Как найти силы все успевать

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

• Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да ещё и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
• Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
• Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
• Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
• Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

• Создание полезных привычек;
• Планирование и расставление приоритетов;
• Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итоги того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовали измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и съездить за важной покупкой. Если начать откладывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела и задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполнили главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решение о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за правило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё одним важным шагом к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Пройти обучающий вебинар

Рекламная интеграция:

Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:

1. Сконцентрироваться на важном.
2. Снизить уровень стресса и тревоги.
3. Улучшить качество сна и отдыха.
4. Уменьшить рассеянность внимания.
5. Избавиться от токсичных мыслей.

Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.

Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.

Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.

Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

Здравствуйте, дорогие мои читатели.

Жизнь так устроена, что почти все женщины вынуждены работать. Мало кто может себе позволить сидеть дома и заниматься домашним хозяйством и детьми. Где же найти силы, чтобы придя с работы успеть переделать кучу дел и пообщаться с близкими. Как всё успеть?

Вот мои простые правила.

Перефразируя известную поговорку хочу посоветовать: всё что вы привыкли делать вечером лучше научиться делать утром. Готовить еду для семьи лучше всего утром. Тогда и дети днём будут накормлены и вам не придётся после работы стоять у плиты.

Вам только кажется, что это невыполнимо. Найдите блюда, которые можно быстро приготовить. Например котлеты. Не обязательно жарить их на сковороде, гораздо проще приготовить их в духовке, и переворачивать и следить за ними не надо. Можно приготовить их сразу целый противень, а потом только гарнир менять: сегодня гречку, завтра макароны, потом рис или картошку.

У меня на канале очень много рецептов, которые требуют минимум вашего труда. Например тушёное мясо. Оно готовится долго. Но если вы будете его готовить по моему рецепту, то вам нужно будет его только порезать, поставить на огонь и… вспомнить только через 1,5 часа, чтобы добавить в него лук и морковь, перец и соль. На выходе вкуснейшее и нежнейшее мясо, которое можно приготовить один раз вечером и потом есть неделю, меняя только гарниры.

Продумать, что вы будете готовить нужно вечером. Подготовьте продукты, достаньте мясо из морозильника, тогда вам будет проще настроиться на приготовление пищи. Ведь вы точно будете знать, что вам нужно делать.

Возьмите за правило оставлять кухню чистой. Если вы пользуетесь посудомоечной машиной, складывайте посуду сразу в неё. Если моете вручную, мойте сразу, пока не засохла, так получится быстрее. Приучите близких убирать за собой посуду, всё зависит только от вас будут ли они вам помогать.

У меня, например, муж и дети с раннего возраста всегда мыли посуду. Конечно, дети по малости лет бурчали и препирались кому мыть. Но мыли! Сейчас они взрослые, но приходя в гости моют за собой и за мной посуду. В нашей семье это не зазорно.

К тому же выходить утром в чистую кухню гораздо приятнее, чем в грязную и не убранную.

Если вы будете готовить еду утром, то вечером у вас будет время спокойно подготовить одежду на завтра или убраться в одном из шкафов или в одной из комнат. Привлекайте близких к уборке, пусть помогают.

Напишите перечень дел, распределите их между всеми членами семьи. Дети могут быть ответственными за свои комнаты и шкафчики, вам останется только проконтролировать.

Если вам кажется, что у вас нет сил на уборку, постарайтесь договориться с собой. Я например всегда говорю себе: “Я буду убираться всего 30 минут. Что успею, то успею” И вы знаете, за эти 30 минут успеваешь сделать довольно много. И стоит перебороть свою лень, становится легче.

А ещё мне помогает вот что. Если я наведу порядок в одном из шкафов и выброшу что-то, мешающее мне поддерживать порядок, настроение моё заметно улучшается, усталость проходит.

Не оставляйте дела на выходные дни. В выходные старайтесь отдохнуть, набраться сил и энергии. Думайте о предстоящих выходных и о том, что сейчас вы освобождаете для них время.

Удачи вам, дорогие женщины. Это статья для вас! Спасибо, что дочитали её до конца. Подписаться на канал

Валяться на диване, смотреть телек, щелкать орешки, плевать в потолок и при этом быть счастливым, успешным, обеспеченным и довольным жизнью – такое могут позволить себе разве что герои мультфильмов, но не более. Бешеный темп жизни, куча дел и обязанностей, ответственность, учеба, работа – вот с чем ежедневно приходится сталкиваться современному человеку, тем более тому, кто хочет достигать новых высот и лучших результатов.

Именно поэтому разговор о том, как все успевать, будет очень кстати. Эта статья будет полезна и студенту и менеджеру, и маме с детьми и фрилансеру, и грузчику на складе и бизнесмену, и даже тому, кто еще учится в школе. Все, о чем вы узнаете, поможет вам привести в порядок свои дела и личную жизнь, перестать быть белкой в колесе бесконечных авралов и дедлайнов, научиться выстраивать свой день и даже свою жизнь так, чтобы в ней находилось время на все, а вы при этом чувствовали себя полными сил и энергии. Давайте начнем!

Вообще, вопрос о том, как успевать все сделать, достаточно объемный. Отвечая на него, можно сказать немало интересного. Но мы ограничимся тремя основными разделами:

• Первый раздел будет посвящен личному тайм-менеджменту
• Второй раздел – распорядку дня
• Третий раздел – полезным лайфкахам для повседневного применения

Лирические вступления тут уже излишни, поэтому сразу приступаем к делу.

Личный тайм-менеджмент

Как мы все уже давно знаем, время – это самый ценный ресурс, который у нас есть (помимо здоровья, конечно). Но мы не можем обратить время обратно, отчего его ценность увеличивается в разы.

Любой человек имеет полное право распределять свое время не только так, как ему хочется, но и так, чтобы от этого была практическая польза. Однако одни люди успевают делать все важные дела и еще оставлять время на отдых и развлечения, а другие и не успевают ничего, и расслабиться себе позволить не могут. Почему, ведь у всех в сутках 24 часа, а в часах по 60 минут?!

А ответ до банальности прост – люди, которые ничего не успевают, совершенно не умеют (или не хотят) управлять своим временем. В прямом смысле, конечно же, временем управлять не удастся, но научиться использовать его рационально (и управлять им именно в этом смысле) может каждый. Для этого даже существует специальная дисциплина – тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это учет и планирование времени. В нашем случае (раз мы говорим о личном времени) это учет и планирование нашего личного драгоценного временного ресурса. Благодаря им мы можем с удивительной легкостью структурировать свое рабочее и нерабочее время. Но еще большее волшебство тайм-менеджмента состоит в том, что работать можно не «где-то там», а конкретно сейчас – выстраивая дела на дни и недели в правильном порядке.

Многие считают, что управление временем – это прерогатива управленцев или руководителей, но это вовсе не так. Оно полезно и доступно к освоению не только на работе, но и дома. Молодой маме тайм-менеджмент поможет успевать следить за ребенком и держать себя в прекрасной форме (по сути, это касается людей с детьми вообще), студенту он позволит успевать готовиться к сессии без ущерба для встреч с друзьями и романтических свиданий, ученику в школе он даст возможность и уроки успевать делать и в футбол во дворе гонять.

Говоря проще, управление временем принесет пользу любому человеку, кто хочет привести в порядок учебу, работу, жизнь и даже отношения с окружающими людьми; кто желает стать более эффективным, работоспособным и успешным.

Если вы хотите знать, как все успевать, вам нужно уяснить главный принцип тайм-менеджмента. Согласно ему, время нужно измерять не в минутах и часах, а в событиях и действиях. Именно такое оригинальное восприятие времени даст вам ощущение наполненности жизни и понимание того, как жить с пользой для себя.

Возьмите за правило тратить свое время и свои силы на то, что вам нужно на самом деле: то, что приводит к успехам, продвигает к цели, расширяет границы. Также мы советуем овладеть тремя полезными навыками:

• Научитесь расставлять приоритеты (почитайте наши статьи «Искусство расставлять приоритеты» и «Колесо жизни»)
• Научитесь правильно ставить цели (узнать, как это делается, вы можете в наших статьях «Персональная постановка целей» и «10 шагов для достижения целей»)
• Научитесь грамотно планировать (об этом мы рассказывали в наших статьях «Эффективное планирование», «Планирование недели», «Как планировать на год вперед» и «Как планирование изменит вашу жизнь»)

Помимо этого, настоятельно рекомендуем пройти наш бесплатный курс «Тайм-менеджмент: управление временем», чтобы овладеть этим искусством в деталях.

Ну и в завершение – вот что думает по поводу того, как все успевать, американский мотивационный спикер, гуру тайм-менеджмента и эксперт по саморазвитию Брайан Трейси.

Распорядок дня

Планирование дня является первым шагом к успешному управлению временем. Вы не найдете ни одного выдающегося человека, бизнес-тренера или успешного общественного деятеля, который не планировал бы свой день.

Если вы уже сейчас создаете хотя бы какое-никакое расписание на грядущий день, это похвально. Но ваша задача научиться мастерски составлять распорядок своего дня, причем делать это семь дней в неделю. И это вовсе на значит, что отныне вы станете «рабом ежедневника». На самом деле вы избавитесь от многозадачности, прокрастинации, бессмысленных и ни к чему не приводящих дел.

Дела, задачи, встречи, планы и цели, естественно, желательно фиксировать на бумаге или, следуя трендам современности, в планировщике своего любимого гаджета. Делая записи и постоянно к ним обращаясь, вы всегда будете держать свои заботы в пределе досягаемости внимания, и ни о чем не забудете. К тому же оставшиеся невыполненными дела могут стать незавершенными гештальтами – тем, что не будет давать вам покоя, пока вы этого не сделаете.

Другой важный момент в создании распорядка дня – это распределение дел на более и менее важные. В этом вам очень поможет матрица Эйзенхауэра, которая пригодится и в школе, и в институте, и в работе, и в личной жизни. Не забывайте также записывать время, когда нужно выполнить ту или иную задачу. Вы перестанете думать, как успевать все сделать, ведь вы просто будете делать все по порядку и в свое время.

И еще несколько советов, которые помогут вам придерживаться плана:

• Пробуйте начинать и заканчивать каждый день в одно и то же время (почитайте о правильном режиме дня). Раньше встанете – продуктивнее начнете свой день и больше успеете, ляжете спать в 4 утра – проспите до обеда или не выспитесь. Что лучше? Конечно, первое. А если приучите свой организм к режиму эффективного человека (есть даже режим гения), он отблагодарит вас бодростью и энергией, а сами вы будете в состоянии свернуть горы!
• Помните: порядок дома – порядок в голове, порядок на рабочем месте – порядок в делах. Старайтесь держать в порядке абсолютно все: свое жилище, автомобиль, одежду, рабочее пространство. Во-первых, когда все вещи на своих местах, их легко найти, во-вторых, окружив себя порядком, вы станете автоматически приводить в систему все, с чем имеете дело, а это позволит лучше разбираться в тех же делах. И, в-третьих, наведение порядка – это своеобразная медитация: прибираясь, вы стабилизируете свое психическое состояние и упорядочиваете мысли.
• Избавьтесь от максимально возможного количества отвлекающих факторов. Телевизор, соцсети, телефонные разговоры попусту – это хорошо и помогает развеяться, но всему должна быть мера. Прежде чем в очередной раз уделить время какой-то чепухе, подумайте: стоит ли оно того? Неужели вам это действительно нужно? Быть может, есть дела поважнее и поинтереснее?
• Формируйте правильные привычки. Привычки – это действия, доведенные до автоматизма. Вы уже знаете, как это работает – просто задумайтесь о том, что делаете автоматически и постоянно: стучите пальцами по столу, грызете ручку, курите и т.д. Попытайтесь «поймать себя», т.е. увидеть то, что вы совершаете бессознательно, но что не приносит вам пользы, и замените это полезными привычками. Для начала можете научиться ежедневно делать эти шесть вещей.

И снова мы не можем не поделиться с вами полезностями – найдите немножко времени, и почитайте хотя бы часть этих статей (а лучше – все):

• Негативные социальные привычки
• Привычки, которые отбирают энергию
• Непродуктивные привычки
• Ежедневные привычки, которые сделают вас умнее
• Полезные для жизни привычки
• Привычки, которые способствуют счастью
• Привычки, убивающие стресс
• Лучшие воскресные привычки
• Как стать лучше уже завтра
• Как развить хорошие привычки и избавиться от плохих
• Формирование полезных привычек
• Как развить привычку
• Как выработать привычку за три недели

Полезные привычки важны и на работе, и в школе, и в семье, и в обществе, и в бизнесе. Так что не теряйте времени и осваивайте новые навыки, которые сделают вас и вашу жизнь лучше, научат, как все успевать и становиться счастливым.

Ну и, раз уж мы заговорили о навыках, самое время перейти к лайфхакам для людей, которые хотят научиться управлять своим временем. По большому счету в них нет ничего такого уж особенного, но, как вы наверняка и сами не раз замечали, даже самые банальные вещи могут «переключить тумблер», если они преподнесены доходчиво и грамотно.

Лайфхаки для повышения продуктивности

Далеко не всегда причиной нехватки времени является неумение этим временем управлять. Очень часто у человека просто-напросто не хватает сил на выполнение всего задуманного. Пусть у вас потрясающая мотивация, пусть вы полны энтузиазма, пусть ваш день расписан по минутам – но какое это имеет значение, если ваша голова уже ничего не варит, когда мозг отказывается служить вам верой и правдой?

Столько всего уже было сказано о том, что жизнь современного человека – это нескончаемые потоки информации, множество событий, доканывающие стрессы. Мы не будем вдаваться в пространные размышления, а просто подведем итог: наша работоспособность стремится к нулю под воздействием все этих факторов. И чтобы быть в состоянии вообще жить, нужно держать себя и свое здоровье в порядке.

Вы, наверное, знаете, что, например, немного шоколада способствует поднятию настроения, повышению жизненного тонуса, улучшению мозговой активности. Так вот, съесть шоколадку – это уже лайфхак – хитрость, позволяющая стать более эффективным. Но мы не станем настаивать на шоколаде, а приведем несколько других советов.

Делайте перерывы

Думая о том, как все успевать, многие люди начинают трудиться, не покладая рук. Но это в корне неправильно, ведь мозг (да и организм вообще) переутомляется и работоспособность снижается. Поэтому, работая в течение дня, обязательно делайте перерывы. Выделяйте чуток времени на отдых, чтобы дать мозгу отдохнуть, восстановиться и вернуться в нормальное состояние. Пренебрежение отдыхом может свалить с ног кого угодно, и даже привести к серьезным заболеваниям. Не забывайте об этом.

Отдыхайте продуктивно

Логическое продолжение предыдущего пункта: проводите свой досуг так, чтобы мысли о работе отходили на задний план. Знаете поговорку: «приходя на работу, оставляйте домашние проблемы дома»? Точно так и здесь: в нерабочее время отключитесь от рабочих забот. Смотрите кино, слушайте музыку, играйте с ребенком, гуляйте, занимайтесь хозяйством, но только оставьте работу в покое – никуда она не убежит. В противном случае вы не сможете отдохнуть даже за две недели отпуска, т.к. мозг просто не расслабится, а значит, и вы сами не отдохнете.

Спите достаточно

И снова об отдыхе – спите столько, сколько положено – примерно 7-8 часов в сутки. Это время является оптимальным для полноценного отдыха и восстановления сил. Конечно, той же молодой маме с детьми, студенту перед сессией или вечно занятому бизнесмену может быть проблематично это делать, но «красота требует жертв». Как успевать все сделать – нормально спать. Ко всему прочему, утро, как говорится, вечера мудренее, и, проснувшись, вы сможете посмотреть на все со свежей головой, в том числе и понять, когда и что лучше делать в этот день.

Правильно питайтесь

Еще одна составляющая образа жизни продуктивного человека, которому на все всегда хватает времени, – это правильное питание. В организм должно поступать необходимое количество витаминов, минералов и микроэлементов, обеспечивающих его стабильную жизнедеятельность. Мозг «любит» картофель, бобовые, орехи, сахар и крахмал в допустимых нормах (вообще, у нас есть статья «Продукты для мозга» и даже целый курс «Правильное питание»). Здесь же скажем, что не стоит злоупотреблять пищей – переедать, а питаться можно разными способами, и если вам очень интересно, почитайте об альтернативных концепциях питания. Обеспечив свой организм всеми нужными ресурсами, вы сможете сохранять бодрость и активность в течение всего дня, и как все успевать для вас перестанет быть проблемой.

Дышите и смотрите

Чтобы улучшить работу мозга и, соответственно, стать более продуктивным и все-успевающим человеком, можно посоветовать время от времени прибегать к ароматерапии и цветотерапии. В первом случае вы просто покупаете себе арома-лампу и несколько видов эфирных масел, стимулирующих мозговую активность и интеллектуальную деятельность, например, масла эвкалипта, лимона, базилика, лаванды, жасмина, розмарина или перечной мяты. Во втором случае рекомендуется в течение дня несколько минут смотреть на определенный цвет: красный помогает взбодриться, оранжевый стимулирует выработку гормонов радости, желтый повышает работоспособность и настойчивость, зеленый придает оптимизма, голубой активизирует мыслительные процессы, синий лечит зависимости, а фиолетовый положительно сказывается на мыслях и эмоциях.

Работайте физически

Если уж хотите находить время на все, то включите в это «все» и физическую активность – неотъемлемую составляющую жизни любого продуктивного человека. Нельзя все время работать головой, и иногда нужно работать и руками. Да что там руками – ногами, плечами и вообще всем телом. Зарядка утром, тренировка вечером, монтажные работы по выходным, футбол, хоккей, бокс, теннис – любая физическая активность пойдет на пользу. Она улучшает кровообращение и обмен веществ, восстанавливает старые нейронные связи и создает новые, разминает суставы и предотвращает скопление в организме солей и других вредных веществ, в том числе и токсинов. А в рабочее время можно заниматься йогой для лица или делать себе массаж головы.

Читайте книги

Уделяйте ежедневно немного времени чтению полезных и интересных книг. Лучше всего отводить себе минимум 30 минут на это занятие. Во время чтения человек отвлекается, отдыхает, повышает работоспособность своего мозга. Если еще лучше хотите разобраться в том, как все успевать, можете найти (купить или скачать) книги на эту тему. В дополнение чтение способствует лучшей концентрации, развитию воображения, аналитического и образного мышления, расширению кругозора, саморазвитию и личностному росту. Выделить полчаса на книгу совсем несложно, а если включите это в список своих дел, в нем появится еще одно выполненное задание, и вы будете снова довольны собой.

Отсекайте лишнее

Выше мы почти все время говорили о полезном, в том числе и о полезных привычках, но очень мало сказали о вредных. Исправляемся. Вредные привычки, особенно те, что вызывают зависимость, не только зачастую пагубно сказываются на здоровье, но и отнимают львиную долю времени. Из-за этого уменьшается объем работы, которую мы могли бы сделать, снижается работоспособность, происходит расфокусирование внимания. Одно цепляется за другое, и вместо выполнения какого-то важного дела, мы идем в курилку, бежим к кофейному аппарату, втихаря жуем булочку. Не хотите вредить здоровью и в то же время делать больше – завязывайте с вредными привычками и уделяйте больше времени полезным.

Рассчитывайте силы

Чтобы больше успевать, не пытайтесь объять необъятное, т.е. не берите на себя столько дел, сколько выполнить вам не под силу, иначе перед вами окажется Эверест из задач, на который вы никогда не взберетесь даже с помощью сотни шерпов. Любой рабочий процесс также должен быть оптимизирован: следуйте плану, не отвлекайтесь, пусть все, что нужно, всегда будет в доступе. Ищите возможность сокращать время на выполнение несложных заданий и совершение привычных действий. Остерегайтесь накопления невыполненных задач – делайте все во время, не откладывайте на потом. Если необходимо, не стесняйтесь, не стыдитесь и не бойтесь просить о помощи. Подспорье хорошо практически в любом деле. По возможности делегируйте полномочия.

Используйте гаджеты

Современные мобильные устройства существуют отнюдь не для того, чтобы лишь листать Instagram, делать селфи и играть во «Фруктового ниндзю». В ноутбуках, планшетах, смартфонах, айфонах есть множество функций, призванных служить на пользу человека. Многофункциональные календари, планировщики задач, напоминалки, будильники, электронные читалки и т.д. Есть и масса классных приложений, позволяющих решить задачу, как успевать сделать все. Среди них можно выделить Clear, Rescue Time, Wunderlist, Clara, Workflow, Trello, Timely, Pocket и другие. Так что не превращайте свой гаджет в средство для «залипания», лучше сделайте его помощником, ведь он и студенту поможет в обучении, и школьнику на уроках, и человеку с детьми и т.д. Просто поразмышляйте, как можно использовать тот же смартфон с умом, и вам в голову придет куча идей.

Вознаграждайте себя

Мотивация – это двигатель, но иногда человек истощен от того, что его действия не дают обратной связи. Ну что такое каждый день зачеркивать дела в своем списке? Что такое незначительный шажок к цели, которую вы решили реализовать лишь через год? Бесконечные дела могут высосать из вас всю энергию, если вы не будете видеть прогресса. Чтобы мотивировать себя, когда чувствуете, что мотивация пропадает, вознаграждайте себя. Делайте себе небольшие подарки. Выполнили пораньше все дела на день – сходите в кино, «без косяков» отработали неделю и все успели – отправьтесь в магазин и купите себе новую крутую куртку или ботинки, которые давно хотели, сдали сессию – езжайте покататься на сноуборде! Придумать можно, что угодно – было бы желание. Главное – это понимать, ради чего вы вообще что-то делаете. Ищите то, что вас вдохновляет, и стремитесь к этому. Любая работа может приносить радость и удовольствие, если знать, как зажечь себя, чтобы продолжать двигаться.

На самом деле не столько важно, как все успевать, сколько то, ради чего это делать. Ваши собственные цели – вот ваша мотивация. Любыми способами напоминайте себе, к чему вы хотите прийти, в чем смысл вашей жизни, для чего вы готовы вставать в шесть утра и, сломя голову, бежать учиться, работать, действовать, достигать. Научитесь отказываться от всего ненужного и обязательно, обязательно оценивайте каждый свой день. Только вы можете помочь себе научиться делать все, что вам нужно. Мы просто показываем один из путей, а идти по нему или нет, решать только вам.

И в заключение посмотрите этот интересный и очень легкий видеоролик о повышении личной продуктивности.

Иногда кажется, будто мы живем в мире идеально продуктивных людей, которые прошли специальный тренинг «Тайм-менеджмент для гениев», поняли, как все успеть за один день и делать много дел, а ты в это время в очереди за хлебом стоял. И теперь можешь только хлопать ресницами и недоумевать, как люди все успевают. А потом вздыхать и идти гуглить «как все успевать». Ну, или хотя бы «как успевать много, больше, чем сейчас».

Я была в этой лодке. У меня тоже был период, когда я ничего не успевала, утопала в заданиях по работе, не давала себе отдыха достаточно и вовремя, потому что «хочу много успевать, делаю недостаточно, как успевать больше — правильно, меньше отдыхать»… И да, вы угадали: потом я выгорела.

Я сделала кое-какие выводы. И хочу поделиться этим с вами.

1. Планировать день заранее

Когда вам хочется успеть многое, но нет четкого конкретного плана, конкретных задач на день — мозг впадает в прострацию.

Он не понимает, что от него требуется, за что хвататься. Он словно стоит перед огромной горой дел и не понимает, как успеть сделать все дела за день.

И он решает «Давай сначала кофе попьем, а потом что-нибудь с этим решим. Попил кофе? А в соцсетях посидел? Со всеми коллегами поговорил? Ну, тогда давай сделаем какое-нибудь совсем маленькое дело, а то я уже устал». И вопрос «как многое успевать за день» остается без ответа.

Чтобы так не было, нужно планировать заранее, особенно в те дни, когда много нужно успеть. План помогает не впадать в подсознательный страх перед грудой дел, а выявить в ней два-три главных и сразу же приступать к решению.

Таким образом в конце дня вы будете усталым, но удовлетворенным, потому что успел много сделать, причем быстро, и уже понимаешь, что делать дальше, и как успевать больше и завтра тоже.

2. Составлять список дел

Чтобы успевать делать много дел и понять, как организовать свое время, чтобы все успевать, необязательно составлять точное расписание. Достаточно списка дел. Он помогает выделить главное, то, чему вы уделите основное внимание.

Важно знать, что основная задача списка дел — разгружать мозг.

Другими словами помогать ему не тратить ресурсы на удержание в памяти тысячи мелочей и планов.

Поэтому записывать нужно буквально всё — только тогда списки дел и будут работать. Об этом пишет Дэвид Аллен (David Allen), автор теории Getting Thing Done (дословно: держи дела сделанными).

3. Избегайте многозадачности, старайтесь фокусироваться на одном деле

Вы наверняка уже не раз слышали о вреде многозадачности, особенно если вам много надо успеть за день, и вы пытаетесь понять, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать.

Многозадачность вредна, потому что наш мозг очень не любит отвлекаться. Даже взгляд на уведомление в телефоне — уже нарушает рабочее состояние, сбивает, и на восстановление нужно не меньше 15 минут. Поэтому отвлекаться — нерационально.

И уж тем более нерационально в погоне за желанием успевать делать много дел пытаться совместить одну задачу с другой, например, смотреть лекцию и попутно делать рабочую презентацию. В итоге вы не усвоите ничего из лекции, она будет просто шумом на фоне, и сделаете презентацию за 2-3 часа, хотя могли бы уложиться в один. Это нерациональный расход временных ресурсов.

Уделяя все свое время и внимание одной задаче, вы сделаете ее быстрее, меньше устанете (мозгу проще заниматься одной деятельностью, а не двумя) и быстрее сможете отдохнуть.

4. Избегайте хронофагов

То есть, пожирателей времени. Всего, что вы делаете, но оно не приносит вам ни пользы, ни удовольствия. Чаще всего это социальные сети во всех проявлениях.

Основной принцип работы с хронофагами: нужно заранее решить, что вы будете делать, если попадете в ситуацию, которая подводит вам к хронофагу.

• Пример: у вас есть привычка сразу после пробуждения залезать в соцсети с мыслью «только проверю новости», и в итоге застревать там на несколько часов.
• Что нужно сделать: заранее решить, что вы либо не будете заходить в соцсети, либо, если это произошло, проведете там не больше десяти минут (можно поставить таймер).
• Принцип здесь следующий: в хронофаг вы проваливаетесь, потому что вашему мозгу легче выбрать хронофаг, чем придумать, как организовать свое время, чтобы все успевать, и заниматься работой. Продумывая заранее свои действия, вы даете мозгу костыль, на который он сможет опереться и вспомнить: «Ага, я же решил в такой ситуации сделать вот это! Так и поступлю».

Никакой мистики — сплошная нейробиология и когнитивистика.

5. Разбивать большие задачи на маленькие

Большая ошибка в попытках понять, как организовать свое время, чтобы все успевать — ставить себе глобальные цели, вроде «закончить проект», «сделать презентацию», «написать статью».

При такой постановке целей мозг видит только непонятный, далекий результат, а не конкретные действия, которые к нему ведут.

Эти действия нужно продумать. Составить список конкретных шагов, которые вы можете сделать буквально за 20-30 минут, и провести свой мозг по ним к конечной цели.

Такими маленькими шагами вы придете к конечному результату, даже не успев толком устать в процессе. А потом коллеги будут брать у вас консультации о том, как распределить свой день, чтобы все успеть, и льстить вашему самолюбию.

6. Используйте интервальный метод работы

Его открыл Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman), нейрофизиолог. Он выявил, что работе мозга свойственна интервальность. Мозг может продуктивно работать не более 90 минут, после чего активность падает.

Знаменитая «техника Помидора» основывается на открытии Клейтмана. Вам она наверняка известна: 25 минут сфокусированной работы — 5 минут отдыха — снова 25 минут работы — через 4 интервала получасовой перерыв. Но интервалы вы можете настраивать под себя, так, как вам удобно. Примеры: 25/5/30, 30/8/30 (мой случай), 45/15/45, 90/10/60.

Так вы обернете физиологические свойства вашего мозга себе на пользу, когда многое нужно успеть, и вы пытаетесь понять, как успевать много дел за день.

7. Делайте перерывы

Должно быть неожиданно прочитать такой совет в статье о том, как многое успевать за день. Но мозг любит частые, но небольшие перерывы — они помогают ему оставаться свежим и сосредоточенным.

Что важно знать:

• Перерывы означают смену деятельности. То есть, если вы работаете за компьютером — во время перерыва нужно встать, пройтись, сделать что-нибудь руками

Если во время рабочей сессии вы пишете, а во время отдыха читаете соцсети — это не перерыв, поскольку деятельность почти одна и та же, мозг не успевает разгрузиться, и к работе вы возвращаетесь уставшим.

Не допускайте превращения пятиминутного перерыва в получасовой. Для этого используйте таймеры.

8. Исключите отвлекающие факторы

Даже мимолетное отвлечение выбивает вас из состояния потока, а значит, вы успеваете меньше, хотя могли бы куда как много успеть за день.

Музыка, шум, разговоры, уведомления из соцсетей, телефонные звонки — постарайтесь исключить всё, на что можете повлиять.

9. Используйте приложения Forest (для Android) и Plantie (для Apple)

Они нужны, чтобы контролировать соблазн заглянуть в Интернет во время работы.

Принцип действия: вы ставите таймер, и пока он работает, а вы не отвлекаетесь — растет виртуальное растение. Если вы отвлеклись, закрыли приложение, зашли в интернет — растение погибает и давит вам на чувство вины. Также эти приложения отключают подключение к сети на время рабочих сессий — очень удобно.

10.  Работайте в публичных местах

Например, библиотеки, коворкинги, кафе, там, где одновременно много людей что-то сосредоточенно делают.

Почему это работает и как успевать делать много дел с помощью этого способа: человеку свойственен социальный стыд.

Когда все вокруг сосредоточенно работают — вам неловко отвлекаться, потому что не хочется мешать и ощущать себя хуже других.

Включается одновременно стыд и соревновательность, которые буквально не оставляют вам выбора, заставляя сфокусироваться и работать.

11.  Создайте идеальные условия для работы

Это не так тяжело, как кажется. Все, что вам нужно:

• Ограниченное время (например, два часа — четыре помидоро-сессии);
• Тихое и спокойное место, отсутствие интернета;
• Соседи, которые тоже будут работать;
• Конкретная задача, которую вам нужно выполнить.

12.  Если дело занимает меньше пяти минут — сделайте это прямо сейчас

Например, записаться к врачу, поздравить маму с днем рождения по телефону, помыть несколько тарелок, ответить на письмо, снять и повесить одежду в шкаф, чтобы потом не тратить гораздо больше времени на глобальную уборку, прибраться на столе.

Таким образом вы:

• Не держите в голове, что нужно это сделать, а сразу делаете;
• Получаете дофамин: небольшое дело сделано, маленькая цель достигнута, ваш мозг хочет получить еще дофамина, следовательно, он мотивирован работать;
• Ощущаете себя продуктивнее и наслаждаетесь результатом сделанного (например, чистым столом).

13.  Если дело нельзя сделать прямо сейчас — запишите его и сделайте при первой возможности

Чтобы не держать в голове. Например, вы на совещании, вам пришло в голову, что нужно купить подарок другу. Вы это записываете, выгружаете задачу из мозга, не тратите ресурсы на то, чтобы постоянно себе напоминать «купи это, купи это», и на следующих выходных покупаете.

14.  Выделите «день доделок»

Один из наиболее эффективных способов, как много успевать. Суть в том, что все дела, которые вы не успели сделать в течение недели, вы откладываете на один определенный день, например, каждую субботу, и когда суббота приходит — вы их выполняете.

Например, за неделю вы не успели заехать в магазин одежды за новыми джинсами, доделать отчет, продумать список подарков близким на Новый год. Всему этому вы уделяете внимание в «день доделок».

Этот способ дает вам следующее:

• Больше нет необходимости держать в голове кучу дел, которые неизвестно когда нужно доделать, и которые в итоге благополучно забываются окончательно;
• Вы избавляетесь от чувства вины за несделанное, потому что вы знаете, что сделаете это, и уже знаете, когда конкретно;
• Вы понимаете, что научились, как многое успевать за день, потому что день доделок позволяет вам закрыть за один день множество маленьких, но важных дедлайнов и задач.

15.  Используйте эффект Зейгарник

Эффект Зейгарник (Zeigarnik’s effect) заключается в том, что человек лучше запоминает прерванное действие, чем завершенное. Именно поэтому мы, например, мучаемся от чувства вины, припоминая перед сном все несделанные задачи из списка дел — это эффект Зейгарник. Но вы удивитесь, как много успевать вы сможете, если обернете эффект Зейгарник себе на пользу!

Вот, как это сделать: если вам нужно что-то сделать, но смертельно не хочется — начните это. Уделите этому буквально одну, две, три, пять минут. А дальше ваш мозг сделает все сам: он начнет зудеть незакрытым гештальтом, заставляя вас вернуться и закончить начатое.

16.  Избавьтесь от перфекционизма

Казалось бы, нет ничего дурного в стремлении к совершенству. Но правда в том, что совершенства не существует: любую задачу можно бесконечно доводить до идеала, но так в итоге его и не достичь, потому что всегда можно лучше.

И второе: существуют задачи разной приоритетности. Некоторые нужно выполнять на пределе своих возможностей, когда от них зависит ваша судьба, но большинство вполне потерпят не 100, а 80% стараний. Окружающие могут этого даже не заметить, поскольку у них в голове нет того идеала, к которому стремились вы, а значит, то, что для вас — 80% стараний, для них — все сто.

Таким образом вы сможете сэкономить время и выполнять больше задач, а значит, успевать больше и быть продуктивнее. Но важно не переборщить: снизить старания нужно до 80-90, а не до 20-30%.

17.  Создайте внешний дедлайн

У меня в жизни был период, когда я очень мало читала, хотя всегда это очень любила. Но вдруг снизилась мотивация к чтению, я занимала время другими занятиями, другим досугом.

Мне это не нравилось: всё-таки я пишу книги, я не имею права не читать, автор текстов и писатель должен быть начитанным. Поэтому я организовала себе внешний дедлайн: стала писать рецензии на книги и отправлять подруге, а также каждый день отчитываться мужу, что я читаю, и что об этом думаю.

То есть, я организовала себе внешнее воздействие, внешнее давление, и тем самым подстегнула свою продуктивность. Это работает, потому что нам часто подсознательно кажется, что внешние обязательства перед другими людьми важнее, чем обещания, которые мы даем сами себе.

18.  Не тратьте время на сомнения

Мозгу все равно, решаете ли вы задачу или только думаете об этом — он одинаково устает и от того, и от другого. Так пусть хотя бы устает продуктивно!

Если вы что-то решили — значит, уже взвесили все за и против. Значит, больше не нужно сомневаться — идите и делайте это. Не тратьте ресурсы мозга зря.

19.  Цель и мотивация

Они должны быть у каждого вашего действия. Это помогает предотвратить падение продуктивности. Что вам нужно знать:

• Чего вы хотите? Какова основная цель вашей деятельности? (Цель лучше продумывать по технологии SMART: конкретная, измеримая, достижимая, релевантная, ограниченная во времени)
• Почему вы этого хотите? Какова мотивация? Зачем вам достижение этой цели?
• Что конкретно вам нужно для этого сделать?

Если у вас все это четко и конкретно разложено в голове по полочкам — вы будете оставаться продуктивным.

20.  Основные принципы целеполагания

Наиболее оптимально иметь цель на месяц (максимум на 3, но не больше, дальше уже слишком глобально), 1-3 задачи, которые приближают вас к цели, на неделю, и от 1-3 конкретных шага, приближающих вас к цели, каждый день.

21.  Соблюдайте личные границы

Часто мы делаем гораздо больше, чем должны, чем можем, чем для нас продуктивно и комфортно. Причина — неспособность отказывать коллегам, начальству или даже близким и любимым людям.

Если вы тратите свое рабочее время на чужие обязанности, выполняете работу, которая очевидно ниже вашей квалификации, постоянно отвлекаетесь на звонки от родственников, а они все не прекращают, хотя вы просили — все это признаки нарушения личных границ. Их нужно восстанавливать и отстаивать, учиться деликатно, вежливо, но отчетливо говорить «нет».

Вы имеете право сами решать, на что тратить свое время, и другие люди должны с вами считаться, поскольку вы — такая же личность, как они, и заслуживаете уважения.

22.  Расставляйте приоритеты

Наверняка вы слышали про матрицу Эйзенхауэра: таблица, включающая в себя «срочно и важно», «важно, но не срочно», «срочно, но неважно», «не срочно и неважно» (первое вы выполняете в первую очередь, второе — как только появится время, третье делегируете, а четвертое убираете вовсе). Есть аналоги такой матрицы:

• Требует много сил, но дает большую отдачу (выполняем в первую очередь, пока есть силы) / Требует много сил, отдача маленькая (делегируем) / Требует мало сил, отдача большая (выполняем после первого пункта, когда основные силы растрачены, но еще есть время) / Требует мало сил, отдача маленькая (делегируем или удаляем).
• УДОД: удаляйте, делегируйте, откладывайте, делайте. Наиболее жесткая матрица приоритетов, которая предлагает выкинуть из списка дел все, что возможно не делать вообще (удалить), делегировать, отложить (например, это не срочно и не нужно делать прямо сейчас) и сфокусироваться на том, что осталось.

23.  Оптимизируйте задачи

Наверняка у вас есть задачи, которые вам приходится выполнять каждый день, или в течение дня несколько раз. Они отнимают буквально по пять минут, но часто.

Здесь такой же принцип, как в тратах денег на мелкие удовольствия: если месяц каждый рабочий день покупать по стаканчику кофе за 200 рублей, к концу месяца можно обнаружить, что куда-то исчезли четыре тысячи, которых как раз не хватает на крупную покупку.

С такими мелкими задачами происходит то же самое, но если деньги вы заработаете, то время уже не вернете.

Давайте посчитаем: допустим, вы каждые двадцать минут проверяете рабочую почту (2 минуты три раза в час).

• 2х3=6 минут в час.
• 6х8=48 минут каждый день.

Почти час вы тратите только на то, чтобы проверить почту и вполне вероятно ничего там не найти — за 20 минут ничего еще не успело измениться.

Гораздо проще и рациональнее выделить на разбор почты 5-10 минут в начале и конце рабочего дня, сразу же ответить на все письма, и больше не тратить на это время и силы.

24.  Оптимизируйте рабочее пространство

На нем не должно быть ничего лишнего. Открыты только рабочие вкладки, которые вам нужны, на столе — только рабочие инструменты и документы. В такой обстановке гораздо приятнее работать, плюс беспорядок и дополнительные вкладки — это отвлекающий фактор для мозга.

Плюс беспорядок таит в себе ловушку: если на рабочем столе кавардак, вы можете потратить много времени на то, чтобы что-то найти, а то и увлечься попытками разобрать рабочие файлы на несколько часов. Вроде бы благое начинание — а на самом деле опасный хронофаг.

25.  Совмещайте механическую работу с чем-нибудь полезным

Многозадачность — зло, но у всех людей есть задачи, которые не требуют особого вмешательства мозга.

Например, мытье посуды, готовка, уборка. Эти задачи можно совмещать с прослушиванием аудиокниг или лекций, разговором по телефону, просмотром сериала, чтобы сэкономить время: одновременно и отдых/саморазвитие/общение, и в то же время выполнение домашней работы.

Например, когда я готовлю, то всегда включаю в наушниках подкаст по психологии.

26.  Не забывайте поощрять себя за выполненные задачи

Это помогает оставаться мотивированным. Если пренебрегать поощрением и только ругать себя за несделанное — мозг будет испытывать стресс и давление, а значит, будет хуже работать.

Связка «результат — поощрение» очень мощная и мотивирующая, она может подстегнуть вас работать интенсивнее и больше.

Например, вы можете угощать себя каким-нибудь фруктом во время перерывов при интервальном методе работы, или в конце удачного рабочего дня, когда вы выполнили все поставленные цели, награждать себя дополнительной серией любимого сериала.

27.  Учитывайте свое состояние

Бывают дни, когда все валится из рук, или вас что-то сильно расстроило, или вы физически ужасно себя чувствуете, и работа не клеится.

Это нормально, так случается со всеми, и в этом нет абсолютно ничего страшного.

Нормально, правильно и более того — рационально будет в таком случае либо дать себе выходной, либо выполнять легкие задачи, не требующие большого напряжения умственных сил. Позже вы вернетесь к работе свежим и отдохнувшим и сделаете гораздо больше, чем в плохом состоянии и через силу.

28.  Старайтесь по возможности вести здоровый образ жизни

Это значит:

• Высыпаться каждый день;
• Каждый день делать гимнастику (20-30 минут) или ходить пешком столько же;
• Регулярно выходить на улицу, дышать свежим воздухом, впитывать солнечный свет;
• Регулярно и разнообразно питаться.

Ничего сложного, но это позволит вам оставаться энергичным, со свежей и ясной головой. Никакой секрет продуктивности вам не поможет, если вы будете пренебрежительно относиться к своему здоровью — у вас просто не будет сил ни на какие секреты.

Правила эффективного распорядка дня

• День нужно планировать заранее. Можно с вечера предыдущего дня, можно утром, но заранее, чтобы иметь четкий план действий и знать, на чем нужно сфокусироваться.
• 1-3 главные задачи в день. Не нужно пытаться запихнуть в день больше, чем туда помещается.
• Для этого заранее предположите, сколько времени уйдет на каждую задачу, постарайтесь при этом быть реалистом. Так вы сразу поймете, если выходите за рамки восьмичасового рабочего дня.
• Не забывайте выделять время на отдых и еду, вы не сможете все время только выполнять задачи.
• Распределите рабочее время в соотношении 60/40%, где 60 — это время, которое вы распределяете для работы, а 40% — это время для форс-мажоров и отдыха.
• Самое трудное — в первую очередь. Приниматься за это трудное дело нужно сразу, не позволяя себе упасть в хронофаг.
• Учитывайте биоритмы (в какое время суток вам легче работать).
• Лучше встать раньше утром, чем задержаться позже вечером, поскольку вечером, даже если вы сова, вы уже устали и будете непродуктивны.

Советы успешных предпринимателей, как планировать день, чтобы много успевать

1. Джастин Розенштейн (Justin Rosenstein), программист, участник разработки Gmail и Asana, заостряет внимание на вреде многозадачности и настаивает, что необходимо, чтобы были открыты только рабочие вкладки, чтобы ничто не отвлекало от вхождения в состояние потока.
2. Совет от Риз Уизерспун (Reese Witherspoon), актриса, продюсер, основательница компании Hello Sunshine: «Важно провести утро так, чтобы оно помогало тебе настроиться на продуктивный день! Я всегда провожу утро с мужем и детьми, затем часовая тренировка, и только после я занимаюсь работой. Очень важно уделять время семье, в конечном счете нет ничего важнее этого».
3. Генри Форд (Henry Ford), основатель крупнейшей в мире автомобильной компании, говорил: «Ни одна задача не сможет остаться сложной, если разбить ее на множество маленьких шагов».
4. Стив Джобс (Steve Jobs) заострял внимание на важности здоровья и необходимости уделять внимание себе и семье, потому что никакая работа не заменит близких рядом.
5. У Наполеона Бонапарта (Napoleon Bonaparte) была интересная привычка: он откладывал в сторону неважные письма. Пока он разбирался с тем, что заслуживало его внимания, вопросы из неважных писем успели решиться. Этот принцип может применить любой руководитель.
6. Майк Тайсон (Mike Tyson), знаменитый боксёр, абсолютный чемпион мира, рассказывал, что встает не позже четырех утра, а утренние часы считает самыми важными для продуктивного дня.
7. Советы от Илона Маска (Elon Musk), не нуждающегося в представлениях:
   • Как можно меньше совещаний. Совещаться только если это необходимо, жестко ограничивать время совещания, обсуждать на них только важные вещи.
   • Если вам нет необходимости присутствовать на совещании — уходите.
   • Если вам нужно связаться с кем-то — делайте это напрямую. (Маск выступает жестко против сложной многоступенчатой иерархической структуры в организациях)

Полезные книги по управлению временем

• Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок» (David Allen, “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”)

Скачать

Дэвид Аллен — автор целой теории тайм-менеджмента, которая идеально подходит людям, у которых накопились дела, кажется, что в жизни происходит сплошной кавардак, и они уже ничего не соображают. Книга Дэвида Аллена дает четкие указания о том, как привести хаос во всех жизненных сферах к четкой и упорядоченной системе, и поддерживать ее в дальнейшем.

• Чарльз Дахигг, «Власть привычки: Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе» (Charles Duhigg, “The Power of habit”)

Скачать

Автор этой книги разбирает механизм формирования привычки, последовательные этапы, как складывается ситуация, заставляющая нас из раза в раз совершать то, о чем мы сами понимаем, что это неправильно и вредит нашей продуктивности и спокойствию. Вся наша жизнь состоит из привычек, все успевать — это тоже привычка, поэтому очень полезно знать, как они формируются, а значит — как ими управлять.

• Кэрри Глисон, «Работай меньше, успевай больше» (Carrie Gleason, “Work less, do more”)

Само название книги звучит как мечта, и о том, как достичь этой мечты, книга и рассказывает. Здесь тоже затрагиваются темы формирования полезных привычек, а также преодоления прокрастинации, привычки откладывать неприятные дела на потом, плюс советы по управлению подчиненными.

• Глеб Архангельский, «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»

Скачать

Классическая книга в области тайм-менеджмента, написанная, в отличие от многих, русским автором, понимающим именно наш менталитет, наши особенности мотивации и распределения времени. Автор придерживается достаточно жестких воззрений в тайм-менеджменте и нередко критикует общепринятые установки, а также много говорит о мотивации, личных целях и личных границах, поэтому может быть полезна и с точки зрения психологии тоже.

• Марина Ярославцева «Как все успеть. Тайм-менеджмент для мам»

Скачать

Часто матери — самые занятые люди на свете. Их рабочий день никак не регулируется, а начальник — требовательный младенец, которому она не сможет отказать, какие бы жесткие у нее ни были личные границы. Поэтому полезно будет прочитать эту книгу от автора, понимающей эти проблемы и сумевшей из них выйти.

В заключении

Ответ на вопрос «как успевать много делать» — многомерный и сложный, здесь много различных лайфхаков, подходов, среди которых нужно найти свои и научиться их совмещать.

Но основные принципы следующие:

• Планировать заранее;
• Работать сосредоточенно и не отвлекаясь;
• Отстаивать личные границы;
• Заботиться о здоровье;
• Следовать своим приоритетам, чтобы оставаться мотивированным.

Удачи!