Пот, кровь и слезы: вся правда о привлечении спонсоров на мероприятие
Светлана Ерохова, руководитель отдела по работе с партнерами, Event-маркетинг от А до Я, о том, как работать с партнерами и спонсорами на мероприятии.
Светлана — организатор фестиваля для детей и про детей «Детский Петербург» (73 партнера), конференций Hello, Blogger (28 партнеров), «Суровый Питерский SMM» (44 партнера), «SMM-Десант» (5 партнеров), конференция Sold Out (23 партнера).
Светлана: «Продажа партнёрств и поиск спонсоров — большой труд. Много отказов, но и много согласий».
Каким должен быть человек, который это делает?
- надежный,
- честный,
- стрессоустойчивый,
- амбициозный,
- решительный,
- бесстрашный,
- ответственный,
- обаятельный (лицо компании!),
- изобретательный,
- грамотный (письмо, речь, переговоры),
- оптимистичный,
- готовый к вызовам.
Мотивация сейлз-менеджера: зарплата (оклад) + % от каждой сделки (в т.ч. бартерной, по себестоимости профита). На берегу изначально договаривайтесь, сколько он будет получать. «Всё, что сэкономлено — заработано!» — святое правило.
Спонсор — устаревшее слово. Сейчас правильное — партнёр. Вы даёте возможности партнёр — деньги/товары/услуги. Результат — равное взаимовыгодное сотрудничество.
Где искать партнёров?
ОФЛАЙН:
- конференции, тематические выставки, мероприятия для специалистов
- вечеринки маркетологов, пиарщиков
- бизнес-завтраки
- переговорные поединки
- тренинги
- фестивали, городские праздники
- ВЕЗДЕ И ВСЕГДА!
ОНЛАЙН:
- Facebook* + профессиональные сообщества, например #prspb (там есть все!) Писать в личные сообщения — абсолютно нормально.
- Instagram**, ВКонтакте (кто таргетирует рекламу?)
- Любые бизнес-мероприятия/вебинары, у которых есть партнеры
- YouTube реклама (кто ее спонсирует?)
СМИ
РЕКЛАМА (она везде!)
СТАРТАПЫ — многие хотят сотрудничать, готовы рисковать. Даже если у них совсем мало денег, предложите им хотя бы маленькую интеграцию. Так вы потом можете приобрести постоянного полноценного партнёра — проверено.
Сбор информации, выход на лиц, принимающих решения
- Собираем компании-лидеры в сегменте
- Действуем от крупного к мелкому
Как выйти на ЛПРов?
- Facebook* (там есть практически все!)
- ВКонтакте
- Instagram** (считается более личной соцсетью, там много девушек)
- Интервью (для “больших шишек”: гуглите ФИО + должность + компания)
- ФИО, контакты, телефон на сайте компании
- Спрашивайте у знакомых/коллег (инсайды — наше всё!)
- Спрашивайте у менеджеров этой компании
Не стесняйтесь задавать вопросы! Всегда знайте, с кем ведёте переговоры. Это сильно упрощает общение.
С чем идти к партнёру?
- Качественное коммерческое предложение (PDF, презентации в PowerPoint несколько устарели)
- Видеоролики ваших предыдущих мероприятий
- Фотоотчеты ваших предыдущих мероприятий
- Кейсы/спецпроекты ваших предыдущих мероприятий
- Сайт мероприятия
- Ваша команда (кто вы? кто у вас за что отвечает?)
- И не забывайте улыбаться 🙂
Как сделать коммерческое предложение (компред)?
Как показала практика, лучше делать 2 вида:
- пакеты (их можно назвать L, XL или как угодно)
- компред-конструктор
В пакетном предложении должно быть как минимум по 10 опций в каждом пакете и “шаг” по цене в зависимости от ценности опций (+100% к минимальному пакету).
Для компред-конструкторе определяем ценность и стоимость каждой опции. Объединяем опции в блоки: брендированная зона, интеграции в холле, интеграции в зале, визуальная реклама, раздаточный промоматериал и т.д. В каждом блоке — как минимум по 5 опций в каждом блоке. Дайте партнёру выбрать наиболее подходящий ему набор и потом дайте ему на всё «оптовую» скидку.
В зависимости от переговоров и запроса партнера вы показываете тот или иной вариант. Часто — и тот, и другой. Демонстрируйте партнеру гибкость и разнообразие интеграций в мероприятие/проект! Способность оценивать, сколько и за что может дать каждый партнёр — приходит с опытом.
Кроме компреда в PDF, нужно параллельно сделать сайт (лендинг), на который можно увести партнёра, чтобы он увидел, что происходит.
Например, для конференции «SMM-Десант» в Екатеринбурге:
Меняйте и дополняйте компред под партнера, если чётко знаете, что ему предложить. Решайте его задачи, давите на болевые точки.
(Светлана привела несколько примеров из практики организации мероприятий команды «Event-маркетинг от А до Я»).
Переговоры
- письмо (email или в ЛС в соцсетях)
- телефонный разговор
- встреча
Письмо лучше, чем ничего. Звонок лучше письма. Встреча лучше звонка.
Менеджер продает благодаря тому, как и что он говорит!
Письмо
Как писать письмо? Очень больная тема: часто пишут неадекватные письма. Коротко и ёмко отвечаем на вопросы «Что? Где? Когда?» Тема письма: ФИО от ФИО, название мероприятия, дата и место проведения. Пишите грамотно и не ошибайтесь в имени (каждого) адресата! К письму прикрепите презентацию/компред (сжимаем файл до 1 Мб, иначе письмо не дойдёт). В подписи — ваше ФИО, должность, информация о мероприятии, контакты (телефон, соцсети).
Мелькайте датой и названием мероприятия везде: в теме письма, в тексте письма, в подписи.
В теле письма:
- Добрый день!
- Кто вы? (тот, кто пишет)
- Предложение о партнерстве
- Какую интеграцию вы предлагаете?
- Что? Где? Когда? (подробности об ивенте)
- Целевая аудитория
- Планируемое количество посетителей
- Охват рекламной кампании
- Что вам даст участие в мероприятии
- Что скажете?
Когда писать повторно, чтобы узнать о решении? Через 2 дня после отправки предложения. Задайте простой вопрос: «Вы получили мое письмо?» Если у партнёра есть интерес, но он пока думает, пришлите ему повторное письмо с припиской вроде: «С нами уже: Сбербанк, Юлмарт, РИВ ГОШ…» — выгодное соседство привлекает. Запрашивают список участников — присылайте тут же. Только говорите правду! Нет ответа? Звоните.
ЛС в соцсетях тоже должны быть кратко, ёмко и по делу. Текст не более 2000 знаков, опять же с вопросами «Что? Где? Когда?» Завершаем письмо вопросом («Что скажете? Как вам наше предложение? Когда вам удобно обсудить наше предложение? Как вам наша идея?») — это провоцирует на диалог.
Важно: не стучитесь в друзья просто так! Всегда сопровождайте письмом. И будьте уважительны. Сделайте свой аккаунт привлекательным (фото, информация…) И старайтесь переводить общение из соцсетей в телефонную коммуникацию: она «теплее» и больше провоцирует на принятие решения.
Звонки
Не получили ответ на письмо — звоните! Выходите на ЛПРа, пробивайтесь через секретаря.
Спам-фразы, которые нельзя использовать:
- «Я представляю компанию…»,
- «Мы занимаемся…»,
- «С кем я могу поговорить по поводу…»
Секретарь никогда не пропустит такой текст.
Лайфхак: можно разозлиться и позвонить (секретные слова и интонации):
- «Переведите на ФИО»
- «Соедините меня с ФИО»
- «Это Светлана Ерохова, хочу поговорить с ФИО»
Представляться не нужно, максимум: «Это Светлана Ерохова, мы с вами только что разговаривали».
Как понять, что вышел на ЛПРа? «Здравствуйте, Вадим. Мне сказали, что вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я права?»
У вас есть 20 секунд внимания менеджера, чтобы его заинтересовать! Говорите кратко, четко и ёмко (что? где? когда), позитивным тоном, уверенным голосом, грамотно и плавно. «Мы придумали для вас интересную идею, что думаете?» Постарайтесь расположить собеседника к себе: юмор, комплимент, отвлеченный вопрос/история.
Вы должны знать наизусть стоимость пакетов, каждой опции в предложении, чтобы быстро реагировать на переговоры по цене. Вы должны знать наизусть все мелочи, особенности и возможности площадки мероприятия (залы, стулья, лестницы, двери, холлы), чтобы креативить на ходу и предлагать интересные идеи интеграций, исходя из запроса партнера. (На одном из мероприятий Светланы была «Крыша блогеров» для Сбербанка.) Не знаете — берите паузу на добычу информации.
Если потенциальный партнер задает много вопросов по мероприятию — это хороший знак! Значит, есть интерес. Главное — оперативно отвечайте и всегда будьте на связи. Как только партер говорит «да, мне интересно» — сразу высылайте подробное предложение. Промедление стоит вам денег: завтра он может передумать.
Помогайте партнеру решить его задачи на мероприятии. Задавайте вопросы. Подберите ему подрядчика. Делайте все (но в рамках своей компетенции), чтобы партнер не напрягался. Вы — союзники.
Предоставляйте всю необходимую информацию: списки участников, фото площадки, программа мероприятия, хедлайнеры, сколько уже продано билетов. Говорите честно, это чувствуется. Никогда не врите партнёру! Избегайте в разговоре абстрактных слов и фраз: маркетинговый бюджет, масштабность проекта, большая рекламная кампания, огромные ресурсы… Конкретика. Считайте все в цифрах. Оперируйте фактами.
Не заискивайте перед партнером! Будьте гибки, но уверены и тверды в своих словах. Делайте больше, чем партнер ожидает. Лучше сохранить хорошие отношения со старыми партнёрами, чем искать новых. Хольте и лелейте, поздравляйте с праздниками…
Светлана рекомендует к прочтению книги Владимир Якуба (и его тренинги) «Дожим клиента: 28 способов продавать день в день», «Охота на клиента. Продажи здесь и сейчас». А также Стивен Шиффман «Техники холодных звонков».
Работа с партнёром
Держите всё на контроле. Ваше мероприятие — ваше лицо. Запрашивайте фото оборудования, рекламных материалов, подарков, стенда. Любую рекламную продукцию с использованием вашего стиля согласуйте.
Или пусть ваш дизайнер помогает делать макет.
Договор (если он не подписан — считайте, что у вас нет партнёра):
- Согласуйте и подпишите договор ДО мероприятия (как минимум за месяц).
- В договоре подробно прописывайте ответственность каждой стороны: кто кому что должен.
- Ничего не производите, не печатайте, пока не подписан договор!
- Даже в бартерных отношениях делайте договор.
* Часть деньгами — часть бартером = это нормально.
Оплата
- Прописывайте в договоре 100% предоплату ваших услуг.
- Если деньги не пришли, просите гарантийное письмо.
- Если вам говорят «мы заплатили» — просите платежку.
* Здесь нет места стеснению и страху спросить — вы делаете одно общее дело.
Бартер: цена = ценность
- Мы против бюрократии и VIP-отношения.
- Искореняем нищебродство и учим платить за качество.
- Каждый бартер измерим деньгами. Все, что сэкономлено — заработано.
Реально оценивайте сроки подготовки мероприятия: за 2-3 месяца пишите крупным партнерам, за 1-2 средним, за 1 месяц мелким. На каждого крупного партнера выделите менеджера, который будет решать все его вопросы.
В дни мероприятия у партнера на руках должны быть: все ответственные лица, номера телефонов, схема площадки, согласованные списки сотрудников, определено место под стенд или брендированную зону, выделенное электричество, пароли от Wi-Fi, зона разгрузки/погрузки и пропуск для грузовых автомобилей.
Телефон организатора должен быть включен всегда! Спрашивайте партнера в период мероприятия, как ему все нравится, какая реакция гостей, чего не хватает. Общайтесь.
После мероприятия
Для вас ничего не заканчивается! Впереди отчет для партнера. И у вас максимум неделя.
- Заранее спросите, какие фотографии необходимо сделать, на чем акцент
- Запросите удобную форму отчетности, к которой привык партнер. Или придумайте её вместе
- Вышлите первые 5 фотографий, хотя бы сделанных на телефон, сразу после конференции, чтобы партнер мог показать их на планерке коллегам
- Соберите все упоминания в соцсетях
- Соберите все отзывы
- Сделайте и расшарьте отдельную папку с фото/видео
- Напишите благодарственное письмо, спросите о недочетах, о преимуществах
- Назначьте встречу с партнером после мероприятия и месте проанализируйте результаты
- Поддерживайте отношения после мероприятия (поздравления с праздниками, менеджера — с днем рождения)
- Периодически напоминайте о себе (“Как дела? Что у вас нового?” Команда может поменяться, и вы потеряете партнёров)
Светлана: «Двух недель достаточно для составления отчёта даже для очень крупного клиента».
*Соцсеть, признанная в России экстремистской
**Соцсеть, признанная в России экстремистской
Читайте другие материалы блога
Как задать правильные вопросы спонсору мероприятия во время первой беседы
Как составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров
Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие
Как искать спонсоров, если вы пока еще не стали знамениты, как фонд «Подари жизнь», и не завоевали прочной репутации?
1. Начинайте поиск спонсоров параллельно с проработкой мероприятия. Очень хорошо, если вы заручились поддержкой спонсоров еще на этапе его планирования. Неплохо, если на этом этапе у вас есть хотя бы предварительная договоренность с ними. Минимум — вы должны иметь представление о конкретных спонсорах, которые могли бы поддержать ваш проект, работали с вами раньше.
2. Постарайтесь сразу заручиться согласием, а лучше официальной поддержкой местной администрации, поддержкой общественных организаций. «Административный ресурс» часто бывает решающим фактором для спонсоров.
3. Ваши потенциальные спонсоры — это компании и организации, которым может быть интересна целевая аудитория вашего мероприятия. Поэтому начните с определения целевой аудитории. Каков социальный статус большинства участников мероприятия? Их возраст? Их интересы, привычки, пристрастия? Какие группы товаров и услуг они используют в обычной жизни? А во время мероприятия? Чем четче и объемнее вы представляете своих участников, тем проще вам будет определиться со спонсорами.
4. Не останавливайте поиск, если вы уже нашли спонсоров. Чем больше у вас их будет, тем лучше. Всегда есть вероятность, что спонсор откажет вам в помощи в самый последний момент.
5. Если вы обращаетесь за поддержкой к бизнесу, помните, что компании увязывают свои благотворительные программы с корпоративной стратегией; выделяют приоритетные для них сферы благотворительной деятельности, регионы, целевые аудитории. Если ваш проект не совпадает с корпоративными приоритетами, вероятность получить спонсорскую помощь не высока. Зато она кратно вырастает, если ваш проект находится на пересечении нескольких зон интересов потенциального спонсора!
6. Если вы планируете обращаться к бизнесу: лучше адресовать просьбы о спонсорской помощи непосредственно в подразделения компаний, которые отвечают за благотворительные и социальные программы, в отделы по связям с общественностью, пресс-службы.
7. Обратитесь к местным СМИ с просьбой или предложением об информационной поддержке мероприятия. Свяжитесь с рекламными агентствами, которые могли бы спланировать для вас рекламную кампанию, разместить рекламу, изготовить буклеты, приглашения.
8. Подготовьте для спонсоров краткую и четкую презентацию своего мероприятия, а также медиаплан. Опишите цели своего проекта и конкретного мероприятия. Расскажите, куда вы направите собранные вами средства. Если возможно, покажите, как вы распорядились помощью спонсоров в прошлый раз, кому вы помогли, что конкретно сделали, сколько людей собирали ваши мероприятия. Укажите, почему вы обращаетесь именно к этой организации, что вы бы хотели получить от нее.
9. Предлагайте спонсорам несколько разных вариантов поддержки. Они могут различаться по объему (золотой / серебряный спонсор), типу (генеральный / официальный /информационный спонсор), дополнительным опциям (приглашение на церемонию награждения в мэрии города, памятный знак). Сформируйте «партнерские» пакеты.
10. Обращаясь к спонсорам, пишите: «с вашей помощью мы хотим сделать …», «приглашаем вас поучаствовать…». Не стоит, как правило, кричать «помогите…».
Крупные компании ежедневно получают десятки просьб о финансовой помощи или спонсорстве, вам нужно выделиться на этом фоне. А для этого важна не только хорошая идея мероприятия, но и тщательная проработка проекта, и запоминающаяся презентация. Менеджер по работе с партнёрами компании D-Group.Social Елена Чернина, советует отправлять презентацию сразу по двум-трем адресам в компании. Затем надо созвониться с представителями компании, чтобы узнать, что они просмотрели вашу презентацию, и установить с ними обратную связь.
В зависимости от масштабов вашего мероприятия, поиск спонсоров может достигать 6 месяцев.
11. Помните, что компании-спонсоры заранее планируют свои бюджеты, в том числе и благотворительные, поэтому начинайте переговоры заранее и старайтесь, чтобы ваше мероприятие включили в корпоративный план. Если не на ближайший год, то хотя бы на следующий.
12. Если компания решила оказать вам спонсорскую поддержку, она обязательно проверит всю возможную информацию о вас. В том числе информацию о том, есть ли у вас разрешительные документы на проведение мероприятия от местной администрации и какое количество участников / зрителей заявлено в этих документах. Сообщайте спонсорам только достоверные данные.
13. Репутация и постоянная активность вашей НКО — очень важные факторы успеха в переговорах со спонсорами.
14. Какое бы мероприятие вы ни планировали, рассматривайте его как возможность завязать и укрепить социальные связи. Помните, что точно также его будут рассматривать и ваши спонсоры.
Статусность никто не отменял. Спонсору важно знать, кто будет среди предполагаемых участников и гостей вашего мероприятия.
15. Обязательно пригласите своих спонсоров принять участие в мероприятии, по возможности, выделите места для сотрудников компаний-спонсоров. Для компаний это тоже важно. Совместное участие в мероприятиях консолидирует коллектив, в дальнейшем сотрудники лучше взаимодействуют внутри фирмы.
16. Прозрачность НКО будет иметь первостепенное значение для поддержания добрых отношений со спонсором. Подкрепляйте договоренности со спонсорами письменными соглашениями и договорами.
17. Поблагодарите спонсоров на своем мероприятии, дайте им понять, что без их помощи оно могло не состояться, либо его было бы очень трудно сделать.
18. Пришлите спонсорам отчет проведенном мероприятии с фотографиями и видео. Подготовьте для них второй отчет с рассказом о том, на что пошли собранные вами деньги, что было сделано, скольким участникам и кому конкретно вы помогли. Рассказывайте обо всем подробно — это ваша общая история. Спонсорам важно знать, что их деньги идут на заявленные цели, а сотрудникам компании-спонсора, с которыми вы общались, тоже нужно будет отчитаться о проделанной работе.
19. Не забывайте, свою очередь, собрать отзывы спонсоров! Если в ваших проектах вы взаимодействуете с органами власти, позаботьтесь о том, чтобы получить письмо-благодарность, где сказано о вашей совместной и успешной деятельности. Эти письма помогут вам в дальнейшей работе.
Если не удается привлечь спонсора
20. Отдельный вопрос: как поступить, если, уже договорившись со спонсорами, вы понимаете, что не сможете обеспечить успех мероприятия? Причины могут быть разными. Вы не уверены в том, что сможете согласовать мероприятие с властями (при необходимости). Вы сомневаетесь, что наберете нужное число участников. Вы получили отказ статусных гостей.
Короче, что делать, если вы понимаете, что мероприятие пройдет, но не даст того эффекта, на который рассчитывали вы и ваши спонсоры? Денег у вас, скорее всего, никто обратно не требовать не будет, хотя дальнейшие отношения с этими спонсорами могут быть испорчены.
Но ваши риски были бы намного выше, если бы вы отправились искать спонсоров после того, как проделали всю организационную работу.
В случае, если вам не удается собрать спонсоров для мероприятия, вы еще можете мобилизовать собственные силы и попытаться довести дело до конца. Постарайтесь объяснить ситуацию своим сотрудникам и партнерам, договорится с ними о меньшей оплате на какое-то время.
Наконец, если очевидно, что своими силами вам никак не справиться, мероприятие придется отменять, а это создаст очень серьезный репутационный риск для вас и вашей команды.
Взвешивайте все и решайте, что важнее. Но главное, помните, что все ваши мероприятия вы затеваете не ради поддержки спонсоров и партнеров. Вы делаете их ради тех, кто нуждается в вашей поддержке.
Источник: http://gosvopros.ru/
© Gosvopros.ru
Текст поста
Преподаватель-эксперт прикладных социально-экономических программ Учебного центра «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана
Перед организаторами зачастую стоит вопрос о том, как найти спонсоров на мероприятие и провести его на хорошем уровне. Технология поиска спонсоров мало чем отличается от представленных ранее. Тем не менее есть в ней свои особенности. Рассмотрим их в этой статье.
8 полезных советов: как найти спонсоров на мероприятие
Согласно закону о рекламе, спонсор предоставляет средства сам или обеспечивает их предоставление на культурные, спортивные и иные мероприятия. Под “иными” могут подразумеваться: лечебные, профилактические, демонстрационные, противопожарные и т.п. мероприятия. То есть практически любой комплекс деятельности можно подвести под термин “мероприятия”, а значит смело оформить стороннюю финансовую поддержку в соответствии с договором о спонсорстве.
Прежде, чем решать задачу: как найти спонсоров на мероприятие необходимо провести подготовительные работы. Вот пошаговая инструкция.
Создавайте
1. Описать мероприятие: цели, задачи, место и сроки проведения, программа, организаторы, участники, ресурсы.
Рекламируйте
2. Отдельно оформить рекламную кампанию по раскрутке мероприятия. Этот пункт требует тщательного анализа ресурсов: СМИ, полиграфическая продукция, наружная реклама, сувенирные изделия, рекламные акции и пресс-конференции.
Предлагайте
3. Разработать спонсорские пакеты. В рамках рекламной кампании выделить ресурсы, где может быть размещена спонсорская реклама. Одним из таких ресурсов обязательно должен стать сайт мероприятия. Издайте спонсорские пакеты в PDF- формате и в виде полиграфической продукции. Разместите спонсорские пакеты на сайте, откройте Интернет-магазин по продаже билетов, сувенирной продукции с рекламой спонсоров. Тем самым вы сделает спонсорскую рекламу более эффективной, а мероприятие популярным. Для примера посмотрите сайт Олимпиады 2014 и вы увидите как сувенирная продукция с символикой Олимпиады и рекламой спонсоров пользовалась большим спросом.
Пишите
4. Напишите универсальное письмо спонсорам. Разместите его в виде обращения на сайте. Составьте список потенциальных спонсоров и адаптируйте письмо для каждого из них. В серии статей Директ-мейл вы найдете подробные рекомендации того, как написать письмо спонсору. Используйте различные способы рассылки: теплую, холодную и совместную со спонсорами по его базе. Вот еще один отличный способ того, как найти спонсоров на мероприятие – как в социальных сетях “друзья друзей”, так и в деле: партнеры спонсоров и есть ваши потенциальные спонсоры.
В решении задачи: как найти спонсоров на мероприятие нет мелочей. Нельзя выполнить один пункт из представленных выше. Только в совокупности они будут иметь должный эффект. Что я имею ввиду? А то, что только комплексная работа со спонсорами убедит его в эффективности рекламной кампании в рамках вашего мероприятия. В этом случае, вы можете быть уверенны, что в следующий раз вам не придется решать проблему, как найти спонсоров на мероприятие – это задача будет решена автоматически. Удовлетворенный сотрудничеством спонсор будет с вами работать и на следующем мероприятии.
Если у вас есть опыт, как найти спонсоров на мероприятие , отличный от представленного выше, расскажите о нем своим коллегам в комментариях или в наших сообществах на Facebook и ВКонтакте. Делитесь опытом и он приумножится!
Мы составили руководство для начинающих и разобрались: какие бывают партнёры, как найти компании для сотрудничества, с какими специалистами общаться и что предложить для заключения сделки.
- Виды партнёров мероприятия
- Оценка компании на роль партнёра
- Поиск партнёров на мероприятие
- Продажа партнёрского пакета
- Разработка спонсорской интеграции
- Интеграции с помощью приложения
Виды партнёров мероприятия
- Информационный партнёр. Это профильная компания, которая расскажет о конференции: осветит событие в СМИ и запустит онлайн-кампанию. Таким партнёром станет журнал, блогер, интернет-портал или рекламное агентство.
- Финансовый спонсор. Такая организация оплатит различные опции: совместную рекламу, стенды, промо-акции, рассылки по email-базе и так далее.
Ключевым объектом стенда была стелла с огромной бутафорской микросхемой внутри. На экране рядом нужно было ввести свое имя и знак зодиака. После этого гость получал персональный арт-гороскоп, созданный нейросетью.
- Нефинансовый партнёр. В обмен на опции партнёр предоставит нужные продукты и услуги: от воды и канцелярии до гостиничных номеров и транспорта.
- Партнёр с подарками. Розыгрыши и награждения привлекают и удерживают внимание большого количества гостей. Так, можно наградить победителей сертификатом на ужин в ресторане. Главное, чтобы призы были интересны аудитории события.
Оценка компании на роль партнёра
Чтобы выбрать организацию для сотрудничества, задайте себе следующие вопросы:
- Имеет ли смысл партнёрство с данной компанией в нише мероприятия? Интересен ли бренд аудитории события?
- Какую ценность помимо или вместо финансовой может дать компания? У неё есть интересная вам смежная аудитория или пиар-возможности?
- Не противоречат ли друг другу ценности потенциального спонсора и мероприятия? На вегетарианский форум не стоит звать мясокомбинат.
Поиск партнёров на мероприятие
- Заложите больше времени. Общение с представителями компании и внутренние согласования занимают недели и месяцы. Так что поиск партнёров лучше начинать за полгода до ивента.
- Ищите партнёров, которым нужна целевая аудитория вашего события. Если форум делается для спортсменов, подумайте о сотрудничестве с производителями спортивного питания или оборудования.
- Выбирайте партнёров из вашей и смежной ниши. Для этого составьте список аналогичных конференций и форумов, и посмотрите спонсоров на главных страницах сайтов событий.
- Узнайте, каких производителей любит ваша аудитория и пригласите эти компании к сотрудничеству. Аудитория может подсказать менее известные бренды.
Продажа партнёрского пакета
К кому обращаться
Ищите тех, кто отвечает за бренд, рекламу, маркетинг. Бренд-менеджеры работают над имиджем компании. Если видите контакт такого специалиста – пишите ему в первую очередь. Просмотрите корпоративные сайты или найдите в соцсетях специалистов из отделов: маркетинга, партнёрских связей, развития бизнеса, PR, разработки продукта, продаж.
Если сомневаетесь в эффективности контактного адреса, попросите в письме потенциальному партнёру мероприятия связать вас с нужным человеком. Вам может повезти, и письмо попадёт в нужные руки.
Начните со знакомых
Предложите имеющимся партнёрам спонсорство на мероприятии. У вас уже есть контакты нужных людей и возможно, знакомой организации будет актуально ваше предложение.
Проанализируйте цели и задачи компании, предложите индивидуальный пакет
В каких недавних событиях участвовал бренд? Какие изменения произошли в компании и составе её руководства за последние месяцы? Компания выпустила новые продукты или услуги? Если потенциальный партнёр выпустил новый продукт, можете предложить продвинуть новинку и привлечь клиентов на мероприятии.
Вопросы о бизнес-целях компании можно задать на этапе общения и презентации. Главное, чтобы партнёрская интеграция принесла необходимый результат и вам, и партнёру.
Покажите, что у вас есть целевая аудитория потенциального спонсора.
Если это не первое мероприятие, добавьте в презентацию цифры с прошлой конференции:
- Количество пришедших относительно зарегистрированных;
- Количество активных участников сообщества;
- Статистику по профессиональным нишам участников;
- Статистику по странам и регионам проживания гостей;
- Потенциальный охват онлайн и офлайн аудитории
Можете включить в презентацию отзывы от прошлых спонсоров и их результаты от интеграции в мероприятие, если это допустимо.
Уважайте время потенциального спонсора.
Короткие электронные письма и встречи показывают, что вы уважаете контактное лицо. Такой подход вернётся профессионализмом в ответ.
Предложите сомневающейся компании «пробный вариант»
Спонсорство мероприятия малоизвестного организатора — это риск. Приобретение минимального пакета позволит партнёру принять участие, но не сильно ударит по бюджету. Правда, понадобится несколько спонсоров, чтобы профинансировать мероприятие. Это неплохо. Так вы не кладете все яйца в одну корзину, полагаясь на одного спонсора.
Разработка спонсорской интеграции
Необязательно предлагать стандартные пакеты. Вы можете разработать опции под каждого спонсора. Такая интеграция будет эффективнее стандартной раздачи визиток у стенда.
Какие могут быть варианты:
- Спонсируемые треки и сессии
Доклады и дискуссии — жизненно важные компоненты конференции. Предложите потенциальным спонсорам провести отдельный доклад или целый трек. Такая опция цепляет аудиторию и будет интересна бренду, работающему над имиджем.
- Спонсируемые развлекательные перерывы
Во время пауз между докладами гости открыты для новых впечатлений. В перерыве партнёр может организовать выступление артистов или провести веселую викторину. Такая интеграция захватит внимание участников, а партнёр не останется незамеченным.
- Брендированная комната ожидания на онлайн-конференции.
Идея для виртуального мероприятия – брендировать экранную заставку между докладами. Также во время пауз можно показывать партнёрский видеоролик.
Если гости в курсе программы конференции, пускайте спонсорский контент за несколько минут до следующего доклада. В этот момент люди очень восприимчивы и внимательны.
Интеграции с помощью приложения
Мобильное приложение конференции или форума — подходящее место для рекламы. И вот почему:
- Во время мероприятия приложение используется многократно. Участники постоянно заглядывают в него, чтобы уточнить расписание, задать вопрос спикеру или отписаться в общем чате.
- Платформой продолжают пользоваться после ивента для просмотра презентаций, видео выступлений и фотоотчетов.
- Приложение позволяет сделать рекламу интерактивной. А значит, лиды для партнёра будут «живыми» и «теплыми».
- Количество контактов с рекламой и число кликов оцифровываются. Данные легко выгрузить и включить в отчет.
С одним партнёром можно окупить приложение и придумать кучу интеграций: от акции в разделе с программой до продакт-плейсмента в описании доклада спикера.
О вариантах спонсорского размещения в приложении читайте в нашей статье:
9 новых пунктов, которые стоит добавить в спонсорские пакеты вашего следующего ивента
Каждый месяц мы делаем несколько десятков приложений для публичных мероприятий. Они здорово помогают участникам ориентироваться в программе и заводить полезные знакомства и при этом заметно облегчают жизнь организаторам. Но есть одна возможность мобильных приложений, которой организаторы мероприяти…
Event Rocks Team
Привлекайте спонсоров для закрытия разных нужд вашего события. Главное, запаситесь терпением и помните: сотрудничество должно быть взаимовыгодным и самый ценный ресурс в работе с партнёрами — время.
Сайт Medium com опубликовал статью, в которой предлагает несколько простых шагов для того, чтобы найти спонсоров для любого мероприятия. Надеемся, материал этой статьи окажется полезным и для вас.
Шаг 1: Создание ценного предложения
Ваше ценное предложение — это 1-2 пункта, объясняющие зачем вы ищете спонсора. Большинству компаний, к которым вы обратитесь, необходимо знать следующее:
- Какова миссия проекта, для которого вам нужен спонсор?
- Кто ваша целевая аудитория (демографические характеристики, объём)?
- Участвует ли кто-нибудь ещё или говорил про это?
- Какие преимущества получит спонсор?
Ответы на эти вопросы помогут вам сосредоточиться на главных моментах и составить 6-7 фраз. Один из примеров ценного предложения (автор James Zook):
«Невероятная Конференция будет сфокусирована на обучении эффективным приёмам маркетинга для достижения высочайших коммерческих результатов. Мы приглашаем всех, кто интересуется маркетингом, присоединиться к нам 6 мая 2015 в Джексонвилле. Конференция сможет принять 300 участников, предпродажа билетов начнётся на нашем сайте 1 января 2015. Наши организаторы ранее работали с такими компаниями как Starbucks, Nissan, Jockey, а также со спикерами [Известное Имя], [Известное Имя]. Мы рады продвинуться в сфере маркетинга и дать возможность участникам получить полезную информацию и узнать о новых продуктах».
Это описание будет использовано в последующих шагах, а также на вашем сайте, соцсетях и т.д.
Шаг 2: Подготовка списка контактов
Ваши контакты — ценный актив, который у вас уже есть. Будь в адресной книге 100 человек или 10 000, эти люди — ваша отправная точка. Вот четыре вещи, которые вам нужно знать:
- вы уже установили доверительные отношения (в отличие от контактов в соцсетях);
- возможно, они не потенциальные спонсоры вашего мероприятия, блога и др., но они могут дать вам рекомендацию, обратную связь или представить нужному человеку;
- обратная связь может быть важнее продаж на первых порах;
- для старта вовсе не нужно иметь тысячи контактов.
Создайте таблицу в Google Spreadsheet или Excel со всеми вашими контактами. Рекомендуемые колонки: «Имя», «Email», «Компания», «Откуда вы знакомы», «Дата отправки письма», «Ответ», «Кого представил», «Комментарии». Есть CRM-инструменты, за которые можно заплатить, но простой Excel с этой задачей справится не хуже.
Шаг 3: Первый email
Есть несколько важных вещей, которые нужно понимать, когда вы пишете вашим знакомым о поиске спонсора:
- не воспринимайте их как возможности для продаж;
- не делайте массовых рассылок (персонализация, персонализация, персонализация!);
- помните о построенном доверии, когда обращаетесь за помощью/обратной связью;
- пишите коротко и ясно.
Вариант письма представлен ниже. Поскольку автор текста писал для англоязычной аудитории, соблюдайте, пожалуйста, этику делового письма и выбирайте подходящее обращение к тому, для кого пишете.
«Привет, [Имя]!
Как дела? Спасибо еще раз за обед на прошлой неделе, было весело! [ВАЖНО: показать, что это не массовая рассылка].
Если ты еще не знаешь, я организую Невероятную Конференцию, которая пройдет 6 мая 2015 в [невероятном месте]. Я очень рада этому и хотела бы попросить тебя помочь в двух небольших вещах (это займет у тебя всего пару минут).
- Мы ищем спонсоров для участия в мероприятии. Может, ты знаешь кого-то подходящего, кто мог бы помочь с нужной информацией? Буду признательна за короткое email-представление, а остальное уже возьму на себя. 🙂
- У тебя есть какие-то рекомендации для нас? Например, что-то запоминающееся, что тебе понравилось или не понравилось на одной из конференций. Наш сайт здесь: […]
Спасибо заранее! Ценю твое время и надеюсь на несколько ценных контактов».
Отслеживайте реакцию на каждый персонализированный запрос и усердно обновляйте свой файл.
Шаг 4: Питч
Питч-email (pitch) — обращение к СМИ с идеей для публикации истории о вашем мероприятии. В отличие от ситуации с письмами знакомым, получатель питч-письма вас не знает, и, соответственно, построенного доверия между вами нет. Персонализируйте каждое письмо (узнайте максимум информации об адресате), пишите лаконично и не забудьте сделать файл с контактами журналистов.
Шаг 5: Искусство фоллоу-ап
Бывает так, что на первое письмо адресат не отвечает из-за занятости, но иногда делает это намеренно, ожидая повторного письма для подтверждения вашей заинтересованности.
Фоллоу-ап имеет критическую важность в вопросе заключения договоренностей. Как правило, большинство ответов от потенциальных спонсоров не приходит после первого питча. Повторное письмо можно отправить через неделю или воспользоваться бесплатным сервисом Followup. Не забывайте добавлять соответствующие обновления в свой файл.
Шаг 6: Обескураживающие отказы
Какие бы продуманные письма вы ни отправляли потенциальным спонсорам и журналистам, всегда есть вероятность получить в ответ «Нет». Не позволяйте отказам расстраивать вас, причины отрицательного ответа могут быть разные:
- у них нет бюджета;
- спонсорство им не подходит;
- неудачный опыт с другой конференцией;
- они не могут платить за рекламу/маркетинг;
- конфликтующее событие.
Иногда ситуацию с отказом можно переиграть и получить подходящий результат. Успех зависит от ваших способностей в продажах и умению мыслить нестандартно.
Шаг 7: Обещать меньше, делать больше
Простое правило: обещать клиенту меньше, но по возможности выполнить сверх обещанного. Убедитесь, что вы не продаёте в своем питч-письме Mercedes Benz 2014 года, производя Ford Taurus 1982. Ваша цель — сделать спонсора счастливым, чтобы он был рад дать вам еще больше денег на ваши незабываемые мероприятия.
Источник
