Как найти личного помощника руководителя

Работая в одиночку, вы привыкаете полагаться только на себя, сокращать затраты и трудиться изо всех сил. Между тем, в какой-то момент работы может стать так много, что у вас не останется сил на ведение бизнеса и выполнение по-настоящему стоящих задач.

О чем расскажем в статье

Задачи, с которыми может справляться ассистент

Рабочие

Семейные

С кем его можно перепутать

Предприниматели хотят получить сверхчеловека

Еще личный помощник должен привлекательно выглядеть, знать этикет, закончить университет, разбираться в финансовой аналитике и хорошо знать как минимум английский язык.

Что делают ассистенты на самом деле

Бизнес-ассистентов часто путают с личными помощникам и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.

Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.

Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.

Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.

Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам

Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.

2 типа ассистентов

Студент

Это условное название. Под ним мы подразумеваем человека, в котором вы не видите потенциала роста, с небольшими зарплатными ожиданиями на множество рутинных задач.

Требования

Где искать

Зарплата

Для Москвы — до 50 000 ₽. И до 35 000 ₽ для регионов.

На вырост или правая рука

Тут задача и стратегия немного сложнее. Нужно нанять человека с предпосылкой делегирования ему руководящих задач, то есть «правую руку». Человека, который вникает во всё, что вы делаете, ездит с вами на встречи, общается с командой, а впоследствии заменяет вас в случае отъездов и путешествий, выполняя ваши задачи.

Такой человек — стратегически верное решение в случае, если вы заранее готовите плацдарм к автоматизации, своим отъездам и передаче задач управляющему, который прошел с вами весь путь с самого начала и точно знает, что и как делать. Это гораздо удобнее, чем нанимать кого-либо стороннего на должность руководителя.Такой человек берется на должность ассистента с целью последующего роста. Здесь студент или новичок не подойдет.

Требования

Где искать

Зарплата

Может начинаться от 50 000 ₽ и должна постепенно расти по мере увеличения ответственности и расширения задач до 100 — 150 000 ₽, иногда вплоть до доли в бизнесе.

3 ошибки при поиске ассистента

Вера работодателей и соискателей в то, что работа на этой позиции не требует специального набора знанийи умений

Ассистент проникает в сферу жизнедеятельности руководителя и компании настолько глубоко, что ему становится известно то, что неизвестно ни одному другому сотруднику. Он видит руководителя «и в горе, и в радости», знает его предпочтения, а порою и предпочтения его родных и близких, и, несмотря на кажущуюся простоту профессии, на него возлагается огромная ответственность.

Руководители пытается подстроиться под сотрудника,а не наоборот

Когда речь идет о непрофессиональной работе экономиста, менеджера, юриста, делопроизводителя, программиста, курьера, любого обыкновенного служащего или рабочего – дело поправимое. Этих специалистов достаточно легко сменить.

Совсем другое дело, когда непрофессионализм и некомпетентность обнаруживаются в таком близком к руководителю специалисте, как бизнес-ассистент. К сожалению, в настоящее время рынок труда переполнен некомпетентными людьми, претендующими на позицию ассистента. Ведь, на первый взгляд, функции, исполняемые им, просты и незатейливы, он не должен обладать специальным набором знаний.

Неудивительно, что, наняв такого человека, руководитель оказывается вынужден взять на себя огромную часть функций, которые на самом деле должен исполнять грамотный, подготовленный к должности профессиональный ассистент.

Отсутствие элементарных знаний о профессии, а в большинстве случаев и откровенная профессиональная непригодность личного помощника приводят к тому, что не помощник подстраивается под руководителя, а руководитель подстраивается под нерадивого специалиста.

Деятельность любого человека, занимающего эту должность, пусть даже недостаточно грамотного, настолько переплетается с деятельностью самого руководителя, что тот становится заложником ситуации – ему легче попытаться сгладить негатив от личного помощника, чем уволить его.

И даже в условиях крайней нежелательности увольнения личного помощника статистика показывает, что около 85% руководителей меняют своих персональных ассистентов не реже чем раз в год. Говорит ли эта статистика о том, что рынок переполнен специалистами? Наоборот, она говорит о том, что, несмотря на огромное количество претендентов на позицию персонального помощника, реальный выбор очень скуден. Понятно, что причина того, что смена личных помощников происходит так часто, в профессиональной непригодности кандидатов. Но зачастую бывает виноват и сам руководитель.

Заблуждение, что ассистент — дешевый специалист

Чаще всего будущим помощникам предлагают зарплату в диапазоне от 25 до 40 тыс. рублей в месяц.

Очевидно, что такой уровень заработной платы, особенно в Москве, не является привлекательным для высококвалифицированных работников, ответственных, обязательных, внимательных и пунктуальных.

Неудивительно, что, задавая такие параметры найма, руководители получают некомпетентных сотрудников и оказываются вынужденными выполнять большую часть работы личного помощника самому, довольствуются лишь тем, на что хватает способностей такого «горе-специалиста».

Как сделать так, чтобы ассистент показал результат и не ушел

Пропишите процессы

Созвонитесь или встретьтесь. Попросите включить диктофон, и очень точно расскажите, как у вас работает проект. Затем надо, чтобы человек обдумал это все и пришел к вам с вопросами. А потом, когда ему все понятно, сам себе расписал, как у вас идет процесс. Когда человек это делает сам, он, во-первых, чувствует свою значимость, во-вторых, понимает, что ему это удобно, это он сам себе придумал схему, расписал все по шагам.

Поставьте цель, дайте срок и объясните, какой результат вы хотите

Нужно принять, что человек будет тупить первый месяц – так делают все. Просто не мешайте человеку работать, дайте ему денег, понятную цель и оставьте в покое. Займите себя, делай свою работу.

Приучите помощника записывать за вами

У него должна быть привычка записывать за вами и тут же переносить в базу знаний. И когда человек это делает, он лучше запоминает. Простое правило: записал-перенес-запомнил.

Ничего не делайте сами

Первая работа, которую сдаст ассистент, будет сделана плохо. Ничего. Вы говорите, что конкретно вам не нравится и какой результат вам нужен, вы объясняете, почему и для чего нужен именно такой результат. Когда человек понял, что вам не нравится, а не просто: все плохо, переделывай – он понимает, что делать в следующий раз. Он идет и заносит себе это в базу знаний. И вот через месяц у вас уже 20 страниц знаний, и вы не отвечаете на миллион тупых вопросов. Прежде чем задать вопрос, человек идет в базу знаний, потом в Гугл, потом к вам.

Давайте «рабочие» задания, которые вам нужны

Никакого интима

Но если это уже случилось, то лучше искать другого ассистента.

Расскажите о себе на случай форс-мажора

Какие проблемы со здоровьем, контакты близких людей, врачей, ГИБДД, страховки, все-все-все, должно быть у него всегда под рукой.

Следите за конфиденциальностью

Прежде чем передать дела, познакомьтесь с ближним кругом: узнайте про родителей, братьев, сестер. Выясните, где ассистент живет.

Передавайте ценную информацию минимум через два месяца совместной работы.

При приеме на работу обязательно подпишите трудовой договор, укажите все паспортные данные помощника.

9 практических шагов к лучшему ассистенту

1. Составьте список задач, которые вы делаете в течение дня или хотели бы делать, если бы было больше времени

Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в течения дня: почистить зубы, позавтракать, заправить автомобиль.

2. Определите из списка те задачи, которые можете делать только вы. Их нельзя никому делегировать

3. Выделите из списка те задачи, которые можно отдать другому человеку, но с трудом.

И те, которые можете отдать сразу и легко. Назовем эти задачи «чужой работой»

4. Оцените затраченное время в часах для каждой задачи из «чужой работы»

5. Оцените стоимость своего часа.

Для этого поделите свой доход на количество рабочих часов в месяц

6. Определите стоимость задач из «чужой работы»

Эту сумму вы просто сливаете. Это время и деньги можно не тратить, а делегировать чужие задачи и зарабатывать еще больше. Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.

7. Сформулируйте профиль должности помощника

Например, это можно сделать в нашем конструкторе по ссылке.

8. Запустите трафик и отберите подходящего

9. Адаптируйте его и освободите свое время

Эта статья – гайд по тому, как подобрать личного ассистента и выстроить с ним работу. Первая статья про то, как определить, нужен ли вам помощник, и какие задачи выбрать для делегирования, тут.

Поиск помощника

Как исключить неподходящих людей?

При поиске помощника я столкнулась с десятками ответов на вакансию. За неделю вам может придти больше сотни заявок. Нужно потратить много времени, чтобы отфильтровать все заявки и пригласить на следующий этап только тех, кто осмысленно хочет работать с вами.

Попробуйте такой лайфхак: в конце описания вакансии разместите вопрос на внимательность, и всем, кто на него не ответил – отказывайте сразу. Таким вопросом может быть просьба рассказать, почему кандидат подходит на эту должность, или, как его опыт и компетенции помогут ему в решении ваших задач. Приглашайте на следующий этап отбора тех, кто на него обратил внимание и написал ответ.

Как найти самых замотивированных помощников?

1. Разместите вакансию на сайтах вакансий или в тематических каналах/группах и чатах в соцсетях. В объявлении попросите кандидатов написать сопроводительное письмо, в котором нужно ответить на вопрос «почему мы подходим друг другу». А также, добавьте тот самый вопрос на внимательность.

2. Из полученных откликов отберите всех, кто дочитал вакансию до конца, написал сопроводительное письмо и ответил на вопрос.

3. Предложите всем сделать два тестовых задания: одно на внимательность и аккуратность, другое на умение вникнуть в незнакомую программу или тему.

4. Полученные ответы оцените баллами от 0 до 10 по критериям «грамотность», «вежливость», «как справился с заданиями», «количество сделанных задач», «как быстро прислал ответ/уложился ли в дедлайн».

5. Набравших максимальное количество баллов пригласите на звонок. В процессе разговора с будущим помощником задайте вопросы о количестве свободного времени, о том, чему новому он научился за прошлый год, занимался ли благотворительностью.

Задавая подобные вопросы, вы получаете возможность оценить три важных параметра: стремление развиваться, желание помогать, и ваш собственный комфорт в коммуникации с человеком.

6. Выберите самых подходящих кандидатов и договоритесь об условиях работы.

У меня процесс выглядел немного по-другому: вместо двух тестовых заданий, я давала кандидатам, которые меня заинтересовали в самом начале, тестовые дни. Таким образом, я посмотрела насколько качественно и быстро они решают задачи в реальной жизни и, насколько оперативно и вежливо общаются.

Работа с помощником

Как поставить задачу личному помощнику?

Существует формула, которая помогает правильно делегировать задачу. Она включает в себя 6 пунктов, прописав которые вы добьетесь лучшего результата от совместной работы.

1. Действие – Прошу тебя помочь сделать…

Пример: прошу тебя помочь найти мне список СММ-специалистов в области образовательных проектов.

2. Форма – Итог должен быть представлен…

Пример: итог должен быть представлен в виде гугл таблицы со столбцами: имя, телефон, ссылка на портфолио, стоимость работ, локация.

3. Цель – Мне это нужно для того, чтобы…

Пример: мне это нужно для того, чтобы мы выбрали себе специалиста по СММ на постоянную удаленную работу для продвижения курса по тайм-менеджменту.

4.

Количество – Твой результат — это…

Пример: твой результат — это список из 10 человек.

5.

Тест – Промежуточная проверка…
Пример: промежуточная проверка после того, как найдешь первого специалиста и заполнишь все столбцы таблицы. После «ок» можно будет продолжить работу.

6.

Дата и время – Конечный дедлайн.
Пример: Конечный дедлайн 23.03.2019 до 16:00.

Все вместе будет выглядеть так: Я прошу тебя помочь (действие), для того чтобы (цель). Твой результат — (артефакт), представлен в форме (формат артефакта). Особо важно обратить внимание на (детали, нюансы). Промежуточная проверка (когда и каким образом). Конечный дедлайн — (дата).

Пример: Прошу тебя помочь сделать редактуру текстов: грамотно расставить знаки препинания, исправить грамматические ошибки. Если есть лексические ошибки, то отметить и их. Лексические ошибки по тексту не изменяй, предложи исправление в сноске или отдельном комментарии к тексту. Итог должен быть представлен в форме документа Word, можешь работать прямо в этом документе [ссылка на google-документ]. Я для тебя открыла доступ к редактированию и все тексты разместила там. Моя цель — издание книги со стихами и фотографиями. Твоя задача подготовить тексты к изданию. Твой результат — это откорректированная вводная часть книги и 15 стихов. Промежуточная проверка после редакции вводной части и двух первых стихов. Конечный дедлайн 30.08.2020.

Не обязательно, записывать ваши задачи словами, бывает быстрее и проще проговорить задачу голосом. Это можно сделать с помощью войсов (голосовых сообщений) во всех мессенджерах. Такой альтернативный вариант дачи заданий помогает сэкономить пару часов в неделю, благодаря тому, что вы не тратите время на формулирование и написание четкого задания, а просто проговариваете его в свободной форме. При этом нужно не забывать соблюдать все пункты формулы.

Как избежать недопонимания и мискоммуникации при делегировании?

Вот вы описали всю задачу по формуле и предоставили все референсы, но по результату, задачу всё равно приходится просить переделать или дополнить. Все люди понимают одни и те же слова по-своему. Поэтому нужно обязательно проверять, как сотрудник понял задачу.

1. Интерпретация. Нужно надиктовать задание и попросить следующее: «Расскажи, пожалуйста, как ты понял задачу, и какими будут твои первые шаги». Часто после произношения сотрудником задачи, можно понять, что ему не хватает дополнительных вводных или он понял задачу неправильно. Скорректировав его на данном этапе, можно значительно снизить риск провала выполнения всей задачи.
2. Быстро-просто. Можно попросить сделать небольшую часть работы за 20 минут, показать, что получилось. Это позволит сразу пройтись по ошибкам и скорректировать их, пока работа еще не сделана полностью.

Перспектива работы с помощником

В процессе работы можно столкнуться с недопониманием и трудностями, поэтому желательно сделать помощника своим напарником и другом. Помощник должен помогать вам расти, но при этом развиваться самому. Чтобы понять, полезно ли ваше сотрудничество для каждой из сторон и сохранить крепкие отношения, можно проводить ежемесячные или ежеквартальные синхронизации. На них стоит обсудить вопросы следующего характера:

• «Как считаешь, что в прошлом квартале тебе удалось сделать классно?», «Что можно было бы улучшить?», «Что в работе тебе хотелось бы попробовать?»
• «Что я, как руководитель, сделал хорошего в прошлом квартале?», «Что я, как руководитель, мог бы улучшить в своей работе?».
• Попросите помощника задать интересующие его вопросы. Он может расспросить вас про планы дальнейшего развития проекта, попросить ваше мнение о себе, как об исполнителе.

Такой откровенный разговор помогает подружиться, наметить точки роста сотрудника на ближайший квартал.

Нужно понимать, что в какой-то момент ваш помощник скорее всего вырастет из этой позиции и захочет двигаться дальше. Поэтому, нужно продумать процессы работы так, чтобы можно было без сильных издержек передать задачи новому помощнику.

Лучше заняться настройкой процессов вашей работы с самого начала – прописывать все бизнес-процессы, регулярно делать треккинг задач и хранить в архиве все материалы по вашему сотрудничеству. Можно попросить помощника заниматься этим.

Таким образом, если вам придется расстаться с одним человеком, вы сможете быстро ввести в курс ваших дел нового помощника без необходимости заново объяснять повторяющиеся задачи.

Надеюсь, эта статья поможет вам найти подходящего напарника, который заберет на себя часть ваших задач, и тем самым повысит вашу продуктивность.

Подписывайтесь на мой телеграмм-канал «life as a project», где я публикую больше материалов об управлении жизнью и проектами.

Как я нанял личного ассистента и высвободил себе несколько часов в день

Рассказываю, как составлял вакансию, проводил собеседования, отбирал личного помощника, и с какими задачами он мне теперь помогает. Будет полезно руководителям, у которых накопилось слишком много рутинных дел.

Привет! Меня зовут Паша Молянов, я руковожу диджитал‑агентством^{_{[ссылка удалена модератором]}} и участвую в паре проектов в роли директора по маркетингу.

И у меня есть проблема. Многие рутинные вещи я делаю сам вместо того, чтобы делегировать сотрудникам. Сам верстаю карточки в Фигме, сам оформляю и публикую посты в соцсетях, сам строю таблички, сам добавляю отзывы на сайт.

Из‑за этого порой не остается времени на более важные, «предпринимательские» дела: планирование, улучшение процессов, поиск партнеров и крупных клиентов, обучение сотрудников и так далее.

По сути, растрачивая рабочее время на рутину, я мешаю своей компании развиваться.

В прошлом году я решил, что хватит это терпеть, и пошел искать личного ассистента, который будет заниматься рутиной за меня.

Расскажу, как искал и выбирал, покажу вакансию, список обязанностей и дела, которые уже получилось делегировать — возможно, вам пригодится, когда начнете искать сотрудника на подобную должность.

Написал вакансию

Для начала я выписал типичные дела, которыми мне приходится часто заниматься, которые съедают много моего внимания. Выбрал из них те, которые можно без особых проблем делегировать.

Например, писать посты для своего блога или проводить планерки с командой — это частые дела, но делегировать их я не могу. А вот публиковать посты или оформлять презы для выступлений — довольно простые задачи, их можно передать.

На основе этих дел составил текст вакансии: рассказал о себе, объяснил задачи, с которыми надо помогать, требования и пожелания к кандидату.

→ Вот такое описание получилось

Совершенно точно я не хотел разгребать десятки сообщений в личке, поэтому сделал анкету в Гугл Формах и прикрепил ее к тексту вакансии.

Все отклики из формы падают в таблицу, и я могу их сравнивать между собой, отмечать интересные и скрывать плохие.

Посеял вакансию

Я хотел работать с людьми, которые меня знают, поэтому опубликовал вакансию только в своем блоге и соцсетях, а на внешку не относил.

Но вакансию начали активно шерить фрилансерские телеграм‑каналы и разносить по чатикам — поэтому откликов я получил в несколько раз больше, чем рассчитывал.

Собрал шорт-лист кандидатов и провел интервью

На что обращал внимание:

Есть ли у человека опыт в диджитале — не хотелось объяснять какие‑то совсем очевидные вещи в духе «а что такое таргетированная реклама»

Портфолио — я хотел, чтобы ассистент мог помогать с простеньким дизайном в духе «собери мне презентацию к вебинару по шаблону» или «сделай из поста карусельку в инсте». Дизайнера отвлекать такими мелочами не хочется, поэтому искал помощника хотя бы с базовыми скиллами.

Как он рассказывает о себе, насколько адекватно и грамотно пишет. Помощнику предстоит контактировать с людьми, договариваться о встречах, действовать от моего имени — важно, чтобы он общался нормально.

Зарплатные ожидания — отметал людей, которые хотели слишком мало или слишком много денег. 200+ тысяч платить ассистенту я не готов, но и не верю в компетентность людей, которые хотели 15–20 тысяч за фултайм.

Часовой пояс — не самый важный критерий, но все же хотелось, чтобы он у нас совпадал или хотя бы не сильно отличался.

Опыт работы личным помощником руководителя — тоже очевидная польза.

По этим критериям отобрал 20 человек, которые вроде могли бы подойти.

А вот самые частые причины, по которым кандидаты не подходили:

• Написали, что большая часть задач им неинтересна, и они готовы взять только малую часть.

• Вообще нет бекграунда в диджитале — юристы, учителя, бухгалтеры.

• Хотели очень много денег. Несколько человек запросило больше 200 тысяч в месяц. Возможно, они очень крутые спецы, но платить столько за простые рутинные задачи кажется не самой разумной тратой денег.

• Неадекватные отклики в духе «очень нужна работа, возьмите меня и не пожалеете».

Провел собеседования

Сейчас я понимаю, что погорячился, и надо было «шортить» шорт‑лист еще сильнее. 20 собеседований — это напряжно. Я проводил их 3 дня, не занимаясь больше вообще ничем.

Но я их, тем не менее, провел.

Задавал стандартные вопросы в духе:

• Расскажи про свой опыт работы?

• Почему хочешь уйти с текущего места?

• Чем тебя заинтересовала вакансия?

• Какие из перечисленных вакансии задач ты уже делал?

• А какие не делал? Почему думаешь, что справишься с ними?

• Как у тебя с английским языком? (мне иногда надо, чтобы помощник мог найти какую‑то инфу на английском)

• Собираешься ли ты работать только со мной или будешь совмещать с фрилансом?

Помимо самих ответов обращал внимание на то, как человек общается, насколько мы с ним «на одной волне». Все‑таки с помощником мы будем на связи каждый день, он будет в курсе не только моей работы, но и личных дел.

Несколько человек отсеялись сразу. Например, одна девушка решила собеседоваться не то из бара, не то с концерта. У нее было очень шумно, играла музыка, вокруг веселились люди. Она не слышала мои вопросы, я не слышал ее ответы.

Среди кандидатов было довольно много студентов на очном обучении. Хоть они и заверяли, что готовы по первому зову сбежать прямо с пар, меня это не устроило. Хочется, чтобы человек был на связи в рабочее время и не пропадал на 2 недели во время сессии.

В итоге осталось 7 человек.

Дал тестовые задания

Дальше выбирать было уже трудновато, поэтому я предложил кандидатам оплачиваемое тестовое за 1000 рублей.

• Найти несколько недавних новостей про диджитал‑маркетинг, про которые, по мнению человека, я бы мог рассказать в своем блоге. Надо было прислать ссылку на новость, написать саммари и пояснить, почему это интересно.

• Взять мой пост из телеграм‑канал и сверстать его в виде карусельки для Инсты по примеру.

• Здесь даже процитирую: «Представь, что я пришел с такой просьбой. 29 ноября у меня лекция про Дзен, мне надо к ней подготовиться. За 2 дня до лекции я должен прислать готовую презу. Презу надо будет сделать тебе на основе сценария, который я напишу. Тебе надо организовать все так, чтобы эта задача была сделана: я вовремя отдал тебе сценарий, ты успела сделать презы, я провел лекцию. Напиши, как ты этого добьешься, что будешь делать».

Новости показали, умеет ли человек писать саммари. Карточки — умеет ли работать с Фигмой на базовом уровне, насколько аккуратно это делает. Но больше всего мне понравилось третье задание.

Кто‑то писал что‑то в духе «Ну я поставлю тебе напоминалки в календаре» — это очевидно не сработает. Я и сам могу поставить напоминалки, зачем мне просить человека с этим помочь. Проблема в том, что я могу не рассчитать время, забыть, да просто не посмотреть в календарь в нужный день — и все, дело не сделано.

Кто‑то описывал процесс более реалистично, что будет ставить мне дедлайны и дергать, пока я не отчитаюсь, что сделал. Это больше похоже на правду. Например, вот что предложил человек, которого я в итоге нанял:

По итогу тестовых заданий выбрал ассистента — и мы начали работать. К счастью, обошлось без косяков, человек подошел и не потребовалось его увольнять и искать замену.

Какие задачи в итоге получается делегировать

Брать мои посты из телеграм‑канала, верстать из них карточки‑карусельки и публиковать в Инсте. Раньше каждый такой пост занимал у меня 5–10 минут.

Публиковать контент в паре других моих проектов — в сообществе про копирайтинг во Вконтакте и в тревел‑блоге, который я помогаю развивать. Еще 30 минут времени в день.

Модерировать обсуждения в сообществах и чатах — банить неадекватов, отвечать на простые вопросы, передавать сложные вопросы мне и так далее. 20–40 минут в день.

Верстать отзывы на сайте. Один отзыв — 5 минут.

Искать информацию. Например, список тендерных площадок, в которых можно искать заказы для агентства. Или рейтинги, в которых можно поучаствовать. Или биржи, в которых можно можно зарегистрировать блог, чтобы получать заказы на рекламу. Это десятки часов времени в месяц.

Вести базу знаний. У меня есть склад в Ноушене, куда я кидаю ссылки на всякие полезные штуки. Если добавлять просто ссылку без описания — потом нереально что‑то найти. А добавлять описания мне было лень, поэтому на базу я в итоге забил. Теперь я просто кидаю помощнице ссылки — а она добавляет их в базу, пишет описание, добавляет теги для поиска.

Расшифровывать вебинары. Бывает, что я хочу получить какую‑то инфу с вебинара, но не смотреть его 2 часа. Прошу помощницу сходить туда за меня и составить конспект, который я потом быстро прочитаю и узнаю все, что меня интересовало. Прочитать конспект и посмотреть отдельные важные части в записи — это 10–20 минут. Еще 1.5 часа времени сэкономили.

Следить, чтобы я ничего не забывал. Ассистент смотрит в мой список дел, находит там просроченные задачи и напоминает их перезапланировать и все‑таки сделать. А что может, делает вообще сама.

Плюс помощница помогает мне в планировании. Например, мне надо выступить на конференции — и это включает в себя много задач: придумать тему, согласовать с организаторами, написать тезисный план, подготовить презу, согласовать с организаторами, отрепетировать выступление и так далее. Самому заносить 100 500 таких мелких задач в календарь долго и нудно — это помогает делать ассистент. Я кидаю ей большую задачу, она сама разбивает ее не мелкие и добавляет в мое расписание.

И еще 100500 менее частых дел, например:

• Отправить лид-магнит всем, кто поставил плюсик в комментариях.

• Найти интересные запросы от журналистов в Прессфиде.

• Найти мне фотографа.

• Отнести вакансию в несколько Телеграм-каналов и договориться о размещении.

• Разобраться, как подключить телеграм-бота к CRM и подключить его.

• Провести несколько кастдевов.

В ближайшее время я хочу делегировать общение с рекламодателями и размещение рекламы в моих блогах — это высвободит мне еще полчаса в день.

В итоге один ассистент помогает мне освободить минимум 2 часа в день, а иногда и больше. Это время я могу работать над интересными задачами, которые меня драйвят, а не повергают в уныние.

Возможно, для опытных предпринимателей эта статья выглядит наивно и очевидно — ведь у многих есть ассистенты и секретари. Но я пока что руковожу малым бизнесом и только учусь делегировать. Для меня это стало чуть ли не главным открытием прошлого года — сколько времени я расходую нерационально и насколько больше могу успевать, если эту проблему решить. Если вы тоже, как и я, тратите кучу времени на нудные рутинные дела, задумайтесь — может, вам тоже нужен личный помощник.

Наверное, каждый предприниматель с удовольствием бы клонировал себя, чтобы не быть тем самым «осьминогом», который  решает одновременно несколько задач. Интернет-предприниматель — не исключение, потому что задач у него настолько много, что  на определенном этапе возникает вопрос «Как все успеть?». Решение — найти личного помощника.

Личный помощник в инфобизнесе — это, по сути, многопрофильный специалист, который умеет все! Об этом и поговорим.

Руководитель нанимает себе помощника, чтобы сбросить с себя черновые текущие задачи, которые отнимают много времени, но которые легко можно делегировать.

Допустим, создание контента (обучающего курса), проведение мастер-класса, выступление перед аудиторией делегировать нельзя, потому что люди приходят именно к вам и платят вам деньги, потому что хотят обучаться именно у вас. А вот организацию работы, напоминание о текущих задачах, работу с сотрудниками, поиск фрилансеров — все это можно отдать своему помощнику.

Личный ассистент руководителя и его обязанности

Предприниматель нанимает персонального ассистента, чтобы высвободить свое личное время, которое можно потратить на создание новых программ, для работы над стратегией бизнеса, для реализации новых идей или просто для общения с семьей. Один из критериев свободного бизнеса  состоит в том, что главный показатель бизнеса — не выручка компании, а свободное время предпринимателя. Поэтому личный ассистент — ваш помощник в построении свободного бизнеса.

Мы не раз говорили, что когда вы берете на работу человека,  вы либо нанимаете лояльного к вам новичка, либо нелояльного профессионала. Вам решать, кого из них нанимать, новичка, либо профессионала. Что касается нашей компании, то мы придерживаемся второго варианта, потому что обладаем инструментами по созданию лояльности сотрудников. Поэтому гораздо эффективнее будет, если вы сразу примете на работу человека, которого вам не придется обучать. Потому что иначе вы потратите еще больше времени на обучение сотрудника, на создание инструкций и общей системы взаимодействия.

У каждого человека есть сильные и слабые стороны. Руководитель, например, умеет управлять командой, работать с ключевыми сотрудниками, но у него нет времени выполнять мелкие задачи, как, например, общаться с клиентами, оказывать поддержку клиентов по е-мейл, поправлять лендинги или писать продающие тексты для сайта.

Поэтому его слабые качества компенсирует персональный ассистент, который должен обладать такими качествами, как самодисциплина, ответственность, пунктуальность, грамотность.

Работать в состоянии многозадачности придется как нельзя кстати, потому что придется постоянно переключаться с одной задачи на другую и выполнять ту, что «горит» в данный момент.

К тому же помощник должен постоянно самосовершенствоваться, поскольку  в интернете появляются новые программы и инструменты, которые нужно знать и умело ими пользоваться.

Самостоятельность — еще одно ключевое качество персонального ассистента, который должен умело пользоваться поисковыми системами, чтобы находить решение поставленных задач, а не дергать руководителя с вопросом по решению этой задачи. Если человек умеет самостоятельно находить информацию для работы — это это уже половина успеха.

Обязанности помощника зависят от того, насколько масштабный проект вы развиваете. Возможно, вам требуется делегировать всего пару задач, такие как работа в службе заботы для клиентов, либо напоминание о встречах, ответы на звонки. А, возможно, у вас нет полного штата сотрудников и всю текущую работу вы перекладываете на плечи помощника. Тогда в обязанности ассистента может входить:

— работа в административной панели сайта, создание сайта на WordPress;

— работа с документами в облачном хранилище, например,  в Google.Docs;

— умение верстать лендинги и посадочные страницы (например, в Lpg), знать правила компоновки элементов лендинга;

— разбираться в сервисах рассылок;

— обрабатывать фото и монтировать видео;

— знать принципы продвижения роликов на Youtube;

— писать красивые тексты для блога;

—  записывать вебинары;

— нанимать фрилансеров и работать с ними;

— решать текущие задачи предпринимателя;

— договариваться о личных встречах руководителя и напоминать о них;

— помогать  в организации мероприятий;

— работать с клиентами.

В зависимости от количества задач, вы можете взять человека либо на полный рабочий день, либо на полдня. Оплата труда сотруднику рассчитывается либо от количества затраченного времени, либо выделяется оклад. Если вы оплачиваете работу по времени, то стоимость личного помощника составляет 150 рублей в час. А работа на полный рабочий день стоит от 15 000 рублей в месяц.

Если вы нанимаете человека на полдня, то можете платить ему 7 000 — 10 000 рублей в месяц.

Как найти личного помощника

1. Знакомые.Самый простой, но и самый надежный способ найти персонального ассистента через личные связи и знакомства. В интернете есть очень много специалистов, которые нуждаются в работе личным помощником. Потому что когда-то сами пришли в интернет в попытке развивать собственный проект, но по причине недостаточного количества ресурсов бросили это дело. Но опыт и личные качества — это те ресурсы, которые всегда будут востребованы.

Поэтому эти специалисты — многопрофильные, они умеют работать с сайтами, наполнять их контентом, умеют верстать лендинги, оптимизировать Youtube-канал и так далее. Специалисты, которые имеют личный опыт, потому что работали на свои собственные проекты, как никто понимают специфику работы в интернете.

Поэтому общайтесь со знакомыми, спрашивайте рекомендации.

2. Собственные ресурсы: сайт, блог, рассылка, социальные сети. Используйте собственные ресурсы для поиска сотрудника. Напишите в рассылку, что ищите личного помощника и вам посыпятся сотни резюме. А самое главное, это будут люди которые знают вас лично, специфику вашей деятельности, они уже лояльны к вам. Осталось среди них выбрать профессионалов.

3. Биржи фриланса. Еще один способ найти удаленного помощника — использовать биржи фриланса, разместить задачу и после ее корректного выполнения связаться с фрилансером и предложить ему работу личным помощником. Но это более долгий и сложный путь, поскольку не все биржи дают возможность обмениваться контактами с фрилансерами. И это понятно, ведь вы уводите человека с биржи и биржа перестает на этом зарабатывать.

Удаленный личный помощник. Организация работы:

1. CRM система. Если вы еще не внедрили в свою деятельность какую-либо CRM-систему, то сделать это нужно обязательно. Это может быть Bitrix24, AmoCRM, сервис Trello или другая система. Во-первых, вы сможете структурировать свою работу с помощником, ставить ему задачи и следить за ходом выполнения этих задач. К тому же можно всегда писать дополнения и комментарии к поставленным задачам. Такие программы как Evernote или облако в Google могут вам заменить CRM.

2. Постановка задач должна быть четкой и понятной вашему сотруднику. В идеале следует написать несколько основных инструкций для ассистента. И в случае, если вы вынуждены будете менять помощника и примите на работу другого специалиста, вы всегда быстро введете его в курс дела с помощью подготовленных инструкций.

Грамотные руководители пишут инструкции руками своих помощников, поэтому поставьте задачи сотрудникам составить инструкции по основным моментам в вашей общей работе и составьте своего рода базу знаний.

3. Отчетность: ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Некоторые предприниматели работают с помощниками, словно находясь в темной комнате, а когда включают свет и узнают, сколько времени сотрудники тратят на работу, очень сильно удивляются, что мало. Поэтому, если ваш помощник будет указывать, сколько времени ему потребовалось на то, чтобы решить определенную задачу, то эффективность совместной работы сильно повысится.

Заведите отдельный блокнот в программе Evernote для помощника, который будет писать ежедневные и еженедельные отчеты о проделанной работе с указанием точного времени, которое потребовалось на выполнение текущих задач.

Эффективный личный помощник всегда сумеет организовать работу так, чтобы выполнить важные и срочные дела своевременно. Но понадобится время, чтобы прийти к такой организации труда. Поэтому не будьте чрезмерно требовательны.

Создать свой доходный онлайн-бизнес — мечта многих. Но 95% предпринимателей никогда не дойдут до своей цели, потому что попадут в «ловушку» и не смогут оттуда выбраться…

Чтобы этого не случилось, приходите на бесплатный онлайн-мастер класс «Система стабильных интернет-продаж знаний и услуг, которая принесла уже более 0,5 млрд. выручки» и узнайте как получать максимум клиентов и продаж, не сливая бюджет на рекламу.

Отвечая на вопрос, как найти удаленного личного помощника, следует отметить, что важно то, насколько вам комфортно работать с конкретным человеком. Каким бы сотрудник не был суперпрофессионалом, главное, чтобы он стал вашим единомышленником.

А ваши отношения должны быть хорошими, ведь вам постоянно придется находиться в единой связке.

На самом деле, работа личного помощника интересная и дает определенную базу каждому специалисту. Но рано или поздно люди уходят с любой работы, потому что «вырастают» из этой должности. А вам, как руководителю, следует это учитывать и уметь сориентироваться в любой ситуации.

Чтобы понимать, какие стадии роста сотрудников бывают и как вам действовать на каждом этапе, читайте статью «Как создать настоящую команду, чтобы бизнес работал без вашего непосредственного участия».

Личный помощник

Ритуля, кофе!

К кому руководитель предприятия обращается в первую очередь, когда хочет выведать мнение коллектива по поводу своей новой инициативы или узнать, с кем и против кого дружит главбух Марь Иванна? А если нужно быстро решить семейные вопросы, например, как в фильме «Дьявол носит «Prada», достать для дочери экземпляр новой книги про Гарри Поттера, которая еще не поступила в продажу?

Влияние персонального ассистента CEO на атмосферу в компании трудно переоценить. Ведь настроение шефа напрямую зависит от расторопности и умений личного помощника. Казалось бы, чего проще: заварить руководителю чай? Но неопытные руки наломают дров: переборщат, например, с крепостью чая или подадут не тот сорт. И пиши пропало. Руководитель почувствует дискомфорт и весь день будет ходить не в духе.

«Приготовления чая-кофе – самый высокий уровень доверия, – говорит Светлана, личный помощник генерального директора крупной коммерческой структуры. – Ведь для этого надо знать все вкусы и требования шефа».

В советские времена «красные» директора довольствовались секретарями в разных вариациях – референты, переводчики и т. д., чья деятельность ограничивалась «сидением» на телефоне и подношением шефу на подпись документов. Правда секретарь Верочка в «Служебном романе» чуть продвинулась в своем искусстве, когда ее боссу понадобились консультации стилиста.

Секретари в компаниях есть и сейчас. Но с Запада к нам в табель о рангах пришло еще одно «кадровое» понятие – помощник руководителя. Его функции в прямом смысле слова заключаются в том, чтобы обеспечивать CEO условия для эффективной работы. По сути, помощник является связующим звеном между генеральным директором, сотрудниками компании и окружающим миром – партнерами, инвесторами, клиентами. Помощник действительно помогает.

Серый кардинал

На Западе функции секретаря и личного помощника четко разграничены – это две разные должности, каждая со своими должностными инструкциями. В России сейчас тоже, следуя моде, руководители обзаводятся персональными помощниками, оставляя в штате и должность секретаря. Однако фактически это чаще всего означает, что у руководителя просто появляется еще один секретарь. Помощник, конечно, способен выполнять секретарские функции – отвечать на телефонные звонки, приносить на подпись документы и т. д. Но вот обычному секретарю далеко до личного помощника, который должен обладать многими навыками и даже талантами. В частности, требуется аналитическое мышление, широта кругозора, знания в разных сферах человеческой деятельности. Личный помощник всегда знает, где можно найти требуемую информацию. И не просто ее предоставить, но рассмотреть проблему со всех сторон и предложить несколько путей решения.

«Шеф уезжал в командировку – дала ему в дорогу листок, где расписала все поминутно, – рассказывает Вера, помощник президента компании. – Сама я в этой стране никогда не была, но пришлось узнать все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы, пересадки, переезды, встречи, проводы. Хотя это все мелочи. Требовалось еще организовать определенный цвет машины, проконтролировать качество кухни в самолете, отеле и т. п.».

Вот, к примеру, несложная на первый взгляд задача – организация деловой встречи. Об этом можно прочитать в любом пособии по деловому этикету. Но только профессионал учтет все нюансы, присущие каждым конкретным деловым переговорам. В пособии не прочтешь, какую воду предпочитает партнер — газированную или без газа. А личный помощник точно знает, что он употребляет только колу-лайт. Теперь, представьте, как партнер отреагирует, когда увидит, что на столе стоит не просто кола, а его любимый «лайт». Мелочь, но как «приятно иметь дело с такими внимательными людьми».

Руководителя оценивают по тому, какая у него в офисе мебель, посуда и – какой личный помощник. Поэтому генеральный директор лично выбирает себе помощника, который и в процессе работы также подчиняется непосредственно CEO.

Кто кого выбирает?

Руководитель и его помощник должны подходить друг к другу, как ключ к замочной скважине, – поясняют в Клубе профессиональных секретарей. Даже хорошего секретаря найти непросто, а уж личного помощника – тем более.

«Если лицо фирмы – СЕО, то личный помощник – лицо руководителя, главное лицо свиты», — говорит Ирина, личный помощник генерального директора крупного холдинга.

Конечно, CEO хочется подобрать себе эффектное, красивое «лицо». Но поиски идеального помощника, который сочетает в себе сразу все возможные качества, могут продолжаться бесконечно. Важно найти компромисс. Нужно расставить приоритеты, что важнее – профессионализм или броская внешность? Специалисты рекомендуют подходить с такими мерками: хороший помощник ценен своим потенциалом, на сегодняшний момент он может быть не отличник, а «хорошист».

Где искать себе помощника? Лучше – на стороне. Брать знакомых в помощники не рекомендуется. Ничего путного из этого не выйдет. Возникают личные зависимости. Зная все проблемы человека, руководитель будет за него переживать и не сможет элементарно отчитать, положим, за опоздание.

И еще. CEO ошибаются, когда полагают, что выбор всегда остается за ними. На самом деле при устройстве на работу личный помощник тоже выбирает. Если потенциальный работодатель не приглянулся, вряд ли материальное вознаграждение поможет ему «закрыть на это глаза». Очень быстро с обеих сторон наступит разочарование. Ведь личный помощник, в конце концов, становится тенью руководителя, фактически начинает жить его жизнью.

Ничего личного

В последнее время прослеживается интересная тенденция – брать в личные помощники не женщин, а мужчин. Новую моду привезли с собой продвинутые CEO, получившие бизнес-образование на Западе. Они считают, что в этой роли мужчины смотрятся органичнее. Почему? Женщины – более эмоциональны, поэтому в компании, где стрессоустойчивость особенно актуальна, берут мужчин-помощников. Кроме того, руководителям нужна правая рука, на которую можно опереться. Срабатывает сложившийся стереотип: мужчина-CEO считает, что опорой в борьбе денег, технологий, бизнес-идей ему может послужить только мужчина.

Другой стереотип: женщины – слишком разговорчивы и могут проболтаться о чем-то конфиденциальном. Мужчины же – молчуны. По словам Ольги Дивненко, консультанта Клуба профессиональных секретарей, утечка информации – серьезная проблема, с которой сталкиваются практически в любой компании. Но утверждать, что именно женщины – слабое звено, не совсем верно. Тут повинна скорее корпоративная культура в целом.

Руководители часто не учитывают того, что личный помощник фактически живет жизнью босса, работа у него продолжается 24 часа в сутки. Компенсацией здесь могут служить, в том числе, материальные поощрения. Многие личные помощники деликатно молчат, долго терпят, ждут, когда начальник предложит, к примеру, повышение заработной платы. И не дождавшись, подыскивают себе другое место работы.

Руководители порой не уважает труд личного помощника, полагая, что выполнять эти функции – очень просто. Поэтому так редки благодарности из уст шефа. Несправедливость остро чувствуется человеком, а обиды имеют обыкновение накапливаться и потом прорываться – в виде все того же заявления об увольнении по собственному желанию.

В работе с личным помощником важно не переступить очень тонкую грань, которая приводит к эмоциональной зависимости друг от друга. В этом случае босс уже и шага не сможет ступить без своего помощника. И кто из вас в результате руководит компанией?

«Мы, конечно, выполняем все прихоти шефа, но, если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему уважаешь, — говорит Юлия, помощник президента крупной строительной компании. – Если этого нет, то ничто не помешает нам уйти, хлопнув дверью».

Материалы журнала CEO