Как найти книги загса

Свою родословную с составляю давно, и с тех пор значительно изменилась процедура обращения в ЗАГС и получения справок на предков. В этой статье поговорим о 2022 годе.

Сейчас посмотрела свои статьи по этой теме на этом канале и четко видна история изменений получения справок в ЗАГС.

Сейчас получить справку о рождении, браке и смерти ваших родственников за период после 1926 года можно в МФЦ по месту вашего жительства. В некоторых регионах ЗАГС продолжают выдавать справки, но это уже, скорее, редкость.

Единая система ЗАГС, в которую внесены все записи из бумажных книг, дала возможность сразу получить справку независимо от места события.

Это раньше (до 2018 года), чтобы получить справку нужно было отправить несколько запросов в каждый ЗАГС, где теоретически могли зарегистрировать событие. Например, я точно не знала, где заключен брак сестры бабушки, и написала 3 запроса в разные районы. Про мои запросы в 2020 году писала статью. А вот про начало 2021 года.

Теперь же процедура другая.

1. Обращаетесь в МФЦ. Услуга “Органы ЗАГС”.

2. Заполняете заявление, где указываете, что вам нужна справка с “графой иные сведения” (это не свидетельство, разница между этими двумя документами большая). Указываете ФИО родственника, предполагаемый период события (смерть/рождение/брак/развод). Временной диапазон, конечно, чем меньше, тем лучше. Но даже если вы “примерно точно” знаете год события (например, с памятника), то все равно указываете в диапазоне 2-3 лет. Указываете место события.

3. Заполняете раздел с иными сведениями. Вам укажут только то, что вы просили. Поэтому писать нужно максимально полно про сведения, которые могли быть в актовой записи. Ранее я писала про иные сведения в другой статье. А вот пример: книга ЗАГС о смерти.

3. В МФЦ, чаще всего, есть возможность оплатить госпошлину за выдачу справки на месте, но это нужно уточнять в вашем МФЦ.

4. Подтверждаете родство с человеком, о котором ищете сведения. В ЕГР ЗАГС вам проверят предполагаемое место смерти, рождения или брака за считанные минуты. И выдадут справку. Аналогично и со свидетельством, если вам нужно оно, а не справка.

5. Однако в актовой записи в базе указаны не все иные сведения, которые могли быть в бумажной книге. А ведь из-за них, чаще всего, мы и запрашиваем именно справку, а не свидетельство. Поэтому вы должны попросить сотрудника направить в ЗАГС по месту события запрос о дополнении электронной записи. В этом случае справку вам выдадут не в этот же день, а позднее, после внесения сведений.

Так что существующая система становится все удобнее. Если бы я начинала искать своих предков только сейчас, то было бы гораздо быстрее. Ведь для подтверждения родства мне приходилось собирать справки из разных регионов, ждать, пока они все придут в мой ЗАГС, чтобы одна справка подтвердила другую. Сейчас, конечно, все намного проще.

С какими сложностями вы столкнулись в получении справок с иными сведениями? Удалось ли в итоге получить справку и узнать необходимую информацию?

Как я нашла предков Поповых, не зная их имен

Ищем сведения о наградах Всесоюзной сельскохозяйственной выставки

Семейные фотографии – где еще искать?

Хотите узнать историю своей семьи, но не знаете с чего начать? Консультация по составлению вашей родословной. Подробности: https://yulianovozhilova.ru/consult/

Мой ютуб канал

       Одним из наиболее интересных и самых достоверных источников генеалогической и биографической информации советского времени являются архивы ЗАГС управлений ЗАГС районов (муниципальных образований), городов, краёв и областей Российской Федерации.

      Вместе с тем следует понимать, однако, что, согласно действующему законодательству нашей страны, доступ к информации, хранящейся в архивах ЗАГС, для «простых смертных» закрыт. Архивные справки, касающиеся вопросов актов гражданского состояния и дубликаты свидетельств установленной формы (о рождении, бракосочетании, смерти, усыновлении и т. д.), выдаются архивами ЗАГС по письменным обращениям (заявлениям) граждан только после документального подтверждения родства с лицом или группой лиц, в отношении которых такие справки запрашиваются. Да и то только при предъявлении квитанции Сбербанка, свидетельствующей об оплате государственной пошлины в размере 100 рублей за архивную справку и 200 рублей за дубликат или повторное свидетельство. Понятно, что одного общегражданского паспорта или свидетельства о рождении для доказательства родства будет, мягко говоря, недостаточно.  В дополнение к этим двум документам заявителю понадобится целый ворох различных архивных справок генеалогического характера (т. е. о происхождении и именах предков), предварительно собранных по областным архивам.

      Вместе с тем, следует понимать, что в ряде архивов ЗАГС по месту жительства заявителя (куда обычно пересылаются архивные справки и дубликаты свидетельств) в выдаче запрашиваемых справок может быть отказано, в особенности, если речь идёт о дальнем родстве (не по прямой линии) – например, о троюродном и ещё более дальнем родстве.  Могут вам отказать и в случае, если речь идёт о родстве более близком, но какое-то звено в цепи доказательства родства по независящим от заявителя обстоятельствам отсутствует. Или если в исходной записи книги записи актов гражданского состояния 1920-х – 1930-х гг. того или иного отдела ЗАГС содержит явные ошибки. Например, если вместо имени «Феодосия» в указанную книгу была вписана простонародная форма этого имени «Федосья» и проч. Эти решения принимаются сотрудниками ЗАГС самостоятельно.

      Следует также понимать, что ни при каких обстоятельствах заявитель не будет ознакомлен с содержанием самой записи акта гражданского состояния, ксерокопия которой обычно, при пересылке, сопровождает архивную справку или дубликат свидетельства.  В таких записях  имеются паспортные и иные данные лиц, в отношении которых составлена та или иная запись, а в случае, если речь идёт о записи о смерти, в неё включали данные о причине смерти (болезнь, несчастный случай и т. д.).  Последнее, впрочем,  включается, но, увы, не всегда,  в архивную справку о смерти формы № 34, в графу «Иные сведения». К слову сказать, ныне действующие формы архивных справок, высылаемых или предоставляемых архивами ЗАГС, были установлены (в смысле утверждены) постановлением Правительства Российской Федерации № 1274 от 31 октября 1998 г. А их нумерация распределяется следующим образом: форма № 24 – справка о рождении, № 27 – о бракосочетании, № 34 – о смерти.

      В заключение несколько слов по вопросу о проблемах поиска записей актов гражданского состояния 1920-х – 1940-х гг. Такой поиск может быть чрезвычайно затруднён в случае, если речь идёт о книгах записи актов гражданского состояния, которые велись в сельских советах. Ряд  книг ЗАГС этого времени, увы, до наших дней не сохранился по довольно прозаической причине – в результате пожаров. Так, по имеющимся у нас сведениям, в 1990-х гг., в результате очагового пожара, пострадал архив ЗАГС Первомайского района Тамбовской области,  в это же время сгорел архив Афанасовского сельского совета Корочанского района Белгородской области и т. д.

      В случае, если такой пожар действительно «имел место быть», заявителю должно быть предоставлено извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния ныне действующей формы № 35, также утверждённой Правительством РФ  в октябре 1998 г. Кстати сказать, во всех вышеперечисленных случаях справки и извещения скрепляются печатью и подписью руководителя органа ЗАГС, выдавшего такую справку или извещение. В последнем случае, опять-таки согласно действующему законодательству, актовая запись может быть восстановлена через суд или на основании каких-либо косвенных (документально зафиксированных) данных.  То же касается книг, утраченных во время Великой Отечественной войны, если тот или иной орган ЗАГС находился на временно оккупированной территории (европейская часть бывшего РСФСР).  И последнее.  Срок хранения книг ЗАГС в местных органах (областных архивах) ЗАГС установлен законом в 75 лет, а по истечении такового срока эти книги передаются на хранение в областные архивы.

Принято считать, что в ЗАГСе можно регистрировать события и получать свидетельства об этом. На самом деле, кроме того, что ЗАГСы выдают людям необходимые документы, они хранят гораздо больше сведений, которые мы никогда не видим в выданных бумагах. Любой человек может узнать эти сведения, если юридически грамотно составит запрос. Полученная информация может пригодиться тем, кто исследует свою родословную. Familio.media вместе с юристом и генеалогом Натальей Сарченко разбирается, что можно узнать в ЗАГСе о своих родных и как это сделать.

Что регистрирует ЗАГС?

18 декабря 1917 года Совнарком РСФСР принял декрет «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния» — с этого момента появляется новая система. Рождение, смерть и брак перестают регистрировать в церквях, создается государственный орган ЗАГС: «В нем отныне регистрируют рождение, брак, расторжение брака, усыновление, перемену имени, установление отцовства и смерть. Во вновь образованные органы ЗАГСа предписывалось передать метрические книги из церквей. Церковь была отстранена от регистрации актов и ведения метрических книг», — рассказывает Наталья Сарченко.

«Реформы не происходят за один день. Была разрушена система, ставшая частью народной культуры. И население, особенно в отдаленной местности, не принимало новую систему. Люди часто не регистрировали события в ЗАГСах, особенно это касалось смертей, — говорит Наталья Сарченко, — в результате мы сегодня не можем найти сведения. Позднее было законодательно закреплено, что заявление о событии должно быть сделано не позже, чем через три месяца, иначе налагался штраф. Привлекался ли ваш предок за пропуск срока, можно понять, сопоставив в свидетельстве или справке дату события и дату актовой записи».

За 103 года существования органов ЗАГСа законодательство менялось десятки раз. Деятельность сотрудников по регистрации актов состояния регламентировали инструкции, которые четко определяли, какие сведения должны вноситься в актовые книги. Актовые записи с 1917 до 2018 года велись на бумажных носителях в двух экземплярах: первый бланк оставался по месту регистрации, а второй передавался в архив ЗАГСа по области. Интересно, что в 20-е годы XX века вторых экземпляров не делали, потому что государство не могло обеспечить ЗАГСы бумагой.

Что можно получить, обращаясь в ЗАГС?

В ЗАГСах можно получать не только свидетельства о регистрируемых там событиях, но и справки. Справка по содержанию может быть намного информативней, чем свидетельство, поэтому исследователей родословной интересует именно она: «Свидетельства — это привычные для нас цветные документы, в которые вносится определенный объем сведений. А форма справки позволяет сотруднику ЗАГСа внести  дополнительные сведения из актовой книги. Первая часть справки — обязательная, а вторая содержит графу «иные сведения» — именно туда сотрудник внесет информацию из актовой книги при условии, что она была записана там изначально», — комментирует Наталья Сарченко. Например, из справки о смерти можно узнать род занятий умершего, его семейное состояние, возраст на момент смерти и пр. А из справки о рождении можно узнать, кем работали родители, их возраст, постоянное место жительства.

Как правильно оформить запрос в ЗАГС, чтобы получить максимум информации?

Чтобы получить справку, нужно грамотно сформировать запрос в ЗАГС. Информация из обязательной части справки предоставляется всегда, а то, что относят к иным сведениям, сотрудник не напишет без специальной просьбы: «Минюст утвердил форму заявления в ЗАГС и форму справок, а также прописал Правила заполнения справок  — там сказано, что если заявитель хочет получить иные сведения из актовой книги, он должен прописать, какие конкретно иные сведения его интересуют», — говорит Наталья Сарченко.

Чтобы узнать о том, какие иные сведения вносились в актовую книгу, когда регистрировалось событие, нужно изучить законодательство, которое действовало на момент регистрации. «Например, человек хочет узнать профессию родственника или ему нужно узнать, на основании какого документа была зарегистрирована его смерть. Если в заявлении на выдачу справки написать “прошу указать все иные сведения”, то сотрудник ЗАГСа не будет обязан это сделать, — объясняет Сарченко. — Если заявитель не запросит конкретный перечень сведений, то он может получить справку с неполным их количеством».

Как правильно анализировать данные?

Данные из справки могут сказать очень много, если быть внимательным ко всем деталям. Например, в справке о смерти может быть указан возраст умершего, место погребения, национальность, профессия. Наталья Сарченко объясняет: «В актовой записи может быть указано, кто был заявителем о смерти. Это мог быть родственник, тот, кто проживал с умершим, сосед, представитель органов милиции или медицинского учреждения, где умер человек. Например, увидев, что заявителем о смерти был врач, можно сделать вывод, что ваш родственник умер, находясь в лечебном учреждении, и продолжать поиск уже в этом направлении».

С 2021 года начинает работать Единый государственный реестр ЗАГС. Что это дает?

До 2018 года все справки делались в двух печатных экземплярах, а после один из них начали составлять в электронном виде. С этого же момента в стране начали создавать Единый государственный реестр (ЕГР) ЗАГС — систему Единого окна, чтобы заявитель из любой точки РФ, обратившись в ЗАГС по месту регистрации или пребывания, мог в этот же день получить свидетельство или справку. Эта система начнет действовать с 1 января 2021 года. До этого необходимо было обращаться в ЗАГС по месту хранения первого экземпляра и ждать ответ 30 дней.

«Все важные сведения из актовых книг с 1926 года до 2018 года конвертировали в электронный формат, — говорит Наталья Сарченко. — Исследователю важно знать, что в систему ЕГР переносился  не весь объем сведений, указанных в актовых книгах. Например, в ЕГР о рождении не включат сведения, откуда родители прибыли, какое время прожили в данной местности, каким по счету был ребенок и прочее».

В App Store и Google Play можно скачать мобильное приложение, в котором в ближайшем будущем можно будет просмотреть информацию из ЕГР. Пока в нем можно узнать об актах, которые были зарегистрированы в ЗАГСах с 2018 года и посмотреть, где находится ближайший ЗАГС.

Возникнут ли проблемы для исследователей из-за запуска ЕГР?

Запрашивать данные из ЕГР очень удобно не только для каких-то бытовых нужд, но также, когда необходимо уточнить сведения о предке, связанные с датой или местом. Есть случаи, когда исследователь родословной предполагает, что событие было зарегистрировано в каком-то ЗАГСе, направляет туда запрос, но данных нет. Так случается, если событие было зарегистрировано в другом территориальном отделе.  «В таких случаях сначала нужно запросить справку из ЕГР в любом ЗАГСе, затем — обратиться по месту хранения первого экземпляра. Госпошлину в данном случае придется платить дважды», — говорит Наталья Сарченко.

ЕГР открывает новые возможности исследователям родословной. Но их могут поджидать трудности — когда требуется получить иные сведения, которые хранит актовая книга: «Уже есть кейсы, когда заявитель направлял обращение в ЗАГС по месту хранения первого экземпляра актовой книги, указывал перечень интересующих иных сведений, то есть совершал все действия, предусмотренные законом, но справку получал с данными из ЕГР, — говорит Наталья Сарченко. — Следующий шаг здесь — обжалование».

Важно! Чтобы получить справку с заполненной графой «иные сведения», необходимо направить заявление с четко прописанным перечнем интересующих иных сведений в ЗАГС, где хранится первый экземпляр актовой книги. То есть, туда, куда приходил регистрировать событие заявитель.  В законе прописано, что заявление подаётся по месту пребывания, но подзаконные акты не изменились, поэтому на сегодняшний день можно получать справки с иными сведениями, что и делают успешно исследователи родословной.

Как сделать запрос в архив загса

Обращение в ЗАГС

Для того, чтобы получить документы из архивов ЗАГСа, вам необходимо обратиться в ЗАГС по месту жительства или направить запрос самостоятельно по электронной/обычной почте или оформить запрос через «Госуслуги».

Как получить данные из архива загса

Ответ: Вам необходимо обратиться с письменным заявлением в отдел ЗАГС города Москвы по месту регистрации заключения брака. Если Вы не помните, каким органом ЗАГС был зарегистрирован Ваш брак, Вы можете направить свое заявление в адрес Архивно-информационного отдела (101000 Малый Харитоньевский пер., д. 10).

Как правильно отправить запрос в архив

Запрос можно: отправить письмом по адресу 103132, г.
Он должен содержать:

Сведения о заявителе — фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.

Для юридических лиц — наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.

Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.

Как сделать официальный запрос в архив

Памятка «Как правильно подать запрос в архив»:

• Заявитель должен указать фамилию, имя и отчество; полный почтовый адрес; контактный телефон с указанием кода города.
• Текст запроса (обращения) необходимо излагать четко, лаконично, с указанием хронологических рамок.

Как запросить информацию в загсе

Через Госуслуги:

• Перейдите к форме заявления.
• Оплатите госпошлину, если получаете повторное свидетельство или справку.
• Дождитесь подтверждения о приёме заявления на рассмотрение — уведомление придёт в личный кабинет
• Посетите загс или МФЦ в выбранный вами день и время, чтобы получить свидетельство или справку

Сколько времени хранятся документы в архиве загса

Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органах записи актов гражданского состояния в течение ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния.

Как запросить справку с архива

Получение архивных справок:

• Авторизоваться на портале и перейти по кнопке «Заказать услугу онлайн».
• Заполнить все обязательные поля, прикрепить документы.
• Подписать заявку ЭЦП (электронной цифровой подписью) либо при помощи смс-пароля (обязательно иметь регистрацию в базе мобильных граждан).

Можно ли сделать запрос в архив через госуслуги

Для получения услуги достаточно внести данные из необходимых документов (https://www.gosuslugi.ru/254728/1/info) на сайте госуслуг. При этом сканы документов прилагать не обязательно. Основные сведения автоматически заполняются из «Личного кабинета». В течение 30 дней заявитель получит на руки оригинал документа.

Как сделать запрос в архив на родственников

То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме.

Как получить доступ к архиву

В настоящее время доступ к архивным документам — даже если они имеют форму электронного документа — можно получить только непосредственно в читальном зале архива (ст. 24 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Как найти свидетельство о рождении в архиве

Располагает Российский государственный архив древних актов (РГАДА). Запросам в РГАДА должен предшествовать поиск в региональных архивах (данные по 4-10 ревизиям, метрическим книгам и т. д.).

Что можно запросить в загсе

ЗАГС выдаёт по запросам три вида документов:

• повторное свидетельство,
• справку,
• копию актовой записи.

Какая информация хранится в загсе

Фамилия, имя, отчество, гражданство родителей (одного из родителей); дата составления и номер записи акта о рождении; место государственной регистрации рождения (наименование органа записи актов гражданского состояния); дата выдачи свидетельства о рождении.

Какие документы можно получить в архиве загса

Какие документы можно получить? Выдаваемые документы: свидетельство (справка) о государственной регистрации акта (по типу акта, о регистрации которого запрашивается документ), справка (Форма № 15) об отсутствии факта государственной регистрации записи акта гражданского состояния.

Как сделать запрос в ЗАГС по интернету

Порядок действий заявителя:

• Нажимает на кнопку «Подать заявление».
• Выполняет авторизацию на Едином портале через ЕСИА.
• Заполняет заявление в электронном виде, внеся в него данные необходимых документов.
• Записывается на посещение в орган ЗАГС.
• Оплачивает пошлину.
• Отправляет заявление и ждет результатов проверки.

Где находится архив ЗАГС

Архивно-информационный отдел ЗАГС, архив, Малый Харитоньевский пер., 10, стр. 1, Москва — Яндекс Карты

Как найти информацию о родственниках в архиве

Если Вы хотите сами разыскать необходимую информацию, то Вам следует обратиться с запросом в Государственный архив той губернии (области), в которой проживали Ваши предки. Список архивов субъектов Российской Федерации находится на нашем сайте в разделе «Региональные архивы».

Как составить письменный запрос

В начале письма необходимо указать ваш адрес или адрес и название компании, которую вы представляете, а ниже — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому вы хотели бы получить ответ.

Как отправить в архив

Как упаковать файлы в архив с помощью стандартных средств Windows:

• Выделите файлы, которые хотите заархивировать.
• Нажмите на любой из выделенных файлов правой кнопкой мыши.
• В контекстном меню выберите: для Windows 11: Сжать в ZIP-файл; для Windows 10 и ниже: Отправить → Сжатая ZIP-папка.

Как получить документы из архива

Копию архивного документа можно получить как в бумажном виде, так и в электронном. В бумажном виде получить копию архивного документа можно, лично обратившись в ближайший Многофункциональный центр (МФЦ) или в Кадастровую палату.

Можно ли сделать запрос в архив через Мфц

По просьбе обратившегося лица, заявление может быть оформлено специалистом муниципального архива, МФЦ, ответственным за прием документов, с использованием программных средств. В этом случае заявитель собственноручно вписывает в заявление свою фамилию, имя и отчество, ставит дату и подпись.

Как можно посмотреть архив

Примечание:

• Откройте приложение Google Files. на устройстве Android.
• В нижней части экрана нажмите Просмотр.
• Откройте нужную папку.
• Нажмите на ZIP-файл.
• Появляется всплывающее окно с содержанием этого файла.
• Нажмите Извлечь.
• Вы сможете посмотреть, что содержится в извлеченных файлах.
• Нажмите Готово.

Что такое архив в загсе

Архивно-информационный отдел — крупнейшее хранилище вторых экземпляров записей актов гражданского состояния (о рождении, о смерти, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени), составленных органами ЗАГС города Москвы, в период с 1926 г.

Как получить копию свидетельства о рождении умершего родственника

Восстановление свидетельства о смерти:

• Подайте заявление на повторную выдачу свидетельства Заявление подаётся в загс по месту регистрации или пребывания.
• Оплатите госпошлину Госпошлина — 350 ₽, при оплате на Госуслугах — 245 ₽
• Получите повторное свидетельство Документ выдадут в день обращения.

Как узнать в каком загсе было выдано свидетельство о смерти

Чтобы узнать, где был выдан документ органа ЗАГС, вы можете лично или через представителя обратиться в любой центр госуслуг «Мои документы» Москвы.

Как получить копию свидетельства о браке из архива

• Обратитесь в любой загс или МФЦ
• Заполните заявление на получение повторного свидетельства или справки о браке
• Оплатите госпошлину в специальном терминале загса или МФЦ либо в банкомате любого банка Сумма госпошлины составит: повторное свидетельство — 350 ₽
• Получите свидетельство или справку. Документ будет готов:

Как получить сведения о родственниках из архива

Если Вы хотите сами разыскать необходимую информацию, то Вам следует обратиться с запросом в Государственный архив той губернии (области), в которой проживали Ваши предки. Список архивов субъектов Российской Федерации находится на нашем сайте в разделе «Региональные архивы».

Как можно найти документы в архиве

Документы организаций в государственных (муниципальных) архивах можно искать в:

• База данных по местам хранения документов по личному составу
• Центральный Фондовый Каталог
• Путеводители по архивам России

Оставить отзыв (1)