Как найти неэффективного сотрудника

Сотрудники не справляются со своими обязанностями – ситуация грустная. Сотрудники не хотят справляться со своими обязанностями – ситуация вдвойне грустнее. Неэффективные сотрудники притягивают даже больше внимания руководства, чем их продуктивные коллеги, заставляют задуматься о том, как с ними быть вне зависимости от причин. Это легко объяснимо: те, кто не выдают нужный результат, попросту тратят время и деньги бизнеса. Как найти среди целого штата сотрудников неэффективных – будем разбираться в этой статье.

Кто такие неэффективные сотрудники

По статистике, почти половина сотрудников российских компаний отвлекаются в течение рабочего времени. В числе самых популярных причин:

• проблемы с детьми и родственниками;
• общение с коллегами;
• растянутый обеденный перерыв;
• перекуры;
• изучение сайтов с вакансиями.

При этом на личные дела 36% опрошенных тратят от получаса до часа, 27% – более часа в день и 9% расходуют на свои проблемы четверть рабочего дня.

Но даже если сотрудник не листает новостную ленту, не распивает чаи, его эффективность остается под вопросом.

Качества и привычки неэффективных работников

Индикаторами неэффективности могут служить очевидные привычки и личные качества сотрудников. Самые яркие из них:

• безответственность. Эта черта позволяет воспринимать срывы дедлайнов как рядовое событие, опоздание на работу как что-то само собой разумеющееся;
• вечное недовольство. Неэффективные сотрудники воспринимают каждое поручение в штыки, для продуктивной работы им всегда чего-то не хватает: в кабинете слишком душно, задача бессмысленная, коллеги слишком шумные… Причин для недовольства вокруг таких работников просто масса;
• завышенная самооценка. Неэффективный сотрудник живет в полной уверенности, что он уже все знает, развиваться и учиться ему нет необходимости. Даже если работник действительно обладает должным уровнем компетенций, такое отношение к себе отражается на работе: он уверен, что без него мир рухнет, и может специально «вставлять палки в колеса», чтобы продемонстрировать свою значимость и «звездность»;
• постоянные оправдания. Сотрудник никогда ни в чем не виноват. Все, что случается, от него не зависит: завершить задачу вовремя помешала погода, несвоевременный ответ коллеги – все, что угодно, только это не его вина.

Методы вычисления неэффективного персонала

Вычислить неэффективных сотрудников, опираясь на личные качества, достаточно просто. Однако есть и те, кто умело делает вид, что занят, изо всех сил старается, работает сверхурочно. Определить таких работников среди персонала гораздо сложнее. Здесь используют различные методы:

• внутренний аудит. В компании появляется сторонний человек, который дает независимую оценку действиям каждого сотрудника;
• KPI. Ключевые показатели эффективности вводят, когда результат можно измерить в количественном выражении. Например, для менеджеров по продажам это будет показателем будет количество завершенных сделок.

Причины невыполнения должностных обязанностей

Причины невыполнения должностных обязанностей могут быть самыми разными. Однако чаще всего выясняется, что это одна из следующих:

• протекция. Трудоустройство по знакомству – раньше популярная практика, от которой управленцы все чаще отказываются. Компетенции родственника/друга могут запросто не дотягивать до нужного уровня, что неизбежно отражается на результатах работы. Психологический момент: сотрудник, который уверен, что за его плечами есть весомый «защитник» попросту считает, что можно и не стараться, за промах ему все равно ничего не грозит;
• «почивание на лаврах». Тот случай, когда опытный специалист считает нормальным перекладывать свои обязанности на плечи других. Просто потому что он дольше работает, больше знает и вообще уже «не тот уровень» задач;
• отсутствие системы поощрений. Когда за поразительное рвение даже не поблагодарят устно, не заметят и промахи. Внимание к результатам со стороны руководства заставляет ответственнее относиться к своим обязанностям;
• выгорание. Эту причину нужно искать в динамике: если раньше специалист не допускал ошибок, относился к работе добросовестно, был инициативен и трудился «с огоньком», а потом все резко изменилось, возможно, он столкнулся с эмоциональным выгоранием. По данным исследования, в 2021 году синдром эмоционального выгорания испытали две трети работающего населения России. Так что проблема не выдуманная.

Решения для вычисления неэффективного персонала

Для вычисления неэффективного персонала в современном мире придумано немало решений. Все они нацелены на то, чтобы понять, чем именно заняты сотрудники, насколько грамотно тратят такой ценный ресурс, как время.

Однако сразу стоит оговориться: те программы, которые снабжены шпионским функционалом, не подходят для выявления неэффективных работников. Как правило, наличие таких людей в команде и без того создает напряженный психологический климат в организации, пускаться в слежку – значит, еще больше накалять обстановку. Плюс добросовестные специалисты не должны страдать от того, что руководство испытывает недоверие к отдельным сотрудникам. Такая организация мониторинга работы может демотивировать тех, кто относится к своим обязанностям ответственно.

Поэтому остановимся на самом продуктивном способе вычисления неэффективных сотрудников.

Внедрение системы учета рабочего времени

Система учета рабочего времени – самый простой способ понять, чем занимается персонал в оговоренные трудовым договором часы. Внедрить систему в компании можно в различных видах:

• простой трекинг задач – это когда сотрудник, приступая к выполнению своих обязанностей, включает счетчик времени, по окончании – выключает;
• листы учета рабочего времени (ЛУРВ) – это одна из популярных форм отчетности, когда персонал в установленном виде отмечает количество задач, выполненных за определенный период, и время, которое потратил на их выполнение.

Эти варианты имеют право на существование, но не лишены недостатков:

• во-первых, проверить подлинность данных не всегда представляется возможным – например, штат может быть достаточно большим;
• во-вторых, поправку на человеческий фактор никто не отменял – сотрудник, который чувствует за собой огрехи, вполне может приукрасить свои заслуги ради поддержания имиджа эффективного работника в глазах руководства;
• в-третьих, устроенный таким образом учет рабочего времени требует от персонала дополнительных затрат времени и сил. А это для неэффективного работника, который и без того ищет любые отговорки и оправдания, станет еще одной причиной невыполненных дедлайнов.

Куда удобнее в вопросе мониторинга занятости сотрудников автоматические системы учета рабочего времени. Как пример, программа CrocoTime, которая:

• включается и выключается вместе с рабочим ПК сотрудника, не заставляя его помнить о том, что нужно сделать отметку о начале работы;
• собирает всю информацию о действиях и бездействиях персонала автоматически, не отвлекая всплывающими окнами;
• создает полную картину распределения рабочего времени в течение дня для каждого сотрудника, опираясь только на факты, без привязки к межличностным отношениям.

Одним словом, показывает все, как есть, не заставляя руководителя беспокоиться о достоверности информации, а персонал может работать в спокойном режиме, поскольку CrocoTime полностью лишена шпионского функционала – работает дипломатично, но объективно.

Введение автоматической фотографии рабочего дня сотрудников

Автоматическая фотография рабочего дня – это одно из преимуществ CrocoTime. По сути это детальное отражение распределения рабочего времени специалистом, где зафиксированы:

• общее количество продуктивно отработанных часов – не просто во сколько пришел сотрудник на работу и во сколько ушел, а как именно провел время в офисе;
• отвлечения – долгие кофе-брейки и частые перекуры не останутся незамеченными;
• нецелевое использование времени за ПК – система «запоминает» заголовки открытых окон, а настройки позволяют разделить используемые приложения и интернет-ресурсы на полезные и те, что тратят время впустую. В итоге становится понятно, как долго сотрудник занимался рабочими вопросами, а сколько часов потратил на собственные интересы.

Итоговая шкала за день покажет в красках эффективность работника: продуктивное время будет окрашено зеленым, желтый и красный цвета заставят задуматься. Причем не только руководителя. CrocoTime – одна из немногих систем учета рабочего времени, где есть возможность открыть доступ к статистике и самому сотруднику. А дальше, если причина снижения эффективности временная, специалист сделает выводы и сможет исправить ситуацию, или, если неэффективность – это пожизненное нежелание выкладываться на работе, руководитель будет иметь достаточные основания для оптимизации штата.

Кроме того, в силах системного мониторинга с помощью CrocoTime показать:

• соотношение загруженности персонала на одинаковых должностях – это может стать показателем того, что пора перераспределить нагрузку и спасти ценных специалистов от возможного выгорания;
• «узкие места» в организации бизнес-процессов в целом – вдруг неэффективность отдельных сотрудников связана, например, с самим устройством коммуникаций внутри команды или изжившими себя этапами взаимодействия.

Целью автоматического учета рабочего времени становится не прицельная «охота» на неэффективных сотрудников, а повышение эффективности работы компании в принципе. CrocoTime – отличный инструмент для достижения этой цели. Лояльная программа показывает реальное положение дел в любой компании, независимо от величины штата. И при таком раскладе действительно неэффективным сотрудникам скрыться не получится.

Разбор способов выявления работников, которые могут навредить компании. Плюсы и минусы разных подходов.

1. Трекер времени или фотография рабочего дня

Этот способ простой, экстренный и не самый системный. Если возникли вопросы по одному из сотрудников, и вы хотите разобраться, подходит он для работы дальше или нет — делайте фотографию рабочего дня.

Цель – проверить, на что сотрудник тратит рабочее время, много ли от его труда пользы, или в его работе много того, что не приносит пользу клиенту.

Я использую программу Time Doctor. Она платная, стоит порядка $10 за сотрудника, но испытательный период бесплатный, и его хватит проверить 1-2 ребят. Есть много аналогов — и дешевле, и бесплатные.

Мой опыт. Благодаря Time Doctor я уволил двоих неэффективных сотрудников день в день. Более 3-х лет назад выяснилось, что руководитель отдела продаж большую часть времени занимался личными задачами и запуском личного проекта. Он переехал в другой город, а работать с удаленными руководителями я тогда не умел. У Time Doctor есть отличная функция — делать скриншоты рабочего стола, следить за открытыми программами и постоянно спрашивать о текущей задаче: когда сотрудник переключается на другой диалог внутри системы, Time Doctor спросит, ту ли задачу ты делаешь. Мне импонирует, как это выглядит — настойчиво, но при этом ненавязчиво.

В конце рабочего дня руководителю присылается отчет, в котором видно количество рабочего времени за день. При этом можно открыть разбивку, провалиться детально вглубь каждого рабочего диапазона и просматривать скриншоты, обнаруживая для себя массу интересного. Первый тревожный признак — сомнения насчет адекватности задач, которые сотрудник написал в отчете. Второй – если на скриншотах видно одно, а в задачах написано другое, то сотрудник вам врет и часть времени тратит не на работу.

Плюсы:

– Быстрота внедрения. Практически ничего не надо настраивать. Зарегистрировали себя, дали ссылку человеку, он поставил приложение на компьютер, не важно, в каком городе или в каком месте мира — и пошла оценка.

– Недорого. Есть бесплатный тестовый период, но $10 за человека — тоже приемлемо.

– Быстрый результат. Иногда на оценку работы сотрудника достаточно одного дня. В более тяжелых случаях нужно отслеживать неделю или хотя бы 2-3 дня.

– Проверка конкретного сотрудника. Способ подходит для поиска проблемы в случае, если возникли вопросы к определенному сотруднику.

Минусы:

– Не подходит для крупной компании. Я не видел адекватного решения для большого количества сотрудников, например, 50-70 человек. Возможно, способы настройки есть, но тогда будет стоять вопрос стоимости, понадобится администратор — как любое софтверное решение, это потребует большего внимания, времени и некоторой интеграции.

– Требует привычки и высокой осознанности для регулярного заполнения. Для телефона тоже есть приложение, но его нужно заполнять — то есть такой же власти, как в системе Windows, у приложения не будет. Нужно будет тыкать руками, какое приложение и что конкретный человек сейчас делает сам, никаких скриншотов системы iOS тоже не будет. Если ребята ездят куда-то на встречи — все будет на веру.

2. Сторонний аудит

Это более системный и глубокий способ поиска неэффективных сотрудников. Проводится сторонним консультантом, который проводит сначала установочную встречу с заказчиком процедуры, а потом — очные или Zoom-встречи с каждым из сотрудников. Консультант задает им вопросы в соответствии с задачей, а заодно — HR-консультационные вопросы, чтобы найти у сотрудников признаки неэффективности или токсичности, как это можно сейчас говорить. Попутно выявляет точки роста так, чтобы сотрудники тоже накидали решений.

Встреча с сотрудником занимает от 30 до 90 минут. Задаются вопросы от базовых (что является результатом работы, и за что компания платит деньги) до ситуационных — как человек относится к новому руководителю, комфортно ли с ним работать, как ставится задача, как он понимает, что эти задачи выполнены, как понимает, что руководитель доволен его работой и тому подобное. На выходе формируется подробный отчет и, на удивление, все неэффективные сотрудники себя крайне ярко проявляют.

Есть забавный побочный эффект — с приглашенным консультантом сотрудники показывают свое истинное отношение к собственнику. Важный момент, заказчик стороннего аудита должен довести до своих сотрудников важную мысль: аудит – это задача, которую поставил собственник. Сотрудники должны понимать, что все сказанное ими, будет демонстрировать их отношение к собственнику — так, как если он бы отвечал на вопросы собственника напрямую.

Мой опыт. Мы увольняли токсичных сотрудников, которые незаметно подрывают авторитет руководителя и собственников, причем эти ребята работали давно. Правильно заданный вопрос позволяет таких сотрудников найти, убрать из коллектива и решить тем самым многие проблемы.

Как побочный эффект — формируется список задач для внедрения, потому что сотрудники охотно говорят о сложностях. Да, это не аналог стратегической или тактической сессии, но сотрудники так или иначе отвечают на вопросы, которые связаны с текущими задачами бизнеса — в том числе и о реальных сложностях, занимающих их внимание, и о возможных решениях.

Плюсы:

– Выявление и систематизация неочевидных, глубинных проблем в коллективе.

– Резюме по каждому из ключевых сотрудников.

– Быстрый старт — сделали установочную встречу, закинули денег, работа пошла.

Минусы:

– Дорого. Меньше 200 тыс. руб. это не стоит, а если стоит дешевле — возможно, у консультантов не хватает опыта.

– Долго. На сам аудит и подготовку отчета уходит от 7 до 14 дней. В теории можно быстрее, но это масштабная консультационная работа, которая требует не только сбора информации, но и ее дальнейшей аналитики, правильной упаковки и презентаций решений.

– Результат сильно зависит от консультанта. Если консультант — сильный управленец, то и отчет потенциально может быть сильный, будут найдены интересные возможности и точки роста. Если консультант – новичок, которого недавно поставили и дорого продали, то и отчет будет «новичковым».

– Конфликт интересов. Это проблема всей консультационной деятельности — чем больше проблем ты нашел, тем дольше можешь продавать компании свои услуги. К этому нужно относиться взвешенно. Как сказал мне один умный и более чем обеспеченный человек — никогда не верь одной точке зрения, бери информацию минимум из трех источников. Поэтому если есть возможность и это крайне важные сотрудники, делайте их аудит двумя консультантами и сравнивайте результат.

– Энергозатратно для сотрудников. Какой-то сторонний человек проводит какую-то работу… сотрудники относятся к этому настороженно, так как понимают, что их проверяют. Если аудит проводится очно — это привлекает слишком много внимания в ущерб работе, и это стоит энергии, времени, потенциально потерянных денег.

3. Программы слежения за рабочим столом и телефоном

Примеры — «Стахановец» и Kickidler. Это масштабные программные решения — программы, которые следят за всей деятельностью сотрудника на стационарном компьютере и специально подготовленном телефоне (Android с определенной прошивкой и предустановленным программными обеспечением). Вся введенная информация — с клавиатуры, мышки, все переходы, коммуникация между сотрудниками, другие действия — аккумулируется и хранится внутри программы.

Еще есть словари, которые можно настраивать руками, добавлять туда сленговые слова бизнеса и получать инструмент, который на регулярной основе подсвечивает администратору информацию, нуждающуюся в проверке. Если видим, что сотрудник заходит на сайты поиска работы или вбивает в строку поиска «поиск работы» или «Москва, найти работу» — наверное, все-таки он в поиске работы.

Программа считает количество неэффективно потраченного времени — на каких сайтах, в каких приложениях и сколько именно. Являются сайты рабочими или нет, легко сегментируется по тем же самым словарям. Системы позволяют выявлять скрытые риски — например, подработки в рабочее время, взятки и откаты.

Мой опыт. Был случай, когда после скрытой установки подобного программного комплекса мы уволили наркокурьера — девушку, которая принесла в офис товар для последующей продажи. Причем это было не что-то легкое, и страшно представить, что произошло бы с компанией, если бы этого человека взяли в офисе вместе с товаром.

Второй пример – уволили взяточника. Компания занимается такой деятельностью, что периодически менеджерам, которые работают с партнерами, предлагаются взятки. Зная об этом, компания предложила сотрудникам класть эти денежки официально в кассу и получать крайне весомый процент. Но даже при этом один конкретный человек взятки брал, и с ним таким образом попрощались.

Плюсы:

Это мощное системное решение, которое позволяет на регулярном уровне выявлять всех бездельников и тех, кто работает неэффективно.

Минусы:

– Сотрудники не должны знать. Желательно, чтобы сотрудники других компаний не знали об этом решении, потому что любая слежка за сотрудниками будет вызывать у последних послевкусие недоверия со стороны компании. К камерам в кафе все привыкли, а к камерам внутри офиса не очень. Понимание того, что за каждым твоим шагом следят, и все, что ты вписал в компьютер, будет записано в программу и проанализировано, вызывает ощущение «большого брата» — привет Джорджу Оруэллу и «1984».

– Требует покупки техники. Это решение не подразумевает, что вы забираете телефон у сотрудника, ставите на него приложение и отдаете обратно — нужно выдать рабочий телефон.

– Нужен сервер. «Стахановец» требует установки на сервере. Сервер нужно купить либо арендовать, а установка и настройка требуют компьютерной грамотности, это чуть-чуть тяжеловесное решение. Kickidler в этом плане попроще, но разбираться и дружить с компьютером тоже нужно.

– Нужен сотрудник и контроль за ним. Для полноценной работы с этим решением в идеале выделяется отдельный администратор. И здесь мы подошли к следующему этапу развития компании, когда появляется внутренняя служба безопасности, у которой есть полномочия якобы следить за всеми. Но чем меньше власти у человека, чем больше он этой властью пользуется — поэтому следить за следящими тоже приходится. Важно, чтобы информация была в руках у адекватного, сильного, вменяемого, осознанного человека, который не будет этой информацией пользоваться в личных целях.

Три вышеперечисленные решения необходимы, если:

– Вы уже заработали денег на эти решения;
– В компании возможно воровство или мошенничество;
– Просто вы чересчур параноик.

4. Эффективный системный менеджмент

Мне нравится пример моего тезки Сергея Галицкого, бывшего владельца сети «Магнит». Его спросили, как он, самый крупный работодатель в стране, управляет 200-ми тысячами людей — а он ответил, что управляет не 200-ми тысячами людей, а только шестью. У каждого руководителя, которым он управляет, в подчинении еще 6 человек и так далее.

Задача менеджмента – конкретно ваше лично эффективное управление шестью людьми (нормальный диапазон от 4 до 8). Разберем, что это подразумевает.

1. Прописанные ключевые показатели должности. Они должны вестись в системе — например, мы используем Platrum, это последняя разработка ребят из Roistat. Очень толковое, понятное, простое, наглядное и бесплатное. Если в компании условно 50 сотрудников, то 20 ключевых там будут бесплатные.

2. Регулярные встречи. Мы в компании используем Scrum-технологию, которую доработали до наших реалий. Она чуть упрощенная, чуть более приземленная, у нас тоже есть спринты и утренние собрания на бегу. И эти регулярные встречи позволяют держать руку на пульсе и мне как руководителю, и ребятам, которые проводят свои Scrum-собрания в рамках групп.

3. Отчетность. Сотрудники отчитываются по выполненным показателям, и вы уже понимаете, выполняют ли они свои задачи. И можно копать дальше — например, собирать с них фотографию рабочего дня.

4. Бизнес-процессы с прописанными сроками. Это требует прописывания бизнес-процессов компании и запихивания их в какую-то из систем управления процессами. Мы используем Pyrus, но вообще выбор большой — 1С-системы, BPMN или BPM-системы.

Если бизнес-процессы зафиксированы, их легче отслеживать. Объем просроченных задач, задачи, которые зависли на каком-то сотруднике – это значит, что у него не хватает внимания, он перегружен либо просто раздолбай. Замечая проблему, проваливаемся внутрь на определенную глубину, чтобы разобраться, проблема ли это в целом и как ее решить. Да, это требует времени и энергии, но этим нужно заниматься.

Мы выбрали Pyrus, потому что это такая low-code система, которую мы можем сами настроить. Каждый ключевой сотрудник умеет это делать сам, поэтому мы прописываем внутренний бизнес-процесс, который в Pyrus называется «форма», под каждую новую задачу. Это позволяет избегать ошибок и заодно искать эффективных и неэффективных сотрудников.

Мы ушли из всех популярных канбан-досок — Trello, Asana, Wrike и прочих, потому что у них есть одна очень не смешно забавная особенность – любая задача может быть удалена бесследно. Даже если вы потратили кучу времени, поставили кому-то задачи и подумали, что они будут выполняться — ни черта подобного. Кто-то действительно неэффективный или токсичный может подправить эти задачи по срокам или удалить, и вы об этом не узнаете при всем желании.

5. Работа на канбан-досках. Я не знаю ни одного более эффективного инструмента, позволяющего отследить большой объем задач. Мы используем канбан-доски под каждый проект — проектная деятельность, call-центры, бухгалтерия, финансы, юридическая часть. Отдельная канбан-доска со списком задач, которые накидали в процессе мозгового штурма. На этих канбан-досках легко отслеживать объем работы, он понятен, с ним удобно работать.

6. Работа над стратегическими задачами, поставленными на стратсессии. Вовлеченные сотрудники, которые связывают себя с интересами компании — скорее всего, точно не те неэффективные ребята, о которых изначально шла речь. Если вы смогли вовлечь сотрудников в цели компании, если вы адекватный, интересный, вменяемый собственник или руководитель, то у сотрудников просто не будет причин быть неэффективными или их станет меньше. А всех негодяев, которые вредят бизнесу, можно вычислить методами, которые я обозначил ваше. Удачи вам, используйте методы, убирайте неэффективных сотрудников, набирайте эффективных.

Рекрутинговый портал HeadHunter.ru выяснил, что сотрудники до половины рабочего времени проводят в интернете в личных целях. Но даже если сотрудник не сидит в соцсетях и не читает новости, его эффективность остается под вопросом. Как понять, что подчиненный неэффективен? Как в этом поможет CRM-система? И нужно ли увольнять таких сотрудников? Рассказали наши эксперты.

I. Как понять, что сотрудник неэффективен
II. Как отследить эффективность сотрудников с помощью CRM
III. Что делать с неэффективными сотрудниками
1. Сформулируйте гипотезы о причинах низкой эффективности сотрудника
2. Поговорите с сотрудником
3. Определите ресурсы, которых не хватает сотруднику
4. Установите испытательный срок
5. Решите, увольнять или нет
Выводы

Как понять, что сотрудник неэффективен

— Есть несколько категорий работников, которых нужно увольнять:

• Токсичные: конфликтные, склонные к агрессии, интригам, сплетням, хамству, отравляющие жизнь всего коллектива.
• Не вписавшиеся в коллектив: неплохие люди, но они настолько отличаются от остальных работников, что не только сами чувствуют себя не в своей тарелке, но и стесняют остальных.
• Обманщики: возможно, сейчас их ложь безобидна, но не стоит ждать, когда из-за вранья сорвется крупная сделка.
• Пойманные на воровстве.
• Неэффективные.

В рамках этой статьи мы рассмотрим неэффективных, потому что этот критерий можно объективно оценить и измерить. 

Неэффективный сотрудник полностью или частично не делает того, ради чего его нанимали. Этот критерий можно измерить. Для этого нужно внедрить ключевые показатели эффективности, или KPI.

Читать по теме
Более подробно о том, как внедрить KPI в компании, читайте в этой статье.

KPI — это набор SMART-целей, поставленных перед работником. Поэтому цель по KPI должна соответствовать пяти критериям:

• Конкретность — быть одинаково понятной для руководителя и сотрудника: не «Укомплектовать штат», а «Найти менеджеров в отдел продаж, которые пройдут испытательный срок».

• Измеримость — иметь количественный показатель, по которому можно определить, удалось ли достичь цели. Не просто «Найти менеджеров», а «Пять менеджеров должны пройти испытательный срок».

• Релевантность — соответствовать целям компании: если производство едва справляется с текущими заказами, то перед наймом менеджеров по продажам нужно создать условия, чтобы быстро увеличить выпуск продукции.

• Достижимость — цель должна быть реальной, иначе как сотрудник ее достигнет? Учтите все трудности, сроки и возможности персонала. 

• Дедлайн — целевые показатели нужно достичь к оговоренному сроку: например, к концу месяца, квартала, года. 

В итоге KPI HR-менеджера может быть примерно таким: «К концу квартала в отделе продаж должно быть пять новых менеджеров, успешно прошедших испытательный срок».

Цель можно завязать на результат или на процесс. В первом случае результат — это показатели сотрудника за конкретный период в цифрах. Например, «Продать кирпичей на 1 млн рублей за месяц».

Когда работник не выполняет KPI, его нужно увольнять. Теперь осталось понять, как отслеживать достижение этих показателей.

Во многих компаниях сотрудники сами пишут отчеты о работе. У этой системы есть несколько минусов.

Наш эксперт Евгений Цыгулев назвал несколько отчетов, по которым удобно отследить эффективность сотрудников.

График с динамикой звонков работника. На нем видно, сколько звонков в день он совершил. В этом же отчете отображается процент достижения цели по количеству звонков в месяц:

Отчет по платежам менеджера, где видно, сколько денег он приносит компании, закрывая сделки.

Отчет по количеству закрытых сделок по одному сотруднику.

Отчет выполненных задач по отдельному менеджеру.

Что делать с неэффективными сотрудниками

— Вы проанализировали отчеты и увидели, что подчиненный систематически не выполняет KPI. Что с ним делать: уволить или дать шанс? И как этот шанс должен выглядеть? В этой главе мы приведем алгоритм из пяти шагов, который поможет понять, что делать с неэффективным работником.

1. Сформулируйте гипотезы о причинах низкой эффективности сотрудника

Откройте отчеты в CRM и проанализируйте активность работника. Посмотрите, выполняет ли он KPI, и если не выполняет, то чем занят в течение дня. Сделать вывод, что он просто ленивый, никогда не поздно. Возможно, ему не хватает каких-то ресурсов. 

2. Поговорите с сотрудником

Затем важно выяснить версию работника. Поговорите с ним наедине, обрисуйте ситуацию и спросите, в чем дело.

Не превращайте разговор в разбор полетов. Сейчас ваша задача не уличить в чем-то, а выяснить, что происходит и почему упала эффективность. Поэтому постарайтесь выстроить максимально откровенный диалог.

После того как выслушали подчиненного, озвучьте свои гипотезы и предложите варианты решения проблемы. 

3. Определите ресурсы, которых не хватает

Допустим, вы определили причины неэффективности сотрудника: он плохо знает продуктовую линейку, поэтому у него низкая конверсия в продажи. Теперь надо определиться с ресурсами, которые могли бы устранить эту причину. В нашем случае сотруднику достаточно выучить информацию по продуктам.

Определитесь, можете ли вы предоставить человеку тот ресурс, который он просит. Если нет, то на этом можно закончить ваше сотрудничество. Даже если вы убеждены, что проблема в другом, работник все равно уверен в обратном. И не передумает, пока сам не убедится.

4. Установите испытательный срок и поставьте KPI на это время

Например, чтобы полностью изучить продуктовую линейку и особенности каждого продукта, менеджеру нужно три дня. После этого руководитель примет у него экзамен, а после у работника будет две недели, за которые он должен закрыть 5 сделок.

5. Решите, увольнять или нет

Если по итогам испытательного срока человек выполнил выставленные KPI, то дальше он сможет работать в штатном режиме. Если нет, то такого сотрудника надо уволить или перевести на другую должность, где он будет эффективен.

Выводы

Чтобы руководитель мог узнать эффективность сотрудников, у них должны быть показатели эффективности, или KPI. Неэффективные сотрудники — те, которые не выполняют KPI. 

Эффективность персонала легче всего отслеживать в CRM-системе. Там можно быстро собрать актуальную и правдивую статистику по каждому работнику. 

Чтобы понять, нужно ли увольнять неэффективного сотрудника, используйте чек-лист:

1. Сформулируйте гипотезы. Для этого нужно собрать статистику и выдвинуть ряд предположений, почему результативность сотрудника снизилась.
2. Поговорите с сотрудником. Выслушайте его версию о причинах.
3. Определите ресурсы. По возможности предоставьте человеку ресурсы, которых, как он говорит, не хватает для должной эффективности.
4. Установите дедлайн и KPI на испытательный срок. Поставьте задачу с дедлайном и целью.
5. Вынесите решение по итогам испытательного срока. Посмотрите, выполнил ли человек поставленные KPI за испытательный срок. Не выполнил — нужно уволить сотрудника или перевести на другую должность. Выполнил — можно работать дальше.

Автор: Анна Нестеренко

1 033

Один из признаков говорит об экстремальной безответственности. Если заметили его, то немедленно увольняйте такого сотрудника.

Иногда руководители снисходительно относятся к безответственному сотруднику и мирятся с тем, что он работает в их команде. Но я рекомендую изменить точку зрения, ведь работу за него выполняет сам начальник. Согласитесь, странно нанимать сотрудника, тратить ресурсы на управление им, зарплату, обеспечивать всем необходимым для работы и в конечном итоге делать всё за него!

Давайте разберёмся, как же распознать таких людей.

Признак № 1. Много вопросов вместо результата

Вы говорите сотруднику: «Петенька, покрась, пожалуйста, забор». И тут начинаете получать уйму вопросов о том, какую кисть и какую краску взять, во сколько слоёв красить, с какой стороны начать, сколько сушить…

Я не отрицаю, что руководитель должен квалифицированно ставить задачу, чтобы подчинённый мог её успешно выполнить. Но есть грань между тем, когда вопросы задаются по делу, и тем, когда их чересчур много. Нужно научиться чувствовать разницу между недостатком данных и постоянным отфутболиванием задачи.

Обычно у руководителя несколько подчинённых. Нужно сравнить, как они реагируют на ваши поручения. Сравните, какое количество вопросов возвращается от каждого из них, и увидите степень ответственности. Ведь один, услышав, что нужно покрасить забор, сам найдёт краску и кисть, уточнив важный момент; а другой обрушит на вас такой поток вопросов, что вы сами будете не рады, что поставили задачу, а в конечном итоге обнаружите, что красите забор самостоятельно.

Работа с новичком

Конечно, когда в компании появляется новенький сотрудник, это несколько другая ситуация. Безусловно, руководителю нужно потратить много времени, чтобы адаптировать его, разъяснить принципы работы, рассказать об особенностях.

Но если вы ввели человека в должность, а вопросы продолжают литься, как из рога изобилия, насторожитесь. Возможно, сотрудник просто не готов брать на себя ответственность. Он отфутболивает ваши поручения, используя бесконечный поток вопросов как отвлекающий элемент. Получается, что сотрудник ничего не делает, но при этом получает заработную плату.

Что делать?

Поделюсь с вами лайфхаком. Не советую сразу увольнять безответственного сотрудника или искать ему замену. Дайте ему второй шанс. Возможно, он исправится.

Допустим, вы дали задачу покрасить забор. Но когда сотрудник спросит, где ему взять кисточку, не спешите отвечать. Для некоторых руководителей это сложно, они любят умничать и показывать свою экспертизу даже в таких мелочах. Спросите в ответ: «А как ты сам думаешь? Как ты предлагаешь решить эту проблему?»

Не давайте сотрудникам ответы, требуйте от них готовые решения. Конечно, иногда они могут быть не самыми оптимальными. Но в большинстве случаев сотрудники выдают хорошие идеи. Всё, что вам останется, это сказать: «Да, ты прав!»

Иногда люди задают слишком много вопросов, когда на прошлом месте работы ими руководил «умник», который при любой инициативе сотрудника бил его по шапке.

Следуя моему совету, вы сделаете подчинённых более ответственными, а вам легче будет выполнять обязанности и задачи руководителя.

Признак № 2. Сотруднику всё время что-то мешает

Подчинённый не выполняет задачи, и когда вы просите его объяснить причину, то постоянно слышите жалобы и обвинения в адрес коллег: не дали информацию, не помогли, не обеспечили и так далее.

«Я не покрасил забор, потому что кисточки были заперты, а ключ мне не дали». Оправданий найдётся масса. Когда вы спрашиваете, какие действия сделал сотрудник, чтобы получить инструменты для работы, он отвечает, что просто ждал, сидел и грустил.

Выход есть всегда

Жалобы и обвинения коллег также являются признаком безответственности сотрудника. Вы прекрасно знаете, что если человек хочет сделать работу, его ничего не остановит. Настойчивый человек будет добиваться своего так, что на него самого начнут жаловаться. И если он при этом получает результаты, можно простить нарушение субординации и другие нюансы.

Присмотритесь, есть ли среди ваших подчинённых те, кто любят перекладывать ответственность за невыполнение на других. Вы можете возразить: «А что, если человек действительно с таким не сталкивался и не знает, как выполнить задачу?» Но будем честны, в современном бизнесе нам постоянно приходится сталкиваться с новыми вызовами.

Если человек нацелен на результат, у него есть собственный импульс, он попытается хотя бы найти информацию в Сети, связаться с коллегами или друзьями, у которых есть подобный опыт. В современном мире нам доступны самые разные знания и консультации экспертов. Ответственный сотрудник не будет приносить проблему руководителю, а попытается решить её сам.

Признак № 3. «Ну увольте меня, если я не справляюсь!»

Это главная стоп-фраза, после который вы должны насторожиться. А её часто говорят сотрудники, которые не желают выполнять свои обязанности. Помню, когда я услышал её в первый раз, впал в ступор. Это было чувство, что что-то идёт не так, но не осознаёшь, что именно.

Фраза «Увольте меня, если я не справляюсь!» является признаком экстремальной безответственности. Она говорит о том, что человек не готов напрячься даже для того, чтобы решить вопрос со своим трудоустройством и вообще будущим. Он полностью перекладывает это на вас: «Пускай руководитель принимает решение о моей судьбе!» И если вы сделаете это, он будет спокойно считать вас ответственным за всё.

Вспомните собеседование с этим человеком. Скорее всего, при вопросе о причине ухода с прошлого места работы он обвинил начальника.

Вывод

Насторожитесь, если человек, которого вы адаптировали и ввели в должность, продолжает задавать много вопросов. Это не желание сделать всё правильно, а отфутболивание задач. Требуйте от сотрудников самостоятельных решений и не принимайте оправдания, что кто-то другой помешал им выполнить задачу.

И признак максимальной безответственности — фраза «Увольте меня, если я не справляюсь!» Мой совет: если вы её слышите, то сразу же увольняйте человека и ищите ему замену так, чтобы ваш «отряд не заметил потери бойца». Такие вещи говорят только экстремально безответственные люди. Вам нужно безжалостно, но максимально быстро и гладко их увольнять.

Я видел много владельцев и руководителей, которые сами не понимали, насколько подобная ситуация разрушительна для их бизнеса. Они, окружив себя безответственными сотрудниками, даже не замечают, что делают всю работу сами. И когда владелец самостоятельно закрыл сделку и решил очередную проблему с поставщиком, все ему искренне аплодируют.

Но это ненормально. На благо компании должны работать все сотрудники, не исключая владельца. При этом каждый должен выполнять свои функции: кто-то — закрывать сделки, а кто-то — прописать цель компании и вести к ней.