Как подтвердить оплату труда за прошлые периоды, если потеряли документы
Компания обязана хранить документы по зарплате в течение определенного срока, в зависимости от вида. Однако на практике их часто теряют. Например, при переезде или смене собственника. Что делать, если архивные записи восстановить не получается?
Ситуация
Компания потеряла документы по оплате труда за прошлые периоды. Восстановить удалось расчетные ведомости с весны 2010. Но выяснилось, что нет документов за 1990-е и 2000-е годы. А именно они подтверждали оплату. Как в таком случае доказывать надзорным органам, что все было по закону, и работникам платили вовремя?
На этот вопрос нам ответила Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.
Что об утрате документов говорит закон
Расчетно-платежные ведомости относятся к документам первичного учета. И к ним, в том числе, относятся требования по срокам и правилам хранения.
Документы для начисления и уплаты страховых взносов (расчетно-платежные ведомости (Т-49), ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату взносов, больничные) компания должна хранить 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). А при отсутствии счетов — 75 или 50 лет в зависимости от того, закрыты документы соответственно до 2003 или позже.
Запросить архивные документы по зарплате вправе ПФР, чтобы подтвердить стаж работника для назначения пенсии, и налоговая служба при проведении проверки.
За грубое нарушение требований к бухучету, в т. ч. финансовой отчетности должностных лиц оштрафуют до 10 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП). Под грубым нарушением закон понимает отсутствие первичных учетных документов в течение сроков хранения. Привлечения к ответственности по этому основанию могут в течение одного года со дня нарушения (ст. 4.5 КоАП).
Кроме того, налоговики вправе оштрафовать компанию на 10 тыс. рублей за отсутствие первичных документов (ст. 120 НК). Срок давности по этому нарушению составляет три года со дня совершения или следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого совершено правонарушение (ст. 113 НК). Поэтому подобных нарушений в кадровом учете лучше избегать.
В случае утраты документов бухучета, например гибели или пропажи, а также их порчи, приводящей к невозможности использования, компания обязана принять все возможные меры по их восстановлению. Какие именно это меры, закон не уточняет. Но есть способ разобраться в этом вопросе.
Как руководителю восстанавливать документы
При утрате первичных учетных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Решение директор оформляет приказом по организации в произвольной форме. В приказе необходимо указать перечень мероприятий. Например: разобраться в причинах утраты документов, направить запросы, назначить ответственные лица, определить формы отчетности и т. д. Как правильно оформить этот и другие документы кадрового учета, смотрите здесь.
Комиссия исполняет приказ руководителя. Прежде всего, устанавливает причины утраты. Установив причины, комиссия составляет акт. В акте должен быть перечень утраченных документов, причины утраты и действия, которые предприняли для восстановления архива.
Альтернативный способ восстановить информацию
Подтвердить оплату за прошлый период можно, если компания вела дополнительный учет выдачи зарплаты. Или если в этот период кому-либо перечисляли зарплату на карту. Эту информацию даст банк. А в будущем стоит перейти на электронный кадровый учет.
Новая подборка по кадровому учёту
Разбираемся в нюансах с нуля
Станьте первоклассным специалистом
Заполните форму и узнайте подробнее
Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Как гражданин может получать архивные сведения, справки (например, информацию о том, какая была зарплата учителя в 1950 г. в селе Котово) в том случае, если архивные документы утратились из-за форс-мажорных обстоятельств? И, пожалуйста, скажите, какими нормативными актами регулируются эти отношения.
Если архивные документы были утрачены из-за давних форс-мажорных обстоятельств в организации или в государственном (муниципальном) архиве либо документы вообще не передавались в архив, то получить конкретные сведения, скорее всего, не получится.
Мнение эксперта
Светлана Ларина, юрист, эксперт журнала
Для подтверждения размера заработка при отсутствии обычно необходимых для этого документов придется обратиться в суд. Отметим, что суды довольно лояльны:
- учитывают в качестве доказательств любые сохранившиеся документы, где фигурируют данные о заработной плате (расчетные листки, выписки из штатной расстановки и пр.), особенно если явным будет отсутствие злого умысла истца в исчезновении требуемых документов, например, в результате стихийного бедствия, о котором есть свидетельства (паводок, пожар или др.);
- показания свидетелей также сыграют свою роль.
Если же документы утрачены в процессе личного хранения гражданином, то получить необходимые архивные сведения вполне возможно. Только при обращении в архив необходимо точно сформулировать цель запроса – что необходимо получить:
1) архивную справку о заработной плате конкретного учителя или
2) статистические сведения о заработной плате учителей сельской школы конкретного района в 1950 году?
В первом случае запрос гражданина носит социально-правовой характер, связан с защитой социальных прав (на пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций). Архивы на основании своих фондов выдают справки, подтверждающие место и стаж работы, размер заработной платы, факты награждения, избрания на выборные должности, репрессий, имущественные права и т.п. Для получения этих сведений гражданин должен в архиве:
- предъявить:
- паспорт и
- доверенность, если сведения он получает не для себя, а по поручению доверителя;
- трудовую книжку (или ее копию), иные документы, имеющие отношение к цели запроса – содержащие наименование организации, в которой работал гражданин, и подтверждающие даты и периоды, по которым требуется найти информацию в архиве,
- а также заполнить заявление (запрос) на предоставление архивной информации.
Социально-правовые запросы граждан исполняются архивами на безвозмездной основе.
Во втором случае запрос может быть отнесен к тематическим, т.к. по проблеме и по теме оплаты труда учителей в 1950 г. потребуется анализ статистических отчетов и иных документов государственной и ведомственной статистики, которые районные отделы статистики или районные отделы народного образования передавали на архивное хранение. Тематические запросы граждан исполняются архивами чаще всего на договорной основе, т.е. платно.
Но во всех случаях при обращении в архив гражданин свой точно сформулированный запрос и его цель оформляет в заявлении (заявлении-анкете), форму которого архивы утверждают самостоятельно.
Классификация запросов граждан и порядок их исполнения регламентируются в действующих Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила работы госархивов; в настоящее время подготовлена и находится на общественном обсуждении новая версия данных Правил).
Далее будем комментировать более распространенную ситуацию – социально-правовой запрос о заработной плате конкретного человека.
Связанный материал
Исполнение запросов социально-правового характера
№ 02 / 2019
Статья «Исполнение запросов социально-правового характера» журнала № 2′ 2019 объяснит, чем архивная справка отличается от обычной, как заверить архивную выписку и копию, как составить текст разных справок: о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименовании работодателя, о совместительстве, для получения визы (о месте работы и среднем заработке). В статье найдете 10 образцов оформления документов
В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате?
Ведомости по выплате заработной платы (расчетно-платежные, расчетные, платежные) хранятся:
- 75 лет, если они созданы до 1 января 2003 года, и
- 50 лет, если созданы позже этой даты.
Сведения о размере заработной платы работников могут содержаться в штатном расписании, которое имеет постоянный срок хранения. В фонде районного отдела народного образования вполне может остаться на хранении утвержденная / согласованная копия или даже подлинник штатного расписания конкретной школы1.
То есть сроки хранения документов по личному составу, созданных в 1950 году, еще не истекли, и в архив обращаться за необходимыми сведениями о размере заработной платы имеет смысл. Но перед этим необходимо будет вспомнить или уточнить сведения о школе и периоде работы в ней.
Алгоритм поиска нужного архива
Общий алгоритм следующий:
1. Сельская школа подчинялась (управлялась) отделу народного образования исполнительного комитета (исполнительного органа) Совета депутатов трудящихся соответствующего района или города. Документы рай- или гороно должны были быть переданы в районный или городской архив, они могли образовать объединенный архивный фонд, в состав которого могли быть включены документы по личному составу подведомственных школ. Но если школа в селе Котово была десятилеткой и самой крупной в районе, то ее архивные документы могли передаваться в районный или городской архив и учитываться там в качестве самостоятельного архивного фонда.
Государственные (муниципальные) архивы определяют и уточняют принадлежность архивных документов к тому или иному фонду в процессе работы с организациями-источниками комплектования, а также в процессе работы с архивными документами ликвидированных организаций. Архив обычно ведет список фондов с указанием хронологических границ (названия организаций-фондообразователей), который доступен во входной зоне на доске объявлений и публикуется на официальном сайте архива.
2. Необходимо вспомнить, в каком районе и в какой области находилось село Котово, которое имеет в виду автор вопроса, ведь с 1950 года произошло много изменений в административно-территориальном делении, село могло и не сохранить своего названия (например, подмосковное село Котово вошло в черту города Долгопрудный Московской области в 1957 году).
Необходимо вспомнить:
- был ли интересующий вас населенный пункт крупным селом непосредственно районного подчинения или нет;
- изменялись ли названия района и области, какими были их названия в 1950 году, если сейчас они иные.
В полном наименовании школы могло отразиться географическое название района, в котором она находилась. В тот период существовало много таких наименований, например, «Котовская общеобразовательная средняя (или восьмилетняя) школа с производственным обучением».
Все это необходимо вспомнить для выяснения названия районного или городского архива и правильного адресования запроса. Чем точнее адресован и сформулирован запрос, тем быстрее в архиве будет осуществлен поиск документов, и заявитель скорее получит ответ.
Если ничего не известно о районном архиве, в который могли были быть переданы документы организации, то запрос о предоставлении информации необходимо направить в орган управления архивным делом в области или в городе (если это был районный центр). Называться эти органы могут по-разному:
- управление (или отдел) культуры и архивов,
- отдел культуры, туризма и архивов,
- архивное управление (или отдел).
В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве (архивах), в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки.
Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами:
- «Архивы России» Федерального архивного агентства (www.rusarchives.ru) и
- интернет-путеводителем по архивам России (web-archiv.ru).
3. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин (или по доверенности уполномоченное им лицо). При личном обращении в архив необходимо заполнить заявление (запрос), в котором:
- формулируется цель запроса;
- полностью указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения (многие архивы еще просят указывать паспортные данные);
- контактная информация – адрес и телефон;
- удобные способы получения ответа из архива (лично, через портал госуслуг, по обычной или электронной почте);
- полное наименование организации, в которой гражданин работал, кому она подчинялась (при возможности), должность (занимаемые должности) / профессия в интересующий период работы;
- если за такими сведениями гражданин обращался ранее в какие-либо органы управления архивным делом и архивы, то необходимо дополнительно сообщить об этом.
Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления (или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический).
Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону.
В цели запроса необходимо четко указать, за какой период требуются сведения о размере заработной платы (например, за все месяцы 1950 г. или за какой-то конкретный период в этом году). Ведь на основании имеющихся архивных документов в архивной справке будут указаны и оформлены в виде таблицы размеры начисленной заработной платы отдельно по каждому месяцу.
Какими нормативными документами регулируется?
В настоящее время предоставление архивной информации гражданам рассматривается как государственная (муниципальная) услуга. Результатом ее предоставления являются:
- архивные справки,
- архивные выписки,
- архивные копии,
- информационные письма о месте нахождения интересующих граждан документов,
- письма-ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации о дальнейших путях поиска необходимых сведений,
- письма-уведомления о невозможности предоставить информацию.
Основными законодательными актами, на основании которых осуществляется предоставление данной государственной (муниципальной) услуги являются федеральные законы:
- от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ);
- от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) и др.
Так, в Правилах работы госархивов и в административных регламентах установлен срок исполнения запросов социально-правового характера – 30 дней с даты регистрации, что соответствует Закону № 59-ФЗ. В утвержденных формах заявлений граждан на предоставление информации из архива выделяются поля для оформления сведений в связи с обработкой и защитой персональных данных по Закону № 152-ФЗ.
Но все конкретные технологии работы по предоставлению архивной информации закрепляются административными регламентами предоставления государственной (муниципальной) услуги информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них устанавливаются порядок, сроки, требования к запросам и ответам, контроль, порядок обжалования и т.п. организационные аспекты. В настоящее время в субъектах Российской Федерации каждый государственный архив имеет такой административный регламент и руководствуется им. Органы управления архивным делом и сами действуют на основе подобных регламентов, а для своих подведомственных районных и городских архивов часто разрабатывают и утверждают типовые административные регламенты2.
* * *
Заданный читателем вопрос связан с актуальной проблемой поиска и использования архивных документов, информации. Ощутимым подспорьем в этом могут стать:
- не только усилия органов управления архивным делом и государственных, муниципальных архивов, которые публикуют списки организаций с указанием, в какие конкретные архивы приняты их документы по личному составу;
- но и усилия кадровых служб предприятий, которые на своих сайтах могут публиковать информацию о том, в какой архив и за какие периоды переданы на хранение документы по личному составу уволенных с этого предприятия сотрудников.
Добавить в «Нужное»
Как получить справку о доходах, если при увольнении ее не выдали?
К документам, в которых указываются доходы работника и которые работодатель должен по умолчанию выдать ему в день увольнения, относятся:
- справка о сумме заработка по форме 182н (Приложение № 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). В ней отражаются сведения о доходах сотрудника, на которые начислялись взносы на ВНиМ, за год увольнения и два предшествующих ему календарных года (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). С учетом этих сведений новый работодатель должен будет рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности, если тот заболеет до конца календарного года увольнения от бывшего работодателя или в следующие 2 года (п. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ);
- расчетный листок. Он показывает, как сформировалась очередная заработная плата работника (ст. 136 ТК РФ, п. 2 Письма Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375). В том числе и последняя, выплачиваемая при увольнении. То есть такой листок работодатель должен выдавать своим работникам каждый месяц, либо высылать на электронную почту (Письмо Минтруда от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
Какие «доходные» документы можно попросить у работодателя
Зачастую работнику бывает нужна справка по форме 2-НДФЛ. Чтобы ее получить, работник должен написать заявление. Поскольку 2-НДФЛ составляется и выдается по требованию (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Справка оформляется за календарный год. Поэтому если вы, к примеру, увольняетесь в ноябре 2018 года, то вам выдадут справку за январь-ноябрь 2018 года (за период с ноября 2017 по ноябрь 2018 гг. бухгалтер оформить справку не сможет). Если вам нужны справки и за более ранние периоды работы, это лучше сразу указать в заявлении.
Кроме того, работнику может понадобиться справка о среднем заработке за последние 3 месяца, если он планирует встать на учет в службе занятости и получать пособие по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).
Если какую-либо справку не дают
Ответственность за невыдачу справки 2-НДФЛ в отношении работодателя – налогового агента НК РФ не установлена (Письмо Минфина от 21.06.2016 N 03-04-05/36096). Вместе с тем, работодатель обязан выдать сотруднику документы, связанные с работой, на основании его заявления не позднее 3 рабочих дней с даты подачи этого заявления (ст. 62 ТК РФ). Аналогичное правило применяется и к запросам бывших сотрудников.
За непредставление документов, связанных с работой сотрудника, предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностного лица – от 1 000 руб. до 5 000 руб.;
- для организации – от 30 000 руб. до 50 000 руб.
А если работнику не выдадут справку по форме 182н или справку, необходимую для назначения пособия по безработице, то сотрудник будет вправе обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда. Такие разъяснения размещены на сайте «Онлайнинспекция.РФ»
Кроме того, если из-за неполучения любой справки права работника ущемляются, он может обратиться в суд.
Форум для бухгалтера:
Как документально доказать заработную плату для начисления пенсии?
Расчет пенсии производился на основе пяти лет работы в 80-е годы. Стаж доказан архивной справкой из архива Минобороны РФ. Не могу доказать документально заработную плату за два года работы в воинских частях в Афганистане. Документы отсутствуют в архивах МО РФ и МО Республики Узбекистан, куда и был вывезен архив моей части. Ответы об этом получены. Сейчас пенсия начислена за доказанный период. Примерно 2/3 от расчетной. Какие еще есть возможности у меня для подтверждения? Есть ли смысл обратиться в суд?
Сергей Агапов
Консультаций: 259
В первую очередь отметим, что для подтверждения среднемесячного заработка за любые 60 месяцев подряд до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности за период до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» необходимо использовать справки, выданные работодателями либо государственными (муниципальными) органами на основании первичных бухгалтерских документов.
В случае ликвидации работодателя либо государственного (муниципального) органа или прекращения их деятельности по другим причинам указанные справки выдаются правопреемником, вышестоящим органом или архивными организациями, располагающими необходимыми сведениями.
Также для исчисления пенсии принимаются:
справки работодателя (лица, оплатившего работу или услугу) об оплате по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, с отметкой об уплате страховых взносов;
расчетные книжки или справки, выданные профсоюзными органами, с участием которых были заключены договоры о работе лиц у отдельных граждан, с указанием заработка рабочих и служащих соответствующей профессии и квалификации, занятых на государственных предприятиях и в организациях бытового обслуживания населения;
копии лицевых счетов, выдаваемые архивными организациями.
Исходя из рассматриваемой ситуации, при отсутствии каких-либо документов, в том числе архивных имеется возможность установления факта, имеющего юридическое значение (в данном случае заработок за определенный период времени) с помощью судебной процедуры, предусмотренной гл. 28 Гражданского процессуального кодекса РФ.
В соответствии с положениями указанной главы суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан.
Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов.
В заявлении об установлении факта, имеющего юридическое значение, должно быть указано, для какой цели заявителю необходимо установить данный факт, а также должны быть приведены доказательства, подтверждающие невозможность получения заявителем надлежащих документов или невозможность восстановления утраченных документов.
Следует иметь в виду, что обязанность по доказыванию размера заработка в данной ситуации ложится на заявителя, для его подтверждения можно ссылаться на собственные объяснения заявителя, показания свидетелей, письменные и вещественные доказательства. Например, можно воспользоваться справками из органов статистики о размере заработной платы определенной категории сотрудников в определенной местности за интересующий период времени.
Добрый день, Татьяна!
Можно обратиться к письму от 27.11.2001 Министерства труда и социального развития РФ № 8389-ЮЛ и Пенсионного фонда РФ № ЛЧ-06-27/9704 «О некоторых вопросах определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случае утраты работодателями первичных документов о заработке работников», которое рекомендует в случае утраты первичных документов о заработке работника рассматривать каждый случай комиссионно с привлечением органов исполнительной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, работодателей, профсоюзных органов, органов по труду и территориальных органов Пенсионного фонда РФ.
Оформляется акт, отражающий факт события, вследствие которого утрачены документы о заработке, а также факт отсутствия сведений о заработке работника в данных персонифицированного учета.
В случае установления, что работнику причинен ущерб, который выражается о невозможности назначения или перерасчета пенсии из наиболее выгодного варианта среднемесячного заработка, а также установлено, что данный ущерб подлежит возмещению соответствующим должностным лицом, то комиссия дает рекомендацию обратиться в суд.
В случае, если невозможно определить причинителя вреда по причине форс-мажорных обстоятельств (наводнение, ураганы, землетрясения), территориальное отделение Пенсионного фонда может принять документы, косвенно подтверждающие фактический заработок.
К таким документам можно отнести учетные карточки членов партии и партийные билеты, учетные карточки членов профсоюза и профсоюзные билеты, учетные карточки членов комсомола и комсомольские билеты, расчетные книжки (расчетные листы), которые оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда, приказы и другие документы, из которых можно сделать вывод об индивидуальном характере заработка работника.
