизации события.

Взять кредит

Вариант для самых дерзких. Он точно не подходит для начинающих организаторов. Не факт, что удастся провести, например, концерт и сразу же получить прибыль, которая позволит избавиться от долгов. Хотя шансы выйти в плюс довольно высоки. Особенно если воспользоваться советами из нашей статьи «Как стать организатором концертов с нуля и дорасти до организации туров».

Но мы всё же не рекомендуем брать кредиты на организацию ивентов. Лучше рассмотреть другие варианты привлечения денег на проведение мероприятия или пересмотреть статьи расходов. Возможно, получится убрать какие-то пункты из программы и существенно сократить бюджет ивента, не потеряв при этом в качестве.

Найти спонсоров

Этот способ делится еще на два.

В первом случае организаторы анонсируют ивент и предлагают бизнесу купить партнерские пакеты. Таким образом, бизнес дает организаторам деньги на проведение мероприятия, а сам получает упоминание на сайте ивента, размещение логотипа на площадке и тому подобное.

Во втором случае компания, которая спонсирует ивент, по сути, заказывает его проведение и напрямую влияет на программу, список участников и другие атрибуты мероприятия.

Этот способ рабочий, но если вы планируете продавать спонсорские пакеты, он не должен быть единственным источником финансирования ивента. В противном случае рискуете остаться и без мероприятия, и без денег, и с испорченной репутацией.

Запустить краудфандинг

Этот способ немного похож на спонсорство — ваше мероприятие также поддерживают разные люди. Но при краудфандинге они делают это чаще всего не за упоминание на сайте или размещение логотипа на баннерах, а просто так или за какие-то бонусы.

Рассчитывать только на краудфандинг при организации мероприятия точно нельзя — крайне сложно просчитать заранее, сколько людей будут готовы вас поддержать.

Объединиться с другим организатором

Чтобы воспользоваться этим вариантом, нужно найти организатора, который в такой же мере заинтересован в организации и проведении ивента, как и вы. Второе немаловажное условие — вы дополняете друг друга в плане компетенций или оба знаете об организации мероприятий всё от и до.

По уровню риска этот вариант можно расположить между вариантами «вложить свои деньги» и «найти спонсоров». Деньги вкладывать всё равно придется, но вероятность, что что-то пойдет не так, всё же ниже.

Важно: подпишите соглашение о том, как распределяются обязанности, кто сколько денег вкладывает и как вы поделите прибыль от мероприятия.

Использовать деньги от монетизации события

Один из лучших способов получить деньги на проведение мероприятия — запустить продажу билетов. Если вы всё сделали правильно, использование оборотных денег поможет покрыть все остальные расходы. Главное — не забирать на организацию все деньги, которые поступили от продажи билетов. Часть выручки нужно оставить на непредвиденные расходы — возвраты и форс-мажорные траты.

Недостаток этого способа кроется даже не в самом варианте использования денег. А в том, что не все сервисы для продажи билетов позволяют быстро вывести деньги. В этом случае Qtickets выгодно отличается от всех конкурентов. У нас можно вывести деньги в любой момент.

Самый беспроигрышный способ найти деньги на проведение мероприятия

Самый неблагонадежный вариант мы с вами вычислили сразу — брать кредит. А вот однозначно назвать самым лучшим только один из вариантов нельзя. Каждый способ по-своему хорош.

А лучше всего и вовсе не полагаться только на один источник денег, комбинировать их. Например, так:

• начать подготовку к мероприятию на свои деньги;
• разработать несколько вариантов партнерских пакетов и начать переговоры с компаниями, которые могут вас поддержать;
• начать продавать билеты и пускать часть вырученных денег (напомним, что в Qtickets это возможно) на покрытие расходов.

Это не единственный вариант использовать сразу несколько способов. Можно сочетать разные источники и отдавать им разный приоритет. Главное, чтобы в итоге вы не только собрали нужную сумму, но и качественно провели ивент и получили прибыль от мероприятия.

Где искать спонсоров и коммерческих партнеров на мероприятие

Пришло время обсудить самый сложный для многих формат взаимодействия, при котором с вашей стороны фигурируют возможности для партнера, а с его стороны — деньги. Предположение, что ваше мероприятие будет для него интересно, уникально и актуально и он захочет купить у вас партнерский пакет, зачастую иллюзия. Сейчас, когда компании умеют считать выгоду от участия в ивентах, видят альтернативные варианты продвижения с использованием этих денег, когда многие обожглись на том, что вложили немало и не получили ничего, привлечь спонсора для покупки пакета можно только в том случае, если суметь сформулировать информацию о выгоде, донести ее и реализовать заявленное на практике. Как найти спонсоров?

В последнее время рынок все чаще уходит от слова «спонсор», заменяя его словом «партнер», имеющим иное значение. Идея здесь базируется на том, что спонсорство — это такое сотрудничество, при котором вам дают деньги, зачастую не просчитывая перспектив этого шага и не рассчитывая извлечь выгоду, чтобы компенсировать потраченные средства. Как следствие, на дистанции заинтересованность спонсора станет снижаться, и он будет прав. Партнерство — это равнозначный, взаимовыгодный процесс. Благодаря вам партнер повышает узнаваемость бренда, получает лиды, интеграцию в профильное мероприятие, возможность сделать специальное нишевое предложение, продажи, улучшение взаимодействия со своей ЦА. От него к вам приходят деньги, являющиеся эквивалентом выбранных им опций. Вопрос о том, как составить коммерческое предложение, мы уже обсудили, теперь надо досконально разобраться, что с ним делать.

Сразу хотим оговориться: на роль специалиста по работе с партнерами годится далеко не каждый. Это профи высокого класса, который, как правило, полностью погружен в процесс поиска, подбора, взаимодействия с потенциальными и уже подписавшими договор партнерами. Ни интроверт, ни творческий человек, привыкший действовать бессистемно, ни заваленный другими делами сотрудник не сможет заниматься коммуникацией и продажами.
Поэтому для начала поймите, кто в вашей команде — тот самый, единственный и неповторимый. Ну или даже соберите отдел, если ваши проекты потребуют усилий не одного специалиста, а команды по работе с партнерами.

Важно!

Еще на берегу обсудите, может или не может каждый конкретный член команды общаться на тему партнерства и продавать его. В одном проекте (достаточно давно) мы столкнулись с тем, что назначили на это направление человека, который был блестящим специалистом, но не в продажах. А сказать об этом сразу он не смог, помешал страх подвести остальных. Продавать через «не умею, не могу и не хочу научиться» не стоит, да и зачем? В итоге всплыла эта информация поздно, за неделю до ивента. Ни одного партнера у нас не было, мы смогли привлечь только изначально лояльные к нам микрофудкорт и маленький маркет. Наука всем на будущее — ваш продажник должен быть (обязательно) решительным и стрессоустойчивым, готовым к постоянным отказам и склонным к вызовам (в первую очередь себе). Нашли такого человека? Берегите его и не экономьте, как правило, он работает на условиях «зарплата + фиксированный процент от каждой сделки, в том числе бартерной». Ибо все, что сэкономлено, — заработано.

Где и как найти спонсоров и потенциальных партнеров?

Для начала составляем список сегментов, для которых наши мероприятие и аудитория будут максимально релевантными. Если у вас фестиваль, посвященный бегу, то, в первую очередь, в этот список логично добавить крупных производителей спортивной одежды, обуви и фитнес-гаджетов, спортивные клубы, медицинские центры, производителей спортивного и здорового питания. Для каждого мероприятия стоит собрать не менее 10 основных и 20 второстепенных сегментов. После того как выделили сегменты, начинаем выбирать в них компании-лидеры.

Как собирать? Прежде всего, изучаем:

• поисковые системы, группы в социальных сетях (если рядом с названием стоит голубая галочка, значит, страница верифицирована, то есть социальная сеть подтверждает, что это официальная страница бренда);
• партнеров и спонсоров мероприятий, аналогичных вашему, после чего находим их в интернете;
• нишевые бренды, выходящие на российский рынок.

Затем ищем контакты PR-отдела, менеджера или начальника отдела рекламы. Ваша задача, поговорив с этими людьми, выйти в итоге на ЛПР, чтобы уже с ним обсуждать предложение. Во всех остальных случаях, если вы будете вести переговоры с тем, кто не может решить ваш вопрос, общение ни к чему не приведет.

Важно!

Как понять, что вы вышли на ЛПР? В телефонном разговоре потешьте тщеславие собеседника: «Эдуард, мне сказали, что это вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я прав?» Если это простой менеджер, он испугается, не захочет взять на себя такую ответственность и переключит вас на реального ЛПР.

После того как собраны контакты, наша задача — дополнить и изменить те пункты коммерческого предложения, которые можно усилить интересными для конкретного сегмента или партнера условиями. Опять же, на примере спортивного фестиваля: если мы хотим привлечь производителя кроссовок, то при описании места проведения рассказываем о том, что это профессиональный спортивный комплекс, беговые дорожки которого позволят всем желающим протестировать его продукцию (и добавляем в презентацию реальные фотографии).

Для представителя компании, занимающейся производством и доставкой продуктов питания для сторонников ЗОЖ, важнее будут информация и фотографии зоны, которая находится в самом проходимом месте (он сможет разместить там свою продукцию), а также уточнение, что мощностей электричества хватит для подключения холодильников и витрин. Да, все верно: в основной компред мы вносим множество изменений и дополнений, оставляя ключевую информацию неизменной. Тут пригодятся базовые навыки работы с презентациями, чтобы из-за изменения одного слова не дергать каждый раз дизайнера, а вносить правки в сделанную им «рыбу» самостоятельно. Изучив в интернете статьи, новости и планы компании, можно понять «боль» и стратегические задачи каждого отдельно взятого бренда и, приходя к нему с предложением, делать упор именно на решение задач, которые стоят перед компанией.

Все варианты обновленных таргетированных коммерческих предложений для удобства поиска сохраняем в общей папке, помечая их «Kompred_ sportpit» или «Kompred_krossovki».

Прикрепляемый к письму документ называем кратко и максимально понятно для потенциального партнера, например, с указанием мероприятия и даты: «Суровый Питерский SMM, 1–2 октября». В подписи тоже ставим дату события: так партнер лучше запоминает тот ивент, который ему предлагают. Название и даты должны регулярно мелькать перед глазами.

Начинаем рассылку нашего предложения

Высылаем первое письмо с кратким вводным текстом о мероприятии (дата/время/место, УТП, ЦА, охват, громкие имена и факты), позволяющим зацепить внимание читающего, с прикрепленным документом в формате pdf и ссылкой на компред, загруженный на Google Disk. Лучше всего предварительно сжать pdf-файл в программе (чтобы весил не более 1 Мб, иначе письмо может не дойти). Схема такая: отправляем, звоним, уточняем, получено ли письмо и когда можно будет его обсудить. Через два дня, если нет ответа, напоминаем о себе и стараемся назначить встречу.

Проверено многократно: шансы продать партнерский пакет при личной встрече выше, чем при телефонном разговоре или в переписке. Особенно это актуально для первой коммуникации, когда еще нет прошлого и удачного опыта сотрудничества, а также для ситуаций, когда вы хотите продать пакет стоимостью несколько сотен тысяч рублей, а не привлечь продавца леденцов на маркет за 3000 рублей в день. И, конечно же, всегда и всем оперативно отвечаем на письма с уточнениями и постоянно держим включенный телефон под рукой.

Примерный текст первого письма, отправляемого представителю компании, в партнерстве с которой мы заинтересованы.

Важно!
Если вы уже захантили несколько известных партнеров, не стесняйтесь делать в конце письма такую приписку. С нами уже:

1. Мегафон;
2. Сбербанк;
3. Яндекс;
4. Комус.

Это очень сильно влияет на принятие решения, формирование доверия к вашему мероприятию и к вам как к организаторам. Часто потенциальные партнеры спрашивают, кто уже согласился участвовать в событии. Не нужно скрывать подтвержденные договоренности.
Всех найденных ЛПР разных компаний добавляем, по возможности, в друзья в Facebook, во «ВКонтакте» – многие из них присутствуют в социальных сетях, состоят в профессиональных группах и активно коммуницируют с коллегами.

Вы всегда должны четко знать, какие проблемы, боль и запросы есть у вашего потенциального партнера, каким образом и в каком формате ваше мероприятие может их снять, какие интеграции и форматы взаимодействия с аудиторией вы можете предложить. Здесь важно изучить последние новости партнера («Яндекс» в помощь), его стратегические планы, то, какие мероприятия он поддерживал в последнее время, как были реализованы интеграции. Приходить на встречу или коммуницировать в переписке нужно с заранее продуманными сценариями.

Зачастую компании, может, были бы и не против того, чтобы принять участие в вашем проекте, поддержать его, но просто не знают, как это сделать. Все уже понимают, что вариант застройки зоны с пресс-воллом и двумя стульями, на одном из которых сидит скучающий менеджер, собирающий визитки, а нанятая студентка продает неинтересные ей товары, не работает. Однако придумывать активности, в которые вовлечется ЦА мероприятия, разрабатывать привлекающий внимание план застройки и вовлекающие элементы умеют далеко не все. Поэтому ваш специалист по продажам должен не только уметь выходить на ЛПР, но и нестандартно и быстро мыслить, придумывать новые варианты интеграций (среди партнеров могут встретиться весьма капризные персонажи), гибко действовать в складывающейся ситуации и обладать достаточными полномочиями на то, чтобы дать скидку, подарить дополнительную опцию или перекладывать часть расходов по застройке или полиграфии на организатора. Найти такого кудесника — отдельное искусство, когда найдете, берегите его и всячески поощряйте за результативный труд.

Важно!

Нужно обязательно ознакомить «продажника» с организационной частью, чтобы он знал площадку и ее возможности, сценарий мероприятия, какие будут залы, стулья, лестница, двери, холлы. Благодаря этим деталям он сможет креативить на ходу.

Если ситуация начинает развиваться благоприятно, и вы видите интерес со стороны потенциального партнера, необходимо соблюсти баланс между навязчивостью и регулярным напоминанием о себе и своем предложении.

Старайтесь каждую коммуникацию закончить открытым вопросом, на который вам нужно получить ответ, или предложением, которое предполагает какое-то действие второй стороны к определенному сроку. Последовательность и доброжелательность  ваши коньки, с которых нельзя слезать. При этом, конечно, будем терпеливыми реалистами: человек, с которым вы общаетесь, может уехать в командировку или вообще уволиться, заняться более важными делами, уйти в отпуск на три недели (не предупредив вас и оставив свои текущие дела коллеге, который не имеет компетентенции, чтобы взаимодействовать с вами и принимать решения, а время идет!), а вернувшись, будет еще пару недель входить в ритм, чтобы потом с трудом вспомнить, какими договоренностями закончилась ваша последняя встреча.

Мы не пугаем: это все реальные случаи наших партнерских взаимодействий. Поэтому помните всегда: начинать радоваться (и то осторожно) можно только после того, как подписан договор. В приложении к нему должен быть подробно расписан весь пакет опций, который получает партнер с вашей стороны, а также указано, чьими силами реализуются отдельные позиции, если для этого необходимо привлечение третьих лиц.

Важно!
Как только мы слышим по телефону ответ: «Да, мы согласны с вами сотрудничать», то тут же высылаем договор и счет. Стоит промедлить несколько часов или день, и партнер может передумать.

Есть вариант, и он является достаточно распространенным, когда партнер часть пакета «закрывает» деньгами, а часть — продукцией или услугами. Или наоборот: часть заказа у подрядчика вы оплачиваете, а остальное он предоставляет вам по бартеру, взамен получая оговоренные рекламные опции.

Важно!

Реально оценивайте сроки, которые есть у вас на согласование партнерских предложений. За две недели до ивента можно согласовать и реализовать только спонтанные продажи в небольших компаниях (у нас был такой опыт, даже за неделю до ивента можно успеть интегрировать серьезного партнера). Чем крупнее и бюрократизированнее структура в компании, которую вы планируете привлечь в партнеры, тем дольше происходит процесс согласования и принятия решения по вашему предложению. В некоторых компаниях меньше чем за полгода до ивента с вами просто не будут общаться, потому что не успеют провести договор через всех, кто должен его согласовать. Но если вы понимаете, что игра стоит свеч, то вперед, раннее планирование в отдельных случаях является залогом не только успеха, но и получения увесистого партнерского пакета.

После подписания договора

Итак, договор подписан. В нем прописаны опции, которые вы предоставляете, и стоимость партнерского пакета со сроками перевода денег (если траншей несколько, то все они должны быть указаны отдельно). Дальше начинается не менее важный этап: работа по реализации всех пунктов.

Вы ставите логотипы, посты, статьи, предложения партнера туда, куда договорились, соблюдаете сроки, обсуждаете застройку зоны и коммуницируете с привлеченной для этого компанией (или реализуете это сами, если такое условие прописано в договоре), прописываете план партнерских активностей, их тайминг и ответственных. Всю коммуникацию обязательно ведете в почте или в мессенджерах/социальных сетях и никогда — на словах в телефонном разговоре. Если что-то пойдет не так, вам будет не к чему апеллировать. Если же у вас в наличии есть письма, в которых партнером все написано/прописано/подписано, то решить вопрос будет проще.

Материалы, планы застройки и активации нужно обсуждать и подписывать заранее. Иногда, если планируется большая зона и много активностей, то имеет смысл несколько раз выехать с партнером или представителями компании-застройщика на площадку, чтобы на месте все осмотреть, спланировать и по максимуму предусмотреть возможные неожиданности.

Каждому партнеру нужно уделять ровно столько внимания, сколько он требует. Если партнеров много, стоит взять дополнительного сотрудника, который позаботится о каждом, чтобы и на этапе подготовки, и на самом мероприятии вопросы снимались оперативно, в момент возникновения. Приглашайте на ивент руководителей компании-партнера. Хорошая отработка партнерской интеграции и демонстрация этого руководству может послужить основанием для долгосрочного сотрудничества в будущем.

В дни проведения мероприятия у представителей партнера должен быть контакт одного из организаторов, который отвечает за решение любых проблем (вероятно, это как раз тот ваш сотрудник, который ранее согласовал данное партнерство). Даже если вы знаете, что все идет нормально, никогда не будет лишним зайти в зону партнера, спросить, все ли хорошо, не требуется ли какая-то помощь. По окончании мероприятия важно оставить сотрудника на демонтаж, чтобы сопроводить партнера «от и до», не бросить его в финале.

Что важно сделать после мероприятия?

Собрать статистику, фотографии, видеоматериалы и в краткий срок (максимум в течение недели после окончания, а первые материалы — лучше через 1–2 дня) прислать отчет человеку, с которым вы коммуницировали на всем протяжении работы над проектом. Крайне желательно получить обратную связь, чтобы понимать, в какой момент и что было бы хорошо доработать и продумать в будущем, а где, наоборот, вы превзошли ожидания.

Важно!

Отчет обговаривается заранее, нужно получить четкие инструкции, что вторая сторона хочет увидеть: какие фото и сколько, в течение какого срока, какие видео, какие детали должны быть учтены в фотоотчете (реакция публики/отзывы + фото). Представители партнера показывают это руководству и говорят, какие они молодцы.

Автор: Наталия Франкель

Хотите знать еще больше? Смотрите видео о том, как привлечь партнеров от Наталии Франкель:

Читайте другие материалы блога

Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие

Как составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров

Как найти бартерных партнеров и работать по бартеру

Как искать спонсоров, если вы пока еще не стали знамениты, как фонд «Подари жизнь», и не завоевали прочной репутации?

1. Начинайте поиск спонсоров параллельно с проработкой мероприятия. Очень хорошо, если вы заручились поддержкой спонсоров еще на этапе его планирования. Неплохо, если на этом этапе у вас есть хотя бы предварительная договоренность с ними. Минимум — вы должны иметь представление о конкретных спонсорах, которые могли бы поддержать ваш проект, работали с вами раньше.

2. Постарайтесь сразу заручиться согласием, а лучше официальной поддержкой местной администрации, поддержкой общественных организаций. «Административный ресурс» часто бывает решающим фактором для спонсоров.

3. Ваши потенциальные спонсоры — это компании и организации, которым может быть интересна целевая аудитория вашего мероприятия. Поэтому начните с определения целевой аудитории. Каков социальный статус большинства участников мероприятия? Их возраст? Их интересы, привычки, пристрастия? Какие группы товаров и услуг они используют в обычной жизни? А во время мероприятия? Чем четче и объемнее вы представляете своих участников, тем проще вам будет определиться со спонсорами.

4. Не останавливайте поиск, если вы уже нашли спонсоров. Чем больше у вас их будет, тем лучше. Всегда есть вероятность, что спонсор откажет вам в помощи в самый последний момент.

5. Если вы обращаетесь за поддержкой к бизнесу, помните, что компании увязывают свои благотворительные программы с корпоративной стратегией; выделяют приоритетные для них сферы благотворительной деятельности, регионы, целевые аудитории. Если ваш проект не совпадает с корпоративными приоритетами, вероятность получить спонсорскую помощь не высока. Зато она кратно вырастает, если ваш проект находится на пересечении нескольких зон интересов потенциального спонсора!

6. Если вы планируете обращаться к бизнесу: лучше адресовать просьбы о спонсорской помощи непосредственно в подразделения компаний, которые отвечают за благотворительные и социальные программы, в отделы по связям с общественностью, пресс-службы.

7. Обратитесь к местным СМИ с просьбой или предложением об информационной поддержке мероприятия. Свяжитесь с рекламными агентствами, которые могли бы спланировать для вас рекламную кампанию, разместить рекламу, изготовить буклеты, приглашения.

8. Подготовьте для спонсоров краткую и четкую презентацию своего мероприятия, а также медиаплан. Опишите цели своего проекта и конкретного мероприятия. Расскажите, куда вы направите собранные вами средства. Если возможно, покажите, как вы распорядились помощью спонсоров в прошлый раз, кому вы помогли, что конкретно сделали, сколько людей собирали ваши мероприятия. Укажите, почему вы обращаетесь именно к этой организации, что вы бы хотели получить от нее.

9. Предлагайте спонсорам несколько разных вариантов поддержки. Они могут различаться по объему (золотой / серебряный спонсор), типу (генеральный / официальный /информационный спонсор), дополнительным опциям (приглашение на церемонию награждения в мэрии города, памятный знак). Сформируйте «партнерские» пакеты.

10. Обращаясь к спонсорам, пишите: «с вашей помощью мы хотим сделать …», «приглашаем вас поучаствовать…». Не стоит, как правило, кричать «помогите…».

Крупные компании ежедневно получают десятки просьб о финансовой помощи или спонсорстве, вам нужно выделиться на этом фоне. А для этого важна не только хорошая идея мероприятия, но и тщательная проработка проекта, и запоминающаяся презентация. Менеджер по работе с партнёрами компании D-Group.Social Елена Чернина, советует отправлять презентацию сразу по двум-трем адресам в компании. Затем надо созвониться с представителями компании, чтобы узнать, что они просмотрели вашу презентацию, и установить с ними обратную связь.

В зависимости от масштабов вашего мероприятия, поиск спонсоров может достигать 6 месяцев.

11. Помните, что компании-спонсоры заранее планируют свои бюджеты, в том числе и благотворительные, поэтому начинайте переговоры заранее и старайтесь, чтобы ваше мероприятие включили в корпоративный план. Если не на ближайший год, то хотя бы на следующий.

12. Если компания решила оказать вам спонсорскую поддержку, она обязательно проверит всю возможную информацию о вас. В том числе информацию о том, есть ли у вас разрешительные документы на проведение мероприятия от местной администрации и какое количество участников / зрителей заявлено в этих документах. Сообщайте спонсорам только достоверные данные.

13. Репутация и постоянная активность вашей НКО — очень важные факторы успеха в переговорах со спонсорами.

14. Какое бы мероприятие вы ни планировали, рассматривайте его как возможность завязать и укрепить социальные связи. Помните, что точно также его будут рассматривать и ваши спонсоры.

Статусность никто не отменял. Спонсору важно знать, кто будет среди предполагаемых участников и гостей вашего мероприятия.

15. Обязательно пригласите своих спонсоров принять участие в мероприятии, по возможности, выделите места для сотрудников компаний-спонсоров. Для компаний это тоже важно. Совместное участие в мероприятиях консолидирует коллектив, в дальнейшем сотрудники лучше взаимодействуют внутри фирмы.

16. Прозрачность НКО будет иметь первостепенное значение для поддержания добрых отношений со спонсором. Подкрепляйте договоренности со спонсорами письменными соглашениями и договорами.

17. Поблагодарите спонсоров на своем мероприятии, дайте им понять, что без их помощи оно могло не состояться, либо его было бы очень трудно сделать.

18. Пришлите спонсорам отчет проведенном мероприятии с фотографиями и видео. Подготовьте для них второй отчет с рассказом о том, на что пошли собранные вами деньги, что было сделано, скольким участникам и кому конкретно вы помогли. Рассказывайте обо всем подробно — это ваша общая история. Спонсорам важно знать, что их деньги идут на заявленные цели, а сотрудникам компании-спонсора, с которыми вы общались, тоже нужно будет отчитаться о проделанной работе.

19. Не забывайте, свою очередь, собрать отзывы спонсоров! Если в ваших проектах вы взаимодействуете с органами власти, позаботьтесь о том, чтобы получить письмо-благодарность, где сказано о вашей совместной и успешной деятельности. Эти письма помогут вам в дальнейшей работе.

Если не удается привлечь спонсора

20. Отдельный вопрос: как поступить, если, уже договорившись со спонсорами, вы понимаете, что не сможете обеспечить успех мероприятия? Причины могут быть разными. Вы не уверены в том, что сможете согласовать мероприятие с властями (при необходимости). Вы сомневаетесь, что наберете нужное число участников. Вы получили отказ статусных гостей.

Короче, что делать, если вы понимаете, что мероприятие пройдет, но не даст того эффекта, на который рассчитывали вы и ваши спонсоры? Денег у вас, скорее всего, никто обратно не требовать не будет, хотя дальнейшие отношения с этими спонсорами могут быть испорчены.

Но ваши риски были бы намного выше, если бы вы отправились искать спонсоров после того, как проделали всю организационную работу.

В случае, если вам не удается собрать спонсоров для мероприятия, вы еще можете мобилизовать собственные силы и попытаться довести дело до конца. Постарайтесь объяснить ситуацию своим сотрудникам и партнерам, договорится с ними о меньшей оплате на какое-то время.

Наконец, если очевидно, что своими силами вам никак не справиться, мероприятие придется отменять, а это создаст очень серьезный репутационный риск для вас и вашей команды.

Взвешивайте все и решайте, что важнее. Но главное, помните, что все ваши мероприятия вы затеваете не ради поддержки спонсоров и партнеров. Вы делаете их ради тех, кто нуждается в вашей поддержке.

Источник: http://gosvopros.ru/
© Gosvopros.ru

Сайт Medium com опубликовал статью, в которой предлагает несколько простых шагов для того, чтобы найти спонсоров для любого мероприятия. Надеемся, материал этой статьи окажется полезным и для вас.

Шаг 1: Создание ценного предложения

Ваше ценное предложение — это 1-2 пункта, объясняющие зачем вы ищете спонсора. Большинству компаний, к которым вы обратитесь, необходимо знать следующее:

1. Какова миссия проекта, для которого вам нужен спонсор?
2. Кто ваша целевая аудитория (демографические характеристики, объём)?
3. Участвует ли кто-нибудь ещё или говорил про это?
4. Какие преимущества получит спонсор?

Ответы на эти вопросы помогут вам сосредоточиться на главных моментах и составить 6-7 фраз. Один из примеров ценного предложения (автор James Zook):

«Невероятная Конференция будет сфокусирована на обучении эффективным приёмам маркетинга для достижения высочайших коммерческих результатов. Мы приглашаем всех, кто интересуется маркетингом, присоединиться к нам 6 мая 2015 в Джексонвилле. Конференция сможет принять 300 участников, предпродажа билетов начнётся на нашем сайте 1 января 2015. Наши организаторы ранее работали с такими компаниями как Starbucks, Nissan, Jockey, а также со спикерами [Известное Имя], [Известное Имя]. Мы рады продвинуться в сфере маркетинга и дать возможность участникам получить полезную информацию и узнать о новых продуктах». 

Это описание будет использовано в последующих шагах, а также на вашем сайте, соцсетях и т.д.

Шаг 2: Подготовка списка контактов

Ваши контакты — ценный актив, который у вас уже есть. Будь в адресной книге 100 человек или 10 000, эти люди — ваша отправная точка. Вот четыре вещи, которые вам нужно знать:

• вы уже установили доверительные отношения (в отличие от контактов в соцсетях);
• возможно, они не потенциальные спонсоры вашего мероприятия, блога и др., но они могут дать вам рекомендацию, обратную связь или представить нужному человеку;
• обратная связь может быть важнее продаж на первых порах;
• для старта вовсе не нужно иметь тысячи контактов.

Создайте таблицу в Google Spreadsheet или Excel со всеми вашими контактами. Рекомендуемые колонки: «Имя», «Email», «Компания», «Откуда вы знакомы», «Дата отправки письма», «Ответ», «Кого представил», «Комментарии». Есть CRM-инструменты, за которые можно заплатить, но простой Excel с этой задачей справится не хуже.

Шаг 3: Первый email

Есть несколько важных вещей, которые нужно понимать, когда вы пишете вашим знакомым о поиске спонсора:

• не воспринимайте их как возможности для продаж;
• не делайте массовых рассылок (персонализация, персонализация, персонализация!);
• помните о построенном доверии, когда обращаетесь за помощью/обратной связью;
• пишите коротко и ясно.

Вариант письма представлен ниже. Поскольку автор текста писал для англоязычной аудитории, соблюдайте, пожалуйста, этику делового письма и выбирайте подходящее обращение к тому, для кого пишете.

«Привет, [Имя]!

Как дела? Спасибо еще раз за обед на прошлой неделе, было весело! [ВАЖНО: показать, что это не массовая рассылка].

Если ты еще не знаешь, я организую Невероятную Конференцию, которая пройдет 6 мая 2015 в [невероятном месте]. Я очень рада этому и хотела бы попросить тебя помочь в двух небольших вещах (это займет у тебя всего пару минут).

1. Мы ищем спонсоров для участия в мероприятии. Может, ты знаешь кого-то подходящего, кто мог бы помочь с нужной информацией? Буду признательна за короткое email-представление, а остальное уже возьму на себя. 🙂 
2. У тебя есть какие-то рекомендации для нас? Например, что-то запоминающееся, что тебе понравилось или не понравилось на одной из конференций. Наш сайт здесь: […]

Спасибо заранее! Ценю твое время и надеюсь на несколько ценных контактов».

Отслеживайте реакцию на каждый персонализированный запрос и усердно обновляйте свой файл.

Шаг 4: Питч

Питч-email (pitch) — обращение к СМИ с идеей для публикации истории о вашем мероприятии. В отличие от ситуации с письмами знакомым, получатель питч-письма вас не знает, и, соответственно, построенного доверия между вами нет. Персонализируйте каждое письмо (узнайте максимум информации об адресате), пишите лаконично и не забудьте сделать файл с контактами журналистов.

Шаг 5: Искусство фоллоу-ап

Бывает так, что на первое письмо адресат не отвечает из-за занятости, но иногда делает это намеренно, ожидая повторного письма для подтверждения вашей заинтересованности.

Фоллоу-ап имеет критическую важность в вопросе заключения договоренностей. Как правило, большинство ответов от потенциальных спонсоров не приходит после первого питча. Повторное письмо можно отправить через неделю или воспользоваться бесплатным сервисом Followup. Не забывайте добавлять соответствующие обновления в свой файл.

Шаг 6: Обескураживающие отказы

Какие бы продуманные письма вы ни отправляли потенциальным спонсорам и журналистам, всегда есть вероятность получить в ответ «Нет». Не позволяйте отказам расстраивать вас, причины отрицательного ответа могут быть разные:

• у них нет бюджета;
• спонсорство им не подходит;
• неудачный опыт с другой конференцией;
• они не могут платить за рекламу/маркетинг;
• конфликтующее событие.

Иногда ситуацию с отказом можно переиграть и получить подходящий результат. Успех зависит от ваших способностей в продажах и умению мыслить нестандартно.

Шаг 7: Обещать меньше, делать больше

Простое правило: обещать клиенту меньше, но по возможности выполнить сверх обещанного. Убедитесь, что вы не продаёте в своем питч-письме Mercedes Benz 2014 года, производя Ford Taurus 1982. Ваша цель — сделать спонсора счастливым, чтобы он был рад дать вам еще больше денег на ваши незабываемые мероприятия.

Источник