Добавить в «Нужное»
Недостача — понятие, выявление, учет, проводки, оформление и взыскание
В нашей консультации мы расскажем о том, что такое недостача и как она выявляется. Кроме того, вы узнаете, как отражать недостачи в бухгалтерском и налоговом учете.
Понятие и причины возникновения недостачи
Недостача – это фактическое отсутствие денежных и материальных средств (включая ОС и товары), выявленное в ходе контрольных процедур, ревизии, инвентаризации.
Причины недостач могут быть разными, в частности, недостача может возникнуть в результате хищения или из-за безответственного отношения к хранению ценностей материально ответственным лицом.
Инвентаризация и недостача
Все организации обязаны периодически проводить инвентаризацию активов и обязательств (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). К примеру, это нужно делать перед составлением годовой бухгалтерской отчетности или при смене материально ответственных лиц (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
В ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие тех или иных объектов бухгалтерского учета и сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). И если в ходе инвентаризации обнаружено, что по данным регистров бухгалтерского учета какие-то активы у вас есть, а по факту они имеются в меньшем количестве или их нет вовсе, то значит, имеет место недостача. Правда, иногда случается, что ошибки допущены в самом бухгалтерском учете (например, несвоевременно списаны ценности). Поэтому, обнаружив недостачу, проверьте, нет ли ошибок в бухучете. И если они есть, исправьте их.
Выявленная в ходе инвентаризации недостача подлежит регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Оформление недостачи
При обнаружении недостачи необходимо оформить сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49). Вы можете разработать собственные сличительные ведомости, а можете воспользоваться унифицированными формами. Например, для документирования недостачи основных средств и нематериальных активов используется форма № ИНВ-18, а для документального оформления недостачи товарно-материальных ценностей – форма № ИНВ-19 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кстати, сличительные ведомости могут быть и частью инвентаризационной описи/инвентаризационного акта. Это предусмотрено в формах № ИНВ-15 и № ИНВ-16 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кроме того, имеет смысл оформить ведомость результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26). Во-первых, в этой ведомости можно отразить все выявленные недостачи. Во-вторых, руководителю организации будет удобнее изучать один документ, а не много разных бумажек. Напомним, что предложения об урегулировании выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета представляются на рассмотрение руководителю, и окончательное решение о зачете принимает именно он (п. 5.4 Методических рекомендаций по инвентаризации, утв. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49).
Затем инвентаризационной комиссии нужно провести заседание, в ходе которого в том числе формулируются:
- предложения по зачету излишков и недостач, выявленных в результате пересортицы;
- объяснения причин, по которым обнаруженные недостачи не отнесены на виновных лиц;
- предложения по списанию/уценке испорченного имущества.
Эти и другие предложения/объяснения фиксируются в протоколе заседания инвентаризационной комиссии, который оформляется в произвольной форме.
Далее передайте все документы руководителю организации для изучения и принятия окончательных решений, которые впоследствии должны быть отражены в приказе об утверждении результатов инвентаризации. В этом приказе, среди прочего, нужно отразить и решение руководителя относительно списания тех недостач, которые не устраняются путем исправления ошибок или зачетом излишков по пересортице.
Отражение недостач в бухгалтерском учете
Для отражения недостач в бухгалтерском учете предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). По дебету этого счета отражается сумма недостачи, по кредиту – списание недостачи в расходы. На 31 декабря счет 94 должен быть закрыт – сальдо по нему быть не должно.
Приведем примеры бухгалтерских проводок отражения недостачи.
Недостача в кассе.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Выявлена в ходе инвентаризации недостача наличных денежных средств в кассе | 94 | 50 |
| Сумма недостачи отнесена на кассира | 73-2 | 94 |
| Из зарплаты кассира произведено удержание суммы недостачи | 70 | 73-2 |
Недостача ТМЦ.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Выявлена в ходе инвентаризации недостача ТМЦ | 94 | 10 (41, 43 и др.) |
| Списана недостача ТМЦ в пределах норм естественной убыли | 20 (44 и др.) | 94 |
| Списана недостача ТМЦ сверх норм естественной убыли | 91-2 | 94 |
Также об отражении недостач читайте отдельную консультацию.
Отражение недостач в налоговом учете
Сумма недостачи товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли включается в состав материальных расходов (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 N 814).
Что же касается недостачи ТМЦ сверх норм естественной убыли, недостачи по товарно-материальным ценностям, по которым не установлены такие нормы, а также недостачи ОС и иных ценностей, то суммы таких недостач можно списать во внереализационные расходы (ст. 265 НК РФ). При этом нужно иметь в виду следующее:
- если установлено виновное в недостаче лицо и оно возмещает ущерб (самостоятельно/по решению суда), то сумму возмещения нужно включить в состав внереализационных доходов (Письмо Минфина России от 27.04.2020 N 03-03-06/1/34033);
- если недостача возникла в результате чрезвычайной ситуации (стихийного бедствия, пожара, аварии и т.д.), то для списания суммы недостачи в расходы у вас должны быть документы, подтверждающее эту чрезвычайную ситуацию (см., например, Письмо Минфина России от 15.11.2017 N 03-03-06/1/75493);
- если виновные в недостаче лица не установлены, то для учета недостач в налоговых расходах необходимы документы уполномоченного органа госвласти, подтверждающие отсутствие виновных лиц (см., например, Письмо Минфина России от 27.04.2020 N 03-03-07/34451).
Также важно отметить, что НДС при недостаче восстанавливать вам не придется (Письмо ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8627@).
Особенности взыскания недостач с виновных лиц
Чтобы удержать из зарплаты работника сумму недостачи, выявленную в ходе инвентаризации, нужно предпринять следующие действия.
- Провести служебное расследование (ст. 247 ТК РФ).
Для этого может быть создана специальная комиссия. Правда, как правило, расследование проводится инвентаризационной комиссией на этапе подготовки для руководителя организации предложений по урегулированию выявленных расхождений.
В ходе служебного расследования, в том числе устанавливаются:
- причины возникновения недостачи. Не забудьте затребовать с работника письменные объяснения для установления причин возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). А если работник откажется давать такие объяснения, составьте соответствующий акт;
- наличие/отсутствие вины работника в возникновении недостачи;
- размер ущерба;
- наличие обстоятельств, исключающих вину работника. Напомним, что материальная ответственность работника исключается в случаях, когда ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости/ необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).
По результатам расследования оформите акт служебного расследования по факту причинения работником материального ущерба либо отразите эти результаты в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
- Издать приказ об удержании суммы ущерба из зарплаты работника.
Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ст. 248 ТК РФ). В приказе укажите сумму ущерба, которая подлежит удержанию из зарплаты работника. Имейте в виду, что по общему правилу эта сумма не может превышать средний месячный заработок работника (ст. 241, 248 ТК РФ). Правда, если сумма ущерба больше среднего месячного заработка работника, можно попробовать договориться с работником о полном возмещении ущерба или частичном, но в размере, превышающем средний месячный заработок. В этом случае возьмите с работника письменное обязательство (ст. 248 ТК РФ).
- Удержите сумму ущерба из зарплаты работника.
Здесь важно помнить о правилах удержания. Так, в общем случае размер всех удержаний при каждой выплате работнику не может превышать 20% от начисленной зарплаты после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). При этом удержание по исполнительным листам нужно производить в первую очередь. Следовательно, если, к примеру, из зарплаты работника удерживаются по исполнительному листу алименты на одного ребенка (25%), то удержать сумму ущерба в виде недостачи уже не получится. Однако на основании заявления работника из зарплаты (за вычетом НДФЛ, а также обязательных удержаний) можно удерживать любые суммы без учета вышеупомянутого ограничения.
Кстати, взыскание с работника ущерба – право, а не обязанность работодателя. Он может простить сумму ущерба полностью или частично (ст. 240 ТК РФ). При этом у работника не возникает дохода, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-04-06/68917).
Недостача является одной из самых популярных проблем в торговле. Причины появления расхождений могут быть разными: от неправильных расчетов до мошеннических действий персонала. Разберемся в правилах и порядке проведения ревизии наличных в кассе, расскажем, как найти истину и что делать при возникновении недостачи.
Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила
Ревизия кассы может быть плановой и внезапной.
Плановая проводится в случаях, перечисленных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Минфина, в частности п. 15 Методических указаний № 49:
― при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия,
при передаче имущества организации в аренду или его купле-продаже,
― при подготовке годового бухгалтерского отчета,
― при смене материально ответственных лиц,
― при вскрывшемся факте обнаружения недостачи,
― при наступлении последствий форс-мажора, повлекшего за собой утрату или порчу материальных ценностей.
О плановой инвентаризации обычно бывает всем заранее известно. К ней готовятся и стараются, чтобы все сошлось копейка в копейку. Оно и понятно. И хорошо, если собственник бизнеса обоснованно уверен в порядочности и внимательности кассира.
А вот если есть повод подозревать, что может быть выявлена нехватка кассовой наличности, то без дополнительных внеплановых проверок не обойтись.
Основания для внеплановой инвентаризации:
― Текущий контроль качества работы кассиров и профилактика ошибок и нарушений
― Требование контролирующих органов
― Жалобы покупателей
― Докладные сотрудников
Собственники и руководители не ограничены законом РФ в сроках и периодичности проведения внезапных инвентаризации. При необходимости их можно проводить хоть каждый день без заблаговременного уведомления кассира. Именно фактор внезапности и позволяет выявить недостачу, если сотрудник намеренно мошенничает с товарами и деньгами.
Единственно, что требуется от инициирующего проверку – оформить приказ о ее проведении с указанием причины инвентаризации и состава инвентаризационной комиссии.
Кто входит в состав инвентаризационной комиссии?
Здесь опять же нет жестких правил отбора людей в состав комиссии. Главное, чтобы их список был закреплен соответствующим приказом. Для проведения регулярных ревизий может быть создана постоянно действующая в одном и том же составе комиссия.
Входить в нее могут руководитель или владелец предприятия, главный бухгалтер и рядовые сотрудники бухгалтерии. Крупные торговые сети все чаще отдают это на аутсорс специализированным компаниям.
Проверяемый работник вправе присутствовать при инвентаризации и следить за ходом проверки, но не может входить в состав инвентаризационной комиссии и быть допущен к проведению ревизии.
Выявлена недостача. Что дальше?
По факту обнаружения несоответствия количества наличных денежных средств в кассе расчетному остатку составляется акт. Под ним ставят свои подписи члены инвентаризационной комиссии и кассир.
А также проводится расследование – внутреннее или с привлечением сотрудников полиции – для выяснения степени вины кассира.
Какие тут могут быть нюансы? Давайте разбираться.
Кассир – материально ответственное лицо. На него возложена обязанность не только точно рассчитываться с покупателями. Он также должен соблюдать установленную в компании кассовую дисциплину,например, вовремя убирать деньги в сейф.
То есть ответственность за недостачу наступает не только в случае совершения кражи самим кассиром. Халатность, приведшая к безвозвратным потерям – это тоже серьезный проступок. Соответственно, вполне вероятно, что кассир обязан будет возместить работодателю материальные потери, если, например, его невнимательность облегчила вору задачу.
К тому же в таком случае возникает вопрос, не было ли у кассира с вором предварительного сговора. Если был, то это уже не просто халатность, а соучастие в краже, за которое сотрудник может понести уголовную ответственность.
При установленном факте присутствия вины кассира также учитывается объем нанесенного ущерба и прочие обстоятельства. При добровольном возмещении сотрудником украденной суммы вопрос может быть решен мирно. Если же кассир отказывается возместить работодателю убытки, то придется обращаться в суд. И лучше с этим не тянуть. Срок подачи искового заявления ограничен 12 месяцами с момента выявления недостачи на кассе.
Но есть разница между кражей (тайным присвоением) денег, не убранных кассиром в сейф, и ограблением кассы с применением угроз или физической силы. Если сговора со злоумышленником не было, то сотрудник магазина не несет ответственности за утрату денег. Защищать хозяйское добро, рискуя собственной жизнью, кассир не обязан.
Также кассир не должен нести ответственность в случае
➢ естественной убыли товара (срезы, усыхание)
➢ уничтожения товара тайфуном, наводнением, цунами, пожаром (если он возник не по вине продавца) и т.п.;
➢ ошибок со стороны поставщика (при приемке товара не всегда есть объективная возможность все пересчитать или тем более перевзвесить – это надо учитывать и по возможности продумать способы предупреждения подобных ошибок);
➢ воровства товаров покупателями (видеокамеры в торговом зале помогут решить эту проблему).
Причинами недостачи также могут оказаться:
-
некорректный подсчет суммы и остатков(такое часто встречается, если учет ведется вручную);
-
пересортица (присутствие недостающего одного наименования товара и, одновременно, излишек этого же наименования товара, отличающийся брендом, другим сортом, разновидностью, артикулом, расцветкой, товарно-материальной ценностью и так далее);
-
неправильные цены (не налаженный контроль за ценообразованием в магазине).
Порядок взыскания недостачи денежных средств в кассе
1. Получение от кассира объяснительной о причинах недостачи.
2. Издание руководителем или собственником компании приказа о возмещении.
3. Внесение кассиром денег в кассу или списание их с очередной зарплаты.
Факт недостачи фиксируется в акте инвентаризации. Письменные объяснительные кассиры в этом случае могут представить как на обратной стороне акта ИНВ-15, так и в свободной форме на отдельном листе.
Главное, в данном документе фиксируются
-
название организации
-
ФИО руководителя – получателя объяснительной
-
дата выявления недостачи
-
причины недостачи
-
ФИО кассира и его подпись
| Скачать образец бланка форма ИНВ-15 в формате Word и Excel: | |
|
Скачать |
Скачать |
|
|
Если кассир отказывается писать объяснительную, то составляют акт об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе. Кассир должен подписать его. Если и это он делать отказывается, то это тоже фиксируют в акте с подписями двух свидетелей.
Скачать образец акта об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе
в формате Word
Важно: размер удержаний не может быть больше 20 % от зарплаты!
Самый простой вариант возмещения ущерба – это добровольное внесение кассиром в кассу суммы выявленной недостачи. Обычно это происходит, если сумма недостачи ТМЦ невелика и ответственность кассира не вызывает сомнений.
При отказе от добровольного возмещения небольшой суммы недостачи работодатель вправе удержать ее в бесспорном порядке. Для взыскания составляется соответствующий приказ.
Но часто сумма недостачи превышает 20 % от зарплаты. Что делать в этом случае? Вариантов может быть несколько.
1. Вопрос решается через суд, а кассир возмещает недостачу, недополучая 20 % своей зарплаты до тех пор, пока вся сумма недостачи не будет покрыта.
2. Работодатель увольняет кассира, а его дальнейшую судьбу решает суд с учетом всех обстоятельств дела. На виновного может быть наложен денежный штраф, а также он может быть привлечен к исправительным работам до 180 часов или понести наказание в виде лишения свободы на срок до 2 лет.
3. Но также работодатель имеет право отказаться от материальной компенсации ущерба и ограничиться выговором, если сочтет такую меру допустимой в конкретном случае.
То есть способ компенсации определяется индивидуально. И каждому действию соответствуют определенные проводки в бухгалтерском учете.
Обратите внимание: увольнение за воровство, мошенничество или соучастие в противоправных действиях возможно в том случае, если вина сотрудника доказана. Надо понимать, что подозреваемый и осужденный – не одно и то же.
Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно
Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.
Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.
Если работника освободили от возмещения недостачи
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.
Если кассир не виноват в недостаче
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.
А что, если денег в кассе больше, чем должно быть?
Не спешите радоваться незапланированной прибыли! Вполне вероятно, к такому результату привели ошибки в кассовых операциях. И еще неизвестно, чем это в итоге может окунуться – появлением на пороге магазина обиженных покупателей или судебным иском. В общем, любое несоответствие фактических кассовых остатков расчетным – это повод, прежде всего, для проведения внутреннего расследования. Из ниоткуда деньги в кассе не появляются.
Сложно? Да, расслабляться предпринимателям не приходится. Пока заполнишь все бланки отчетности и наведешь порядок в ворохе кассовых ордеров, семь потов сойдет. Но есть простой и изящный способ сделать жизнь владельца и руководителя бизнеса на порядок легче и приятнее – это автоматизация магазина.
Онлайн-касса для контроля правильности ведения кассовых операций
Тому, кто изобрел это чудо цифровой мысли, предприниматели с радостью оплатят самое лучшее место в раю. Онлайн-касса Лайтбокс с товароучетной программой – это, по сути, агент руководителя, встроенный в рабочее место кассира. В любой момент вы можете узнать, что происходит:
― когда открылись и закрылись смены в каждом магазине,
― какие были продажи и возвраты,
― когда и сколько денег было выдано из кассы,
― отмены чека, удаленные товары, историю по перезапускам кассы.
Вся информация доступна с любого устройства с выходом в Интернет.
Начинающие предприниматели часто даже не догадываются, сколько существует способов кражи денег и товара на кассе. Здесь и аннулирование или несвоевременное закрытие кассовых чеков, и подмена дорогого товара на более дешевый, и фиктивные возвраты.
Заметили что-то подозрительное? В любой момент можете нагрянуть в магазин, моментально получить кассовый отчет об объеме выручки и сумме наличных в кассе. Проверка займет минимум времени. И шансы схватить нечистого на руку кассира за ту самую руку по горячим следам максимально высоки.
Продать товар по “своей” цене у кассира тоже не получится:он заносит в чек товар уже с ценой из базы. Еще в кассе можно настроить запреты на редактирование (например, удаление позиции в чеке) кассиром и выдать его сотруднику с правами доступа “Администратора”.
Частые инвентаризации, тайные покупатели, охранники (которые могут входить в сговор с кассирами), видеокамеры рядом с кассами… Все это не дает заметного результата, если сама касса не фиксирует каждое действие продавца. Причем не только дату проведения той или иной кассовой операции, но и ее точное время.
С онлайн-кассой Лайтбокс все, как на ладони. Контроль кассира в магазине становится тотальным и моментальным. А при проведении инвентаризации касса мгновенно произведет все вычисления и выдаст цифры, необходимые для заполнения актов ревизии. Вам останется только пересчитать наличность.
Истории предпринимателей
“
Григории Васильев, г. Екатеринбург, предприниматель
Магазины, как на ладони. А кассира я все-таки уволил.
«У меня три небольших магазина продуктов «у дома». Возникла проблема: недостачи в кассах стали чаще, сверять все в тетрадях замучался. Инвентаризация – это вообще стресс. Кассиры руками разводили и на все находили объяснения. Как завел все товары в кассу Лайтбокс и подключил товароучетный учет, все магазины стали, как на ладони. Теперь я вижу в личном кабинете и продажи, и деньги, и остатки. В причинах разобрался. Одного кассира так и уволил. Кстати, инвентаризацию провожу выборочно по нужной мне группе товаров. Просто выгружаю остатки и считаю. Обычно даже магазин не закрываю».
“
Даниил Смекалин, Краснодар, предприниматель
Много путешествую. Контролирую всю торговлю с телефона
«У меня несколько бизнесов, я много работаю, путешествую и практически всегда нахожусь вне дома. Скачал приложение «Лайтбокс Касса. Мой бизнес», чтобы контролировать и оперативно управлять. Это приложение связано с моими кассами в точках. Через него видно, например, время открытия и закрытия смен, какая выручка по каждой, сколько наличных. В личном кабинете кассового сервиса вижу все продажи и даже отчеты. Пока все нравится».
“
Милана Абдуллина, Казань, владелец магазина товаров для геймеров
В пандемию перешла на продажи в интернет. Даже кассу не пришлось покупать
«У меня небольшой офлайн магазин, мы специализируемся на продаже оборудования для геймеров. В период пандемии продажа в интернет стала актуальной, как никогда. Мне пришлось дополнительно начать торговлю онлайн. Лайтбокс Касса помогла мне : сделали сайт, настроили прием платежей. Кстати, даже дополнительную кассу не покупала. Сайт подключили к кассе в магазине. В итоге одна касса справляется со всеми расчетами. Удобно».
“
Елена Огородникова, Челябинск, владелец магазинов “Все для парикмахера”
Учет товаров в тетради треш, а чем проще excel, я так и не поняла
«Я недавно открыла два небольших магазина на пару с сестрой. Не ожидала, что столько законов придумали на одного предпринимателя. Мы в итоге попросили помощи у знакомого отца, который давно занимается торговлей. Тем более все продавцы у нас наемные и хочешь-не хочешь контролировать надо. Ничего не хочу сказать плохого, но вести в тетрадях записи прихода товара, продажи, расходов и потом все вручную сводить!!! Это жесть!! Я так протянула полгода.
Какие выводы я сделала: в причинах недостачи я толком так и не разобралась. Я не уверена, что правильно считаю прибыль. Правильно ли у нас все с ассортиментом? откуда взялись отрицательные остатки? Попробовала перенести все в Excel. Работы и бессонных ночей меньше не стало. Картина не прояснилась. В общем мой вам совет, подключайте товароучетную программу сразу. Тем более в Лайтбокс Кассе она уже есть. Все как на ладони!. Абсолютно все, что мне надо, видно в личном кабинете. Недостач больше нет.
Дата публикации: 20.04.2021
Деньги
Всё о недостаче: как выявить, провести и списать
Недостачей называют разницу между данными бухгалтерии и фактическим наличием денежных средств или товарно-материальных ценностей. Иначе говоря, это когда на бумажке деньги или товары есть, а в реальности их нет. Разбираемся, что делать с недостачей.
Недостачу обнаруживают чаще всего при инвентаризации, которую проводят в соответствии с положениями статьи 11 ФЗ-402 от 06.12.2011 и приказом Минфина № 49 от 13.06.1995. Бухгалтеры называют это отрицательным отклонением.
Причины недостачи
Вот самые частые причины расхождения:
- Хищение.
Его нередко совершают в отношении особо ценных активов: денежных средств, дорогостоящего имущества, дефицитных, высоколиквидных товаров. Чаще всего в этом замешаны кассиры и работники торгового зала, но и офисный работник, унёсший удобную клавиатуру с работы домой, тоже совершает хищение.
- Нарушение правил приёмки ТМЦ и размещения их на хранение.
При их несоблюдении товары и материалы теряют свойства и не могут использоваться по назначению. К примеру, несмотря на данные бухгалтерии о солидном количестве материалов на складе, реально пригодной оказывается лишь часть. Причина порчи может быть в неприспособленности склада для хранения, несоблюдении температурно-влажностного режима, ошибках транспортировки, складирования.
- Безответственность материально ответственного лица.
Отпуск товаров и материалов без должной фиксации, отсутствие складского учёта, несоблюдение товарных групп при хранении, отсутствие условий хранения как таковых при наличии возможности — всё это подпадает под материальную ответственность.
- Пересортица.
Она может возникнуть как при получении товара, так и при его хранении. Путаница в учёте и фактическом наличии конкретных артикулов ведёт к недостаче.
Например:
По данным складской программы числится десять рулонов утеплённого линолеума, а в наличии восемь рулонов утеплённого и два обычного. Все потому, что при приёмке товара не проверили каждый рулон и приняли всю партию как утеплённую, не произведя своевременно возврат и замену.
Ещё вариант — пересортица на складе, когда линолеум тщательно проверен при приёмке, но по ошибке кладовщика на стойки с утеплёнными рулонами загрузили два обычных. При инвентаризации такое расхождение фиксируется как недостача двух утеплённых рулонов.
- Естественная убыль.
Её причина — в неправильной маркетинговой политике, когда продать товар или использовать материалы в течение срока годности не удалось. По бухгалтерии их числится солидное количество, а работать фактически не с чем.
Наиболее яркий пример — большое количество сладких новогодних подарков, которые после старого Нового года продать уже невозможно. Или сезонные ягоды — не продал в течение дня, получил убыток, поскольку завтра товар уже станет некондицией.
- Недопоставка.
За неё несёт ответственность не только поставщик, не проконтролировавший груз перед отправкой, но и материально ответственное лицо, поставившее свою подпись в накладных при приёмке без должной проверки. Доказать, что месяц назад получено 20 рулонов линолеума вместо 21, уже невозможно: УПД с вашей подписью, подтверждающей получение 21 рулона, уже давно вернулись в бухгалтерию поставщика и благополучно проведены.
- Ошибки в учёте и несовпадение данных бухгалтерского и складского учёта.
Выявить и ликвидировать их можно только в ходе регулярных инвентаризаций. К этой же категории можно отнести и неправильное заполнение документов при получении и выдаче товаров, внесении данных в бухгалтерскую и складскую программу. Здесь нужно чётко отрегулировать взаимодействие склада и бухгалтерии, каждая складская опись, акт о недостаче должны моментально отражаться в бухучёте.
- Утрата первичных документов.
Она относится к материальной ответственности конкретного лица. Документы на поступившие и реализованные товары должны оформляться в строгом соответствии с ПБУ, сразу сдаваться в бухгалтерию и проводиться. В большинстве случаев поставщик по запросу предоставляет копии, а покупателя всегда можно попросить продублировать экземпляр с его подписью и печатью.
- Форс-мажор.
К этой категории относят причины недостачи, обусловленные не зависящими от участников процесса событиями.
Устранить причины и не допустить недостачу можно только при правильной организации бухгалтерского и складского учёта, строгой дисциплине, организации грамотной логистики и хранения.
Для тех, кто с Эвотором
«Управление ассортиментом» поможет вести товарный учёт в личном кабинете Эвотора. А ещё в нём удобно проводить приёмку, списание товаров и контролировать работу кассиров.
Как проводится инвентаризация
Для проведения инвентаризации создаётся специальная комиссия. Её состав утверждается приказом директора компании. Что входит в её основные задачи:
- Сверить данные бухучёта и фактического наличия денежных средств и товарно-материальных ценностей с заполнением сличительной ведомости. Проще говоря, нужно сравнить список того, что должно быть на складе, с тем, что есть по факту, отмечая разницу в количестве.
- Установить уровень ответственности лиц, причастных к приёмке и хранению ТМЦ. Для этого должны быть чётко разграничены полномочия сотрудников, составлены должностные инструкции, подписаны договоры о материальной ответственности.
- Выявить и внести в опись некондиционные товары и материалы, обнаруженные при инвентаризации. В описи отмечают всё, что сломалось, разбилось, испортилось, утратило товарный вид.
- Установить причины недостачи. Речь о служебном расследовании: кто отвечал за получение, хранение, сортировку, упаковку, закупки и продажи.
- Получить пояснения по факту несоответствия данных у материально ответственных лиц. После получения письменных объяснений принимается решение о взыскании с заработной платы или списании недостачи.
- Истребовать сомнительную дебиторскую задолженность для покрытия недостачи, завершить бартерные сделки и сверить расчёты с поставщиками. Важно не просто лишний раз напомнить должнику о том, что он должен, а заняться этим вопросом всерьёз: претензия с уведомлением, исковое заявление и в суд. В большинстве случаев достаточно претензии с отсылкой на право судебного разбирательства.
Бланки всех документов, оформляемых во время инвентаризации и по её окончании, представлены в методических указаниях к приказу Минфина № 49 от 13.06.1995. Это акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительная ведомость.
Что делать, если обнаружена недостача
По окончании инвентаризации составляется сличительная ведомость. Если выявлена недостача, она должна быть правильно оформлена и отражена в учёте.
Как правильно оформить недостачу
В сличительной ведомости отражают данные на начало и окончание инвентаризации по каждой позиции ТМЦ. Фиксируют следующую информацию об обнаруженных расхождениях:
- Сумма недостачи в денежном и натуральном выражении.
- Балансовая стоимость утраченного товара.
- Его реальная рыночная цена.
- Разница между ними.
- Допустимая для компании норма естественной убыли.
Образец заполнения сличительной ведомости (XLS) .
Образец заполнения сличительной ведомости (XLS) .
Оформленная ведомость заверяется всеми участниками инвентаризационной комиссии и передаётся в бухгалтерию. Там корректируют данные бухучёта по результатам инвентаризации.
Отражение недостачи в бухгалтерском учёте
При обнаружении недостачи бухгалтерия должны внести корректировки в учётные данные. Нехватку ТМЦ отражают по счёту 94 для недостач и потери ТМЦ от порчи. Использование именно этого счёта рекомендовано приказом Минфина № 94н от 31.10.2000, утвердившим действующий план счетов бухучёта.
Как списать недостачу
Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года.
Обратите внимание: списать можно только товар и материалы с теми же наименованиями, с которыми они числятся в бухучёте. Если по складу и в бухгалтерской программе вроде бы один и тот же товар называется по-разному, списать его нельзя. Сначала придётся проверить, когда и от кого он получен, по каким документам и действительно ли это та позиция, которая значится в бухгалтерской программе.
Например, если по данным программы числится «линолеум полосатый под паркет», а на складе обнаружилась некондиция, которая по складским описям значится как «линолеум полосатый ёлочка дуб», а «под паркет» вообще отсутствует, то сразу списать эту некондицию нельзя. Нужно тщательно проверить, что это за остаток — от линолеума «под паркет» или вообще давно забытые остатки, которых даже по бухгалтерии нет. Во втором случае списывать нечего — просто выбросить. Если удастся найти всё-таки какие-то концы по документам, списание недостачи оформляется по всем правилам. Сделать это можно только в том случае, если недостача имеет точное количество.
Порядок списания следующий:
- Приказ о списании за подписью руководителя компании.
- Подсчёт сумм на покрытие расходов инвентаризационной комиссии.
- Их добавление к сумме недостачи.
- Её сравнение с нормой естественной убыли — недостача должна быть больше.
- Отражение проводками в бухгалтерской программе.
Варианты проводок
По дебету 94-го счёта указывается стоимость недостачи, по его кредиту — сумма её отнесения на расходы.
Примеры проводок недостачи по кассе:
- Обнаружение недостачи — Дт 94 Кт 50.
- Предъявление к взысканию материально ответственному лицу — Дт 73.2 Кт 94.
- Удержание из зарплаты ответственного сотрудника — Дт70 Кт 73.2.
Примеры проводок при выявлении недостачи на складе:
- Обнаружение нехватки ТМЦ — Дт 94 Кт 10 (Кт 41 или Кт 43).
- Списание недостачи на естественную убыль — Дт 20 (Дт 44) Кт 94.
- Списание недостачи сверх установленных норм естественного износа — Дт 91.2 Кт 94.
Вариант выбора счёта по дебету, представленный в скобках, зависит от характера ТМЦ.
Работать на маркетплейсах проще с сервисом «Управление ассортиментом» от Эвотора. Анализируйте продажи и цены конкурентов, создавайте карточки товаров в несколько кликов, синхронизируйте остатки на всех площадках.
«Управление ассортиментом» сейчас работает с Яндекс Маркетом, Озоном, СберМаркетом и Вайлдберрис.
Отражение недостачи в налоговом учёте
Как отразить недостачу в целях налогообложения, зависит от её характера и от того, на кого она в итоге отнесена.
- В пределах естественных норм.
В этом случае её стоимость включают в материальные расходы, предусмотренные положениями подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. Сами нормы естественной убыли предусмотрены постановлением Правительства РФ № 814 от 12.11.2002.
- Сверх норм.
Их стоимость включают в состав внереализационных расходов, предусмотренных в статье 265 НК РФ. К ним же относят недостачу по основным средствам и ценностям, нормы убыли которых нормативами не регламентированы.
- Из-за стихийного бедствия, аварии и другой чрезвычайной ситуации.
Её списывают в расходы по правилам одного из первых двух пунктов: в материальные или внереализационные расходы с той лишь разницей, что причина списания должна подтверждаться документом о наличии последствий именно чрезвычайной ситуации.
- При невозможности установить виновника.
Недостача ТМЦ относится на расходы с приложением документа об отсутствии виновных лиц.
При отражении недостачи в налоговом учёте перерасчёт по НДС не производится. В соответствии с письмом ИФНС № ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015 при корректировке сведений по ТМЦ налог восстановлению не подлежит.
Обратите внимание! Если виновное лицо компенсировало ущерб, то полученную от него сумму отражают во внереализационных доходах, что сказывается на налогооблагаемой базе. Эта норма предусмотрена в письме Минфина № 03-03-06/1/34033 от 27.04.2020.
Как взыскать недостачу с виновного лица
Получить реальную компенсацию за утраченные ТМЦ с материально ответственного сотрудника на деле не так просто. Трудовой кодекс предусматривает ряд условий, которые должны быть соблюдены.
- Заключён договор о материальной ответственности.
Его подписывают с сотрудниками, ответственными за приёмку, хранение, отгрузку, транспортировку ТМЦ, а также распоряжение материалами и готовой продукцией в производственных целях. Такой договор заключается при приёме на работу материально ответственного лица. Без него привлечь к ответственности нельзя.
- Сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией.
В ней подробно расписываются трудовые обязанности работника в соответствии с должностью. Такая инструкция может служить приложением к трудовому договору или договору о материальной ответственности. Работник должен собственноручно поставить подпись, подтверждающую, что он ознакомлен с инструкцией.
- Вина доказана результатами расследования.
Просто назначить виновного не получится. Понадобятся документы, доказывающие, что утрата ТМЦ возникла из-за халатности ответственного сотрудника при условии, что он работает по инструкции и в рамках договора о материальной ответственности. По итогам расследования составляется акт, который подписывают участники инвентаризационной комиссии. На его основании предъявляются обвинения материально ответственному лицу.
При несогласии с предъявленным обвинением и суммой взыскания виновник недостачи вправе обратиться в суд.
Анализируйте продажи и цены конкурентов, создавайте карточки товаров в несколько кликов, синхронизируйте остатки на всех площадках с сервисом «Управление ассортиментом» от Эвотора.
Как удержать сумму недостачи из зарплаты сотрудника
По окончании работы инвентаризационной комиссии и установления виновных в недостаче лиц можно приступать к непосредственному взысканию. Что для этого нужно сделать:
- Издать указ об удержании из зарплаты.
На это отводится один месяц с момента установления суммы недостачи и её виновника. Точнее, с даты оформления акта о результатах служебного расследования. Эта норма предусмотрена в статье 248 ТК РФ.
В приказе указывается взыскиваемая сумма и причина удержания. Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении. По закону взыскать с него больше месячной зарплаты можно только с его письменного согласия.
Образец приказа об удержании недостачи из зарплаты (docx)
Образец приказа об удержании недостачи из зарплаты (docx)
Если приказ вовремя не издан, работник не согласен с ним, получить возмещения можно только через суд.
- Получить объяснительную от работника.
Сотрудник пишет объяснительную на имя директора в свободной форме с указанием факта недостачи и её возможных причин.
- Собственно удержание.
По статье 138 ТК РФ размер удержания из заработной платы не должен превышать 20% от заработка за минусом НДФЛ. Взыскание за недостачу производится с учётом уже предъявленных исполнительных листов — у них первоочередное право. Если по ним с сотрудника уже взыскивают 20% дохода и более, то принудительно удержать с него недостачу не получится. Единственный вариант — с его добровольного письменного согласия.
Покрытие недостачи за счёт виннового материально ответственного сотрудника не обязательно. Её можно просто списать. Обязательное взыскание с работника законом не предусмотрено.
Подытожим
- Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
- Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
- Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
- Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
- Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.
Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы
Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.
Поладить с деньгами
Фиксированные платежи на 2022 год для ИП
Законы · 21 May
Если ваш доход больше 300 тысяч, в 2022 году общая сумма взносов составит 43 211 ₽ плюс дополнительный взнос. Показываем на примерах, как рассчитать и учесть страховые взносы для ИП на разных системах налогообложения.
Как выбрать банк для ИП: пошаговая инструкция
Деньги · 21 May
Банк не проводит операцию, интернет-банкинг снова барахлит, счёт заблокировали и не отвечают на звонки — чтобы ваш бизнес не попал в такую ситуацию, нужно правильно выбрать банк. Составили инструкцию, которая поможет вам не ошибиться с выбором.
Как понять, что снижение цены оправдано
Деньги · 21 May
Скидки могут помочь заработать, а могут съесть прибыль. Поэтому чтобы снижение цены окупилось, нужно смотреть на продажи и анализировать спрос. Мы разобрались, что нужно сделать, чтобы оправдать снижение цены.
Три истории о том, как бизнесмены разблокировали счета через суд
Законы · 21 May
Больше половины бизнесменов выигрывают у банков в суде. Мы покопались в судебных делах и узнали, как им это удается. В статье — о том, как один бизнесмен вернул себе незаконную комиссию банка, а два других — добились, чтобы банк провел платежи по счету.
Как вывести деньги с расчётного счёта ИП, если банк против
Законы · 21 May
Предприниматель может тратить заработанные деньги, как ему захочется. Но банк может заблокировать счет, если заподозрит в незаконном обнале. В статье рассказываем, почему счет могут заблокировать и что делать, если такое случилось.
Как принимать оплату картами без пинпада
Законы · 21 May
Если не хотите возиться с пинпадом, можно получать оплату через приложение. В статье — о том, как это работает, кому подходит и стоит ли ввязываться.
Самый выгодный эквайринг: какой банк выбрать
Деньги · 21 May
Чтобы настроить безналичный расчёт на точке придётся купить терминал, подключить эквайринг и платить комиссию с каждого платежа. Рассказываем, как работает эквайринг, как его оформить, когда он окупится, и в каких банках самые выгодные тарифы.
Деньги на счетах малого бизнеса застрахованы
Законы · 21 May
Раньше страховка защищала только физлиц и ИП. Компаниям не всегда удавалось забрать деньги из лопнувшего банка. Теперь малый бизнес тоже под защитой, но есть нюансы. Рассказываем, кому, когда и сколько вернут.
- Опубликовано 24.03.2020 23:16
- Автор: Administrator
- Просмотров: 28077
Для достоверности годовой отчетности необходимо, чтобы остатки по всем счетам отражали действительность, а не ошибочные данные. В связи с этим, одним из основных подготовительных этапов является инвентаризация товарно-материальных ценностей на складах. Недавно мы уже писали о том, как правильно оформить приказ о проведении инвентаризации и как внести её результаты в программу. А сегодня более подробно поговорим об отражении выявленных недостач, излишков и пересортиц как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.
Отражение недостачи
В программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 списание недостач товаров вводится при помощи документа «Списание товаров» в разделе «Склад». При проведении данного документа программа формирует проводку по дебету 94 счёта и кредиту счёта учёта списываемых ТМЦ, например, 10, 41, 43.
При этом счёт 94 не является счётом отражения расходов и потерь организации, на нём аккумулируются все расхождения учётного количества ТМЦ от фактического.
Для дальнейшего движения списываемых товаров необходимо определить возможную причину возникновения недостачи. Это может быть потеря или порча товара по вине работника, либо естественная убыль. Рассмотрим нюансы отражения всех вышеперечисленных ситуаций в программе.
В первом случае в разделе «Операции», при помощи документа «Операции, введённые вручную», фиксируется перенос стоимости ТМЦ на виновное лицо. В последствие он может погасить стоимость ущерба через кассу предприятия, внести денежные средства на расчётный счёт или написать заявление об удержании данной суммы из его заработной платы.
По налоговому учёту в данном случае не возникает разниц в отражении операции.
А вот касаемо ранее принятого к вычету НДС мнения расходятся. С одной стороны, в пункте 3 статьи 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС, и такого пункта, как списание ТМЦ при выявлении недостач в нём нет. Этой же позиции придерживаются и суды, о чём свидетельствует решение ВАС РФ от 19.05.2011 г. №3943/11. При этом Минфин России неоднократно выпускал письма с разъяснениями, в которых рекомендовал восстанавливать эти суммы – №03-07-11/15015 от 19.03.2015 г. Поэтому данное решение остаётся за организацией.
Второй причиной списания товаров, как мы и говорили ранее, может явиться естественная убыль некоторых видов товаров, например, розлив, усушка, утечка и другое. Министерствами и ведомствами по отраслям экономики устанавливаются нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины отнесения сумм недостач на производственные расходы.
Исходя из этого списание недостач может быть как в пределах установленных нормативов, так и сверх них.
В первом случае отражение потерь в пределах нормы вводится документом «Операции, введённые вручную» и формирует проводку по дебету затратного счёта (20, 25, 26, 44) и кредиту 94.
В случае, когда потери ТМЦ превышают норму естественной убыли или виновных лиц в порче или пропаже ТМЦ установить не удалось, расходы по выявленной недостаче относят на внереализационные расходы (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документального подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
Отражение излишков
Согласно пункту 28 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утверждённой приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. №34н) излишки приходуются по рыночной стоимости, увеличивая финансовые результаты организации.
В налоговом учёте они относятся к внереализационным доходам организации в том отчётном периоде, в котором они выявлены (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).
В программе ввод информации о выявленных излишках ТМЦ осуществляется при помощи документа «Оприходование товаров» в разделе «Склад». Его можно ввести как на основании документа «Инвентаризация товаров», так и независимо от него.
Проведённый документ формирует проводки: по дебету – отражение оприходованных ТМЦ, а по кредиту – отражение внереализационного дохода.
Отражение пересортицы
Пересортица – это зачёт выявленных недостач и излишков между собой по однородным ТМЦ, если расхождение по позициям имеет равное количество и выявлены они в одном периоде. Проще говоря, вы обнаружили в период инвентаризации недостачу товара «Стол светлое дерево» в количестве 1 штука, и излишек «Стол красное дерево» в количестве 1 штука.
Решение о зачёте пересортицы всегда принимает только руководитель организации, что закрепляется соответствующим приказом.
В случае, если стоимость излишнего товара больше, чем утерянного, то такая разница в бухгалтерском учёте относится на увеличение финансовых результатов организации.
При обратной ситуации, разницу в стоимости списывают либо по нормам естественной убыли, в случае подходящих под норматив товарных позиций, либо на счёт виновных лиц, либо если виновные не были установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов организации.
В налоговом же учёте пересортица не предусмотрена главой 25 НК РФ, поэтому выявленные расхождения будут отражены как списание недостач и оприходование излишков. Соответственно, так как оприходование излишков в налоговом учёте производится по рыночной стоимости, а зачёт пересортицы в бухгалтерском учёте определяется как разница между стоимостями зачитываемых позиций, то в учёте возникают постоянные разницы.
Предположим, что стоимость позиции «Стол светлое дерево» составляет 5000 рублей, а «Стол красное дерево» – 6000 рублей. Проведём документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад».
Затем нам необходимо произвести зачёт пересортицы по бухгалтерскому учёту и отразить списание недостачи и оприходование излишка по налоговому учёту.
Для этого перейдём в раздел «Склад» и выберем пункт «Комплектация номенклатуры». Товар с положительным отклонением нужно указать в поле «Комплект», а с отрицательной – в поле «Комплектующая». При этом программа сформирует проводку по дебету и кредиту счёта 41, но с разной аналитикой.
Сумма операции будет определена из стоимости комплектующей. Соответственно, нам нужно сделать ещё одну проводку на сумму разниц стоимостей товаров.
Для этого перейдём в раздел «Операции» и выберем пункт «Операции, введённые вручную». Отразим внереализационный доход, который для целей бухгалтерского учёта будет рассчитан как разница в стоимости списываемого и приходуемого товара, а в налоговом учёте – как стоимость оприходованных излишков. В строке, отражающей постоянные разницы, необходимо указать отрицательное отклонение между суммами бухгалтерского и налогового учёта.
Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по 41 счёту и проверим остатки по товарам.
Если же стоимость приходуемых излишков товара меньше, чем стоимость списываемых недостач, то документы будут выглядеть следующим образом.
В зависимости от того, можете ли вы применить нормативы по естественной убыли товара или нет, следует сделать ещё одну проводку на отнесение недостачи на затратные счета или к внереализационным расходам. Так же сумма недостачи может быть отнесена на виновное лицо, если таковое установлено и факт подтверждён уполномоченными государственными органами
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий
По результатам инвентаризации могут быть выявлены как недостача, так и излишки товаров, материалов или готовой продукции. Из нашей статьи вы узнаете, как отразить в бухгалтерском и налоговом учете недостачу при инвентаризации.
Бухгалтерский учет недостачи, выявленной при инвентаризации
Причиной выявления недостач могут быть ошибки, к примеру, бухгалтер не вовремя произвел списание или оприходование ценностей. Поэтому прежде чем отражать в учете недостачу, следует выяснить, не было ли ошибки. При выявлении недочетов необходимо внести коррективы в бухучет и представить «уточненки» по налогам.
Оформление недостачи осуществляется на основании сличительной ведомости. При этом компания вправе воспользоваться как унифицированной формой, так и разработать свой бланк.
Недостача ОС и НМА фиксируется в форме № ИНВ-18, товаров, материалов и других запасов — в форме № ИНВ-19.
Сличительные ведомости можно совместить с инвентаризационными описями (актами), как это сделано в формах № ИНВ-15 и ИНВ-16.
Для учета результатов, выявленных при инвентаризации, можно использовать форму № ИНВ-26. Применяемые формы необходимо зафиксировать в учетной политике компании.
Кроме того, по результатам работы инвентаризационной комиссии необходимо оформить протокол и приказ.
Принять к учету суммы недостачи, выявленной при инвентаризации, нужно следующим образом:
- в пределах норм естественной убыли отражаются проводками по счетам учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции со счетом учета недостач и потерь от порчи ценностей);
- сверх норм естественной убыли или при отсутствии установленных норм списываются в прочие расходы.
Списать недостачу нужно в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Проводки при выявлении недостачи при инвентаризации
Отражение в учете сумм недостачи, выявленной при инвентаризации, происходит по счету 94. По дебету указанного счета следует зафиксировать сумму потерь, а по кредиту — списать потери на расходы. На 31 декабря сальдо по счету 94 быть не должно.
При выявлении недостачи бухгалтер должен составить следующие проводки:
- Дебет 94 Кредит 10, 41, 43… — учтена недостача;
- Дебет 20, 44 Кредит 94 — списана стоимость недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли;
- Дебет 91-2 Кредит 94 — стоимость материалов сверх норм естественной убыли списана в прочие расходы.
В бухгалтерском учете при взыскании недостачи с работников делаются следующие проводки:
- Дебет 94 Кредит 01,10, 41, 43, 50 — отражена недостача;
- Дебет 73 Кредит 94 — недостача отнесена на виновное лицо;
- Дебет Кредит 41, 50, 51 Кредит 73 — недостача возмещена виновником;
- Дебет 70 Кредит 73 — недостача удержана из зарплаты работника.
Налоговый учет недостачи при инвентаризации
В налоговом учете недостачу товаров можно отнести к материальным или внереализационных расходам. В первом случае это возможно, если недостача возникла в процессе их хранения и транспортировки (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Списание недостачи происходит в соответствии с нормами естественной убыли, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814. Потери сверх норм естественной убыли в материальных расходах не отражаются.
При этом недостачу товаров, по которым нет норм, либо суммы, превышающие указанные показатели, можно учесть во внереализационных расходах организации. Однако для этого необходимо выполнить ряд условий.
1. Недостача ТМЦ произошла в результате чрезвычайных ситуаций (стихийное бедствие, пожар, авария на производстве и др.). При этом имеются документы, подтверждающие чрезвычайную ситуацию. Так, например, для признания потерь от пожара должны быть оформлены справка Государственной противопожарной службы МЧС России, протокол осмотра места происшествия и акт о пожаре, в котором устанавливается причина возгорания.
Кроме того, потери должны быть подтверждены актом инвентаризации, в котором фиксируется стоимость утраченного имущества (письмо Минфина РФ от 17.10.2017 № 03-07-11/67464). Отметим, что если работодатель отказался взыскивать с работников суммы недостач, допущенных по их вине, НДФЛ он не удерживает. Расходы на компенсацию материального ущерба за счет собственных средств не облагаются также страховыми взносами, поскольку не относятся к объекту обложения ими (письмо Минфина РФ от 20.10.2017 № 03-04-06/68917).
2. Недостача возникла по вине работников или иных лиц.
В этом случае крайне важно наличие документов, подтверждающих признание виновником ущерба, или вступившее в силу решение суда о взыскании. Факт хищения можно подтвердить решением суда или, например, объяснительной запиской сотрудника. Расходы учитываются на дату признания ущерба должником или на дату вступления в силу решения суда, то есть одновременно с признанием внереализационного дохода (письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033).
Если же виновное лицо не установлено, то для подтверждения расходов необходимо постановление об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела и др.). Данные документы выдают уполномоченные органы власти (письма Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-07/34451, от 06.07.2015 № 03-03-06/1/38849).
Расходы учитываются на дату:
- признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба) (письмо Минфина РФ от 27.08.2014 № 03-03-06/1/42717);
- вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (письмо Минфина РФ от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245);
- постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81919).
Обратите внимание: НДС при недостаче восстанавливать не надо (письмо ФНС РФ от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@).
