Как найти накладные расходы формула

Что такое накладные расходы

Закон не даёт определения «накладных расходов». Термин встречается в нормативных документах лишь некоторых отраслей. Например, в Приказе Минстроя РФ от 04.08.2020 №421/пр для учёта в строительстве, в Приказе Минпромнауки от 04.01.2003 № 2 — для химической промышленности. 

Разберём простой пример. У предпринимателя есть швейный цех. Деньги, потраченные на ткань, утеплитель, фурнитуру — это прямые расходы, поскольку можно точно определить, на какое изделие они потрачены. Зарплата работников, занятых в изготовлении конкретной модели платья или пуховика тоже относится к прямым расходам. Но невозможно определить, для создания какого товара потрачены средства на аренду цеха, коммунальные услуги, оплату труда уборщицы, бухгалтера, директора. Такие расходы называются накладными. Другое их определение — косвенные. 

Зачем учитывать накладные расходы

Себестоимость продукта — это сумма затрат на его создание и продажу. Прямые расходы формируют себестоимость полностью, косвенные — чаще всего частично, ведь готовых продуктов обычно несколько. 

Предварительный учёт всех расходов помогает при планировании прибыли назначить разумную цену продажи. Впоследствии учёт накладных расходов и правильное их распределение позволяют контролировать прибыль компании.

Накладные расходы уменьшают базу для расчёта налогов, например, единого налога при УСН «Доходы минус расходы». 

Статья: Как учесть расходы на УСН «Расходы минус доходы»

Какие бывают накладные расходы

Накладные расходы связаны с обслуживанием рабочего процесса и управлением компании в целом. Обычно это: 

• Оплата труда администрации, бухгалтерии, обслуживающего персонала. Налоги, платежи в фонды с их зарплаты, обучение.
• Амортизация, ремонт, обслуживание, страхование производственных основных средств, управленческого и хозяйственного назначения. 
• Аренда, ремонт, оплата коммунальных услуг производственных помещений. 
• Информационные, консультационные, рекламные, аудиторские услуги.
• Интернет, программное обеспечение, услуги связи.
• Командировочные расходы. 
• Обслуживание персонала: организация питания, гардероб, душевые, подсобные помещения. 

Соотношение прямых и косвенных расходов

Для планирования прибыли важно знать соотношение прямых и накладных расходов.  Показатель считается по формуле: 

Кн = Накл / Прям *100 %, 
где Накл — накладные расходы;
Прям — прямые расходы.

Коэффициент накладных расходов Кн показывает, какой процент от прямых расходов составляют накладные.

Например: Накладные расходы — 75 000 рублей, прямые — 100 000 рублей. 

Кн = 75 000/ 100 000 * 100 % = 75 %.

То есть, накладные расходы составляют 75 % от прямых.

Норма накладных расходов

Для большинства отраслей нормирование накладных расходов законом не определено, исключение: строительство, медицина, химическая промышленность. Вы можете установить в учётной политике свою норму. Это поможет контролировать затраты.

Предположим, в предыдущем примере компания посчитала коэффициент 75 % слишком высоким и решила снизить его до 65 %. 

Накл = 100 000 * 65 % = 65 000 рублей. 

Накладные расходы не должны превышать 65 000 рублей.

Правила распределения накладных расходов 

Чаще всего компания создаёт несколько продуктов для продажи и сложно определить, на какой из них придётся отнести дополнительные расходы. Они участвуют в себестоимости каждого конкретного продукта частично.

Закрепите в учётной политике правила расчёта пропорционально любой базе распределения, например:

• рабочей оплате труда;
• нормативной себестоимости;
• фактической стоимости сырья и материалов;
• выручке от продажи;
• объему продаж;
• или сформулируйте свою методику расчёта.

Ошибки при определении накладных расходов

Ошибки в признании и расчёте накладных расходов искажают себестоимость и приводят к неправильному определению прибыли компании.  

Например, иногда предприниматели путают накладные и внереализационные расходы. Вторые не связаны непосредственно с рабочим процессом. Если в накладных расходах учесть банковскую комиссию или судебные издержки, необоснованно увеличится себестоимость и снизится база для расчёта налога. 

Статья актуальна на 

12.01.2023

The overhead rate, sometimes called the standard overhead rate, is the cost a business allocates to production to get a more complete picture of product and service costs. The overhead rate is calculated by adding indirect costs and then dividing those costs by a specific measurement.

While this is a necessity for larger manufacturing businesses, even small businesses can benefit from calculating their overhead rate.

Overview: What is the overhead rate?

Overhead rates are calculated by adding the indirect or overhead costs incurred by your business and allocating those costs based on a specific measure. Indirect costs are part of doing business, but they are not directly associated with production and do not generate revenue.

Overhead costs or the overhead rate is never directly associated with revenue generation. Image source: Author

The measures used to calculate overhead rate include machine hours or labor costs, with these costs used to determine how much indirect overhead is spent to produce products or services.

To properly calculate your overhead rate, you first need to add up all of your indirect business expenses. Indirect expenses are overhead expenses that are not directly involved in the production or services process. Some examples of indirect costs include:

• Rent
• Utilities
• Maintenance
• Equipment
• Insurance
• Advertising and marketing
• Taxes

If you’re using accounting software for your business, you can obtain this information directly from your financial statements or other system reports. If not, you’ll have to manually add your indirect expenses to calculate your overhead rate.

To fully understand the overhead rate, you should first be comfortable with the following accounting terms.

• Direct costs: Any cost that can be directly associated with producing a product or service is considered a direct cost. The majority of direct expenses impacting your business include direct labor, direct materials, and manufacturing supplies.
• Indirect costs: Indirect costs are costs incurred by your business that are required for normal business operations but cannot be directly associated with the cost of producing a product or service. Indirect costs are the costs that are used to calculate your overhead rate.
• Fixed costs: Fixed costs are costs that do not change based on production levels. For example, rent is a fixed cost since the rent amount paid each month will be the same whether production levels increase or decrease.
• Variable costs: Unlike fixed costs, variable costs will increase or decrease with production. For instance, both direct materials and direct labor are considered variable costs and will increase when production increases and decrease when production decreases.

Overhead rate vs. direct costs: What’s the difference?

While both the overhead rate and direct costs can impact final product cost, along with your balance sheet and income statement, they are two different things.

The overhead rate is calculated by adding your indirect costs and then dividing them by a specific measurement such as machine hours, sales totals, or labor costs. Direct costs are the costs that directly impact production such as direct labor, direct materials, and manufacturing supplies.

Examples of overhead rate measures

Before calculating the overhead rate, you first need to identify which allocation measure to use. An allocation measure is something that you use to measure your total overall costs.

1. Direct labor

Direct labor costs are the wages and salaries of your production employees. Direct labor is a variable cost and is always part of your cost of goods sold. If you want to measure your indirect costs against direct labor, you would take your indirect cost total and divide it by your direct labor cost.

For example, if Joe’s manufacturing plant had indirect costs of $175,000 and direct labor costs of $145,000 in August, the overhead rate would be calculated as follows:

$175,000 ÷ $145,000 = $1.21

This means that for every dollar of direct labor, Joe’s manufacturing company incurs $1.21 in overhead costs.

2. Machine hours

Machine hours are the amount of time that production machines run for the period the overhead rate is being calculated for. Let’s say that Joe’s machines ran a total of 10,000 hours in August. To calculate the overhead rate using machine hours, do the following calculation:

$175,000 ÷ 10,000 = $17.50

This means that Joe’s overhead rate using machine hours is $17.50, so for every hour that the machines are operating, $17.50 in indirect costs are incurred.

3. Sales

Joe decides to measure his indirect costs against total sales. This measurement can be particularly helpful when creating a budget since he’ll be able to estimate sales for the budget period and then calculate indirect expenses based on the overhead rate.

If Joe’s sales for the month were $325,000, he would calculate his overhead rate as follows:

$175,000 ÷ $325,000 = $0.54

This result indicates that for every dollar that Joe’s manufacturing company earns, he’s spending $0.54 in overhead.

To obtain the percentage of any of these overhead rates, simply multiply the results by 100. For example, if Joe wanted a percentage for his sales calculation, he would simply complete the following calculation:

($175,000 ÷ $325,000) x 100 = 53.84%

This means that 53.84% of Joe’s sales dollars are spent on overhead.

How to calculate the overhead rate

Once you’ve decided which activity driver — such as direct labor, sales, or cost per hour — you wish to use, you can go ahead and calculate your overhead rate. The standard overhead cost formula is:

Indirect Cost ÷ Activity Driver = Overhead Rate

Let’s say your business had $850,000 in overhead costs for 2019, with direct labor costs totaling $225,000. To calculate your overhead rate, you’ll do the following:

$850,000 ÷ $225,000 = $3.78 = Overhead Rate

Overhead rates are always calculated in dollar amounts, although if you wish to calculate overhead as a percentage, you can change the formula slightly:

Indirect Cost ÷ Activity Driver x 100 = Overhead Rate Percentage

You can use your income statement to view indirect cost totals for the period. Image source: Author

Calculating overhead rate is important for your business

Calculating the overhead rate is important for any business. Even small business owners will benefit from knowing what their indirect costs are and how they impact the business.

One simple calculation is all it takes to determine your overhead rate. But this simple calculation can benefit many facets of your business from initial product pricing to bottom-line profitability.

Taking a few minutes to calculate the overhead rate will help your business identify strengths and weaknesses and provide you with the information you need to remain profitable.

Alert: highest cash back card we’ve seen now has 0% intro APR until 2024

If you’re using the wrong credit or debit card, it could be costing you serious money. Our experts love this top pick, which features a 0% intro APR until 2024, an insane cash back rate of up to 5%, and all somehow for no annual fee. 

In fact, this card is so good that our experts even use it personally. Click here to read our full review for free and apply in just 2 minutes. 

Read our free review

Процент накладных расходов от прямых затрат — величина, позволяющая определить расчетным путем размер накладных расходов в сметном расчете (калькуляции) и необходимая для оценки уровня конечной (продажной) стоимости продукции (работ, услуг). Рассмотрим, каким может быть этот процент и как его определяют.

Состав затрат на производство

Расходы, осуществляемые при производстве продукции (работ, услуг), делятся на 2 вида:

• прямые, которые возможно однозначно увязать с процессом создания конкретного вида продукции или определенного объекта;
• накладные, прямую связь которых с объектами производства установить сложно, но эти расходы обеспечивают функционирование как самого производства, так и предприятия в целом.

Посмотрите, какие расходы называет накладными советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Горчилин И. О. Бесплатно получите пробный доступ к КонсультантПлюс и переходите к точке зрения чиновника.

Накладные расходы, в свою очередь, тоже делятся на 2 вида:

• общепроизводственные — обеспечивающие работу производственных подразделений, непосредственно участвующих в создании продукции;
• общехозяйственные — связанные с обеспечением работы организации в целом, и в том числе с управлением ей.

Начиная свою деятельность, организация для каждого вида производимой продукции (или объекта) составляет плановую калькуляцию (смету), целью которой является:

• определение состава и количественных объемов прямых затрат на производство единицы продукции (одного объекта);
• оценка количественных объемов накладных расходов в целом и с разбивкой по видам;
• установление стоимости прямых затрат, накладных расходов и общей величины затрат на производство единицы продукции (объекта);
• определение продажной стоимости единицы продукции (объекта) с учетом плановой прибыли и НДС.

В процессе работы этот расчет будет корректироваться, приближаясь к реальным показателям деятельности, полученным при анализе фактических данных. Соответственно, более близким к реальности станет и соотношение между прямыми и накладными расходами, что позволит в дальнейших экономических расчетах ориентироваться как на процентное содержание накладных расходов в общей сумме затрат на производство, так и определять объем накладных расходов путем расчета от суммы прямых затрат.

О существующих способах калькулирования себестоимости читайте в материале «Понятие себестоимости в бухгалтерском учете (нюансы)».

Структура прямых и накладных расходов по статьям

Прямые расходы чаще всего состоят из затрат:

• на материалы, необходимые для создания конкретной продукции;
• зарплату персонала, непосредственно задействованного в создании этой продукции;
• страховые взносы, начисляемые на зарплату персонала, создающего продукцию.

Состав накладных расходов, обычно разбиваемых на 2 основных вида, значительно шире и характеризуется существенным сходством перечней, имеющих место для общепроизводственных и общехозяйственных затрат. В эти перечни, как правило, входят расходы:

• на оплату труда руководства и иного персонала производственного или общехозяйственного подразделения;
• страховые взносы, начисляемые на оплату труда этого персонала;
• материальное обеспечение текущей работы подразделений (малоценное оборудование, канцелярские и хозтовары, расходные материалы для малоценного оборудования);
• амортизацию используемых основных средств;
• содержание и эксплуатацию основных средств, в т. ч. на их текущее техническое обслуживание, обеспечение необходимыми ресурсами (ГСМ, сменно-запасные части, электроэнергия, вода, тепло, газ), текущие и капитальные ремонты;
• аренду имущества;
• страхование имущества и персонала;
• получение разрешительной документации;
• обеспечение качества выпускаемой продукции;
• охрану труда;
• информационно-консультационное и юридическое обеспечение;
• командировки;
• представительские мероприятия;
• подбор персонала.

Образец приказа об утверждении накладных расходов вы можете найти в К+. Получите пробный доступ к системе и переходите к примеру оформления этого документа.

Подробнее о составе расходов общехозяйственного назначения читайте в статье «Счет 26 в бухгалтерском учете (нюансы)».

Из-за невозможности прямого соотнесения с конкретными видами создаваемой продукции (объектами) накладные расходы являются распределяемыми. Базу для этого распределения организация выбирает самостоятельно. Это может быть один из видов прямых расходов (материалы или оплата труда) или их общая сумма.

Расчет процента накладных расходов от прямых затрат

Для вопросов прогнозирования и принятия решений по ценам важен такой показатель, как соотношение прямых затрат и накладных расходов, точнее, та величина, умножив на которую имеющиеся прямые затраты (или сумму какого-то одного их вида), можно получить сумму накладных расходов, относящуюся к этим прямых затратам. Сам расчет этого соотношения достаточно прост: сумму накладных расходов делим на сумму прямых затрат или на величину одного из видов прямых расходов. Для выражения величины соотношения в процентах частное от деления умножают на 100%.

Первый такой расчет делается по плановой калькуляции (смете). В дальнейшем его результаты уточняются по мере накопления фактических данных. Для определения устойчивой величины соотношения прямых затрат и накладных расходов, обеспечивающих высокий уровень достоверности прогнозных расчетов, необходимо обработать фактические данные за достаточно продолжительный период.

Об организации учета затрат читайте в материале «Система учета производственных затрат и их классификация».

Нормирование накладных расходов

Величина соотношения прямых затрат и накладных расходов законодательно не устанавливается. Каждая организация руководствуется особенностями собственного производственного процесса и собственными данными для расчета этого соотношения.

Однако для ряда отраслей существуют укрупненные нормативы накладных расходов, на которые организациям следует ориентироваться хотя бы при составлении плановых калькуляций с правом дальнейшего уточнения соотношения. Применять подобные нормативы рекомендуется при оценке затрат:

• в строительстве (постановление Госстроя России от 05.03.2004 № 15/1, приказ Минрегиона РФ от 16.11.2010 № 497, письма Минстроя РФ от 13.11.1996 № ВБ-26/12-367, Госстроя РФ от 18.10.1993 № 12-248, Росстроя от 08.07.2004 № АП-3462/06);
• при планово-предупредительных ремонтах производственных зданий и сооружений (постановление Госстроя СССР от 29.12.1973 № 279);
• для проведения экспертиз безопасности объектов и видов деятельности в области атомной энергетики (приказ Ростехнадзора от 24.03.2014 № 114);
• при реставрации, консервации и ремонте памятников истории и культуры (приказ Минкультуры СССР от 25.01.1984 № 35);
• для проведения экспертизы культурных ценностей (приказ Минкультуры России от 14.01.2003 № 22);
• в химической промышленности (приказ Минпромнауки РФ от 04.01.2003 № 2);
• при добыче и обогащении угля или сланца (инструкция, утвержденная Минтопэнерго РФ 25.12.1996);
• для проведения санитарно-эпидемиологических экспертиз и оценок (приказ Роспотребнадзора от 17.09.2012 № 907).

В большинстве этих документов определение процента накладных расходов рекомендуется осуществлять от фонда оплаты труда, входящего в состав прямых затрат. При этом он может устанавливаться разным для разных видов и условий осуществления работ.

Итоги

Установление процента накладных расходов важно для определения цен реализации продукции и осуществления прогнозов экономического характера. Первый такой расчет основывается на плановых данных. В дальнейшем соотношение расходов уточняется по мере получения фактических цифр. Пропорция между прямыми затратами и накладными расходами может устанавливаться от разных показателей прямых затрат (общей их суммы, общего объема какого-либо вида затрат, величины затрат, сформированных по конкретному объекту, его части или месту осуществления работ), что дает дополнительный материал для анализа и уточнения смет (калькуляций).