Как найти фонд архива

Архивы

Поиск по архивам России. Поиск архивов организаций.

Работать в архиве очень сложно. Только в начале нашего века появились машинописные материалы, а раньше все послужные списки, всяческие официальные бумаги заполняли писари, которые очень затейливо рисовали буквы. А в документах, которые хранятся в Архиве древних актов, просто другой алфавит, там вообще ничего не поймешь. Кроме того, это огромные документищи с ветхими страницами, к которым и прикоснуться страшно. Так что лучше не пытаться вести архивный поиск самостоятельно, а посылать запрос в архив или нанимать исследователя, в этом деле опытного. 
Впрочем, с частными запросами тоже проблема. Архивы у нас в плачевном состоянии, многих документов нет, они пропали во время войны, у архивистов нет времени на выполнение генеалогических запросов (в первую очередь они выполняют запросы социальные, нужные, например, для получения пенсии) и если не теребить их беспрерывно, они часто просто отписки пишут, хорошо, что у нас есть представители в регионах, а то бы мы ни одного заказа не выполняли. 
Переход на адреса архивов есть с этой страницы, есть там и советы исследователей. 
Примеры писем в архивы по поиску родственников и предков воспитанником детдома, предоставленные Татьяной Осиюк, представлены на отдельной странице.

Зачем существуют архивы?

Первое, что надо усвоить для успешной работы с архивами – это то, что они существуют вовсе не для того, чтобы удовлетворять наши потребности. Архивы – государственные учреждения, они владеют, пользуются и распоряжаются частью документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранят их, обеспечивают целостность исторически сложившихся документальных комплексов, условия для их использования, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворяют информационные потребности и конституционные права граждан. Они руководствуются большим количеством законов, положений и других нормативно-правовых актов. Главный из них – Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, предыдущие были приняты в 1983 году, сейчас появились новые. Но и раньше и сейчас первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения, ответ на запросы стоит далеко не на первом месте. 
У каждого архива есть устав, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормы времени и нормы выработки на основные виды работ и операций. Архивы составляют годовые, а то и перспективные планы, где определяются приоритетные направления, виды работ, проводится расчет бюджета рабочего времени, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива. Архив в принципе не может перестроиться быстро – допустим, появилось много генеалогических заказов, логично было бы нанять новых сотрудников, но сделать этого нельзя, просто права такого нет.

Самые большие архивы

Архивный фонд Российской Федерации, с которым работают все генеалоги, велик и разнообразен. 39 млн. единиц хранения сконцентрировано в 14 федеральных архивах, более 123 млн. единиц хранения – в областных и более 30 млн. единиц хранения – в муниципальных. А еще есть и ведомственные архивы. Многое можно найти и в архивах организаций, например, в архивах университетов до сих пор хранятся (иногда и некоторые) дела на студентов, которые учились в этих университетах до революции. 
Российский государственный архив древних актов (РГАДА) включает в себя документы следующих дореволюционных архивов:Московское отделение Общего архива Министерства Императорскогодвора (1869–1920); Московский архив Министерства юстиции(МАМЮ)(1852–1920); Государственный архив Российской империи (Госархив)(1834–1918); Государственное древлехранилище хартий и рукописей (1854–1882); Московский главный архив Министерства иностранных дел (МГАМИД) (1832–1920); Московский государственный архив старых дел (1782–1852); Архив Межевой канцелярии (1768–1919); Архив прежних вотчинных дел (1768–1852); Разрядно-Сенатский архив (1763–1852); Московский архив Коллегии иностранных дел (МАКИД) (1724–1832). 
Российский государственный исторический архив (РГИА) создавался достаточно сложным путем – из ленинградских отделений нескольких секций Центрального архива РСФСР (Центрархив) и части фондов высших и центральных учреждений Российской империи и личного происхождения, хранившихся ранее в ЦГИАМ и ЦГАДА. Фонды высших и центральных органов государственной власти и управления Российской империи включают документы преимущественно с начала XIX в. по 1917 г. (кроме фондов Министерств военного, морского и иностранных дел). Одним из обширнейших является комплекс фондов из бывшего Архива Правительствующего Сената (1711–1917). Фонд Департамента Герольдии (1757–1917) и Коллекция жалованных грамот, дипломов и патентов на чины содержат значительный комплекс генеалогической документации со сведениями о пожаловании дворянского звания и титулов. В этом же архиве – все сведения по потомственным почетным гражданам. Интересен комплекс фондов т. наз. внеминистерских и межведомственных учреждений, в том числе Собственной е. и. в. канцелярии (1812–1917), ведавшей помимо всего прочего вопросами наград и государственной службы высших правительственных чиновников и др. Личных фондов в архиве 337. Как раз этот архив, по слухам, скоро будет недоступен для исследователей, что очень печально, безусловно. 
Государственный архив РФ (ГАРФ) в основном содержит документы советского периода, но есть довольно-таки большая дореволюционная часть. 
Это фонды III отделения собственной е.и.в. канцелярии (1826-1880), Департамента полиции Министерства внутренних дел (1881-1917), Уголовного отделения I департамента Министерства юстиции и других учреждений систем этих министерств, Штаба Отдельного корпуса жандармов, Московского и Петроградского охранных отделений и губернских жандармских управлений, жандармско-полицейских управлений железных дорог, судебно-следственных учреждений и органов судебного надзора по политическим делам Российской империи, а также документы главных тюрем и исправительных домов России. Имеется комплекс документов центральных учреждений Царства Польского. Есть коллекция вещественных доказательств, изъятых жандармскими учреждениями при обыске редакций журналов, газет и отдельных лиц, и коллекции листовок, произведений нелегальной печати, фотопортретов участников общественного и революционного движения в России, так что если ваши предки были людьми с точки зрени Российской империи неблагонадежными, вам точно сюда. В 1946 сюда влились документы Русского заграничного исторического архива в г. Праге (РЗИА), который был образован в 1923 г. и в межвоенный период являлся крупнейшим хранилищем документов русской эмиграции, но разные части коллекций РЗИА были рассредоточены по многим государственным архивам и музеям всего Советского Союза (ок. 30 хранилищ). В ГАРФе остались личные фонды А. И. Гучкова, А. И. Деникина, кн. Г. Е. Львова, П. Б. Струве,  Б.В. Савинкова  и многих других деятелей русской эмиграции. Еще там есть материалы Нью-Йоркского отделения фонда Вольной русской прессы, Тургеневской русской общественной библиотеки (Париж), Комитета помощи политическим каторжанам имени В. Н. Фигнер (Париж), русских эмигрантских организаций и редакций, польских и литовских организаций на территории России. Много фондов личного происхождения. 
До- и послереволюционные фонды учреждений и организаций РСФСР на Дальнем Востоке хранятся в Российском государственном историческом архиве Дальнего Востока (РГИА ДВ) во Владивостоке (ранее находился в Томске). 
Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) включает в себя документы следующих дореволюционных архивов (в скобках – годы суествования): Военно-ученый архив Главного управления Генерального штаба (1906–1918); Военно-ученый архив Главного штаба (ВУА) (1867–1906); Московское отделение Общего архива Главного штаба (1865–1918); Военно-исторический и топографический архив Главного управления Генерального штаба (1863–1867); Московское отделение архива Инспекторского департамента Главного штаба Его Императорского Величества (1819–1865); Архив Военно-топографического депо Военного министерства (1812–1863); Собственное Его Императорского Величества Депо карт (1797–1812). Помимо всего прочего в этом архиве есть 254 личных фонда и 9 фондов документов по личному составу (294400 единиц хранения). Интересны также фонды различных военно-учебных заведений. 
Российский государственный военный архив (РГВА) основан в 1920 как Архив Красной Армии, с 1960 в него включены документы внутренних и пограничных войск НКВД-МВД СССР. Также там хранятся архивные фонды и коллекции иностранного происхождения, вывезенные Советской Армией в конце Второй мировой войны из Германии и Восточной Европы в Москву. В составе этого комплекса имеются фонды оккупационных полицейских, хозяйственных, социальных и культурных учреждений и концентрационных лагерей (в частности, Освенцима), документы еврейских организаций и учреждений, документы масонских лож. Если документы из трофейных архивов передаются в другие рахивы или владельцам, в РГВА остаются их микрофильмы. В этом же архиве хранятся документы советских учреждений, ведавших военнопленными и интернированными, которые находились в ведении Главного управления по делам военнопленных и интернированных (ГУПВИ) МВД СССР. 
Личных фондов там 88. Есть коллекция послужных списков, служебных и учетно-послужных карточек на офицерский, сержантский, рядовой и вольнонаемный состав РККА, пограничных и внутренних войск, документы личного состава войск НКВД–МВД–МГБ. Интересны документы военных академий, военных школ и курсов. 
Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ) включает в себя документы Архива Морского министерства, существовавшего в 1827-1917, а также документы военно-морского флота до 1940 года. Личных фондов 95. Важнее всего для генеалогов – коллекция послужных и формулярных списков с середины XVIII в. до 1917;  послужных списков и личных дел командного и начальствующего состава  Советского ВМФ 1917-1941. Документы военно-морских учебных заведений представлены фондами Морского кадетского корпуса, Морского Инженерного училища, Николаевской морской академии, гардемаринских и различных офицерских курсов, школ, училищ и классов. Военно-морская документация периода Великой Отечественной войны и послевоенного периода хранится в Центральном военно-морском архиве (ЦВМА) в Гатчине, находящемся в ведении Министерства обороны РФ. 
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) хранит документы текущих архивов структурных подразделений ЦК КПСС: общего отдела ЦК, сектора единого партбилета, сектора учета и анализа руководящих кадров, архивного фонда загранкадров, входивших в состав Орготдела ЦК КПСС, международного отдела ЦК КПСС, Комитета партийного контроля (КПК), известного позднее как Центральная контрольная комиссия (ЦКК), а также архивного фонда управления делами. Часть фондов до сих пор недоступна для исследователей. Интереснее всего для генеалогов документы сектора единого партбилета ЦК КПСС и сектора учета и анализа руководящих кадров орготдела ЦК КПСС (ф. 90, 1973-1991), где сосредоточены личные дела партийной номенклатуры, в т.ч. отчетные карточки на партбилеты образа 1973 г. (более 25 070 000 карточек). Есть там и фонды личного происхождения. 
Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) хранит в себе документы Российского центра хранения и изучения новейшей истории (РЦХИДНИ), Центрального партийного архива, Архива III (Коммунистического) Интернационала и Центра хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО). Этот архив интересен более всего тем генеалогам, которые разыскивают информацию по работникам Коминтерна – это самый обширный фонд 495 с 234 описями (138 545 ед. хр.), который содержит и личные карточки.

О чем и как можно попросить архив

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. 
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии. 
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода. 
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан. 
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:

• сведения о том, кто его написал – название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
• почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
• тему – то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,
• хронологические рамки запрашиваемой информации – просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.

На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи – один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай). Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Архивисты меня за такой совет не похвалят, но это действительно помогает. 
Запрос пишется на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно. 
Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно. 
Письмо пишете такое:

Директору архива такого-то 
Адрес 
От (ваше ФИО и адрес) 
Заявление

Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве). 
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно). 
С уважением 
ФИО 
Дата. 
Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого. 
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка. 
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю. 
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса. 
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации. 
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить. 
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы

Что архивы сделают для вас бесплатно

Часть запросов архивы обязаны выполнять бесплатно. 
Архив не может взимать плату за выполнение социально-правовых запросов граждан. Это включает в себя запросы о:

• подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы,
• прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий,
• избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий,
• нахождении на излечении,
• получении образования;
• лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.);
• пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
• реабилитации.

Впрочем, плату могут взимать и по социально правовым запросам: за срочное исполнение запросов (в течение 1–5 дней с момента обращения) по просьбе и с согласия заявителя; выдачу дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально); изготовление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд); запросов об имущественных правах. 
Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса. 
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив. 
Также нельзя взимать плату за обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации). 
Архив может определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.

Что архивы делают за деньги

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план. Для их выполнения в архиве можно создавать специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы, но запланировать это все равно нужно заранее, сразу, вдруг, сделать это невозможно. 
Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом действующих налогов. В разных архивах эти цены различаются весьма существенно. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем, так что по закону имеете право торговаться. Цены на платные работы и услуги утверждает директор архива. 
Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке. 
Информация заявителю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи. 
Не стоит пытаться нанять работника архива для проведения генеалогического исследования в приватном порядке, не договорившись с директором архива. Они не могут просто взять документ и изучать его. Выдача документов работникам архива оформляется заказами (требованиями) и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в рабочие помещения, в которой расписывается получивший документы работник. Эти требования визирует руководитель, и только после этого они выполняются. То есть, в принципе, вы можете попросить директора архива порекомендовать вам кого-нибудь для выполнения каких-то дополнительных работ и иногда директор рекомендует сотрудника и он действительно находит то, что обычным порядком не находится за дополнительную плату, только помните, договариваться нужно именно с директором. 
На выполнение каждого официального заказа отводится определенное время, заработная плата работника не зависит от того, насколько хорошо он выполнит ваш заказ и найдет ли то, что вам нужно, но, не среагировав на запрос в срок, он может пострадать. Поэтому, если в своем запросе вы неправильно укажете, например, наименование населенного пункта, весьма вероятно, что вам сообщат, что такого селения не существует в природе и на этом все закончится. Поэтому запросы надо писать как можно более точно. 
Цены в каждом архиве свои. Вот, например, конкретные примеры по работе с разными архивами, подчерпнутые на форуме сайта ВГД. Весной 2003 года  Орловский архив в ответ на запрос, сделанный по почте,  за пять листов (А 4, шрифт 14)  подробной хронологии шести поколений предков (больше не откопали) + приложение: родословное древо на 1 листе взял 1500 руб. Сначало 230 рублей, чтобы начали искать, а когда нашли, запросил остальные. Сделали все это меньше чем за месяц. Архив Курской области в ответ на запрос написал (через 4 месяца), что предварительная стоимость работ 4 500 руб., несмотря на то, что в запросе были указаны все номера по описи нужных документов. В ответ на другой запрос в Курском архиве попросили заплатить аванс 300 р., потом искали месяца 3, и попросили доплатить 1000 руб. При этом объяснили, что в Курске очень много социальных запросов и предложили приехать искать самостоятельно. Латвийский архив просит 50 долларов аванса и исполняет запрос официально в течение полугода. а неофициально – в течение года. Ответ – конспективного вида справочка, после прочтения которой вопросов возникает ещё больше, а удовольствие это стоит в несколько раз дороже, чем 50 долларов. Литовский государственный исторический архив выполняет запросы (записи в метрических книгах) бесплатно и за несколько дней, если перепсиываться ним по электронной почте. Беларусские архивы просят 30 долларов аванса, при этом за перевод таких денег из России в Беларусь берут 20 долларов комиссионных. 
Иногда происходят чудеса. Одна из посетительниц форума отправила электронное сообщение по адресу Управления по делам архивов в Смоленской области, они ответили, что с удовольствием помогут после того, как она переведет деньги – 300 рублей за каждый запрос. За два дня до отправки этого электронного запроса, по обычной почте она отправила запрос в сам облгосархив г. Смоленска, а пока ломала голову – как из Украины перевести деньги в Россию, из архива пришел краткий и четкий ответ, заняло это 3 недели и ни копейки с нее за это не взяли. 
Случаются такие печальные ситуации, когда вы написали запрос в архив, или поработали в архиве сами, ревизские сказки есть, метрические книги есть, даже исповедные ведомости есть, а ваших предков там не обнаруживается. И вы уже начинаете думать, что ваши предки в анкетах говорили неправду, а на самом деле они графы и князья, скрывшие свое происхождение, или вообще какие-нибудь шпионы. Эти предположения (для этого случая) крайне мало вероятны. 
Как мастер по ремонту компьютеров первым делом проверяет, все ли провода подключены, для генеалога есть такое же очевидное и часто дающее отменный результат действие. Вы могли перепутать населенный пункт. Села и деревни не только с похожими, но даже и  с одинаковыми названиями были не только в разных губерниях, но и в одной. Вот даже и сейчас. Например, населенный пункт Раздольное сейчас расположен как минимум в таких местах: Алтайский край, Родинский район; Амурская область, Мазановский район; Амурская область, Тамбовский район; Волгоградская область, Николаевский район; Краснодарский край, Кущевский район; Красноярский край, Большемуртинский район; Новосибирская область, Новосибирский район; Омская область, Павлоградский район; Приморский край, Надеждинский район; Рязанская область, Михайловский район; Саратовская область, Краснопартизанский район; Саратовская область, Лысогорский район; Сахалинская область, Корсаковский район;  Свердловская область, Камышловский район;  Северная Осетия-Алания, Моздокский район; Ставропольский край, Новоалександровский район. А если углубиться в историю, Раздольных еще больше обнаружится, уверена. 
То есть, зайдя в тупик, не рвите на себе волосы, а отправляйтесь в библиотеку заниматься историко-географичскими исследованиями, а предварительно точно вспомните, почему вы вообще были так твердо уверены, что вас интересует именно этот населенный пункт, какие могут быть варианты?

Что хранится в архивах

Все документы в архиве должны быть учтены, и они действительно учтены, только некоторые не подробно. 
Основные единицы учета – архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения. 
Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода; или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи. 
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим). Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат. 
Единица хранения документов на бумажной основе – дело – совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. Единица хранения кинодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации. Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам. Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Даже если в россыпи хранятся очень нужные вам документы, вам их не дают – пользователям дают только прошитые и пронумерованные единицы хранения. 
Схема систематизации единиц хранения закрепляется описью (описями). Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования. 
В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале. 
Описи создаются в трех экземплярах, третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале. Именно с них начинается работа в архиве – вы должны по описям точно определить, что хотите посмотреть, и заказать сей документ. Во многих архивах описи находятся в свободном доступе, а вот в Воронежском, например, архиве их тоже надо заказывать. 
Помочь разобраться в том, что есть в архивах могут архивные справочники – по ним вы, по крайней мере, поймете какую опись заказать и что в ней искать. 
Путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Это может быть путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Туда включаются не все фонды, дела и документы, производится отбор. 
Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. 
Указатель — архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. 
Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. 
Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода вы можете написать в архив не только что вы хотите узнать, но и по каким именно документам вы хотите это узнать, это существенно повысит вероятность устраивающего вас ответа.

Какой можно получить ответ

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. 
Если документы наличествовали, в результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе. 
Архивная справка — официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена 
Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений. 
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (“Так в документе”, “Так в тексте оригинала”). 
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. 
В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала (“Так в тексте оригинала”, “В тексте неразборчиво”). 
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка. 
В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события. 
В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива. 
Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива. 
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации. 
К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. 
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа — “апостиля”. На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом. 
Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. 
Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины. 
Архивная копия — официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных. 
При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется. 
На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба Российской Федерации и подписью руководства архива. 
Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае. Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами. 
При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение. 
Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учетом норм Закона Российской Федерации “Об авторском праве и смежных правах”. 
Объемы копирования документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае. 
На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов. Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам, и могут быть высланы по указанным адресам. Вывоз копий документов на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации 
Архивная выписка — официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа. 
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. 
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”. При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные. 
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива. 
Информационное письмо — письмо, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме. 
Тематический перечень документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных. 
Тематическая подборка копий документов — систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса. 
Тематический обзор документов. 
Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива. 
Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа. 
Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осужденных) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов. 
С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях. 
Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда. Изменения объема фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке. Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения. 
Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.

Что можно и чего нельзя

Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним, а вам предстоит читать их от начала до конца, а вовсе не до середины, каковое утверждение можно проиллюстрировать поучительной историей. 
Это история про моих предков по отцовской линии. Сведения о дедушке по отцовской линии были получены из Подольского архива, там было указано, что родился он в Москве и то, что родом он из крестьян определенного сельца Владимирской губернии. Его отец обнаружился в справочнике “Вся Москва”, соответственно год рождения его был неизвестен, только фамилия, имя отчество и место рождения (из анкеты сына). А вот дальше уже получилась вилка. Крестьяне в этом сельце фамилий не имели. Там обнаружилось два человека с таким именем подходящего возраста и отцы у них носили одинаковые имена. Я не темню, я просто так тогда расстроилась, что забыла их имена. Допустим, Николай Иванович. Обнаружилось два Николая подходящего возраста, оба сыновья Иванов. То есть недобросовестный исследователь, найдя первого Николая, мог решить, что нашел искомое и продолжить эту родословную до 17 века, а совершенно не исключено, что моими предками были другие Николай и Иван. 
Отсюда мораль. Работая в архиве, дочитывайте метрическую книгу или ревизскую сказку по вашему населенному пункту до самого конца. Приятно, конечно, считать, что нашел своих предков, но полная уверенность приятнее. 
Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договорах по информационному обслуживанию. 
Архив ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка. Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о частной жизни граждан, устанавливаются при наборе персональных данных, в совокупности позволяющих идентифицировать личность. 
Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока снимаются в случае наличия письменного нотариально заверенного распоряжения субъекта персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними. Субъект персональных данных для сведений о его частной жизни может установить режим общедоступной информации, проинформировав об этом руководство архива. 
Документы, содержащие персональные данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения (смерти), адрес места жительства, служебные должности, сведения о профессии и иные сведения, представленные лицом в установленном порядке) архив может выдавать при условии соблюдения пользователем прав личности на неприкосновенность частной жизни. Разрешается по запросам организаций выдавать справки, содержащие информацию о служебной и общественной деятельности граждан, для использования их в вышеуказанных целях. 
Запрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти, без согласия органов опеки и попечительства выдавать гражданам документы, содержащие сведения об усыновлении; архив также имеет право отказать до истечения 75-летнего срока с момента создания документов в выдаче выписок из книг регистрации актов гражданского состояния, решений судов, органов исполнительной власти и образования, из которых было бы видно, что усыновители не являются кровными родителями усыновленного. В исключительных случаях архив знакомит заинтересованных лиц с записями актовых книг с разрешения руководителя органа записи актов гражданского состояния или органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Архив высылает по запросам органов записи актов гражданского состояния, опеки, попечительства, правоохранительных органов, нотариата, а также судов и органов юстиции копии записей актов гражданского состояния. 
По требованию гражданина ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть изготовлены их копии на бесприбыльной основе. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. 
Реабилитированным лицам или в случае их смерти — родственникам и наследникам в установленном порядке обеспечивается право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений о третьих лицах без их согласия. 
Не допускается внесение изменений в имеющиеся на хранении в архиве документы в случае выявления лицом недостоверных сведений о нем. В таких случаях к документам по инициативе лица или правоохранительных органов могут быть приобщены справки, уточняющие сведения о лице, справки о реабилитации и другие документы, что оформляется актом о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов и отражается в листе-заверителе дела и соответствующей графе описи.

Особые случаи

Не взимают плату за предоставление информации по документам, копий документов органам государственной власти и местного самоуправления для использования их в служебных целях в объеме до 100 листов (за исключением расходов на копирование документов и почтовые отправления), но я не представляю, как можно представить так генеалогический запрос. 
В соответствии с новым законом архив обязан заключить договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов и/или справочников к ним. Для этого архив производит экономическое обоснование договора, рассчитывает предполагаемые затраты и ожидаемый эффект. Проекты договоров архива с зарубежными потребителями и с российскими организациями, действующими совместно с зарубежными потребителями или по их поручительству, а также договора, носящие коммерческий характер, подлежат обязательному согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом. Генеалогические исследование – не тот случай, но если вы собрались выпустить книгу или диск с копиями архивных документов и продавать ее, лучше архив об этом предупредить и заключить соответствующий договор. 
Научно-исследовательскую и методическую работу в архиве организует директор или его заместитель. Виды ее, которые, в принципе могут быть связаны с генеалогией – проведение научных исследований, подготовка научных докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных; разработка методических документов;  методические консультации. Эти работы могут проводиться в рамках разнообразных планов и программ, в которые генеалогические исследования попадут вряд ли, а также в инициативном порядке на основе безвозмездных финансовых субсидий (грантов) с соблюдением условий, предусмотренных грантодателями. Право собственности на информационные продукты, созданные архивом на договорных началах с соисполнителем или заказчиком, определяется условиями договора. То есть, в принципе, если вы фантастически богаты (или собрали много единомышленников) и вам хочется, чтобы архив перевел в цифровую форму все документы, содержащие генеалогическую информацию, по району, где жили ваши предки, вы можете предложить архиву грант с тем, чтобы и у него, и у вас осталась полученная таким образом база данных. Но поскольку все планируется заранее, быстро договориться об этом не удастся – такие деяния должны быть включены в план и согласованы с вышестоящими организациями. 
Очень советую позвонить в архив (уже после отправки запроса) и поинтересоваться, не присылал ли кто-нибудь запрос по вашей фамилии – не исключено. что так вы найдете дальних родственников, которые уже многое исследовали.

Если документов нет

Великая Отечественная война нанесла отечественным архивам непоправимый урон. 
Постановлением ЦК ВКП(б) и Совнаркома СССР от 24 июня 1941 года был образован Совет по эвакуации. 27 июня 1941 года ЦК ВКП(б) и СНК СССР приняли постановление О порядке вывоза и размещения людских контингентов и ценного имущества (оно было опубликовано в Изв. ЦК КПСС. 1990, № 6, с. 208-213). 29 июня 1941 года в регионы направили директиву Совнаркома СССР и ЦК ВКП(б), требовавшую в случае вынужденного отхода частей Красной Армии эвакуации материальных ценностей, а при невозможности эвакуации — уничтожения их. При наркоматах и ведомствах были созданы бюро и комитеты по эвакуации. На местах эвакуационными работами руководили партийные и советские органы. К этой деятельности привлекли и органы НКВД. 
Было очевидно, что эвакуировать весь перечень материальных ресурсов не хватит ни времени, ни транспорта. Поэтому, в тыл, в первую очередь, вывозили самое ценное имущество, в перечень которого входили и архивные материалы. Тем не менее, эвакуация архивов проходила с большими трудностями. Не хватало транспорта. Фашисты двигались очень быстро. Еще и не захваченные территории страдали от налетов авиации. Вопрос о передаче и приёме эвакуированных документов в пунктах назначения, в ряде случаев, не был согласован с местными властями, и в результате несвоевременно выделялись места для их временного хранения. 
Еще в июле 1940 года, в Германии были созданы специальные организации для изъятия и вывоза культурных ценностей с оккупированных территорий. Соответствующим образом они и назывались: «Наследие предков», «Архивы», «Музыка», «Изобразительное искусство», «Наука» и т.д. 
Примеры только по некоторым архивам. 
Смоленские архивисты успели эвакуировать лишь небольшую часть архива и указатели фондов. Только с января по май 1943 года из Смоленска было вывезено четыре железнодорожных вагона архивных документов, отобранных сотрудниками регионального отделения штаба Розенберга. Часть документов, вывезенных из Смоленска во время оккупации, осела, в конце концов, в Национальном архиве в Вашингтоне.  Документы на перевозку оформлялись не описями документов, а в погонных метрах, так что. Что точно вывезено, неизвестно. Сейчас в Государственном архиве Смоленской области находится около 1 млн. 90 тыс. дел. Из них более 740 тыс. хранится в неприспособленном и аварийном здании. 
В Киеве к началу Великой Отечественной войны в областном архиве числилось свыше 5,5 тысячи фондов, около 300 из них удалось эвакуировать. Еще за два дня до вступления немцев в Киев двумя зажигательными бомбами было подожжено хранилище документов в Феодосиевской церкви на Печерске. Пожар уничтожил 10 тонн документов. Во время оккупации, по личному указанию руководителя архивов, библиотек и музеев рейхскомиссариата Украины доктора Винтера, в Германию вывезли около 2000 дел с документами, касающимися введения Магдебургского права, немцев-колонистов, событий Первой мировой войны, пребывания немцев в Украине в 1918 году. А в 1942 году гитлеровцы решили очистить от документов хранилища в Воскресенской, Всехсвятской, Аннозачатьевской печерских церквях и в колокольне Лавры. Архивы хаотично свалили в одном из лаврских корпусов. Когда фронт приблизился к Киеву, солдаты и офицеры немецкой воинской части, укрепившиеся на Дальних пещерах, выбросили из хранилищ более 150 тысяч дел. Их использовали для отопления блиндажей и укрепления траншей. После освобождения Киева сотрудники архива и привлеченное органами НКВД местное население с 10 по 15 ноября 1943 года собрали до 30 тонн документальных материалов, которые валялись в блиндажах, траншеях, просто в уличном мусоре. Масса документов до сих пор разбросана по вспомогательным хранилищам и фактически недоступна для исследователей. 
Во многих случаях из-за гибели учетных документов невозможно установить, какие документы были вывезены, а какие безвозвратно погибли. 
Получить обратно архивные документы практически невозможно. Обычно архивные учреждения проводят эквивалентный обмен копиями документов с зарубежными архивохранилищами. Так, в Государственный архив Российской Федерации из США поступили в обмен на копии документов ГАРФ, РГАСИИ и РГАНИ две обширные коллекции микрофотокопий, микрофиши и микрофильмы документов по истории России, в том числе Департамента полиции. Охранки и их заграничной агентуры. То есть, если архиву удалось получить обратно часть своих утерянных фондов, то искать их надо не в бумажном виде, а именно в каталоге микрофильмов. 
В 1993 Росархивом подготовлены «Методические рекомендации по организации работы по выявлению и возвращению зарубежной архивной Россики» и координационный план по этому направлению. Основные цели: собрать и проанализировать информацию о находящихся за границей архивными материалами по истории России, особенно в странах, предъявляющих или могущих предъявить России претензии относительно находящихся на ее территории архивов, установить законность или незаконность владения архивными документами российского происхождения иностранными архивохранилищами и частными лицами. Но после постановления Государственной думы в мае 1994 г. о приостановке вывоза архивных ценностей из России была заторможена и работа по выявлению за рубежом утраченных документов. 
Итак, если нужных вам документов в архиве нет, или они хранятся неразобранными кучами в неприспособленных помещениях и скорее всего в конце концов пропадут, значит ли это, что вы не сможете ничего найти? Да ничего подобного. 
Первое предположение, если это бывшая оккупированная территория, что документы были вывезены на запад. Практически все генеалогические документы о России, которые можно найти западе (да многие и в России), уже скопированы мормонами. Так что первое действие – посмотреть списки того, что у них есть, и вступить в переписку по поводу возможности просмотра микрофильмов. На самом деле, оригиналы этих документов могут храниться в самых разнообразных архивах, но найти их отсюда трудно, зачем повторять работу мормонов? 
Есть слабая надежда на то, что документ вовсе не утрачен и не уничтожен, а при переходе от инстанции к инстанции застрял по пути. Иногда ревизские сказки находят в районных архивах, это случается не слишком часто, но бывает. При перемене административно-территориального деления, нужный вам документ мог оказаться в архиве другой области. Случаев, чтобы эвакуированные документы застревали в конечных точках эвакуации, мне неизвестно, тем не менее, теоретически, это тоже возможно, хотя и крайне мало вероятно. Еще можно попробовать поискать копии документов в личных фондах, если речь идет о ревизских сказках, их копии в личных фондах владельцев имений вполне могут присутствовать. 
Теперь переходим к случаю самому печальному, но не трагическому – документы действительно пропали, нет ни метрических книг, ни ревизских сказок, в вашем генеалогическом древе образовался разрыв. 
Если ваши предки дворяне, вас это почти не должно расстраивать. Дворяне оставляли за собой такое количество документов, что метрическими книгами при исследовании их родословных все равно практически никто не пользуется. То есть копию метрической записи вы, может, и не найдете, но можете найти послужной список предполагаемого отца вашего предка, где будут указаны жена и все дети, возможно, и ваш предок среди них. Или вы просто поищете сведения о своих предках-дворянах в дворянских родословных книгах. 
Для всех других сословий путь более долгий, причем скорость его прохождения в значительной мере определяется вашими интуитивными догадками. 
Обычно, если метрических книг нет, а одна ревизская сказка отсутствует, первое, что делает исследователь, берет предыдущую и пытается найти там подтверждения тому, что исследуемая семья и в ту ревизию жила на том же самом месте. Допустим, в ревизии 1857 года ваш предок есть, материалы ревизии 1850 года отсутствуют, а 1833, а то и 1815 опять есть. Тогда вы берете члена семьи, который по возрасту должен присутствовать и в имеющейся ревизии, и пытаетесь найти его там. То есть в ревизии 1833 вы можете искать всех тех членов семьи, кому в 1857 было более 24 лет, а в 1815 – тех, кому было больше 42. Скорее всего вы найдете несколько вариантов своих предполагаемых предков, но это уже что-то, хуже, если ни одного подходящего варианта не обнаружится. В первом случае после этого надо начинать искать другие источники. Допустим вы обнаружили, что один из членов предполагаемой семьи вашего предка попал в армию, значит нужно искать его документы в по рекрутским делам присутствии, потому что там будет копия его метрической записи, вы уже хоть что-то узнаете об этой семье. Надо вести поиски по всем направлениям, выяснять, не заводили ли на членов этой семьи дела в полиции, не получали ли они наследство, может, паспорта им требовались и они их оформляли. . . То есть, абсолютно все жизненные проявления, могущие существовать для этого сословия, стоит рассмотреть и изучить – сидеть в архиве, заказывать на каждый день дела по максимуму и листать просто в поисках знакомых имен и фамилий, если были. Адская работа. Если угадаете, можете и в первом же деле найти все нужное, но это будет практически чудо. А скорее всего, вы получите обрывочные сведения, из которых будете складывать головоломку своей родословной уже дома, завершив работу в архиве. Но зато какое удовольствие от результата, почувствуете себя знаменитым детективом. 
Кстати, даже и хорошо было бы, чтобы люди попробовали проделать эту работу. Многие профессиональные генеалоги совершив, с их точки зрения, героический подвиг, создав родословную практически на пустом месте из с трудом добытых сведений, бывают беспредельно удивлены недовольством заказчиков, которые ожидали получить копию метрической записи, а все остальное рассматривают как неудачу. 
Если вы обнаружили, что в предыдущей ревизской сказке ничего похожего на семью ваших предков нет, поиск тоже предстоит огромный, но в несколько другом направлении. Прежде всего вам надо посмотреть паспортную книгу. Она составлялась частными приставами, на крестьян – в волостных правлениях. Там  фиксировались проезжие грамоты, подорожные листы, паспорта, виды на жительство и др. В них содержались следующие сведения: фамилия, имя, отчество, звание, возраст, вероисповедание, семейное положение – состав семьи. В некоторых паспортных книгах указаны номер дома, фамилия, имя, отчество, звание, откуда прибыл, когда дан паспорт, в  чьем доме живет, вид на торговлю, ремесло, когда и куда убыл. Они хранятся в региональных архивах: фондах частных приставов, волостных правлений. Если речь идет о крепостных крестьянах, вам надо изучать владельца – какие ему принадлежали деревни, какие он совершал имущественные сделки, может быть, он женился и получил ваших предков за женой в приданое. Что делать дальше, полностью зависит от того, что вы найдете. 
Нужно отметить и некоторые особые случаи. 
Если по семейному преданию ваш предок является родственником какой-то знаменитой персоны, а родословная вашего предка в связи с отсуствием документов прервалась, то имеет смысл сначала почитать книги об этом знаменитом родственнике, возможно, описание его жизни и истории его семьи наведет вас на какие-то направления поиска. 
Если ваш предок переселился на окраины России неизвестно откуда, целесообразно почитать книги о переселениях в исследуемый регион и документы архивов, фиксирующие переселенцев и земли, на которых они селятся. 
Есть, конечно, и безнадежные случаи. Почти безнадежный случай – Ставрополье. 
Первая партия эвакуируемых архивных материалов была подготовлена к вывозу из Ставрополя 1 ноября 1941. Но вместо требовавшихся 10-15 вагонов архиву был предоставлен только один вагон, из всего фонда краевого государственного  архива было вывезено только 92 ящика документов. Часть оставшихся в городе документов пришлось рассредоточить по ведомствам и учреждениям Ставрополя. Ещё одна их часть была замурована в подвальных помещениях самого архива. Вторая партия архивных материалов была эвакуирована в начале лета 1942 г. Летом 1942 в Ставрополье представителями местных органов НКВД, милиции или по их требованию работниками архивов уничтожено (сожжено) значительное количество ценных документов в городах и районах края, в архивах Черкеской автономной области и Кизлярского округа. Часть документов оказалась утраченной в результате боевых действий и варварского обращения оккупантов с архивами. 
Интересную историю рассказали в Новогородском архиве. Часть документов была эвакуирована. Фашисты подходили к городу. Директор архива жег самые ценные документы, в соответствии с инструкцией. Все сжечь не успел. Остальные документы были вывезены немцами. Когда война окончилась, эвакуированные документы привезли обратно, вагоны с вывезенными немцами документами поймали неразгруженным и вернули в целости, ну а сожженные документы не восстановишь. Рукописи горят.

Самостоятельная работа в архиве

Предположим, вы собираетесь поехать в другой город, поработать в архиве и найти сведения о своих предках. Если вас туда не приглашали, что случается, не надо бросаться туда очертя голову, не исключено, что в архиве и нет нужной вам информации. Прежде чем ехать, советую написать туда письмо следующего содержания на имя директора архива.

Сначала шапка – адрес архива, директору, фамилия имя отчество директора. 
От такого-то (ваша ФИО), проживающего по адресу (это чтобы вам могли ответить).

Потом, конечно, обращение. 
Потом сообщаете, что вам собственно нужно: 
Я занимаюсь исследованием своей родословной (или назовите другой повод, ну, например должен получить подтверждение родства для получения наследства, или занимаюсь научными исследованиями по такой-то проблеме) и хотел бы поработать в читальном зале вашего архива. Меня интересуют следующие документы: (перечислите). Не могли бы вы сообщить, имеются ли в ваших фондах эти документы, выдаются ли они исследователям и каковы условия работы в читальном зале вашего архива. 
С уважением 
Подпись. 
Можно, конечно, поехать и без подготовки, и без предварительного письма, но, тем не менее, лучше спросить. Вам обязательно ответят – архивы отвечают на письма. 
Если вам ответили положительно, покупаете билет и отправляетесь. Если нужных вам документов нет, напряженно соображаете, в каких других документах может быть информация о ваших предках, и по их поводу уже звоните по телефону. Вас уже знают, вы скажете, что писали письмо, получили ответ, что нужных вам документов нет, а нет ли случайно других, таких-то и таких-то… Директор вам ответит, у нее список есть. 
Кстати, если нужны были вам метрические книги и в архиве говорят, что их нет, позвоните на всякий случай в соответствующий ЗАГС. Известны случаи, когда метрические книги, которым по все правилам полагалось бы быть в архиве, обнаруживались в «родном» ЗАГСЕ, и никто их не собирался никуда сдавать. Может, имеет смысл и в ЗАГС заодно съездить. 
Ехать нужно не меньше, чем на неделю, иначе ничего не найдете. Поселиться в гостинице, сейчас, как правило, можно без проблем в любом городе (если, конечно, там в это время не проходят крупные спортивные соревнования или что-то в этом роде). Кроме того, совсем не обязательно все время пребывания в архиве жить в одной гостинице, вы можете и переехать. Если наладить хорошие отношения с работниками архива, они вам могут и дешевую гостиницу посоветовать. Я сама слышала, как одной женщине советовали остановиться при монастыре, где имелось что-то вроде гостиницы для паломников. 
Как только поселились, отправляйтесь в архив. Дело в том, что ни в одном архиве не выдают документы сразу, сначала надо их заказать, а выдают их, как правило, на следующий день. В некоторых архивах (в Воронежском, например), даже и описи нельзя посмотреть без предварительного заказа. Бывают архивы, в которых документы выдают через неделю после заказа (хотя и очень редко), тогда вам точно не на неделю надо ехать, а, как минимум, на целый отпуск. 
Так вот. В архиве вам надо сначала записаться в читальный зал (не стесняйтесь спрашивать как, вам все с готовностью объяснят), посмотреть описи, заказать нужные вам документы, узнать, когда вам их выдадут… 
Кстати… 
Люди часто злятся, что им медленно выдают заказанные дела. Им кажется, что это как в библиотеке – чтобы принести заказанное дело, нужно просто взять его на полке и принести. А вот ничего подобного. Допустим, вы заказали метрическую книгу. Это огромный талмуд, по площади чуть больше канцелярского дела, но по толщине не меньше двадцати сантиметров. Все это дело нужно внимательно перелистать, прежде чем вам его дать, и проверить, нет ли каких повреждений, все ли листочки на месте. Допустим, в архиве сидит 30 человек, каждый заказал по метрической книге, а перелистывает их все одна усталая женщина. Конечно, она делает это медленно и долго. 
Допустим, она устала до такой степени, что не заметила вырванного листа. 
В начале каждого дела есть листочек, на котором вы расписываетесь, подтверждая, что вы это дело получали. Так вот, если в следующий раз, когда она отдохнула, отсутствующий лист заметила, то… Что произойдет, по вашему? Посмотрят на листочек, там ваша подпись последняя, до этого вырванных листов не было и все!!! Ваша репутация загублена!!! 
Или вот еще раздражают посетителей архивов женщины, которые сидят в читальном зале и смотрят, что посетители делают с заказанными делами, и не разрешают им передавать дела друг другу. Зря раздражаетесь. Они вас же берегут. Вот устанет эта женщина, задумается, а в это время, кто-то возьмет и сделает что-то плохое с полученным вами делом. И опять-таки, пострадаете вы. И это не выдумки, такие случаи бывали. 
Так что, не раздражайте архивистов, не утомляйте их своими криками, от этого только хуже будет. Ну, а если они увидят, что вы это понимаете, может, они будут к вам получше относиться, помогут побыстрее скопировать, например, нужные страницы. 
Кстати, один совет. Описи не всегда бывают достаточно подробными, но во всех архивах медленно, но целенаправленно, потихоньку идет работа по улучшению учета, по систематизации, по оцифровыванию и так далее и тому подобное. Допустим, в основной описи просто написано, что есть ревизская сказка за такой-то год. А в подробной описи, которая еще только готовится и в читальный зал не выложена, эта ревизская сказка описана подробно, с указанием того, какая деревня находится на какой странице. Без этой, отсутствующей в читальном зале описи, вы будете два дня листать эту жуткой величины ревизскую сказку, только чтобы найти нужную деревню. А с ней вы сразу откроете нужную страницу и найдете все за пять минут. Работники разных отделов архива, как правило, не знают, что происходит в чужих отделах, так что если вы спросите в читальном зале, вам скажут, что ничего подобного нет. Все знает только директор. Если директор будет к вам хорошо относиться (а вы уже познакомились, переписывались и разговаривали по телефону), она вас направит к нужному человеку, если такой есть, и это значительно облегчит процесс. 
Итак, ваша цель – найти своих предков. До этого вы отправляетесь, допустим, после обеда в архив (потому что вам обещали дело выдать только тогда), работаете там до вечера, уходите, а что делать все остальное время? 
Да, опять кстати, если дело вы не досмотрите, то оно останется лежать в читальном зале, и на следующий день вы сможете его начать смотреть прямо с момента открытия читального зала. 
Очень советую в этом городе посетить краеведческий музей, там тоже может быть полезная информация, которая натолкнет вас на мысль, какие документы еще заказать. Запишитесь в самую крупную местную библиотеку, поищите там разнообразные справочники, сходите в зал периодики, поищите старые газеты и журналы, где может содержаться нужная вам информация. Найдите интернет-кафе (или интернет-зал в той самой крупной библиотеке, куда вы уже записались) – если у вас возникнут трудности в поиске, можно ведь зайти на наш форум и посоветоваться. 
Постарайтесь познакомиться с каким-нибудь местным жителем, который одновременно с вами работает в архиве. Вдруг вам что-нибудь еще понадобится, тогда вы сможете его попросить об этом – за деньги или за ответную аналогичную услугу. Знакомиться удобно в начале и конце работы читального зала, в обед или выходя покурить – приставать к людям в читальном зале крайне неудобно. Там все молчат. 
Если вы имеете склонность к поиску однофамильцев, найдите их в этом городе заранее и встречайтесь с ними по возможности. Лучше не напрашиваться в гости, а ходить, допустим, в кафе чай пить – кто знает, понравитесь вы друг другу или нет. 
Допустим, вы целую неделю ходили в архив каждый день и нашли то, что хотели. Выписать вы, конечно, все можете, но скопировать – далеко не всегда. Чтобы получить заверенную выписку из документа или его копию, надо, чтобы эту выписку или копию сделали. Вам могут сказать, что копия будет готова через месяц, архив ничего не высылает, приезжайте через месяц и возьмите. Или, скажут вам, познакомьтесь с кем-нибудь и попросите знакомого получить копию или выписку и переслать. 
Во-первых, их можно уговорить. Как ни странно, работники архивов в большинстве своем не берут взяток, но уговорить их, попросить, и даже заплатить за сверхурочную работу можно, только постарайтесь, чтобы это не выглядело как взятка. Не знаю, почему, но не любят они этого. 
Во-вторых, можно уехать и сделать заказ по почте на копирование нужных вам страниц – фонд такой-то, дело такое-то, страницы такие-то… Но в этом случае, с вас попытаются, скорее всего, взять плату как за полноценный поиск. Выбирайте этот путь только в том случае, если способны по телефону объяснить, что уже приезжали, сами все нашли, и это не было поиском, это было копированием. Это сложно. 
В-третьих, вы можете действительно попросить знакомого, с которым познакомились, работая в читальном зале. 
Главное – не скандалить и не паниковать. 
Если будете работать в каком-либо областном архиве, разыскивая своих предков, очень советую почитать опись губернского жандармского управления. Во-первых, чтение это полезное – вы там можете найти сведения о каких-то своих предках и родственниках, которые могли и не совершать противоправных действий, но стать их жертвами, это значительно облегчит дальнейший поиск, в самом деле даже и фотография может оказаться (в некоторых случаях), и адрес, и много интересных деталей. Во-вторых, описи напечатаны, как правило, на машинке и их просто удобно и легко читать. Да их просто интересно читать, эти описи. Кажый заголовок дела – как роман, состоящий из одного названия. А вот пример: Дело по обвинению крестьянина хутора Чернышевка Острогожского уезда Моисеенко С.С. за высказывание против царского правительства о неумении вести войну и пропаганду содержания сказки «Конек-Горбунок».

http://www.vgd.ru/genarch.htm

Дата: 13.09.2013

Давайте обсудим ваш вопрос или заказ!

Отправьте нам свои контактные данные. Мы с вами свяжемся, проконсультируем
и обязательно предложим интересное и подходящее под запрос решение по направлению услуги

Наши услуги, которые могут быть Вам интересны

Содержание статьи

• 1 Как и где вести поиски
  • 1.1 📌 Важно сказать!
    • 1.1.1 Про журналы и книги учета
    • 1.1.2 Нужные данные для поиска
  • 1.2 Архивы (подборка)
    • 1.2.1 С чего начать поиски человека
    • 1.2.2 Разное (общие)
    • 1.2.3 До революции 1917г.
      • 1.2.3.1 Метрические книги (metrics.tilda.ws)
      • 1.2.3.2 Публичная историческая библиотека России
      • 1.2.3.3 Военно-историч. архив
      • 1.2.3.4 РГАДА
      • 1.2.3.5 РГИА
    • 1.2.4 Участники ВОВ, награды, звания и т.д.
    • 1.2.5 Другие военные архивы

 → Задать вопрос | дополнить 

На фото выписка из метрической книги за 1879 год. Архангельской епархия, Шенкурский уезд, с. Пянда. 16 дек. 1878 года (в качестве примера, чтобы читатель представлял что такое “метрическая книга”).

Яндекс – поиск по архивам (https://ya.ru/archive)

Центральный государственный архив Самарской области

Скриншот из сайта-каталога метрич. книг

ГПИБР. Крупнейшая научная библиотека страны, специализированная в области истории – скриншот сайта, главная страница

Скриншот главной страницы военно-историч. архива

РГАДА – скриншот главной странички сайта

Рос. гос. исторический архив – скрин офиц. сайта

Полезный софт: