Как найти контрагента в справочнике 1с

Практически во всех типовых решениях фирмы «1С» для платформы 1С:Предприятие 8.3 есть справочник Контрагенты. В этом справочнике хранится информация обо всех контрагентах: клиентах, поставщиках, банках, налоговых инспекциях, таможенных органах, государственных предприятиях с которыми взаимодействует организация в процессе работы.

Правила ввода контрагента просты: достаточно ввести ИНН, а все остальные реквизиты будут проставлены системой автоматически (при наличии доступа к сервису 1С:Контрагент)

В этой статье рассказываем, как устроен справочник Контрагенты, какую информацию он позволяет хранить и какие настройки осуществить. А также как улучшить работу справочника вкупе с сервисами 1С:Контрагент и 1СПАРК Риски. Все возможности справочника Контрагенты подробно и на конкретных примерах, заполненных элементов справочника в разных программах на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Работа с контрагентами в 1С

Практически в любом типовом решении на платформе 1С:Предприятие есть либо раздел Справочники, либо раздели НСИ и администрирование. Нужно перейти в один из этих разделов и найти там справочник контрагенты.

При открытии справочник Контрагенты показывает, какие в нем созданы группы. Можно зайти в каждую группу и посмотреть, какие элементы находятся внутри.

Также можно создать новую группу нажатием по кнопке Создать группу, для создания группы в форму нужно внести только реквизит Наименование, который является обязательным. Реквизит Комментарий вносят по желанию.

Для практически любого справочника в системе 1С:Предприятие есть возможность по клавише Еще выбрать режим просмотра: список или иерархический список.

В режиме иерархического списка на первом уровне элементов отображаются группы, а сами элементы отображаются внутри группы.

В режиме списка группы и элементы отображаются на одном уровне, вы можете посмотреть контрагентов в едином списке. В этом же списке в окошке Поиск можно найти контрагента в 1С по всем элементам справочника.

Как создать контрагента в справочнике

Создать контрагента в 1С или добавить контрагента в справочник Контрагенты возможно по команде Создать, которая находится в верхнем левом углу экрана.

Правила ввода контрагента просты. Чтобы ввести данные о новом контрагенте, достаточно внести ИНН, а все остальные реквизиты будут проставлены системой 1С автоматически (при наличии доступа к сервису 1С:Контрагент):

• Вид контрагента;
• Наименование контрагента;
• Страна регистрации;
• ИНН и КПП.

Вы можете спокойно изменить наименование или полное наименование, если хотите. Обычно для этого используют шаблон вида <Наименование>, <Организационная форма>, а в полном названии пишут то, что должно отображаться на печати в документах.

Также справочник Контрагенты позволяет вам хранить историю изменения наименования для контрагента.

И историю изменения КПП, если контрагент реорганизовался:

Дело в том, что юридическое лицо может сменить название, а также сменить КПП путем регистрации в другом подразделении налоговой инспекции. В этом случае справочник Контрагенты не требует заведения нового элемента, а позволяет хранить историю так, чтобы можно было для документов, начиная с определенной даты, использовать другое наименование и КПП для печати.

Досье контрагента

К дополнительным возможностям справочника Контрагенты можно отнести функцию, которая запускается по нажатию определенной кнопки.

Функция Досье формирует специальный отчет, в котором содержатся данные ЕГРЮЛ, данные бухгалтерской отчетности, а также финансовый анализ и проверки по контрагенту. Это очень удобный функционал, который помогает принять решение о сотрудничестве с этим контрагентом по вашим договорам.

Также справочник Контрагенты в случае заведения неправильного ИНН указывает, что такого контрагента нет в базе данных Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации.

Использование сервиса 1СПАРК Риски

Специальный функционал 1СПАРК Риски позволяет вам быть в курсе изменений у ваших контрагентов и клиентов. Сервис каждый день предоставляет информацию:

• о банкротстве;
• ликвидации;
• планах по реорганизации и изменении юридического адреса.

Он позволяет контролировать изменения, используя разные источники данных: ЕГРЮЛ и Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц.

Заведение банковских счетов для контрагентов

По ссылке Банковские счета для элемента справочника Контрагенты можно создать новый банковский счет.

Для этого нужно завести банк и установить номер счета.

Также можно настроить автоматическую подстановку наименование контрагента: либо из справочника, либо какое-то собственное (если наименование специфическое) и задать назначение платежа, которое будет сформировано автоматически при заполнении платежных поручений по данному контрагенту.

Формирование договоров для контрагентов

По ссылке «Договоры» вы можете сформировать действующие договоры для контрагента. Нажмите кнопку «Создать» для создания нового договора.

Также в списке действующих договоров вы можете указать, который из договоров использовать, как основной. Эта опция позволяет автоматически подставлять договор в документы.

При создании договора нужно выбрать его вид: это может быть договор с поставщиком или договор с покупателем, указать номер и дату договора, после это автоматически сформируется наименование договора, которое вы будете видеть во всех списках при выборе.

Если есть необходимость, то по команде Еще вы можете присоединить к договору файлы с оригинальными печатями, подписями или спецификации.

Присоединение файлов требует дополнительного рабочего места в базе данных 1С. Однако пользователи достаточно часто запрашивают эту функцию.

При этом файлы могут храниться как в SQL базе данных, так и на отдельном диске на сервере в специальных томах хранения, которые позволят связать данные в справочнике с реальными файлами.

Документы по контрагенту

После того, как заполнены все данные: реквизиты контрагента, банковские счета, договоры – вы можете формировать по контрагенту документы. В этом случае все документы, которые были сформированы по конкретному контрагенту, можно посмотреть по ссылке Документы.

При открытии данной ссылки у вас откроется список всех документов, которые когда-либо были сформированы по данному контрагенту. Можете дополнительно отфильтровать этот список либо по организации, либо по договору.

Заключение

Решения на платформе 1С:Предприятие 8 представляют достаточно широкие возможности для управления информацией о контрагентах. Функционал справочника Контрагенты разрабатывается давно и в нем учтен опыт работы нескольких сотен тысяч пользователей, а также все требования законодательства.

Специализированные сервисы Досье контрагента и 1ССПАРК РИСКИ позволяют получить дополнительную информацию о контрагентах напрямую из решений на платформе 1С:Предприятие.

Отчетность в сервисах включает в себя различные данные:

• сведения о регистрации и внесения изменений в записи о юридических лицах;
• данные о сдаче отчетности;
• показатели этой отчетности;
• статистические данные и данные специального сервиса налоговой, который оценивает риски взаимодействия с конкретной компанией.

В целом, возможности справочника Контрагенты в решениях 1С 8.3 совместно с сервисами 1С (бесплатное подключение 1С:Контрагент на договоре сопровождения 1С:ИТС (КП) ПРОФ) существенны и достаточны для эффективной работы. Список контрагентов вашего предприятия будет храниться в структурированной форме с возможностью изменения исторических данных, фильтрации и поиска.

Если же функционала справочника Контрагенты недостаточно, то следует обратиться к специалистам федерального 1С-интегратора WiseAdvice-IT. Мы проведем аналитическую работу, сформируем техническое задание и разработаем новые настройки для вашей программы 1С или индивидуально для вашего вида деятельности.

Сервис 1С:Контрагент упрощает бухгалтерский учет, оптимизирует рутинные процессы, снижает влияние человеческого фактора. Это – широкие возможности, которыми нужно уметь пользоваться. Наши специалисты установят 1С: Контрагент Управление торговлей, научат работе с многочисленными модулями. Опыт работы, знание алгоритмов работы ПО обеспечивают быструю установку 1С: Контрагента в УПП с настройкой в соответствии с требованиями заказчика.

В 1С:Контрагент заложены следующие возможности:

• заполнение реквизитов организаций по ИНН или наименованию в автоматическом режиме на основе ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• получение актуальных сведений из федеральной информационной адресной системы ФИАС;
• автоматическое заполнение и проверка реквизитов инспекций ФНС и филиалов ФСС и ПФР;
• «Досье контрагента» – отчет со сведениями, полезными для оценки благонадежности контрагентов, в том числе о проверках государственными органами.

Сервис реализован в оперативном или фоновом режиме в следующих программных продуктах: 1С Бухгалтерия, 1С Розница, 1С ERP Управление предприятием, 1С Управление небольшой фирмой и другими.

Сервис 1С 8 Контрагенты автоматизирует процессы сотрудничества с поставщиками, клиентами. Это существенное расширение возможностей для развития бизнеса. Кроме того, использование программного обеспечения снизит экономические, репутационные риски. С его помощью можно быстро получить информацию о потенциальных партнерах.

Пользователь получает данные о проверках фискальными службами из электронной базы данных. Чтобы использовать эту, а также функция автоматического заполнения данных, необходимо подключение сервиса к Интернет-поддержке.

Наша компания сэкономит время, деньги, избавит от ошибок, подключит и настроит 1С: Контрагент. Затраты быстро окупаются за счет расширения возможностей, оптимизации коммерческих процессов. Это лучшее решение для бизнеса.

Как найти и посмотреть контрагента в 1С

Найти контрагента в 1С – это простая и быстрая процедура. Необходимо войти во вкладку «Контрагенты». Затем включается режим просмотра «Список» (активируется с помощью правой кнопки мыши или через меню команд «Все действия»). Здесь поиск контрагента в 1С активируется через вкладку «Режим просмотра». В результате на мониторе появляется справочник.

Следующий шаг – нажатие кнопки «Найти». Теперь пользователь переходит в меню команд «Все действия», выбирает вкладку «Настроить список». В закладке «Отбор» выберите строку «ИНН», вид сравнения «Не равно». После этого нажимаете кнопку «ОК», на экране отображается список организаций, предприятий с заполненными данными.

Это один из способов, как посмотреть контрагента в 1С – наши специалисты расскажут и продемонстрируют все тонкости работы с сервисом. У персонала не возникнет проблем с поиском контрагента. Ответственные лица будут выполнять эту операцию быстро и просто, что значительно повысит производительность, снизит влияние человеческого фактора.

Справочник контрагента в 1С

Справочник контрагентов в 1С – это перечень физических, юридических лиц, с которыми сотрудничает организация, предприятие, компания. Здесь хранится список поставщиков, заказчиков. Справочник имеет иерархическую структуру, что позволяет группировать список контрагентов в 1С для оптимизации коммерческих процессов. Находится он в разделе «Покупки и продажи», в блоке «Справочники и настройки».

Чтобы открыть список контрагентов 1С, нажимается одноименная кнопка, расположенная в блоке «Справочники и настройки». Перед внесением данных заказчика, партнера необходимо выполнить проверку наличия его в базе данных, чтобы исключить дублирование.

Карточка контрагента в 1С открывается моментально, она автоматически загружается из бухгалтерии. Реквизиты контрагента в 1С отправляются по почте (с указанием формата вложения), что упрощает и ускоряет сотрудничество между организациями, компаниями, физическими, юридическими лицами.

Адрес контрагента 1С заносится вручную или заполняется путем загрузки данных из присланного файла. Чтобы исключить ошибки, рекомендуется выгружать контрагентов из 1С через файл.

Упрощает и упорядочивает работу с поставщиками и клиентами номенклатура контрагента в 1С. Активируется функция через настройки. С ее помощью ассортимент приводится в соответствие с номенклатурой поставщиков. Это исключает путаницу в продажах, клиентам поставляется товар, который они заказывали. Удобная функция улучшает сервис практически без вложений, необходимо только уметь ей пользоваться. Наши специалисты выполнят настройку, проведут обучение персонала.

Проверка контрагента 1С

Иногда поставщики, заказчики присылают информацию не в формате текстовых файлов, а как изображение. Приходится вносить данные вручную. Но учет контрагентов 1С организован таким образом, что не нужно загружать адресные классификаторы. Для упрощения процесса достаточно правильно выставить настройки.

Сервис позволяет быстро выводить на экран задолженность контрагентов в 1С. Наши специалисты организуют работу сервиса, обучат персонал использовать его функциональные возможности. Это гарантия точности, оперативности учета, что обеспечит рациональное использование ресурсов, повысит качество сервиса.

Акты сверок с контрагентом в 1С

Акты сверок с контрагентами в 1С – удобный инструмент учета, позволяющий избежать конфликтных ситуаций, штрафных санкций. Он располагается во вкладках «Покупки», «Продажи». Создается документ соответствующей кнопкой. Затем в поля вносится:

• контрагент (название организации, предприятия, компании);
• номер договора (если нужно вывести сверку по конкретному документу);
• период, за который нужно выполнить сверку;
• счета взаиморасчетов.

Затем пользователь переходит на вкладку «По данным организации», нажимает кнопку «Заполнить». Такие же действия выполняются и с партнером. Система автоматически заполняет вкладку. Завершающий этап – вывод сверки с контрагентами в 1С на печать.

Как сделать контрагента в 1С

Сервис позволяет быстро, точно добавить контрагента в 1С. Функция исключает ошибки при внесении реквизитов организаций, компаний, предприятий, позволяет оперативно расширять базу клиентов и поставщиков без ущерба качеству сервиса. Для использования этой возможности, необходимо знать, как создать контрагента в 1С.

Первый шаг – кликнуть по вкладке «Справочники», выбрать раздел «Контрагенты». При необходимости, создается несколько групп для упрощения работы. Новый контрагент 1С добавляется автоматически, достаточно ввести ИНН или заполняется вручную. Второй вариант используется в крайних случаях или при необходимости оптимизировать работу. Например, названия компаний, организаций, предприятий указываются в соответствующем поле сокращенно.

Также загрузка контрагентов в 1С выполняется через присланные файлы с данными. Наши специалисты обучат, как сделать контрагента в 1С быстро, удобным способом. Работаем на оптимизацию коммерческих процессов, экономию времени, динамичное расширение клиентской базы.

Заполнение контрагента в 1С по ИНН

Эта функция значительно упрощает работу специалистов за счет автоматизации процесса заполнения данных. В деловом мире отсутствуют жесткие стандарты передачи информации. Так, бухгалтер может получить текстовый файл, откуда легко копируются данные или в виде скриншота. Тут придется вводить реквизиты вручную.

Сервис 1С по заполнению контрагента избавляет от трудоемких процедур, исключает ошибки при вводе данных. Тут достаточно указать ИНН контрагента – и остальные поля заполнятся автоматически. В результате на экране появится информация, вплоть до контактов и информации об ответственных лицах.

Когда у партнера, поставщика, заказчика меняется название или организационно-правовая форма, необходимо внести эти изменения в справочник. Для этого нужно перейти во вкладку «История», указать дату изменения и новое название организации.

Если продажи, заказы прошли по заполнению контрагента 1С по ИНН до изменений, то в них не будет изменений. Документы, составленные после изменений, содержат внесенные коррективы.

Воспользуйтесь услугами наших специалистов, чтобы оптимизировать учет, обеспечить динамичное развитие бизнеса. Установим, настроим сервис, научим создавать, изменять, переносить контрагентов в 1С. Обучим ответственных лиц, что позволит максимально полно и эффективно использовать возможности сервиса и сопутствующих продуктов 1С.

Чтобы найти контрагента в 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3) по ИНН в справочнике Контрагенты (раздел Справочники – Покупки и продажи) необходимо выделить курсором колонку ИНН. Далее в окне поиска ввести искомый номер ИНН

Другой способ поиска – воспользоваться командой Еще – Расширенный поиск. Вводим нужный номер ИНН и нажимаем кнопку Найти

Следует учесть, что, в отличие от предыдущей редакции 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 2) в редакции 3 поиск представляет собой отбор по указанному реквизиту, а не переход к элементу справочника с заданным реквизитом.

Справочник контрагентов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 является очень важным. В нем хранятся данные обо всех поставщиках и покупателях вашей организации. Ошибки в данном справочнике могут быть критичны, особенно с регистрационными данными.

Заполнение карточки контрагента

Попасть в данный справочник можно через раздел «Справочники».

Создайте нового контрагента из появившейся формы списка.

Автоматическое заполнение

В шапке карточки контрагента можно ввести его ИНН или наименование, и нажать на кнопку «Заполнить». В таком случае реквизиты автоматически загрузятся из реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Данный функционал работает только при подключении к интернет-поддержке. Стоимость доступа к сервису «1С Контрагент» составляет 4800 руб./год.

Если вы не подключены, программа выдаст соответствующее сообщение и предложит вам это сделать.

Нажмите «Да» и в появившемся окне введите логин и пароль от ИТС. Его вам должны были предоставить вместе с договором поставки на конфигурацию. В том случае, если по какой-либо причине у вас нет доступа к ИТС, обратитесь к нам.

После успешной авторизации в карточке контрагента заполнятся все возможные реквизиты. В нашем случае заполнились наименования, адреса и регистрационные данные.

Ручное заполнение

Так же вы можете заполнить все эти поля вручную.

Обратите внимание, что при вводе ИНН и КПП программа осуществляет их проверку. В том случае, если в программе уже заведен контрагент с такими реквизитами, вам будет об этом сообщено. Крайне не желательно дублировать контрагентов. Вы сами потом в них же и запутаетесь.

Так же программа проверяет введенные ИНН и КПП по формату, утвержденному налоговой службой.

Если у вас подключена интернет-поддержка, все контрагенты будут проверяться на наличие в базе ФНС.

Найденные в ФНС контрагенты по ИНН и КПП будут отображаться следующим образом.

Те контрагенты, которых найти не удалось, отобразятся так, как показано на рисунке ниже.

В форме списка контрагентов так же для удобства реализована автоматическая проверка на наличие в базе ФНС. ИНН не найденных контрагентов будут подсвечиваться красным.

Запишите созданного вами контрагента, после того, как вы заполнили и проверили все реквизиты.

Банковские счета

Еще одним немаловажным реквизитом в карточке контрагента является его банковский счет. Он используется при безналичной оплате. На данный счет мы будем переводить поставщику денежные средства. Если контрагент является покупателем, то с данного счета он совершит оплату. Расчеты в безналичном виде сейчас наиболее популярны.

В карточке контрагента выберите банк, в котором он обслуживается, и укажите номер расчетного счета. Это и будет основной счет нашего контрагента для безналичной оплаты.

В 1С 8.3 существует встроенная проверка на корректность введенного вами номера счета. И в случае допущенной ошибки система сообщит вам об этом.

Если перейти в карточке контрагента по гиперссылке «Банковские счета», мы увидим, что наш счет автоматически туда добавился и установился в качестве основного. В этот список можно добавить еще и другие счета.

Документы

На закладке «Документы» карточки контрагента можно просмотреть или создать определенные документы по нему. К ним относятся, например, реализации, счета-фактуры, возвраты и т. п.

Договоры

При осуществлении работы с контрагентом, будь то покупка, продажа или другие действия, мы заключаем с ним договор. В дальнейшем он выбирается в соответствующих документах. Все договора с нашим контрагентом отображаются на соответствующей закладке его карточки в справочнике.

Создадим из данного списка новый договор. Самое главное – правильно указать его вид (с поставщиком, покупателем и т. п.).

У одного и того же контрагента может быть несколько договоров, в том числе и с различными видами. Например, наша фирма производит офисные кресла. Мы можем закупать у какой-либо организации материалы для их изготовления, и при этом последствии им продадим партию наших кресел.

Заполните основные поля и запишите договор.

Назначить договор основным можно из списка всех договоров контрагента. Тогда у него появится соответствующий признак в первой колонке (зеленый флаг).

Так же к договору можно прикрепить файл, например, скан-копию подписанного в бумажном виде договора или копии документов контрагента

Смотрите также видео о заполнении и по работе со справочником «Контрагенты» в целом:

В 1С:Бухгалтерия справочник контрагенты предназначен для хранения списка контрагентов с которыми работает организация.

Справочник “Контрагенты” и его режимы просмотра

Контрагент – это физическое или юридическое лицо, с которым работает ваша компания. То есть каждый партнёр вашей организации (заказчик, подрядчик, поставщик, клиент) это контрагент. С контрагентами вы заключаете договора, осуществляете расчеты и так далее.

Перед тем как вносить в базу нового контрагента, нужно проверить его наличие в справочнике “Контрагенты“. Этот справочник имеет 3 режима просмотра:

• Иерархический список – элементы будут отображаться в выбранной группе;
• Список – будут отображены все элементы справочника без учета группировки;
• Дерево – будут отображаться все группы справочника и выбранные элементы.

Здесь также можно воспользоваться поиском. По первым буквам программа покажет названия тех контрагентов, которые на них начинаются. Это позволит избежать повторного внесения поставщика в справочник.

Чтобы изменить режим просмотра, например на “Иерархический список“, нажимаем на “Еще / Режим просмотра / Иерархический список“:

Добавление нового контрагента

Для того чтобы заполнить справочник “Контрагенты” в меню слева выбираем: Справочники / Контрагенты.

Для удобства, также как и в номенклатуре, лучше разделять виды деятельности на соответствующие группы. Чтобы создать группу нажимаем на кнопку “Создать группу”:

В поле “Наименование” вводим название группы и нажимаем кнопку “Записать и закрыть”.

Таким образом мы создали несколько групп:

На следующем шаге открываем нужную нам группу и нажимаем кнопку “Создать”.

Дальше вам нужно заполнить реквизиты организации. В программе есть два варианта заполнения: автоматическое и заполнение в ручную.

• Для автоматического заполнения нужно в поле “Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН” ввести ИНН и нажать кнопку “Заполнить”.

• При заполнении реквизитов в ручную мы заполняем все необходимые поля: “Вид контрагента” (юридическое или физическое лицо), “Наименование для документов”, “Наименование в программе”, ИНН, КПП, “Основной Банковский счет”, “Адрес и телефон” (заполняем фактический и юридический адрес контрагента) и т.д.

После того, как вы заполните все поля, нажмите кнопку “Записать и закрыть”.

Создание договоров с контрагентами

Все операции с контрагентами в 1С выполняются при помощи договоров. В карточке контрагента можно сразу создать документ “Договоры“. Для этого обращаемся к вкладке “Договоры”:

Далее нажимаем кнопку “Создать”

Важно обратить внимание на порядок заполнения реквизита “Договор”.

Для каждого договора создается вид договора, который может быть:

• С поставщиком;
• С покупателем;
• С комитентом (принципалом) на продажу;
• С комиссионером (агентом) на продажу;
• С комитентом (принципалом) на закупку;
• С комиссионером (агентом) на закупку;
• Прочее.

Далее заполняем номер и дату договора, и нажимаем кнопку “Записать и закрыть”.

Создание банковского счета для контрагента

Также в карточке контрагента мы можем создать для него банковский счет. Для этого обращаемся к вкладке “Банковские счета”:

Нажимаем кнопку “Создать”:

Заполняем необходимые нам поля: банк, номер счета;

Затем нажимаем кнопку “Записать и закрыть”.

Перемещение контрагента из одной группы в другую

Если вам требуется переместить контрагента из одной группы в другую:

1. Выберите контрагента, которого нужно переместить;
2. Нажмите правую клавишу мыши и выберите “Переместить в группу“;
3. Укажите новую группу.

Итог

В этой статье мы разобрались как в 1С Бухгалтерия 3.0 заполнить справочник “Контрагенты”. Научились работать с этим справочником, перемещать контрагентов из одной группы в другую. Также научились создавать договоры и банковские счета для контрагентов.

---