Download Article
Download Article
Festivals, whether they’re big or small, are a great way for people to relax and have a great time. But hosting a festival is anything but relaxing! With all the planning, you’re probably feeling a little overwhelmed about how you can pull this off. Luckily, we’re here to help. These are the main things you need to do so your festival is a rousing success.
-
Give yourself plenty of time to work out all the details. Between finding space, bringing in food and entertainment, getting permits, and advertising, you’re looking at a few months of work at least. Start early to cover all your bases and make sure you pull off a successful festival.[1]
- The time you’ll need depends on how big the festival is, but in general, starting the planning about 6 months in advance is a good idea.
Advertisement
-
Calculate all the costs for the venue, equipment, performers, and employees. This should give you a realistic budget. Then be sure all your purchases stick within that budget so your costs don’t get out of control.[2]
[3]
- You can keep costs under control by asking for volunteers to help or seeing if local businesses are willing to donate food or equipment in exchange for advertising.
- If you need more funding, you could ask local businesses or the government for sponsorships to help cover the costs.
- Festival costs have a huge range, depending on the size of the event. Large music festivals cost millions of dollars, while smaller local festivals might only cost $100,000.[4]
-
Make sure there are no major events, like sports games or concerts, on the same day. To ensure you get as many guests as possible, pick a date that doesn’t conflict with holidays, either.[5]
- You wouldn’t want to plan a festival around Thanksgiving, for example. Most people will be traveling and probably won’t make time to go to a festival.
- Local areas might have their own events that are technically not major holidays. Be sure to check your local calendar too.
Advertisement
-
Look for local event spaces that you can secure for a manageable price. You’ll have to fit all the people and equipment in the same space, and make sure there is enough room for everyone to move around safely.[6]
- Hotels, parks, or convention centers are common places for large festivals.
- If you have a large property and are throwing a smaller festival, then you could even throw the festival at your own home.
- Take your budget into account when booking a space. Some of these can be very expensive.
-
Find out which permits are required by the local government. These could include permits for noise, blocking traffic, large gatherings, construction, selling food, and insurance. The permits depend on the size and type of your festival, so check with your local government to see what you’ll need.[7]
- If you’ll be serving alcohol, you’ll probably need permits for this too.
- Remember that there is usually a fee for permits, so build that into your budget. There may also be a waiting period, which is another reason that planning early is important.
- Putting on a festival without the proper permits could result in a hefty fine, so don’t forget about this step.
Advertisement
-
Choose your performers and sign contracts with them. Bands, DJs, and performers will make sure your guests have a great time. Just be sure to select and book your entertainment early so you know they’re available.[8]
- Remember that the entertainment will cost money too, so be prepared to pay them.
- You could also save costs on entertainment by putting together your own playlist and playing it through the sound system.
-
Find rental companies that will loan out whatever you don’t have on hand. Draw up a list of everything you’ll need and track down vendors who you can rent from. Some common equipment you might need includes speakers and other sound gear, ovens, a stage, decorations, and furniture.[9]
- You might also need to rent tables, tents, chairs, plates or silverware, and other basic things to make people comfortable.
Advertisement
-
It’s very important to make sure everyone at the event stays safe. Hire a company to provide security for your event. They can handle any trouble so the rest of your guests have a good time.[10]
[11]
- For very large events, your local government may provide some law enforcement to help manage security.
-
Make sure there are plenty of options and enough food and drinks for all of your guests. Some classic festival foods include pizza, hot dogs, tacos, french fries, funnel cakes, and ice cream. You can also feel free to mix it up and include some other items that aren’t often at festivals. Just make sure there is plenty of food ready for your guests.[12]
- For large festivals, you’ll probably need to rent cooking equipment and staff to prepare the food.
- You could also bring in outside vendors like restaurant tents or food trucks to serve your guests.
Advertisement
-
A festive atmosphere puts all your guests in a great mood. Don’t hold back on the decorating. Hang lights, banners, flags, posters, and colorful sheets to set the party atmosphere. Handing out favors like glow sticks also sets a great mood for the festival.[13]
- Try to match the decorations to the theme. If you’re having a beer festival, decorating the space to look like a German beer hall will set a perfect tone.
- Bringing in some local craft makers can really give your festival a unique atmosphere.
-
You’ll need bathrooms, parking space, and other basic amenities. Be sure you get a space with plenty of bathrooms or rent enough portable facilities. Stock the area with soap, toilet paper, towels, napkins, and anything else your guests might need. Be sure that the space has enough parking for your guests available.[14]
- Remember to plan wheelchair access for public events. In some places, this is required by law.
- For large festivals, you should also hire staff to keep the bathrooms clean. Plan out the trash removal as well.
Advertisement
-
Once you’ve got everything else arranged, start selling tickets! You’ll likely be opening the festival to the public, but if not, create a guest list for who you want to invite. Send out invites or advertise the festival so everyone knows when and where to arrive.[15]
- If this is a large festival open to the public, then be sure to advertise it and set up a system to sell tickets or passes.
- You’ll need a ticket booth and cashiers if you plan on selling tickets at the event.
- Doing some social media marketing can attract a lot of attention. For local festivals, taking out ads in the local paper can also attract guests.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
If it’ll be hot the day of the festival, serving water for free can help keep everyone safe and hydrated.
Advertisement
-
If you’re trying to make a lot of money with your festival, keep in mind that they have very small profit margins. Even big festivals don’t profit that much because of all the associated costs.[16]
-
If you’re serving alcohol at the festival, make sure all your bartenders are trained properly and don’t overserve anyone. They should also refuse service to anyone who’s underage.
-
There might be hefty fines if you run your festival without the right permits, so don’t ignore that.
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 9,302 times.
Did this article help you?
Get wikiHow’s expert advice in our new
Weekly Relationships Newsletter
Subscribe
The first issue is coming soon!
Инструкция как создать мероприятие для жителей города, сделать его интересным и не сойти с ума. Опытом и лайфхаками поделится с нами Антон Салинка, организатор двух масштабных фестивалей “Пикник Фест” в Кременчуге и многочисленных закрытых вечеринок.
Когда я побывала на фестивале уличной еды Пикник Фест, рассказывала друзьям как было круто. Но не задумывалась сколько сил, времени и энергии вложили туда организаторы, чтобы от события остались хорошие впечатления. Я решила узнать все боли и радости организации мероприятия “Picnic Fest” (Кременчуг) у основателя Антона Салинка.
Оглавление
- Идея мероприятия
- Формат мероприятия
- Место для мероприятия
- Команда организаторов
- Участники фестиваля
- Развлечения
- Платный или бесплатный вход
- Реклама
- Продажа билетов
Антон решил воплотить в нашем городе идею проведения фуд-фестов – всемирную тенденцию, к которой уверенно присоединяется Украина. Одним из первых инициаторов фестивалей такого формата стал Роман Тугашев. Он с 2013 года ежегодно организовывает киевские фестивали Ulichnaya Eda, Kyiv Coffee Festival и Kyiv Beer Festival. А в Одессе есть амфитеатр под открытым небом “Зеленый театр”, где проводятся мероприятия нестандартного формата. Именно такими событиями вдохновился Антон и решил сделать для кременчужан необычный праздник. И знаете, нам понравилось!
Посмотрим, как все начиналось…
Интервью получилось довольно объемным, но информативным, и тех, кто дочитают в конце ждет небольшой сюрприз
Идея мероприятия
Как обычно интересные идеи приходят в легкой и непринужденной обстановке. Вот мысль об организации “Пикник Феста” в Кременчуге возникла в кругу друзей во время посиделок на даче. Антон побывал на Арт-заводе “Платформа”, вдохновился атмосферой места, деталями мероприятия и делился впечатлениями с друзьями. Такие события потом долго еще не отпускают 😄
Многие люди побывали на его крутых закрытых вечеринках, open-air’ах в разных тематиках: “Ретро”, “Новый год в Майами”, “Гавайская вечеринка” и т.д. У друзей не было сомнений, что городское мероприятие Антону по плечу. В таком деле любому человеку важна поддержка близких. А тут друзья сказали, что еще и помогут, и Антон решил попробовать, хотя еще не знал, что его ждет…
Формат мероприятия
Именно в тот вечер родилась идея выбрать интересный формат для нашего города, который будет повышать культуру общества, разнообразит досуг кременчужан и подойдет для всей семьи. Решили, что народу будет интересен фестиваль уличной еды, где смогут расслабиться и молодежь, и семейные люди .
Место для мероприятия
Фестиваль намечался летом, а значит место должно быть на свежем воздухе. Идеальным вариантом стала территория городского парка с летней сценой недалеко от реки Днепр. Это стало отличным местом для “Пикник Феста” – свежий воздух, полутень от больших деревьев и достаточно места для разных локаций. Спасибо местным властям, что поддержали инициативу Антона развивать культуру Кременчуга.
Но все-таки были некоторые нюансы:
- днем на открытых площадках было очень жарко (защищались навесами);
- пространство никак не было защищено от дождя, но его, к счастью, не было.
Эти моменты организаторы обязательно учтут и продумают перед следующим фестом, чтобы быть готовым к форс-мажорам.
Команда организаторов
Для организации закрытого события на 200-300 человек Антон уже знал, что делать. А вот городской фестиваль надо было планировать и продумывать. Он понимал, что самому очень сложно все сделать, по этому обратился к помощи друзей. Александр Сироштан разделил все организаторские задачи до и во время феста.
Друзья помогали с решением юридических вопросов, разрабатывали графические материалы для рекламы и помогали в любых других вопросах. Вместе удалось максимально все продумать и успеть.
Участники фестиваля
Важно понимать, что любой фестиваль мало просто запланировать и продвигать. Его нужно наполнить интересными деталями. А их внесут участники и крутые развлечения.
Для нашего фуд феста мы привлекали кафе и рестораны с оригинальными блюдами и напитками. Придумывали разнообразное меню и, конечно же, искали чем удивить посетителей. Вместе мы создали фудкорт, который 100% запомнился.
Антон Салинка, организатор “Пикник Фест”
Во время второго “Picnic Fest” в Кременчуге участвовали 12 кафе и ресторанов, а также 3 магазина. Всего было 22 торговые точки с экзотическими уличными блюдами разных стран мира и всевозможными алкогольными и безалкогольными напитками, аппетитными десертами и даже натуральное, только приготовленное мороженое (кстати, очень необычно видеть, как делается мороженое).
Но оказалось не все так просто, как представлялось. Не все участники прониклись идеей превратить уличную торговлю в крутую атмосферу. 20% участников всегда остаются чем-то недовольны. И к этому нужно быть готовым!
Спасибо тем, кто потрудился и создал душевную атмосферу. Они стали топом фестиваля. Например, кофейня “Kofan” создала образ передвижного мексиканского кафе и угощала всех блюдами с перчинкой ;). Их энергетика заряжала всех позитивом, а веселая игра “Лимбо” собрала много желающих. У таких заведений от посетителей не было отбоя.
Спонсорами фестиваля выступили компания “Черниговское”, мясокомбинат “Глобино” и сеть секондов “Smart Store”. Расстроило, что другие местные компании не приняли активное участие.
Развлечения
Основной целью Антона было не просто создать фестиваль уличной еды, а наполнить его заботой и теплом как для участников, так и для посетителей. Важным вопросом стала разработка развлекательной программы. Хотелось совместить отдых, вкусную еду и приятную музыку.
Фестиваль предусмотрительно был разделен на несколько локаций по настроению:
- Зона фудкорта со столиками и разнообразными вкусностями, которая вечером превращалась в кинотеатр под открытым небом.
- Танцпол с летней сценой, где выступали артисты, юмористы, а ведущий проводил конкурсы и разыгрывал призы.
- Несколько лаунж зон с кальянами, мягкими креслами и гамаками. Порадовала и удивила игровая локация с приставками “Денди” (back to 90s).
- Детские зоны отдыха и развлечений, где малышей занимали аниматоры, а дети постарше играли в настольные игры.
- Креативные бесплатные фотозоны, где можно было фоткаться сколько угодно. На одной из них даже была инсталляция с ванной. Ты мог отправиться в плаванье в #океанэмоций на позитивном лайнере.
Харизматичный ведущий Сергей Гориславец заряжал энергетикой, создавал дружескую атмосферу на празднике и разыгрывал подарки от спонсоров.
Платный или бесплатный вход
Первый фестиваль “Пикник Фест” в Кременчуге был бесплатным. Но на втором фестивале решили подумать про безопасность и ввести вход по билетам. На все 3 дня фестиваля специально выделенную территорию огородили забором и наняли охрану. Антон убедился, что такие меры на порядок сокращают появление неадекватных людей на мероприятии. Ведь посетители приходит отдыхать и ожидают спокойствия.
Важно отметить, что на первом (бесплатном) “Пикник Фесте” было 5-6 тыс. посетителей, а на втором (платном) – 2,5-3 тыс. Антон не связывает это напрямую с платным входом, а считает, что меньшее число посетителей обусловлено летними отпусками и поездками на дачу и природу.
Кроме того, платный вход позволил помочь деткам из Кременчугского дома ребенка. 10 грн. с каждого входного билета организаторы потратили на одежду, игрушки и бытовые принадлежности для малышей без родителей от 0 до 4 лет.
Это лишь капля в море, как мы можем помочь деткам не разочаровываться в этом мире.
Реклама
Ошибкой организаторов был маленький акцент на социальные сети. В целом откликнулось пользователей:
- в Facebook более 20 тыс.
- в Instagram – около 3 тыс.
Потенциал соцсетей позволял пригласить еще пользователей. А вот раздача листовок, реклама на бордах и остановках в городе, как показала практика, совсем не работает. Еще хорошо сработала реклама на радио в супермаркетах. По словам Антона, расходы на раскрутку второго Пикник Феста составили 10% от всех расходов на фестиваль и эту сумму в следующий раз нужно увеличивать.
Закладывайте бюджет на организацию городского мероприятия в 1,5-2 раза больше, чем ожидаете
Главный совет от Антона
Продажа билетов
Реализация входных билетов на городских мероприятиях осуществлялась двумя способами: на месте и online через афишу событий eventssion.com. Антон добавил фестиваль в группу Кременчуга. В приложении Eventssion каждый участник мог узнать расписание фестиваля и купить билет онлайн. Компания-разработчик афиши решила присоединиться к активностям фестиваля. Они запустили промоушен события с акцией: покупаешь билет в приложении и получаешь прохладную баночку пепси на входе – то, что нужно в жаркий летний день.
Организация любого мероприятия требует железных нервов и выдержки. Но замечательно, что есть люди готовые заниматься организацией досуга и создавать крутые фестивали, преодолевать трудности и наслаждаться результатом. Антон Салинка не останавливается и уже готовится к новому осеннему фестивалю пива. Он обещает, что это мероприятие будет еще интересней и оригинальней, чем предыдущие ивенты в нашем городе.
Так что приглашаем 8-9-10 ноября 2019 г. жителей и гостей Кременчуга на яркий и оригинальный пивной фестиваль “Picnic Beer Fest”
А вот небольшой сюрприз для тех, кто дочитал до конца. Посмотрите видео, как это было, на ютуб канале Антона Салинка
Исходя из своего опыта я составил памятку для тех, кто думает или пробует организовать музыкальный фестиваль. Оговорюсь, что мои рекомендации носят общий характер и основаны на понимании желаний и ценностей мотоциклетной общественности, но вполне могут быть использованы в подготовке фестиваля для других сообществ, объединённых ценностными предпочтениями.
Этап 1. Для чего проводить фестиваль?
Ответа на вопрос «Зачем вам это нужно?» первостепенен. От этого будет зависеть все, что будет происходить дальше. Не нужно ставить размытые цели. В моем случае первоначальный посыл был рассказать мотоциклистам о Суздале, который мне очень нравится, затем рекламное событие для моего сигарного бренда Total Flame, а сегодня — это и первое и второе и еще развитие музыкальной и мотокультуры, приносящее удовольствие, уважение и денежное вознаграждение. В любом случае цели должны быть шире, чем организация «корпоратива» для близкого круга.
Важно помнить, что даже если цели соответствуют ценностям гостей, для которых организуется фестиваль, потребуется от 3 до 5 лет, чтобы в них поверила публика.
Время и терпение главный ключ к успеху.
Этап 2. Создание концепции.
Идея.
Ответив себе на вопрос «зачем?», время переходить к формулированию главной идеи фестиваля. Например, в Суздале — это музыкальный фестиваль блюзовой музыки для мотосообщества с девизом «No colors, no brands». Сформулированная идея должна ясно определять те ценности, которые разделяет публика вашего фестиваля. Без этого невозможно создать событие, способное стать легендарным.
Место.
Место фестиваля – это не просто GPS-координаты. Оно должно быть интересно публике. Это может быть природа, архитектура, история, все, что угодно, добавляющее ценности фестивалю и создающее его стиль.
Место не должно быть в жобичах только по тому, что для вас там отличная рыбалка или охота. Удобство подъезда, парковка и размещение очень важны. Комфорт для гостей здесь определяющий.
Технические возможности.
Наличие инженерных коммуникаций сегодня просто необходимо, чтобы сделать мероприятие на уровне крутого праздника, а не Грушинского фестиваля.
Вместимость площадки также важна. Место должно комфортно разместить публику, на которую вы рассчитываете.
Предпочтительнее частная территория, а не муниципальное пространство, поскольку минимизирует согласовательные процедуры с властями.
Продолжительность.
Сколько дней проводить фестиваль – важный вопрос, на который нужно ответить. Если публике ехать не далеко и ее негде разместить для ночлега – один день вполне адекватен. Если добираться до места несколько часов, то без ночевки не обойтись и, значит, необходимо организовывать мероприятие на несколько дней. Как правило, удачное время с пятницы по воскресенье.
Музыка.
Найти свой музыкальный стиль очень важно. «У меня друг Гарик Сукачев и он выступит» (условный пример) – стратегия не фестиваля, а корпоратива. Необходимо сформулировать общий принцип музыкального наполнения и ему следовать. Когда я начинал, такого знания у меня не было, отсюда размытость первых фестивалей, но как только идея блюзовой музыки была сформулирована, у фестиваля в Суздале появилось лицо.
Айдентика.
Определившись с местом, продолжительностью и музыкальным форматом переходим к определению названия и созданию фирменного стиля фестиваля. Как это делать, написаны тома литературы и вокруг этой задачи кормится множество талантливых людей и компаний. Скажу лишь, что это деликатный и важный вопрос, не терпящий спешки.
Выбирая название, гуглите варианты, чтобы убедиться в уникальности имени, иначе вас с кем-то все время будут путать.
Сайт, социальные сети, презентация для партнеров.
Создав айдентику, можно переходить к созданию сайта и аккаунтов в социальных сетях. Без этого вы не сможете коммуницировать с аудиторией, проводить рекламные кампании, работать со спонсорами и партнерами.
На старте не рекомендую заморачиваться на сложном и дорогом сайте. Его цель – выдача в поисковиках, продажа билетов и внятный рассказ о фестивале. На первом этапе можно самому за пару часов сделать сайт в https://ru.wix.com/ или https://tilda.cc/ru/ . Если дела пойдут в гору, через пару лет, когда вы обрастете контентом и четким позиционированием, можно привлечь профессионалов, чтобы ваш сайт стал суперклассным.
А вот что точно нужно сделать – это купить идеальный домен. Он с вами навсегда и тут следует выбирать из расширений .com или .ru, а они не всегда стоят дешево.
Сайт важен для поисковиков, но он не решает сегодня задач быстрой адаптивности и коммуникации. Для этой задачи лучше сделать страницу в https://taplink.ru/ – на сегодня самый удобный способ коммуникации и быстрой адаптации к новостям и событиям.
Например, страница фестиваля, которая указана во всех соц сетях и которую я использую в качестве визитной карточки, выглядит так – https://taplink.cc/suzdalblues.
Определитесь с хэштегом фестиваля. Это в будущем упростит вам возможность отслеживать публикации.
Подготовьте презентацию фестиваля для потенциальных партнеров. Она понадобится на следующем этапе.
Маршруты.
То, к чему я пришел несколько лет назад – для публики нужно создавать интересные маршруты, которыми они могут путешествовать на, с и во время фестиваля. Это создает неповторимую атмосферу фестиваля. Люди обсуждают не только то, что было на фестивале, но и дорогу, которая становится его частью. При этом люди будут путешествовать вашими маршрутами и в другое время, вспоминая и рассказывая о вашем фестивале.
Примеры таких маршрутов в Суздаль:
По усадьбам Владимирского Ополья https://ancient-manors-opole.taplink.ws
Волжская Атлантида https://volga-atlantida.taplink.ws
В этом году я готовлю новый маршрут для гостей фестиваля.
Команда.
Командообразование нужно разбить на два этапа. Постоянная – работает практически весь год и фестивальная – создается для непосредственного проведения фестиваля.
Задачи первой команды: работа по подготовке фестиваля, работа после фестиваля, коммуникация с аудиторией, властями, партнерами.
Задача второй команды – реализация всех идей и планов во время работы фестиваля.
Количество людей в команде определяется из задач, масштабов и бюджета. Например, первая команда Suzdalblues – 7 человек, а вторая – почти 100, включая волонтеров.
Бюджет.
Тема, на которой умерло не одно хорошее начинание. Начинаем, потом найдем деньги – самая короткая дорога к провалу. Калькулировать, сколько продадим билетов – гипотеза, которая никогда не оправдывается. У вас уже есть, что показать в качестве концепции, значит, можно общаться с друзьями и потенциальными партнерами для наполнения бюджета до стадии «подготовка фестиваля».
Бюджет минимально должен включать следующие статьи: аренда места, свет-звук, гонорары музыкантов, включая расходы на дорогу и проживание, стоимость инженерных сетей, охрану, обустройство площадки, стоимость команды, организацию питания (сами заплатят, чтобы приехать к нам крутым, в первые годы не работает или работает плохо), установка шатров и конструкций, реклама и продвижение фестиваля, мерчь, налоги и комиссии.
Этап 3. Подготовка фестиваля.
Даты.
Важно, чтобы даты фестиваля не совпадали с другими мероприятиями, которые интересны вашей публике. Эти события уже раскручены, а вы только заявляете, что будет круто и, вероятней всего, выбор будет сделан не в вашу пользу. Поэтому гугл и опросы вам в помощь.
Власти.
Без них никуда. Постоянная коммуникация с властями не только важна, но и неизбежна. Вам нужно добиться, чтобы власти хотели проведения фестиваля, а не делали вам одолжение. Это отнимает много сил, но результат стоит того. Пример такой работы: Suzdalblues проводился в 20 и 21 году в условиях тотального запрета на массовые мероприятия. Власти хотели, чтобы фестиваль состоялся.
Площадка.
Владельцы и сотрудники территории должны быть замотивированы в успешном проведении фестиваля. Если этого не будет, вы погрязнете в куче не решаемых мелких проблем, которые превратятся в большие, когда приедут гости.
Необходимо наладить постоянную работу с инженерным персоналом, охраной, службой размещения и т.д.
Проживание.
Если фестиваль однодневный, вам все равно необходимо решить проблему размещения персонала и охраны как минимум на 3 дня плюс размещение музыкантов.
Если фестиваль проходит несколько дней, помимо персонала, охраны, музыкантов, нужно организовать проживание ваших гостей. Без внятного понимания возможностей ночлега к вам не поедут.
Сценарий фестиваля.
У вас должен быть четкий план проведения фестиваля, чтобы весь персонал был с ним ознакомлен и знал кому, когда и что делать. Он должен включать минимум пять пунктов:
Начало – время начала фестиваля, к которому все службы должны закончить свою подготовительную работу.
Лайнап – время и продолжительность выступления артистов.
Активности – время, продолжительность и тематика.
Ведущие – что, когда говорят, чтобы фестиваль шел как по нотам.
Окончание – время, когда все службы начинают демонтаж поляны.
Партнёры (торговля, питание, спонсоры, бренды, СМИ).
Подготовьте список потенциальных партнеров. Чем он больше, тем лучше. У вас есть презентация – рассылайте её, звоните всем, до кого можете дотянуться. Партнеры – это ваше лицо и знак качества для гостей.
Мерч и сувениры.
Составьте список мерча, который вы бы хотели иметь. Подумайте над количеством (лучше меньше, чем больше – это ваши деньги).
Определитесь с подрядчиком. Здесь важна не только цена, но качество и сроки. Дедлайн для мерча ставьте за месяц до даты фестиваля. По опыту знаю, если дедлайн за месяц до мероприятия, то готово будет в лучшем случае за неделю.
Делайте пробные образцы, чтобы не удивиться, когда готовая продукция к вам прибудет.
Билеты в случае продажи.
Определитесь, как будете продавать билеты – сами или билетные агрегаторы. Агрегаторы берут комиссии. Для самостоятельной продажи понадобится дополнительный персонал.
Определитесь с механикой прохода: только по билетам (риски – билеты будут передавать третьим лицам и вы лишитесь части выручки), браслеты (минимизирует, но не исключает передачу третьим лицам, но визуально охрана способна вылавливать безбилетников).
В любом случае вы должны быть готовы к тому, что на фестиваль будут попадать безбилетники, вопрос – как на это реагирует охрана. Возможен вариант, что это может стать бизнесом для охраны.
Шатры.
Если мероприятие на открытом воздухе подумайте об удобстве публики. Палящее солнце или, не дай бог, дождь не должны помешать празднику. Определитесь с зонированием территории и установкой шатров и мебели.
Торговля.
Определитесь, каким образом будет организована торговля на фестивале: места, ассортимент. Торговцам должно быть удобно, а гостям комфортно.
Питание.
Одна из самых сложных тем.
Питание должно быть безопасным, вкусным, приемлемым по ценам и достаточным. Выбор партнеров очень деликатный. Смотрите, где работали до этого. Собирайте отзывы. Не плодите большую конкуренцию, все понесут убытки и к вам не поедут в следующий раз.
Коммерческие условия могут быть разными от арендной ставки до процентов от прибыли (требует доверия). Я предпочитаю второй вариант.
Рассмотрите возможность клубам ставить свои шатры и организовывать питание. Денег заработаете меньше, а благодарностей и респекта получите больше.
Туалеты.
Это отдельная тема, поскольку часто забывается, что людям нужно не только комфортно поесть и выпить, но и ….
Подумайте о доступности, удобстве и достаточности этого неотъемлемого фестивального компонента.
Подъезд и парковка.
Если вы не убедили себя в том, что люди придут к вам пешком, подумайте об удобстве подъезда и, главное ПАРКОВКЕ. Если вы забудете об этом – гости вас проклянут! Все усилия по подготовке и проведению фестиваля будут уничтожены негативом транспортной логистики.
Охрана.
Должна быть вежливо-сурова и решать несколько задач: охрана периметра (безбилетные инциденты и отсечение асоциальных персон), безопасность на территории фестиваля (локализация конфликтов, удаление асоциальных персон, охрана артистов и периметра сцены).
Реклама и продвижение.
Привлекайте лидеров мнений, СМИ, настройте рекламу в своих социальных сетях, а также партнеров и артистов.
Что делать со скептиками и хэйтерам? Они будут всегда. Если есть обоснованная критика необходимо реагировать, решать проблему. Если не обоснованная, не замечать. Не нужно кормить собой вампиров.
Бюджет.
Постоянно следите за бюджетом. Соответствие с запланированным балансом доходов и расходов – ваша уверенность в успехе и залог долгосрочности проекта.
Погода.
Это то, на что повлиять невозможно. При выборе дат смотрите на статистику дождей в этом месте за последнии 10 лет. При принятии решений во время подготовке фестиваля всегда задавайте себе и подрядчикам вопрос «А если дождь?». Имейте план «Б» на случай непогоды. Люди к вам приехали, они поймут, что дождь, но не поймут, что вы не позаботились их развлечь в этом случае. К тому же перед поездкой на фестиваль все будут смотреть прогноз погоды и, если им будет непонятно, как организатор планирует действовать в этом случае, они не поедут.
Работа с местным населением.
Определите круг лиц с бесплатным допуском на фестиваль. Вам важно, чтобы среди местного населения формировалась лояльность.
Работа с клубами и сообществами.
Подумайте о дополнительных преференциях для сообществ, разделяющих ценности фестиваля. Это даст вам возможность быстро сформировать лояльную аудиторию фестиваля.
Этап 4. Проведение фестиваля.
Команда.
Составьте список задач и необходимое число людей для их решения. Продумайте условия (деньги, проживание, питание, бесплатный билет и т.д.).
Определите ответственного по каждой задаче, его полномочия и ограничения.
Составьте график работы персонала.
Определите каналы коммуникации: рабочий и экстренный.
Монтаж площадки.
Определите с подрядчиками график монтажа, чем должны быть обеспечены (инженерные коммуникации, охрана, подсобный персонал и т.д.)
Работа с артистами.
Имея сценарий мероприятия и лайнап, составите план приезда, встречи, проживания, отъезда, сопровождения на фестивале артистов. Определитесь с ответственным за эту задачу.
Работа с партнерами.
Комфорт партнеров очень важен. Чем они позитивнее, тем комфортней гостям. У них не должно быть ощущения брошенности. Позаботьтесь об ответственном по решению возможных проблем, которые у них могут возникнуть. Важно, чтобы все технические вопросы были согласованы до фестиваля.
Фото-видео.
Решите, кто будет делать фото и видео съемку на фестивале. Этот контент вам будет необходим для постпромоушена.
Безопасность (МЧС, скорая, полиция).
На этапе подготовки в установленном порядке необходимо уведомить специальные службы о вашем мероприятии и получить согласования и рекомендации по проведению. При проведении мероприятия необходимо следовать договоренностям, чтобы не поставить фестиваль под угрозу закрытия.
Навигация и информация.
Используйте наружную навигацию и мессенджеры для информирования гостей фестиваля.
Работа на входной группе.
Здесь создается первое впечатление об организаторах. Гостям должно быть удобно, а персонал четко и вежливо выполнял свою работу. Рассчитайте объём пространства и количество людей, необходимое для решения этой задачи. Подумайте о вероятном времени максимального наплыва гостей, чтобы обеспечить на это время входную группу достаточным персоналом.
Коммуникация команды и реагирование на внештатные ситуации.
Составьте инструкцию о действиях персонала, подрядчиков и охраны в случае непредвиденных ситуаций, определитесь с каналом коммуникации.
Авторское общество.
Имейте ввиду, что на все музыкальные фестивали проникают агенты Российского авторского общества. Не буду давать оценку их деятельности, ибо сами все понимаете. На билет они не потратятся (хотя бывают исключения), а вот шазамить в сторонке и потом вчинить иск на десятки тысяч рублей могут вполне.
Работа со СМИ.
Создайте аккредитацию СМИ на фестиваль. Вы заранее будете знать, кто к вам приедет.
Определитесь, кто дает интервью (об этом должен знать персонал и аккредитованные СМИ). Заранее подготовьте важные тезисы о фестивале. В сюжеты обычно включают пару секунд спича организатора, а выдергивают на интервью на поляне вас спонтанно. Поэтому будьте готовы за пару секунд донести самое важное, а не мычать, пытаясь сформулировать мысль в кутерьме сотен срочных задач.
Этап 5. Фестиваль завершен, работа нет.
Демонтаж площадки.
Все подрядчики и охрана должны знать время начала демонтажа и правила отъезда с площадки. Назначьте ответственного по контролю за этими работами.
Благодарность команде.
Все должны почувствовать сопричастность к результатам своего труда. Инструменты выбирайте сами, но этот момент важен.
Систематизация жалоб и пожеланий, работа над ошибками.
Составьте список всех жалоб и пожеланий. Проведите работу над ошибками и отберите конструктивные пожелания для следующего фестиваля.
Работа с властями (благодарственные письма).
Все руководители и сотрудники подразделений органов власти должны получить благодарственные письма. Поверьте, на следующий год вам будет комфортнее с ними работать.
Расчеты с подрядчиками и артистами.
Ничто так не убивает репутацию фестиваля, как неоплаченный счет. Помните, что фестиваль для вас завершен только тогда, когда заплачен последний рубль.
Подготовка фото-видео материалов.
Определите срок получения материалов от ваших фото и видео партнеров.
Благодарность гостям.
Разместите в социальных сетях благодарность гостям.
Благодарность партнерам.
Разошлите благодарственные письма вашим партнерам.
Благодарность музыкантам.
Поблагодарите музыкантов через привычный канал связи.
Отчет для спонсоров.
Подготовьте и отправьте отчет и благодарность спонсорам.
Сбор статей, постов, отзывов в СМИ и социальных сетях.
Отслеживайте все публикации о фестивале и собирайте их в одном месте.
Пост-реклама фестиваля.
Подготовьте план постпромоушена фестиваля.
Если все получилось – начинаем подготовку нового фестиваля (см. этап 3)
Максим Привезенцев. https://taplink.cc/max.privezentsev
Мы расскажем, как подобрать открытую площадку для вашего мероприятия, соответствующую целям и задачам события. Также подскажем, на что обратить особое внимание, чтобы мероприятие на природе прошло максимально комфортно. Помимо этого, вы узнаете о самых необычных площадках мира на открытом воздухе.
Что важно учесть при подготовке к мероприятию на открытой площадке? Советы ивент-специалистов
К выбору места проведения события необходимо подходить максимально серьезно и ответственно. Также нужно понимать, что большинство таких природных площадок – это чистый холст, и придется вложить немало средств, чтобы обеспечить мероприятие всем необходимым, включая электричество и воду. В частности, при подборе открытой ивент-площадки важно учитывать следующие моменты:
1. Разрешение на проведение мероприятия.
Любая площадка относится к государственным или частным владениям, поэтому обязательно нужно согласовать ее использование в качестве места для вашего события. При чем, если объект является общественным местом, то необходимо также получить разрешения не только у органов местного управления, но и у МЧС и полиции. При организации масштабных массовых мероприятий процесс согласования может затянуться, поэтому лучше доверить этот момент профессионалам.
2. Вместимость площадки и количество участников события.
Этот момент актуален не только для закрытых площадок, но и для открытых. Плохо, когда площадка переполнена, но и когда пространство пустует ситуация не лучше. Поэтому, чем точнее будет диапазон по количеству гостей, тем проще будет ориентироваться специалистам. Также размер открытой площадки зависит от формата и целей мероприятия, при этом важно учитывать вид используемой мебели, зоны для активностей, сцены и технического оснащения.
Так, например, для тимбилдинга и для концерта на одно и тоже количество человек понадобится разное пространство. Концерт подразумевает достаточно большую площадку под сцену и профессиональную аппаратуру, и в тоже время достаточно свободное пространство перед сценой с рассадкой гостей или без нее. Для тимбилдинга же важна большая открытая местность для организации различных анимационных зон, площадка для построения команд, и, например, место для шатров и кейтеринга.
3. Схема площадки.
Для комфортного размещения гостей на территории и визуализации расположения интерактивных зон необходимо составить схему площадки и сделать панораму. Для этого специалисты заранее выезжают на будущее место событий и делают необходимые фотографии и замеры. Иногда в этом могут помочь гугл-карты, но в любом случае все необходимо перепроверять лично.
4. Территориальное расположение и парковка.
Если площадка располагается за пределами города, то стоит позаботиться о трансфере для гостей. А также о схеме маршрута для тех, кто планирует добираться самостоятельно. Если для въезда на территорию площадки необходимы пропуска, то о них также нужно подумать заранее. Парковка должна соответствовать необходимому количеству гостей и быть ограждена.
5.Техническое оснащение и электричество.
Особенность открытых площадок и в тоже время их минус, в том, что чаще всего это чистый лист. Здесь важно предусмотреть абсолютно все. Нужно проверить не только количество точек доступа к электричеству, но и их мощность. При этом обязательно необходимо все отметить на схеме площадки. Стоит учесть, что для большого количества аппаратуры необходима высокая мощность. А чтобы избежать перегрузки сети, обязательно нужно сформировать списки всего используемого оборудования.
Также важно рассчитать расстояние от розеток до электрических приборов, чтобы хватило длины кабеля или удлинителя. Здесь стоит подумать и о безопасности гостей: либо расположить кабельные трассы подальше от людей, либо закрыть их специальными накладками “Капами”. На открытых площадках используют электричество от близлежащих зданий, трансформаторных подстанций или столбов. Однако все эти варианты требуют дополнительного согласования с собственниками или контролирующими органами. При этом их мощности может и не хватить для целей мероприятия. Поэтому в приоритете остаются различные генераторы электроэнергии.
6. Безопасность.
Важны как пожарная и эксплуатационная безопасность, так и обработка территории от клещей. Стоит также обратить внимание на ландшафт местности, чтобы на площадке не было ям, торчащей из земли арматуры, зарослей, ядовитых растений, сухих веток и травы, а также мусора. Если территория не огорожена, нужно предусмотреть специальные барьеры. На природе таким ограждением может выступить сигнальная лента.
7. Мебель.
Тип и количество мебели зависит от формата мероприятия и количества человек. Так, например, для фуршета на природе достаточно столиков для закусок и небольшого количества стульев или лавочек для тех, кто захочет отдохнуть. Для корпоративного отдыха с концертной программой на природе, перед сценой будет уместно разместить кресла-мешки или пледы. Как правило, для отдыха на природе не требуется слишком много мебели. А всю необходимую для анимационных зон и программы мебель стоит обязательно просчитать и завести вместе с оборудованием.
8. Навигационные таблички.
Чтобы гости свободно ориентировались на площадке, стоит подготовить указатели и план площадки. Для удобства можно подготовить небольшие индивидуальные карты местности с обозначением всех зон.
9. Биотуалеты с умывальниками и места для курения.
На площадке обязательно должны быть предусмотрены либо стационарные, либо биотуалеты. Их количество будет зависеть от количества гостей на мероприятии. Также важно позаботиться о наличии умывальников. Нужно заранее подумать, где брать воду – либо привозить с собой, либо, при наличии, использовать местный водопровод. Не стоит забывать и о местах для курения, если их нет, то необходимо их организовать.
10. Укрытие на случай дождя.
Как правило подготовка к любому мероприятию длится несколько недель, а то и месяцев. Поэтому предугадать какой будет погода в день события, просто невозможно. И даже если синоптики обещают ясное небо, то доверять им на все сто процентов все-таки не стоит. Лучше заранее предусмотреть укрытие на случай дождя, это могут быть стационарные крытые беседки или специальные шатры.
Уникальные мероприятия на открытых площадках мира
Цветочный Фестиваль в Сингапуре (Singapore Garden Festival)
В конце июля в сингапурском парке «Gardens By The Bay» проводится ежегодный фестиваль цветов, посвященный ландшафтному дизайну. Гости мероприятия окунаются в незабываемый мир садов, где дизайнеры и флористы со всего мира представляют свои цветущие творения. Здесь проводится невероятная шоу программа под открытым небом.
Музыкальный фестиваль Коачелла (США)
В самом сердце Калифорнии (США) располагается Empire Polo Club. Это место прославилось своим музыкальным фестивалем Coachella. Живописная долина Коачелла, находится в пустыне Колорадо и является замечательной площадкой для проведения масштабных событий. Она располагает всем необходимым для любого успешного массового мероприятия: невероятно большой площадью, красивейшими видами и незабываемой атмосферой. Именно поэтому здесь проводится один из крупнейших в мире фестивалей музыки и искусств с одноименным названием «Коачелла».
Фестиваль науки, технологий и искусств Geek Picnic
Самый крупный европейский фестиваль под открытым небом Geek Picnic ежегодно проходит в нескольких городах России. В этом году фестиваль науки, технологий и искусств пройдет в парке на Воробьевых горах в Москве, в Приморском парке Победы Санкт-Петербурга и на набережной ДС “Олимп” в Краснодаре. Организаторы обещают жаркие дебаты о технологиях бессмертия, зону космоса и шоу дронов, а героями фестиваля станут международные эксперты в сфере технологий и науки. Кроме того, гости смогут посетить 200-метровую game-зону.
Сцена в виде искусственного холма на концерте рэпера
В апреле 2019 года на католическую Пасху американский рэпер Уэст Канье организовал музыкальный проект Sunday Service (Воскресная служба) на музыкальном фестивале Coachella (США). Специально для артиста за неделю до выступления организаторы построили необычную сцену, представляющую собой огромный искусственный холм. Он стал самой высокой точкой на фестивале – на нем расположился рэпер, оркестр, хор, а также другие приглашенные друзья-музыканты, исполнившие треки вместе с Уэстом.
Ночь света в Гатчине
В середине августа в Санкт-Петербурге в Гатчинском Дворцовом парке состоится ежегодный международный фестиваль светового искусства «Ночь света». Проект представляет собой конкурс видеомэппинга и световых инсталляций, международные и петербургские арт-проекты, мультимедийные и огненно-пиротехнические шоу.
В этом году тема фестиваля – вода. Водная среда, имеет множество разных состояний и качеств. Вода – это философия и эмоции, умиротворение и агрессия, любовь и ненависть, приливы и отливы… Гатчинский парк и его Белое озеро – наилучшее место для творческих экспериментов с водой, ведь тысячи гостей фестиваля ежегодно посещают берег этого озера.
Специалисты агентства «Авентура» имеют большой опыт в проведении мероприятий на открытом воздухе и всегда готовы подобрать подходящую площадку для вашего события. Мы следим за развитием отрасли и учитываем все тонкости и нюансы в организации каждого события.
Как выбрать площадку для офлайн-мероприятия
Поговорим про выбор площадки для мероприятия: где провести конференцию, фестиваль, форум.
После того как вы придумали идею мероприятия, прокрутили со всех сторон и приняли решение о ее претворении в жизнь, неминуемо встает вопрос: где провести ваш ивент? Площадка, выбранная с учетом стоящей перед вами задачи, сильно упростит реализацию проекта на месте и избавит вас от многих стрессов и забот. Сейчас есть большой выбор пространств под любой запрос, с разными параметрами и возможностями — нужно только знать, на что обратить внимание при выборе, с какими проблемами можно столкнуться и как их избежать.
Выбор площадки для мероприятия зависит от ряда критериев:
- Количество участников. Вам не нужен зал на 500 человек, чтобы провести семинар для 100 участников. Даже если он стоит столько же, сколько и тот, что меньше, берите последний (который больше отвечает вашим требованиям). Ужасно выглядят мероприятия, где сиротливо стоят 7 рядов стульев, а за ними зияет огромное пустое и неуютное пространство. Даже если вы собрали заявленные 100 человек, по ощущениям (и фотографиям) все равно будет создаваться впечатление, что к вам почти никто не пришел.
- Формат площадки. Очевидно, что для мастер-класса по скрапбукингу, танцевального батла и конференции нужны принципиально разные по размеру и наполнению помещения. В качестве антикейса можно привести пример, когда одна из конференций по маркетингу в 2014 году проводилась в ночном клубе — с неудобным для такого события зонированием, крайне низкокачественной акустикой (не подходящей для выступлений семи параллельных спикеров), специфическим клубным светом.
- Техническая, мебельная и прочая оснащенность площадки. Для конференции вам необходимы микрофоны/проектор/стулья, для кулинарного мастер-класса — холодильник, посуда и плита, а для фотоурока — оборудованная студия.
- Территориальное расположение. До места проведения вашего мероприятия должно быть удобно добираться, или же участники должны сразу понимать, ради чего они будут долго и упорно куда-то идти или ехать. В концертном прошлом одного из авторов этой книги был рок-фестиваль на заброшенном аэродроме «Ржевка». Чтобы туда добраться, нужно было от метро ехать на трамвае до кольца и потом еще несколько километров идти пешком. В тот день так сделали тысячи человек, и никто не роптал. Потому что в 2000 году сам по себе рок-концерт под открытым небом был огромным подарком для неизбалованной в то время публики. Но весьма странно, если такая же адская логистика будет ждать участников бизнес-конференции (да и рок-фестиваля тоже) в 2017 году, которые заплатили, как правило, немалые деньги, ну и вообще привыкли к комфорту и удобству. То есть рядом с площадкой должно быть метро или остановка общественного транспорта, который доступен из многих точек. Или вы готовы всех привезти на такси, или вы делаете что-то такое, ради чего люди пойдут пешком 4 километра. Зимой. Поздним вечером. В метель и –20. По неосвещенному пустому шоссе. На завод. Заброшенный. Неотапливаемый. Без света. Дальше фантазируйте сами.
- Если вы понимаете, что есть некая площадка, которая вам подходит, но она совершенно «голая», то посчитайте (до мелочей!), сколько денег вам потребуется на ее дооборудование для того, чтобы провести на ней запланированное мероприятие. Иногда имеет смысл изначально взять более дорогой вариант, но сэкономить кучу времени и нервов (и денег!), которые будут неминуемо потрачены на приведение разрушенного пространства в приличный вид. А порой, наоборот, дешевле выйдет забронировать пустую площадку и оформить ее под свои задачи, чем арендовать площадку-монополиста по мероприятиям вашего формата с завышенным ценником.
Как искать площадку?
Ни в одном городе нет полного реестра, где были бы собраны все возможные пространства, залы и выставочные зоны. Объясняется это очень просто: площадки самого разного формата для проведения мероприятий открываются практически каждый месяц и с такой же периодичностью закрываются, перепрофилируются, меняют формат предоставления услуг и цены. Самый правильный путь — мониторинг удобных мест на базе чужого опыта и личных преференций. Ищем площадку под мероприятие, а не подстраиваем мероприятие под возможности площадки. Не надо проводить деловую конференцию в цеху очередного модного завода-кластера.
- Есть агрегаторы площадок, особенно в крупных городах, поисковые системы их знают.
- Площадку можно выбрать по рекомендациям коллег, если вы общаетесь с теми, кто проводит мероприятия (не обязательно в таком же формате, как ваше), то можно попросить их посоветовать вам какое-то пространство. Или, наоборот, отговорить от аренды (есть, например, одно место в Питере, которое мы не посоветуем никому).
- Используйте личный опыт посещения событий того формата, в котором вы сами планируете что-то проводить: приходите, подмечайте нюансы, смотрите, насколько удобно участникам, хватит ли вам этого пространства для ваших нужд, и так далее.
- Когда вы становитесь достаточно известным организатором в своем городе, владельцы площадок сами обращаются к вам с предложением что-то у них провести или рассказывают о том, что помимо известных вам мест они открыли новое, приглашают в гости, дают скидки на аренду.
Важные моменты, о которых нужно помнить при выборе, аренде и использовании площадки:
- Всегда лучше увидеть арендуемые пространства своими глазами. Если у вас совсем нет такой возможности, просите менеджера площадки устроить вам виртуальный тур (Live-трансляции соцсетей вам в помощь) или прислать подробную фотоэкскурсию. Потому что, например, вы можете забронировать два зала, и вам покажут их фотографии на сайте, которые подойдут идеально. Но то, что между ними три этажа без лифта и 500 метров перехода со сложной логистикой, уточнить «забудут» (или искренне сочтут неважным и не скажут об этом нюансе). А вам потом придется перед мероприятием расставлять большое количество указателей (срочно их печатая, да), провожать гостей и спасать тех, кто заблудился.
- Просите поэтажный план. Он пригодится при планировании застройки и размещении зон на мероприятии. На нем же вы показываете участникам/партнерам/команде все, что их касается. Можете продемонстрировать метраж зоны партнера, соседей, близость к эпицентру событий. Ориентируясь на план, продумываете все мелочи, за которые ответственны вы: где поставить рейлы гардероба (найти удобное место около входа, очевидно), а где кулер (рядом должна быть розетка).
- Бронируйте площадку. Когда вы поняли, что в первом приближении все вам нравится и нужные даты свободны, оставьте предварительную заявку на бронь. Эта опция ограничена по времени (сроки зависят от спроса на площадку и установленных дат внесения предоплаты после подписания договора), не предполагает оплаты и просто дает вам некоторое время для того, чтобы все спокойно еще раз обдумать, посмотреть альтернативы и принять решение.
- Что важно не забыть отследить на площадке:
- наличие нужной вам мебели (если таковой нет, уточните возможность ее завоза);
- техническое оснащение (есть ли проекторы/кликеры/экраны/презентационные ноутбуки/световое и звуковоспроизводящее оборудование/микрофоны и так далее, все зависит от специфики вашего ивента);
- сколько кВт электричества есть на площадке, как оно разведено и есть ли силовая розетка (если она вам нужна). На поэтажном плане точки подключения электричества должны быть указаны с отметкой номинала. Достаточно часто пространство оснащено так, что нужно иметь с собой удлинители (промышленные на катушках — необходимая вещь в хозяйстве);
- каково освещение в арендуемых вами помещениях. Для конференции
все-таки лучше иметь лампы дневного света, чем синий переливающийся свет ночного клуба; - какие есть возможности для застройки, когда и как завозить оборудование, есть ли грузовой лифт/грузовой подъезд;
- если вам нужен wi-fi или выделенный интернет-канал, то возможно ли предоставить вам их со стороны площадки, надо оговорить (и прописать в договоре), на каких условиях; выделят ли вам на период проведения мероприятия человека, который будет курировать ваш ивент, помогать в непредвиденных ситуациях;
- нужно ли предварительно подавать список имен приходящих людей, номеров и марок машин (ваших и партнерских). Иногда в пространствах с контролируемой системой входа отсутствие такого списка может стать проблемой. Пример: накануне конференции вы (вдруг!) узнали, что впускать в здание ваших участников будут только при наличии паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Реально ли предупредить всех, например, 500 человек? Скорее всего, да (если вы собирали в регистрационной форме е-мейлы и телефоны). Но это огромные время- и трудозатраты, и все равно процентов 10 (или больше, неважно) людей придут без документа. Как будете разруливать?
- Заключение договора. Мы знаем множество ситуаций (и сами оказывались в них), когда аренда площадки была оговорена на словах, стороны друг другу доверяли и даже (бывает и такое!) площадка предоставлялась бесплатно. В этом, безусловно, есть свои плюсы (экономия, например). Но в нашем случае получилось так, что накануне фестиваля мы пришли на площадку, все проинспектировали, изучили расположение, спланировали, что и как доделаем утром, и ушли. Прибыв в день фестиваля, мы обнаружили в наших двух залах груды пьяных тел, горы окурков и пустых бутылок. В тумане табачного дыма под оглушительную музыку отплясывали самые стойкие зомби. При первом контакте они оказались агрессивными и не захотели покидать уютное пространство, где не все было допито и еще не все заснули (в 7 утра!). До фестиваля оставалось 3 часа. Опустим подробности того, каких усилий нам стоило привести в порядок помещения, проветрить, выгнать зомби и выкатить спящие тела их пьяных друзей на газончик (оттуда они, к счастью, оперативно расползлись). Мы подметали, открывали все окна (дело было на территории бывшего завода, очередного модного кластера, окна оказались в 3 человеческих роста, уходящими под 10-метровый потолок, и их до нас, кажется, десятилетиями не открывали), мыли полы, расставляли стулья, выкидывали сотни бутылок, снова мыли полы, протирали пыль. Нас было трое. О да, нам есть что вспомнить. Так вот, внесение предоплаты и подписание договора в абсолютном большинстве случаев поможет этого избежать. В договоре должны быть указаны все условия, на которых предоставляется площадка: в каком виде она вам сдается и в каком виде вы должны ее вернуть, какие конкретно помещения, оборудование и оснащение окажутся в вашем распоряжении. Должны быть указаны даты и время аренды, стоимость, порядок внесения предоплаты, обязанности и права обеих сторон, заключивших договор. Не ленитесь, читайте внимательно. И если вам покажется, что какие-то пункты противоречат логике или невыгодны вам, обращайтесь к сторонним юристам, они помогут разобраться. Но не со всеми площадками можно оформить отношения официально: у некоторых владельцев может не быть юрлица, типового договора и просто желания его заключать, они привыкли к устным договоренностям и постоянным клиентам. Как правило, этим грешат хозяева камерных пространств. Тут уже решать вам в каждом отдельном случае.
- Внесение предоплаты. После этого шага только серьезный форс-мажор может помешать вам провести мероприятие на этой площадке. В договоре у вас прописаны сроки внесения предоплаты и оставшейся суммы. Будьте пунктуальны и внимательны ко всем вопросам, связанным с документами. Это та область, где порядок чрезвычайно важен.
- Согласования с государственными органами, комитетами, госпожнадзором и так далее. Помните громкие истории отмены больших фестивалей накануне даты проведения? Например, OUTLINE. Вряд ли у широкой общественности будет шанс узнать со стопроцентной уверенностью, что же там на самом деле произошло. Однако официальная версия заключается в следующем: организаторы не подали вовремя запрос на проведение фестиваля в официальные органы, а именно не согласовали пожарную безопасность территории. Вспоминая «Хромую лошадь», можно сказать, что все, безусловно, правильно. Соблюдайте формальности, даже если вы этого не любите. И (важно!) чем более глобальное и резонансное мероприятие вы задумали, тем больше внимания вам нужно уделить согласованиям и сбору официальных документов и разрешений. Особенно если пространство изначально не предназначено для проведения массовых мероприятий, как в случаях с заброшенными заводами, многими новыми креативными пространствами и т.д.
- Помните, что иногда за ранний заезд для монтажа, а затем демонтаж и выезд с площадки позже времени, указанного в договоре как непосредственное время проведения мероприятия, придется заплатить отдельно. Все это оговаривается заранее, конечно. В некоторых случаях цены на аренду залов указаны с копейками, и каждые дополнительные полчаса стоят половину стоимости часа. И наоборот: бывает, что накануне вашего большого ивента на площадке ничего не проводится, и вас радушно приглашают заехать на монтаж в любое удобное время и, если надо, монтировать хоть до полуночи.
- Получите контактный телефон менеджера площадки, который отвечает на все вопросы, взаимодействует с вами и ведет документооборот, предоставляет оборудование и специалистов, предусмотренных договором, присутствует во время мероприятия или оставляет замещающее контактное лицо. Во время события этот человек должен быть постоянно на связи (а не так, как однажды было у нас: когда случились, кажется, все возможные форс-мажоры, наш менеджер просто спал (!) и проснулся аж в 5 вечера, за полтора часа до окончания крупного фестиваля. Мы, конечно, победили все обстоятельства и решили проблемы, но больше ничего не проводим там и никому не рекомендуем).
- Если вам нужны дополнительные помещения (комната отдыха спикеров, гримерки, комната для организаторов, склад), узнайте, входят ли они в стоимость аренды или их нужно бронировать и оплачивать дополнительно. Если они вам объективно необходимы, то настоятельно рекомендуем заплатить эти деньги, но иметь возможность предоставить всем вашим гостям и участникам комфортное размещение, пространство для отдыха. Мало что ценится так, как искренняя забота.
- Если вам нужны места для нетворкинга, кофе-брейка, расположения партнерских зон и так далее, заранее продумывайте и бронируйте их. Потому что потом, когда вы поймете, что вам нужен еще «вон тот холл на 80 метров», его уже могут оплатить другие арендаторы, если мы говорим о многозальных мультиформатных пространствах. Или владельцы площадки вдруг сдадут его в аренду кофейне. Или… В общем, продумывайте все, чем раньше, тем лучше.
- Если нужен гардероб, оговаривайте это заблаговременно. Где-то он является бесплатной опцией при аренде, где-то за него придется доплатить (или, например, гардероб есть, но услуги гардеробщика стоят денег), а где-то он просто не предусмотрен изначально и надо будет приглашать выездной. Еще обязательно уточните, есть ли в гардеробе достаточное количество вешалок и номерков. Потому что на одном из ивентов, куда мы пришли в качестве участников, номерков было в два раза меньше, чем гостей. В итоге мы ходили с куртками в руках (дело было зимой).
- Договаривайтесь о скидках, если вы регулярно проводите что-то на этой площадке или, например, устраиваете конференцию в отеле, где можно разместить гостей мероприятия. Просите скидку на номера, ее с удовольствием в таких случаях предоставляют.
- Также советуем узнать, есть ли у площадки возможности для анонсирования вашего ивента — сайт, рассылка, анонсы, соцсети и так далее. Так как в ряде случаев вы взаимно заинтересованы, чтобы как можно больше людей узнало о вашем мероприятии и пришло на него, то вполне вероятно, что администрация площадки с радостью пойдет вам навстречу и поможет с анонсированием события.
- Уточните, есть ли гостевая парковка и парковка для организаторов. Иногда это важно, особенно в условиях, если на улице около места проведения мероприятия никогда нет свободных мест или вообще парковаться нельзя. А во дворе, по предварительной договоренности, можно.
- Важный момент — уборка помещения. Заранее оговаривайте, в каком виде вы должны его сдать. На одной площадке от нас в категоричной и даже хамской форме потребовали вывезти крупный мусор (около 30 мешков), хотя предварительная договоренность была о том, что мы этим заниматься не должны. Как мы уже говорили, прописать все условия в договоре — наше все, потом при каждом разногласии к нему можно будет обратиться, найти конкретную строчку и ткнуть в нее пальцем. Также оговаривайте, есть ли на площадке персонал, который в течение дня будет следить за тем, чтобы мусорные корзины были вовремя опустошены и вокруг них не валялись пустые бутылки от воды и мятые бумажки. Аккуратное, прибранное помещение на протяжении всего мероприятия – ваша ответственность. Чьими руками это осуществляется — прописывайте в договоре. Если уборка не входит в базовые условия аренды, то доплатите за нее или назначьте ответственных за это волонтеров из своей команды. Ваша задача — добиться того, чтобы было чисто.
- Узнайте об отоплении и вентиляции. Вряд ли кто-то захочет сидеть на семинаре в куртке и перчатках или же обмахиваться бумажкой из-за невыносимой духоты. В помещениях должна быть комфортная температура. Там заранее надо проветрить, вовремя включать и выключать кондиционер (а у вас должен быть телефон того, кто может его отрегулировать, если мы говорим о центральных системах кондиционирования на больших площадках, или же вы сами должны знать, где лежит пульт и как им пользоваться). Да, вероятно, для кого-то это выглядит кэпством и очевидным делом, но тогда почему же так много факапов обнаруживается на мелких и крупных ивентах, в том числе и у именитых организаторов?
- И, наверное, последний момент: акты сдачи-приемки помещения. Есть эта опция далеко не везде, но если она вам попалась, не ленитесь пройти по всем арендуемым помещениям (и прилегающим пространствам, типа лестниц и лифтов) с менеджером площадки и досконально записать, какие есть царапины на дореволюционном паркете, где на стекле трещина, а где краска осыпалась. Потому что, если вы все это не запишете в акте сдачи помещения, то потом вам не подпишут акт приемки, пока вы не заплатите за весь (зачастую придуманный) нанесенный вами ущерб. Так, один особо нервный владелец площадки пытался вменить нам в вину разбитый плафон в совершенно незаметном и труднодоступном месте гардероба, отказывался подписывать акт и даже угрожал нам. И требовал за этот плафон, кажется, 15 000 рублей. Наличкой. В итоге мы нашли ему точно такой же, новенький, за 600 рублей на Avito и даже привезли на площадку. Похоже, он был не очень доволен таким поворотом событий, но документы мы подписали. И больше, конечно, проводить у него ничего не будем, благо пространств в городе много, и есть настолько прекрасные, что туда хочется возвращаться снова и снова.
И, напоследок, лайфхак о сидячих местах: если вы арендуете залы заранее и не можете спрогнозировать окончательное количество участников, то найдите помещения, в которых вы можете регулировать количество стульев при расстановке их рядами (театром). Это можно делать за счет количества и ширины проходов (но помните, как мы говорили выше: не надо арендовать помещение на 1000 человек, если вы изначально понимаете, что не соберете больше 300), за счет количества стульев в ряду. Лучше убрать лишние стулья и потом доставить, чем потом видеть на фотографиях многочисленные пустые места.
Если есть возможность выбора, не арендуйте залы с зафиксированными рядами кресел (как в кинотеатре). Даже если к вам придет в два раза меньше народу, чем вы планировали, то вы не сможете вынести лишние сидячие места (ну разве что вырвать с корнем, но этого не одобрят владельцы площадки). И, как результат, будут у вас очень унылые (из-за незаполненного зала) фотографии.
Автор: Наталия Франкель
Читайте другие материалы блога
Большие концертные залы Москвы
Площадки для деловых мероприятий в Москве
Конференц-залы СПб: 20 мест для деловых мероприятий
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
