Как найти корпоративный портал

Что такое корпоративный портал

Это – набор сервисов которые позволяют общаться, автоматизировать рутинные процессы и собирать информацию. Эта система собирает всех членов команды компании вместе – в одном защищенном пространстве. Корпоративные порталы могут быть оформлены как сайты или отдельные приложения для ПК и мобильных устройств.

Набор инструментов в каждом корпоративном портале может разниться – платформы отличаются друг от друга по возможностям и функционалу. Например, одни представляют собой внутренний мессенджер с возможностью создавать архив данных. Другие ориентированы на развитие командной работы – позволяют координировать действия сотрудников. Третьи фокусируются на аналитике и помогают быстро визуализировать ее. А четвертые – объединяют в себе сразу все. 

Корпоративный портал – это определенно полезный инструмент, и на рынке таких платформ достаточно. Какие-то порталы требуют серьезной настройки, а иногда достаточно просто скачать приложение и зарегистрироваться. Расскажем о различных вариантах подробнее. 

Выбор редакции 

Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).

Битрикс24

Самый известный и проверенный инструмент для создания корпоративных порталов на российском рынке. Основной его плюс в вариативности – есть бесплатные и платные версии. И те и другие отличаются качеством и очень удобны в использовании. 

Битрикс24 позволяет управлять внутренней информацией компании. С помощью портала легко оформить командировки, отпуска, утверждать и оплачивать счета, публиковать приказы или распоряжения.

Портал улучшает коммуникацию между сотрудниками. Можно создать свою страничку, как в социальной сети, прописать информацию о себе и общаться с коллегами. Система автоматизирует рабочие процессы. В программе можно ставить задачи, менять ответственных и следить за сроками исполнения. В приложении есть функция создания диаграмм и отчетов по проектам. 

Характеристики

Бесплатная версия	есть
Стоимость платной версии	от 1 990 рублей в месяц
Пробная версия	есть
Для каких компаний подходит	большой и средний бизнес

Рейтинг топ-5 лучших бесплатных сервисов для создания корпоративных порталов

MS Teams

Это приложение, которое позволяет сотрудникам небольших компаний проводить собрания, общаться в чатах и работать вместе, где бы они ни находились.

Огромным плюсом является бесплатное облачное хранилище – 5 ГБ на каждого пользователя. Благодаря этому, общие файлы доступны на любых устройствах. Вся совместная работа защищается с помощью шифрования при хранении и передаче данных.

Компания Microsoft напрямую не принимает оплату от пользователей из России, поэтому переход на коммерческую версию сервиса будет проблематичен.

Характеристики 

Бесплатная версия	есть
Стоимость платной версии	не принимают оплату
Пробная версия	есть
Для каких компаний подходит	малый бизнес

Плюсы и минусы 

+ Удобный интерфейс
— При переходе на платную версию могут возникнуть сложность с оплатой из России 

Notion

Универсальный инструмент для организации и управления проектами, который может оказаться незаменимым в корпоративной жизни. Портал может выступать как основным, так и дополнительным инструментом. В нем удобно организовывать, хранить и редактировать информацию, ставить задачи, устанавливать сроки и давать комментарии. 

Также этот портал идеален для создания руководств и инструкций по продуктам и процессам компании. Это позволяет улучшить обучение новых сотрудников.

Характеристики 

Бесплатная версия	есть
Стоимость платной версии	от 600 рублей в месяц за пользователя
Пробная версия	есть
Для каких компаний подходит	малый и средний бизнес

Плюсы и минусы 

+ Возможность создать креативное оформление контента 
— Бесплатная версия ограничена 10 работниками

Rocket.Chat 

Проект полностью бесплатный, если устанавливать его на свой сервер. В первую очередь, этот корпоративный портал предназначен для общения участников команды – в текстовом или голосовом формате. 

Внутри рабочего пространства могут быть созданы группы и каналы, можно обмениваться файлами. Безопасность обеспечивает доступ по протоколу https. Есть мобильные приложения. 

В программу можно интегрировать другое ПО. Например, подключить чаты из Telegram или скачивание файлов с Google Disk. Для некоторых будет сложным установить серверную часть программы.

Характеристики 

Бесплатная версия	есть
Стоимость платной версии	по запросу
Пробная версия	есть
Для каких компаний подходит	малый бизнес

Плюсы и минусы

+ Полностью бесплатный проект, за развитием которого следят разработчики
— Необходимость настройки 

TadaTeam 

Отечественная разработка, которая предлагает большое количество функционала в одном месте: мессенджер, менеджер задач, видеозвонки и календарь. 

Можно использовать не только как веб-версию на ПК, но и как приложение на смартфоне. Есть функция аудиосообщений. Бесплатная версия программы поддерживает до 5 пользователей. Безопасность использования осуществляется за счет использования двухфакторной аутентификации и защищенных протоколов передачи данных.

Характеристики

Бесплатная версия	есть
Стоимость платной версии	от 200 рублей в месяц
Пробная версия	есть
Для каких компаний подходит	малый и средний бизнес

Плюсы и минусы 

+ Демократичная цена 
— Бесплатная версия только для команды до 5 человек

Chanty

Иностранный сервис, который может заинтересовать небольшие команды.

Как это часто бывает, разработчики намеренно ограничили функционал бесплатной версии программы. В ней можно зарегистрировать лишь до 10 участников, которым по ходу работы будет нельзя добавлять роли.

Тем не менее, вы сможет создавать групповые и приватные чаты, искать в них информацию, отправлять голосовые сообщения, создавать задачи внутри команды и приглашать одного гостевого пользователя для демонстрации работы ваших сотрудников. Группе дадут хранить на сервере компании до 20 Гб информации.

Характеристики 

Бесплатная версия	есть
Стоимость платной версии	от 3 долларов в месяц за пользователя
Пробная версия	есть
Для каких компаний подходит	малый бизнес

Плюсы и минусы

+ Можно хранить до 20 Гб файлов
— Подойдет только для маленького коллектива

Рейтинг топ-5 лучших платных сервисов для создания корпоративных порталов

VK Teams 

Суперапп (суперприложение) для коммуникаций и совместной работы. Разработчики позаботились обо всем – тут есть чаты, каналы, обсуждения, постановка задач, аудио- и видеозвонки, боты и интеграция с корпоративными сервисами. 

Есть возможность приглашать сторонних партнеров прямо по ссылке в календаре. Защита обеспечена TLS-шифрованием, а для видеозвонков – через end-to-end.

Портал похож на привычный всем российским пользователем сервис VK, поэтому разобраться в нем будет просто. 

Характеристики

Стоимость платной версии	от 1 390 рублей в месяц (за одного пользователя в группе из 10 работников)
Пробная версия	есть
Как работает	веб-версия и отдельное приложение
Для каких компаний подходит	малый и средний бизнес, корпорации, госсектор

Плюсы и минусы 

+ Цена зависит от количества пользователей 
— Некоторые клиенты отмечают сложность регистрации 

A2Б

Решение от российских разработчиков для упрощения коммуникации внутри компании.

Есть функционал корпоративного портала (чаты, календари, хранение данных), а также модули CRM, управления проектами и электронного документооборота. Если это необходимо, разработчики могут помочь настроить портал конкретно под вашу команду.

Программа работает как по системе подписок, так и на сервере клиента. Можно выбрать максимальный тариф со всеми модулями или сэкономить и приобрести только необходимые для вас.

Приложение портала возможно запускать на любом устройстве (смартфон или ПК). Главное – чтобы работал интернет.

Характеристики 

Стоимость платной версии	от 200 рублей в месяц за одного пользователя
Пробная версия	есть
Как работает	веб-версия и отдельное приложение
Для каких компаний подходит	малый и средний бизнес, госсектор

Плюсы и минусы 

+ Можно подключать разные модули
— Нет шаблонов документов

СБИС 

Корпоративный портал от российских разработчиков. Можно создавать профили сотрудников с подробной информацией о каждом человеке. Все данные хранятся в одном месте и доступны только тем, кто с вами работает. Заходить в аккаунт можно с любого устройства, в том числе, с мобильного телефона. Есть двухфакторная аутентификация.

Портал позволяет создавать закрытые и открытые сообщества для  информирования внутри отделов. Возможно проведение видеозвонков и обучающих вебинаров до 10 000 участников без ограничений по времени.

Характеристики

Стоимость платной версии	от 1 600 рублей в месяц
Пробная версия	есть
Как работает	приложения для ПК и мобильных устройств
Для каких компаний подходит	большой и средний бизнес, госсектор

Плюсы и минусы 

+ Хорошая защита данных, можно проводить большие видеоконференции 
— Нужно настраивать перед использованием 

Neon 

Этот портал создает единое корпоративное инфополе и налаживает управление талантами. У Neon есть функция публикации новостей, афиша мероприятий, сообщества, заявления в электронном виде, бронирование рабочего места, интерактивная карта офисов и встроенный маркет с виртуальной валютой. Программа будет удобна и для кадровых служб.

Сами разработчики отмечают, что быстро подстраиваются под требования заказчика и легко интегрируются в существующую систему.

Характеристики

Стоимость платной версии	по запросу
Пробная версия	по запросу
Как работает	приложения для ПК, мобильных устройств и сайт
Для каких компаний подходит	большой и средний бизнес

Плюсы и минусы

+ Программа включена в реестр отечественного ПО 
— Может потребоваться время на установку и обучение сотрудников

Neaktor 

Разработчики обещают повысить продуктивность в компании: сделать ручное управление автоматизированным и дать возможность проанализировать изменения. На Neaktor можно перейти и с других систем за счет экспорта файлов в форматах .xlsx и .csv.

Этот корпоративный можно настроить и под смежные нужды. Например, создавать email-рассылки или планировать посты в соцсетях. Также в системе можно хранить внутреннюю документацию предприятия.

Характеристики

Стоимость платной версии	300 рублей за одного пользователя в месяц
Пробная версия	есть
Как работает	приложения для ПК, мобильных устройств и сайт
Для каких компаний подходит	малый, большой и средний

Плюсы и минусы 

+ Широкий функционал
— Приложение для ПК поставляется только в компании, которые подключают свыше 300 пользователей

Отзыв эксперта о корпоративных порталах 

«Сейчас корпоративный портал обязан поддерживать работу с мобильных устройств, потому что пользователи проводят в них большую часть времени, — говорит директор по развитию направления HR Tech компании VK Максим Грищишен. При этом наблюдается тенденция к созданию суперприложений, которые могут включать функции корпоративного портала, календаря, планировщика задач, кадрового электронного документооборота, почты и другие. Сотруднику компании эти функции нужны регулярно. Получая их в одном приложении, он экономит время. Корпоративный портал – это средство внутренней коммуникации, организации рабочего процесса и повышения мотивации персонала. Он стал стандартным инструментом для компаний разных размеров, которые могут как самостоятельно разработать такие решения, так и купить готовые продукты.»

Популярные вопросы и ответы

Мы попросили экспертов ответить на вопросы, которые могут возникнуть перед внедрением корпоративного портала в ваш бизнес.

2022. СБИС Корпоративный портал – социальный интранет для совместной работы

В связи с уходом MS Teams, SharePoint, Slack с российского рынка, компаниям надо искать интранет-решение на замену. Одним из вариантов может стать СБИС Корпоративный портал. Хотя он называется на старый манер “корпоративным порталом”, на деле – это современный социальный интранет, который включает в себя групповой мессенджер, профайлы сотрудников, ленту новостей, видеоконференции и вебинары, календарь совещаний и мероприятий, базу знаний с онлайн-редактором документов, задачи и проекты. Есть и инструменты геймификации, которые позволят сделать работу сотрудников интересной и более мотивированной. Все это доступно как в браузере, так и в мобильном приложении. СБИС Корпоративный портал доступен как отдельный (от системы управления бизнесом СБИС) продукт. Его стоимость начинается от 20 000 руб/год.

2022. Корпоративный портал Neon включен в реестр отечественного ПО

Компания Nexign, поставщик BSS-систем и решений для цифровизации бизнеса, объявляет о включении корпоративного портала Neon в Единый реестр отечественного программного обеспечения Минцифры РФ. Neon является полностью российским продуктом, разработанным с нуля командой Nexign. С помощью Neon сотрудники получают удобный инструмент для навигации по сервисам компании, а также доступ к сведениям о корпоративных и личных достижениях. В то же время кадровым и административным службам портал помогает оперативно решать рабочие вопросы, управлять мотивацией персонала, процессами целеполагания и поощрения. Более того, продукт предусматривает возможность создания интерактивной карты офисов и внутреннего маркета с виртуальной валютой. Neon разработан на основе микросервисной архитектуры, что обеспечивает гибкое масштабирование и быструю настройку под требования заказчика. Продукт легко интегрируется в существующий ИТ-ландшафт и может быть развернут на собственных серверах организации.

2020. В Directum появился Личный кабинет сотрудника

Новое решение Directum “Личный кабинет сотрудника” — это единый портал с корпоративной информацией и кадровыми сервисами. Здесь работник может оформить обращение в любую внутреннюю службу, а легкий интерфейс решения будет понятен даже тем, кто не работает с информационными системами. С «Личным кабинетом» работники компании точно знают, как оформить запрос во внутренние службы, а персонал этих служб больше не отвлекается на однотипные консультации и может заниматься своими основными задачами. К тому же, новое решение Directum рассчитано в том числе на специалистов, не работающих за компьютером.

2015. Битрикс24 перенес данные пользователей с Amazon в Россию

Компания 1С-Битрикс сообщила о переносе персональных данных всех российских пользователей сервиса Битрикс24 в РФ. Заявление было сделано спустя два дня после того, как в России вступил в силу Закон №242-ФЗ, согласно которому хранение и обработка данных граждан страны не должны осуществляться за рубежом. По словам руководителя направления арендных решений компании «1С-Битрикс» Александра Демидова, курировавшего переезд, в России практически нет провайдеров уровня и размера Amazon, способных масштабироваться под любые нагрузки в кратчайшие сроки. В итоге они отдали предпочтение платформе Cloud4Y.

2015. “Пряники” запустили приложение для Android и обновили для iOS

Создатели известной HR-специалистам мотивационной социальной сети Пряники запустили версию приложения для смартфонов и планшетов Android, а также обновили ранее созданное приложение для iPhone и iPad.  Приложение теперь умеет работать с “Пряниками” , установленными на сервере заказчика (при условии, что доступ к серверу не ограничен офисным контуром, а есть доступ из внешнего мира). Обновлен дизайн и улучшена эргономика, появились push-уведомления. Кроме того, из приложения возможно работать с запущенным недавно сервисом “Биржа идей”. На базе основного приложения теперь можно собирать отдельные брендированные приложения под клиентов.

2014. Битрикс24 обновил мобильные и десктоп-приложения, добавил IP-телефонию

Компания 1С-Битрикс представила “предрелизное” весеннее обновление облачного интранета Битрикс24. Теперь мобильные приложения поддерживают сервисы живой ленты, управления задачами, работы с файлами, CRM, мгновенные сообщения, доступ к базе контактов сотрудников, к рабочим группам. Без проблем работают Push-уведомления, есть и возможность множественной авторизации (мультиаккаунт). Обновился также интерфейс десктоп-приложения. Кроме того, стало возможным осуществлять VoIP-звонки непосредственно из интерфейса портала (прямо в браузере). В том числе на внешние номера. Исходящие звонки можно совершать на любые городские и мобильные номера внутри страны и за рубежом. Говорят, что тарифы конкурентоспособные.  Также, у Битрикс24 появилось 2 новых дата-центра в европейском «облаке» Amazon, поэтому сервис теперь будет работать быстрее и надежнее.

2013. Softline перевела корпоративный портал Deskwork на платформу SharePoint 2013

Компания Softline выпустила очередную версию корпоративного портала DeskWork 2013Q1, и главным ее новшеством стал переход на платформу Microsoft SharePoint 2013. А значит, стали доступны новые инструменты SharePoint для хранения и синхронизации файлов, удаленной работы сотрудников, управления рабочими процессами компании и организации документооборота. Кроме этого, в блоке «Видеоконференции» новой версии корпоративного портала DeskWork 2013Q1 существенно увеличена производительность: возможно проводить конференции для 600 слушателей одновременно. Значительные улучшения внесены в блок «Бизнес-процессы». В нем существенно увеличилось количество служб и активностей. В частности, расширен набор механизмов проверки правильности созданных рабочих процессов, увеличены возможности их интеграции с внешними системами, например, 1С или различными кадровыми программами. Кроме того, существенно дополнены возможности пользовательских переменных, участвующих в создании рабочего процесса, что позволяет сделать его максимально гибким и настраиваемым.

2013. Новые мобильные приложения PayDox для планшетов iPad и Android

Вышло обновление системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox, обеспечивающее полнофункциональную работу с документами и поручениями с любых планшетных компьютеров, в том числе с iPad и планшетов под управлением ОС Android. Существенно переработанный интерфейс системы адаптирован под использование сенсорных экранов. Возможна работа с системой со всех наиболее распространенных web-браузеров, используемых в планшетных компьютерах. Интеграция с электронной почтой позволяет также работать с системой и без использования web-браузера — согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту через любой клиент электронной почты, уже имеющийся на планшетных компьютерах. Новая функциональность также включена в бесплатную версию PayDox Team.

2009. Softline разработала собственный интранет портал

До сих пор на отечественном рынке единственной достойной альтернативой Sharepoint считался 1С-Битрикс: Корпоративный портал. Похоже, теперь появилась еще одна, и, возможно, более серьезная альтернатива – Softline Portal. Компания Софтлайн понавнедряла уже очень много порталов и у нее наверняка накопился серьезный опыт для создания решения, наиболее подходящего для нашего рынка. “Скорость внедрения нового решения – 2 дня” – заявляется в их пресс-релизе. Это всего лишь на 44 часа больше времени внедрения портала 1С-Битрикс :). Отсюда можно примерно представить и позиционирование – “простой но серьезный продукт”. ***

2008. «1С-Битрикс» выкупает исключительные права на продукт «QSOFT: Корпоративный портал»

«1С-Битрикс» выкупает исключительные права на продукт «QSOFT:Корпоративный портал» и снимает его с продажи в пользу нового -«1С-Битрикс: Корпоративный портал», который будет выпущен на рынок в середине октября 2008 года. «QSOFT: Корпоративный портал» разработан осенью2006 года на базе системы «1С-Битрикс: Управление сайтом – Бизнес» как законченное решение для внутрикорпоративных порталов.  Сергей Рыжиков, генеральный директор «1С-Битрикс»,отметил: «Мы готовим выпуск нового высокотехнологичного продукта,отличающегося от «QSOFT: Корпоративный портал», интегрированного с«1С:Предприятие» и популярными офисными приложениями. Много приятных сюрпризов ожидает рынок. Компетенции сотрудников компании QSOFT оказали нам неоценимую помощь в подготовке нового продукта. Совместными усилиями мы смогли разработать качественное решение, которое,безусловно, будет оценено компаниями и станет удобным инструментом взаимодействия сотрудников».

Краткий обзор корпоративных порталов

   Наличием корпоративного портала у себя в компании уже никого не удивишь. Все больше крупных и средних представителей бизнеса так или иначе сталкивались с выбором и внедрением портала. И тем не менее, многие предприятия еще стоят на пороге принятия решения о запуске проекта внедрения корпоративного портала. Надеюсь, мой краткий обзор поможет Вам сделать первый шаг в этом направлении.

   Итак, все портальные решения, представленные сегодня на рынке, можно условно разделить на три группы:

• платформы для создания корпоративных порталов;
• коробочные продукты (готовые решения) на базе платформ;
• решения, предлагаемые как SaaS сервис (облачные решения).

   Рассмотрим их последовательно.

Платформы для создания корпоративных порталов

   Платформы для создания портальных решений в свою очередь делятся на коммерческие, такие как

Oracle WebCenter Suite, MS SharePoint, IBM WebSphera, 1С-Битрикс

   и открытые, такие как

Joomla!, Jboss, Plone, Drupal, Jive и др.

   Платформы используются для разработки корпоративных порталов под конкретное техническое задание (ТЗ), и теоретически лучше других групп удовлетворяют потребностям заказчиков. Если составлено грамотное ТЗ, если в нем описаны все потребности компании, то в подобном решении они будут реализованы.

   Здесь вспоминается история про неустрашимых спартанцев: Когда Филипп Македонский (отец Александра) подошел к стенам Спарты, он направил спартанцам послание, в котором говорилось: «Я покорил всю Грецию, у меня самое лучшее в мире войско. Сдавайтесь, потому что, если я захвачу Спарту силой, если я сломаю ее ворота, если я пробью таранами ее стены, то беспощадно уничтожу всё население». На что спартанцы ответили: «Если».

   И действительно, очень сложно до начала тестовой эксплуатации системы предусмотреть все возможные способы ее использования. Это может стать причиной срыва сроков по проекту и/или выходу за утвержденный бюджет.

Готовые решения на базе платформ

   Коробочные продукты (готовые решения) делится на решения, построенные на базе коммерческих платформ: IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal, DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал, и открытые решения: Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia и др.

   Все эти продукты можно разделить на несколько групп:

• тяжелые коммерческие решения для крупных компаний (IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal);
• коммерческие решения для средних и крупных компаний (DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал);
• открытые (бесплатные лицензии) решения для средних и небольших компаний (Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia).

   Далее я дам краткое описание перечисленным готовым решениям. В описании приведены примерные цены на лицензии, которые не включают проект внедрения портала. Окончательные цены на лицензии и стоимость внедрения узнавайте у поставщиков решений. Из практики стоимость проекта внедрения может значительно превышать стоимость лицензий:

1. Тяжелые коммерческие решения
   1. IBM WebSphere Portal (www.ibm.com ) — готовое портальное решение на базе платформы IBM WebSphere. Решение с большим количеством функций для размещения материалов, совместной работы и дистанционного обучения. Функционал системы построен на модулях — приложениях, которые могут быть доработаны при помощи WebSphere Portlet Factory. Полноценная автоматизация любых бизнес-процессов, в том числе рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.) и механизмы проектного управления с отслеживанием этапов, сроков и назначением ответственных за задачи пользователей. Из недостатков: тяжёлая система рассчитанная на крупные компании с большим количеством одновременно работающих пользователей, соответственно высокая стоимость владения системой. Примерная стоимость лицензий — 1 500 000 руб. (либо 300 именных лицензий, либо сервер 2 процессора по 2 ядра).
   2. Oracle Portal 11g (www.oracle.com) — полноценное портальное решение на базе Oracle WebCenter. Очень сильно представлены средства бизнес аналитики, полноценная коллективная работа с документами, задачами и проектами. Развитые средства автоматизации бизнес-процессов. Отдельно хочется отметить поиск и индексирование информации, как внутри портала, так и во вне. Идеально подходит для компаний, уже использующих продукты от того же производителя. Из недостатков: Сложная система, о запуске в короткий срок можно забыть, высокая стоимость владения. Если на предприятии уже используются корпоративные системы от другого производителя, придется повозиться с интеграцией. Примерная стоимость лицензий 600 000/процессор.
   3. SAP NetWeaver Portal «Портал предприятия» (www.sap.com) — еще одно портальное решение верхнего уровня. Удобно реализованы функции интеграции различных систем — функция единой точки доступа к информационной системе компании. Основная нацеленность на групповую работу, управление проектами и коммуникации сотрудников. Одна из ключевых компетенций портала на базе SAP — управление базой знаний компании. Позволяет автоматизировать существующие бизнес-процессы и оптимизировать документооборот. Есть возможность получить доступ из портала не только к приложениям SAP, но и к приложениям других разработчиков. Существует возможность доработки портала в среде SAP Portal Content Studio и через набор разработки SAP Portal Development Kit. Из недостатков: сложная в администрирование и настройке система, высокая стоимость владения и масштабирования. Отсутствие открытой информации о стоимости лицензий, но уровень цен соответствует классу.

2. Коммерческие решения среднего класса
   1. WSS Portal (www.wss-consulting.ru) — готовый корпоративный портал, включает большое количество функций, информация о компании, управление заявками, страницы подразделений и управление проектами. Отлично реализованы: Форумы, фото и видеогалерея, голосования и FAQ. Поиск как по содержимому портала, так и по внешним источникам. Разграничение прав доступа на уровне документов. Полноценная интеграция с продуктами MS. WSS Portal один из лидеров на рынке порталов на базе MS SharePoint. Из недостатков: ограничения связанные с операционной системой — работает только на Windows + MS SharePoint Server 2010, примерная стоимость лицензии 450 000 рублей, стоимость стандартного внедрения (с учетом лицензий) — 895 000 рублей.
   2. DeskWork (www.deskwork.ru) — готовое решение, закрывающее все базовые потребности компаний в корпоративном портале. Структура компании, адресная книга, новые сотрудники и дни рождения, управление заявками и задачами. Совместные календари и др. Из недостатков: ограничения, связанные с операционной системой — работает на Windows. Бюджетный вариант портала на базе SharePoint Foundation, примерная стоимость лицензий 120 000 руб – неограниченное количество пользователей.
   3. Ittilan Portal (www.ittilan.ru) — коробочное портальное решение на базе SharePoint, более 60 готовых модулей. На главной странице выводятся новости и мероприятия компании, информация о последних документах и сообщениях в форуме, дни рождения и новые сотрудники. Отображение основных показателей деятельности компании (KPI). Управление проектами, электронное хранилище документов и модуль работы с заявками. Из недостатков: ограничения связанные с операционной системой — работает на Windows. Удобный телефонный справочник и база знаний компании. Примерная стоимость лицензий 400 000 руб.
   4. 1С-Битрикс: Корпоративный портал (www.1c-bitrix.ru)— коробочный интранет, реализованы функции социальной сети и групповой работы. Управление проектами, функции CRM, ленты новостей, микроблоги и рабочие группы. Автоматизация рутинных операций. Интеграция с продуктами MS (Exchange, AD, SharePoint). Расширенные функции поиска, полнотекстовый, по тегам, по содержанию, с учетом рейтинга документов. База знаний компании и групповые календари с возможностью интеграции с Outlook и ical. Модуль обучения сотрудников и вакансии для сотрудников. Визуальная структура компании. Из недостатков: Сложный в доработке. Примерная стоимость (неограниченное количество пользователей) 300 000 руб.

3. Открытые решения с нулевой стоимостью лицензий
   1. Liferay Portal (www.liferay.com) — корпоративный портал с открытым исходным кодом, разработанный на базе Java. По мнению Garthner (2009), входит в топ5 горизонтальных корпоративных порталов, вместе с IBM, Oracle, SAP и MS. Организация единой точки доступа к ресурсам предприятия, уникальное отображение страниц для каждого пользователя, удобный пользовательский интерфейс, включены средства социального общения, автоматизация существующих бизнес-процессов, интеграция с MS Office, новости компании и доска объявлений, высокая степень масштабируемости, полноценный поиск информации как внутри портала, так и во внешних источниках. Поддержка бесплатных и коммерческих СУБД. Из недостатков: слабо адаптирован под российские компании, сложный в доработке. Стоимости лицензий базовой версии нет, есть возможность приобрести версию Liferay Portal Enterprise Edition отличается в основном наличием профессиональной поддержки (24х7).
   2. Alfresco (www.alfresco.com) — готовая интранет система для управления контентом предприятия. Система с открытым исходным кодом, основное отличие от Liferay – упор на работу с документами (документооборот), он представлен в Alfresco лучше, чем в других открытых решениях решениях. Поддержка документов MS office, контроль версий и исполнительской дисциплины, журнал документов и др. Также как и Liferay разработана на Java технологиях. Из портальных функций: Новости и мероприятия компании, адресная книга, структура компании, автоматизация бизнес-процессов. Персональная главная страница. Поддержка бесплатных и коммерческих СУБД. Аутентификация LDAP. Из недостатков: при запуске из коробки надо дорабатывать, сложный в доработке. Стоимости лицензий базовой версии нет, есть возможность приобрести коммерческую версию.
   3. JomPortal – готовый корпоративный портал на базе CMS Joomla! Система с открытым исходным кодом. Общая информация о компании (история, структура, страницы подразделений). Новости и мероприятия компании, информация о днях рождения и вновь принятых сотрудниках. Проведение опросов и анкетирования сотрудников. Управление проектами и заявками. Электронное хранилище документов, форум и база знаний компании (wiki). Видео и фотоальбомы. Функции социальной сети. Аутентификация LDAP. Интеграция с 1С. Стоимости лицензий нет, есть возможность приобрести тех.поддержку.

Облачные решения

   К облачным решениям относятся:

   Битрикс24 (www.bitrix24.ru примерная стоимость — 9900 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 100 Гб места в облаке,

   Простой бизнес (www.prostoy.ru) примерная стоимость — 1000 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 10 Гб места в облаке,

   Teamtools (www.teamtools.ru) примерная стоимость — 700 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 5 Гб места в облаке, и др.

   Современные облачные решения во многом повторяют базовый функционал готовых портальных решений, за исключением пожалуй интеграции с другими корпоративными системами, используемыми в компании.

   Преимущества облачных решений — сокращение постоянных затрат, связанных со стоимостью владения сервером, системным программным обеспечением, более низкие требования, предъявляемые к ПК (по сути нужны терминалы ввода/вывода информации, а вся логика обрабатывается в облаке), простота масштабирования и скорость развертывания (если мне надо открыть новый офис, достаточно установить ПК и организовать выход в интернет), сокращение затрат, связанных с администрированием ПО, территориальная независимость (доступ в портал из любой точки, где есть выход в интернет).

   Но все эти преимущества (пожалуй за исключением аренды лицензий) можно достичь и за счет развертывания готового решения в облаке при аренде сервера (dedicated server) — примерная стоимость — 3000 рублей/месяц (1 CPU Core i3-2100 (3.1GHz 2 cores), RAM 8GB, HDD 1Tb) или места в стойке дата центра (сollocation) — примерная стоимость 2000 руб/месяц 1 unit.

   Недостатки облачных решений — не готовности бизнеса выносить корпоративную информацию во вне, сложность интеграции с другими корпоративными системами, низкая пропускная способность сетей, отсутствие доверия к поставщикам подобных услуг, три возможные точки отказа (по сути появляется три ответственных: поставщик облачных решений, провайдер, ИТ подразделение или системный администратор), вопросы связанные с безопасностью.

Выводы

   В этом обзоре я впервую очередь старался простым языком описать многообразие портальных решений, присутствующих на нашем рынке, и основываясь на базовых потребностях и размере компаний дать ориентир в направлении поиска подходящего решения.

   На сегодняшний момент любая компания может найти портальное решение по вкусу, бюджету и перечню решаемых задач.

   Разработка заказного портального решения на базе существующих платформ не имеет особого смысла по двум причинам:

• присутствует большое количество готовых решений и разработка заказного решения вряд ли будет более функциональным или экономически выгодным;
• поддержка заказного решения может оказаться более дорогой, чем у тиражного продукта.

   Тяжелые коммерческие решения больше подходят для крупных, распределенных компаний с большим количеством работающих пользователей. Идеально подходят для компаний уже использующих продукты от одного из крупных производителей (IBM, SAP, Oracle).

   Коммерческие решения среднего класса больше подходят для средних компаний. Продукты, представленные в этом классе, закрывают большинство потребностей обычного предприятия.

   Ориентирами для выбора являются следующие:

• количество однавременно работающих пользователей до 3000 чел.;
• бюджет до 1 000 000 рублей;
• наличие успешных проектов у поставщика решения;
• личная симпатия к продукту, наличие профессиональной поддержки.

   Открытые решения по функциональным возможностям близки к коммерческому ПО и покрывают большинство потребностей обычного предприятия. Нулевая стоимость лицензий серьезно удешевляет проект. В последнее время рынок открытого ПО динамично развивается, и проблема отсутствия профессиональной технической поддержки, которая ощущалась еще недавно, уходит.

   Ориентирами для выбора решения в этом сегменте являются:

• количество однавременно работающих пользователей до 1000 чел.;
• бюджет до 400 000 рублей;
• наличие успешных проектов у поставщика решения;
• наличие профессиональной поддержки.

   Системы предлагаемые как SaaS сервис (облачные) больше подходят рынку небольших компаний. Основные аргументы за: низкие стартовые затраты, территориальная независимость.
В меньшей степени облачные решения подходят среднему бизнесу по следующим причинам: сложность интеграции с другими корпоративными системами, неготовность бизнеса выносить корпоративную информацию во вне.

Технически, корпортал — это информационная система, доступная только сотрудникам, где происходит вся внутренняя жизнь компании. Если грамотно подойти к выбору возможностей и внедрению корпоративного портала, то компания может существенно увеличить свои бизнес-возможности (например, оптимизировать время работы над задачами), а сотрудники — получить удобную среду для работы.

Можно сказать ещё так: корпоративный портал — это перенос «в цифру» обычного офисного общения и рабочих процессов, только с более удобными возможностями.

Илья Юрасов, директор дивизиона в Notamedia.Integrator, сделал обзор основных возможностей корпоративного портала и рассказал, какие задачи бизнеса можно решить этим инструментом. В статье речь пойдёт о корпорталах на базе популярной российской системы Битрикс24. Она отлично показала себя при внедрении и настройке в самых разных отраслях бизнеса. 

Как устроен корпоративный портал

Классический интранет-портал — это внутренняя среда для сотрудников: новости, доступ к документам и материалам, контактам и календарям других сотрудников и прочими стандартными возможностями.

Но также корпортал может быть «цифровым двойником» ключевых процессов в компани и автоматизировать различные бизнес-процессы: финансовый менеджмент, кадровый документооборот, управление задачами и рабочим временем, системы HR-аналитики, процессы выпуска пропусков, открытия больничных, базу знаний, BI-систему и ещё десяток-другой не менее важных процессов. Здесь всегда важно отталкиваться от задач, которые хочет решить компания с помощью корпортала, чтобы он стал полноценным рабочим инструментом, а не телефонным справочником сотрудников.

У каждого сотрудника есть свой логин и пароль, который нужен для доступа к сайту, причём войти в него можно из любой точки мира и с любого устройства — главное, чтобы был доступ к интернету. Часто в компаниях ещё делают так — настраивают доступ к корпорталу только из сети компании. В этом случае пароль не нужен, а авторизация происходит через доменную систему организации.

В зависимости от должности и роли сотрудника, у него есть свои уровни доступа к разным материалам: одни могут видеть только свои задачи и общие документы, другие — статистику и аналитику по отделу в целом, третьи — все финансовые документы и так далее. 

Основные возможности корпортала

Среда общения для сотрудников

Так как корпортал — это цифровая среда для виртуальной жизни компании, в нём есть все инструменты для рабочего и личного общения:

• групповые и индивидуальные чаты

• рабочие обсуждения задач внутри самих задач

• аудио- и видеозвонки

Смысл в том, чтобы предоставить всем единый инструмент для общения внутри компании. Этим же решается и ещё одна проблема больших коллективов: неизвестно, как связаться с сотрудником, работающим в другом отделе или филиале. На корпортале доступен список всех сотрудников с указанием должности, отдела и профиля работы, поэтому всегда можно найти нужного человека.

Пример среды общения для сотрудников — Система внутриведомственного информационного взаимодействия Министерства культуры РФ

Общая работа с документами

Часто бывает так, что внутри одной рабочей задачи документ может попадать в разные отделы: с одними нужно согласовать реквизиты, с другими — юридические вопросы, с третьими — состав и количество работ. 

Корпоративный портал решает эту проблему: каждый документ можно прикрепить к задаче и работать с ним прямо внутри портала. При этом сохраняются все преимущества облачного сервиса: совместная работа и история версий. А ещё все документы могут быть сгруппированы и по задаче, и по проекту, и по исполнителю — это помогает найти всю информацию по каждой проблеме. Также можно выставить разные уровни доступа — например,если сотрудник работает программистом, то у него не будет доступа к бухгалтерской документации.

Настройка работы с документами на интранет-портале для контроля отчётности дилеров Hyundai

Новостная лента и единая точка  оповещений

Иногда компании бывает нужно сообщить что-то важное сразу всем: 

• изменения в графике работы

• дату переезда в новый офис

• правила отправки счетов на оплату

• точку сбора на поход выходного дня

В этом случае достаточно подготовить всего одно сообщение, выложить его на корпортал и уведомить каждого встроенными оповещениями. При желании можно даже сделать «отметку о прочтении», чтобы убедиться, что сообщение дошло до коллег. А ещё корпортал часто используется как новостная лента в широком смысле — для поддержания корпоративной культуры, анонсов мероприятий, поздравлений сотрудников и т.д.

Реализация новостей на портале «Общество врачей России»

Отслеживание задач и рабочего времени 

Это одна из самых полезных возможностей корпоративного портала — понять, сколько времени тратят работники на ту или иную задачу и оценить эффективность использования рабочего времени в целом. Для этого есть много инструментов:

• фиксирование времени начала и окончания рабочего дня

• учёт общего времени на работу над задачей

• анализ загрузки и рабочего времени в разрезе дня, недели или месяца

• оценка результативности каждого сотрудника в зависимости от количества выполненных задач.

Каждая задача на корпортале фиксирует любое изменение внутри себя, в том числе и время, которое сотрудник потратил на задачу. При таком подходе становится легко понять по количеству закрытых задач, кто действительно работает, а кто только делает рабочий вид.

Цифровое рабочее место сотрудника компании IBS

Ведение проектов

Возможность сгруппировать задачи в зависимости от направления деятельности или вовлечённых сотрудников позволяет держать проекты под контролем на каждой стадии. При этом виды организации и ведения проектов могут быть разными, в зависимости от специфики бизнеса или направления: канбан, диаграмма Ганта, чеклист, списки и так далее. Внутри проекта может быть сколько угодно задач, которыми занимаются разные сотрудники, но при этом для проекта доступна вся статистика, что и для задач — как по времени, так и по эффективности.

Также корпортал позволяет хранить все документы, относящиеся к проекту, прямо внутри этого проекта — так участники смогут в любой момент получить к ним доступ и работать с ними.

Ведение проектов в корпоративной сети ТВ Центра — общероссийского федерального телеканала (этот проект мы разработали с нуля, но большинство тех же задач можно решить также и на базе Битрикс24)

Автоматизация бизнес-процессов

Когда все задачи в компании ведутся и учитываются на портале, можно перейти на следующий уровень управления: автоматизировать рутинные процедуры и настроить бизнес-процессы. Например, при оформлении на работу нового сотрудника у специалиста HR-отдела на портале появляются новые задачи. Они возникают автоматически после добавления сотрудника на портал с пометкой «Новый»:

• Сделать фото для корпортала

• Оформить заявку на постоянный пропуск

• Оформить зарплатную карту

• Подписать договор

• Получить две неформальные цветные фотографии для корпоративного мессенджера

• Получить почтовый домашний адрес с индексом

• Получить информацию о детях, если они есть

Пример автоматической карточки с задачами в Нотамедиа. Как только эта задача будет выполнена, запустится новый бизнес-процесс по адаптации сотрудника в компании.

Это самый простой пример автоматизации. В больших компаниях в бизнес-процессе может участвовать десяток сотрудников и появляться десятки новых задач — всё для того, чтобы система сама напоминала, что нужно делать дальше.

Обучение новых сотрудников

Когда в компанию приходит новый сотрудник, ему нужно многое рассказать:

• рассказать о правилах работы в компании

• познакомить с коллективом

• дать почитать внутренний регламент 

• дать все скрипты и шаблоны работы

• объяснить, как пользоваться документами и порталом в целом

Всё это можно сделать отдельной папкой на корпортале и предоставлять автоматический доступ для всех новичков. А чтобы они точно это изучили, система создаст несколько задач — в них нужно будет отчитаться об изученных материалах и подтвердить их получение. Ещё вариант — создать на портале единую корпоративную базу знаний со всеми регламентами и материалами, которой могут пользоваться все: от разработчиков до маркетологов.

Медиапортал «СИБУР» (3 место Tagline Awards в 2018 году в номинации «Интранеты/Вовлечение»)

Каким компаниям нужен свой корпоративный портал

Если говорить о численности, то стартовая точка для использования корпортала — 5-6 сотрудников. Всё, что меньше, обычно самоорганизуется в чатах и мессенджерах, и каждый из участников сам следит за своими задачами. В таких небольших коллективах нет смысла использовать полноценный корпортал — он не даст заметного прироста эффективности, но потребует дополнительных сил на ведение дел внутри него.

В компаниях, где больше 10 сотрудников, имеет смысл подумать о базовой версии корпортала, без дополнительных надстроек — этого уже будет достаточно для ведения всех дел в едином информационном пространстве. При этом неважно, работают ли все сотрудники в офисе или находятся на удалёнке — корпортал здесь служит не как точка общения, а как инструмент стандартизации бизнеса.

Если в компании больше 50 сотрудников, то корпоративный портал сможет существенно повысить качество работы и снять нагрузку с руководителей среднего и высшего звена за счёт автоматизации многих бизнес-процессов. При этом компания получает все преимущества цифровизации бизнеса: прозрачную отчётность, контроль над задачами и более эффективную работу ценных сотрудников. При необходимости, возможности корпортала могут быть расширены за счет CRM-системы, модулей ЭДО и ЭКДП, управления финансами, отчетности, HR-аналитики и других. О том, как это реализовать на практике и какие задачи позволяет решать — в следующих материалах.

Наш канал на Дзене