Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Спецификация к договору поставки — это приложение к контракту, в котором конкретизируются основные условия сделки. Этот документ часто используется и является одной из основных форм делового документооборота, поэтому он должен быть корректно составлен и содержать все необходимые условия.
Когда заключается договор
Купля-продажа товара, оказание услуг, выполнение работ — основные операции, характерные для предпринимательской деятельности. Любая сделка требует оформления договорных обязательств. Гражданский кодекс РФ допускает заключение контракта в устной форме, если письменная форма не установлена как обязательная (статьи 158 и 434 ГК РФ). Письменная форма договорных обязательств является предпочтительной, поскольку позволяет согласовать условия, удовлетворяющие обе стороны сделки. Условия подробно формулируют в приложении или в тексте контракта. Договор является заключенным в том случае, если в нем согласованы все существенные стороны:
- стороны сделки (например, поставщик и покупатель);
- предмет договорных обязательств;
- сроки (передачи товара покупателю, оказания услуг выполнения работ) и др.
Статья 429.1 ГК РФ допускает заключение рамочного контракта. В нем согласовываются общие условия, которые в дальнейшем конкретизируются путем заключения приложений. Рамочные договорные обязательства согласовываются на длительный период времени. Они удобны, если предполагается длительное сотрудничество, например:
- партионные поставки, по которым точное наименование товаров устанавливается позднее либо перечень товаров очень велик;
- оказание ряда типовых услуг, конкретный перечень которых устанавливается только в момент их оказания.
Бесплатно составьте любое соглашение с помощью специального конструктора договоров от КонсультантПлюс.
Как заполнить спецификацию, уточняющую условия контракта
Вначале определим, что такое спецификация к договору поставки, — это приложение к рамочному контракту. Оно является его неотъемлемой частью и хранится вместе с основным документом. В этом приложении конкретизируются предмет сделки, цена поставляемой продукции, стоимость оказываемых услуг. Допускается включение в него уточнения сроков и условий поставки.
Поскольку форма спецификации к договору поставки не установлена законодательно, составить ее разрешено в произвольном виде. Но необходимо соблюдение правил, установленных деловым документооборотом.
Шаблон документа:
Приложение
к договору № _____ от _____________
СПЕЦИФИКАЦИЯ № ______
|
г._________________ |
«____»___________20__ |
|
№ п/п |
Наименование товара |
Кол-во |
Цена (без НДС), руб. |
Сумма (без НДС), руб. |
НДС, руб. |
Сумма (с НДС), руб. |
|
Итого |
|
Поставщик ООО «Продавец» Генеральный директор _____________________ М.П. |
Покупатель ООО «Покупатель» Генеральный директор _____________________ М.П. |
А это инструкция, как оформить спецификацию к договору поставки или купли-продажи:
1. Необходима ссылка на контракт, к которому заключено приложение.
2. Указывается номер и дата составления документа.
3. Перечисляются товары, работы, услуги и их стоимость.
4. Приложение обязательно подписывается уполномоченными представителями обеих сторон.
Кто составляет и заполняет форму
Обязанность по составлению документа лежит на поставщике (исполнителе). Внутри компании необходимо закрепить обязанность оформления за ответственным сотрудником. Обычно это менеджер по продажам.
При частом использовании целесообразно разработать типовой бланк спецификации и применять его в деятельности. Это позволит избежать ошибок при оформлении.
После составления форма подписывается ответственным лицом компании и направляется для согласования второй стороне сделки.
Образцы для отдельных видов договорных обязательств
Поставка
При составлении приложения к поставочному контракту в нем необходимо в табличной части указать:
- точное наименование каждого товара;
- количество поставляемого товара каждого вида;
- цену за единицу без НДС;
- стоимость без НДС и с НДС;
- сумму налога на добавленную стоимость;
- итоговую стоимость партии.
Образец для поставки
Оказание услуг
Здесь особенностью является обязательное указание сроков исполнения, поскольку для услуги это одно из основных условий сделки.
Образец для оказания услуг
При отсутствии НДС
Если поставщик (исполнитель) не является плательщиком НДС, это обязательно отразите при составлении документа и укажите причину, почему продукция (работы, услуги) НДС не облагается.
Пример спецификации к договору без НДС
Как вносить изменения
Любое приложение является неотъемлемой частью контракта. На порядок внесения изменений к нему распространяются общие правила. В любой момент условия сделки пересматриваются по соглашению сторон. Возможна полная отмена ранее заключенного приложения. Либо принятие его в новой редакции. Оформляются такие изменения путем заключения дополнительных соглашений.
Котова Алла Николаевна
Главный бухгалтер
В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.
Все статьи автора
Рассматривая пакет документов, требуемый для осуществления перевозки или поставки различного рода товаров, можно встретить такой документ, как спецификация на товар.
Данные в спецификации дублируют данные в накладных и актах приёма-передачи. Так зачем же требуется составлять ещё одну бумагу, которая сходна по содержанию с остальными? Разберёмся.
Что такое спецификация на товар
Спецификация при ближайшем рассмотрении – это простая таблица, в которую внесены довольно общие данные о самом товаре.
При этом, как уже говорилось, такие данные дублируют информацию, отражённую в иных документах. Может возникнуть вопрос, зачем усложнять жизнь участникам отношений, связанных с товаром и требовать ещё одной бумаги.
Но спецификации на товар существуют в документообороте. Они составляются на стандартных, разработанных бланках, значит, всё-таки, этот документ необходим.
Обратим внимание на то, что в спецификации на товар отражается информация об упаковочной таре, в которой находится сам товар, его вес с этой тарой (брутто), количество упаковок с товаром в одном месте или транспортном средстве. Это весьма важно, и Вы поймёте почему.
Зачем нужна спецификация на товар
Если отвлечься от спецификации как документа, и обратить внимание на сам процесс доставки груза, либо его другое перемещение, мы увидим, что в отношениях с товаром участвуют не только покупатель и продавец или клиент и поставщик, но и большое количество совершенно посторонних лиц. Это водители, грузчики, экспедиторы и т.д.
Именно для лиц, которые непосредственно участвуют в доставке груза, и составляется спецификация.
Грузчику не важны условия контракта продавца и покупателя, ему не нужны реквизиты сторон и условия договора, но ему необходимо знать размер упаковки, в которой находится товар, и массу груза, для того, чтобы исполнить свои обязанности надлежащим образом и погрузить товар в транспортное средство по всем правилам безопасных перевозок.
Спецификация на товар, не раскрывая подробностей договорённости сторон, участвующих в отношениях, связанных с перемещаемым грузом (такие подробности могут являться охраняемой информацией), даёт исчерпывающую информацию для лиц, непосредственно участвующих в перевозке товара, необходимую для надлежащего исполнения своих собственных трудовых обязанностей.
Ниже расположен типовой бланк и образец спецификации на товар, вариант которого можно скачать бесплатно.
Спецификация к договору поставки — не самостоятельный документ, является приложением договора. В спецификации расписываются товары или материалы, их единица измерения, количество, стоимость, сортность, назначение и прочие характеристики. По идее это все можно прописать в договоре, но часто количество бывает внушительным и часто меняются характеристики товара, поэтому проще использовать спецификацию. При этом спецификация не является унифицированным документом и количество спецификаций к одному договору ничем не ограничивается.
Обычно спецификация состоит:
-из шапки, где прописываются номер и дата договора, к которому она относится, а также номер самой спецификации;
-основной части, где прописывается товар, его единица измерения, количество, стоимость, сортность, назначение и прочие характеристики;
-концовка, с реквизитами и росписями сторон.
Также можно дополнить спецификацию дополнительными условиями.
В основном спецификацию к договору используют в торгово-закупочных организациях, в договорах длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз. Очень часто встречаются организации, которые производят оплату только по спецификации.
В судебной практике приходилось наблюдать, когда использовался типовой договор, в котором было прописано, что количество и стоимость товара определяется согласно спецификации, но поставщик пренебрегал ей, в результате был получен неприятный урок. Но это не означает, что спецификация обязательный документ, она обязательна, если указана в договоре, часто вместо спецификации используют дополнительное соглашение, или вообще прописывают, что количество и стоимость определяется согласно счета. Или вовсе, всё прописывают в договоре.
Больше статей на нашем сайте – https://samaraconsalt.ru/
Содержание
1 Спецификация к договору поставки
Спецификация является неотъемлемой частью договора, является его обязательным приложением, если это является требованием договора. Как правило, спецификация используется при подписании рамочного договора продолжительного действия, и поставка товара требует уточнения в конкретный срок.
В спецификации конкретизируется предмет поставки, уточняется цена, способ и сроки доставки товара. Форма спецификации законодательно не установлена и разрабатывается заказчиком. Принятая форма должна соответствовать требованиям делового документооборота.
2 Порядок оформления спецификации
Соответственно требованиям договора спецификация составляется на каждую поставку товара или общая на определенный период (например, месяц) с указанием сроков. Как правило, оформлением спецификации занимается менеджер по продажам поставщика, который ведет контракт. Если спецификации оформляются неоднократно, то целесообразно разработать типовую форму и оговорить ее в контракте.
Спецификация должна содержать информацию, которая позволит идентифицировать ее с конкретным договором во избежание путаницы. Она должна содержать:
· Ссылку на контракт, приложением, которого она является;
· Индивидуальный номер и дату формирования документа;
· Полную информацию о товаре, подлежащему поставке;
· Сведения о стоимости с учетом налогового обложения;
· Дополнительную информацию при необходимости;
· Подписи руководителей или уполномоченных представителей, заверенные печатью, если это требуется, с указанием наименования организации и должности.
Поставщик направляет заполненный бланк на согласование заказчику в установленные сроки. Количество спецификаций к одному контракту не ограничивается. Перечень товаров, цена за единицу товара, общая стоимость и т.п. представляются в табличной форме, дополнительная информация может содержаться после таблицы, до подписей. При оформлении спецификации на предоставление услуг, в таблицу добавляется графа «срок».
3 Порядок регистрации и хранения
Спецификация регистрируется разработчиком документа в соответствии с установленным порядком регистрации договоров (приложений) в организации. Сведения об оформлении и направлении спецификации на согласование фиксируются в системе внутреннего документооборота организации.
Согласованная спецификация прилагается к договору поставки и хранится в организации до окончания гарантийного срока товара, или в течение установленного в организации времени. После исполнения условий договора, документ направляется в архив организации.
4 Образец спецификации к договору поставки
Скачать образец спецификации к договору поставки
При необходимости можно получить квалифицированную юридическую помощь при подготовке договора и приложений к нему на сайте «База заказов»: https://bazazakazov.ru/
Сохраните полезную информацию или поделитесь с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе “База Заказов” в рамках акции “Приведи друга”.
