Как найти незавершенные задачи

Незавершенные задачи могут казаться непосильными, они приводят к затягиванию и замедлению прогресса. С другой стороны, раздражение от наличия всех этих незавершенных задач в списке дел может побудить вас заняться ими при первой же возможности. Эти противоречивые ощущения обусловлены двумя феноменами: эффектом Зейгарник и эффектом Овсянкиной.

Полезное психологическое напряжение

В 1927 году психолог Блюма Зейгарник сделала заключение о том, что люди склонны лучше запоминать прерванные или незавершенные задачи, чем выполненные.

Зейгарник и ее руководитель, профессор Курт Левин, заметили, что официант в ресторане обладал исключительной памятью на то, что заказывали за столом, несмотря на то, что никогда ничего не записывал. Однако позже выяснилось, что он сохранял информацию только до тех пор, пока за столом кто-то был. После этого он практически ничего не помнил о клиентах, о том, за каким столиком они сидели и что заказывали.

После этой встречи Зейгарник провела серию экспериментов по изучению взаимосвязи между задачами и памятью. Она пришла к выводу, что человеческая память способна различать задачи, которые были выполнены, и те, что еще предстоит сделать, и что мы склонны лучше запоминать незавершенные задачи. Это явление стало известно как эффект Зейгарник.

Согласно исследованию Зейгарник, незавершенная задача останется в нашей памяти, потому что мы знаем, что оставили ее незаконченной. Она объяснила, что любое дело, которое мы начинаем, вызывает некоторое психологическое напряжение.

Если на полпути нас прерывают звонком или встречей, то напряжение, вызванное задачей, остается в памяти. Это значит, что когда мы вернемся к делу, информация останется доступной. Таким образом, психологическое напряжение и воспоминание о соответствующей информации исчезнут только после того, как задача будет выполнена.

Одна из коллег Зейгарник, Мария Овсянкина, исследовала влияние перерывов на производительность. В 1928 г. Овсянкина обнаружила, что по сравнению с еще не начатой задачей у людей возникает более сильное стремление завершить прерванные или незавершенные задания.

Эффект Овсянкиной описывает состояние, при котором невыполнение задачи приводит к навязчивым мыслям, создающим сильное желание завершить начатое. Это означает, что начало проекта может увеличить ваше желание закончить его, потому что откладывать и оставлять его незавершенным неприятно.

Таким образом, как выяснила Овсянкина, даже если вы знаете, что у вас нет времени, чтобы завершить что-то сразу, все равно стоит начать. Как только проект будет начат, ваше стремление завершить его возрастет.

Незавершенная задача как инструмент продуктивности

Поддерживая нашу кратковременную память и стимулируя завершение деятельности, незавершенные задачи могут быть полезны в качестве инструмента продуктивности. Однако это работает только в том случае, если вы не оставляете задачи в подвешенном состоянии слишком надолго.

Например, эффект Зейгарник может вызвать «тиранию долженствования», описанную психотерапевтом Карен Хорни, когда мы сравниваем то, кем являемся (реальное «я»), с тем, кем, по нашему мнению, мы должны быть (идеальное «я»). Если мы слишком долго оставляем задачи незавершенными, то возникающие в результате этого размышления или беспокойство могут повлиять на самооценку.

Эффект Овсянкиной может также привести к «квазипотребностям», или потребностям, которые не являются существенными, но, тем не менее, отвлекают наше внимание. Психологи Оливер Вайгельт и Кристин Сайрек обнаружили, что, оставляя рабочие дела незаконченными на выходные, люди начинают размышлять о них, и им трудно переключиться с рабочего режима.

Исследователи обнаружили, что если потратить немного времени в выходные на завершение дел или подготовку к следующей неделе, то это может предотвратить угрызения совести и стресс. Описывая процесс как «завершение», они отмечают, что вычеркивание задачи из списка дает людям возможность наслаждаться оставшимся свободным временем.

Несмотря на недостатки, связанные с незавершенными заданиями, их можно использовать для улучшения памяти и стимулирования выполнения задач. Следующие шаги помогут вам разработать стратегию использования незавершенных задач в своих интересах:

1. Начинайте, даже если не можете закончить. Может показаться более продуктивным ждать, пока у вас будет достаточно времени, чтобы выполнить задачу полностью. Однако психология незавершенных дел говорит о том, что лучше начать работу над задачей, даже если вы не можете закончить ее за один раз. Однажды начав, вы почувствуете себя более способными заканчивать работу при первой же возможности.
2. Следуйте правилу десяти минут. Боритесь с проволочками, уговаривая себя начать работу по правилу десяти минут. Велика вероятность, что, начав, вы продержитесь дольше десяти минут. И даже если вы этого не сделаете, объединенная сила эффекта Зейгарник и эффекта Овсянкиной повысит вероятность того, что вы закончите работу в последствии.
3. Делайте перерывы. Перерывы помогают восстановить мотивацию, предотвратить усталость от принятия решений, улучшить память, повысить творческий потенциал и улучшить самочувствие. Кроме того, эффект Зейгарник показывает, что при регулярных перерывах ваш мозг будет естественным образом работать над сохранением информации, что повышает продуктивность. А когда задача останется незавершенной, эффект Овсянкиной вернет вас назад, чтобы вы довели дело до конца.
4. Критически оценивайте свои задачи. Если вы заметили, что, несмотря на применение этих стратегий, у вас все еще есть задачи, которые остаются незавершенными слишком долго, подумайте, являются ли эти задачи приоритетными. Используйте матрицу Эйзенхауэра или метод определения приоритетов MoSCoW, чтобы удалить или делегировать некоторые из этих задач.
5. Практикуйте сочувствие к самому себе. Обратная сторона эффекта Зейгарник и Овсянкиной заключается в том, что незавершенная задача может вызвать стресс и беспокойство из-за навязчивых мыслей. Не корите себя, если у вас длинный список незавершенных дел. Вместо этого будьте добры по отношению к себе, практикуйте осознанность при помощи ведения дневника, медитации и физических упражнений.

Эффекты Зейгарник и Овсянкиной могут быть полезными инструментами продуктивности. Вместо того чтобы откладывать или оставлять задачи незавершенными, эти эффекты побуждают нас взяться за незаконченные дела.

Однако, при неправильном использовании эти психологические явления могут привести к когнитивному диссонансу и навязчивым мыслям. Применяйте стратегический подход к своим незавершенным задачам и не забывайте заботиться о себе, и тогда вы сможете максимально использовать эффект Зейгарник и Овсянкиной без ущерба для своего психического здоровья.

Как я помогаю себе справляться с незавершенными делами

У вас была ситуация, когда не получалось завершить какое-нибудь дело? Это мог быть рабочий проект, фича, написание документации, ремонт в спальне или желание сбросить ненавистные лишние килограммы? Если да, то замечали ли вы, что если мы начинаем (или хотим начать) дело, но не доводим его до финала, последствия сказываются не только на нас, но иногда и на окружающих?

Привет! Меня зовут Хусен Гапурхаев, я скрам-мастер в Beeline Казахстан, и в работе часто сталкиваюсь с необходимостью делать одновременно большое количество задач (причем как своих, так и в работе наших продуктовых команд).

В этой статье поделюсь, как помогаю себе справляться с незавершенными делами. Возможно, что-то из этого будет полезно и вам. 

Как незавершенные дела отнимают у нас силы

Когда у нас одновременно много задач, может возникнуть желание бросить какую-то из них на середине. Но, понимая, что незавершенные дела негативно сказываются на мотивации к работе, я решил разобраться, что можно с этим сделать.

Причин для неспособности завершить дело может быть много, и не всегда они прямо зависят от нас. Если отбросить нежелание делать задачу (соответственно, прокрастинацию) и лень (которая тоже скорее всего является следствием нежелания делать конкретную задачу), я выделил две большие причины, с которыми можно бороться. 

Одна из них — попытка сделать слишком много одновременно, хотя ресурсов на это не хватает. 

Вторая — мы отвлекаемся и перескакиваем с одного дела на другое. Как итог, поступает все больше и больше новых дел, они прибавляются к незавершенным задачам. Из-за ощущения, что мы ничего не успеваем, может появиться чувство подавленности. Более того, если в рабочих процессах копятся задачи, которые мы не успеваем закончить, это влияет на всю команду. 

Заметил, что в личной жизни последствия могут быть не настолько очевидными, как в работе, но они тоже есть. Например: продать машину с неоконченным ремонтом двигателя намного сложнее; если не разобрать коробки с вещами после переезда в новую квартиру, качество жизни страдает; «вот бы бросить свои вредные привычки и заняться здоровьем, но ладно, сделаю это позже».  

Все эти «незавершенности» нарастают как снежный ком и отнимают у нас силы. Невыполненные обещания, отсутствия движения по новому проекту, неотправленные письма и комментарии приводят к упадку сил, раздражительности, подавленности, теряется фокус внимания. Создается привычка все бросать на половине пути.

В 2022 году я плотно погрузился в изучение «синдрома незавершенных дел»: прочитал много книг, смотрел лекции от специалистов по тайм-менеджменту, общался с коллегами, которые умеют доводить все начатое до конца. И получил несколько рекомендаций, которые сейчас применяю как в жизни, так и в работе с командами разработки. Решил поделиться ими с вами.

Как я помогаю себе справляться с незавершенными делами

Многозадачность — миф. Нужно стремиться к однозадачности

В книге «Однозадачность» Девора Зак приводит слова доктора Эрла Миллера из Массачусетского технологического института: «Вы не можете по-настоящему сосредоточиться на одной задаче, решая одновременно другую. Ведь между двумя задачами возникает явление интерференции, или взаимных помех. (…) Люди не способны к многозадачности. Когда они утверждают обратное, то обманывают себя. Вообще мозг очень ловко себя обманывает». О том, что мозг не занимается двумя задачами одновременно, а просто переключается с одного дела на другое, говорят и другие исследования. 

Репутация на работе зависит от наших результатов, а потеря концентрации в работе или промедление в решении задач может стоить компании дороже, чем мы думаем. Многие руководители, не понимая этого, «накидывают» все больше и больше новых задач с пометкой «Срочно!», тем самым приводят сотрудников компании к выгоранию собственноручно.

Например, есть такой способ: брать документ или задачу в работу только один раз. У нас есть три варианта развития событий, и мы обязательно идем по одному из них:

1. Мы берем задачу в работу и занимаемся только ей, пока не закончим.

2.  Если она уже готова – отправляем в архив.

3. Отказываемся от ее выполнения (если задача не актуальна или на нее сейчас нет ресурсов).

Таким образом мы работаем над одной задачей до тех пор, пока не добьемся какого-либо результата. После этого идем к следующей.

Список дел и желаний

Тут все как с вождением автомобиля: «не вижу – не еду». Если пытаться держать все задачи в голове, это мешает трезвой оценке их количества. Джен Ягер, специалист по управлению временем, рекомендует выписать список всех своих дел на бумагу и расставить приоритеты. «Если у вас есть четкий план того, что делать прямо сейчас, а что отложить на потом, — вы можете довести до конца всё, за что беретесь», — пишет она в своей книге.

Как только я расставил приоритеты в своих задачах, стало проще делать их одну за другой, а не переключаться по ходу работы.

Научиться говорить «нет»

Для меня этот пункт был не очевиден. Недавно, обсуждая с руководителем свой список задач и работу над ними, я услышал от нее следующее: «Хусен, у тебя слишком много задач, научись говорить “нет”». 

Сначала мне показалось, что я умею это делать. Но подумав над ее словами, я понял, что из желания сделать больше или из потребности в признании, я брал на себя всё, что попадало в поле моего зрения. А это слишком много. 

В общем, совет был настолько точным и своевременным, что я решил обязательно научиться этому. Говорить «нет» оказалось не так-то просто. Конкретного инструмента для этого я не нашел, но начал оценивать свои ресурсы перед тем, как согласиться взять новую задачу в работу. И во время написания этой статьи, ко мне начали поступать другие дела, которые казались важными и срочными. Но, оценив приоритеты и поняв, что нужно закончить одну задачу и только потом переходить к другой, я начал вежливо отказывать. 

Справляемся с прокрастинацией

Прокрастинация – это откладывание решения задач на последний момент. Что-то неприятное, с чего мы переключаемся на другое, более позитивное и увлекательное занятие.

Причин прокрастинации может быть много: перфекционизм, страх неудачи, высокая сложность задачи и т.д. Но все эти причины появляются, когда мы описываем цель задачи непонятной для мозга формулировкой. Мозг не хочет тратить энергию, чтобы разобраться что делать, поэтому включает функцию «прокрастинация». 

Чтобы не откладывать дело на потом, лучший способ — разбить работу над задачей на понятные и простые действия и начать выполнять их по очереди. Так, цель «Заняться спортом», может быть записана в ежедневнике как: «После работы, зайти в тренажерный зал возле дома и купить абонемент». Об этом пишет Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники».

Концепция «ФИНИШ»

Джен Ягер в книге «Все! Доводи до конца» рекомендует концепцию «ФИНИШ» для работы над синдромом незавершенных дел:

Ф — фокусируемся на первоочередной задаче.

И — игнорируем всё, что нас отвлекает.

Н — немедленно делаем задачу, а не завтра или потом.

И — исследуем новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать.

Ш — шагаем прямо по курсу, как бы тяжко ни приходилось.

Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.

Я еще не пользовался этой концепцией сам, но мне она показалась интересной. Думаю, что в ближайшее время смогу использовать ее и попробую описать результат в будущих статьях на эту тему. 

Если подвести итоги, то важными для меня стали следующие инсайты:

1. Мы не можем быть многозадачными, по крайней мере на долгой дистанции.

2. Порядок и приоритеты в наших желаниях или целях, помогает сохранить порядок в их достижении.

3. Важно понимать, сколько задач мы можем контролировать одновременно и не брать слишком много. Это может привести к тому, что мы не закончим большинство из них.

4. Не стоит откладывать работу над задачей на потом. Лучше разбить ее на этапы и двигаться последовательно и малыми шагами, но сразу.

Что почитать по теме:

• Все! Доводи до конца. Синдром незавершенных дел — Джен Ягер

• Однозадачность — Девора Зак

• Личная эффективность — HBR 10 лучших статей

• Джедайские техники — Максим Дорофеев

Официант с избирательной памятью: как открыли эффект

Один из преподавателей Берлинского университета часто проводил семинары не в аудиториях, а в кафе — со своими студентами он обедал и дискутировал. Этим преподавателем был известный психолог Курт Левин.

В один из учебных дней Курт Левин и его студентка Блюма Зейгарник обратили внимание на то, что официант не записывает заказы, даже если они достаточно большие и сопровождаются дополнительными пожеланиями посетителей. Это вызвало у психологов интерес. Они подозвали официанта и попросили его повторить, что заказали за каждым столиком. Молодой человек выполнил их просьбу. Он отлично помнил детали неоплаченных заказов, но, как оказалось, не помнил тех, по которым счет был закрыт.

Избирательная память официанта натолкнула преподавателя и ученицу на интересную мысль: человек придает разное значение завершенным и неоконченным действиям. Позже Блюма провела серию исследований, посвятив этому феномену свою дипломную работу. Открытие, которое сделала студентка, впоследствии назвали в ее честь.

Феномен незавершенных действий

В ходе своих исследований Зейгарник сконцентрировалась на обосновании теории поля Курта Левина, согласно которой каждое взаимодействие между людьми или предметами устанавливает так называемую напряженность. 

Во время одного из исследований участников разделили на две группы. Каждая группа получила несложные задания: собрать пазл, решить головоломку или математическую задачу. Разница была в том, что участникам одной группы позволили довести начатое до конца, а участникам другой — нет. Потом всех отпустили на перерыв, после которого исследователь спросила, помнят ли участники задания и попросила их перечислить. Выяснилось, что незавершенные задания запомнились практически в два раза лучше, чем те, что удалось доделать.

Таким образом, исследователи пришли к выводу: если человеку не дать возможность закончить начатое дело, он не только будет эмоционально напряжен, но и запомнит детали задания, сохранив доступ к следам памяти.

Блюма Зейгарник отмечает, что если действие не завершить, то намерение останется неосуществленным. Это, в свою очередь, приведет к созданию аффективной активности, которая впоследствии проявит себя в другой деятельности. В случае незавершенности — в постоянном воспроизведении действия в сознании.

Позже психолог Мария Овсянкина дополнила открытие Зейгарник своими экспериментами. Она выяснила: незаконченная задача, даже без каких либо напоминаний, воспринимается «квазипотребностью». Поэтому навязчивые мысли систематически возвращают нас к задаче, и мы испытываем потребность закончить прерванное действие — и тем самым прийти к разрядке.

Позже эксперименты, начатые Блюмой Зейгарник, продолжил исследователь памяти Джон Баддели. Он давал участникам анаграммы, которые они должны были решить за определенный отрезок времени. Если они не успевали решить их в заданный промежуток — получали ответ. Спустя некоторое время испытуемых спросили, помнят ли они ответы в анаграммах, и выяснилось, что участники лучше запомнили слова, которые не смогли разгадать.

Когда действие феномена ослабевает

Работа эффекта зависит от разных факторов, в том числе от мотивации. Чем больше процесс эмоционально увлекает, тем больше будет беспокоить его незавершенность.

Одним из примеров влияния мотивации на эффект Зейгарник является исследование психолога Джона Аткинсона. Он, сосредоточившись на мотивационных аспектах завершения задачи, подтвердил действие феномена, при этом уточнив: на то, как мы запоминаем неоконченные дела, оказывают влияние индивидуальные различия. Все, кто подошел к заданиям с более высокой мотивацией, стараются решить как можно больше задач. Поэтому количество незавершенных заданий при ограничении времени увеличивается. Если же у участника уровень мотивации ниже, то невыполненные задания он запоминает хуже.

Кроме того, проявление эффекта зависит от вознаграждения. Феномен проявляется слабее, когда человек ждет награду за определенную часть работы. При этом перерыв в работе может уменьшить продуктивность и желание продолжать. Это подтвердили соответствующие исследования, в которых двум группам людей дали задание. Первой группе пообещали вознаграждение, а второй — нет. После оплаты к работе вернулись только 58% участников из первой группы и 86% — из второй. Также участники из первой группы тратили меньшее количество времени на каждую задачу. В результате исследователи сделали вывод, что награда, полученная за потраченное время, а не за количество выполненных заданий, уменьшает запас мотивации и, соответственно, интерес к выполнению задачи.

В свою очередь, китайские исследователи считают, что важно учитывать физиологические особенности каждого отдельного человека. Ученые обнаружили корреляцию между проявлением эффекта и объемом серого вещества в двустороннем гиппокампе и парагиппокампе. Больший объем вещества способствует более яркому проявлению феномена. По мнению исследователей, разгадка в том, что людям с такой анатомией проще концентрировать внимание на цели.

Эффект Зейгарник в повседневной жизни

Пожалуй, один из самых ярких примеров, иллюстрирующих эффект Зейгарник,  — сказка «Тысяча и одна ночь». Шехерезада рассказывала часть истории и неожиданно обрывала ее. Шах не получал завершенной картинки, и ему было важно понять, что героев ждет дальше и чем закончится история.

Похожий прием используют в рекламных роликах и сериалах. К прерванной на самом интересном месте серии зрители вернутся с большей вероятностью, чем в случае если сюжет будет понятным и завершенным. 

Еще 50 лет назад двое ученых, Дж. Хаймбэк и Дж. Джейкоби, провели исследования о применении эффекта в рекламе. И пришли к выводу: необходимо, чтобы ролик интриговал моментально. Тогда в случае прекращения просмотра человек почувствует некую незавершенность. Также будет лучше, если в самом сюжете будет недосказанность, — в этом случае вероятность запомнить бренд увеличивается.

Еще один пример работы эффекта Зейгарник — важные разговоры или встречи, которые неожиданно прерывают. Отсутствие элемента завершенности приводит к напряжению. В результате люди, не достигшие договоренности, не способны полноценно переключить внимание на другие задачи.

Как побороть прокрастинацию

Эффект Зейгарник — не просто очередная «причуда» человеческого мозга. Это еще и инструмент, который позволяет удерживать в фокусе приоритеты. Если научиться им пользоваться, он может помочь справиться с прокрастинацией, повысить эффективность обучения, увеличить личную продуктивность и ментальное здоровье.

Тем, кто склонен откладывать дела в долгий ящик, необходимо заставить себя приступить к задаче, чтобы возникшее когнитивное напряжение подтолкнуло в дальнейшем завершить начатое.

Пример писателя Эрнеста Хемингуэя отлично демонстрирует, как можно браться за любое дело и доводить его до конца. Хемингуэй не пытался за один раз израсходовать все идеи и всю энергию. Он был уверен, что нужно просто приступить к работе, а затем заставить себя остановиться, отложить карандаш, оставить работу незавершенной и отойти.

Он считал: «Когда работается хорошо, переставай писать». Таким образом, его подсознание работало все время. И писатель не просто с воодушевлением возвращался к неоконченному делу — он возвращался с новыми идеями.

Поэтому алгоритм борьбы с прокрастинацией с применением эффекта Зейгарник будет таким:

• просто начать;

• остановиться, когда работа увлечет;

• вернуться к выполнению задачи на следующий день.

При этом следует помнить: часто мы боимся начать, потому что задача слишком сложная или недостаточно структурированная. В этом случае следует сразу разбивать большие задачи на маленькие и сначала приступать к выполнению простых, а позже переходить к более сложным. К примеру, если необходимо сделать объемную презентацию, стоит разделить задачу на этапы: работа с текстом, поиск иллюстраций, редактирование — и так далее. И начать с самых легких.

Как повысить эффективность обучения

Знание принципов феномена Зейгарник поможет сделать обучение более эффективным. Как правило, педагоги считают: если учебная задача прерывается и возобновляется позже, то информация, усвоенная во время выполнения этой задачи, с большей вероятностью запоминается. Поэтому преподаватели рекомендуют не зубрить, а несколько раз просматривать информацию, затем прерывать изучение и отвлекаться на другие дела. Кратковременные тактические перерывы позволят сохранить эффект незавершенности, благодаря которому вы будете мысленно возвращаться к изученному материалу. Информация с большей вероятностью останется в памяти до предстоящего экзамена или тестирования.

Кроме того, не следует ставить мысленную галочку и вешать на изученное ярлык «пройденный материал». Мозгу необходимо дать понять, что это только часть пройденного и вы продолжите дополнительно изучать тему в будущем. Так получится минимизировать побочное действие эффекта и не забыть всю информацию сразу после экзамена.

Эффективность применения феномена в обучении доказывают проведенные исследования. К примеру, японцы нашли способ использовать эффект Зейгарник, чтобы заинтересовать детей на школьных экскурсиях по истории. Для этого перед поездкой преподаватели читают неполную лекцию, а затем говорят детям, что во время экскурсии им предстоит выполнить задание: ответить на вопросы викторины по темам, которые уже были пройдены. Но на какие именно темы будет викторина, заранее не сообщают. По результатам исследования все, кто отвечал во время экскурсии на вопросы викторины, проявили большую вовлеченность: они с воодушевлением искали знакомые места и лучше запоминали новый материал, полученный на экскурсии. Кроме того, те, кому была прочитана неполная подготовительная лекция, лучше ответили на вопросы викторины.

Эффект Зейгарник также применяют в области преподавания русского языка как иностранного. Для этого используют упражнения с незавершенными текстами.  

Бизнес-тренеры используют этот эффект при проведении вебинаров. Для этого они, к примеру, ставят группе задачу и не раскрывают правильный ответ. В результате участники постоянно мысленно возвращаются к задаче, фокус и концентрация внимания повышаются, они с нетерпением ждут разгадки. Более того, некоторые особенно активные участники в ходе тренинга предлагают свои варианты решения — в результате они включаются в процесс обучения еще сильнее.

Эффект Зейгарник и личная продуктивность

Исследователи из Государственного университета Флориды Рой Баумейстер и Эй-Джи Масикампо доказали, что людям трудно начинать новые задачи, если в их памяти остается большое количество незавершенных проектов. При этом каждая новая задача продолжает усугублять ситуацию, ведь она подразумевает прерывание той, что выполняется в текущий момент. В результате увеличение количества дел приводит к когнитивной перегрузке, становится труднее выполнять работу качественно. Мысль даже о несрочном пятиминутном деле может неделями крутиться в голове и мешать сконцентрироваться на текущих проблемах.

Дело в том, что для мозга «завершить» значит «разобраться»: зафиксировать факт, определить составляющие и определить сроки выполнения. Оптимальной стратегией для повышения продуктивности будет составить список задач и разбить их на конкретные пункты, а около каждого пункта проставить дедлайн. При этом срок выполнения в дальнейшем можно корректировать, а часть задач — делегировать. Важно дать мозгу понять: об этих задачах уже позаботились, все под контролем.

Кроме этого, не следует брать на себя ответственность за то, что зависит от других. Руководитель может отложить запуск проекта, а клиент уехать в отпуск или заболеть. Поэтому все задачи необходимо формулировать с позиции своей ответственности — и если потребуется, фиксировать новые сроки.

Исследования показывают, что незавершенные задачи и мысли о работе, которую предстоит сделать, приводят к нарушению сна — особенно в выходные дни. Все это истощает эмоциональные ресурсы. Психологи утверждают, что правильное использование эффекта Зейгарник поможет меньше переживать о неоконченных рабочих делах и сохранить психическое здоровье. Чтобы тревожные мысли возникали реже, рекомендуется регулярно наводить порядок на рабочем месте, особенно перед выходными. А в конце рабочего дня резюмировать, что удалось сделать сегодня, а что получится решить в следующие дни. Главное, ничего не оставлять в подвешенном состоянии.

Бизнесхак

Как быстро находить решения неразрешимых задач

17 сентября 2019
4 640 просмотров

В одном городе две компании каждый месяц выпускали брошюры для офисных сотрудников. Конкуренция между ними была бешеная — брошюры были похожи между собой. В офисах каждый месяц покупали обе, не задумываясь, какая из них лучше. Фирмы использовали все, чтобы выбиться в лидеры, но ничего не помогало.

Одна из этих компаний однажды пригласила специального человека. Он посмотрел на ситуацию, подумал и предложил: «Со следующего месяца выпускайте брошюры нового формата. Они должны быть меньше по размеру, но толще, чем сейчас». Сказал и уехал, получив гонорар.

А компания-конкурент разорилась спустя пару месяцев.

Кто такой trouble-shooter?

Профессия человека, который приезжал, называется «trouble-shooter» (траблшутер). Вся его работа — приехать и решить проблему, неважно насколько сложной она будет. Чаще всего это такие задачи, над которыми безрезультатно уже работали внутренние менеджеры и внешние консультанты. Это ситуации повышенной сложности. Их устранение выводит компанию на новый уровень.

Задача траблшутера — дать простое решение, чтобы оно было максимально эффективным и безошибочным. Создать «волшебную таблетку от всех проблем». Согласитесь, что это звучит фантастически здорово, поэтому такая «таблетка» не может быть дешевой.

Час работы траблшутера равен примерно $100 000. Воспользоваться услугами этих специалистов может себе позволить не каждая крупная компания, не говоря уже о частных лицах.

Но эта статья не о том, что вам надо позвонить одному из них, чтобы он решил ваши проблемы. Она о том, чтобы найти такого траблшутера в себе. Научиться так же ловко и красиво находить решения с виду неразрешимых затруднений.

Источник

Принципы работы

«Trouble-shooter» дословно переводится как «отстреливающий проблемы». Вот несколько принципов этих ребят, чтобы научиться «отстреливать».

1. Превратить проблему в задачу.

У одного из траблшутеров однажды спросили: «С чего вы начинаете работу?».

Он ответил: «С того, что превращаю ее в задачу. Меня с самого детства не учили решать проблемы. Зато часто давали решать задачи. Первым делом я из проблемы делаю задачу и думаю над решением».

Слово «проблема» само по себе запускает внутреннюю тревогу, а слово «задача» напоминает о школьном курсе алгебры и включает механизм отвечающий за поиск решения. Стоит поменять формулировку, чтобы обмануть страх перед жутким словом «проблема».

2. Концентрироваться на решении.

Кстати, о страхе. Если сосредотачиваться на самой проблеме, это будет только подпитывать негативные эмоции. Другое дело, если пытаться абстрагироваться от задачи и начать искать решение. Чем больше расстояние между вами и ситуацией, тем проще его найти.

Обычно, когда мы даем советы кому-то другому, мы действуем более рационально, потому что не испытываем эмоций. Представьте, что задача, которую сейчас разбираете, она не ваша. Ее рассказал вам человек в очереди к врачу, а вам очень хочется помочь ему и найти решение.

3. Выйти из «зоны комфортных идей».

Комфортные идеи — это знакомые, «удобные» и привычные идеи, которые когда-то у кого-то сработали. Аналогично фразе «все самое интересное находится вне зоны комфорта», самые крутые идеи находятся где-то в незнакомых, порой нелепых мыслях. Часто случается, что выходом из проблемы может стать смешное, непривычное.

Записывайте все идеи, какими бы глупыми они не казались.

4. Упростить все.

Жизнь очень простая штука. Вокруг нас нет ничего сложного, а все сложности придумывает сам человек. Высказывание Альберта Эйнштейна формулирует принцип для траблшутеров: «Среди беспорядка найдите простоту; среди раздора найдите гармонию; в трудности найдите возможность».

Самые простые идеи чаще всего бывают самыми эффективными. Упрощайте задачи, обобщайте, разбивайте на несколько маленьких, чтобы найти максимально простое решение.

Источник

Соберите коллекцию компетенций

Известный траблшутер России Олег Брагинский говорит о своей профессии так: «Человек, решающий невозможные задачи». Настоящий Джеймс Бонд.

Чтобы решать любые задачи, нужно много, очень много знать и уметь. Олег ведет таблицу, где собирает компетенции, которыми хочет обладать. Их в таблице больше семи тысяч. Он овладел десятой долей от всего списка и продолжает работать над этим.

Все намного проще, когда вам не надо решать всевозможные задачи. Достаточно знать только то, что нужно в своей работе и смежных с ней направлениях. В этом случае список компетенций будет не таким огромным. Стать экспертом в 30 самых ключевых навыках проще и быстрее.

Почему обанкротилась фирма-конкурент?

Продолжение истории, почему так все сложилось с фирмами по выпуску похожих брошюр.

Когда брошюры были одного формата, на рабочих столах они лежали в случайном порядке — какая-то сверху, какая-то снизу, их постоянно перетасовывали между собой. Когда одна из них стала маленькая и толстенькая, а вторая осталась большой и тонкой, сотрудники вынуждены были маленькую класть поверх тонкой. В итоге они чаще брали в руки верхнюю брошюру, а второй пользовались все реже. И приходили к выводу, что нет смысла тратить деньги на вторую, когда все что нужно есть в маленькой.

Источник обложки

I can give you two options :

• SharePoint Timer Job

Alerting users when they open SharePoint 2013 is not possible. But you can create a Timer Job solution that runs Daily/Weekly. This will iterate through all the the sites and then tasks list within a web application.This way you can get all the unfinished task from the list and then use SPUtility.SendMail() to send the mail to the respective users.You will put the logic within the Execute method of the timer job and schedule the run time using SPSchedule object by overriding the FeatureActivated method.

You can find step by step process on how to create the timer job below :

Timer Job Link 1

Timer Job Link 2

• SharePoint Designer Workflow

SharePoint 2013 workflow manager comes with advanced options which can be used to simulate a Timer Job. You can create a stage in the workflow that will use the REST API /_api/web/lists/getListByTitle(‘ListTitle’)/items” to get the items from task list and you can process items which are not finished. Finally you can pause the workflow for another 24 hours, so that the workflow will run everyday.

Disadvantage : You will have to associate the workflow with each task list

Below implementation shows how to process Task List Over Due items on a daily basis. You can tweak it for ‘Unfinished’ tasks.

Timer Job Simulation using Workflow