У многих план-фактный анализ вызывает скучные ассоциации с плановой экономикой, советскими кабинетами заводоуправления и страницами, исписанными мелкими непонятными цифрами. Да, план-фактный анализ может быть таким, но может он быть и другим – наглядным, насыщенным, побуждающим к действию. Прочитайте статью и сделайте план-фактный анализ в вашей компании лучше!
Что такое план-фактный анализ
Сначала общее определение. План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период.
Необходимые аналитические разрезы (аналитики) определяются предприятием самостоятельно, чаще всего используются:
- Статьи бюджета (статьи доходов и расходов, движения денежных средств).
- Статьи управленческого баланса.
- Центры финансовой ответственности.
- Сегменты бизнеса, продуктовый портфель.
- Договоры / заказы в позаказном и мелкосерийном производстве.
А теперь сущность план-фактного анализа.
План-факт анализ – это то, для чего создается бюджетирование на предприятии. Это инструмент верхнего уровня, который должен давать топ-менеджменту наглядную картину деятельности предприятия и служить информационной базой для принятия своевременных и правильных управленческих решений.
Основная ошибка множества бизнесов – создать систему бюджетирования на предприятии и не проводить при этом план-фактный анализ.
Нередки случаи, когда на предприятии создается хорошая рабочая система бюджетирования, раздувается штат планово-экономического отдела и при этом не уделяется внимание контролю фактических цифр. По итогам года (отчетного периода) никто в компании не может ответить:
- почему предприятие не выполнило / перевыполнило план?
- какие отделы отработали хорошо, а какие хуже запланированных показателей и почему?
- какой план нужно составлять на следующий год? Ниже или выше текущего? И почему?
В результате встречаются предприятия (автор их встречает, к сожалению, часто) в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.
Внедрение план-фактного анализа и контроля фактических показателей по бюджету в корне меняет ситуацию, позволяет держать руку на пульсе предприятия и вовремя вмешиваться, если что-то пошло не так.
Подготовка
По общим правилам подобные плановые исследования принято проводить ежеквартально. Но иногда положение вынуждает участить это действие. В первую очередь это инициируется при определенных сферах проверок. К примеру, изучение бюджета движения денежных средств.
Выявление отклонения строится на сверке прогнозируемых показателей, определенных в стратегии развитии проекта, и текущих цифр, которыми может похвастаться бухгалтерия. Разумеется, в идеале, расхождений быть не должно. Но это практически недостижимая ситуация. Поэтому стоит ориентироваться на процент изменений. А вот критический его уровень или просто показатель, заслуживающий отдельного внимания, каждое предприятие обычно определяется самостоятельно. Опять же, вопрос зависит от конкретной сферы, а также от специфики деятельности компании.
По сути, что такое план-факторный анализ? Это сверка фактических и планируемых показателей. Именно поэтому процедура имеет такое «говорящее» название.
Подготовка предполагает на превентивном этапе разделение статей на два основных направления. Первое — те, что в теории еще могут оказать влияние на будущее движение денежных средств, изменение результатов. То есть актуальные расхождения на конкретном этапе. А вот вторая группа — это те различия между стратегическими расчетами и текущей ситуацией, которые уже не могут оказать влияния и принести последствий. Разумеется, изучение их остается необходимым, но уже для внутреннего исследования, выявления ошибок, которые следует исключить.
Неизрасходованные денежные средства зачастую переносятся на следующий период. Это называется перебросом, что также нужно отобразить в этом комплексе мероприятий.
Ну и главная подготовительная мера заключается в выявлении процентных расхождений. Учитывая, что план-факторный анализ – это выявление размера отклонений, именно на них мы и обратим внимание. Разделение подразумевается ровно на столько позиций, чтобы текущее исследование было способно предоставить практические рекомендации к действию.
- 5-10%, первая точка. Эти размеры обычно считаются несущественными. Они заслуживают внимания, но не вызывают необходимости немедленных действий. Сопутствующий коммерческому движению шум, избежать которого практически невозможно.
- 20-30%, умеренный диапазон. Уже понадобится провести проверку, почему возникла такая разница, в чем причина. А также выявить решения, которые позволят избежать серьезных последствий.
- 30-50%, существенный размер. Требует внесения корректировок в стратегию, поиск утечек.
- Свыше 50%, критический размер. Срочно необходимо составить план мер, которые будут направлены на поиск ошибок, нивелирование последствий, предвосхищения подобного в будущем.
Как провести процедуру
Мероприятие носит сугубо расчетный характер. Итоговые результаты проверки оформляются в Excel таблице или с помощью сходного инструментария. Стоит обращать внимание на выявление конкретных статей, бюджетов, а также расчет относительных расхождений.
Понадобится изучить и обозначить условные цифры в абсолютном значении. Это покажет нам, насколько в принципе финансовое поступательное движение предприятие обоснованно.
Также стоит обращать внимание на то, какие тенденции предполагает результат. И в принципе, есть ли какая-либо взаимосвязь между периодическими просадками.
На что обратить внимание
Существует несколько позиций, на которых следует сфокусироваться особенно сильно. И не забывать об этих сторонах изыскания при проведении проверки.
- Когда становится заметным очередная разница, не всегда нужно сразу бросаться за расчеты и проводить дополнительные проверки и поиск проблем. Ведь отчет план-факт должен содержать всю информацию, но исследовать понадобится лишь ту, что грозит неблагоприятными последствиями. Не надо «бегать за шумом», стараясь понять причину каждое изменение экономических показателей.
- Обратите внимание на знак. Плюс или минус. Если негативный знак нуждается в немедленном принятии мер, когда речь идет о крупных размерах, то положительный не всегда вынуждает это делать. По сути, изыскания провести не помешает, но жизненной необходимости и требований по оперативности не предусматривается.
- Изучать нужно не только отдельные выводы, но и также и их группы, прослеживая их взаимосвязь. Тогда одни расходы потенциально инициируют остальные. Падение выручки зачастую становится последним результатом, к которому ведут логичные проблемы.
- Помните про удельный вес бюджета. Если исполнение конкретной задачи требует огромных процентных вложений бюджета, то эта сфера требует повышенного уровня надзора, контроля. И лучше больше ресурсов затратить именно на нее: продажа, маркетинг и схожее. А вот организация системы охраны на точках реализации, к примеру, обычно не вызывает таких серьезных трат. И стоит уделить такой отрасли меньше времени.
План-фактный анализ, пример проверки результативности
Первый способ проведения изысканий основывается на результативности деятельности проекта. А также на конкретно составленном плане движения финансовых потоков. Представленный образец будет схематичным и затронет лишь некоторые показатели, чтобы продемонстрировать сам принцип.
| Сфера проверки | Единица измерения значения | Запланированный результат на 2019 год | Текущий результат по итогам 2017 года | Наличие расхождений в абсолютном значении | Процент отклонения, то есть, относительный уровень |
| Полный объем закупленной для реализации продукции | Тысячи рублей РФ | 284 426 | 289 312 | 4 886 | 1,7% |
| Количество сотрудников осуществляющих работу на предприятии за отчетный период | Человек | 300 | 330 | 30 | 10% |
| Заработная плата, выданная работникам. Устанавливается усреднений размер для упрощения | Тысяч рублей на одного человека | 341 | 354 | 12 | 3,6% |
| Иные затраты материального характера необходимые для ведения хозяйственной деятельности | Тысяч рублей | 101 970 | 97 650 | -4 320 | -4,2% |
| Прибыль за отчетный период без учета конкретного источника | Тысяч рублей | 40 462 | 43 736 | 3094 | 7,1% |
| Рентабельность по общим показателям | В процентах | 13,5 | 13 | -0.5 | -4% |
Упрощенный пример проверки производительности
А теперь обратим внимание на другой упрощенный пример.
| Область исследования | Запланированный результат в денежном выражении | Ожидаемый уровень в процентном отношении | Фактический выход в финансовом эквиваленте | Выход в процентном показателе | Уровень отклонений в денежном виде | Процент расхождений |
| Доход, который был получен вне зависимости от конкретного источника, включая дебиторку | 284426 | 100 | 289 312 | 100 | 4 886 | 101 |
| Отчисления на маркетинг | 57 938 | 20 | 62 775 | 21 | 4883 | 108 |
| Отчисления в пользу ФНС по совокупным статьям | 12 834 | 4,5 | 13 811 | 4,7 | 977 | 107 |
| Конечная прибыль за вычетом остальных параметров за отчетный период | 40 426 | 14 | 43 736 | 15 | 3 094 | 107 |
Таблица расчета эффективности
Третий наш пример, который, по сути, является итогом. На основе предыдущих и иных изысканий, глубоких проверок бухгалтерии следует сделать выводы о текущей эффективности движения и развития фирмы в целом.
| Наименование | Ожидаемый результат | Текущий | Уровень эффективности через размер расхождений |
| Совокупный доход, полученный от прямой реализации продукции на точках продаж | 284 426 | 289 312 | 4 886 |
| Маржа | 163 916 | 161 437 | – 2 497 |
| Расходы на обслуживание точек продаж | 57 455 | 59 685 | 2 230 |
В чем ценность и важность этого исследования
Бюджетный сегмент на предприятии — это важнейшая сфера. Для нормального развития придется потратить ресурсы на четкий и современный контроль. В противном случае осуществить бюджетное управление невозможно по определению.
В первую очередь это касается БДДС. Но и к остальным элементам относится в не меньшей мере. Этот план подразумевает сверку финансовых показателей, определение процента их выполнения, степень достижения поставленных задач. И что самое важное — проверку целесообразности трат, уровня распределения денежных массивов, логику анализа.
Имея на руках отчеты, всегда можно сформировать будущие бюджеты уже с учетом результатов изысканий. То есть, остается плацдарм для совершенствования, способы избежать ошибки, допущенные в прошлом квартале. Это даже не столько метод изучения проблем, сколько расчет конкретной эффективности в текущий момент.
Основы подготовки
В общем случае после назначения изысканий необходимо составить регламент будущей работы. Определить критические, умеренные и существенные уровни. А также выбрать те сферы, которые непосредственно будут затронуты. Естественно, относительные и абсолютные величины коснутся общей маржи, главных денежных потоков, ключевых статей расходов. Но вполне допустимо выставить куда больше сфер.
Также стоит ориентироваться в первую очередь на значимые позиции. На те сегменты, которые конкретно на данный момент активно влияют на ситуацию. Чтобы можно было оперативно внести правки, если будет выявлена проблема. А отрасли, которые уже не оказывают существенного влияния, к примеру, в этом сезоне поток уже перекрыт, выработал свое, — остаются на второе.
Таким образом, план-фактный анализ – это способ поиска слабых мест предприятия для оперативного вмешательства.
На какие аспекты стоит обратить внимание
Помимо того, что цифры нужно пропускать через призму значимости источников, стоит понимать их вес. Другими словами, когда изыскания направляются на те сферы, которые просто в процентном отношении от бюджета занимают ничтожную позицию, по сравнению с другими, — это нелогичное распределение ресурсов.
Также не стоит забывать, что среди массы полученных показателей, внимание надо сосредоточить на тех, что поддаются изменениям. Снова играет роль источник. Если им стали ошибки в планировании, некорректный расчет, нарушения тактического плана, хищение, нерациональный подход и так далее – все проблемы легко решаются.
А если причиной стали макроэкономические аспекты, проявляющиеся через скачок курса или падения интереса к сфере производства на глобальном уровне, то коренным образом изменить ситуацию не получится. Это могут быть и обычные колебания, которые, как волна, доходят до локальных проектов от мировой экономики. И нужно заранее их определить, иначе силы компании будут направлены на борьбу с проблемами, которые по определению невозможно решить. Стоит лишь знать их и игнорировать.
Для четкого позиционирования источника, проблемы и конкретного влияния в будущем нужно обращать внимание на положительный или отрицательный знак при расхождениях. Именно он предоставит почти всю информацию, которая необходима. С ее помощью получится понять, нужно ли заниматься данной проблематикой прямо сейчас, повлияет ли аспект на будущий бюджет, есть ли проблемы в планировании, не являются ли контрмеры безосновательными в этом случае.
Приемы факторного анализа
Основой факторного анализа является его модель:
ФМ = А * Б * В…Я + КР
где ФМ – факторная модель;
А, Б, В…Я – факторы, используемые для анализа;
КР – конечный результат деятельности.
Но, чтобы понять взаимосвязь между показателями и итогом работы, исследование проводят при помощи распространенных приемов:
- детерминированного;
- стохастического;
- статического и динамического;
- ретроспективного и перспективного.
В процессе исследования можно использовать все приемы. Но в экономике зачастую применяют один из них.
Детерминированный факторный анализ
Для проведения детерминированного факторного анализа используют несколько моделей:
- кратную;
- адаптивную;
- мультипликативную.
В процессе осуществления вычислений при помощи каждой из них используют данные об исследуемых факторах, а также конечный результат.
| Модель детерминированного факторного анализа | Формула | Расшифровка формулы |
| Кратная | А / А1 | А, А1 — факторы |
| Адаптивная | А + А1 + А2 + … +Ан | А, А1, А2, Ан — факторы |
| Мультипликативная | А * А1 * А2 * … *Ан | А, А1, А2, Ан — факторы |
То есть, детерминированный факторный анализ проводится путем нахождения частного от исследуемых факторов, их произведения или суммы.
Методы детерминированного факторного анализа
Детерминированный факторный анализ проводят при помощи следующих методов:
- цепных постановок;
- логарифмирования;
- абсолютных разниц;
- интегрального;
- относительных разниц.
Для получения достоверного результата, нужно тщательно отобрать факторы, которые непосредственно влияют на конечный результат деятельности.
Метод цепных постановок
Метод цепных подстановок представляет собой последовательную замену одного из показателей прошлого периода с отчетным. При этом все остальные факторы остаются нетронутыми. Изменяя показатель, необходимо проводить новый расчет.
Важно! При вычислении получается так, что в первом исследовании используют все факторы прошлого периода, а в последнем – фактического.
Для анализа используют факторную модель:
ФМ = А * Б * В…Я,
где А, Б, В…Я – показатели, используемые в процессе.
Чтобы определить взаимосвязь между факторами и конечным результатом, необходимо найти разницу между результатами расчетов. Для этого из итога второго расчета нужно отнять результат первого, из третьего – второго, из четвертого – третьего и так далее. В процессе исследования важно соблюдать строгую последовательность, в противном случае, анализ может показать некорректную информацию.
Метод логарифмирования
Метод логарифмирования считается одним из наиболее точных способов факторного анализа. Он заключается в составлении логарифма на основании показателей прошлого и отчетного периода.
Для этого находят сумму всех факторов, затем записывают алгебраическое выражение в виде произведения отношения фактических факторов к плановым. А уже на основании него составляют логарифм.
Метод абсолютных разниц
Основой для вычисления методом абсолютных разниц служит факторная модель:
ФМ = А * Б * В…Я,
где А, Б, В…Я – показатели, используемые в процессе.
Но для начала нужно найти абсолютные отклонения. Для этого из факторов базисного периода отнимают плановые показатели.
Для определения взаимосвязи между ними необходимо провести анализ при помощи факторной модели, заменяя относительные результаты на абсолютные отклонения.
Интегральный метод
Интегральный метод используется только тогда, когда конечный результат можно представить в виде функции от нескольких показателей. Интегральное выражение показывает зависимость функции от аргументов.
Метод относительных разниц
Метод относительных разниц используется для измерения влияния факторов на динамику конечного результата в мультипликативных и смешанных моделях. Он применяется в том случае, если данные для расчета выражены в относительных отклонения факторных показателей (процентах).
При проведении анализа данным методом за основу берется факторная модель:
ФМ = А * Б * В…Я,
где А, Б, В…Я – показатели, используемые в процессе.
Относительные отклонения находят по формуле:
(Аф – Ап) / Ап,
где Аф – фактический показатель;
Ап – плановый или базисный показатель.
Стохастический факторный анализ
Стохастический факторный анализ проводится только в том случае, если нет возможности найти прямой взаимосвязи между конечным результатом и факторами, влияющими на него. Как правило, его применяют дополнительно к детерминированному исследованию. Стохастический факторный анализ проводится с использованием следующих методов:
- математического программирования;
- парной корреляции;
- теории игр;
- матричной модели;
- множественного корреляционного анализа.
Метод математического программирования
Метод математического программирования применяется в качестве инструмента по оптимизации экономической деятельности.
Метод парной корреляции
Метод парной корреляции применяется для определения взаимосвязи между показателями, которые не находятся в функциональной зависимости. То есть влияние одного показателя на другой происходит не всегда, а под воздействием определенных корреляций.
Метод парной корреляции позволяет:
- определить уровень регрессии путем составления модели фактических показателей;
- найти коэффициент корреляции путем определения тесноты взаимосвязи между факторами.
Метод теории игр
Метод теории игр используется в нескольких случаях:
- условия работы не определены;
- между сторонами существует конфликт;
- стороны имеют разные интересы.
То есть, на конечный результат может повлиять поведение другой стороны. Сам метод основан на предположении, сформированном путем составления теории математических моделей.
Метод матричной модели
Метод матричной модели выглядит как схематическое изображение экономических явлений. Например, затраты и выпуск предприятия располагают в шахматном виде. Именно на основании полученного изображения можно понять, насколько затраты повлияли на конечный результат.
Метод множественного корреляционного анализа
Метод множественного корреляционного анализа помогает:
- определить зависимость между одним фактором с совокупностью других показателей;
- понять, насколько взаимосвязан один показатель от другого при исключении всех остальных факторов.
Исследование проводят при помощи специализированных компьютерных программ.
Статистический и динамический факторный анализ
Статистический факторный анализ используют для выявления взаимосвязи между показателями, которые повлияли на конечный результат за конкретный промежуток времени.
В свою очередь, динамическое исследование позволяет определить, что именно повлияло на динамику итога.
Ретроспективный и перспективный факторный анализ
Ретроспективный факторный анализ показывает, почему произошли изменения по сравнению с планом или базисным периодом. А перспективный метод позволяет оценить взаимосвязь между факторами и конечным результатом на будущее.
Этапы факторного анализа
Не важно, какой метод факторного анализа будет использован в процессе исследования. В любом случае, оно делится на несколько этапов:
- В первую очередь, отбираются все факторы, которые могут повлиять на результат. Зачастую используют данные бухгалтерского учета. Однако допускается использование иных источников информации.
- На следующем этапе важно классифицировать факторы по любому из удобных признаков. Например, по затратам, по экономическим показателям или по сезону.
- После того, как все показатели отобраны и классифицированы, можно проводить анализ одним или несколькими методами. Для этого производят расчеты для каждого фактора по отдельности.
- Следующий этап – нахождение взаимосвязи между показателями.
- В заключение, на основании проведенного исследования делают вывод.
Важно! Для проведения факторного анализа необходимо соответствующее программное обеспечение.
Как провести факторный анализ финансовой деятельности предприятия
Для проведения факторного анализа финансовой деятельности предприятия необходимо найти все показатели, которые влияют на конечный результат. Зачастую это:
- объем продаж;
- себестоимость единицы продукции;
- затраты на производство;
- индекс изменения цены;
- чистая прибыль;
- доход предприятия.
Как правило, факторный анализ проводят при помощи таблицы. В нее заносятся плановые и фактические показатели. На их основании производят вычисления, а результаты также вписывают в таблицу, после чего делают выводы.
Как провести план-фактный анализ: пошаговая инструкция
Начинать всегда стоит с постановки правильной системы учета и бюджетирования. Допустим, в вашей компании уже налажен учет по аналитикам и внедрены бюджеты. Бюджеты на предстоящий год составлены, фактические цифры сводятся в формы, аналогичные бюджетам.
На конец каждого отчетного периода вы можете выгрузить два столбца показателей: плановый и фактический.
Проведем план-фактный анализ на примере бюджета доходов и расходов производственно-торговой компании за 1 квартал.
Шаг 1
Выгрузим плановые и фактические показатели за 1 квартал и посчитаем абсолютные и относительные отклонения по формулам:
Откл абс = Факт – План
Для статей выручки и прибыли:
Откл относит = Откл абс / План
Для статей затрат:
Откл относит = Откл абс / -План
Встречаются предприятия, в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.
Шаг 2
Выделим коридор допустимых значений абсолютных и относительных отклонений.
В каждой компании должен быть установлен свой коридор, который зависит от:
- Для абсолютных отклонений – суммы вещественности (материальности) по валюте баланса. У кого-то это будет сто тысяч рублей, у кого-то десять миллионов рублей.
- Для относительных отклонений – соотносимости полученной от выяснения причин отклонения выгоды и затрат, понесенных на это выяснение.
Для нашего примера возьмем +/-100 коридор по абсолютным отклонениям и +/-5% по относительным.
Шаг 3
Значительные положительные изменения выделим зеленым цветом.
Значительные отрицательные – красным.
| Продажи | 347 | 349 | 2 | 1% |
| Выручка | 7 825 | 7 818 | –7 | 0% |
| Себестоимость | –6 104 | –6 273 | –169 | –3% |
| Конвейерная линия 1 | –1239 | –1530 | –291 | –24% |
| Конвейерная линия 2 | –3842 | –3461 | 382 | 10% |
| Общецеховые расходы | –337 | –310 | 27 | 8% |
| Складские расходы | –208 | –222 | –14 | –7% |
| Транспортные расходы | –187 | –213 | –26 | –14% |
| … | … | … | … | … |
| Маржинальнаяприбыль | 1 721 | 1 545 | –176 | –10% |
| % | 22% | 20% | 0 | –10% |
| Накладные расходы | –922 | –950 | –28 | –3% |
| Расходы на продажу | –469 | –505 | –36 | –8% |
| Оклад | –203 | –213 | –10 | –5% |
| Бонус | –78 | –78 | 0 | 0% |
| Рекламные расходы | –120 | –120 | 0 | 0% |
| Транспортные расходы | –67 | –93 | –26 | –39% |
| Административные расходы | –453 | –445 | 9 | 2% |
| Окладная часть | –211 | –247 | –35 | –17% |
| Премиальная часть | –100 | –50 | 50 | 50% |
| Аренда | –137 | –137 | 0 | 0% |
| … | 0 | 0 | 0 | |
| % по кредитам | –5 | –11 | –6 | –112% |
| … | 0 | |||
| Итого прибыль до налогообложения | 799 | 595 | –204 | –25% |
| % | 10% | 8% | 0 | –25% |
Хорошо, если условное форматирование («подсвечивание») ячеек можно сделать в самом программном продукте, где вы ведете учет. Для тех, кто лишен такой функции, в Microsoft Excel можно настроить условное форматирование.
План-фактный анализ уже стал намного нагляднее. Благодаря цветовому выделению видно, что нужно уделить повышенное внимание статьям:
Негативное изменение:
- Себестоимость конвейерной линии один.
- Складские расходы.
- Транспортные расходы.
- Транспортные расходы в расходах на продажу.
- Административные расходы (окладная часть).
- Проценты по кредитам.
Позитивное изменение:
- Себестоимость конвейерной линии 2.
- Общецеховые расходы.
- Административные расходы (премиальная часть).
Как синтез отклонений этих статей произошло отрицательное отклонение прибыли до налогообложения.
Но пока что выводов из анализа сделать нельзя. Какие-то статьи лучше плана, какие-то хуже, как все это взаимосвязано и что с этим сделать непонятно.
Шаг 4
Преобразуем структуру план-фактного анализа из плоской в факторную модель.
Стало понятнее, что прибыль до налогообложения по факту ниже, чем плановая главным образом из-за отклонения маржинальной прибыли.
На отрицательное отклонение по маржинальной прибыли в свою очередь повлияла в основном себестоимость, а на нее основное влияние оказали:
- конвейерная линия 1 – отрицательное,
- конвейерная линия 2 – положительное.
Но опять же пока не понятно, из-за чего могла упасть себестоимость, выручка ведь не изменилась. Рассмотрим каждую статью более подробно.
Шаг 5
Хорошо, если программное обеспечение, используемое для бюджетирования, дает возможность «проваливаться» вглубь статей, расшифровывать интересующую статью по аналитикам.
Для нашего примера в Microsoft Excel расшифруем статьи «Выручка», «Себестоимость» по дополнительной аналитике учета – продукту.
| Показатель | План | Факт | Откл абс | Откл отн |
| Продажи | 347 | 349 | 2 | 1% |
| продукт «А» | 124 | 150 | 26 | 21% |
| продукт «В» | 145 | 134 | -11 | -8% |
| продукт «С» | 78 | 65 | -13 | -17% |
| Выручка | 7 825 | 7 818 | -7 | 0% |
| продукт «А» | 1 860 | 2 250 | 390 | 21% |
| продукт «В» | 3 625 | 3 618 | -7 | 0% |
| продукт «С» | 2 340 | 1 950 | -390 | -17% |
| Себестоимость | -6 104 | -6 273 | -169 | -3% |
| продукт «А» | -1 488 | -1 830 | -342 | -23% |
| продукт «В» | -2 900 | -2 948 | -48 | -2% |
| продукт «С» | -1 716 | -1 495 | 221 | 13% |
| продукт «А» | 1 721 | 1 545 | -176 | -10% |
| продукт «В» | 372 | 420 | 48 | 13% |
| продукт «С» | 725 | 670 | -55 | -8% |
| 624 | 455 | -169 | -27% | |
| % | 22% | 20% | 0 | -10% |
Предприятие изготавливает и продает продукты «А», «В», «С» силами конвейерных линий 1 и 2. Проследим статистику плана и факта в разрезе продуктов.
| Продукт «А» | Продукт «В» | Продукт «С» | ||||||||||
| План | Факт | Абс | Отн | План | Факт | Абс | Отн | План | Факт | Абс | Отн | |
| Продажи | 124 | 150 | 26 | 21% | 145 | 134 | -11 | -8% | 78 | 65 | -13 | -17% |
| Выручка | 1 860 | 2 250 | 390 | 21% | 3 625 | 3 618 | -7 | 0% | 2 340 | 1 950 | -390 | -17% |
| Себестоимость | -1 488 | -1 830 | -342 | -23% | -2 900 | -2 948 | -48 | -2% | -1 716 | -1 495 | 221 | 13% |
| Маржинальнаяприбыль | 372 | 420 | 48 | 13% | 725 | 670 | -55 | -8% | 624 | 455 | -169 | -27% |
| % | 20% | 19% | 20% | 19% | 27% | 23% |
Вырисовывается более понятная ситуация:
- Продукт «А» за отчетный период продался на 21% больше, чем было запланировано, цена по продукту равна плановой, а вот себестоимость единицы немного (на 1%) выше плановой. Кроме того из таблицы видно, что продукт «А» относится к «эконом»-категории. Цена его минимальна среди трех продуктов
- Продукт «В» продался на 8% хуже плана, но выручка при этом не изменилась, значит, по факту была поднята цена. Возможно, это и вызвало ухудшение продаж. Себестоимость на единицу выросла значительно, что, скорее всего, послужило причиной поднятия цены. Маржинальная прибыль на единицу по факту ниже на 1%
- Продукт «С» продался на 17% хуже плана и адекватное снижение выручки говорит нам о том, что цена на продукт не менялась. В то время как себестоимость на единицу выросла значительно – на 4 %, что вызвало аналогичное снижение прибыли.
Шаг 6
Обратимся теперь к еще одной дополнительной аналитике – структуре формирования себестоимости единицы произведенной продукции по конвейерным линиям.
| Показатель | План | Факт | Откл. абс. | Откл. отн. |
| Себестоимость | -6 104 | -6 273 | -169 | -3% |
| продукт «А» | -1 488 | -1 830 | -342 | -23% |
| продукт «В» | -2 900 | -2 948 | -48 | -2% |
| продукт «С» | -1 716 | -1 495 | 221 | 13% |
| Конвейерная линия 1 | -1 239 | -1 530 | -291 | -24% |
| Расход сырья 1 | -2 | -4 | -1 | -66% |
| Расход сырья 2 | -2 | -1 | 1 | 50% |
| Расход сырья 3 | -1 | -1 | 0 | 31% |
| Окладная часть | -3 | -3 | 0 | 0% |
| Сдельная зарплата | -1 | -2 | 0 | -21% |
| Амортизация | 0 | 0 | 0 | 0% |
| … | ||||
| Конвейерная линия 2 | -3 842 | -3 461 | 382 | 10% |
| Расход сырья 1 | -7 | -8 | -1 | -7% |
| Расход сырья 2 | -3 | -3 | 0 | 0% |
| Расход сырья 3 | -2 | -2 | 0 | 5% |
| Окладная часть | -3 | -3 | 0 | 0% |
| Сдельная зарплата | -2 | -2 | 0 | 11% |
| … | ||||
| Общецеховые расходы | -337 | -310 | 27 | 8% |
| Складские расходы | -208 | -222 | -14 | -7% |
| Транспортные расходы | -187 | -213 | -26 | -14% |
Мы видим, что себестоимость единицы состоит из расхода сырья трех видов, окладной и сдельной заработной платы, амортизации линии и других статей.
Конвейерная линия 1 сработала в отчетном периоде хуже плана, потому что:
- более чем в два раза повысилась себестоимость сырья 1 на единицу,
- более чем на 20% выросла сдельная часть заработной платы.
Это может говорить и том, что линия работала не на полную мощность, либо на ней случилась авария, либо она морально и технически устарела и не может справляться с плановым объемом выпуска. Сдельная оплата у сотрудников – почасовая, поэтому при снижении объемов ставка на единицу растет. Сырье 1, судя по всему, поднялось в цене, поэтому его себестоимость на единицу выросла.
Все эти факторы говорят и том, что конвейерная линия 1 выпускает товары «В» и «С».
Конвейерная линия 2, наоборот, показала результаты выше плана. Расход сырья 1 на единицу также увеличился, но остальные затраты, особенно сдельная оплата, снизились. Это говорит и хорошем уровне загруженности конвейерной линии и оптимальной трудоотдаче. Налицо преимущественное производство продукта «А».
Снизились общецеховые расходы – это положительный результат периода, который может говорить как о временном снижении, так и о постоянной положительной для предприятия динамике, так и об избыточном планировании – надо поставить эту статью на контроль и в будущем проверить свои выводы.
В свою очередь складские расходы и транспортные расходы выросли при отсутствии роста продаж, значит, выросли либо остатки на складах сырья и готовой продукции, либо повысились цены поставщиков. Необходим дополнительный анализ.
Шаг 7
Анализируем статьи административно-накладных расходов, которые изменились больше всего.
Транспортные расходы на продажу выросли на 26 единиц и 39% при отсутствии роста продаж. Необходимо проанализировать, почему это произошло. Возможно, был изменен поставщик и смена сказалась на цене. Возможен рост цен на топливо, возможно неправильное планирование или неправильная аллокация затрат по факту между периодами.
Премиальная часть ФОТ снизилась на 50%, что стало следствием невыполнения плана за квартал.
Шаг 8
Таким образом, анализируем другие статьи в план-фактном анализе и делаем выводы по каждому отклонению, произошло ли оно вследствие:
- Действительного фактического увеличения / снижения.
- Переброски доходов / расходов между отчетными периодами.
- Неправильного планирования.
Шаг 9
На основании проведенного анализа делаем комплексный вывод: что фактически произошло за период (в нашем случае первый квартал) и как необходимо реагировать, чтобы выполнить план.
Из анализа примера видно, что:
Продажи продукта «А» выросли, что вызвало увеличение его производства на конвейерной линии 2. Для производства продукта «А» используется довольно мало сырья 1, закупочная стоимость которого тоже оказалась выше плана. Это оказало положительное влияние на общую выручку и общую маржу. В будущем можно планировать увеличение производства продукта «А» в пределах емкости рынка.
Продажи продукта «В» сократились на фоне увеличения его цены и драматического роста себестоимости (вследствие увеличения закупочной цены на сырье 1 и сдельной заработной платы на конвейерной линии 1). Доля сырья 1 в себестоимости продукта «В» высока. Если стоимость сырья будет снижаться или останется стабильной, то все хорошо. Если стоимость будет расти, то необходимо задуматься либо о повышении цены на продукт «В», либо о снижении его производства.
Продажи продукта «С» сократились при неизменной цене и росте себестоимости (по тем же причинам, что и у продукта «В»). Вероятно, цена не может быть увеличена по рыночным причинам. Следует немедленно задуматься о приостановке производства продукта «С» или пересмотреть маркетинговую политику.
Транспортные расходы оказались выше плана и в части сырья/материалов и в части расходов на продажу. Это негативная тенденция говорит о том, что к транспортным расходам нужно приглядеться повнимательнее и контролировать их на постоянной основе.
Мы получили информативный, красочный анализ вместо неинтересных и никому ни о чем не говорящих цифр. Если преподносить топ-менеджменту результаты план-фактного анализа таким образом, есть вероятность, что руководители начнут прислушиваться к выводам и со временем научатся ориентироваться в бюджетах, своевременно принимать решения и избегать ошибок.
Источники:
- https://upr.ru/article/plan-faktnyj-analiz-chto-eto-i-kak-ego-provesti/
- https://www.cleverence.ru/articles/biznes/chto-takoe-plan-fakt-i-kak-rasschitat-protsent-otkloneniya-s-pomoshchyu-faktornogo-analiza/
- https://finzz.ru/faktornyj-analiz-metody-vidy-i-modeli.html
- https://www.planetaexcel.ru/techniques/8/12216/
У многих план-фактный анализ вызывает скучные ассоциации с плановой экономикой, советскими кабинетами заводоуправления и страницами, исписанными мелкими непонятными цифрами. Да, план-фактный анализ может быть таким, но может он быть и другим – наглядным, насыщенным, побуждающим к действию. Прочитайте статью и сделайте план-фактный анализ в вашей компании лучше!
Что такое план-фактный анализ
Сначала общее определение. План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период.
Необходимые аналитические разрезы (аналитики) определяются предприятием самостоятельно, чаще всего используются:
- Статьи бюджета (статьи доходов и расходов, движения денежных средств).
- Статьи управленческого баланса.
- Центры финансовой ответственности.
- Сегменты бизнеса, продуктовый портфель.
- Договоры / заказы в позаказном и мелкосерийном производстве.
А теперь сущность план-фактного анализа.
План-факт анализ – это то, для чего создается бюджетирование на предприятии. Это инструмент верхнего уровня, который должен давать топ-менеджменту наглядную картину деятельности предприятия и служить информационной базой для принятия своевременных и правильных управленческих решений.
Основная ошибка множества бизнесов – создать систему бюджетирования на предприятии и не проводить при этом план-фактный анализ.
Нередки случаи, когда на предприятии создается хорошая рабочая система бюджетирования, раздувается штат планово-экономического отдела и при этом не уделяется внимание контролю фактических цифр. По итогам года (отчетного периода) никто в компании не может ответить:
- почему предприятие не выполнило / перевыполнило план?
- какие отделы отработали хорошо, а какие хуже запланированных показателей и почему?
- какой план нужно составлять на следующий год? Ниже или выше текущего? И почему?
В результате встречаются предприятия (автор их встречает, к сожалению, часто) в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.
Внедрение план-фактного анализа и контроля фактических показателей по бюджету в корне меняет ситуацию, позволяет держать руку на пульсе предприятия и вовремя вмешиваться, если что-то пошло не так.
Как провести план-фактный анализ
Начинать всегда стоит с постановки правильной системы учета и бюджетирования. Допустим, в вашей компании уже налажен учет по аналитикам и внедрены бюджеты. Бюджеты на предстоящий год составлены, фактические цифры сводятся в формы, аналогичные бюджетам.
На конец каждого отчетного периода вы можете выгрузить два столбца показателей: плановый и фактический.
Проведем план-фактный анализ на примере бюджета доходов и расходов производственно-торговой компании за 1 квартал.
Шаг 1
Выгрузим плановые и фактические показатели за 1 квартал и посчитаем абсолютные и относительные отклонения по формулам:
Откл абс = Факт – План
Для статей выручки и прибыли:
Откл относит = Откл абс / План
Для статей затрат:
Откл относит = Откл абс / -План
Встречаются предприятия, в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.
Шаг 2
Выделим коридор допустимых значений абсолютных и относительных отклонений.
В каждой компании должен быть установлен свой коридор, который зависит от:
- Для абсолютных отклонений – суммы вещественности (материальности) по валюте баланса. У кого-то это будет сто тысяч рублей, у кого-то десять миллионов рублей.
- Для относительных отклонений – соотносимости полученной от выяснения причин отклонения выгоды и затрат, понесенных на это выяснение.
Для нашего примера возьмем +/-100 коридор по абсолютным отклонениям и +/-5% по относительным.
Шаг 3
Значительные положительные изменения выделим зеленым цветом.
Значительные отрицательные – красным.
| Показатель | План | Факт | Откл абс | Откл отн |
|---|---|---|---|---|
| Продажи | 347 | 349 | 2 | 1% |
| Выручка | 7 825 | 7 818 | –7 | 0% |
| Себестоимость | –6 104 | –6 273 | –169 | –3% |
| Конвейерная линия 1 | –1239 | –1530 | –291 | –24% |
| Конвейерная линия 2 | –3842 | –3461 | 382 | 10% |
| Общецеховые расходы | –337 | –310 | 27 | 8% |
| Складские расходы | –208 | –222 | –14 | –7% |
| Транспортные расходы | –187 | –213 | –26 | –14% |
| … | … | … | … | … |
| Маржинальная прибыль |
1 721 | 1 545 | –176 | –10% |
| % | 22% | 20% | 0 | –10% |
| Накладные расходы | –922 | –950 | –28 | –3% |
| Расходы на продажу | –469 | –505 | –36 | –8% |
| Оклад | –203 | –213 | –10 | –5% |
| Бонус | –78 | –78 | 0 | 0% |
| Рекламные расходы | –120 | –120 | 0 | 0% |
| Транспортные расходы | –67 | –93 | –26 | –39% |
| Административные расходы | –453 | –445 | 9 | 2% |
| Окладная часть | –211 | –247 | –35 | –17% |
| Премиальная часть | –100 | –50 | 50 | 50% |
| Аренда | –137 | –137 | 0 | 0% |
| … | 0 | 0 | 0 | |
| % по кредитам | –5 | –11 | –6 | –112% |
| … | 0 | |||
| Итого прибыль до налогообложения | 799 | 595 | –204 | –25% |
| % | 10% | 8% | 0 | –25% |
Хорошо, если условное форматирование («подсвечивание») ячеек можно сделать в самом программном продукте, где вы ведете учет. Для тех, кто лишен такой функции, в Microsoft Excel можно настроить условное форматирование.
План-фактный анализ уже стал намного нагляднее. Благодаря цветовому выделению видно, что нужно уделить повышенное внимание статьям:
Негативное изменение:
- Себестоимость конвейерной линии один.
- Складские расходы.
- Транспортные расходы.
- Транспортные расходы в расходах на продажу.
- Административные расходы (окладная часть).
- Проценты по кредитам.
Позитивное изменение:
- Себестоимость конвейерной линии 2.
- Общецеховые расходы.
- Административные расходы (премиальная часть).
Как синтез отклонений этих статей произошло отрицательное отклонение прибыли до налогообложения.
Но пока что выводов из анализа сделать нельзя. Какие-то статьи лучше плана, какие-то хуже, как все это взаимосвязано и что с этим сделать непонятно.
Шаг 4
Преобразуем структуру план-фактного анализа из плоской в факторную модель.
Стало понятнее, что прибыль до налогообложения по факту ниже, чем плановая главным образом из-за отклонения маржинальной прибыли.
На отрицательное отклонение по маржинальной прибыли в свою очередь повлияла в основном себестоимость, а на нее основное влияние оказали:
- конвейерная линия 1 – отрицательное,
- конвейерная линия 2 – положительное.
Но опять же пока не понятно, из-за чего могла упасть себестоимость, выручка ведь не изменилась. Рассмотрим каждую статью более подробно.
Шаг 5
Хорошо, если программное обеспечение, используемое для бюджетирования, дает возможность «проваливаться» вглубь статей, расшифровывать интересующую статью по аналитикам.
Для нашего примера в Microsoft Excel расшифруем статьи «Выручка», «Себестоимость» по дополнительной аналитике учета – продукту.
|
Показатель |
План |
Факт |
Откл абс |
Откл отн |
|
Продажи |
347 |
349 |
2 |
1% |
|
продукт «А» |
124 |
150 |
26 |
21% |
|
продукт «В» |
145 |
134 |
-11 |
-8% |
|
продукт «С» |
78 |
65 |
-13 |
-17% |
|
Выручка |
7 825 |
7 818 |
-7 |
0% |
|
продукт «А» |
1 860 |
2 250 |
390 |
21% |
|
продукт «В» |
3 625 |
3 618 |
-7 |
0% |
|
продукт «С» |
2 340 |
1 950 |
-390 |
-17% |
|
Себестоимость |
-6 104 |
-6 273 |
-169 |
-3% |
|
продукт «А» |
-1 488 |
-1 830 |
-342 |
-23% |
|
продукт «В» |
-2 900 |
-2 948 |
-48 |
-2% |
|
продукт «С» |
-1 716 |
-1 495 |
221 |
13% |
|
продукт «А» |
1 721 |
1 545 |
-176 |
-10% |
|
продукт «В» |
372 |
420 |
48 |
13% |
|
продукт «С» |
725 |
670 |
-55 |
-8% |
|
624 |
455 |
-169 |
-27% |
|
|
% |
22% |
20% |
0 |
-10% |
Предприятие изготавливает и продает продукты «А», «В», «С» силами конвейерных линий 1 и 2. Проследим статистику плана и факта в разрезе продуктов.
|
Продукт «А» |
Продукт «В» |
Продукт «С» |
||||||||||
|
План |
Факт |
Абс |
Отн |
План |
Факт |
Абс |
Отн |
План |
Факт |
Абс |
Отн |
|
|
Продажи |
124 |
150 |
26 |
21% |
145 |
134 |
-11 |
-8% |
78 |
65 |
-13 |
-17% |
|
Выручка |
1 860 |
2 250 |
390 |
21% |
3 625 |
3 618 |
-7 |
0% |
2 340 |
1 950 |
-390 |
-17% |
|
Себестоимость |
-1 488 |
-1 830 |
-342 |
-23% |
-2 900 |
-2 948 |
-48 |
-2% |
-1 716 |
-1 495 |
221 |
13% |
|
Маржинальная |
372 |
420 |
48 |
13% |
725 |
670 |
-55 |
-8% |
624 |
455 |
-169 |
-27% |
|
% |
20% |
19% |
20% |
19% |
27% |
23% |
Вырисовывается более понятная ситуация:
- Продукт «А» за отчетный период продался на 21% больше, чем было запланировано, цена по продукту равна плановой, а вот себестоимость единицы немного (на 1%) выше плановой. Кроме того из таблицы видно, что продукт «А» относится к «эконом»-категории. Цена его минимальна среди трех продуктов
- Продукт «В» продался на 8% хуже плана, но выручка при этом не изменилась, значит, по факту была поднята цена. Возможно, это и вызвало ухудшение продаж. Себестоимость на единицу выросла значительно, что, скорее всего, послужило причиной поднятия цены. Маржинальная прибыль на единицу по факту ниже на 1%
- Продукт «С» продался на 17% хуже плана и адекватное снижение выручки говорит нам о том, что цена на продукт не менялась. В то время как себестоимость на единицу выросла значительно – на 4 %, что вызвало аналогичное снижение прибыли.
Шаг 6
Обратимся теперь к еще одной дополнительной аналитике – структуре формирования себестоимости единицы произведенной продукции по конвейерным линиям.
|
Показатель |
План |
Факт |
Откл. абс. |
Откл. отн. |
|
Себестоимость |
-6 104 |
-6 273 |
-169 |
-3% |
|
продукт «А» |
-1 488 |
-1 830 |
-342 |
-23% |
|
продукт «В» |
-2 900 |
-2 948 |
-48 |
-2% |
|
продукт «С» |
-1 716 |
-1 495 |
221 |
13% |
|
Конвейерная линия 1 |
-1 239 |
-1 530 |
-291 |
-24% |
|
Расход сырья 1 |
-2 |
-4 |
-1 |
-66% |
|
Расход сырья 2 |
-2 |
-1 |
1 |
50% |
|
Расход сырья 3 |
-1 |
-1 |
0 |
31% |
|
Окладная часть |
-3 |
-3 |
0 |
0% |
|
Сдельная зарплата |
-1 |
-2 |
0 |
-21% |
|
Амортизация |
0 |
0 |
0 |
0% |
|
… |
||||
|
Конвейерная линия 2 |
-3 842 |
-3 461 |
382 |
10% |
|
Расход сырья 1 |
-7 |
-8 |
-1 |
-7% |
|
Расход сырья 2 |
-3 |
-3 |
0 |
0% |
|
Расход сырья 3 |
-2 |
-2 |
0 |
5% |
|
Окладная часть |
-3 |
-3 |
0 |
0% |
|
Сдельная зарплата |
-2 |
-2 |
0 |
11% |
|
… |
||||
|
Общецеховые расходы |
-337 |
-310 |
27 |
8% |
|
Складские расходы |
-208 |
-222 |
-14 |
-7% |
|
Транспортные расходы |
-187 |
-213 |
-26 |
-14% |
Мы видим, что себестоимость единицы состоит из расхода сырья трех видов, окладной и сдельной заработной платы, амортизации линии и других статей.
Конвейерная линия 1 сработала в отчетном периоде хуже плана, потому что:
- более чем в два раза повысилась себестоимость сырья 1 на единицу,
- более чем на 20% выросла сдельная часть заработной платы.
Это может говорить и том, что линия работала не на полную мощность, либо на ней случилась авария, либо она морально и технически устарела и не может справляться с плановым объемом выпуска. Сдельная оплата у сотрудников – почасовая, поэтому при снижении объемов ставка на единицу растет. Сырье 1, судя по всему, поднялось в цене, поэтому его себестоимость на единицу выросла.
Все эти факторы говорят и том, что конвейерная линия 1 выпускает товары «В» и «С».
Конвейерная линия 2, наоборот, показала результаты выше плана. Расход сырья 1 на единицу также увеличился, но остальные затраты, особенно сдельная оплата, снизились. Это говорит и хорошем уровне загруженности конвейерной линии и оптимальной трудоотдаче. Налицо преимущественное производство продукта «А».
Снизились общецеховые расходы – это положительный результат периода, который может говорить как о временном снижении, так и о постоянной положительной для предприятия динамике, так и об избыточном планировании – надо поставить эту статью на контроль и в будущем проверить свои выводы.
В свою очередь складские расходы и транспортные расходы выросли при отсутствии роста продаж, значит, выросли либо остатки на складах сырья и готовой продукции, либо повысились цены поставщиков. Необходим дополнительный анализ.
Шаг 7
Анализируем статьи административно-накладных расходов, которые изменились больше всего.
Транспортные расходы на продажу выросли на 26 единиц и 39% при отсутствии роста продаж. Необходимо проанализировать, почему это произошло. Возможно, был изменен поставщик и смена сказалась на цене. Возможен рост цен на топливо, возможно неправильное планирование или неправильная аллокация затрат по факту между периодами.
Премиальная часть ФОТ снизилась на 50%, что стало следствием невыполнения плана за квартал.
Шаг 8
Таким образом, анализируем другие статьи в план-фактном анализе и делаем выводы по каждому отклонению, произошло ли оно вследствие:
- Действительного фактического увеличения / снижения.
- Переброски доходов / расходов между отчетными периодами.
- Неправильного планирования.
Шаг 9
На основании проведенного анализа делаем комплексный вывод: что фактически произошло за период (в нашем случае первый квартал) и как необходимо реагировать, чтобы выполнить план.
Из анализа примера видно, что:
Продажи продукта «А» выросли, что вызвало увеличение его производства на конвейерной линии 2. Для производства продукта «А» используется довольно мало сырья 1, закупочная стоимость которого тоже оказалась выше плана. Это оказало положительное влияние на общую выручку и общую маржу. В будущем можно планировать увеличение производства продукта «А» в пределах емкости рынка.
Продажи продукта «В» сократились на фоне увеличения его цены и драматического роста себестоимости (вследствие увеличения закупочной цены на сырье 1 и сдельной заработной платы на конвейерной линии 1). Доля сырья 1 в себестоимости продукта «В» высока. Если стоимость сырья будет снижаться или останется стабильной, то все хорошо. Если стоимость будет расти, то необходимо задуматься либо о повышении цены на продукт «В», либо о снижении его производства.
Продажи продукта «С» сократились при неизменной цене и росте себестоимости (по тем же причинам, что и у продукта «В»). Вероятно, цена не может быть увеличена по рыночным причинам. Следует немедленно задуматься о приостановке производства продукта «С» или пересмотреть маркетинговую политику.
Транспортные расходы оказались выше плана и в части сырья/материалов и в части расходов на продажу. Это негативная тенденция говорит о том, что к транспортным расходам нужно приглядеться повнимательнее и контролировать их на постоянной основе.
Мы получили информативный, красочный анализ вместо неинтересных и никому ни о чем не говорящих цифр. Если преподносить топ-менеджменту результаты план-фактного анализа таким образом, есть вероятность, что руководители начнут прислушиваться к выводам и со временем научатся ориентироваться в бюджетах, своевременно принимать решения и избегать ошибок.
План-фактный анализ – в чем его предназначение
План-фактный анализ позволяет оценить состояние конкретных показателей компании за установленный период. Анализ проводится во всех возможных разрезах, с использованием доступных фактических значений. Какие показатели брать, решают аналитики, учитывая направления деятельности конкретного предприятия и его особенностей.
Чаще для анализа используются следующие данные:
-
статьи бюджета: доходы, расходы и движение денежных средств;
-
статьи управленческого баланса;
-
данные о финансовой отчетности;
-
все направления деятельности бизнеса;
-
договоры;
-
заказы по товарам и услугам.
Эти данные характеризуют финансовое положение компании. План-фактный анализ указывает на состояние бизнеса в конкретный момент. Для предприятия – это информационная база, на основании которой можно принимать своевременные и правильные управленческие решения.
План-фактный анализ позволяет контролировать бюджет, выявлять слабые стороны и на основании полученной информации составлять план действий по их урегулированию. Система бюджетирования компании должна дополняться план-фактным анализом.
Иначе, в конце отчетного периода, возникнет множество вопросов, в частности: почему предприятие не выполнило план и вышло в минус?
Внедрение план-фактного анализа, а также регулярный контроль фактических показателей позволяет выявить неэффективные направления деятельности и изменить подход к работе. Без аналитики невозможно контролировать все процессы компании и предотвращать развитие непредвиденных ситуаций.
Модуль «Консолидатор» обеспечит автоматизированный сбор данных для проведения план-фактного анализа. Можно загружать показатели из внутренних и внешних источников. Избавьте себя от рутинного сбора информации для составления управленческой отчетности.
План-фактный анализ – как провести с пользой?
При проведении план-фактного анализа, необходимо учитывать следующие параметры.
Правильная техника
В документе отражается такой показатель как «отклонение». Оно бывает абсолютным и относительным. Абсолютное отклонение выражается в единицах, а относительное – в процентах.
При формировании данных, рекомендуется выделить цветом отрицательные значения. Это поможет сфокусировать внимание на полученных показателях и упростить анализ.
Выборочный анализ
Проводить скрупулезный анализ каждого показателя необязательно. Особое внимание стоит уделить существенным отклонениям. Ведь именно они приводят к серьезным финансовым разрывам компании.
Все показатели взаимосвязаны
Об этом нужно всегда помнить. Ухудшение одного показателя по цепочке тянет за собой снижение результатов по другим показателям.
В итоге может получиться крупная сумма, которая негативно отразиться на общем бюджете.
Не забываем о минусе
План предприятия выполнен? Это отличная новость! Для того чтобы выполнять план и в дальнейшем, без всяких рисков, необходимо регулярно прорабатывать отрицательные отклонения. Они есть всегда. И чем больше отрицательных отклонений, тем выше вероятность того, что предприятию будет сложнее достичь поставленной цели.
Регулярность действий
План-фактный анализ проводится регулярно. Аналитика должна присутствовать в каждом отчетном периоде, а не только в конце года. Это нужно для того, чтобы всегда держать руку на пульсе. И в случае возникновения минусов, своевременно их ликвидировать.
Акцент на поиск причины
Не всегда все идет по плану. Необходимо определить причину развития отклонений от намеченного курса. Невыполненный план – это следствие бездействия.
Пропуск оплаты по счетам, выплата штрафных санкций, потеря потенциального поставщика, потеря дохода – все это негативно отражается на общем состоянии предприятия.
Важно не только регулярно проводит план-фактный анализ, но и не забывать о том, что у каждого плохого результата есть своя причина.
«Консолидатор» — механизм сбора данных в 1С
Модуль «Консолидатор» – это автоматизация сбора и конвертации данных для бюджетирования, составления консолидированной отчетности и задач управленческого учета с интуитивно понятным интерфейсом.
Для чего нужен план-фактный анализ?
План-фактный анализ помогает в актуализации бюджета и в повышении качества плана. По итогам аналитики, можно актуализировать бюджет с учетом новых реалий.
Например, изменилась экономическая ситуация, прервались поставки сырья из определенной страны и т. д.
На данном этапе можно принять решение о дальнейших действиях и полностью пересмотреть бюджет предприятия.
План-фактный анализ, это:
-
Повышение качества плана. Результаты план-фактного анализа используются в процессе подготовки бюджетов на предстоящие периоды. Если при достижении нынешнего плана возникали трудности, целесообразно снизить планку и проработать слабые направления. Если достижение плана прошло с легкостью – уровень можно поднять.
-
Поиск виновных. Благодаря аналитике можно выявить слабые направления деятельности. А также найти сотрудников, которые несут ответственность за выполнение определенных действий в бизнес-процессе. Такой подход поможет исправить ситуацию, а также предотвратить ее развитие в дальнейшем.
-
Усиление бизнеса. План-фактный анализ поможет выявить проблемные места, а также открыть возможности для развития перспективных направлений.
Остается главный вопрос – где вести учет и как формировать данные для анализа? Можно использовать таблицы Excel и каждый отчетный период вручную проводить загрузку показателей.
Или полностью автоматизировать процесс с использованием адаптированного программного обеспечения и специальных модулей. Для бюджетирования бизнеса оптимально подойдут модули «Консолидатор» и «Табула».
Благодаря им можно прогнозировать финансовое состояние компании, проводить сравнительный анализ, включая показатели отклонений, и контролировать исполнение финансовых планов. Модули можно использовать как отдельной базой, так и интегрировать с учетной базой 1С. Они легко адаптируются под специфику бизнеса и текущую архитектуру учета.
Специализированные модули – это эффективная аналитика для любого предприятия.
Узнайте за пять минут: нужно ли вам автоматизировать управленческий учет
Сократите расходы на персонал — забирайте бесплатный чек-лист.
Подарок: 30 дней теста программы ФинОфис на вашей базе — бесплатно
Заполните форму ниже:
Для современного предприятия факт-план анализ – это пример того, насколько эффективно действует экономическая стратегия, маркетинговые и аналитические отделы в целом. Фактически без постоянного проведения ряда подобных мероприятий невозможно не только предсказать падения ликвидности или сокращение потенциальных статей бюджета, но и даже провести обработку текущей ситуации.
Подготовка
По общим правилам подобные плановые исследования принято проводить ежеквартально. Но иногда положение вынуждает участить это действие. В первую очередь это инициируется при определенных сферах проверок. К примеру, изучение бюджета движения денежных средств.
Выявление отклонения строится на сверке прогнозируемых показателей, определенных в стратегии развитии проекта, и текущих цифр, которыми может похвастаться бухгалтерия. Разумеется, в идеале, расхождений быть не должно. Но это практически недостижимая ситуация. Поэтому стоит ориентироваться на процент изменений. А вот критический его уровень или просто показатель, заслуживающий отдельного внимания, каждое предприятие обычно определяется самостоятельно. Опять же, вопрос зависит от конкретной сферы, а также от специфики деятельности компании.
По сути, что такое план-факторный анализ? Это сверка фактических и планируемых показателей. Именно поэтому процедура имеет такое «говорящее» название.
Подготовка предполагает на превентивном этапе разделение статей на два основных направления. Первое — те, что в теории еще могут оказать влияние на будущее движение денежных средств, изменение результатов. То есть актуальные расхождения на конкретном этапе. А вот вторая группа — это те различия между стратегическими расчетами и текущей ситуацией, которые уже не могут оказать влияния и принести последствий. Разумеется, изучение их остается необходимым, но уже для внутреннего исследования, выявления ошибок, которые следует исключить.
Неизрасходованные денежные средства зачастую переносятся на следующий период. Это называется перебросом, что также нужно отобразить в этом комплексе мероприятий.
Ну и главная подготовительная мера заключается в выявлении процентных расхождений. Учитывая, что план-факторный анализ – это выявление размера отклонений, именно на них мы и обратим внимание. Разделение подразумевается ровно на столько позиций, чтобы текущее исследование было способно предоставить практические рекомендации к действию.
- 5-10%, первая точка. Эти размеры обычно считаются несущественными. Они заслуживают внимания, но не вызывают необходимости немедленных действий. Сопутствующий коммерческому движению шум, избежать которого практически невозможно.
- 20-30%, умеренный диапазон. Уже понадобится провести проверку, почему возникла такая разница, в чем причина. А также выявить решения, которые позволят избежать серьезных последствий.
- 30-50%, существенный размер. Требует внесения корректировок в стратегию, поиск утечек.
- Свыше 50%, критический размер. Срочно необходимо составить план мер, которые будут направлены на поиск ошибок, нивелирование последствий, предвосхищения подобного в будущем.
Как провести процедуру
Мероприятие носит сугубо расчетный характер. Итоговые результаты проверки оформляются в Excel таблице или с помощью сходного инструментария. Стоит обращать внимание на выявление конкретных статей, бюджетов, а также расчет относительных расхождений.
Понадобится изучить и обозначить условные цифры в абсолютном значении. Это покажет нам, насколько в принципе финансовое поступательное движение предприятие обоснованно.
Также стоит обращать внимание на то, какие тенденции предполагает результат. И в принципе, есть ли какая-либо взаимосвязь между периодическими просадками. Не стоит забывать и о том, что знаки в итоговом изыскании бывают как положительные, так и отрицательные. То есть, минус — это недостача, а плюс — прирост бюджетных средств, которые был не отображен в начальном плане. Пристального внимания заслуживают обе ситуации. Но причины интереса разные.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
На что обратить внимание
Существует несколько позиций, на которых следует сфокусироваться особенно сильно. И не забывать об этих сторонах изыскания при проведении проверки.
- Когда становится заметным очередная разница, не всегда нужно сразу бросаться за расчеты и проводить дополнительные проверки и поиск проблем. Ведь отчет план-факт должен содержать всю информацию, но исследовать понадобится лишь ту, что грозит неблагоприятными последствиями. Не надо «бегать за шумом», стараясь понять причину каждое изменение экономических показателей.
- Обратите внимание на знак. Плюс или минус. Если негативный знак нуждается в немедленном принятии мер, когда речь идет о крупных размерах, то положительный не всегда вынуждает это делать. По сути, изыскания провести не помешает, но жизненной необходимости и требований по оперативности не предусматривается.
- Изучать нужно не только отдельные выводы, но и также и их группы, прослеживая их взаимосвязь. Тогда одни расходы потенциально инициируют остальные. Падение выручки зачастую становится последним результатом, к которому ведут логичные проблемы.
- Помните про удельный вес бюджета. Если исполнение конкретной задачи требует огромных процентных вложений бюджета, то эта сфера требует повышенного уровня надзора, контроля. И лучше больше ресурсов затратить именно на нее: продажа, маркетинг и схожее. А вот организация системы охраны на точках реализации, к примеру, обычно не вызывает таких серьезных трат. И стоит уделить такой отрасли меньше времени.
План-фактный анализ, пример проверки результативности
Первый способ проведения изысканий основывается на результативности деятельности проекта. А также на конкретно составленном плане движения финансовых потоков. Представленный образец будет схематичным и затронет лишь некоторые показатели, чтобы продемонстрировать сам принцип.
|
Сфера проверки |
Единица измерения значения |
Запланированный результат на 2019 год |
Текущий результат по итогам 2017 года |
Наличие расхождений в абсолютном значении |
Процент отклонения, то есть, относительный уровень |
|
Полный объем закупленной для реализации продукции |
Тысячи рублей РФ |
284 426 |
289 312 |
4 886 |
1,7% |
|
Количество сотрудников осуществляющих работу на предприятии за отчетный период |
Человек |
300 |
330 |
30 |
10% |
|
Заработная плата, выданная работникам. Устанавливается усреднений размер для упрощения |
Тысяч рублей на одного человека |
341 |
354 |
12 |
3,6% |
|
Иные затраты материального характера необходимые для ведения хозяйственной деятельности |
Тысяч рублей |
101 970 |
97 650 |
-4 320 |
-4,2% |
|
Прибыль за отчетный период без учета конкретного источника |
Тысяч рублей |
40 462 |
43 736 |
3094 |
7,1% |
|
Рентабельность по общим показателям |
В процентах |
13,5 |
13 |
-0.5 |
-4% |
План-факторный анализ, пример проверки производительности
А теперь обратим внимание на другой упрощенный пример.
|
Область исследования |
Запланированный результат в денежном выражении |
Ожидаемый уровень в процентном отношении |
Фактический выход в финансовом эквиваленте |
Выход в процентном показателе |
Уровень отклонений в денежном виде |
Процент расхождений |
|
Доход, который был получен вне зависимости от конкретного источника, включая дебиторку |
284426 |
100 |
289 312 |
100 |
4 886 |
101 |
|
Отчисления на маркетинг |
57 938 |
20 |
62 775 |
21 |
4883 |
108 |
|
Отчисления в пользу ФНС по совокупным статьям |
12 834 |
4,5 |
13 811 |
4,7 |
977 |
107 |
|
Конечная прибыль за вычетом остальных параметров за отчетный период |
40 426 |
14 |
43 736 |
15 |
3 094 |
107 |
Таблица расчета эффективности
Третий наш пример, который, по сути, является итогом. На основе предыдущих и иных изысканий, глубоких проверок бухгалтерии следует сделать выводы о текущей эффективности движения и развития фирмы в целом.
|
Наименование |
Ожидаемый результат |
Текущий |
Уровень эффективности через размер расхождений |
|
Совокупный доход, полученный от прямой реализации продукции на точках продаж |
284 426 |
289 312 |
4 886 |
|
Маржа |
163 916 |
161 437 |
– 2 497 |
|
Расходы на обслуживание точек продаж |
57 455 |
59 685 |
2 230 |
В чем ценность и важность этого исследования
Бюджетный сегмент на предприятии — это важнейшая сфера. Для нормального развития придется потратить ресурсы на четкий и современный контроль. В противном случае осуществить бюджетное управление невозможно по определению.
В первую очередь это касается БДДС. Но и к остальным элементам относится в не меньшей мере. Этот план подразумевает сверку финансовых показателей, определение процента их выполнения, степень достижения поставленных задач. И что самое важное — проверку целесообразности трат, уровня распределения денежных массивов, логику анализа.
Имея на руках отчеты, всегда можно сформировать будущие бюджеты уже с учетом результатов изысканий. То есть, остается плацдарм для совершенствования, способы избежать ошибки, допущенные в прошлом квартале. Это даже не столько метод изучения проблем, сколько расчет конкретной эффективности в текущий момент.
Основы подготовки
В общем случае после назначения изысканий необходимо составить регламент будущей работы. Определить критические, умеренные и существенные уровни. А также выбрать те сферы, которые непосредственно будут затронуты. Естественно, относительные и абсолютные величины коснутся общей маржи, главных денежных потоков, ключевых статей расходов. Но вполне допустимо выставить куда больше сфер.
Также стоит ориентироваться в первую очередь на значимые позиции. На те сегменты, которые конкретно на данный момент активно влияют на ситуацию. Чтобы можно было оперативно внести правки, если будет выявлена проблема. А отрасли, которые уже не оказывают существенного влияния, к примеру, в этом сезоне поток уже перекрыт, выработал свое, — остаются на второе.
Таким образом, план-фактный анализ – это способ поиска слабых мест предприятия для оперативного вмешательства.
На какие аспекты стоит обратить внимание
Помимо того, что цифры нужно пропускать через призму значимости источников, стоит понимать их вес. Другими словами, когда изыскания направляются на те сферы, которые просто в процентном отношении от бюджета занимают ничтожную позицию, по сравнению с другими, — это нелогичное распределение ресурсов.
Также не стоит забывать, что среди массы полученных показателей, внимание надо сосредоточить на тех, что поддаются изменениям. Снова играет роль источник. Если им стали ошибки в планировании, некорректный расчет, нарушения тактического плана, хищение, нерациональный подход и так далее – все проблемы легко решаются.
А если причиной стали макроэкономические аспекты, проявляющиеся через скачок курса или падения интереса к сфере производства на глобальном уровне, то коренным образом изменить ситуацию не получится. Это могут быть и обычные колебания, которые, как волна, доходят до локальных проектов от мировой экономики. И нужно заранее их определить, иначе силы компании будут направлены на борьбу с проблемами, которые по определению невозможно решить. Стоит лишь знать их и игнорировать.
Для четкого позиционирования источника, проблемы и конкретного влияния в будущем нужно обращать внимание на положительный или отрицательный знак при расхождениях. Именно он предоставит почти всю информацию, которая необходима. С ее помощью получится понять, нужно ли заниматься данной проблематикой прямо сейчас, повлияет ли аспект на будущий бюджет, есть ли проблемы в планировании, не являются ли контрмеры безосновательными в этом случае.
ТОП-5 программ для проверки
Для облегчения и оптимизации процессов в организации используется различное программное обеспечение. Например, вы можете ознакомиться с продуктами компании «Клеверенс», которая реализует качественное ПО, в том числе для автоматизации бизнеса.
Программные продукты компании — это широкий спектр для решения задач в розничной и оптовой торговле, производственных и нефтедобывающих организациях. С помощью специальных программ можно не только сверять план-факт, но и вести полный учет, контролировать все процессы.
БИТ.ФИНАНС
Масштабируемое ПО, созданное для широкой аудитории. Программа без проблем ведет контроль статей бюджета, занимается формированием, оценкой, установлением предельных лимитов. Примечательно, что этот модуль помогает составить отчетность вместе с учетом в условиях единого комплекса. Создается плацдарм, через который идут все расчеты, фиксируются все полученные данные, выставляются планы. Так, информационная база объединяется в ядро, с помощью которого даже без автоматизированной методики проверки значительно упрощаются.
Умная утилита сама знает, как посчитать процент отклонения факта от плана, формула в массе различных вариаций содержится у нее по умолчанию. А также она решает и все сопутствующие отчетные задачи.
Navision
Отличительными чертами программы стоит назвать быструю интеграцию в общую бухгалтерскую структуру предприятия. Именно бухгалтерия будет являться основной для всех проверок, но и другие вопросы, в том числе сверка фактических и запланированных цифр, решаются без проблем.
Контур
Отличный выбор для компаний широкого профиля. ПО направлено на различные холдинги. Разумеется, никто не мешает и проектам с узкой специализацией воспользоваться ей. Но это не слишком рационально.
SAP R/3
Это массивный комплекс, который включает в себя множество коробочных решений. И одним из них и является упрощение проведение аналитики и сверка. Естественно, только ради этих целей приобретать такой комплект из 22 различных направлений — не самое логичное решение. Но для комплексного урегулирования вопросов подойдет идеально.
Галактика
Это прекрасный инструмент, посредством которого менеджер получает доступ для проведения различных исследований. Они касаются материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Направлений выдвигается довольно много, среди них присутствует и наличие формул расчета, изучение и автоматическое проведение сверки факта.
Еще одной особенностью системы является возможность тонкой настройкой под нужды конкретной компании. Персональные настройки сохраняются за пользователем. Для изменения составляющих доступно параллельное сохранение сразу нескольких различных вариаций.
Эти программы отлично знают, как рассчитать отклонение от факт-плана. И помогут это сделать даже неопытному в сфере пользователю.
Количество показов: 64692
Контроль исполнения бюджета – одна из важнейших функций бюджетирования. Сам по себе план или бюджет является лишь инструментом управления. Однако управлять им можно только тогда, когда на предприятии созданы механизмы, контролирующие выполнение планов. Поэтому очень важно во время бюджетного периода регулярно (неделя, месяц, квартал) отслеживать фактическое выполнение финансовых планов, анализировать ситуации, когда планы не исполняются, и потом, опираясь на полученные выводы, принимать своевременные решения. Контроль бюджета, анализ того, как выполняются планы, представляет собой оценку эффективности планирования и реакцию на него.
План-фактный анализ актуален для большинства финансовых бюджетов, а если необходимо более детальное изучение причин отклонений от плана, он подойдет и для отдельных операционных и функциональных бюджетов. Он выполняется в масштабе всей компании, либо для отдельных центров финансовой активности, проектов или направлений деятельности (это позволит узнать, какой именно даёт отрицательные или положительные отклонения). Так или иначе, выбор его объекта остается за каждой определенной организацией и обосновывается задачами, которые ставит руководство организации.
Во многих компаниях большую роль играет бюджетный комитет. Он контролирует соответствие плановым бюджетным показателям центрами финансовой ответственности и осуществляет управление политикой компании в сфере инвестиций, вырабатывает стратегию финансового планирования. Как правило, непосредственное участие в таких комитетах принимают топ-менеджеры компании (функциональные директора и руководители бизнес-единиц), контролирующие бюджетный процесс, что позволяет эффективно и быстро принимать согласованные решения по изменениям в финансовых планах, выработке рекомендации по исправлению финансовой ситуации в организации или отдельном центре финансовой ответственности.
Бюджетные и фактические цифры должны приводиться в одних и тех же аналитических разрезах, с одной и той же периодичностью, чтобы их сопоставление всегда было корректным. Отклонения в анализируемых данных помогают сделать выводы об эффективности или неэффективности компании как в целом, так и в её отдельных структурах. Если такие отклонения есть и они велики, то используется корректировка или актуализация бюджетов.
Итоги план-фактного анализа исполнения бюджета применяются и для расчетов бюджетов на другие периоды.
Правильно выполняемый данный вид анализа исполнения бюджетов поможет повысить точность бюджетирования, а также укрепить финансово-экономическое положение компании. Это происходит благодаря тому, что он исследует не только сами причины отклонений, но и предлагает стратегию исправления ситуации.
Контроль исполнения бюджетов, формирования отчетов, позволяющих зафиксировать отклонения между плановыми и фактическими данными, описание причин этих отклонений, выполнение корректировки и актуализации целесообразно проводить с помощью автоматизированной системы. Это позволит оперативно получать информацию в тех же аналитических разрезах, в которых сформирован финансовый план, консолидировать данные, автоматически рассчитывать отклонения фактических показателей от запланированных, фиксировать их причины и своевременно принимать решения по устранению нежелательных для бизнеса ситуаций.
Система БИТ.ФИНАНС содержит набор механизмов, позволяющих не только формировать бюджеты любых видов и уровней, но и эффективно контролировать исполнение финансового плана компании.
Попробовать
программу БЕСПЛАТНО
В состав этих механизмов входят отчеты для проведения план-фактного разбора с детализацией и группировкой по любым аналитическим разрезам:
- план-фактный анализ универсальный;
- план-фактный анализ;
- план-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам).
Два последних вида отчетов предназначены для сравнения и анализа плановых (в соответствии с бюджетом) и фактических (в соответствии с реальными хозяйственными операциями) данных. Отчет показывает абсолютные и относительные отклонения между этими показателями.
Для сравнения нескольких сценариев с одним «эталонным» сценарием (например, сравнение нескольких плановых сценариев с фактическим сценарием) используется отчет «План-фактный анализ универсальный». Также в отчете предусмотрен специальный режим «Сравнение данных разных лет», который позволяет сравнивать между собой данные разных бюджетных периодов, например, плановые данные прошлого периода с фактическими данными текущего года, или фактические данные за несколько лет.
Так же в систему БИТ.ФИНАНС включен отчет «Сценарное прогнозирование», который позволяет проанализировать ожидаемое исполнение бюджета до окончания бюджетного периода, с учетом уже полученных фактических данных.
Кроме того, система БИТ.ФИНАНС содержит документ «Протокол расхождений бюджета», с помощью которого можно не только получить плановые, фактические данные и отклонения между ними, но также и зафиксировать причины наиболее существенных отклонений. Документ проходит согласование ответственными лицами компании и имеет печатную форму для предоставления результатов план-фактного анализа руководству.
Когда найдены серьезные отклонения при анализе исполнения бюджета, либо обнаружены ошибки, допущенные при его составлении, может потребоваться корректировка плановых данных. Для этого в системе БИТ.ФИНАНС предусмотрен документ «Корректировка бюджета». Документ позволяет изменить сумму бюджета и перенести ее на другую статью, ЦФО, проект или любую другую аналитику бюджетирования.
После получения фактических данных, например, за первое полугодие текущего года, может возникнуть необходимость актуализировать годовой финансовый план с распределением отклонений между планом и фактом на оставшийся плановый период. Для актуализации утвержденных бюджетов компании после получения фактических данных в системе БИТ.ФИНАНС предназначен документ «Актуализация бюджета».
Возможны разные способы актуализации: равномерное или пропорциональное распределение отклонений на плановые данные, ручная корректировка и актуализация по произвольному профилю с установкой коэффициента распределения отклонений для каждого периода.
В отличие от корректировки бюджета, при актуализации в системе БИТ.ФИНАНС скорректированные плановые данные записываются на новый сценарий. Таким образом, в системе остается первоначальный утвержденный финансовый план и появляется новый сценарий с актуализированными данными. На каждом этапе бюджетного периода можно сравнивать не только плановые и фактические данные, но и утвержденный и актуализированный бюджеты.
Способов и методик анализа исполнения бюджета достаточно много. Могут сравниваться абсолютные (рубли, другая валюта, товарные единицы) и относительные (коэффициенты, проценты) показатели. Отклонения вычисляются между показателями, запланированными на конкретный период, и по отношению к какому-либо базовому периоду. Определяется и анализироваться удельный вес отдельных статей в конечном показателе, проводиться сравнительный анализ на основе аналогичных цифр по схемам ведения бизнеса компаниях. Все эти виды анализа, как правило, дополняют друг друга и позволяют получить наиболее полную картину причин отклонений фактической финансовой ситуации в компании от запланированной.
Использование системы БИТ.ФИНАНС для автоматизации финансового планирования позволит эффективно осуществлять контроль исполнения бюджетов, анализировать причины возникновения отклонений с детализацией их до первичного документа, оперативно актуализировать и корректировать бюджетные данные, и тем самым значительно облегчит принятие управленческих решений на любом этапе бюджетного процесса.
