Как найти электронную печать

Электронная печать, как сделать за несколько минут и скачать на ПК

В чем разница между цифровой печатью и электронной подписью

В классическом документообороте при заверении документов есть две составляющие: подпись уполномоченного лица и штамп организации. Согласно ГОСТу, оттиск печати — это гарант подлинности росписи.

Но в электронном документообороте нет такого понятия как «цифровая печать». Ее функции заменяет сертификат электронной подписи (ЭП), который как раз и подтверждает юридическую значимость.

Для простоты понимания можем представить, что ЭП — это результат «скрещивания» классической подписи и штампа юр.лица.

Почему не внедрили электронную печать?

Предполагается, что отказ от использования цифрового штампа связан с влиянием западного подхода к делопроизводству, где большинство деловых бумаг имеют только подпись без штемпеля.

Также для иностранного делопроизводства характерно делегирование (или изначальное разделение) полномочий, и официальный документ заверяется тем сотрудником, который отвечает за данный вопрос, а не обязательно первым лицом.

А если бы электронная печать все-таки существовала?

Давайте представим, как изменились бы бизнес-процессы: человек получает на свое имя ЭП, он может заверять документы и как физическое лицо, и как юридическое.

Но для подтверждения законности необходим цифровой штемпель, который проставляет уже секретарь или главный бухгалтер. В результате получаем классическое отечественное делопроизводство, но уже в цифровом виде.

Однако здесь есть опасность: если ключ электронной печати будут скомпрометирован, злоумышленник получит доступ ко всем информационным системам своей жертвы, что нарушает базовый принцип безопасности.

Как понять, что сотрудник может подписывать документы компании

Возникает вопрос: каким образом подтверждается, что тот или иной сотрудник может заверять документы этой организации, если цифровой печати не существует?

Дело в том, что до конца 2022 года работники могут визировать документы ЭП, которая получена на организацию.

Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, действующий по обычной бумажной доверенности. Однако считается, что такой способ использования электронной подписи не совсем прозрачный.

Сертификат ЭП — это юридически значимое свидетельство, подтверждающее, что эта подпись принадлежит конкретному человеку. Подробнее о безопасности ЭП читайте здесь.

Поэтому с 1 января 2023 года правительство хочет, чтобы все в обязательном порядке перешли на машиночитаемую доверенность, сейчас ее использование добровольно.

То есть сотрудники получают ЭП как физические лица. А машиночитаемая доверенность подтверждает право этого человека заверять деловые «бумаги» организации.

Подпись с привязкой к конкретному юр.лицу получает только генеральный директор. Такие сертификаты ЭП выдает ФНС.

Машиночитаемая доверенность — это цифровая печать?

Несмотря на некоторые сходства, тут есть ключевое различие. Машиночитаемая доверенность — это все-таки именно доверенность, но в цифровом виде.

Собственник компании вправе отозвать ее в любое время, и сотрудник лишится права визировать документы от лица компании. А обычный аналоговый штемпель, который ставят на бумагу — это подтверждение того, что подпись действительна.

В случае с ЭП, ее подлинность по-прежнему подтверждает сертификат.

А как вы считаете, нужна ли безбумажному делопроизводству цифровая печать? Делитесь мыслями в комментариях.

Статья обновлена 23.06.2022.

Инструкция по распечатке документа, содержащего ЭЦП

Детально разберем, как распечатать документ следующими вариациями:

1. Выписка из ЕГРН.
2. Цифровая подпись Росреестр.
3. Электронная подпись sig.

Разберем все на примере общей инструкции.

К примеру, если электронный документ был подписан ЭЦП при помощи программного обеспечения «КриптоАРМ», то для печати необходимо выполнить следующие несложные действия:

• Открытие программного обеспечения «КриптоАРМ». Переход в подраздел под наименованием «Настройки» и выбор элемента «Управление настройками».

• Переход в раздел под названием «Профили» и осуществление двойного нажатия по нужному профилю.

• Переход в раздел «Общие», который располагается в левой части окошка. Выставление специальной галки около параметра «Добавлять информацию о подписи в распечатываемый (просматриваемый) документ».

• Проверка подписи электронного документа при помощи мастера.

• Получение итогов и переход в подраздел под наименованием «Детали».

• Существует возможность отдельного распечатывания электронного документа. Для реализации этого действия нажимается кнопочка «Печать». Для распечатывания документации с содержащейся в ней подписью необходимо кликнуть на раздел «Просмотреть».

Электронная подпись (сертификат) при печати будет иметь следующий вид:

Электронный документ, который распечатан таким методом, может храниться достаточно долгое время. В любом случае, правильнее хранить электронную документацию в электронном виде, а не на бумаге.

Для архивного хранения документации в электронном виде целесообразнее применять усовершенствованную электронную подпись. Для этого применяется два специальных модуля под названиями OCSP Client и TSP Client, которые проставляют информацию о действительности и времени электронной цифровой подписи, чтобы при ее проверке она была валидной даже через несколько лет.

Выписка из ЕГРН с ЭЦП

Оригинал электронной выписки из Единого государственного реестра недвижимости – это цифровой документ, с закодированными данными о сведениях объекта недвижимости.

Стоит сразу отметить, что выписки в ПДФ не имеют никаких отличий от печати любого документа в текстовом или табличном виде.

Общее пошаговое руководство выглядит следующим образом:

1. Первоначально необходимо произвести предварительную подготовку и скачать файл выписки из ЕГРН в PDF формате через личный кабинет.
2. Открытие скачанного документа графическим или же текстовым редактором. Большинство браузеров имеют встроенную возможность открытия и распечатывания ПДФ-файлов.
3. Нажатие на соответствующую кнопочку «Печать» в выбранном программном обеспечении. Альтернативный вариант – нажатие сочетания клавиш «CTRL+P».
4. Выбор необходимого расположения файла и нажатие на кнопочку подтверждения старта процедуры печати.
5. Готово! Стоит понимать, что на распечатанном документе будет отсутствовать отметка об электронной цифровой подписи.

Для того, чтобы на распечатанном документе присутствовала электронная цифровая подпись необходимо воспользоваться специальным порталом «Росреестр».

Информация о работе с этим сайтом располагается ниже. Альтернативный вариант – использование специализированного программного обеспечения КриптоАРМ (подробная инструкция располагается выше.

Как распечатать цифровую подпись Росреестр

Существует возможность распечатать документ с ЭЦП с Росреестра. На портале есть сервис, который позволяет проверять электронную документацию. Можно проверять документы двух форматов: sig и xml.

Подробное руководство выглядит следующим образом:

• Переход на официальный портал Росреестра.
• Нажатие на синюю кнопочку «Выберите файл», которая располагается в верхней части веб-странички.

• Выбор необходимого электронного документа в проводнике операционной системы.

• Для проверки действительности подписи необходимо кликнуть на «Выберите файл» в нижнем поле формы, а затем загрузить желаемый объект в формате sig.
• Ввод капчи и нажатие на кнопочку «Проверить».

После выполнения всех действий на экране отобразится кнопочка под названием «Показать в человекочитаемом формате». Нажав на кнопку, пользователь откроет файл в новом окошечке. Теперь его можно сохранить, конвертировать в требуемый формат, а также отправить на печать.

Как распечатать электронную подпись sig

Формат sig – это файл, в котором располагается электронная цифровая подпись.

Существует несколько способов открыть документ с таким форматом:

1. Notepad. Это обычный блокнот, присутствующий в операционной системе Windows. Необходимо открыть «Пуск», перейти в раздел «Стандартные», а затем выбрать программу «Блокнот». Можно как редактировать, так и сохранять текст.
2. Microsoft Outlook. Программа присутствует в операционной системе, если был заранее установлен полный комплект офисных программ.
3. КриптоПРО. Специализированное программное обеспечение для работы с электронной цифровой подписью. Утилита разработана российской компанией. Для работы с электронными документами с ЭЦП понадобится регистрация на официальном портале.
4. КриптоАРМ. Еще одна специализированная программа от российских разработчиков. Подходит для тех пользователей, которые часто работают с электронными подписями и форматом sig. Подробная инструкция по распечатыванию документа с ЭЦП при помощи КриптоАРМ располагается выше.

Если электронная документация с форматом sig появилась после подписи, то лучше открывать ее при помощи утилиты Outlook. Стандартный блокнот используется для обычного просматривания документации (выписки, договоры, дду и так далее). Специальные утилиты КриптоПРО и КриптоАРМ используются для серьезной работы, в том числе, и, для распечатывания.

Интересно: если пользователь работает с ЭЦП на операционной системе MacOS, то ему необходимо использовать специальный клиент под наименованием QUALCOMM Eudora. Дополнительно для работы с sig форматом на Мак ОС применяется бесплатное программное обеспечение Mozilla Thunderbird.

Простой способ распечатывания – использования все того же сервиса под названием «Росреестр», о котором мы уже говорили в этом материале.

Отдельного внимания стоит бесплатное приложение на русском языке под названием Fileinfo. Это приложение позволяет найти сведения о документе, а также рекомендует программное обеспечение для взаимодействия с ними.

Открыть и распечатать документ в формате sig здесь не получится, но зато приложение выдаст детальное описание и предложит программное обеспечение для работы с документом.

Подробное руководство выглядит следующим образом:

• Открытие приложения.
• Перемещение необходимого документа в поле «Перетащите файл сюда».

• Через несколько секунд утилита покажет детальные сведения о документе и предложит перечень программного обеспечения для работы с объектом.

Как создать свою подпись и печать в электронном виде на компьютере бесплатно

В век информационных технологий на смену бумажным документам приходят электронные носители информации. Для придания им юридической значимости их также необходимо заверять подписью и печатью. В связи с чем у многих пользователей возникает вопрос, как сделать электронную печать и подпись самому. Чтобы ответить на него, необходимо выяснить, что же такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?

ЭЦП — информация о подписанте, присоединенная к другой информации (подписываемому документу).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную. Усиленная, в свою очередь, делится на квалифицированную и неквалифицированную.

Чтобы сделать электронную подпись онлайн для ЭДО с ИФНС, физлицу необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН). Для получения сертификата в ЛКН следует перейти в раздел «Профиль» и кликнуть на кнопку «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». Данный ключ действителен в течение 1 года, по истечении которого сертификат запрашивается повторно. В ЛКН генерируется электронная подпись онлайн бесплатно.

Данная функция доступна только физлицам, к которым не относятся ИП, частные нотариусы и другое самозанятое население. Кроме того, ЭЦП, полученная физлицом в ЛКН для отправки отчетности в ФНС, не подходит для работы на портале госуслуг. Чтобы вести электронный документооборот через сайт госуслуг, гражданину необходимо воспользоваться универсальной электронной картой, полученной до 2017 года, или электронным паспортом (при наличии), а также приобрести специальное считывающее устройство (картридер).

Для организации ЭДО с фискальными органами и фондами, а также для работы на площадках, предназначенных для участия в тендерах по закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ, абоненты могут получить сертификат ключа проверки ЭЦП только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

ВНИМАНИЕ! Для работы на сайте госзакупок по закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ участникам ЭДО сертификат ключа проверки ЭЦП следует получать в территориальном отделе Федерального казначейства (письмо Минэкономразвития РФ от 26.10.2016 № Д28и-2792).

Для генерации ключа абоненту необходимо обратиться в ближайший УЦ, имея при себе полный пакет документов:

1. Физлицу:

• заявление на получение сертификата;
• копии паспорта, ИНН, СНИЛС физлица — владельца сертификата.

1. Юрлицу:

• документы, поименованные в п. 1;
• выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
• приказ о назначении руководителя или иной документ, позволяющий лицу действовать от имени субъекта;
• иные документы по требованию УЦ.

Сертификат, как правило, записывается на съемный носитель или выдается на бумаге.

ВНИМАНИЕ!Для различных операций оформляются разные сертификаты. Так, для работы на сайте госзакупок по 44-ФЗ или на площадках по 223-ФЗ не подойдет сертификат, полученный для отправки отчетности в ФНС, и наоборот.

Мы собрали все возможные сферы применения ЭП в одной таблице.

Начнем рассматривать с самых распространенных на данный момент.

Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен электронными документами:

1. Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
2. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
4. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, а также разрешает составление первичных учетных документов в электронном виде и регулирует их использование.
5. Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
6. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Представленное выше законодательство составляет основу обмена электронными документами между организациями. Для того чтобы начать обмен необходимо подключиться к оператору электронного документооборота или заключить с контрагентами соглашения об обмене электронными документами напрямую.

Общие вопросы

Электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

Сертификат электронной подписи – документ, который подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаются сертификаты удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Владелец сертификата ЭП – физическое лицо, на чье имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.

Закрытый ключ электронной подписи (ключ ЭП) позволяет генерировать электронную подпись и подписывать электронный документ. Владелец сертификат обязан в тайне хранить свой закрытый ключ.

Открытый ключ электронной подписи (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом ЭП и предназначен для проверки подлинности ЭП.

Ниже представлены схема подписания электронного документа и схема проверки его неизменности.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», имеет место деление на:

• простую электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись;
• усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простая электронная подпись посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.

Усиленную неквалифицированную электронную подпись получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. Данная ЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания электронных документов.

Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи, но для создания и проверки ЭП используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Кроме того, сертификаты квалифицированной ЭП выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами (Перечень аккредитованных УЦ).

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение следующего условия: между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

Кратко об электронной подписи, ключах и сертификатах (Сергей Рудин)

ЭЦП VS ЭП (Сергей Рудин)

Три вида электронной подписи вместо ЭЦП: что изменится для пользователей? (Наталья Храмцовская)

Электронная цифровая подпись для чайников: с чем ее есть, и как не подавиться. Часть 1 (Василий Овчинников) Часть 2. Часть 3. Часть 4

Цифровые подписи и форматы документов в России (Михаил Романов)

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Об использовании национальных криптоалгоритмов в Office 2010 (Михаил Романов)

О цифровых подписях в Office 2010 (Михаил Романов)

ЭЦП: между правом и технологией (Сергей Лосев)

Этапы становления ЭЦП в России

ЭЦП вне закона (Сергей Бушмелев)

Стандарты аутентификации и ЭЦП России и США (А. Винокуров)

Открытые ключи опасности и защита от них (Сергей Панасенко)

Программа Карма для создания ЭЦП без MS Office

Электронная подпись бесплатно создается в документах пакета MS Office. Рассмотрим пример с файлом Word. Чтобы заверить документ, созданный с использованием софта Word, необходимо осуществить следующие действия:

1. Ставим курсор в то место, куда нужно добавить подпись.
2. Переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем кнопку «Строка подписи Microsoft Office».

1. В открывшемся окне заполняем необходимые поля.

1. Подпись готова и имеет следующий вид:

Добавить подпись можно и из меню «Файл». Для этого открываем документ, нажимаем кнопку «Файл», «Сведения», «Защита документа» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись».

Далее заполняем форму так же, как показано на рис. 2. Однако подпись, сгенерированную вышеописанным способом, сложно проверить на подлинность. Поэтому многие пользователи выбирают относительно недорогой софт «Карма».

Программное обеспечение «Карма» — продукт криптографического обеспечения, разработанный российскими программистами, который может использоваться в различных системах любого уровня:

• для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО);
• для работы в системе 1С;
• для сообщений, отправляемых по электронной почте;
• для управленческого документооборота;
• для подписания файлов, открываемых проводником Windows, и т. д.

Особенностью системы является возможность добавления в документ графического изображения подписи и печати (факсимиле). При использовании данной функции бумажная копия практически не отличается от подлинника.

Начинаем использовать ЭП

Во-первых, как уже говорилось, существуют различные типы электронной подписи. Участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью. Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ).

Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.

Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА вы всегда можете самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.

Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое.

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.

Закажите сертификат электронной подписи прямо сейчас.

Обмен электронными документами с ЭП

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Межкорпоративный документооборот – обмен электронными документами между компаниями (B2B). Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой:

• Быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов.
• Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.
• И это еще не все! Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:
• Быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени.
• Сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач.
• Быстрый обмен электронными документами и гарантия их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте.
• Электронная форма документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.
• Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:

• письма (требующие юридической значимости);
• договоры;
• счета;
• товарные накладные;
• товарно-транспортные накладные;
• акты выполненных работ и оказания услуг;
• акты сверки взаиморасчетов;
• счета-фактуры.

Электронные счета-фактуры. Мы рождены, чтоб сказку сделать былью…

Чем поможет финансисту электронный счет-фактура

Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически сильными (или юридически значимыми) электронными документами необходимо решить задачи:

1. Подписание ЭП и отправка электронных документов контрагентам.
2. Приём и проверка подписи на электронных документах от контрагентов.
3. Создание, хранение (в том числе архивное), поиск и обработка подписанных электронных документов.
4. Обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов электронного документооборота. При выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена;
• возможности интеграции сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами;
• предлагаемые варианты тарификации передачи электронных документов.

Для решения двух других задач идеально подходят системы электронного документооборота, т.к. там уже есть необходимый функционал проверенный временем, например, система DIRECTUM. В случае, если документы изначально создаются и обрабатываются в учётной системе, то системы электронного документооборота могут быть интегрированы с ними для приёма-передачи необходимых данных.

При отсутствии СЭД вышеуказанные задачи могут быть отчасти решены либо решениями от оператора сервиса обмена и интегрироваться с бухгалтерскими программами или ERP-системами с выполнением дополнительных условий. Следует обратить внимание на следующие факторы:

• используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;
• возможности интеграции КИС и сервиса обмена;
• стоимость проекта подключения ваших КИС к сервису обмена;
• комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей.

Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена.

После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2011 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.

Итак, вас пригласили к обмену электронными документами

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Основы межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами

Электронная подпись для Apple iOS (iPad, iPhone)

Вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 1. (Ренат Габдуллин, Иван Агапов)

Типовые вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 2 (Алексей Корепанов)

Практика обеспечения юридической значимости электронного документооборота (Артем Изычев)

Какой ЭЦП подписать? (Елена Истомина)

Электронно-цифровая подпись в СЭД: что нужно знать? (Сергей Силин)

Особенности защиты электронного документооборота (Александр Самодуров)

Юридическая сила электронного документа

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

• название вида документа (за исключением писем);
• номер документа;
• название организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Процесс подписания документа в электронном виде

Процесс подписания документа простой ЭЦП не требует особых знаний. Для этого следует ввести пароль и подтвердить его.

Подписание квалифицированной подписью имеет свои особенности. Перед подписанием документа необходимо установить софт «КриптоПро» или иной криптографический преобразователь информации и сам сертификат проверки ключа ЭЦП.

Алгоритм установки пошагово рассмотрен в материале «Как установить сертификат ЭЦП на компьютер?».

Далее следует завизировать необходимый документ. Алгоритмы визирования разнятся в зависимости от вида файла, типа редактора или программного обеспечения. Например, для отправки отчетности в ФНС или в фонды файл загружается в специальную программу, далее выбирается соответствующий сертификат и нажимается кнопка «Подписать файл».

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

• локальное хранение (документы хранятся на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД);
• хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Как создать свою подпись и печать в электронном виде на компьютере бесплатно

Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в электронном виде заявления, ходатайства и отзывы. Подать исковое заявление можно через единую систему «Мой арбитр», на официальном сайте арбитражного суда, где будет рассматриваться дело, или на сайте Высшего Арбитражного Суда РФ. При этом отправлять какие-либо документы на рассмотрение в суд могут только те лица, которые зарегистрированы в системе «Электронный страж», где у каждого пользователя свой личный кабинет.

Важно соблюдать технические требования к отправляемым документам: черно-белое изображение, формат .PDF, не менее 200 точек на дюйм, наличие графической подписи ответственного лица, печати и других реквизитов. Один документ – один файл, в названии которого отражено содержание и количество страниц.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

В электронном виде не принимаются такие документы, как заявление об обеспечении иска, об обеспечении имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.