Глава 1
Начать работу с Trello легко. В этой главе вы узнаете об основных компонентах Trello: досках, колонках, карточках и многом другом.
Добро пожаловать в Trello!
Trello — это визуальный инструмент для управления работой, который позволяет командам обдумывать, планировать и вести совместную работу, а также отмечать успехи. С ним команда будет сплоченной, продуктивной и организованной.
Trello подстроится под любые условия независимо от того, начинаете вы и ваша команда новый проект или пытаетесь лучше организовать текущую работу. Этот инструмент позволит упростить и унифицировать рабочий процесс команды интуитивно понятным способом. Однако простота Trello скрывает большие возможности. Инструмент легко освоить, но при этом с его помощью можно вести самые сложные проекты.
Это краткий обзор сведений, с помощью которых вы сможете начать работу над первым проектом в Trello.
Это руководство описывает примеры использования и функции Trello Free, Trello Standard и Trello Premium. Если вы пользуетесь планом Enterprise, обратитесь к руководству Trello Enterprise.
Обзор раздела
Из этого раздела вы узнаете следующее.
- Что такое доска?
- Что такое колонка?
- Что такое карточка?
- Что такое меню доски?
Кстати, если вы используете Trello Enterprise, у нас есть особые ресурсы специально для вас.
Рассмотрим основы
У доски Trello всего четыре ключевых компонента, но ее возможности безграничны.
Что такое доска?
Доска (A) представляет собой пространство, где можно следить за информацией — обычно по крупным проектам, командам или рабочим процессам. Будь то запуск нового веб-сайта, отслеживание продаж или планирование очередной корпоративной вечеринки — доска Trello подойдет для организации задач, всех мелочей и, конечно, совместной работы с коллегами.
Что такое колонка?
В колонках (B) содержатся карточки, задания или иная информация, которые таким образом упорядочены по различным этапам прогресса. С помощью колонок можно создать рабочий процесс, при котором карточки будут продвигаться по каждому этапу процесса от начала до конца или же просто служить хранилищем идей и информации. На доску можно добавить любое количество колонок, а затем упорядочить и переименовать их по своему вкусу.
Что такое карточка?
Карточка (C) — это самая маленькая, но при этом самая емкая часть доски. На карточках формулируются задания и идеи. Карточка описывает определенную задачу (например, сделать запись в блоге) или содержит информацию для запоминания (например, корпоративная политика по оформлению отпусков). Просто нажмите Add a card… (Добавить карточку…) внизу любой колонки, чтобы создать карточку, и назовите ее, например «Нанять нового менеджера по маркетингу» или «Сделать запись в блоге».
Карточки можно настроить так, чтобы хранить самую разную полезную информацию, которую можно просмотреть одним нажатием. Перетаскивайте карточки между колонками, чтобы видеть прогресс. Количество карточек на доске не ограничено. Об этом можно узнать подробнее в следующей главе.
Совет от профи
На доску можно легко добавить сразу несколько карточек из списка или таблицы, скопировав колонку и вставив ее в новую карточку Trello. Все элементы, начинающиеся с новой строки, будут автоматически преобразованы в отдельные карточки, а вы сможете распрощаться с устаревшими инструментами.
Попробуйте план Premium: 14 дней бесплатно
Взгляните на работу по-новому с помощью представлений Trello.
Подружитесь с окном поиска Trello, и есть вероятность, что вы сможете найти нужные карты в течение нескольких секунд.
Можно подумать, что Trello с его обширным набором функций будет сложным инструментом, но это не так. Это потому, что Trello имеет интуитивно понятный визуальный подход к управлению проектами и безумно настраивается. способов У этого также есть некоторые хорошо спланированные рабочие процессы, такие как его мощный механизм поиска.
Сегодня давайте посмотрим, как вы можете научиться использовать функции поиска Trello для получения нужных данных с ваших досок Trello каждый раз .
Овладеть использованием поисковых операторов
Операторы поиска являются основой поиска Trello. Хотите знать, что они есть? Ну, это специальные ярлыки, которые дают вам более точный контроль над вашими поисками. Например, используя правильный оператор поиска, вы можете найти карточки, на которых вы отмечены, или только те, которые имеют вложения.
Вы уже сталкивались с операторами раньше. Это те модификаторы, которые появляются в раскрывающемся списке поиска под заголовком «Вы имели в виду…» при вводе запроса.
Чтобы добавить операторы в ваш рабочий процесс поиска, запомните несколько из них для начала. Trello поможет вам с автозаполнением . Когда вы освоите использование операторов, добавьте больше к своему рабочему процессу с этим оператором .
Важные операторы, чтобы знать
Вот несколько полезных операторов для начала:
- @ — Отбрасывает карточки, присвоенные имени пользователя, к которому вы добавили @ . Хотите просмотреть только карты, назначенные вам? Введите @me .
- # или метка: — Отображает карточки с цветом метки, который вы вводите после # или метки:, чтобы увидеть карточки с зеленой меткой, введите #green или метка: зеленая .
- доска: «имя» — показывает карты с доски, чье имя вы вводите после доски:
- has: attachments — возвращает только те карты, которые имеют вложения
- is: starred — возвращает только помеченные карты.
- is: open — возвращает только открытые карты. По умолчанию Trello возвращает открытые и заархивированные карточки, соответствующие вашему запросу.
- срок: день — показывает карты, которые должны быть получены в течение следующих 24 часов. Расширьте диапазон поиска, заменив день цифрой. Например, если вы хотите получить список карт, которые должны быть выплачены в течение следующих семи дней, вам нужно будет набрать « должный»: 7 .
Нужно увеличить результат поиска? Просто наведите на него курсор мыши, и Trello увеличит результат и временно потухнет.
Примечание. Если имя доски содержит более одного слова, вам нужно заключить это имя в двойные кавычки, чтобы операторы поиска работали.
Копайте глубже, используя ключевые слова
Самое замечательное в поиске Trello заключается в том, что вы можете сузить область поиска, используя самые разные критерии. Теперь вы можете даже искать ключевые слова в названиях карточек, описаниях, контрольных списках и комментариях. Вот (понятные) операторы, которые вам понадобятся: name:, description:, checklist:, comment:.
Взгляните на этот пример запроса: comment: halloween pitches . Это ищет термин «хэллоуинские тона» в комментариях к карточкам на всех досках.
Поиск по определенным платам (иначе фильтр)
Если вы хотите найти что-то на определенной доске, попробуйте выполнить фильтрацию вместо поиска. Фильтрация возвращает карточки, соответствующие ключевым словам, участникам, меткам и датам исполнения на определенной доске. Карты появятся в их первоначальном месте на доске.
Чтобы открыть опцию фильтра для любой доски, сначала перейдите на эту доску. Ищите свое имя пользователя в правом верхнем углу. Нажмите на ссылку Показать меню под ней, а затем нажмите на Фильтр карт. Или вы можете обойти все это и просто нажать клавишу F, чтобы попробовать фильтрацию на текущей доске.
Вот ключевое отличие между фильтрацией и поиском. Фильтрация показывает результаты, которые даже частично соответствуют введенным вами ключевым словам. Поиск возвращает только точные совпадения.
Другими словами, поиск по всем разделам через окно поиска похож на логическое И поиск . В зависимости от используемых ключевых слов отфильтрованные поиски могут быть:
- Логическое ИЛИ поиск, или
- сочетание ИЛИ и И поисков.
Давайте посмотрим, как это работает на примере:
- Поисковый запрос — идея рецепта завтрака: архивированный Результат — Архивные карточки, которые содержат термин « идея рецепта завтрака» со всех досок.
- Фильтр запроса: идея рецепта завтрака Результат — карточки, содержащие любое из следующих ключевых слов: завтрак, рецепт и идея
- Отфильтруйте запрос по нескольким типам опций: идея рецепта завтрака красный оранжевый Результат — карточки, содержащие любое из этих ключевых слов: завтрак, рецепт и идея, а также карточки с красной или оранжевой меткой.
Сохранить поиски, которые вы часто используете
Если вы время от времени вводите одни и те же поисковые запросы, вам нужно попробовать функцию сохраненных поисков Trello. Чтобы сохранить поиск по определенным критериям, введите его в поле поиска и нажмите « Сохранить этот поиск» , который вы найдете вверху справа в раскрывающемся списке поиска.
Сохраненные поиски отлично подходят для хранения вкладок на карточках, которые видят активность через регулярные промежутки времени. Например, для ежедневного отслеживания высокоприоритетных задач с определенной доски вы можете сохранить поисковый запрос, такой как доска: «Миссия выполнима»: красный срок выполнения: день . Чтобы получить еженедельный обзор проекта с высоты птичьего полета, вы можете сохранить этот поиск под рукой: label: done доска: «Где мы» .
Вы можете увидеть сохраненные результаты поиска в самом окне поиска. Перетащите их вокруг, чтобы реорганизовать их для удобства. Чтобы выполнить сохраненный поиск, просто нажмите на его имя в списке.
Если вы используете бесплатную версию Trello, у вас будет доступ только к сохраненному поиску по умолчанию, в котором перечислены назначенные вам карты. Если вы хотите создавать сохраненные поисковые запросы самостоятельно, вам потребуется учетная запись Trello Gold, которую легко получить.
Добавьте эту ссылку в закладки для быстрого доступа к сохраненным поискам на отдельной веб-странице!
Поиск в архиве карт
По мере того, как вы время от времени подводите итоги своих проектов, вам, возможно, придется взглянуть на заархивированные вами карты. Вы можете сделать это несколькими способами:
- Для поиска архивных карточек на всех досках введите : заархивировано в поле поиска. Это возвращает только заархивированные карты.
- Чтобы получить все заархивированные карты на определенной доске, выберите «Показать меню»> «Еще…> Архивные элементы». Вы найдете окно поиска там, чтобы помочь вам найти конкретные.
Заимствовать шаблоны
Шаблоны — это удивительная времени и вы можете использовать их в Trello для дублирования досок, карточек, списков и контрольных списков. Вот как это сделать:
Для досок: перейдите к доске, которую вы хотите использовать в качестве шаблона. В меню «Показать»> «Еще» нажмите « Копировать доску». Вы даже можете найти интересные публичные доски с помощью веб-поиска и использовать их в качестве шаблонов.
Для списков: Нажмите на крошечную стрелку справа от списка, а затем нажмите Копировать список …, чтобы дублировать его.
Для карточек: Наведите указатель мыши на карточку, пока внутри не появится значок карандаша. Нажмите на значок и в появившемся списке нажмите « Копировать» . Выберите доску и список, на который вы хотите скопировать текущую карту. Выполнено? Теперь нажмите « Создать карту».
Для контрольных списков: Откройте карточку, на которую вы хотите скопировать определенный контрольный список. Нажмите на контрольный список на боковой панели справа. Теперь вы должны получить диалоговое окно Add Checklist . Используйте раскрывающийся список Копировать элементы из…, чтобы выбрать контрольный список, который вы хотите использовать в качестве шаблона для создания нового.
Поиск с цветом
На конкретной доске Trello, частью которой я являюсь в , мы назначали метки на основе имен пользователей. На оранжевой этикетке теперь есть мое имя, поэтому любой, кто смотрит на доску, знает, что я работаю над идеями с оранжевой этикеткой. Эта простая уловка связывания меток с конкретными ключевыми словами или именами сама по себе является своего рода визуальным поиском без особых усилий.
Если вы хотите переименовать метки на определенных досках, вы можете сделать это из Показать меню> Еще…> Метки. Перейдя в это место, щелкните значок карандаша рядом с любой меткой, чтобы назначить ему подходящее ключевое слово.
Чаще пользуйтесь клавиатурой
Сочетания клавиш — это самый быстрый способ навигации внутри любого приложения Как только вы добавите их в свой рабочий процесс Trello, мы готовы поспорить, что вам не понравится переключаться обратно на щелчки мышью. Попробуйте эти ярлыки, чтобы начать:
- / — Поместить курсор в поле поиска
- B — Открывает выпадающий список Доски
- Enter — открывает выбранную карту
- Esc — закрывает карточку
- T — открывает карточку, над которой вы наводите курсор, и выделяет ее поле имени для редактирования (введите « E », если вы хотите отредактировать имя, не открывая карточку)
Сортировка карт
Благодаря встроенной функции сортировки Trello вы можете выстроить карты в список по дате их создания. Нажмите кнопку Список действий рядом с именем списка, чтобы выбрать один из двух вариантов сортировки:
- Сортировать по дате создания (сначала новые)
- Сортировать по дате создания (самая старая)
Для расширенных возможностей сортировки вам понадобится это расширение Chrome: Ultimello . Позволяет сортировать карточки по названию, дате исполнения, меткам и многому другому. Помните, что по умолчанию сортировка карт с помощью Ultimello не является постоянной. Если вы хотите сделать новый порядок сортировки постоянным, нажмите на ссылку Применить текущую сортировку, которая поставляется с параметрами сортировки.
Обидно, что Ultimello ограничен Chrome. Если вы используете другой браузер, попробуйте Butler for Trello для сортировки карт. Батлер — удивительный инструмент автоматизации для Trello. и возможность сортировать карты — это лишь одна из многих полезных функций.
Время Трелло!
Все еще просматриваете свои доски Trello вручную? Переключитесь на приемы, перечисленные выше, чтобы найти их сразу и ускорить рабочий процесс Trello. Конечно, умная организация о ваших досках Trello так же полезно, как и о хитростях при поиске. Обратите одинаковое внимание на оба!
Считаете ли вы трюки Trello удобным или запоминающимся? Поделитесь своими лучшими советами по поиску в Trello с нами в комментариях!
Полина Воловик, копирайтер, маркетолог и сооснователь креативной студии Zen Studio, специально для Нетологии написала краткий обзор Trello — системы управления проектами по методу японских канбан-досок.
Trello — это одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.
Она создана Fog Creek Software в 2011 году на базе MongoDB, Backbone.js и Node.js. Главные достоинства, которые позволили Trello добиться популярности — это:
- простой интерфейс;
- почти неограниченный бесплатный доступ;
- удобство в работе и возможность интеграции с другими популярными инструментами для онлайн-работы.
Trello — максимально простой инструмент, который легко внедрить в рабочий процесс без долгой адаптации со стороны персонала. Из личного опыта могу сказать, что перепробовав более 10 систем управления проектами (от Basecamp до «Битрикс24»), внедрение Trello оказалось самым «безболезненным» для команды.
Весь интерфейс выстроен на основе канбан-досок. Название может показаться вам пугающим и незнакомым, но классическая доска выглядит примерно так:
Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Как правило, задачи разбиваются на:
- запланированные,
- текущие,
- выполненные.
Это самая элементарная структура, возможности по модернизации которой ограничены лишь вашим воображением.
Но это физические доски, мы же говорим о веб-приложении.
Вот как все выглядит в Trello:
Структура Trello также состоит из досок, которые разделены на списки с карточками. Каждую из досок можно выделять под конкретные рабочие процессы или отделы. Например, у нас это выглядит вот так:
Сейчас команда небольшая, но когда она достигала 50 человек, у каждого отдела была своя доска:
- Проджект-менеджмент («Клиенты и проекты»).
- Копирайтинг.
- Дизайн.
- Разработка.
- Реклама.
- Workflow (все ключевые рабочие процессы на одной доске).
- Внутренние задачи студии.
Бесплатность, причем не так называемая «условная», а freemium-модель — еще одно существенное преимущество Trello перед аналогами. В Trello можно полноценно работать совершенно бесплатно — и это не 30 дней, а навсегда. Естественно, функционал будет урезан: количество интеграций и объем загружаемых файлов будут ограничены. Ах да, еще вы не сможете делать кастомный фон для досок. Но и это не беда: сейчас Trello оформил партнерство с Unsplash, и обои можно выбрать из коллекции известного фотостока.
Скажу откровенно: лично нам Trello Business оказался совершенно не нужен. Файлы можно загружать и так — главное, чтобы их объем не превышал 10 Мб. Крупные файлы мы все равно загружаем в репозиторий компании. В карточках оказываются только ссылки на них. Что же касается интеграции: бесплатная версия ограничена количеством слотов для улучшений (их 3, чего нам хватает с головой). Единственное, что я интегрировала — это Slack. Я получаю туда самые важные оповещения.
У Trello надежный открытый API. Толковый программист может сделать свой собственный клиент, настроив его практически под что угодно.
Trello работает не только в браузере. Вы можете скачать приложение для смартфона или таблета и пользоваться системой в пути. К слову, блоки удобно редактировать и перемещать даже со старенькой Nokia Lumia. Про iPhone и флагманы под Android я молчу.
Универсальность и гибкость Trello делают ее одной из самых комфортных систем организации дел для небольших команд. Если грамотно выстроить структуру компании в Трелло, то команда в 50+ человек сможет вполне комфортно взаимодействовать между собой, а вы как менеджер справитесь с контролем ключевых задач и процессов. Уверена, что 50 человек — не предел, но честно: больше мы не пробовали.
Чем Trello действительно хорош, так это возможностью быстро оценить прогресс по всем основным процессам сразу, в режиме реального времени и на одном экране. Этот инструмент можно использовать как личный органайзер, дневник, список, коллективный to-do менеджер… даже как форум. Сейчас Trello пользуются: редакция Нетологии, Тинькофф-Журнал, Лайфхакер и многие другие СМИ, контентные проекты и агентства.
Вы сами выбираете, по какому принципу организовывать списки и карточки на досках. По сути, программа универсальная и подходит как для личных целей, так и для предпринимательства.
Например, я люблю выстраивать списки по порядку работы. Первый столбик — это полезная информация / инструкции для сотрудников, а дальше этапы: входящие задачи, задачи в процессе, на проверке (утверждении), готовые, архивные. Как показала практика, так делаем не только мы.
Если процесс небольшой, то его можно отслеживать просто в карточке, создавая чеклист с этапами работы.
Более крупные процессы удобно мониторить в рамках одной доски. Например, так может выглядеть реализация контент-плана:
На доске «Клиенты и проекты» каждый столбец — это этап работы, через который проходит проект:
- Сбор информации.
- Копирайтинг.
- Дизайн.
- Верстка.
- Маркетинг.
- Архив.
В такой ситуации основная работа ведется в самой карте.
Одна карточка — один продукт:
Чтобы пригласить человека в команду или назначить ответственным за задачу, — достаточно просто скинуть ему ссылку. Процедура регистрации очень простая и быстрая. В Trello используется упрощенная текстовая разметка Markdown. Автоматизировать процессы можно с помощью Zapier. Trello поддерживает интеграцию с массой популярных веб-сервисов, среди которых: Slack, Evernote, Github, Google Drive, Dropbox, OneDrive, MailChimp, Twitter и многие другие.
- Получите знания, необходимые для эффективного руководства в технологическом мире
- Сможете находить подход даже к сложным сотрудникам и добиваться выполнения задач
- Расширите круг общения
- Составите план развития собственной карьеры управленца
Как уже было сказано, управление проектами в Trello строится по японскому принципу организации производства и снабжения «Канбан». Этот принцип изначально разработан и внедрен в производство компанией «Toyota». Служит он для того, чтобы гарантировать выполнение всех поставленных задач точно в срок. Реализуется с помощью специальных карточек с задачами, которые заполняются и вывешиваются на доску, разбитую на списки. Задачи перемещают от списка к списку по мере выполнения.
Три элемента, на которых держится структура организации проектов в Trello:
- доска (board),
- список (list),
- карточка (card).
Доска — это один рабочий экран, который логически разделен на списки. Списки, в свою очередь, представляют собой вертикальные ряды для хранения карточек.
Карточки — это специальные формы для описания задач. Их можно двигать как внутри одного списка, так и свободно перемещать между списками или досками. Списки тоже можно перемещать. Для любой задачи можно назначить людей, ответственных за ее выполнение. Trello предлагает множество полезных возможностей для оформления, настройки и управления своими функциональными элементами.
Как вы уже поняли, работа строится вокруг специальных карточек, каждая из которых может быть как простым описанием задачи, так и сложным документом со списками, чек-листами, вложениями, сроками, метками, ответственными лицами и так далее.
Что можно сделать с карточкой в Trello:
- Переименовать, заполнить описанием и редактировать текст с помощью простейших тегов Markdown.
- Присвоить метки, участников, срок выполнения, добавить файл или чек-лист.
- Добавить комментарии, смайлы, вложения, другие задачи, оповестить выбранных участников (добавьте символ «@» перед ником).
- Изменить положение блока в списке, перемещать его по спискам и другим доскам;
- Скопировать, следить за изменениями, заархивировать.
- Распечатать, экспортировать в JSON, поделиться ссылкой на карточку или ее почтовым адресом (письма будут появляться в виде комментариев).
- Удалить навсегда.
Кроме этого, в самом низу у каждой задачи есть подробный лог: кто, когда и какие действия совершал. Вот как выглядит обычная карточка в Trello на русском языке (кстати, наличие русифицированной версии — отдельный большой плюс):
Списки тоже можно копировать, перемещать и архивировать. Меню с досками в Trello можно сделать фиксированным, а сами доски добавлять в «Избранные» и сортировать. Есть три типа досок с разным уровнем доступа:
- приватная (доступна только по личному приглашению владельца доски);
- командная (доступна всем участникам команды);
- публичная (может быть доступна всем).
Закрытые доски и ненужные списки с карточками хранятся в специальном архиве. Оттуда их можно вернуть обратно или окончательно удалить. Можно создавать неограниченное количество задач, досок и списков, а также добавлять любое число участников.
Пока я делала обзор Trello, я выделила для себя шесть важных особенностей системы, которые позволяют работать более комфортно и гибко.
Встроенная «умная» система поиска с операторами и памятью запросов.
Кроме досок, в Trello можно создавать персональные или бизнес-команды. Подписка на Бизнес-версию открывает доступ к дополнительным инструментам администрирования и более гибким настройкам конфиденциальности.
Trello хранит подробные логи всех изменений и действий участников команды. Их можно увидеть не только под карточками, но и в профилях, а также в специальном меню. Оно открывается при нажатии на кнопку с иконкой колокольчика в самом правом углу шапки сайта. Есть возможность получать оповещения об изменениях в логе на почту или прямо на рабочий стол.
Есть удобный фильтр карточек по различным параметрам. Он включает в себя настраиваемую систему цветных меток с режимом для дальтоников.
Открыть доступ к доске, карточке или пригласить человека в команду можно просто скинув ему ссылку — это быстро и удобно. Для создания карточек можно делать закладки, перетаскивая гиперссылки с сайтов или прямо с компьютера.
Одно из серьезных конкурентных преимуществ Trello перед другими системами управления проектами — большой, постоянно обновляемый список улучшений (Power-Ups), разбитый на категории. Это расширения и интеграции с другими популярными сервисами, приложениями, облачными хранилищами данных и т.п. Единственный минус: в бесплатной версии Trello можно включать ограниченное число улучшений для каждой доски. Зато между ними можно переключаться по необходимости. Найти приложения для интеграции можно перед «Стикерами» в выпадающем меню справа. Больше информации вы найдете здесь. Если же вы программист, то можете присоединиться к команде разработчиков и создать своё собственное расширение для Trello вот тут.
Как и у любой продвинутой системы, в Trello есть различные уловки, которые делают работу с ней еще удобней и быстрее.
Например:
- Используйте горячие клавиши. Знание быстрых команд может существенно ускорить навигацию по Trello. Вот их полный список.
- Добавляйте себя в участники к каждой важной задаче, чтобы получать уведомления об изменениях и держать процесс под контролем. Карточки, в которых вы значитесь как участник, появляются в отдельном списке в профиле.
- Не поленитесь изучить такие стандартные улучшения, как «Календарь», «Поля пользователя», «Старение», «Голосование» и т.п. Переключение между ними даже в бесплатной версии может сделать работу с Trello еще комфортнее.
- Разработайте собственную схему меток. Дайте им названия и продумайте структуру, которая поможет при необходимости фильтровать ваши задачи по срочности, важности, тематике, участникам или любому другому принципу.
- Пользуйтесь облачными хранилищами данных: Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box. Так вы сможете держать под рукой все нужные для проекта файлы, просто вставляя их в виде ссылок.
- Пункты списка и элементы чек-листа в Trello можно превращать в карточки. Для этого каждый пункт списка должен начинаться с новой строки, после чего список нужно скопировать в окно для новых карточек и нажать «enter». Вам предложат разбить список на отдельные задачи или создать карточку с этим списком.
- Скачайте и установите приложение для вашего мобильного устройства или расширение для браузера — это добавит еще парочку новых функций Trello в ваш арсенал.
- Используйте возможность прямой интеграции Trello со Slack — отслеживайте изменения в самых важных проектах.
- За каждого нового пользователя Трелло, которого вы пригласили, дают бесплатный месяц Trello Gold. Gold позволит менять фон досок, откроет новые стикеры и смайлы, а также даст вам прикреплять файлы весом до 250 Мб.
Что такое Trello? Сейчас это одна из самых простых и удобных систем управления проектами. Она универсальная, легкая, гибкая, с открытым API, а главное, бесплатная. Ее самые сильные стороны: возможность параллельно отслеживать статус разных задач на одном экране и удобная интеграция с другими популярными инструментами.
Из минусов я могу выделить то, что:
- функционала Trello недостаточно для действительно крупных компаний;
- на маленьких экранах Trello становится не такой удобной;
- автоматизацию, повторение и быстрое добавление задач сложновато реализовать.
Несмотря на некоторые недостатки, Trello наращивает популярность и активно внедряется компаниями в самых разных сферах. Это прекрасное онлайн-решение для быстрой и легкой организации работы.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Данные, размещённые на публичных досках Trello, легко найти в Google.
Вчера пользователь Facebook* Кирилл Никулин опубликовал на своей странице сообщение о том, что публичные доски сервиса Trello индексируются поисковиками и поэтому вся находящаяся на них информация может быть просмотрена совершенно посторонними людьми.
Для поиска по публичным доскам Trello необходимо просто ввести в Google запрос вида ключевое_слово site: trello.com. Как видно на скриншоте выше, мы легко обнаружили россыпь данных, представляющих, возможно, коммерческую тайну.
При элементарных навыках обращения с поисковой системой и должном терпении на публичных досках Trello можно обнаружить самую разную информацию. В том числе контакты, планы проведения рекламных кампаний и различных мероприятий, личные дневники и списки покупок. Хозяева этих страниц явно сделали их публичными по ошибке.
Исправить эту оплошность очень просто. Достаточно открыть свою доску Trello и щёлкнуть по ссылке в верхней части окна. Появится всплывающая подсказка, в которой следует изменить параметр видимости информации. Установите значение «Приватная», если ни с кем не хотите делиться содержимым, или «Командная», если работаете над доской с приглашёнными участниками.
Сделайте это прямо сейчас, пока до ваших данных ещё не добрались хакеры и толпы скучающих любопытных незнакомцев.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Trello — это сервис для управления командными и персональными проектами по методологии канбан. Продукт принадлежит компании Atlassian (той же, что разработала инструменты Jira и Confluence). Главное назначение Trello — визуализировать задачи в едином пространстве и тем самым упрощать рабочие процессы.
Несмотря на внешнюю простоту, сервис обладает широкими возможностями, поэтому в нём можно вести даже сложные проекты. В статье подробно расскажу про особенности инструмента и дам полезные советы, как работать в Trello.
Интерфейс Trello
В основе интерфейса Trello — четыре элемента, при помощи которых организовано представление проектов и управление задачами.
Доски
Доска Trello — электронный аналог информационного стенда, на котором представлена вся информация по проекту. Именно здесь управляют задачами. На платных тарифах можно создавать неограниченное количество досок, в бесплатной версии общее количество не должно превышать десяти.
Внешний вид доски
Колонки (списки)
Колонки или списки — это области доски, в которые добавляют карточки с задачами. По умолчанию на каждой созданной доске есть три списка: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово». Добавленные карточки можно перемещать по разделам, постепенно продвигая задачу от начала до конца.
При необходимости можно добавлять дополнительные колонки — ограничений по количеству нет. Названия списков задаёт автор проекта.
Пример оформления колонок
Карточки
Карточка — хранилище всей информации по конкретной задаче. Для её создания достаточно выбрать «Добавить карточку» в списке и указать заголовок. Затем нужно кликнуть по созданной карточке, развернуть её (открыть обратную сторону) и заполнить. Есть такие поля:
Описание задачи. Текстовое описание любого объёма.
Участники. Выбрать ответственных за задачу лиц можно из тех, кто приглашён на доску по ссылке или через email (кнопка «Поделиться» в правой верхней части доски).
Метки. Разными цветами удобно выделять задачи разных категорий или указывать текущий статус.
Чек-лист. Для многоэтапных задач можно использовать настраиваемый чек-лист, чтобы отслеживать готовность.
Дата выполнения. Дедлайн с напоминанием, чтобы не пропустить сроки.
Вложения. Ссылки на нужные документы или файлы из облачных хранилищ.
Обложка. Для лучшей визуализации можно добавлять обложки — в виде сплошного цвета или загруженные изображения.
Обратная сторона карточки
На обратной стороне карточки любой участник может оставить комментарий, добавить вложение, тегнуть другого участника или прикрепить ссылку на другую задачу. Также здесь можно посмотреть все действия участников карточки в хронологическом порядке.
Справа есть меню для выбора действий, добавления улучшений и автоматизации. Сейчас все пользователи Trello могут добавлять улучшения без ограничений. Раньше функция зависела от выбранного тарифа.
Нижняя часть обратной стороны карточки Trello
Меню доски
Чтобы открыть меню доски, надо кликнуть на троеточие в правом верхнем углу. Здесь можно управлять всей доской: добавлять описание, настраивать автоматизацию и улучшения, делиться ссылкой на доску, добавлять метки, создавать коллекции досок, разграничивать права доступа.
Открытие меню доски
Регистрация в Trello
Для регистрации в Trello потребуется указать адрес электронной почты. Используйте Gmail или почту другого иностранного оператора, поскольку регистрация российских аккаунтов приостановлена. Также можно войти с учётной записью Google, Microsoft, Apple, Slack. При регистрации будет создана учётная запись Atlassian. Аккаунт Atlassian можно использовать в любых продуктах компании: Jira Software, Jira Align, Jira Service Management, Confluence, Trello, Bitbucket и прочие.
Зарегистрироваться в сервисе можно разными способами
Гид по основному функционалу Trello
Основное преимущество сервиса — простота использования. Даже если вы впервые в нём работаете, базовый функционал можно освоить очень быстро. Рассмотрим пошаговое руководство по Trello.
1. Создайте рабочее пространство или доску
После первого входа в аккаунт Trello откроется главная страница. В меню с левой стороны найдите пункт «Создайте рабочее пространство». По клику на него откроется окно, в котором можно указать название пространства (проекта), тип (маркетинг, малый бизнес и пр.), описание.
При создании рабочего пространства можно обеспечить доступ ко всем доскам сразу
Созданное пространство отобразится в меню. В раскрывающемся списке можно выбрать необходимые действия: создать доску, добавить участников, выбрать представление, изменить настройки — например, сделать пространство приватным или публичным, привязать к Slack. В расширенных настройках можно задать ограничения на действия и доступ.
Создать первую доску можно внутри пространства или вне его
Теперь можно перейти к созданию доски. Кстати, если на главной странице вы начали сразу с создания доски, то рабочее пространство будет создано автоматически — с настройками по умолчанию, которые позже можно поменять.
Доску можно настраивать по предпочтениям
Кликните «Создать первую доску», укажите название, выберите фон и параметры видимости. Нажмите «Создать» — и ваша доска готова к использованию.
Подготовить доску к использованию можно за пару минут
2. Настройте доску
После того как доска создана, подготовьте её к работе. Определите ключевые этапы и создайте отдельную колонку под каждый, задайте колонкам понятные названия.
Чтобы улучшить визуальное восприятие и сделать каждую доску уникальной, можно настроить фон: указать сплошной цвет в настройках, загрузить своё изображение или выбрать фотографию из библиотеки Unsplash.
Также для создания досок удобно использовать готовые шаблоны. Они разделены по категориям. Можно выбрать подходящий вариант и не тратить время на оформление.
Выбирайте подходящие шаблоны
Чтобы упростить рабочий процесс для участников команды, укажите в описании доски основные сведения. Например, можно добавить такие разделы:
Общее описание. Расскажите о предназначении доски, последовательно перечислите все этапы работ и их особенности, пропишите рекомендации по выполнению задач, создайте чек-листы для проверки.
Участники. Перечислите всех, кто добавлен на доску. Укажите функции и обязанности каждого участника. Напишите, кто за что несёт ответственность и к кому по каким вопросам обращаться.
Действия. Создайте руководство пользователей. Поясните, какие действия могут совершать участники. Например, кто из команды может комментировать, кто вправе редактировать карточки и т.д.
Выбирайте фон или создавайте собственный
3. Пригласите участников
Если доска предназначена для командной работы, вам нужно добавить участников. Сделать это можно через меню доски, отправив коллегам ссылку или QR-код. Нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу, укажите email участника или скопируйте ссылку-приглашение.
Добавить участников в пространство можно через меню проекта (указатель в левом верхнем углу доски). Здесь также доступно приглашение по email или по прямой ссылке.
В бесплатной версии сервиса все приглашённые участники становятся администраторами и могут совершать любые действия с досками: менять настройки, добавлять или удалять информацию. В платной версии права доступа можно разграничить по таким статусам:
Обычный пользователь. Может смотреть и редактировать карточки, настраивать права доступа к доскам. Подходит для сотрудников, задействованных в проекте.
Администратор. Может смотреть и редактировать карточки, менять настройки доски, исключать участников. Подходит для руководителей и менеджеров проекта.
Наблюдатель. Может просматривать карточки без возможности редактирования. По разрешению в настройках может оставлять комментарии или выполнять другие действия, на которые ему выданы права. Подходит для клиентов, менеджеров и других лиц.
Приглашайте участников по email или по ссылке
4. Добавьте карточки задач
Составьте список текущих задач. Для каждой создайте свою карточку и внесите в неё всю необходимую информацию. Разместите карточки по соответствующим колонкам, к каждой из них добавьте участников, ответственных за выполнение конкретных задач.
По мере выполнения двигайте задачи в нужные колонки. Это можно делать простым перетаскиванием или через раздел «Действия» на обратной стороне карточки.
Управление проектами в Trello
Функционал Trello позволяет собрать всю информацию по проекту в едином окне. Удобное представление задач и интуитивно понятный интерфейс помогают упростить рабочие процессы. Но чтобы использовать сервис с максимальной пользой, важно правильно организовать работу. Вот несколько рекомендаций, которые улучшат управление проектами в Trello:
Разработайте инструкции и правила для каждой доски. Разъясните всем участникам, как работать. Расскажите, когда и куда перемещать готовые карточки, какие цветовые метки можно использовать, кто утверждает готовую задачу. Все важные нюансы лучше оформить в отдельное руководство.
Правильно оценивайте объём задач. Ставьте задачи с учётом реальных возможностей команды. Например, если сотрудник может закончить за неделю только три карточки, не нужно закреплять за ним пару десятков задач. Лучше, если участники видят свой прогресс. Чрезмерная загрузка чревата выгоранием и игнорированием задач меньшей важности.
Устанавливайте сроки выполнения и настраивайте напоминания. Для каждой карточки указывайте дедлайн. Чтобы настроить напоминание, в карточке проставьте галочку возле даты и выберите период уведомления. Такой подход поможет не пропустить сроки.
Обсуждайте задачу внутри карточки. В комментариях можно задавать вопросы, получать ответы, приглашать отдельных участников к обсуждению, делиться полезными сведениями и т.д. Переписка внутри карточки удобна — в случае чего, не придётся искать важную информацию в почте или мессенджерах.
Регулярно отслеживайте актуальность и статусы задач. Возьмите за правило раз в неделю/месяц проверять состояние карточек. Смотрите, нет ли зависших задач в колонке «В работе». Убеждайтесь в актуальности карточек — неактуальные лучше удалить или заархивировать. Проверяйте, соответствует ли выполнение задач назначенным срокам.
Настройка Trello под свои задачи
Trello — хороший инструмент для ведения проектов. Но есть способы сделать его ещё удобнее.
Добавление улучшений
Повысить эффективность использования Trello можно с помощью улучшений. В соответствующем разделе в меню доски есть много полезных инструментов.
Выбирайте улучшения и оптимизируйте процессы
Например, можно:
- добавить в карточки дополнительные поля;
- настроить отображение в виде таблицы или календаря;
- установить ограничения для колонок;
- добавить на доску общий чат команды;
- превратить доску в Вики;
- установить обратный отсчёт;
- добавить возможность голосования;
- подключить видеовстречи и т.д.
Вы можете использовать Trello практически для любых поэтапных задач. К примеру, при создании email-рассылок можно планировать в сервисе контент-план и отслеживать выполнение, как это делают сами сотрудники Trello.
Приоритизация задач
Чтобы не запутаться в карточках и не пропустить дедлайны, настройте приоритизацию задач. Есть разные способы:
Расстановка карточек по приоритету. Располагайте задачи сверху вниз с учётом снижения их срочности. При необходимости можно перетаскивать более важные карточки в начало списка.
Проставление меток. Можно выбрать метку определённого цвета для маркировки самых важных задач.
Улучшения. Среди улучшений есть такие решения, как «Значок приоритета карты», «Звёздчатые карты», «Приоритет карты по экрану», «Звёзды». Все эти приложения позволяют помечать карточки специальными значками, указывающими на срочность.
Благодаря приоритизации члены команды увидят, над какими задачами следует работать в первую очередь.
Визуализация приоритетов помогает соблюдать дедлайны
Дополнительные возможности в Trello
Помимо настроек и улучшений сервис предлагает дополнительные полезные фичи.
Горячие клавиши в Trello
Используйте горячие клавиши, чтобы экономить время:
- «C» — архивирует карточку;
- «D» — назначает карточке дедлайн;
- «esc» — закроет диалоговое или всплывающее окно и отменит внесённые изменения и комментарии;
- «enter» — откроет текущую карточку;
- клавиши от 0 до 9 — добавят цветные метки;
- «M» — откроет меню добавления/удаления участников;
- «S» — позволит подписаться на карточку или отменит подписку;
- «?» — откроет страницу с горячими клавишами.
Полный список горячих клавиш можно найти в меню профиля. Кликните на аватар владельца доски в правом верхнем углу и в открывшемся списке выберите соответствующий пункт.
С помощью горячих клавиш выполнение процессов ускорится
Интеграция Trello с другими приложениями
Настраивайте интеграцию с инструментами, которые использует команда. В списке готовых интеграций есть как продукты Atlassian, так и другие сервисы: Slack, Dropbox, Confluence, Google Диск, Jira, электронная почта и пр. Всего больше 100 доступных интеграций. При этом по API разработчики могут подключать сторонние приложения, которых нет в перечне. Искать доступные интеграции нужно в разделе улучшений.
Среди готовых интеграций можно найти решения для большинства проектов
Для подключения какого-то сервиса или приложения по API кликните на значок с вопросительным знаком — он расположен в правом верхнем углу возле аватара. В открывшемся окошке нажмите «Подробнее» и выберите раздел «Разработчики». После этого в новом окне откроется страница помощи. Выберите пункт «REST API TRELLO» и узнайте, как подключить сторонние инструменты.
Инструкция для разработчиков
Автоматизация любых действий в Trello
В Trello можно быстро автоматизировать рутинные действия с помощью встроенного инструмента Butler. Например, вы можете:
- Установить правила автоматического выполнения действий в зависимости от расписания или срока выполнения карточки.
- Добавить в верхней части доски или с обратной стороны карточек полезные кнопки для действий в один клик.
- Настроить получение отчётов по email. Можно получать еженедельную сводку, отчёт по истекающим карточкам, список просроченных карточек, перечень карточек с вашим участием.
Настройка автоматизации занимает несколько секунд. Подробнее об автоматизации можно узнать в руководстве сервиса.
Многие действия можно автоматизировать
Тарифные планы Trello
В Trello три основных тарифа. При этом бесплатной версией можно пользоваться всегда — ограничений по срокам нет. Платные тарифы помогают расширить функционал и получить дополнительные возможности.
Потестировать Trello Premium можно бесплатно в течение 14 дней. При этом не нужно указывать данные карты и подключать подписку. По окончании демо-доступа вы можете оплатить тариф или вернуться на Trello Free.
| Trello Free | Trello Standard | Trello Premium |
| Бесплатно | $5 за пользователя в месяц при годовой оплате ($6 — ежемесячно) | $10 за пользователя в месяц при годовой оплате ($12,50 — ежемесячно) |
| До 10 досок. | Неограниченное число досок. | Неограниченные возможности автоматизации. |
| Безлимитные улучшения. | Списки задач с дополнительными функциями. | Объединение досок в коллекции. |
| Автоматизация с ограничениями. | Больше автоматизации. | Функции для администрирования и обеспечения безопасности. |
| Вложения: 250 МБ. | Экспорт данных в формате CSV. | |
| Сохранённые запросы. | Представление рабочих областей и пространств в разных форматах (таблицы, календарь, карта и т.д.) | |
| Настройка полей пользователя. | Приоритет в поддержке |
Также в сервисе есть дополнительный тариф Trello Enterprise. Он предусмотрен для команд от 50 участников. Стоимость за пользователя в месяц начинается с $17,50 и уменьшается в зависимости от увеличения участников. Минимальная сумма годовой оплаты на тарифе Enterprise не должна быть меньше $10 000.
Ещё один важный плюс Trello — наличие мобильной версии. Каждый участник команды получает доступ к рабочему пространству в любом месте и в любое время, вне зависимости от тарифа.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
