Как найти суть проекта

Шаг 2: Определите «зачем» и «что»

Шаг 2: Определите «зачем» и «что»

Шаг 2.1. Составьте описание проекта

Итак, как подойти к описанию вашего проекта, т. е. к тому, что на языке менеджеров называется объемом работ? Для этого следует задать себе ряд довольно простых вопросов в правильной последовательности и согласовать ответы на них с нужными людьми.

Вопросы

Основные вопросы, которые вам нужно себе задать:

• Зачем нужен этот проект?

Необходимо четко сформулировать причины, по которым вы беретесь за проект: что для вас невозможно сейчас, но станет возможным по завершении проекта.

• Что вы получите в результате выполнения проекта?

Это тоже принципиальный вопрос. Вы начинаете проект с целью получить конкретный результат. Он может быть как материальным (новый дом, запуск нового продукта или новая компьютерная программа), так и нематериальным (например, изменение восприятия компании на рынке; если это слишком туманно, я напомню, что именно в этом, по сути, состоит цель всех маркетинговых кампаний).

Чтобы оценить результаты, можно задать себе такой вопрос: «Когда я пойму, что проект завершен, что нового появится в моей жизни?»

• Получите ли вы (нужно ли получить) еще какие-то результаты?

Из ответа на первый вопрос вы знаете, чего собираетесь добиться. Но достаточно ли этого? Возможно, есть что-то еще, что необходимо или стоит сделать в ходе выполнения основного проекта. Все это должно быть включено в описание проекта.

Будьте осторожны, отвечая на данный вопрос, потому что всегда есть соблазн расширить проект. Но проект не должен включать все, что вы хотите сделать в этой жизни. Проект – это организованный способ добиться конкретной цели. Если получение попутно еще какого-то результата диктуется логикой проекта или необходимо для решения исходной задачи, это допустимо. Во всех прочих случаях – нет. Если заказчик настаивает на увеличении объема работ, следует сказать: «Я могу сделать все, что вы просите, однако чем больше объем работ, тем выше стоимость проекта, дальше отодвигается срок его выполнения и повышается риск ошибки». Обычно этого бывает достаточно!

• Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

Порой стоит исключить из объема работ какие-то операции и промежуточные результаты, которые могут быть получены в ходе выполнения проекта. Имеет смысл прописать это предельно четко, так как в описании проекта должны оговариваться не только результаты, но и то, что вы делать не будете.

Теперь вам ясны и причины, и итоги проекта. В следующей главе эта информация поможет вам спланировать проект и определить порядок выполнения работ. Для этого нужно ответить на несколько дополнительных вопросов:

• Есть ли в проекте какие-то упущения и не совпадает ли он в чем-то с другими проектами; возможен ли пересмотр рамок проекта?

Нередко на начальной стадии выполнения проекта выясняется, что кто-то уже решает аналогичные задачи. Вам нужен результат, но совсем не обязательно получать его самостоятельно. Поэтому стоит уточнить, нельзя ли часть работы выполнить в рамках другого проекта. Если действительно какие-то задачи решают при выполнении другого проекта и сроки выполнения вас устраивают, нет необходимости делать и вам ту же работу. Менеджеры проектов называют такое положение дел зависимостью от другого проекта; позднее мы еще вернемся к этой теме.

Иногда запускают одновременно несколько проектов, которые вкупе должны решить некую глобальную задачу. Такую серию связанных друг с другом проектов обычно называют программой. Например, пока вы разрабатываете и запускаете новый продукт, ваш коллега может переоборудовать магазины, где этот продукт будет продаваться. При этом следует согласовать оба проекта так, чтобы ваш новый продукт поступил в уже переоборудованные магазины. К сожалению, при наличии двух или более проектов с общим результатом в ходе их выполнения нередко возникают какие-то накладки и несовпадения. В таких случаях необходимо, чтобы менеджер программы (по сути, главный менеджер проекта) ознакомился с описаниями всех проектов и согласовал их. Не исключено, что какой-то проект, а то и несколько придется переориентировать.

• Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

Планируя свою жизнь, нам все время приходится делать какие-то предположения, иначе мы ничего не добьемся, так как придется отслеживать каждую мелочь, прежде чем приступить к делу. Но предположения, которые мы делаем в ходе проекта, следует делать осознанно и обязательно фиксировать на бумаге. Дело в том, что наши предположения могут быть неверными. Возьмите обычную жизненную ситуацию: говоря отцу, что заедете к нему в следующую субботу, вы привычно делаете ряд предположений. Например, что не произойдет ничего серьезного, что может вам помешать его навестить, что ваш автомобиль будет на ходу и т. д. Как правило, вы не думаете о том, что вам что-то может помешать в такой ситуации. Однако если речь идет не о вашем отце, а о важном клиенте и отмена встречи будет означать для вас потерю контракта на 10 млн ф. ст., вы обдумаете все детали, проверите правильность всех ваших предположений и даже составите план на тот случай, если ваши предположения окажутся неверными.

Так и с проектами. Я не прошу вас рассматривать все предположения, которые вы делаете, достаточно самых важных, ошибочность которых может привести к краху проекта. С одной стороны, это нужно для проверки их обоснованности, с другой – потому что на более поздней стадии проекта вы будете активно ими управлять. Речь об этом пойдет в четвертой главе.

Запишите все предположения и продумайте, насколько они обоснованны. Даже если они правильны, необходимо отслеживать ситуацию, поскольку она может измениться в неблагоприятную для вас сторону (подробнее об этом будет рассказано в четвертой главе). Вот типичные примеры предположений:

• я получу в свое распоряжение ресурсы, необходимые для достижения результатов в соответствующие сроки;

• дополнительные компоненты я смогу заказать у поставщика по существующим расценкам или дешевле;

• поведение потребителей в Лондоне будет строиться по той же схеме, что и в Бирмингеме, где мы уже предлагали эту услугу.

Каждое из них может быть и правильным, и ошибочным, а это в любом случае влияет на стоимость, сроки или другие параметры проекта.

• Возможно ли появление серьезных проблем?

Сложности возникают почти всегда. Поэтому, приступая к работе, необходимо составить перечень серьезных проблем, которые могут возникнуть в ходе проекта. Речь идет не о составлении полного списка возможных затруднений, а лишь о фиксации тех, которые могут повлиять на ход выполнения проекта.

Что в данном случае подразумевается под «серьезными проблемами»? Это сложности, которые могут существенно повлиять на стоимость и сроки выполнения проекта или меняют подход к нему.

• Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

Хорошо, если вам предоставлена свобода действий при выполнении проекта. Однако такое бывает крайне редко. Обычно заказчик устанавливает четкие сроки завершения проекта или оговаривает его максимальную стоимость. Кроме того, в каждой сфере бизнеса и на каждом рынке существуют свои правила, которые следует соблюдать (например, правила охраны труда и техники безопасности).

Заметьте, вы еще не заявляете, что можете завершить проект с учетом всех ограничений, а лишь констатируете, что они вам известны. Только на этапе планирования работ, о чем пойдет речь в следующей главе, вы реально узнаете, как именно будет выполняться проект.

Ответы на перечисленные вопросы стоит занести в форму, которая послужит основой для описания проекта. Пример такой формы приведен в табл. 2.1.

Необходимо, чтобы информация была точной, полной, краткой и не допускающей разночтений. В описание включают только те сведения, которые вам нужны, чтобы судить о масштабе и сложности вашего проекта и начать планировать работу. Разве для этого требуется множество мелких деталей? Нет, потребность в деталях возникнет позже. Если вернуться к нашему примеру с ремонтом дома, на этом этапе вам не нужны сведения о цвете краски, которой вы будете красить стены, – эта информация никак не повлияет на решение о том, какие инструменты вы будете использовать, сколько времени это займет и в какую сумму обойдется ремонт.

Определив объем работ по вашему проекту, проверьте все еще раз. Насколько достижение намеченных результатов соответствует цели проекта? Если, например, ваша задача «повысить выручку на 10 %», насколько ваши действия, которые вы указали в описании проекта, реально обеспечат достижение этой цели? Может быть, стоит еще раз пересмотреть расчеты?

Ниже я привожу три примера описания реальных проектов: 1) ремонт; 2) запуск нового продукта; 3) переоборудование офиса перед переездом на новое место. Как видите, проекты различаются объемом работ и уровнем сложности.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Данная статья – очередная глава одной большой статьи по Управлению Проектами. Чтобы начать читать статью с самого начала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Целью инициации проекта является получение обязательства начать проект. Вы хотите, чтобы клиент или спонсор могли принять обоснованное решение о переходе на этап планирования.

Как правило, первым шагом в инициации проекта является назначение менеджера проекта. В некоторых случаях руководитель проекта может быть назначен в проект после его утверждения.

Во время инициации проекта вы определяете проблему, которую должен решить проект, и собираете всю сопутствующую информацию. Как только у вас есть первоначальное определение проекта, пришло время подготовить устав проекта, документ, который формально описывает проект и излагает полномочия менеджера проекта.

В этой главе мы рассмотрим ключевые элементы определения проекта и что входит в устав проекта на стадии его инициации.

Кто такие заинтересованные стороны проекта

Термин «заинтересованная сторона» означает конкретного человека или группу людей, которые заинтересованы в результатах проекта. Это может быть клиент, отделы, влияющие на проект, и даже люди, которые работают над задачами проекта.

Для руководителя проекта необходимо знать важность, влияние и заинтересованность заинтересованных сторон в проекте. Вам также необходимо знать их ожидания и вклад в проект. Таким образом, вы, как руководитель проекта, можете сосредоточиться на построении отношений с заинтересованными сторонами, которые оказывают наибольшее влияние на успех проекта.

Давайте рассмотрим основные виды заинтересованных сторон:

1. Заказчик проекта – это человек или группа людей, у которых есть проблема, которую нужно решить. Заказчик проекта привносит в проект три важные вещи. Он финансирует проект, он формирует концепцию проекта и его необходимость, и последнее, он утверждает результаты на каждом этапе проекта.
2. Спонсор проекта – это тот, кто хочет видеть успех проекта, и у него достаточно формальных полномочий, чтобы помочь осуществить это, например, руководитель, который верит в проект. Спонсор помогает расставить приоритеты, привлечь внимание заинтересованных сторон, которые не оказывают поддержки, и предложить улучшения в план проекта.
3. Функциональный или линейный менеджер. Функциональные руководители управляют отделами и несут ответственность за достижение целей командой проекта. Они также управляют людьми в своих отделах, которые являются теми же людьми, которые вам нужны для работы в вашем проекте.
4. Члены команды также являются заинтересованными сторонами. Хотя они назначены в ваш проект, их работа зависит от этих назначений и может зависеть от того, насколько хорошо они работают.
5. Наконец, любые отделы или отдельные лица, которые влияют на проект или затрагиваются им, также являются заинтересованными сторонами.

Иногда бывает сложно определить, кто является заинтересованными сторонами для вашего проекта, а также оценить, какие из них наиболее важны, и как эффективно с ними работать. Вот где пригодится документ анализа заинтересованных сторон или реестр заинтересованных сторон.

• Во-первых, вам нужно знать, как ваши заинтересованные стороны связаны с вашим проектом и что их мотивирует. Начните с включения отдела, бизнес-единицы или компании, к которой принадлежит заинтересованная сторона, и их должности в организации.
• Затем определите, кого заинтересованная сторона слушает. Это поможет вам, если будет необходимость выяснить, как решить проблему с заинтересованной стороной.
• Определите цели проекта, о которых заботится заинтересованная сторона, и их приоритет. Таким образом, вы знаете, с кем поговорить, если с этой целью возникнут проблемы.
• Категоризируйте каждого участника по его влиянию и интересу к проекту. Таким образом, вы можете расставить приоритеты для каждой заинтересованной стороны, чтобы вы могли эффективно распределять свое время на управление им.
• Наконец, документируйте вклад заинтересованных сторон в проект, чтобы вы знали, чего ожидать от них или к кому обратиться в будущем. Вы можете использовать таблицу, которую мы предоставили ниже.

Заинтересованные стороны имеют решающее значение для успеха вашего проекта. Как руководитель проекта, вы должны знать, что заставляет их активно участвовать в проекте, как они могут помочь и как вы можете удовлетворить их запросы.

Определяем задачи проекта

Мы определили проект как временное усилие с уникальной целью. Эта цель состоит в том, чтобы достичь чего-то, например, решить проблему или воспользоваться возможностью. Цель проекта определяет каждое решение в проекте, поэтому необходимо убедиться, что вы правильно описали основную проблему или возможность.

Вы делаете это с помощью постановки задач. Формулировка проблемы четко определяет проблему, которую вы пытаетесь решить, или возможность, которой вы хотите воспользоваться. Не стоит использовать множество слов для определения задачи. Если вы можете поместить это в одно предложение, тем лучше.

Определение задачи может быть проблемой, потому что люди часто переходят прямо к решениям. Решения описывают конечный результат, а не исходную мотивацию. Например, конечные результаты могут быть: «нам нужно новое здание», «нам нужен новый сайт» или «нам нужен новый склад». Это не проблемы, а решения.

Один из способов отказаться от решения первоначальной проблемы – спросить «Зачем?». Зачем нам новое здание? Зачем нам нужен новый сайт? Зачем нам новый склад? Задавайте вопрос «Зачем?» по несколько раз.

Вы можете использовать ответы, чтобы докопаться до сути проблемы и начать раскрывать более конкретные цели проекта. Задача будет заключаться в том, что «мы теряем долю рынка» на растущем рынке, «нам некуда определить новую производственную линию» и т.д.

Устанавливаем цели проекта

После того как вы узнали проблему, необходимо определить, чего должен достичь проект. То есть цель проекта. Цель проекта – это цель, которая определяет конечный результат. Целью должно быть простое утверждение, понятное каждому. Цель можно также сформулировать путем уточнения деталей.

Определение целей довольно важная часть работы по планированию проекта, так как помогает узнать scope проекта (смотрите предыдущую главу), ваш подход и критерии успеха, которым вы должны соответствовать.

1. Бизнес-цели часто представляют собой стратегии или тактики, которые поддерживают цели вашей организации. Это, может быть, увеличение продаж на 10 %, увеличение производства и т.д.
2. Финансовые цели – все о деньгах. Например, увеличение дохода на 15% или сокращение расходов на 5%. Ваша организация может потребовать, чтобы проекты приносили 15% прибыли от денег, вложенных в проект.
3. Цели в области качества определяют, насколько хорошими должны быть результаты. Например, если предполагается, что ваш проект повысит удовлетворенность клиентов, целью обеспечения качества будет повышение рейтинга удовлетворенности клиентов до 80%.
4. Технические цели. Например, переоборудовать фасовочную линию или офисное оборудование.

Теперь, когда мы обсудили несколько категорий задач, давайте поговорим о том, как правильно документировать цели. Одним из способов определения четких целей является использование критериев SMRT.

• Конкретные (Specific) цели всегда для всех понятны, поэтому нет недопонимания относительно того, чего вы должны достичь. Например, повысить рейтинг одобрения клиентов до 80%.
• Измеримые (Measurable) цели устраняют любой вопрос относительно того, были ли они достигнуты. Например, вы можете использовать рейтинги с онлайн-сайтов для измерения удовлетворенности клиентов.
• Реалистичные (Realistic) цели объясняют, что вы можете сделать с доступными ресурсами. Сложные цели могут мотивировать людей, но ваша команда может сдаться, если считает, что достижение цели является невозможным.
• Временные рамки (Time related). Цель должна иметь четкую дату. Например, проект конференц-центра должен быть завершен в марте.

Теперь, когда цели и задачи проекта определены, вы работаете с соответствующими заинтересованными сторонами для проведения анализа выгод. Таким образом, вы можете проверить, что проект соответствует миссии и стратегии организации и обеспечивает ожидаемую ценность для бизнеса.

Выбираем стратегию для достижения целей проекта

Как только вы определили цель и задачи проекта, вы, вероятно, обнаружите, что есть более чем один способ их достижения. Давайте рассмотрим, как вы можете оценить альтернативные стратегии и выбрать правильное решение.

Во-первых, соберите небольшую группу людей, знакомых с проектом, чтобы выработать возможные стратегии. Эта группа должна ознакомиться с целями и задачами, а затем приступить к выработке возможных стратегий. Группа должна провести мозговой штурм и определить несколько рабочих идей.

Цель здесь такая же, как и в нашей статье о стратегическом планировании – записать как можно больше идей, прежде чем вы начнете их оценивать или критиковать. После того как вы записали несколько стратегий, вам необходимо оценить их.

Вы можете использовать матрицу решений, чтобы сравнить ваши варианты. Группа должна спросить, насколько хорошо эта стратегия соответствует целям проекта? Одним из способов быстрого сокращения списка претендентов является проверка того, удовлетворяет ли стратегия всем необходимым задачам. Если стратегия не удовлетворяет одному из ваших обязательных требований, вам не нужно заполнять остальные значения для этой стратегии.

Затем оцените производительность для каждой цели. Если некоторые цели важнее других, вы можете увеличить их вес. Стратегия с самым высоким общим рейтингом, скорее всего, ваш победитель.

Во-вторых, группа должна спросить, рабочая ли эта стратегия? Стратегии, которые используют новые технологии или недоказанные методы, могут не работать.

В-третьих, узнайте, какие риски возможны в применении данной стратегии? Вы можете не знать всех рисков на этом этапе проекта, но вы можете выполнить их первоначальный анализ, чтобы увидеть, являются ли какие-либо риски настолько значительными и вероятными, что вы не сможете продолжать проект.

В-четвертых, спросите, соответствует ли эта стратегия культуре организации? Попытка выработать стратегию, которая не соответствует культуре, является заранее проигрышной.

Попробуйте использовать Матрицу решений, чтобы оценить стратегии для вашего текущего проекта. Помните, что выбранная вами стратегия должна удовлетворять большинству, если не всем, целям проекта. Как только вы выберете решение из альтернативных стратегий, детали вашего проекта начнут становиться на свои места.

Разрабатываем требования к проекту

Требования содержат подробную информацию о том, каким должен быть результат, и функции, которые он должен иметь. Они описывают конкретные потребности проекта. Правильное определение требований жизненно важно, потому что, если вы не определите истинные требования проекта, заинтересованные стороны не будут удовлетворены результатами проекта, и если вы включите требования, в которых нет необходимости, проект, вероятно, займет больше времени, и понесет больше затрат, чем требуется.

Разработка требований является сложной задачей по нескольким причинам. Заинтересованные стороны могут неправильно описывать свои требования или предоставлять противоречивые запросы. Они могут упускать требования, в которых действительно нуждаются. Кроме того, заинтересованные стороны часто отказываются выделять время, необходимое для определения требований.

Первым шагом в разработке требований является сбор информации о том, что требуется. Есть несколько методов для сбора требований:

• Интервью – отличный способ поиска информации. Ключ в том, чтобы выбрать правильных людей для интервью и подготовить список вопросов. Если в вашем проекте участвуют несколько групп, вы можете провести мозговой штурм, чтобы обсудить их требования к проекту.
• Другой подход – понаблюдать, как работают люди. Другими словами, следите за тем, что люди делают в своей повседневной деятельности. Чтобы убедиться, что вы правильно поняли требования, запишите их и рассмотрите с работниками.
• Анкеты и опросы являются еще одним способом получения требований от заинтересованных сторон. Важно тщательно их составлять, чтобы не влиять на полученные ответы. Если уже существует какая-то документация проекта с предварительными результатами, вы можете получить требования, проанализировав ее.

После того как вы собрали первоначальные данные, вам нужно проанализировать их и убедиться, что они имеют смысл. Скорее всего, вы обнаружите, что у вас нет всей необходимой информации или что требования повторяются и противоречивы. Требуются несколько подходов, чтобы получить конкретные требования проекта.

Определяем результаты проекта и критерии успеха

Чтобы определить, будут ли результаты проекта такими, какими вы их задумали, необходимо каким-то образом измерить их. Эти измерения называются критериями успеха. Результаты могут быть материальными, например, здание, новый продукт или новая услуга. В других случаях результаты более абстрактны, как финансовый результат, скажем, увеличение продаж на 15%.

Как только ваш проект начнется, результаты помогут вам измерить прогресс. Чтобы задокументировать ваши результаты, начните с записи конечных результатов. То есть, результаты, которые предусматривает ваш проект.

Далее документируйте промежуточные результаты. Это события или результаты, полученные в ходе проекта. Имейте в виду, что заказчик проекта необязательно получает промежуточные результаты.

По возможности старайтесь определять результаты, которые могут быть достигнуты в сроки между отчетами о состоянии проекта. Таким образом, вы можете оценить прогресс на основе результатов, достигнутых со времени последнего отчета.

Когда вы определились с результатами, как вы поймете, что результаты, которые вы по факту получаете, это те, что вы планировали? Для этого вам нужны количественные критерии, которые вы можете измерить.

Критерии успеха – это обозначение успеха. Некоторые из них легко понять, например, подписанные контракты с поставщиками или свидетельство о владении недвижимостью. Другие критерии не так просты и могут быть субъективными. Определяйте для себя те критерии успеха, которые понятны и поддаются количественной оценке.

Готовим устав проекта

Конечным результатом стадии инициации является официальное разрешение на проект. Оно выступает в виде устава проекта. Вот что обычно входит в устав проекта:

• Название проекта, цель проекта, краткое резюме его целей и задач.
• Описание проекта, которое может включать в себя такие вещи, как критерии успеха, требования, масштабы, риски, предположения и ограничения, график каждого этапа, смета расходов и список заинтересованных сторон. Помните, что вы разработаете все эти компоненты, как только начнете планировать свой проект.
• Информация о руководителе проекта: его имя, обязанности, включая краткое описание работы, которую он будет выполнять. Степень его полномочий, например, запрашивать ресурсы или подписывать контракты.
• Официальное заявление спонсора о поддержке проекта. Думайте об этой декларации как о доверенности, выданной руководителю проекта спонсором или заказчиком.

Вы можете задаться вопросом, почему Устав проекта описывает полномочия руководителя проекта. Это потому что у менеджера проекта нет той власти, которую имеют менеджеры в структурированной организации. Полномочия руководителя проекта сохраняются до тех пор, пока он управляет проектами, и применяются только к этим проектам.

Когда Устав проекта готов к исполнению, спонсор проекта распространяет его среди всех, кто каким-либо образом вовлечен в проект. Ваши полномочия как руководителя проекта станут общеизвестными, и вы готовы приступить к планированию проекта.

Четвертую часть вы можете почитать в статье: “Разработка плана проекта. Структура распределения работ, бюджет, риски. Часть 4”

Инициация проекта. В чем суть нового проекта? Часть 3

Автор: Your Mentor. Дата публикации: 03 августа 2020 .

Данная статья – очередная глава одной большой статьи по Управлению Проектами. Чтобы начать читать статью с самого начала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке .

Целью инициации проекта является получение обязательства начать проект. Вы хотите, чтобы клиент или спонсор могли принять обоснованное решение о переходе на этап планирования.

Как правило, первым шагом в инициации проекта является назначение менеджера проекта. В некоторых случаях руководитель проекта может быть назначен в проект после его утверждения.

Во время инициации проекта вы определяете проблему, которую должен решить проект, и собираете всю сопутствующую информацию. Как только у вас есть первоначальное определение проекта, пришло время подготовить устав проекта, документ, который формально описывает проект и излагает полномочия менеджера проекта.

В этой главе мы рассмотрим ключевые элементы определения проекта и что входит в устав проекта на стадии его инициации.

Кто такие заинтересованные стороны проекта

Термин «заинтересованная сторона» означает конкретного человека или группу людей, которые заинтересованы в результатах проекта. Это может быть клиент, отделы, влияющие на проект, и даже люди, которые работают над задачами проекта.

Для руководителя проекта необходимо знать важность, влияние и заинтересованность заинтересованных сторон в проекте. Вам также необходимо знать их ожидания и вклад в проект. Таким образом, вы, как руководитель проекта, можете сосредоточиться на построении отношений с заинтересованными сторонами, которые оказывают наибольшее влияние на успех проекта.

Давайте рассмотрим основные виды заинтересованных сторон:

1. Заказчик проекта – это человек или группа людей, у которых есть проблема, которую нужно решить. Заказчик проекта привносит в проект три важные вещи. Он финансирует проект, он формирует концепцию проекта и его необходимость, и последнее, он утверждает результаты на каждом этапе проекта.
2. Спонсор проекта – это тот, кто хочет видеть успех проекта, и у него достаточно формальных полномочий, чтобы помочь осуществить это, например, руководитель, который верит в проект. Спонсор помогает расставить приоритеты, привлечь внимание заинтересованных сторон, которые не оказывают поддержки, и предложить улучшения в план проекта.
3. Функциональный или линейный менеджер. Функциональные руководители управляют отделами и несут ответственность за достижение целей командой проекта. Они также управляют людьми в своих отделах, которые являются теми же людьми, которые вам нужны для работы в вашем проекте.
4. Члены команды также являются заинтересованными сторонами. Хотя они назначены в ваш проект, их работа зависит от этих назначений и может зависеть от того, насколько хорошо они работают.
5. Наконец, любые отделы или отдельные лица, которые влияют на проект или затрагиваются им, также являются заинтересованными сторонами.

Иногда бывает сложно определить, кто является заинтересованными сторонами для вашего проекта, а также оценить, какие из них наиболее важны, и как эффективно с ними работать. Вот где пригодится документ анализа заинтересованных сторон или реестр заинтересованных сторон.

• Во-первых, вам нужно знать, как ваши заинтересованные стороны связаны с вашим проектом и что их мотивирует. Начните с включения отдела, бизнес-единицы или компании, к которой принадлежит заинтересованная сторона, и их должности в организации.
• Затем определите, кого заинтересованная сторона слушает. Это поможет вам, если будет необходимость выяснить, как решить проблему с заинтересованной стороной.
• Определите цели проекта, о которых заботится заинтересованная сторона, и их приоритет. Таким образом, вы знаете, с кем поговорить, если с этой целью возникнут проблемы.
• Категоризируйте каждого участника по его влиянию и интересу к проекту. Таким образом, вы можете расставить приоритеты для каждой заинтересованной стороны, чтобы вы могли эффективно распределять свое время на управление им.
• Наконец, документируйте вклад заинтересованных сторон в проект, чтобы вы знали, чего ожидать от них или к кому обратиться в будущем. Вы можете использовать таблицу, которую мы предоставили ниже.

Цели, Требования и Интересы

Источник

Проект: определение, назначение, виды

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Продолжим анализировать понятия, которые имеют свои особенности в зависимости от сферы применения.

Сегодня поговорим о том, что такое проект, для чего он нужен, и как трактуется этот термин в разных сферах деятельности человека.

Проект – это …

Смысл понятия раскрывается, если перевести это слово с латинского языка (projectus). В дословном переводе «проект» – это «выступающий вперед», т.е. то, что предваряет основное действие.

Допустим, вы хотите открыть свой бизнес. Что вы будете делать, прежде чем ринуться в пучину предпринимательства? Конечно, придумаете, чем будете заниматься, откуда будете брать деньги на «раскрутку» и составите план действий на первое время.

То есть разработаете проект (для справки: проект в бизнесе называется бизнес-планом).

Вывод: проект – это комплекс процессов (создание планов, проведение мероприятий и т.д.), направленный на создание нового продукта (материального объекта, услуги и т.д.).

Деятельность, направленная на создание нового продукта, называется проектной деятельностью.

Примеры проектов:

1. возведение промышленных и жилых зданий;
2. разработка программного обеспечения;
3. создание новых технологий;
4. создание нового предприятия;
5. проведение экономической реформы;
6. организация международной конференции;
7. проведение разноплановых мероприятий, направленных на развитие какого-либо региона и т.д.

Процесс разработки проектов в зависимости от сферы применения имеет свои индивидуальные особенности.

Если проект создается для реализации уникальной цели, но не в единичном экземпляре, то такой проект называется типовым. Такие проекты актуальны в строительстве, организации производства.

Основные признаки проекта:

1. разрабатывается как разовый комплекс мероприятий для выполнения конкретной цели;
2. имеет четкие рамки ограничения по времени (начало и конец), т.е. имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких фаз, в зависимости от сложности проекта;
3. разрабатывается с учетом ограниченных ресурсов (что это такое?). Например, проект для строительства коттеджа или другого строения ограничивается заранее высчитанной сметой;
4. выполняется поэтапно в соответствии с разработанным планом.

Общая схема разработки проекта (согласно фазам жизненного цикла проекта):

1. инициирование (определение цели, для которой создается проект);
2. планирование (создание конкретного плана действий). Это разбивка основной цели на несколько мелких (конкретизация этапов проекта). Такая разбивка называется декомпозицией целей.

Например, при строительстве загородного дома (основная цель) задается ряд промежуточных целей, которые должны быть выполнены поэтапно: рытье котлована под фундамент, заливка фундамента, возведение стен, возведение крыши, подведение инженерных коммуникаций, внутренняя отделка, внешняя отделка;

реализация (воплощение плана в действие);

контроль выполнения;

завершение проекта.

Методы проектирования

Выбор метода проектирования зависит от цели проекта.

Принято классифицировать несколько методов. Рассмотрим их немного подробней.

1. Метод «водопада»: все этапы проектирования выполняются один за другим (т.е. линейно):
   1. исследование исходных условий;
   2. создание основного проекта;
   3. детализация проекта (разработка подпроектов);
   4. реализация подпроектов;
   5. проверка проекта.
2. Метод итерации (повторяющихся подходов): параллельный процесс работы и корректировки уже выполненных задач. Это значит, что проект на каждой фазе жизненного цикла проходит неоднократное повторение такого подцикла:

   проектирование → реализация → анализ → корректировка

   Такой метод планирования позволяет минимизировать последствия от возможных недоработок проекта.

3. Метод спирали: исходная версия проекта разрабатывается, реализуется, затем создается новый проект, но на основе уже реализованного (посредством корректировки исходного и внесения новых элементов в зависимости от изменившейся ситуации с одновременным планированием нового витка проекта).
4. Инкрементный метод: разбиение одного объемного проекта на несколько мелких.

Классификация проектов

Разделение проектов на виды и типы зависит от классифицирующих признаков. Рассмотрим классификацию в сводной таблице:

Классифицирующий признак	Вид проекта
сфера деятельности	технический, организационный, социальный, экономический, смешанный
структура	монопроект (отдельный), комплексный (состоит из нескольких монопроектов), мегапроект (состоит из целого ряда комплексных проектов и монопроектов)
длительность	краткосрочные (до 3 лет), среднесрочные (от 3 до 5 лет), долгосрочные (более 5 лет)
масштаб	мелкие, средние, крупные, мегакрупные
степень сложности	простые, средние, сложные
характер проекта	инвестиционный, научно-исследовательский, образовательный, смешанный

Проект как комплект проектно-конструкторской документации

Это наиболее часто встречающийся вариант проектов. В данном случае подразумевается такая схема:

разработка проекта → пакет проектно-конструкторской документации (результат разработки проекта) → реализация поставленной задачи → создание материального объекта (результат реализации проекта)

По такой схеме разрабатываются проекты:

1. для строительства многоквартирных домов и частных коттеджей;
2. строительства производственных зданий;
3. дорог и малых ландшафтных форм;
4. технологических производственных линий и т.д.

В этой статье мы рассмотрели основные определения и классификацию проектов, выяснили, что проект может разрабатываться не только в строительной сфере, но и практически во всех областях деятельности человека.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Самое сложное в проекте — это его воплощение в жизнь, а то ведь были проекты поворота русел рек и чёрт знает чего. К счастью, не все проекты находят пути для реализации.

Под проектом должно подразумеваться что-то масштабное, важное и полезное. А то сейчас так называют любую идею, даже если она вообще не несет никакой пользы или смысла.

Источник

Что такое проект?

ПРОЕКТ — замысел, идея, образ, воплощённые в форму описания, обоснования, расчётов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации (Википедия).

Прежде всего для твоей самооценки. Кто я, что я умею и чего хочу? Итоговый проект дает возможность реализовать себя и научиться чему-то новому, продвинуться на шаг в своем развитии. Что говорят документы?

“Основным объектом оценки метапредметных результатов служит сформированность у обучающихся познавательных, регулятивных и коммуникативных универсальных учебных действий. Основной процедурой итоговой оценки становится защита обучающимся индивидуального итогового проекта.”

Работа над проектом требует четкой организации. Существуют документы, которые определяют порядок выполнения и критерии оценки твоей деятельности. Необходимо внимательно их изучить вместе с учителем и родителями! Какие это документы? Вот примерный перечень:

• Положение о проектной деятельности обучающихся в рамках реализации основной образовательной программы основного общего образования муниципального общеобразовательного учреждения
• Карта оценки индивидуального итогового проекта обучающегося на уровне основного общего образования
• Инструктивные материалы для обучающегося и карта самооценки
• Дневник работы над проектом
• План консультаций с преподавателем или тьютором

Прислушайся к себе. Что ты хочешь сделать для собственного развития? Освоить новые технологии и получить новые знания или тебе хочется совершенствовать имеющиеся навыки, а может, ты хочешь применить свой талант для создания чего-то нового или оригинального.

Что делать, если идей очень много? Оцени все свои идеи и подумай, какую пользу принесет твоя деятельность тебе и другим. Приди к компромиссу между “интересно и полезно”. Что делать, если идей совсем нет? Советуйся с учителем, родителями, одноклассниками, но помни, что навязанная работа не принесет пользы. Если ты решил воплотить чужой замысел, то постарайся привнести свое, оригинальное.

Исследовательские творческие работы (проекты), выполненные в результате анализа наблюдений, сбора материала, сведений, экспериментов и т. д., с помощью корректной с научной точки зрения

методики. Точный результат исследовательских работ неизвестен заранее, хотя общие тенденции следуют из известных законов и правил. Важным элементом учебного исследования является гипотеза — предположение, которое необходимо доказать или опровергнуть в процессе выполнения исследования. Критерием качества исследовательских работ является логическая стройность структурных элементов:

• постановки цели
• выбора методов решения
• проведения опытных и контрольных экспериментов
• анализа результатов и обоснования выводов

Информационные проекты -это тип проектов, призванный научить учащихся добывать и анализировать информацию. Учащиеся изучают и используют различные методы получения информации (литература, библиотечные фонды, СМИ, базы данных, в том числе электронные, методы анкетирования и интервьюирования), ее обработки (анализ, обобщение, сопоставление с известными фактами, аргументированные выводы) и презентации (доклад, публикация, размещение в сети Интернет или локальных сетях, теле- конференция). Критерием качества реферативных работ является:

• полнота сбора информации,
• объективность изложения материала.

Типичным недостатком реферативных работ является их перегруженность информацией, мало значимой в раскрытии поставленной темы.

Проектные творческие работы или проекты связаны с планированием, достижением и описанием определенного результата (построение установки, выявление источника загрязнения и т. д.). В процессе работы над проектом осуществляется коррекция исходной программы, необходимая для повышения эффективности достижения цели.

Критерием качества проектных работ является:

• актуальность
• практическая значимость
• элементы исследования

Одной из разновидностей проектных работ являются работы социальной и общественно-экологической направленности, результат которых — формирование общественного мнения по поводу социальных или природоохранных проблем. Примеры: “Комплексный проект очистки и восстановления пляжа”

Практико-ориентированный проект также предполагает реальный результат работы, но в отличие от первых двух носит прикладной характер (например, оформить выставку горных пород для кабинета географии). Тип учебного проекта определяется по доминирующей деятельности и планируемому результату. Например, проект по изучению местности может носить исследовательский характер, а может – практико-ориентированный: подготовить учебную лекцию по теме “Горы (или равнины) Земли”. Подготовка такого проекта, кроме собственно предметного содержания, будет включать вопросы анализа аудитории, особенностей обращения к ней и т.д.

Экспериментальные творческие работы (проекты) написаны на основе выполнения эксперимента, иллюстрирующего известные науке законы и закономерности. Конкретный результат эксперимента,

как правило, зависит от исходных условий. Экспериментальные работы могут включать этап конструирования, анализа технических схем, трактовку результата эксперимента. Экспериментальные работы часто являются творческим развитием лабораторных работ. Хорошие экспериментальные работы‚ как правило, содержат элементы исследования.

Игровые -участники принимают на себя определенные роли, обусловленные характером и содержанием проекта для привлечения публики к решению проблемы проекта.

Результатом работы над проектом может быть, как готовый объект или информация (учебное пособие, WEB-сайт, результаты исследования), так и оригинальное представление своего замысла (макет, модель, чертеж, бизнес-план).

Виды продуктов проектной деятельности:

• WEB-сайт
• Видеофильм
• Экспозиция и экскурсия по ней
• Коллекция
• Модель, макет
• Художественное произведение
• Мультимедийный продукт
• Постановка
• Праздник
• Справочник
• Учебное пособие
• Экскурсия или интерактивная экскурсия
• Бизнес-план
• Карта, атлас
• Пакет рекомендаций
• Путеводитель
• Справочник
• Учебное пособие

ПРИМЕРНЫЕ ФОРМЫ (ПРОДУКТ) ИТОГОВОГО ПРОЕКТА см. статью «Творческие работы»

Индивидуальный проект — ответственное и значимое событие на данной ступени образования и в твоей жизни. Не стесняйся озаботить этим родителей. Не отказывайся от их помощи и помощи других людей. Твои близкие и друзья поддержат тебя и помогут увидеть достоинства или недостатки, которые ты сам не увидел. Говорят, что совместный труд объединяет!

Прочитай свой “Дневник работы над проектом”. Вспомни трудности и то, как ты их преодолевал. Ответь на вопросы этой анкеты.

«Чему удалось научиться или улучшить в ходе работы над проектом?» Отметь знаком «+»!

• Планировать свою деятельность, распределять время
• Организовывать рабочее пространство
• Доделывать всё до конца
• Добывать информацию и отбирать необходимую для работы
• Выделять главное, существенное
• Правильно оформлять проект
• Достигать поставленной цели, несмотря на ошибки и разочарования
• Прислушиваться к разным мнениям
• Доказывать свою точку зрения
• Создавать презентацию
• Другое

Источник

Этап подготовки проекта в теории

В данной статье рассмотрены теоретические основы важнейшего этапа в управлении проектами – именно его подготовки. Это должно быть интересно как новичкам в таком непростом деле, как менеджмент проектов, так и начинающим стартаперам, и возможно, опытным менеджерам.

Что же такое проект?

Проект – одноразовая, неповторяющаяся деятельность или совокупность действий, в результате которых за определенное время достигаются четко поставленные цели.

В определенном смысле все проекты одинаковы. У всех есть потребитель (и) и или покровитель (и), которые ждут от реализации проекта достижения в определенное время результатов. Проекты часто реализуются с целью создания чего-то нового или осуществления больших изменений, которые можно рассматривать как завершенный вид деятельности. Проект может возникнуть исходя из новых запросов потребителей или пользователей услуг, либо из возможности получить выгоды для организации, либо на основании новых потребностей организации.

Проект – это практическая деятельность, которая осуществляется в определенном контексте и подвержена его влиянию. Общие характеристики проектов:

• они являются целевыми, т.е. вся деятельность направлена на достижение определенных результатов или выходов;
• они имеют четкое начало и конец;
• у них есть определенные ограничения, которые лимитируют и определяют процесс;
• достигнутые результаты могут быть измерены с помощью согласованных показателей.

У каждого проекта существуют 3 ключевых измерения – бюджет, время и качество, которые должны быть сбалансированы для успешного управления проектом. Поэтому главной задачей при управлении проектами как раз и является соблюдение баланса этих измерений – уложиться в выделенный бюджет, при этом не выйти за рамки временных ограничений и обеспечить приемлемое качество. Отсюда и вытекают 3 основных признака неудачи проектов:

• проект не уложился в рамки бюджета;
• проект занял большее время, чем было запланировано;
• проект завершен в рамках бюджета и намеченного времени, но не удовлетворяет по качеству.

Не существует единственно «правильного» способа управления проектом. Традиционные подходы к управлению проектами сфокусированы на технических аспектах, и влиянию людей на реализацию проекта нередко уделяется меньше внимания. Однако именно люди заказывают и поддерживают проекты, поэтому лидерство, мотивация и управление вовлеченными в проект людьми так же важны, как и использование подходящих методов планирования, контроля и мониторинга.

Часто встречающиеся недостатки в реализации проектов:

• в команде были сомнения по поводу целей проекта;
• команда не была уверена в том, что должно быть сделано;
• к концу проекта цели были достигнуты только частично;
• работы выполнялись позже намеченных в графике сроков;
• запланированный бюджет был превышен;

На основании своих исследований Элбейк и Томас указали 10 факторов, которые многие определяют как критические для успеха проекта (расположены в соответствии с приоритетами):

1. ясно поставленные цели;
2. четкое планирование и контроль;
3. высокая квалификация менеджера проекта;
4. хорошая административная поддержка;
5. достаточное количество времени и ресурсов;
6. выполнение своих обязательств всеми участниками;
7. широкое привлечение потребителей;
8. хорошие коммуникации;
9. хорошая организация и структура проекта;
10. возможность прекратить реализацию проекта.

Определение границ проекта

Проект начинается с идеи и возникает с целью удовлетворения потребностей человека. Идея состоит в том, чтобы сделать что-то, что кажется необходимым. Преобразование идеи в проект начинается с понимания природы потребности как движущей силы. Поэтому потребности являются основной движущей силой проекта.

3 фазы в определении потребностей:

1. Появление потребностей — все заинтересованные стороны должны предупреждать и предвидеть потребности, реагируя на них проактивно;
2. Признание потребностей — осознание потребностей на основе сбора информации и обсуждения с ЗС. Главная задача на этом этапе – превращение возникающей потребности в цели, которые начнут определять результаты проекта;
3. Формулирование потребностей — прояснение понимания потребности с помощью более точного описания ее характерных особенностей. Формулировка того, что должно быть сделано, т.е. определение границ, формулировка проекта.

Проблемы недостаточно точного определения потребностей:

• нечеткие цели;
• нереалистично широкий масштаб;
• решение неверно поставленных проблем;
• противоречивые цели изменений для людей, систем, организации;
• потеря времени на выполнение задач, которые не входят в круг обязанностей людей, необязательны или невыполнимы.

Для того, чтобы понять масштабы проекта необходимо иметь следующую информацию:

1. Кто является заинтересованными сторонами (ЗС) и каковы их потребности в проекте?
2. Каковы цели и задачи проекта и каким образом их собираются осуществить в рамках соответствующих ресурсных и временных ограничений? (предназначение и цели)
3. Каковы возможности проекта и угрозы для его успешной реализации?

ЗС и их потребности

Наиболее важные ЗС для проекта:

1. Покровитель проекта – человек или группа людей, которые инициируют и поддерживают проект, обеспечивают ресурсами и поручают Вам его реализацию;
2. Команда проекта – группа людей, готовых выполнять поставленные задачи и осуществлять необходимые виды деятельности; 3.Функциональные менеджеры и другие люди, которые управляют необходимыми Вам ресурсами и обладают полезными для Вас опытом и знаниями;
3. Влиятельные люди или группы, которые, вероятно, подвергаются воздействию проекта или его результатов

В зависимости от особенностей проекта многие другие группы или отдельные люди могут быть заинтересованы в нем:

• потребители, покупатели, пользователи товаров и услуг;
• другие работники организации (из этого или другого подразделения);
• менеджеры и персонал организаций-партнеров;
• высшее руководство Вашей организации;
• акционеры и их представители;
• СМИ;
• конкуренты;
• общественные и государственные деятели, если проект вызывает широкий общественный интерес.

После того, как установлены основные ЗС, эту информацию необходимо использовать для того, чтобы обеспечить проекту максимально возможную поддержку. Обязательно нужно проверить, как реагируют на проект люди до того, как в процессе планирования будут исключены другие варианты его реализации. Если эту возможность использовать в полной мере, то команда проекта узнает о многих потенциальных препятствиях и будет хорошо информирована о приоритетах каждой группы. Один из способов понять реакции разных ЗС является анализ их точек зрения на каждое из ключевых измерений проекта – бюджет, время и качество.

Определение предназначения и целей проекта

Предназначение проекта является широким понятием и может быть соотнесено с миссией и ценностями организации, тогда как цели проекта определяют более точно, чего стремятся достичь, реализуя проект, и каким образом можно определить его успех.

Цели должны соответствовать критериям SMART:

• конкретными (specific) – т.е. Вы должны ясно представлять себе, чего хотите достичь;
• измеримыми (measurable) – Вы должны разработать критерии для измерения процесса достижения целей;
• достижимыми (achievable) – т.е. Вы должны быть уверены в достижении поставленных целей в существующем окружении и при имеющихся ресурсах;
• реалистичными (realistic) – т.е. Вам не следует пытаться достичь невозможного;
• определенными по времени (timebound) – т.е. сроки достижения поставленных целей должны диктоваться реальными потребностями

Поставленные цели дают возможность определить шаги, с помощью которых может быть реализовано предназначение проекта и не позволить сбиться с правильного пути; использоваться для того, чтобы убедиться, что проект хорошо вписывается в деятельность организации.
Ясность целей важна для понимания того, что должно быть сделано. Если поставлены четкие цели, то это значит, что имеется определенная система взглядов на конечный результат. На основании поставленных целей происходит структурирование проекта с тем, чтобы его можно было эффективно контролировать и управлять им. Однако иногда возникает необходимость в пересмотре целей, поскольку в процессе осуществления проекта могут возникнуть новые обстоятельства, неизвестные на стадии планирования. Поэтому цели не должны быть «каменными».

Возможности и угрозы

Исследование возможностей и угроз на начальной стадии проекта может быть важным для определения его масштаба. Постоянные обсуждения с ЗС могут выявить многие потенциальные возможности и угрозы, связанные с проектом. Управление рисками (возможными угрозами проекту) будет рассмотрено ниже.

Проверка осуществимости проекта

Целью проверки осуществимости является определение того, будут ли требуемые выходы или результаты достигнуты при использовании имеющихся ресурсов. В процессе проверке рассматриваются следующие аспекты:

• финансовые — проведение сравнительного анализа ресурсных затрат проекта вместе с предполагаемой прибылью и затрат, которые могут появиться, если проект не будет реализован;
• технические — определение того, каким образом новая система будет связана с существующими системами, будут ли организация и работники подготовлены к работе с новой технологией и как управлять процессом перехода;
• влияние внешнего окружения и общества — беспокойство ЗС по поводу влияния внешнего окружения, воздействия проекта на внутреннее окружение и местные социальные условия;
• управленческие — исследование ресурсов для новой практической деятельности, включая потребность в новых работниках или обучении имеющегося персонала, изменения сроков и условий работы, а также принцип равных возможностей;
• ценностные — изучение мотивационных вопросов и вопросов культуры с целью убедиться в том, что проект

будет поддержан как в смысле используемых процессов, так и в смысле предполагаемых результатов.
Определить ценность проекта для организации помогут следующие вопросы:

• какова бизнес-причина для выполнения проекта?
• какой вклад внесет проект в достижение общих целей организации?

Затраты и выгоды для оценки проекта

Для составления бюджета проекта финансовые затраты делят на две главные категории:

• стоимость разработки- затраты, возникающие в период между началом проекта и моментом, когда начато производство продукции. Они присущи всем проектам и обычно включают в себя затраты на команду проекта.
• операционные затраты – затраты, возникающие с началом выпуска продукции и обеспечивающие поддержание данного процесса (пример – ежедневно расходуемые материалы, используемый капитал). Они не возникают в проекте, в котором продукт продается один раз сразу после завершения проекта.

Выгоды в управлении проектами делятся также, как в финансовом учете на:

• осязаемые выгоды — прямые, видимые и измеряемые выгоды, обычно базирующиеся на денежных потоках, которые поступают в организацию или больше не уходят из организации;
• неосязаемые выгоды — косвенные, неопределенные и менее легко измеримые с финансовой точки зрения выгоды (более высокое качество услуги, возросший ассортимент).

Ваши оценки должны включать в себя:

• затраты и поступления, которые влекут за собой денежный обмен;
• альтернативные поступления и затраты, такие как продажа активов, которые могли бы принести определенный доход;
• потерю дохода или рост затрат в связи с отвлечением штата или потребителей услуги, которые появились в связи с проектом;
• экономия, возникающая в результате замены менее эффективных систем новыми, которые предусмотрены проектом.

Оценка проекта дает возможность прояснить, будет ли стоимость результатов проекта превышать стоимость ресурсов, используемых для проекта. Тем не менее, очень важно оценить проект не только с экономической т.з. – проект должен быть рассмотрен в контексте предназначения организации, её политических и социальных обязанностей и забот, её стратегического направления и того, как рынок или общественное мнение отреагируют на решение организации начать проект.
Несмотря на то, что проекты имеют определенные уникальные характеристики, большинство из них имеет сходную финансовую структуру – стоимость разработки должна быть оплачена до получения выручки, т.е. необходим временный источник денег. В краткосрочных проектах вопрос затрат и выгод решается довольно просто. В случаях более сложных, особенно при наличии неосязаемых выгод, необходимо выносить суждения, основанные на сопоставлении ценностей. У многих проектов существует или большой интервал между платежами и поступлениями, или необходимость в крупном авансе, или и то и другое. С финансовой т.з. деньги, более точно капитал, который нужно вложить в проект для оплаты стоимости разработки, может быть установлен, поскольку обычно привлекается из внешних или внутренних источников. Его стоимость включается в оценки осуществимости проекта, а также в бюджеты и отчеты по проекту. Для оценки финансовой стоимости проекта нет необходимости проводить различие между прибылью и денежными потоками, можно сконцентрироваться только на анализе денежных потоков.
Существует несколько методов оценки денежных потоков по проекту (подробно рассматриваться здесь не будут):

• Чистая текущая стоимость (Net Present Value — NPV);
• Внутренняя норма отдачи (internal rate of return — IRR);
• Срок окупаемости;
• Анализ эффективности затрат.

Риски и ситуационное планирование

Риск – возможность неблагоприятного воздействия на проект, ИЛИ событие или ситуация, которые могут повергнуть опасности весь проект или его часть. Риски могут быть внутренними, т.е. возникающими в рамках проекта, так и внешними, появляющимися из самого контекста или окружения проекта.
Существуют 4 стадии управления риском:

1. Выявление риска – определение, какие риски могут влиять на проект, и описание характеристик каждого из них.
2. Оценка влияния – оценка риска с точки зрения диапазона возможных результатов, касающихся проектов, и потенциального влияния каждого из них.
3. Планирование запасных вариантов с целью снижения влияния наиболее вероятных рисков.
4. Обеспечение того, что риски всегда находятся в поле зрения.

Основные категории риска:

• материальные риски – возможность утраты или повреждения информации, оборудования или зданий вследствие несчастного случая, пожара или стихийного бедствия;
• технические риски, возникающие когда системы не работают или работают недостаточно хорошо для получения необходимых результатов;
• кадровые риски – вероятность неучастия ключевых работников в реализации проекта или недостаток квалифицированных кадров;
• социально-политические риски, возникающие, когда проект лишается поддержки вследствие смены власти, изменений в политике высшего руководства организации или протестов со стороны общественности, СМИ, пользователей услуги или персонала;
• правовые риски – угроза правовых действий из-за того, что некоторые аспекты проекта могут рассматриваться как незаконные.

Существует несколько способов выявления риска. Это в первую очередь обсуждение проекта с ЗС и рассмотрение различных перспектив, в ходе которых отдельные ЗС могут увидеть угрозы их интересам. Очень важно оценивать риск на каждом этапе реализации проекта и планировать возможные способы уменьшения его влияний. Там, где риск можно предвидеть, необходимо разработать ситуационный план, который можно применить, если ситуация риска реализуется.

Оценка риска и анализ влияния: ключевые вопросы

Оценка риска — измерение вероятности превращения риска в реальность; анализ влияния – измерение чувствительности проекта к каждому определенному риску. Ключевые вопросы состоят в следующем:

• что такое риск – как я его узнаю, если он возникнет?
• какова вероятность его осуществления – высокая, средняя или низкая? насколько серьезную угрозу он представляет для проекта – высокую, среднюю или низкую?
• каковы признаки или причины риска, которые нам следует искать?

Стратегии обращения с рисками:

1. Избежание риска — например, отказ от контракта;
2. Снижение риска — например, регулярные проверки могут снизить вероятность производства продукта низкого качества;
3. Защита от риска — например, страхование от возможных случайностей;
4. Управление риском — например, использование письменных соглашений в тех сферах деятельности, где возможны разногласия;
5. Перемещение риска — например, передача ответственности за выполнение рискованного задания в рамках проекта другой организации, у которой больше опыта.

На начальной стадии проекта необходимо завести журнал рисков, в котором нужно указать описание риска, степень его влияния (сильное, слабое), вероятность возникновения (высокая, средняя, низкая) и действие, которое необходимо предпринять при наступлении риска.
Ситуационный план как раз и нужен для того, чтобы заранее предусмотреть ответные действия на потенциальные кризисные ситуации. Его цель – обеспечение соблюдения баланса бюджета, своевременности и качества выполнения работ по проекту.

Основание для действий по проекту

После того, как были рассмотрены и обсуждены предназначение и цели проекта, а также после проверки его осуществимости, необходимо разработать документ, являющийся основанием для действий по проекту. В этом документе должна быть указана точка отсчета всей будущей работы по проекту, и он будет основой для выводов о том, оказался ли проект успешным в итоге или нет. Иногда этот документ называют проектным договором, однако часто в нем содержится конкретизирующая информация в виде резюме проекта. Его обычно создает менеджер проекта, но очень важно, чтобы оно обсуждалось с покровителями проекта и всеми основными ЗС. Оно должно фиксировать согласованную точку зрения по ключевым характеристикам проекта:

• ожидаемым результатам;
• ресурсам, которые будут вложены для достижения этих результатов;
• времени, необходимому для достижения этих результатов.

Типичное резюме проекта дает подробное описание как целей проекта, так и практических рекомендаций по достижению его результатов. В нем должны быть кратко записаны соглашения, на которых базируется проект, и таким образом, оно предлагает обоснование для расходования времени и усилий.
Перечень заголовков резюме:

• Название проекта;
• Покровитель проекта;
• Местоположение – адрес покровителя, местоположение проекта, контактные адреса;
• Имя менеджера проекта и название его организации, если она отлична от организации, спонсирующей проект;
• Дата согласования резюме с покровителем проекта;
• Дата начала и завершения проекта;
• Обоснование и предназначение проекта с обзором основных идей;
• Основные цели с указанием критериев качества и успеха;
• Подробное описание того, как достижение этих целей принесет выгоды бизнесу или организации, спонсирующей проект;
• Масштаб и границы проекта;
• Ограничения;
• Предположения;
• График проекта;
• Основные результаты и соответствующие им даты (вехи проекта);
• Оценка затрат;
• Механизмы обеспечения ресурсами;
• Механизмы отчетности и мониторинга;
• Механизмы принятия решений – полномочия и подотчетность менеджера проекта и проведение повторных переговоров;
• Механизмы и каналы коммуникаций;
• Подпись покровителя проекта с указанием даты, звания и должности

Заключение

В данной статье, как можно более кратко и конкретно, были рассмотрены теоретические основы этапа подготовки проекта. Для этого использовалась литература Школы бизнеса МИM ЛИНК, выпускником которой и является автор. В учебном курсе данной школы подробно изучается шестиэтапная модель управления проектом, и если появится заинтересованность со стороны хабрасообщества, можно будет продолжить серию статей на эту тему.