Как найти помещение для офиса

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

• в районе станции метро «Смоленская»;
• не дольше 15 минут пешком до метро;
• минимум 3 парковочных места;
• собственный туалет;
• не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
• охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

• парковка для велосипедов;
• несколько кафе в пешей доступности;
• не первый и не последний этажи;
• кирпичное здание с высокими потолками;
• можно покрасить стены;
• отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

• «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
• «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Запомнить

1. Составьте список требований к будущему офису.
2. Ищите сами или с помощью посредников. Заходите в понравившиеся офисы в районе, где ищете.
3. На просмотре проверяйте всё. Свяжитесь с соседями и спросите у них про проблемы.
4. Торгуйтесь за мелочи: парковку, уборку, коммунальные платежи.
5. Не переезжайте без договора. Не подписывайте договор не читая.
6. Попросите у арендодателя право на собственность или договор субаренды.
7. Подпишите акт приема коммерческого помещения. Укажите в нем технику, ключи и проблемы офиса.

Шаг 1. Составьте перечень требований и пожеланий к будущему офису

В этот список обязательно должны войти следующие параметры:

• бюджет (ставка аренды);
• класс офиса;
• местоположение;
• площадь помещения;
• численность сотрудников;
• наличие парковки (желательно указать, на сколько машино-мест рассчитывает арендодатель);
• офис с отделкой или без;
• инфраструктура.

Бюджет

Определите, какой бюджет компания готова выделять на аренду офиса. Чем ближе к центру города будет расположен бизнес-центр, тем выше  стоимость аренды. Так, например, в ЦАО аренда в бизнес-центре класса А обойдется в 40 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год, в бизнес-центре класса В — 30 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год.

Класс офиса

Офисы класса А — элита в мире бизнес-центров. Большинство из них расположено в центре города, в шаговой доступности от станций метро. Современные здания оснащены новейшими системами жизнеобеспечения, парковкой. Имеют развитую инфраструктуру.

Офисы класса В по местоположению проигрывают классу А — могут располагаться достаточно далеко от центра, но находятся рядом с метро (либо сотрудников от или до метро возят корпоративные шаттлы). Оснащены системой безопасности. Имеют качественную отделку.

Офисы класса C, как правило, располагаются на территории бывших НИИ или в зданиях бывших заводских контор. Чаще всего такие помещения не могут похвастаться ни хорошей транспортной доступностью, ни качественной инфраструктурой, ни удобным паркингом. В таких зданиях коридорно-кабинетная планировка. Вместе с тем на такие помещения всегда есть спрос благодаря низкой ставке аренды — от 10 тыс. рублей.

Местоположение

До пандемии этот критерий считался одним важнейших при выборе нового офиса — при переезде компании порой теряли до 30% сотрудников.

«Сейчас компании внедряют гибкие рабочие места, которые при необходимости бронируются через приложение, сотрудники частично работают из дома и приходят в офис два–три раза в неделю, и это комфортно, — рассказывает Наталья Никитина, партнер, руководитель департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield. — Мы опрашивали многих крупных клиентов и выяснили: если до пандемии некоторые сотрудники собирались уйти из компании, потому что им было неудобно добираться до работы, то теперь они приезжают в офис два раза в неделю и всем довольны».

Площадь помещения

На каждого сотрудника должно приходиться не менее 6 кв. м офисной площади. Предположим, на 100 сотрудников понадобится офис от 600 до 1 тыс. кв. м в зависимости от планировки.

Численность сотрудников

Желательно указать число сотрудников, которые должны находиться в офисе постоянно, и число тех, чья работа связана большей частью с разъездами — для них в офисе выделяются временные рабочие места.

Наличие парковки

Даже если здание находится в непосредственной близости от метро, есть сотрудники и руководители, для которых автомобиль остается основным средством передвижения. Особенно актуален этот вопрос, если офис находится в центре города, где нет возможности пользоваться городским паркингом. Поэтому следует заранее подсчитать, сколько машино-мест потребуется компании.

С отделкой или без

Вы ищете полностью готовый офис или хотите выполнить отделку самостоятельно? Этот момент стоит определить заблаговременно. Во втором случае придется просчитать сумму, которую компания безболезненно готова потратить на отделку.

Сегодня в большинстве случаев клиенты предпочитают не тратить средства на отделку, выбирая помещения с готовым ремонтом.

Инфраструктура

Сегодня, когда многим сотрудникам достаточно бывать в офисе два–три раза в неделю, наличие инфраструктуры не является самым важным требованием. Но арендаторы обращают внимание на то, какие кафе и магазины есть поблизости, насколько сложно заказать доставку в этой локации, есть ли рядом зеленые зоны и фитнес-клубы.

Шаг 2. Выбор офиса

Для выбора офисного помещения обратитесь к профессиональным консультантам или займитесь подбором помещения, соответствующего вашим требованиям, самостоятельно.

Информацию об аренде офисов вы найдете на Циан в разделе «Коммерческая недвижимость», в котором представлено почти 29 тыс. объявлений об аренде офисов только в Москве, почти 4 тыс. предложений — в Санкт-Петербурге и т. д. Оставив наиболее подходящие варианты (8–10 предложений), можно звонить представителям собственника помещений и договариваться о просмотре.

Шаг 3. Просмотр помещения

• Отправляйтесь на просмотр офиса не на машине, а на метро: так вы проверите, действительно ли дорога от метро до офиса занимает 7 минут, как указано в объявлении.
• Если вам требуется офис без отделки, изучите планировку помещения и уточните, реально ли ее поменять.
•  Если офис с отделкой, оцените ее качество, выясните, придется ли проводить ремонт, делать перепланировку. В зависимости от этого вы решите, договариваться ли о дисконте или об арендных каникулах на определенный срок, рекомендует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».
• Обязательно обратите внимание на работу лифтов, наличие и состояние систем пожарной безопасности, вентиляции, инженерных коммуникаций.
• Уточните, как организован выход в интернет: лучше, если в бизнес-центре представлено несколько провайдеров.
• Выясните, кто — арендатор или арендодатель — и на каких условиях будет оплачивать коммунальные услуги.

• Оцените входную группу. Если у вас клиентский офис, необходимо понимать, как клиенты будут проходить через ресепшен, какие документы они будут предъявлять, нужно ли оформлять заявки на пропуск гостей.
• Особое внимание уделите техническим требованиям, которые обусловлены спецификой бизнеса. Так, если офис сдается IT-компании, надо учитывать высокие нагрузки на перекрытия здания, а также категорию электроснабжения и уровень системы вентиляции для размещения серверов и технического оборудования.
• Поговорите с арендаторами бизнес-центра: спросите, не холодно ли в здании зимой, хорошо ли работает система вентиляции в летнее время. Не исключено, что в разговоре выяснятся недостатки (или, наоборот, достоинства), на которые вы не обратили внимания.

Шаг 4. Заключение договора аренды

Итак, подходящий офис найден, о ставке аренды и об арендных каникулах стороны договорились. Время ударить по рукам и поставить подпись под договором аренды? Не торопитесь.

«Для зарубежных компаний наличие длинных договоров аренды (три года — пять лет) является ключевым условием, — отмечает Филипп Парсагашвили, старший консультант отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL. — В России же контракты в большинстве случаев заключаются на более короткий срок (от 11 месяцев), чтобы не нужно было регистрировать договор в федеральных органах исполнительной власти».

Для отдельных собственников очень важен срок аренды. Если, например, на один и тот же метраж есть два потенциальных клиента, но один хочет снять помещение на пять лет, а другой планирует согласовать выход из договора аренды через три года, собственник остановится на первом кандидате.

Обязательно пропишите в договоре периодичность пересмотра ставок аренды и обязанность сторон уведомлять о досрочном расторжении договора.

Обратите внимание, не продается ли офисное здание в целом. Если это так, тогда лучше прописать условия в договоре, чтобы после смены владельца вас не попросили съехать или коммерческие условия не изменились не в вашу пользу, советует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».

Когда лучше отказаться от заключения договора, даже если офис вам очень понравился?

• Если устанавливаются кабальные коммерческие условия — например, индексация арендной ставки 15% в год.
• Если помещение с обременениями.
• В случае, когда есть информация, что собственник имеет судебные разбирательства, которые способны привести к банкротству.
• Когда назначение земельного участка, зданий, помещений не соответствует административно-офисному назначению.

---

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала: Вадима Кашкина, руководителя департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет недвижимости»; Константина Лосюкова, регионального директора по продажам департамента офисной недвижимости Knight Frank; Наталью Боннели, директора департамента офисной недвижимости Colliers; Наталью Никитину, партнера, руководителя департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield; Филиппа Парсагашвили, старшего консультанта отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL.

Несмотря на то, что офисы пустеют, бизнес-центры снижают стоимость аренды, а многие онлайн-стартапы изначально выстраивают бизнес-процессы под дистанционное взаимодействие команды, для большинства компаний ежедневная личная коммуникация сотрудников — необходимая часть работы.

Если вашему бизнесу нужен офис, сразу встает ряд вопросов, связанных с выбором помещения, которое оптимально подходит вашему типу компании. И это не только расположение бизнес-центра и стоимость аренды, но и организация внутренней жизни офиса, которая будет эффективно работать именно в вашей ситуации.

Как выбрать правильное помещение? Какая площадь нужна? Стоит ли следовать модным трендам организации офисных пространств или ориентироваться исключительно на сложившиеся в вашей компании традиции и внутреннюю культуру? И, наконец, как эффективно организовать пространство, чтобы все сотрудники чувствовали себя комфортно, а задачи решались максимально быстро?

Мировой опыт и тренды. Офис — отражение философии компании

Уже долгое время офисами мечты считаются штаб-квартиры компании Google, за которой подтянулись и другие IT-корпорации. Они одними из первых опробовали свободный формат, в котором сотрудники могут законно отвлечься от работы, например, почитать литературу в зоне отдыха или позаниматься йогой в рабочее время в оборудованном спортзале.

Конечно, не все руководители готовы позволить своим сотрудникам «шататься» по офису, тем не менее многие компании, такие как «Яндекс», «Тинькофф-банк» и даже Сбербанк уходят от утилитарного рабочего пространства. Теперь их бэк-офисы — это часть экосистемы и философии компании. Многие молодые сотрудники хотят работать не только в конкретной компании, но и в конкретном офисе.

Понятно, что это делается не просто так. Более свободный формат офиса позволяет стереть рамки между рабочим и личным временем сотрудника. Он попадает в комфортную, но управляемую среду, в которой чувствует себя достаточно свободно, проводя намного больше времени в офисе, больше общаясь с коллегами. Открытое общение помогает сделать каждого сотрудника — от стажера до руководителя — более доступным, поэтому рабочие задачи решаются быстрее и эффективнее.

Безусловно, такой подход годится не для всех бизнесов, поэтому важно понимать свои задачи, прежде чем следовать трендам.

Как выбрать подходящее помещение под ваш тип компании

Прежде чем рассматривать конкретное помещение, важно определить общий принцип рассадки сотрудников, который будет соответствовать вашей системе работы и корпоративной культуре.

Это может быть кабинетный тип, открытая рассадка в общем зале или смешанная, где у руководителей и некоторых сотрудников есть кабинеты, а часть коллектива сидит вместе, объединенная в рабочие группы или отделы.

Большинство бизнес-центров заранее диктует определенный формат рассадки. Например, в старых зданиях коридорного типа сложнее, а иногда и невозможно сделать единое современное офисное пространство. В отличие от помещений в новых бизнес-центрах, которые изначально рассчитаны на открытую рассадку и позволяют объединить в одном зале и 30, и 300 человек.

Если вы уверены, что ваши сотрудники должны находиться в общем пространстве для постоянной коммуникации, помещение должно иметь хорошую естественную освещенность, несколько запасных выходов, возможность создания вентиляционной и шумопоглощающей систем.

При выборе бизнес-центра учитывайте также доступ и подход к офису для сотрудников и клиентов. Никто не откажется от удобной пропускной системы, пешей доступности от метро и бесплатной парковки.

Совет. Нужно составить список всех отделов и сотрудников, продумать логику их перемещения и взаимодействия друг с другом. Рабочие группы, которые чаще всего контактируют друг с другом, должны находиться рядом.

Кому из сотрудников или какому отделу нужно отдельное помещение, а кто будет находиться в общем пространстве? Кто всегда должен быть в центре событий, а кого можно расположить в дальней части? Здесь в первую очередь нужно смотреть на частоту взаимодействия. Например, отдел продаж находится ближе к центру офиса, а IT-специалисты — в дальней части (или наоборот).

Даже если предполагается открытая планировка, части работников иногда выделяется изолированное место, например, специалисту по HR, юристу или отделу бухгалтерии, так как их работа предполагает хранение документов, которые не должны быть доступны посторонним. Если все сотрудники находятся в общем пространстве, для документов необходимо организовать отдельное хранилище.

Офис «на вырост»

Грамотное планирование офиса должно учитывать возможность сокращения или расширения штата без переезда в новое помещение. Если вы планируете расширять компанию, учтите, что в нужный момент свободного офиса рядом может не оказаться и придется переезжать и делать ремонт с нуля.

Совет. Многие компании арендуют или выкупают чуть большие помещения, чем им нужно, и временно выделяют резервную площадь под один-два компактных офиса, которые можно сдать в аренду, а при необходимости расширить собственное пространство.

Этот же подход работает при сокращении штата. Вы сможете выделить из своего большого помещения лишнюю площадь и сдать ее в аренду под изолированный офис или коворкинг. В этом случае важно сразу определить подходящий сектор, как правило, дальний, предусмотреть возможность возведения перегородки и организации отдельного входа. Не стоит располагать на этой площади принципиально важные зоны.

Как рассчитать площадь

По существующим нормам площадь, положенная на одного сотрудника, работающего за компьютером, составляет в среднем от 4,5 до 6 м². Естественно, это очень условная цифра, которая не дает представления о необходимой площади всего офиса.

Во-первых, нужно учитывать показатели эргономики, расстояния между рабочими местами и проходами.

Во-вторых, площадь офиса включает не только рабочее пространство, но и зоны хранения, ожидания для клиентов, отдыха, входную группу, переговорные, гардеробные, серверную, кухню и т. д. Потому нужно определить все необходимые зоны или помещения офиса, логику их расположения друг относительно друга, пути перемещения сотрудников, необходимую освещенность и ориентировочные площади.

После этого продумываются расположение и количество элементов, предназначенных для обслуживания работы офиса: ящики для внутренней почты, кулеры, островки с оргтехникой, зоны тишины с акустическими креслами и т. д. Также следует определить число сотрудников для каждого отдела или рабочей группы, которые находятся в офисе весь день, и число сотрудников, которые большую часть времени работают за его пределами.

Совет. Всегда ли нужно оборудовать количество рабочих мест, равное составу коллектива? Если в вашей компании 20–30% сотрудников постоянно работают вне офиса, правильнее создать общие резервные рабочие места (с небольшим запасом), которые сотрудники смогут бронировать за собой на необходимое время или по расписанию. Это позволит отказаться от лишних площадей и сократить стоимость аренды.

Что увидит клиент

Если вы принимаете большое количество клиентов на вашей территории, лучше сразу отказаться от вариантов расположения со сложной пропускной системой и запутанным адресом в удаленной промзоне. Клиент должен найти вас максимально просто и быстро. Чем меньше на его пути будет преград, тем больше шансов, что он к вам дойдет.

Нужно продумать схему передвижения клиентов и все ее так называемые точки касания с вашим бизнесом хотя бы внутри бизнес-центра. От парковки до регистрации на посту охраны, от общения с секретарем на входе до переговорной или нужного кабинета.

Легко ли вас найти? Что вы хотите показать клиенту внутри вашего офиса, а что скрыть? Где он сможет подождать, если пришел раньше? Куда можно повесить одежду, как будет обеспечен досуг во время ожидания?

Совет. Если навигация в бизнес-центре запутанна, стоит договориться об установке своих рекламных материалов и указателей.

При входе в офис чаще всего оборудуется приемная зона с посадочными местами, клиент видит reception, логотип компании, дальше, в зависимости от формата, секретарь принимает у него одежду и предлагает чай/кофе либо предполагается самообслуживание. В таком случае нужно предусмотреть автоматы с напитками и общий гардероб для посетителей, гостевой санузел.

Переговорные для общения с клиентами лучше расположить максимально близко ко входу, чтобы гости не проходили через все отделы (если не стоит иная задача).

Переговорные комнаты — центры коммуникации

Важно предусмотреть переговорные комнаты разного размера и формата. Для этого нужно точно понимать, кем и когда они будут использоваться, для каких необходимо естественное освещение, как они должны быть оборудованы.

Совет. Современные мобильные офисные перегородки позволяют трансформировать пространство, например, разделять одну большую переговорную на две маленькие или присоединять ее площадь к общему пространству.

Если переговорные комнаты используются с неравномерной загрузкой, можно разделить их на основные с полной загрузкой внутри офиса и резервные, которые будут сдаваться в почасовую аренду фрилансерам или соседним офисам.

Планирование офиса схоже с планированием города. В нем также есть общественные и промышленные зоны, жилые кварталы в виде рабочих мест, свои маршруты передвижения: второстепенные дороги и основные магистрали.

Если правильное зонирование, расчет посадочных мест, подбор удобной мебели — дело техники для профессиональных проектировщиков, то для руководителя новый офис — это не только возможность разместить новых сотрудников или изменить условия аренды. Это всегда возможность пересмотреть работу внутри компании и взглянуть на нее с высоты птичьего полета.

Наконец перед нами встала задача по поиску нового офиса. Прежний я арендовал спонтанно и в процессе работы вылезло много нюансов на которые не обратил внимание перед съемом.

Первый пункт – определение необходимой площади помещения. Недостаточное пространство в прежнем офисе и было тем триггером, который и ускорил весь процесс.

Очень важные критерии:

К счастью, эти моменты для нас были не важны, так как вид нашей деятельности не предполагает общения с клиентами в офисе.

Из опыта работы в предыдущем помещении, для нас более важным оказалось наличие офисной кухни, оборудованной полезными вещами: кулер, кофеварка, чайник и т.д. Кстати кофеварку приобрел капсульную, все в восторге.

Огромным плюсом считаю наличие охраны в здании где находится ваш объект.

И, да, отдельный туалет – это «маст хэв». Вот это точно, то место, за которое стыдно не должно быть.

Конечно же при выборе обращал внимание на состояние объекта и необходимость ремонта. Но это не главное, ведь даже «убитое» помещение можно привести в порядок, в том числе в счет арендной платы. Но нам повезло, помещение было в хорошем состоянии. А так как мы делали перепланировку под свои задачи, то и косметический ремонт быстро сделали.

В общем, как и в любом деле, при выборе офиса стоит внимательно относится к деталям и тогда будет наименьшее количество ненужных телодвижений.

Важным поворотным моментом для бизнеса является поиск первого коммерческого офисного помещения. Но с таким количеством мыслей, о которых нужно подумать, процедура может показаться немного ошеломляющей.

Прежде чем вы начнете искать коммерческое офисное помещение, это руководство предоставит вам всю необходимую информацию.

От определения момента начала поиска нового офисного помещения до оценки затрат и подготовки к переезду — мы проведем вас через каждый этап этого процесса.

Что такое определение коммерческого офиса?

Коммерческий офис – это здание, другие строения и улучшения, расположенные на участке коммерческой недвижимости, предназначенные для получения прибыли. Вы можете подготовить точную цену и разработать общую процедуру для вашего коммерческого офиса или недвижимости, осмотрев различные объекты.

Обратите внимание, что: 

• В городских районах в коммерческом здании могут быть офисы со 2-го по 10-й этаж, а магазины розничной торговли остаются на 1-м этаже. Эти структуры могут называться многоцелевыми или многоцелевыми, когда значительное пространство отводится для многократного использования.

• Предприятие должно быть расположено в коммерческом районе или районе, хотя бы частично зонированном для торговли; местные власти иногда придерживаются строгих правил коммерческого зонирования и имеют право определять любую зонированную территорию только для коммерческого использования.

Как бы вы описали коммерческое помещение? 

Основываясь на внешнем виде здания, возрасте, благоустройстве и другой инфраструктуре, офисные помещения можно описать или разделить на три класса.

# 1. Офисное помещение класса А

Офисы класса А часто представляют собой совершенно новое строительство или здания, которые с течением времени подвергались капитальному ремонту или усовершенствованию. 

Поэтому здания, подпадающие под эту категорию, как правило, высокого уровня, расположенные в престижных районах крупных городов, с лучшим архитектурным и эстетическим дизайном. 

Кроме того, из-за высокого качества зданий их часто сдают в аренду крупные корпорации или конгломераты, а арендные ставки, как правило, высоки.

# 2. Офисное помещение класса B

Офисные помещения класса B обычно представляют собой старые здания, которые содержатся в хорошем состоянии. 

Из-за качества зданий от среднего до выше среднего, они, как правило, имеют средние арендные ставки, даже несмотря на то, что они расположены в некоторых районах города, которые когда-то считались лучшими местами.

# 3. Офисное помещение класса C

Офисным зданиям класса С более 20 лет, они имеют устаревший дизайн, эстетику и общее качество, часто расположены в неблагополучных районах города. 

Кроме того, у них самые низкие арендные ставки, аренда занимает больше всего времени, их относительно немного, они часто востребованы начинающими предприятиями, требуют капитального ремонта или реконструкции и часто используются в качестве возможностей для перепланировки.

Особенности коммерческого офисного помещения

Вы можете сосредоточиться на этих функциях, чтобы гарантировать, что ваш офис идеально подходит для выполнения работы.

№1. Открытое офисное пространство

Открытое офисное пространство позволяет сотрудникам свободно перемещаться и общаться, не опасаясь наткнуться на столы и картотечные шкафы, что делает общение более открытым и легким.

№ 2. Хорошее освещение

Недостаток освещения может повлиять на производительность и уровень энергии, поэтому важно иметь достаточное верхнее освещение, жалюзи на шторах и яркий внутренний сад с растениями.

№3. Цвета

Цвет может улучшить рабочую среду и сделать ее более благоприятной для продуктивности.

№ 4. Прохладная температура

Обеспечьте комфортный климат на рабочем месте, чтобы обеспечить продуктивность и счастье.

№ 5. интернет-соединение

Самая важная идея — обеспечить адекватное интернет-соединение во всем офисном пространстве, чтобы сотрудникам не приходилось искать угол, чтобы получить к нему доступ.

№ 6. Внутренняя отделка

Украшения можно улучшить с помощью подходящих объектов, таких как произведения искусства, скульптуры и растения, чтобы разбить пространство на стене и добавить разнообразия.

№7. Кухня

Кухня, оснащенная предметами первой необходимости, может помочь сотрудникам увлажняться и питаться, а также обеспечивать чистое место для приема пищи.

№8. Офисные удобства

У сотрудников должна быть зона отдыха с диваном или двумя для поощрения общения и большой конференц-зал с белой доской для мозгового штурма.

№ 9. Адаптивная мебель

Чтобы персонал был счастлив и здоров, травмы должны быть сведены к минимуму благодаря эргономичной или адаптивной мебели.

№10. Электрическая проводка

Больше электрических розеток в офисе лучше, чем меньше, чтобы избежать наматывания удлинителей, которые могут мешать работе на рабочем месте и представлять угрозу для здоровья и безопасности.

Что такое пример коммерческого помещения? 

Примеры коммерческих площадей или собственности включают, среди прочего, офисные здания, гостиницы, больницы, торговые центры, магазины розничной торговли, многоквартирные дома, сельскохозяйственные угодья, склады и гаражи. 

Во многих штатах жилая недвижимость с более чем определенным количеством квартир считается коммерческой недвижимостью с точки зрения налогообложения и получения кредита.

Какие существуют типы офисных помещений?

Различные офисные помещения классифицируются исходя из их особенностей. Некоторые из них:

№1. Многоквартирный дом (МДУ): 

Это включает жилую недвижимость, такую ​​как кондоминиумы и многоквартирные дома. Для коммерческого осмотра этого типа недвижимости вам необходимо будет осмотреть более одной жилой единицы, а также, возможно, ее общие части, которые могут включать общий бассейн и спа-центр, а также парковку. 

Домашний инспектор может быть знаком с интерьером каждой жилой единицы. 

Однако домашнему инспектору, вероятно, будет удобнее проводить такого рода коммерческую инспекцию.

№ 2. Роскошный дом: 

Хотя роскошный дом или поместье по-прежнему считается жилой недвижимостью, он может быть построен с коммерческими целями.

Он также может иметь черты, общие для коммерческих зданий, такие как значительная площадь, многочисленные системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха и коммерческое кухонное оборудование. 

Для кого-то, например, общественного деятеля или знаменитости, такой осмотр имущества может также потребовать от вас проявления крайней осмотрительности. 

№3. Гостиницы и жилье:

Этот тип собственности будет состоять из множества отдельных жилых единиц, очень похожих на многоквартирные дома. Основное отличие состоит в том, что жилье обычно имеет большую коммерческую кухню или ресторан на территории и предназначено для краткосрочного проживания. 

Обратите внимание, что вам следует проверить свой страховой полис E&O, прежде чем осматривать коммерческую кухню, поскольку они часто не покрываются страховкой домашнего инспектора. 

Тем не менее, некоторые номера могут быть люксами с несколькими комнатами, мини-кухней и / или баром с раковиной, а также, возможно, даже джакузи или спа-салоном в номере. Там, вероятно, будет лифт.

№ 4. Рестораны и закусочные: 

Несмотря на то, что размер и сложность такого типа зданий могут различаться, в них обычно есть большая кухня с бытовым оборудованием, кладовая или кладовая, холодильная зона (например, встроенный холодильник и/или морозильник), офис, столовая. зона, общественные туалеты. 

Проверьте свой страховой полис E&O перед проверкой ресторана, потому что этот тип заведений часто не покрывается страховкой домашнего инспектора.

№ 5. Розничный офис:  

Клиенты могут приобретать товары и/или услуги из этого вида собственности. При осмотре данного вида имущества может быть осмотрено как одно помещение, так и весь торговый комплекс. 

Большинство торговых площадей имеют просторные парковочные места и граничащие с ними тротуары, а в некоторых могут быть эскалаторы, лифты и крытые парковочные сооружения.

№6. Традиционное офисное пространство

Это наиболее типичный вид офисных помещений, который уже давно считается лучшим типом офисных помещений. Кабины, конференц-залы, приемная, частные кабинеты, комнаты отдыха и почтовая комната — все это общие элементы этого офисного пространства. 

Кроме того, поставщики юридических услуг, ИТ-компании, финансовые учреждения и другие предприятия часто используют традиционные офисные помещения.

№ 7. Креативное офисное пространство

Открытая планировка такого рода офисных помещений является хорошо известной характеристикой. Меньшее количество кабинетов и стен между отделами — одна из главных целей творческих пространств, равно как и совместная работа, прозрачность, простота общения и творчества, единство и т. д. 

Деревянные полы, высокие потолки, большие окна, пропускающие естественный свет, кухня и гостиная для сотрудников, а также небольшие частные офисы — все это характеристики творческих пространств, которые часто используются технологическими компаниями и стартапами.

№8. Коворкинг офисное пространство

Это самый адаптируемый тип офисного пространства, и начинающие компании, независимые подрядчики и фрилансеры часто используют его для поиска гибких рабочих мест. 

Все остальные удобства, такие как конференц-залы, зоны отдыха и столы, часто являются общими для всех арендаторов коворкинг-офисов, которые обычно представляют собой несколько небольших отдельных помещений, размещенных в здании и сдаваемых в аренду разным людям. 

Тем не менее, большая часть арендной платы выплачивается ежемесячно, а офисы полностью меблированы.

№ 9. Исполнительное офисное пространство

Коворкинг с более изысканным внешним видом и достаточно низкой ежемесячной арендной платой — это офисные помещения представительского класса. 

Кроме того, они часто поставляются полностью меблированными, предварительно подключенными к телефонным и интернет-услугам, а также оборудованы общим конференц-залом, комнатой отдыха и приемной с секретарем, что делает их идеальными для офисов руководителей и избавляет их арендаторов от стресса, связанного с организацией. .

№ 10. Гибкое пространство

Компании, которым требуются офисные помещения и склад в одном месте, часто ищут гибкие офисные помещения. 

В результате главный офис и склад будут иметь отдельные входы, а склад, ресепшн, переговорная, бухгалтерия и т. д. будут находиться под одной крышей.

Как найти коммерческое помещение под офис

№1. Найдите хорошее место для офиса.

Ключевым моментом является поиск офисного помещения в хорошем месте для нужд вашего бизнеса. Это помогает взвесить преимущества и недостатки офиса в центре города или на окраине; посмотрите на транспорт, стоимость, шум, видимость для клиентов и окружающие удобства.

Изучение пространства вокруг офиса также может помочь вам решить, подходит ли оно для вашего бизнеса.

№ 2. Подсчитайте, сколько вы можете позволить себе платить за офис.

Стоимость является основным фактором при выборе офисного помещения, поэтому важно иметь в виду бюджет и быть реалистичным в отношении того, что вы можете себе позволить.

Таким образом, вы должны найти баланс между стоимостью и потребностями бизнеса, чтобы найти лучшее офисное помещение для вашей компании.

№3. Учитывайте тип помещения, которое вам требуется.

Наиболее важными деталями являются оценка того, сколько у вас сотрудников и сколько места и оборудования необходимо каждому человеку для комфортного выполнения своей работы, а также зон отдыха, конференц-залов и складских помещений.

Кроме того, также важно учитывать планы на будущее и масштабируемость офисных помещений, а также рассматривать краткосрочные контракты на изменение офисных помещений по мере изменения потребностей. Доступность также важна.

№ 4. Уточняйте условия аренды офисного помещения.

Контракты на офисные помещения варьируются в зависимости от типа собственности, управляющей компании и потребностей бизнеса. Краткосрочные контракты обеспечивают большую гибкость, тогда как долгосрочная аренда требует большей финансовой стабильности.

Поэтому важно проверить мелкий шрифт, чтобы узнать, кто отвечает за содержание здания и можете ли вы изменить офисное помещение.

При возникновении вопросов обращайтесь к арендодателю или управляющей компании за разъяснениями.

№ 5. Подумайте, какие удобства должны быть в вашем офисе.

Важно учитывать типы удобств, которые должны быть в офисных помещениях, такие как освещение, отопление, скорость интернета, мебель, конференц-залы, кухня и туалет, безопасность и страхование бизнес-контента.

Следовательно, с таким разнообразием рабочих мест, доступных в настоящее время, стартапы и новые предприятия должны иметь возможность найти лучшее для своих нужд.

Является ли коммерческое помещение таким же, как офисное помещение?

Да, коммерческое помещение — это пространство. офисное помещение. 

Они имеют такие же типичные атрибуты, как кабинки, отдельные офисы для тех, кто занимает более высокие должности в компании, а также конференц-залы или комнаты для совещаний, которые, вероятно, можно найти в коммерческих помещениях, используемых в качестве офисных помещений.

Кроме того, может быть какой-то стол заранее, чтобы кто-то мог приветствовать клиентов и отвечать на их запросы, как только они войдут. 

Кроме того, коммерческие помещения можно использовать не только для офисов. Он используется в больницах, колл-центрах и некоторых многоквартирных домах, таких как многоквартирные дома.

Наконец, коммерческие офисные помещения, однако, могут быть более выгодными для вашей компании, если они меньше зависят от пешеходного движения и вместо этого ведут дела по телефону, электронной почте или путем назначения встреч с клиентами, которые затем посещают ваше место для личной встречи. встреча.

Статьи по теме: 

ПЛАНИРОВКА ОФИСА: значение, идеи и руководство

ГЛАВНЫЙ ОПЕРАЦИОННЫЙ ДИРЕКТОР: Понимание ролей главного операционного директора и квалификаций

Автомат для кредитных карт: лучшая кредитная карта для бизнеса в 2023 году

CONTENT MARKETING WORLD: определение контента, исследований, событий и стратегий в мире CM

Ссылки: 

NerdWallet Великобритания

Википедия

Сравнительный анализ