Как найти спонсора для спектакля

Где искать спонсоров и коммерческих партнеров на мероприятие

Пришло время обсудить самый сложный для многих формат взаимодействия, при котором с вашей стороны фигурируют возможности для партнера, а с его стороны — деньги. Предположение, что ваше мероприятие будет для него интересно, уникально и актуально и он захочет купить у вас партнерский пакет, зачастую иллюзия. Сейчас, когда компании умеют считать выгоду от участия в ивентах, видят альтернативные варианты продвижения с использованием этих денег, когда многие обожглись на том, что вложили немало и не получили ничего, привлечь спонсора для покупки пакета можно только в том случае, если суметь сформулировать информацию о выгоде, донести ее и реализовать заявленное на практике. Как найти спонсоров?

В последнее время рынок все чаще уходит от слова «спонсор», заменяя его словом «партнер», имеющим иное значение. Идея здесь базируется на том, что спонсорство — это такое сотрудничество, при котором вам дают деньги, зачастую не просчитывая перспектив этого шага и не рассчитывая извлечь выгоду, чтобы компенсировать потраченные средства. Как следствие, на дистанции заинтересованность спонсора станет снижаться, и он будет прав. Партнерство — это равнозначный, взаимовыгодный процесс. Благодаря вам партнер повышает узнаваемость бренда, получает лиды, интеграцию в профильное мероприятие, возможность сделать специальное нишевое предложение, продажи, улучшение взаимодействия со своей ЦА. От него к вам приходят деньги, являющиеся эквивалентом выбранных им опций. Вопрос о том, как составить коммерческое предложение, мы уже обсудили, теперь надо досконально разобраться, что с ним делать.

Сразу хотим оговориться: на роль специалиста по работе с партнерами годится далеко не каждый. Это профи высокого класса, который, как правило, полностью погружен в процесс поиска, подбора, взаимодействия с потенциальными и уже подписавшими договор партнерами. Ни интроверт, ни творческий человек, привыкший действовать бессистемно, ни заваленный другими делами сотрудник не сможет заниматься коммуникацией и продажами.
Поэтому для начала поймите, кто в вашей команде — тот самый, единственный и неповторимый. Ну или даже соберите отдел, если ваши проекты потребуют усилий не одного специалиста, а команды по работе с партнерами.

Важно!

Еще на берегу обсудите, может или не может каждый конкретный член команды общаться на тему партнерства и продавать его. В одном проекте (достаточно давно) мы столкнулись с тем, что назначили на это направление человека, который был блестящим специалистом, но не в продажах. А сказать об этом сразу он не смог, помешал страх подвести остальных. Продавать через «не умею, не могу и не хочу научиться» не стоит, да и зачем? В итоге всплыла эта информация поздно, за неделю до ивента. Ни одного партнера у нас не было, мы смогли привлечь только изначально лояльные к нам микрофудкорт и маленький маркет. Наука всем на будущее — ваш продажник должен быть (обязательно) решительным и стрессоустойчивым, готовым к постоянным отказам и склонным к вызовам (в первую очередь себе). Нашли такого человека? Берегите его и не экономьте, как правило, он работает на условиях «зарплата + фиксированный процент от каждой сделки, в том числе бартерной». Ибо все, что сэкономлено, — заработано.

Где и как найти спонсоров и потенциальных партнеров?

Для начала составляем список сегментов, для которых наши мероприятие и аудитория будут максимально релевантными. Если у вас фестиваль, посвященный бегу, то, в первую очередь, в этот список логично добавить крупных производителей спортивной одежды, обуви и фитнес-гаджетов, спортивные клубы, медицинские центры, производителей спортивного и здорового питания. Для каждого мероприятия стоит собрать не менее 10 основных и 20 второстепенных сегментов. После того как выделили сегменты, начинаем выбирать в них компании-лидеры.

Как собирать? Прежде всего, изучаем:

• поисковые системы, группы в социальных сетях (если рядом с названием стоит голубая галочка, значит, страница верифицирована, то есть социальная сеть подтверждает, что это официальная страница бренда);
• партнеров и спонсоров мероприятий, аналогичных вашему, после чего находим их в интернете;
• нишевые бренды, выходящие на российский рынок.

Затем ищем контакты PR-отдела, менеджера или начальника отдела рекламы. Ваша задача, поговорив с этими людьми, выйти в итоге на ЛПР, чтобы уже с ним обсуждать предложение. Во всех остальных случаях, если вы будете вести переговоры с тем, кто не может решить ваш вопрос, общение ни к чему не приведет.

Важно!

Как понять, что вы вышли на ЛПР? В телефонном разговоре потешьте тщеславие собеседника: «Эдуард, мне сказали, что это вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я прав?» Если это простой менеджер, он испугается, не захочет взять на себя такую ответственность и переключит вас на реального ЛПР.

После того как собраны контакты, наша задача — дополнить и изменить те пункты коммерческого предложения, которые можно усилить интересными для конкретного сегмента или партнера условиями. Опять же, на примере спортивного фестиваля: если мы хотим привлечь производителя кроссовок, то при описании места проведения рассказываем о том, что это профессиональный спортивный комплекс, беговые дорожки которого позволят всем желающим протестировать его продукцию (и добавляем в презентацию реальные фотографии).

Для представителя компании, занимающейся производством и доставкой продуктов питания для сторонников ЗОЖ, важнее будут информация и фотографии зоны, которая находится в самом проходимом месте (он сможет разместить там свою продукцию), а также уточнение, что мощностей электричества хватит для подключения холодильников и витрин. Да, все верно: в основной компред мы вносим множество изменений и дополнений, оставляя ключевую информацию неизменной. Тут пригодятся базовые навыки работы с презентациями, чтобы из-за изменения одного слова не дергать каждый раз дизайнера, а вносить правки в сделанную им «рыбу» самостоятельно. Изучив в интернете статьи, новости и планы компании, можно понять «боль» и стратегические задачи каждого отдельно взятого бренда и, приходя к нему с предложением, делать упор именно на решение задач, которые стоят перед компанией.

Все варианты обновленных таргетированных коммерческих предложений для удобства поиска сохраняем в общей папке, помечая их «Kompred_ sportpit» или «Kompred_krossovki».

Прикрепляемый к письму документ называем кратко и максимально понятно для потенциального партнера, например, с указанием мероприятия и даты: «Суровый Питерский SMM, 1–2 октября». В подписи тоже ставим дату события: так партнер лучше запоминает тот ивент, который ему предлагают. Название и даты должны регулярно мелькать перед глазами.

Начинаем рассылку нашего предложения

Высылаем первое письмо с кратким вводным текстом о мероприятии (дата/время/место, УТП, ЦА, охват, громкие имена и факты), позволяющим зацепить внимание читающего, с прикрепленным документом в формате pdf и ссылкой на компред, загруженный на Google Disk. Лучше всего предварительно сжать pdf-файл в программе (чтобы весил не более 1 Мб, иначе письмо может не дойти). Схема такая: отправляем, звоним, уточняем, получено ли письмо и когда можно будет его обсудить. Через два дня, если нет ответа, напоминаем о себе и стараемся назначить встречу.

Проверено многократно: шансы продать партнерский пакет при личной встрече выше, чем при телефонном разговоре или в переписке. Особенно это актуально для первой коммуникации, когда еще нет прошлого и удачного опыта сотрудничества, а также для ситуаций, когда вы хотите продать пакет стоимостью несколько сотен тысяч рублей, а не привлечь продавца леденцов на маркет за 3000 рублей в день. И, конечно же, всегда и всем оперативно отвечаем на письма с уточнениями и постоянно держим включенный телефон под рукой.

Примерный текст первого письма, отправляемого представителю компании, в партнерстве с которой мы заинтересованы.

Важно!
Если вы уже захантили несколько известных партнеров, не стесняйтесь делать в конце письма такую приписку. С нами уже:

1. Мегафон;
2. Сбербанк;
3. Яндекс;
4. Комус.

Это очень сильно влияет на принятие решения, формирование доверия к вашему мероприятию и к вам как к организаторам. Часто потенциальные партнеры спрашивают, кто уже согласился участвовать в событии. Не нужно скрывать подтвержденные договоренности.
Всех найденных ЛПР разных компаний добавляем, по возможности, в друзья в Facebook, во «ВКонтакте» – многие из них присутствуют в социальных сетях, состоят в профессиональных группах и активно коммуницируют с коллегами.

Вы всегда должны четко знать, какие проблемы, боль и запросы есть у вашего потенциального партнера, каким образом и в каком формате ваше мероприятие может их снять, какие интеграции и форматы взаимодействия с аудиторией вы можете предложить. Здесь важно изучить последние новости партнера («Яндекс» в помощь), его стратегические планы, то, какие мероприятия он поддерживал в последнее время, как были реализованы интеграции. Приходить на встречу или коммуницировать в переписке нужно с заранее продуманными сценариями.

Зачастую компании, может, были бы и не против того, чтобы принять участие в вашем проекте, поддержать его, но просто не знают, как это сделать. Все уже понимают, что вариант застройки зоны с пресс-воллом и двумя стульями, на одном из которых сидит скучающий менеджер, собирающий визитки, а нанятая студентка продает неинтересные ей товары, не работает. Однако придумывать активности, в которые вовлечется ЦА мероприятия, разрабатывать привлекающий внимание план застройки и вовлекающие элементы умеют далеко не все. Поэтому ваш специалист по продажам должен не только уметь выходить на ЛПР, но и нестандартно и быстро мыслить, придумывать новые варианты интеграций (среди партнеров могут встретиться весьма капризные персонажи), гибко действовать в складывающейся ситуации и обладать достаточными полномочиями на то, чтобы дать скидку, подарить дополнительную опцию или перекладывать часть расходов по застройке или полиграфии на организатора. Найти такого кудесника — отдельное искусство, когда найдете, берегите его и всячески поощряйте за результативный труд.

Важно!

Нужно обязательно ознакомить «продажника» с организационной частью, чтобы он знал площадку и ее возможности, сценарий мероприятия, какие будут залы, стулья, лестница, двери, холлы. Благодаря этим деталям он сможет креативить на ходу.

Если ситуация начинает развиваться благоприятно, и вы видите интерес со стороны потенциального партнера, необходимо соблюсти баланс между навязчивостью и регулярным напоминанием о себе и своем предложении.

Старайтесь каждую коммуникацию закончить открытым вопросом, на который вам нужно получить ответ, или предложением, которое предполагает какое-то действие второй стороны к определенному сроку. Последовательность и доброжелательность  ваши коньки, с которых нельзя слезать. При этом, конечно, будем терпеливыми реалистами: человек, с которым вы общаетесь, может уехать в командировку или вообще уволиться, заняться более важными делами, уйти в отпуск на три недели (не предупредив вас и оставив свои текущие дела коллеге, который не имеет компетентенции, чтобы взаимодействовать с вами и принимать решения, а время идет!), а вернувшись, будет еще пару недель входить в ритм, чтобы потом с трудом вспомнить, какими договоренностями закончилась ваша последняя встреча.

Мы не пугаем: это все реальные случаи наших партнерских взаимодействий. Поэтому помните всегда: начинать радоваться (и то осторожно) можно только после того, как подписан договор. В приложении к нему должен быть подробно расписан весь пакет опций, который получает партнер с вашей стороны, а также указано, чьими силами реализуются отдельные позиции, если для этого необходимо привлечение третьих лиц.

Важно!
Как только мы слышим по телефону ответ: «Да, мы согласны с вами сотрудничать», то тут же высылаем договор и счет. Стоит промедлить несколько часов или день, и партнер может передумать.

Есть вариант, и он является достаточно распространенным, когда партнер часть пакета «закрывает» деньгами, а часть — продукцией или услугами. Или наоборот: часть заказа у подрядчика вы оплачиваете, а остальное он предоставляет вам по бартеру, взамен получая оговоренные рекламные опции.

Важно!

Реально оценивайте сроки, которые есть у вас на согласование партнерских предложений. За две недели до ивента можно согласовать и реализовать только спонтанные продажи в небольших компаниях (у нас был такой опыт, даже за неделю до ивента можно успеть интегрировать серьезного партнера). Чем крупнее и бюрократизированнее структура в компании, которую вы планируете привлечь в партнеры, тем дольше происходит процесс согласования и принятия решения по вашему предложению. В некоторых компаниях меньше чем за полгода до ивента с вами просто не будут общаться, потому что не успеют провести договор через всех, кто должен его согласовать. Но если вы понимаете, что игра стоит свеч, то вперед, раннее планирование в отдельных случаях является залогом не только успеха, но и получения увесистого партнерского пакета.

После подписания договора

Итак, договор подписан. В нем прописаны опции, которые вы предоставляете, и стоимость партнерского пакета со сроками перевода денег (если траншей несколько, то все они должны быть указаны отдельно). Дальше начинается не менее важный этап: работа по реализации всех пунктов.

Вы ставите логотипы, посты, статьи, предложения партнера туда, куда договорились, соблюдаете сроки, обсуждаете застройку зоны и коммуницируете с привлеченной для этого компанией (или реализуете это сами, если такое условие прописано в договоре), прописываете план партнерских активностей, их тайминг и ответственных. Всю коммуникацию обязательно ведете в почте или в мессенджерах/социальных сетях и никогда — на словах в телефонном разговоре. Если что-то пойдет не так, вам будет не к чему апеллировать. Если же у вас в наличии есть письма, в которых партнером все написано/прописано/подписано, то решить вопрос будет проще.

Материалы, планы застройки и активации нужно обсуждать и подписывать заранее. Иногда, если планируется большая зона и много активностей, то имеет смысл несколько раз выехать с партнером или представителями компании-застройщика на площадку, чтобы на месте все осмотреть, спланировать и по максимуму предусмотреть возможные неожиданности.

Каждому партнеру нужно уделять ровно столько внимания, сколько он требует. Если партнеров много, стоит взять дополнительного сотрудника, который позаботится о каждом, чтобы и на этапе подготовки, и на самом мероприятии вопросы снимались оперативно, в момент возникновения. Приглашайте на ивент руководителей компании-партнера. Хорошая отработка партнерской интеграции и демонстрация этого руководству может послужить основанием для долгосрочного сотрудничества в будущем.

В дни проведения мероприятия у представителей партнера должен быть контакт одного из организаторов, который отвечает за решение любых проблем (вероятно, это как раз тот ваш сотрудник, который ранее согласовал данное партнерство). Даже если вы знаете, что все идет нормально, никогда не будет лишним зайти в зону партнера, спросить, все ли хорошо, не требуется ли какая-то помощь. По окончании мероприятия важно оставить сотрудника на демонтаж, чтобы сопроводить партнера «от и до», не бросить его в финале.

Что важно сделать после мероприятия?

Собрать статистику, фотографии, видеоматериалы и в краткий срок (максимум в течение недели после окончания, а первые материалы — лучше через 1–2 дня) прислать отчет человеку, с которым вы коммуницировали на всем протяжении работы над проектом. Крайне желательно получить обратную связь, чтобы понимать, в какой момент и что было бы хорошо доработать и продумать в будущем, а где, наоборот, вы превзошли ожидания.

Важно!

Отчет обговаривается заранее, нужно получить четкие инструкции, что вторая сторона хочет увидеть: какие фото и сколько, в течение какого срока, какие видео, какие детали должны быть учтены в фотоотчете (реакция публики/отзывы + фото). Представители партнера показывают это руководству и говорят, какие они молодцы.

Автор: Наталия Франкель

Хотите знать еще больше? Смотрите видео о том, как привлечь партнеров от Наталии Франкель:

Читайте другие материалы блога

Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие

Как составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров

Как найти бартерных партнеров и работать по бартеру

От привлечения VIP-клиентов до организации спецпоказов спектакля: зачем бизнес «идет» в искусство и что стоит ожидать от такого сотрудничества? На конференции Offstage, посвященной театральному маркетингу, попробовали дать ответы на самые частые вопросы о спонсорстве.

В конференции, прошедшей 8-9 ноября и организованной компанией Strategium Conference, приняли участие все заинтересованные стороны: директора театров и представители бизнеса, агентства, оказывающие специализированные услуги и компании, реализующие проекты партнерских интеграций и даже сообщества активных театральных зрителей. Первый день конференции был посвящен работе со зрителями и digital-продвижению театра, а ключевой темой второго дня стал диалог о том, как сделать партнерство театров и бизнеса наиболее эффективным и взаимовыгодным.

Мария Ревякина, генеральный директор национальной театральной премии и фестиваля «Золотая маска», поделилась, что спонсорские средства составляют 40% от всего бюджета фестиваля, а выручка от продажи билетов – всего 15%. Остальные 45% – государственные гранты, система распределения которых последнее время отлажена и абсолютно прозрачна. В Государственном театре наций, директором которого также является Ревякина, спонсорские средства составляют 28% от бюджетных субсидий. Как правило, все спонсоры нацелены на долгосрочное сотрудничество, т. к. для бизнеса именно постоянный характер партнерства позволяет в полной мере использовать возможности театра и фестиваля для собственного продвижения, а со стороны театра длительность договора позволяет выстроить доверительные отношения и строить творческие планы.

Дмитрий Калантаров, CEO Event бюро «Сектор», один из спикеров и модератор сессии: «Любое спонсорство направлено на решение конкретных бизнес-задач. Личная заинтересованность владельца бизнеса и его художественные предпочтения, конечно, никуда не исчезли и остаются важным фактором. Но в первую очередь, театрам предстоит проанализировать: делает ли потенциальный партнер фокус на культуре, насколько его имидж соответствует имиджу и позиционированию самого театра, каких целей он может планировать достигнуть. В целом, все задачи, которые решаются при помощи интеграции в театральные проекты и ведущие театры, можно разделить на 4 основных направления: маркетинговое, связанное с охватом зрительской аудитории театра, имиджевое позиционирование, услуги по ВИП-гостепреимству и предоставление ивент-сервиса в пространствах театра».

Инструменты коммуникации с потребителем, которые появляются благодаря спонсорству, были представлены на множестве кейсов, в том числе зарубежных, где практика партнерства с театрами имеет более долгую историю.

По мнению Анастасии Елаевой, главы департамента корпоративных коммуникаций Grayling, «спонсорство логотипов» уже давно неэффективно и нужно думать о более значимых способах создания запоминающегося опыта для целевой аудитории.

Samsung организовал специальный конкурс для своих подписчиков. Лучшие фото проецировались на здание сиднейского оперного театра

Один из спонсоров сиднейского оперного театра, компания Samsung, в рамках партнерства организовала технологическую лаундж-зону с очками виртуальной и дополненной реальности, которые с одной стороны позволили органично продемонстрировать целевой аудитории технические новинки компании, а с другой стороны расширили рамки восприятия новых впечатлений, которые можно получить при контакте с театром.

Широко используемой возможностью для спонсоров является доступ в театр для определенной аудитории в выделенный ВИП-партер, куда периодически приглашаются ключевые клиенты и партнеры спонсора. Данная возможность может быть использована в рамках брендированного предложения, когда отдельная часть партера или ложа получает «название» того или иного спонсора.

Для компании «Полюс», крупнейшего производителя золота в России, сотрудничество с театрами является инструментом решения задач в рамках корпоративной социальной ответственности (КСО). Точки присутствия компании – отдаленные регионы, такие как Красноярский край, Иркутская и Магаданская область, а также Республика Саха (Якутия). Поскольку географическая отдаленность не всегда позволяют сибирским и дальневосточным театрам быть частью общероссийского сообщества, компания выделяет средства на оплату гастролей театра и их участия в профессиональных конкурсах федерального масштаба. По словам Артема Горбачева, пресс-секретаря российской золотодобывающей компании Полюс, сотрудничество с местными театрами – эффективный инструмент для последующей коммуникации с региональными властями, которые заинтересованы в поддержке местных культурных инициатив.

В рамках того же фестиваля «Золотая маска», общий бюджет которого составляет около 250 миллионов рублей, существует отдельный проект по онлайн-трансляции спектаклей в кинотеатрах, в том числе в небольших городах, где нет подходящих площадок и куда сложно организовать гастроли. Одним из партнеров проекта является «РУСАЛ», заинтересованный в показах спектакля в городах своего присутствия.

В чем специфика и сложности?

Опрошенные нами представители учреждений культуры жаловались, что порой спонсорско-партнерская культура компаний, предлагаемая к рассмотрению во взаимоотношении с театром, оставляла желать лучшего и не всегда была для них приемлема. Недавний пример – осенью на фасаде Большого театра в рамках проведения одного из городских фестивалей был спроецирован «физрук-худрук» Нагиев и вряд ли подобная «интеграция» соответствует имиджу столь легендарного учреждения (стоит отметить, что дирекция Большого не была даже проинформирована о подобном решении).

Представители же компаний сетовали на отсутствие у многих театров системного подхода, понимания бизнес-задач спонсоров и готовности к определенным компромиссным решениям.

В силу естественных причин практически отсутствуют возможности интеграции в сам в сценический продукт и использования product placement. Но в перспективе вполне возможно увидеть и примеры масштабной ко-продукции в случае готовности потенциальных партнеров рассматривать схему целевого финансирования создания отдельных спектаклей, исходя из собственных маркетинговых предпочтений.

Компании, осознающие преимущества партнерского сотрудничества с ведущими театрами, подходят к вопросу комплексно – в переговорах все чаще участвуют не только маркетинговые, PR и КСO подразделения, но и HR-отдел, а также департаменты протокола, GR и IR.

Юридически партнерские договоры оформляются по двум сценариям. Первый – договор пожертвования, которым чаще всего пользуются российские компании, где сумма по договору выплачивается из прибыли компании, избегая дополнительного налогообложения. Второй вариант – договор об оказании услуг, который включает в себя НДС. Такого рода договоры чаще подписывают представители западных брендов.

Несколько лет в Государственной Думе «лежит» законопроект о снижении налогооблагаемой базы бизнеса на 1% от оборота в случае финансовой поддержки государственных учреждений культуры со стороны бизнеса. Принятие такого законопроекта стимулировало бы развитие рынка спонсорства, но у данной идеи есть и противники, опасающиеся, что с помощью этого инструмента будут «уходить» от налогов.

Цена вопроса и как мерить эффективность?

Зрительская аудитория Театра им.Вахтангова

На данный момент значительный опыт в работе со спонсорами в Москве имеются у Большого тетра и Театра наций – у каждого на сайте до 10 официальных партнеров, часть из которых оказывают финансовую поддержку театрам. Их категории совпадают по большинству пунктов: по одному представителю финансового сектора, нефтехимической отрасли, производителей часов. Практически все бренды b2c в своих категориях занимают нишу премиум-сегмента. Из массового сегмента можно выделить Samsung. Некоторые из партнеров являются b2b-брендами, среди которых Сибур и Вертолеты России.

Из театров, общепризнанных лидеров, которые недавно успешно начали развивать партнерское направление – Театр им. Вахтангова.

Театр Вахтангова недавно представил несколько пакетных предложений, которые построены вокруг комплексного решения бизнес-задач стоящими перед корпорациями и брендами. Стоимость пакетов на годовое партнерство составляет от 3,5 рублей до 15 миллионов рублей, что в пересчете на 360 000 аудиторию при рассмотрении перспектив маркетингового охвата, составляет менее 10 рублей за 1 контакт. При этом, в рамках партнерских привилегий по оказанию сервиса гостеприимства, существует беспрецедентная опция пользования «сталинской ложей».

Хотя описанные выше ценовые пороги вполне доступны для всех видов бизнеса, интеграция и спонсорство искусства является, пока, прежде всего, инструментом рекламы брендов люксового и премиального сегмента, где стоимость контакта с потенциальным клиентом традиционна высока, а учитывая собственную аудиторию и зрительский охват ведущих российских театров – становится для них весьма выгодным подходом. Корпорации, особенно с долей государственного участия, особо ценят отношения в рамках КСО, оказания дополнительных ивент-услуг по проведению корпоративных мероприятий и Вип-гостеприимству. Технологические бренды пока настороженно относятся к партнерству с театрами, но уже пытаются рассматривать собственные кастомизированные интеграции, с учетом digital-возможностей театров.

Cпециальная карта Сбербанка, предоставляющая дополнительные скидки на покупку театральных билетов

По мнению Марии Ревякиной, одной из особенностей спонсорства в театральной сфере и важным условием для эффективности является вовлечение спонсора в творческую деятельность театра. В рамках фестиваля «Золотая маска» Cбербанк запустил проект «Говорим с театром», где на платформе Афиши.ру предложил в формате public talk обсудить наиболее актуальные вопросы театральной жизни и главные спектакли фестиваля.

«Сотрудничество с театром способствует активизации новых возможностей для компаний, использующих стратегию устойчивого развития и стимулирует создание новых моделей взаимодействия за счет партнерских коллобораций. А так как в партнерских отношениях всегда есть место гибкости и креативу, это поможет успешно создавать общие ценности как для самой компании, так и для театра», – считает Дмитрий Калантаров, CEO Event бюро «Сектор».

Несмотря на сложности, все участники дискуссии и опрошенные нами спикеры сошлись на мнении, что тренд на увеличение роли спонсорства растет и можно спрогнозировать появление в ближайшее время удачных и интересных «гибридных» решений, в которых бизнес-задачи компаний и брендов будут неразрывно связаны и тесно переплетены с самим театральным продуктом.

Сайт Medium com опубликовал статью, в которой предлагает несколько простых шагов для того, чтобы найти спонсоров для любого мероприятия. Надеемся, материал этой статьи окажется полезным и для вас.

Шаг 1: Создание ценного предложения

Ваше ценное предложение — это 1-2 пункта, объясняющие зачем вы ищете спонсора. Большинству компаний, к которым вы обратитесь, необходимо знать следующее:

1. Какова миссия проекта, для которого вам нужен спонсор?
2. Кто ваша целевая аудитория (демографические характеристики, объём)?
3. Участвует ли кто-нибудь ещё или говорил про это?
4. Какие преимущества получит спонсор?

Ответы на эти вопросы помогут вам сосредоточиться на главных моментах и составить 6-7 фраз. Один из примеров ценного предложения (автор James Zook):

«Невероятная Конференция будет сфокусирована на обучении эффективным приёмам маркетинга для достижения высочайших коммерческих результатов. Мы приглашаем всех, кто интересуется маркетингом, присоединиться к нам 6 мая 2015 в Джексонвилле. Конференция сможет принять 300 участников, предпродажа билетов начнётся на нашем сайте 1 января 2015. Наши организаторы ранее работали с такими компаниями как Starbucks, Nissan, Jockey, а также со спикерами [Известное Имя], [Известное Имя]. Мы рады продвинуться в сфере маркетинга и дать возможность участникам получить полезную информацию и узнать о новых продуктах». 

Это описание будет использовано в последующих шагах, а также на вашем сайте, соцсетях и т.д.

Шаг 2: Подготовка списка контактов

Ваши контакты — ценный актив, который у вас уже есть. Будь в адресной книге 100 человек или 10 000, эти люди — ваша отправная точка. Вот четыре вещи, которые вам нужно знать:

• вы уже установили доверительные отношения (в отличие от контактов в соцсетях);
• возможно, они не потенциальные спонсоры вашего мероприятия, блога и др., но они могут дать вам рекомендацию, обратную связь или представить нужному человеку;
• обратная связь может быть важнее продаж на первых порах;
• для старта вовсе не нужно иметь тысячи контактов.

Создайте таблицу в Google Spreadsheet или Excel со всеми вашими контактами. Рекомендуемые колонки: «Имя», «Email», «Компания», «Откуда вы знакомы», «Дата отправки письма», «Ответ», «Кого представил», «Комментарии». Есть CRM-инструменты, за которые можно заплатить, но простой Excel с этой задачей справится не хуже.

Шаг 3: Первый email

Есть несколько важных вещей, которые нужно понимать, когда вы пишете вашим знакомым о поиске спонсора:

• не воспринимайте их как возможности для продаж;
• не делайте массовых рассылок (персонализация, персонализация, персонализация!);
• помните о построенном доверии, когда обращаетесь за помощью/обратной связью;
• пишите коротко и ясно.

Вариант письма представлен ниже. Поскольку автор текста писал для англоязычной аудитории, соблюдайте, пожалуйста, этику делового письма и выбирайте подходящее обращение к тому, для кого пишете.

«Привет, [Имя]!

Как дела? Спасибо еще раз за обед на прошлой неделе, было весело! [ВАЖНО: показать, что это не массовая рассылка].

Если ты еще не знаешь, я организую Невероятную Конференцию, которая пройдет 6 мая 2015 в [невероятном месте]. Я очень рада этому и хотела бы попросить тебя помочь в двух небольших вещах (это займет у тебя всего пару минут).

1. Мы ищем спонсоров для участия в мероприятии. Может, ты знаешь кого-то подходящего, кто мог бы помочь с нужной информацией? Буду признательна за короткое email-представление, а остальное уже возьму на себя. 🙂 
2. У тебя есть какие-то рекомендации для нас? Например, что-то запоминающееся, что тебе понравилось или не понравилось на одной из конференций. Наш сайт здесь: […]

Спасибо заранее! Ценю твое время и надеюсь на несколько ценных контактов».

Отслеживайте реакцию на каждый персонализированный запрос и усердно обновляйте свой файл.

Шаг 4: Питч

Питч-email (pitch) — обращение к СМИ с идеей для публикации истории о вашем мероприятии. В отличие от ситуации с письмами знакомым, получатель питч-письма вас не знает, и, соответственно, построенного доверия между вами нет. Персонализируйте каждое письмо (узнайте максимум информации об адресате), пишите лаконично и не забудьте сделать файл с контактами журналистов.

Шаг 5: Искусство фоллоу-ап

Бывает так, что на первое письмо адресат не отвечает из-за занятости, но иногда делает это намеренно, ожидая повторного письма для подтверждения вашей заинтересованности.

Фоллоу-ап имеет критическую важность в вопросе заключения договоренностей. Как правило, большинство ответов от потенциальных спонсоров не приходит после первого питча. Повторное письмо можно отправить через неделю или воспользоваться бесплатным сервисом Followup. Не забывайте добавлять соответствующие обновления в свой файл.

Шаг 6: Обескураживающие отказы

Какие бы продуманные письма вы ни отправляли потенциальным спонсорам и журналистам, всегда есть вероятность получить в ответ «Нет». Не позволяйте отказам расстраивать вас, причины отрицательного ответа могут быть разные:

• у них нет бюджета;
• спонсорство им не подходит;
• неудачный опыт с другой конференцией;
• они не могут платить за рекламу/маркетинг;
• конфликтующее событие.

Иногда ситуацию с отказом можно переиграть и получить подходящий результат. Успех зависит от ваших способностей в продажах и умению мыслить нестандартно.

Шаг 7: Обещать меньше, делать больше

Простое правило: обещать клиенту меньше, но по возможности выполнить сверх обещанного. Убедитесь, что вы не продаёте в своем питч-письме Mercedes Benz 2014 года, производя Ford Taurus 1982. Ваша цель — сделать спонсора счастливым, чтобы он был рад дать вам еще больше денег на ваши незабываемые мероприятия.

Источник