Как найти рабочий период

В чем различия рабочего года, отпускного стажа и расчетного периода

“Зарплата”, 2013, N 10

При расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск бухгалтеры используют такие понятия, как рабочий год, отпускной стаж и расчетный период. Что характеризует каждое из них, чем они различаются и как применяются при расчете отпускных, рассмотрим в статье.

Рабочий год, отпускной стаж и расчетный период – это определенные отрезки времени, для каждого из которых имеет значение момент начала отсчета. При этом время, отработанное у предыдущих работодателей, ни в один из периодов не входит.

Рабочий год. Первый рабочий год отсчитывается со дня трудоустройства сотрудника в компанию:

• с даты начала его работы, указанной в трудовом договоре (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
• со дня фактического допуска к работе, если трудовой договор с ним не был оформлен надлежащим образом (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

Последующие рабочие годы начинаются со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.

Отпускной стаж. Отсчет отпускного стажа, как и первого рабочего года сотрудника, начинается со дня его трудоустройства к работодателю. Отпускной стаж – это общий стаж работы сотрудника в данной компании, который складывается из рабочих лет сотрудника.

Расчетный период для исчисления отпускных составляет 12 календарных месяцев и отсчитывается с месяца, предшествующего месяцу, в котором работник уходит в отпуск.

Таким образом, у рабочего года и отпускного стажа одна точка отсчета, но, как правило, разная продолжительность. У расчетного периода точка отсчета совсем иная.

Рабочий год и отпускной стаж

Согласно трудовому законодательству компания обязана предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 и ч. 1 ст. 122 ТК РФ) за каждый рабочий год (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

В отпускной стаж включаются (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

• время фактической работы сотрудника;
• время, когда он фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). В числе таких периодов время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Покажем, как определить рабочий год и отпускной стаж на примере.

Пример 1. Э.Г. Антильская принята на работу в ЗАО “Гваделупа” 22 марта 2010 г. С 16 сентября 2013 г. сотрудница уходит в отпуск.

Определим рабочие годы Э.Г. Антильской и ее отпускной стаж на 15 сентября 2013 г. (день, предшествующий началу отпуска).

Решение. Первый рабочий год сотрудницы отсчитывается с 22 марта 2010 г. и заканчивается 21 марта 2011 г.

Второй рабочий год у Э.Г. Антильской начнется с 22 марта 2011 г. и закончится 21 марта 2012 г.

Третий рабочий год – с 22 марта 2012 г. по 21 марта 2013 г.

С 22 марта 2013 г. начался отсчет четвертого рабочего года, который может закончиться 21 марта 2014 г.

По состоянию на 15 сентября 2013 г. Э.Г. Антильская отработала в ЗАО “Гваделупа” три полных рабочих года и четвертый не полностью. Отпускной стаж работницы составит 3 года 5 месяцев 25 дней.

Отпускной стаж работника складывается из рабочих лет

             1-й рабочий    2-й рабочий    3-й рабочий      4-й рабочий
                 год            год            год              год
           -------/-----¬-------/-----¬-------/-----¬---------/-------¬
           ¦22.03.2010   ¦¦22.03.2011   ¦¦22.03.2012   ¦¦22.03.2013       ¦
           О-------------ОО-------------ОО-------------ОО-----О----------->
      День ¦    21.03.2011     21.03.2012     21.03.2013      15.09.2013
трудоустройства---------------------/-------------------------
                              Отпускной стаж

Схема 1 В каких случаях сдвигают рабочий год

Существуют периоды времени, которые не входят в отпускной стаж и поэтому сдвигают дату начала очередного рабочего года, то есть право на очередной отпуск наступает у работника позже. К таким периодам относится:

• время отпусков по уходу за ребенком до полутора (трех) лет (ч. 2 ст. 121 ТК РФ);
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней в рабочем году (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ);
• время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе из-за отстранения его от работы в случаях, предусмотренных в ст. 76 ТК РФ (например, когда работник не прошел обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда).

Все периоды, включаемые и не включаемые в отпускной стаж, представлены в табл. 2 на с. 45.

Таблица 2

Включаемые и исключаемые периоды для отпускного стажа и расчетного периода

----------------------------------------------T-------------T--------------
                     Период                   ¦  Включается ¦  Включается
                                              ¦   (+) или   ¦   (+) или
                                              ¦ исключается ¦не включается
                                              ¦     (-)     ¦     (-)
                                              ¦из расчетного¦ в отпускной
                                              ¦   периода   ¦     стаж
----------------------------------------------+-------------+--------------
                       1                      ¦      2      ¦      3
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Временная нетрудоспособность                 ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
                                  Отпуска
----------------------------------------------T-------------T--------------
 Отпуск по беременности и родам               ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Отпуск по уходу за ребенком до полутора      ¦      -      ¦      -
 (трех) лет                                   ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Отпуск без сохранения заработной платы       ¦      -      ¦      +
 продолжительностью до 14 календарных дней    ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Дополнительный отпуск без сохранения         ¦      -      ¦      +
 заработной платы (учебный)                   ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Отпуск без сохранения заработной платы       ¦      -      ¦      -
 продолжительностью свыше 14 календарных дней ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
            Периоды сохранения за работником среднего заработка
----------------------------------------------T-------------T--------------
 Ежегодный оплачиваемый отпуск                ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Перерыв для кормления ребенка,               ¦      +      ¦      +
 предусмотренный в ст. 258 ТК РФ              ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Служебная командировка                       ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Дополнительный оплачиваемый отпуск (учебный) ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Период повышения квалификации с отрывом      ¦      -      ¦      +
 от работы                                    ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время прохождения обязательного медосмотра   ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Период отстранения от работы сотрудника,     ¦      -      ¦      +
 не прошедшего обязательный медицинский осмотр¦             ¦
 (обследование) не по своей вине              ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время простоя по вине работодателя           ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время простоя по причинам, не зависящим      ¦      -      ¦      +
 от работодателя и работника                  ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Работник не участвовал в забастовке,         ¦      -      ¦      +
 но в связи с этой забастовкой не имел        ¦             ¦
 возможности выполнять свою работу            ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Дополнительные оплачиваемые выходные дни     ¦      -      ¦      +
 по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами   ¦             ¦
 с детства                                    ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Дни сдачи крови и дополнительные оплачиваемые¦      -      ¦      +
 выходные дни донорам                         ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Дополнительные оплачиваемые выходные дни,    ¦      -      ¦      +
 предоставляемые вахтовикам за работу сверх   ¦             ¦
 нормальной продолжительности рабочего времени¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время участия в коллективных переговорах     ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время обязательного диспансерного            ¦      -      ¦      +
 обследования беременных женщин в медицинских ¦             ¦
 учреждениях                                  ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время вынужденного прогула при незаконном    ¦      -      ¦      +
 увольнении или отстранении от работы и       ¦             ¦
 последующем восстановлении на прежней работе ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Выходные дни, предоставляемые за работу      ¦      +      ¦      +
 в выходной или нерабочий праздничный день    ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время исполнения гособязанностей             ¦      -      ¦      +
----------------------------------------------+-------------+--------------
                                Иные периоды
----------------------------------------------T-------------T--------------
 Работа в режиме неполного рабочего времени   ¦      +      ¦      +
 в отпуске по уходу за ребенком               ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время простоя по вине работника              ¦      +      ¦      -
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время отсутствия на рабочем месте            ¦      +      ¦      -
 без уважительной причины (прогул)            ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время забастовки                             ¦      +      ¦      -
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Время приостановления работ в связи          ¦      -      ¦      +
 с нарушением требований охраны труда         ¦             ¦
 не по вине работника                         ¦             ¦
 ---------------------------------------------+-------------+--------------
 Время приостановки работы в случае задержки  ¦      -      ¦      +
 выплаты заработной платы                     ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------
 Дополнительный выходной день в месяц без     ¦      -      ¦      +
 сохранения заработной платы, предоставляемый ¦             ¦
 женщинам, работающим в сельской местности    ¦             ¦
----------------------------------------------+-------------+--------------

Пример 2. Изменим условие примера 1. Э.Г. Антильская принята на работу в ЗАО “Гваделупа” 22 марта 2010 г. С 15 января 2011 г. она находилась в отпуске по беременности и родам, а с 4 июня 2011 г. – в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет.

2 октября 2012 г. сотрудница вышла на работу и сразу взяла ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 дней. С 11 по 24 марта 2013 г. Э.Г. Антильская была в командировке. С 20 по 31 мая 2013 г. брала больничный.

Определим рабочие годы Э.Г. Антильской и ее отпускной стаж на 15 сентября 2013 г. – день, предшествующий дате начала очередного отпуска сотрудницы.

Таблица 1

Даты начала и окончания периодов

          Периоды и даты        

      Дата начала     

  Дата окончания

 Трудоустройство в компанию     

      22.03.2010      

 Отпуск по беременности и родам 

      15.01.2011      

    03.06.2011

 Отпуск по уходу за ребенком    
 до полутора лет                

      04.06.2011      

    01.10.2012

Длительность периода - 1 год 3 месяца 28

дней:

- с 04.06.2011 по 03.06.2012 - 1 год;
- с 04.06.2012 по 03.09.2012 - 3 месяца;
- с 04.09.2012 по 01.10.2012 - 28 дней

 Выход на работу после отпуска  
 по уходу за ребенком           

      02.10.2012      

 Ежегодный оплачиваемый отпуск  

      02.10.2012      

    15.10.2012

 Служебная командировка         

      11.03.2013      

    24.03.2013

 Временная нетрудоспособность   

      20.05.2013      

    31.05.2013

 Ежегодный оплачиваемый отпуск  

      16.09.2013      

Решение. Первый рабочий год сотрудницы начался с 22 марта 2010 г. и закончился 21 марта 2011 г. На этот период приходится время, когда Э.Г. Антильская была в отпуске по беременности и родам, оно включается в отпускной стаж.

Второй рабочий год у работницы начался с 22 марта 2011 г. и мог закончиться 21 марта 2012 г., если бы Э.Г. Антильская не находилась в отпуске по уходу за ребенком. Поскольку это время не входит в отпускной стаж, на него сдвигается рабочий год. В нашем случае на 1 год 3 месяца 28 дней.

Время ежегодного оплачиваемого отпуска, служебной командировки и временной нетрудоспособности включается в отпускной стаж и рабочий год не сдвигает.

Следовательно, второй рабочий год у сотрудницы закончился 18 июля 2013 г., то есть сдвинулся на 1 год 3 месяца 28 дней:

• 1 год – с 21 марта 2012 г. по 20 марта 2013 г.;
• 3 месяца – с 21 марта по 20 июня 2013 г.;
• 28 дней – с 21 июня по 18 июля 2013 г.

Третий рабочий год начался 19 июля 2013 г.

В итоге отпускной стаж Э.Г. Антильской на 15 сентября 2013 г. составит 2 года 1 месяц 28 дней.

Расчетный период для исчисления среднего заработка

По общему правилу расчетный период для определения среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск или у него по другим основаниям возникает право на сохранение среднего заработка. Такой порядок установлен:

• в ч. 3 ст. 139 ТК РФ;
• п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее – Положение о среднем заработке).

Примечание. Расчетный период для исчисления пособий – два календарных года, предшествующие году наступления страхового случая (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Если работник трудится в компании менее 12 месяцев, расчетным периодом будет количество календарных месяцев с даты трудоустройства по месяц, предшествующий месяцу ухода в отпуск.

Можно ли сдвигать расчетный период

Исключаемые периоды. При исчислении среднего заработка из расчетного периода нужно исключать время, а также начисленные за это время суммы (п. 5 Положения о среднем заработке):

• когда за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (кроме перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ). Например, период ежегодного оплачиваемого отпуска, командировки или прохождения обязательного медосмотра (ст. ст. 114, 167 и 185 ТК РФ);
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Исключение этих периодов уменьшает количество учитываемых календарных дней, но к сдвигу приводит в следующем случае.

Иной расчетный период. Расчетный период сдвигается, если в течение 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск или у него по другим основаниям возникает право на сохранение среднего заработка (п. 6 Положения о среднем заработке):

• работник не имел фактически начисленной зарплаты;
• фактически отработанных дней;
• этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения о среднем заработке.

Например, перед уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком. В этом случае средний заработок нужно определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.

Пример 3. Воспользуемся условием примера 2 и определим расчетный период для ежегодного оплачиваемого отпуска Э.Г. Антильской, в который она уходила со 2 по 15 октября 2012 г.

Напомним, что сотрудница принята на работу в ЗАО “Гваделупа” 22 марта 2010 г. С 15 января 2011 г. она находилась в отпуске по беременности и родам, а с 4 июня по 1 октября 2011 г. – в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет.

Решение. Расчетный период для отпуска сотрудницы равен 12 календарным месяцам, предшествующим октябрю 2012 г., то есть с 1 октября 2011 г. по 30 сентября 2012 г. Все это время она была в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет.

Учитывая, что период указанного отпуска исключается из расчетного периода, в качестве расчетного нужно брать предшествующий период.

До отпуска по уходу за ребенком Э.Г. Антильская находилась в отпуске по беременности и родам (с 21 января 2011 г. по 3 июня 2011 г.). Это время также исключается из расчетного периода. Значит, последним месяцем расчетного периода будет декабрь 2010 г. При этом расчетный период должен быть равен 12 календарным месяцам – с января по декабрь 2010 г. Но так как сотрудница работает в компании с 22 марта 2010 г., в расчетный период у нее войдет 10 месяцев (с 22 марта по 31 декабря 2010 г.), один из которых (март 2010 г.) отработан не полностью.

Как считать учитываемые календарные дни расчетного периода

При полностью отработанном расчетном периоде количество учитываемых календарных дней определяется как произведение среднемесячного числа календарных дней (29,4) и количества полных календарных месяцев. Оно будет равно 352,8 календарного дня (29,4 x 12 мес.).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения о среднем заработке, количество учитываемых календарных дней определяется как сумма произведения среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество полных календарных месяцев и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Число календарных дней в неполном календарном месяце определяется путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Такой порядок установлен в п. 10 Положения о среднем заработке.

Покажем, как определить количество учитываемых календарных дней расчетного периода на примере.

Пример 4. Э.Г. Антильская принята на работу в ЗАО “Гваделупа” 22 марта 2010 г. С 15 января 2011 г. она находилась в отпуске по беременности и родам, а с 4 июня 2011 г. – в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет.

Со 2 октября 2012 г. она вышла на работу и сразу взяла ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 дней.

С 11 по 24 марта 2013 г. Э.Г. Антильская была в командировке. С 20 по 31 мая 2013 г. брала больничный.

Определим расчетный период для ежегодного оплачиваемого отпуска Э.Г. Антильской, в который она уходит с 16 сентября 2013 г.

Решение. Расчетным периодом для отпуска сотрудницы будет 12 календарных месяцев, предшествующих сентябрю 2013 г., – с 1 сентября 2012 г. по 31 августа 2013 г. В расчетном периоде сотрудница была:

• с 1 сентября по 1 октября 2012 г. (30 дней в сентябре и 1 день в октябре) – в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет;
• со 2 по 15 октября 2012 г. (14 календарных дней) – в ежегодном оплачиваемом отпуске;
• с 11 по 24 марта 2013 г. (14 календарных дней) – в командировке;
• с 20 по 31 мая 2013 г. (12 календарных дней) – на больничном.

Все эти периоды нужно исключить из расчетного периода.

Итого в расчетном периоде Э.Г. Антильская 8 месяцев отработала полностью, в сентябре не работала, а 3 месяца расчетного периода (октябрь 2012 г., март и май 2013 г.) отработала не полностью.

Рассчитаем количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах:

• в октябре 2012 г. оно будет равно 15,2 дня [29,4 x (31 дн. – 1 дн. – 14 дн.) : 31 дн.];
• в марте 2013 г. – 16,1 дня [29,4 x (31 дн. – 14 дн.) : 31 дн.];
• в мае 2013 г. – 18 дней [29,4 x (31 дн. – 12 дн.) : 31 дн.].

Количество календарных дней в полностью отработанных месяцах составит 235,2 дня (29,4 x 8 мес.).

Общее количество учитываемых календарных дней – 284,5 дня (15,2 дн. + 16,1 дн. + 18 дн. + 235,2 дн.).

Расчетный период для отпуска, начинающегося 16 сентября 2013 года

        3-й рабочий год                   4-й рабочий год
---------------/-------------¬-----------------/----------------¬
¦22.03.2012         21.03.2013¦¦22.03.2013              21.03.2014¦
О---------------О-------------ОО---------------О--О---------------О------->
                ¦01.09.2012          31.08.2013¦ 16.09.2013
                L--------------/--------------- День начала отпуска
                        Расчетный период

Схема 2

Н.А.Яманова

Старший научный редактор

журнала “Зарплата”