Как найти свое личное дело в архиве

Как найти личное дело с места учебы вашего предка?

Расскажу о своем опыте обращения в архив учебного заведения. Эта статья поможет вам понять принцип работы архивов и получить студенческие документы на своих предков.

Шаг 1. Узнать учебное заведение.

Хотя бы примерно.

Из документов, что сохранились у нас в семье я знала, что моя бабушка была мед.сестра и жила в городе Тверь.

Первым делом я сделала запрос в Тверской медицинский ВУЗ. И получила от них отрицательный ответ (такая-то у нас не училась).

Потом подумала, что раз она была медсестра и позже фельдшер (низшие должности), то значит у нее наверно среднее образование и позвонила в Тверской медицинский колледж.

Мне сказали, что они не могут точно подсказать училась у них моя бабушка или нет, потому что более ранние документы (а мне нужны были документы 1950-х гг) из их архива УЖЕ СДАНЫ в Государственный архив Тверской области (ГАТО).

Получается мне нужно обращаться в областной архив.

Шаг 2. Сделать запрос в архив

Итак, давайте повторим. Мы знаем точно или примерно где учился человек.

Первым делом звоним в учебное заведение ➡ соединяемся с отделом архива ➡ спрашиваем за какие годы у них хранятся личные дела студентов.

А вот далее есть два пути:
1. вам говорят, что документы за нужные вам годы хранятся в архиве самого учебного заведения
2. или документы уже сданы в гос. архив этого регионаЕсли у вас вариант №1
Тогда возможно сотрудник архива учебного заведения попросит вас отправить на имя ректора заявление на подтверждение факта обучения.Нужен пример заявления? Скачайте его в телеграм-канале “Сам себе генеалог”. Ссылка: https://t.me/sam_sebe_genealog/16

Если у вас вариант №2

Действуем по обычной схеме.

1) Отправляем запрос в местный гос.архив, с указанием информации о родственнике:
– полное имя
– годы жизни
– место рождения
– название учебного заведения
– период обучения в нем (можно примерно)
– дополнительная информация

2) Сотрудники проверят по описям и предоставят вам ответ, либо ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЙ, и вы оплатите работу сотрудника архива и создание копий, либо ОТРИЦАТЕЛЬНЫЙ.

Если ответ отрицательный, не отчаивайтесь!

Возможно вы ошиблись с учебным заведением или еще не совсем точно изучили биографию предка. Пробуйте восстанавливать судьбу человека с помощью других архивных документов. В этом вам в помощь проект Сам себе генеалог. На сайте найдете полезные ссылки и материалы для скачивания https://samsebegenealog.tb.ru/

Шаг 3. Радоваться и изучать полученные документы

Из личного дела моей бабушки-абитуриентки я узнала ценную информацию, которая пробила тупик по родословной ветке.

Радостно было обнаружить в этом деле ФОТОГРАФИЮ моей бабушки, где ей всего 16 лет. Многие говорят, что я на нее похожа, а что думаете вы?

Из ее автобиографии мне также стали известны ПОЛНЫЕ ИМЕНА ее родителей (то есть моих прадедушки и прабабушки), а также их профессии и место жительства. Это очень ценная информация.

Ниже прикрепила фото документов, которые были в личном деле. Листайте вправо.

Вот и все! Надеюсь эта статья была для вас полезна и интересна!

Генеалогия – это изучение истории семьи и очень классное хобби!

Полезные ссылки:

🌳 Мой авторский курс-марафон по поиску родословной для начинающих — https://samsebegenealog.sitepulse.ru/marafon.

❗️Первые уроки доступны бесплатно 🙂

🌳 Онлайн-консультация со мной — https://samsebegenealog.sitepulse.ru/consult

🌳 Индивидуальное наставничество по поиску вашей родословной+обучение в течении 3-х месяцев — https://samsebegenealog.sitepulse.ru/mentor

Чек-листы:

📗 Бесплатный чек-лист «Значение фамилии» – https://t.me/sam_sebe_genealog_bot

📕 Чек-лист «Как правильно отправить запрос в архив ПФР?» – https://samsebegenealog.sitepulse.ru/checklist2

📙 Чек-лист «Как узнать в какую церковь ходили предки?» – https://samsebegenealog.sitepulse.ru/checklist1

Шаблоны для родословного древа 👉 https://samsebegenealog.sitepulse.ru/shablon

🌳 Полезный telegram-канал по генеалогии: https://t.me/sam_sebe_genealog

👩‍💻 По любым вопросам со мной можно связаться лично:

Telegram: https://t.me/oknova_a

Вк: https://vk.com/anastasiia_oknova

Вы хотите получить копии документов из архивов Федеральной службы безопасности или Министерства внутренних дел? Исполнительный директор центра генеалогических исследований Genealogic Екатерина Новикова поделилась советами, как грамотнее построить работу.  

Доступ к подобного рода документам регулируется в том числе законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (гл. 3, ст. 25, п. 3). Сведения, находящиеся в архивных следственных делах, относятся к информации личного характера. Мы можем ознакомиться с этими сведениями после предоставления полного комплекта документов, подтверждающих родство запрашивающего, с лицом-фигурантом архивного следственного дела. 

Согласно закону, ограничения в доступе прекращаются по истечении срока в 75 лет с момента создания документа, однако нередки случаи, когда архивы ФСБ и МВД запрашивают подтверждение родства и позже. Поэтому если документы о родстве есть, то можно сразу отправлять их вместе с текстом запроса, что поможет ускорить получение долгожданной информации. 

Есть два способа отправить запрос: через электронную приемную или «Почтой России». Каждый способ имеет свои преимущества.

Электронная приемная ФСБ

1. На странице fsb.ru в правом столбце находим «Веб-приемная». 
2. Далее нажимаем: «Направить запрос о предоставлении архивной информации» – «По вопросам применения репрессий и реабилитации жертв политических репрессий по уголовным делам производства органов государственной безопасности (ВЧК-ОГПУ-НКВД-НКГБ-МГБ СССР, МСБ-АФБ-МБВД-МБ-ФСК-ФСБ России)». 
3. Выбираете адресата (например, Управление ФСБ по Республике Карелия), заполняете форму и прикладываете документы о родстве. Форма дает возможность приложить только один файл объемом до 10 Мб, поэтому документы лучше заархивировать. 

Электронная приемная МВД

1. На странице мвд.рф выбираем вкладку Онлайн-сервисы.
2. Далее нажимаем ФКУ «Главный информационно-аналитический центр».
3. Выбираем регион, где произошло событие, заполняем форму и текст запроса и прикладываем документы о родстве. Здесь документы можно прикладывать по одному.

Нажимаете «Отправить» и ждете подтверждения на вашу электронную почту, что запрос принят и ему предложен идентификационный номер. По этому номеру вы сможете отслеживать статус заявления. Ответ сотрудники ведомства отправят вам либо по электронной почте, либо почтой РФ, в зависимости от того, какой способ получения ответа вы выберете. В любом случае ответ придет к вам в течение 30 дней, даже если он будет о том, что требуется дополнительное время для поиска информации. Очень удобно. На моей практике потеряли такой запрос только однажды, пришлось звонить и узнавать, когда же будет ответ.

«Почта России»

Если вам удобнее или привычнее отправлять письма на бумаге, то «Почта России» к вашим услугам. Распечатываете текст запроса, документы, подтверждающие родство, и направляете по адресу ФСБ или МВД той области, в которой предположительно произошло событие. 

Через две недели после отправки желательно позвонить в канцелярию адресата и уточнить, дошло ли письмо, какой ему присвоили входящий номер, фамилию и контакты исполнителя. В соответствии с законом ответ должны вам направить в течение 30 дней с момента поступления письма и его регистрации. 

В тексте запроса желательно указывать все свои контактные данные, телефон и электронную почту, потому что в случае, если единственный канал связи – это почтовый адрес, вы рискуете через 30 дней получить ответ, в котором будут запрашивать какие-нибудь дополнительные документы или данные, и получение желанных сведений отодвинется еще на месяц. 

Какие еще могут быть неожиданности? 

Итак, запрос и документы о родстве направлены, запрос получен и в работе. Однако в некоторых субъектах РФ архивы ФСБ и МВД запрашивают не только копии документов о родстве, но и копию всех заполненных страниц паспорта, при этом копии должны быть нотариально заверены. Для ускорения процесса можно попробовать предварительно позвонить в канцелярию и уточнить требования к предоставляемым документам. Если потребуются нотариальные копии, то отправлять придется только почтой РФ.

К неожиданностям можно отнести требование предоставить копии свидетельства о смерти лиц, родившихся более 100-120 лет назад, бывает и такое. 

В случае, если дело вашего родственника обнаружено, комплект документов полный и нет препятствий для получения копий, то они будут направлены вам только «Почтой России» и на бумажном носителе, ожидать цифровых копий пока не приходится. 

Если по месту направления вашего запроса сведений не обнаружено, то придет отрицательный ответ. Иногда сотрудники архива могут дать указание на возможное нахождение требуемой информации.

Самостоятельный поиск в архиве не так страшен, как об этом думает начинающий генеалог. Решится на поход в архив — это полдела. Важно тщательно подготовиться

Первичная подготовка

Важно провести
первичный сбор и анализ всей информации. Определитесь, какой архив вам нужен.

На форуме ВГД читаем
нужную тему по региону, а затем по архиву.

Проверьте электронные базы данных. Вдруг нужные вам документы есть в интернете. Подробнее об онлайн поиске.

Подготовка к походу в
архив

Определившись с тем,
что вам точно нужно идти в архив, обратимся к сайту архива.

На сайте архива будут
описи дел и фондов. Найдите шифр дела, которое вам нужно. Составьте список дел
(фонд, опись, дело, название дела и годы)

Изучите правила работы в читальном зале. Где-то нужно предварительно заказать пропуск в здание. В одних архивах нужно заказывать дела за несколько дней до посещения.

Читайте по теме: «Как составить запрос в архив»

Позвоните в архив, чтобы уточнить все организационные вопросы. Уточните, работает ли нужный вам день архив, выдадут ли вам дела, во сколько прийти, можно ли фотографировать дела. Уточните стоимость дополнительных страниц, ведь часто в архиве есть ограничение на количество листов для просмотра.

Читайте интересные семейные истории на канале Яндекс Дзен

Идем в архив

В архиве вам понадобится
паспорт для заполнения анкеты и получения пропуска.

На входе показываете
паспорт, вам выдают пропуск. Заходите в читальный зал, глазами ищите тетрадь,
где все входящие должны отмечаться. Записываете свою фамилию.

Говорите сотруднику, что вы в первый раз и хотели бы поработать. Вам скажут, что нужно заполнить заявление, заполняете.

Говорите сотруднику, что хотели бы посмотреть. Вам дают описи, в которых вы ищете нужный вам район (волость), выписываете шифр фонд, опись, дело, годы. Это если вы при подготовке этого не сделали.

Дела

Получаете на руки
документы и читаете их. Если дела оцифрованы и доступны на компьютере, то
просматриваете их. Обычно в этом случае ограничения на количество листов в день
нет.

Возможно, дистанционного заказа в архиве нет. Тогда заказав дела, возвращаетесь в архив на следующий день или через пару дней.

Обязательно записывайте
в блокнот номера дел, которые просмотрели. Это поможет вам избежать путаницы и
не заказывать одни и те же дела повторно. Только в самом начале кажется, что
дел немного. Просмотрев больше 5 дел уже начинаешь путаться. Поэтому важно
педантично вести записи с информацией о самих делах, а также сведениями из них.

Копирование

К фотографированию в разных архивах относятся по-разному, нужно уточнять на месте. Где-то можно снимать на свою технику бесплатно, где-то платно. А где-то и вовсе нужно заказывать копирование нужной вам страницы и ждать несколько дней.

Оформите заявку на платное копирование или сканирование записей из архивного документа. Оплатите копирование по реквизитам и ожидайте копию.

Когда идти в архив

Идти в читальный зал нужно к самому открытию архива, в противном случае, места в зале вам может не хватить. Генеалогией интересуются нынче многие.

Вам будут интересны другие статьи по генеалогии:

Документы учета рабочих заводов

Как отмечали Новый год на Руси и Рождество

Почему предки становились переселенцами

Почему предки становились переселенцами

Доброго здравия всем!

Несколько лет назад я “случайно” написал заметку о поисках наград у участников ВОВ (дедушек, бабушек и т.д.), и надо сказать, что по ней периодически всплывают довольно сложные вопросы… 👀

Многие люди не всегда знают о своих родственниках, не помнят базовые сведения о предках… (иногда даже отчество или год рождения). Разумеется, это все снижает (а то и делает невозможным) результаты поисков неравнодушных людей, кто желает им помочь…

Именно поэтому сегодня решил привести небольшую подборку вспомогательных архивов, из которых (возможно) вы узнаете чуть больше о своих предках (поиск в некоторых архивах можно вести даже просто по фамилии и имени). Кстати, основная часть ресурсов бесплатна и ими можно пользоваться без регистрации.

📌 Однако, я заранее предупрежу, что поиск может быть делом трудозатратным, и достаточно длительным по времени (особенно, если у вас мало вводных данных). Возможно, придется ознакомиться с ветхими фото-архивами, где не всегда удобочитаемый шрифт…

*

Как и где вести поиски

📌 Важно сказать!

Прежде, чем переходить к конкретным ресурсам, важно отметить неск. вещей, которые нужны для понимания сего процесса. Рекомендую хотя бы бегло пробежаться…

*

Про журналы и книги учета

Прошу меня простить, если я допустил некоторые историч. неточности.

👉 Раньше в Российский империи (до революции, 1917г.) гражданская документация велась с привлечением церквей (функцию регистраторов выполняли священники (имамы, раввины и пр.)).

Организация этого процесса (нужно сказать) в разных местах была отлична: где-то велось всё хорошо, а где-то и не очень…

📌 Тем не менее, обычно, каждый церковный приход вел (по крайней мере) 3 книги:

1. 👉 О крещении. В эту книгу заносились сведения о рождении детей, их крещении, пола, происхождения, сведения о родителях, крестных, и имени священника (который проводил обряд и заносил информацию в книгу);
2. 👉 О венчании. В нее заносилась информация о людях, вступающих в брак: их ФИО, возраст, родители, свидетели (а также священник, проводивший обряд);
3. 👉 О смерти. Как следует из названия – в книгу заносились сведения о умерших людях (их происхождение, даты рожд. и смерти, причины смерти, место захоронения и т.д.).

*

📌 Кстати, после революции (после 1917г.) большая часть этих церковных метрических книг (метрика = значит родословная) плавно были перенесены в гос. архивы (точную дату назвать нельзя, т.к. все проходило достаточно архаично…).

📌 При СССР функцию регистрации и учета гражд. документации передали ЗАГСам.

*

Нужные данные для поиска

Перед началом поисков было бы не лишним вспомнить всё, что получается: любая мелочь может сильно облегчить процесс.

👉 На что следует обратить внимание:

1. ФИО человека (кстати, если речь идет о женщине – желательно ее девичья фамилия);
2. дата и место рождения (хотя бы примерная). Если известно что человек умер — то дата смерти тоже может помочь в поиске;
3. вероисповедание (место крещения в т.ч.);
4. адрес проживания (возможно, вам известен хотя бы один из адресов, по которому человек когда-то проживал);
5. национальность;
6. сословие, титул, звание, чин (особенно, если речь идет о родственниках, родившихся до революции);
7. семейное положение;
8. место работы, службы, учения;
9. образование (школа, университет и т.д.).

*

Разумеется, для начала поисков совсем не обязательно всё это знать, но чем больше у вас информации – тем легче будет процесс! Многие мелочи могут помочь в поиске!👌

*

Архивы (подборка)

С чего начать поиски человека

Всё зависит от того, кого вы ищите… 🙂

Если это ваш друг, которого вы не видели полгода — то, вероятно, быстрее всего вы его найдете в соц. сети… (в помощь: https://ocomp.info/poisk-lyudey-v-internete.html).

*

Если речь идет о ваших предках (бабушках, дедушках, и пр. родственниках) — то вероятнее всего, после опроса близких и сбора базовых сведений, стоило бы начать с поиска в спец. сервисе Яндекса: 📌📌https://ya.ru/archive (поиск по архивам, уже оцифровано более 5 млн. страниц!)

Суть проекта: Яндекс с помощью нейросетей позволяет “прошерстить” рукописные документы XVIII — начала XX века (можно искать по ФИО, названию сел, деревень, и пр.). Пока у них обработаны архивы Москвы, Оренбурга и Великого Новгорода, но со временем собираются расширить географию!

Затем можно приступать к ручной проверке общедоступных открытых баз данных (ссылочки ниже 👇), и обращения в местный региональный архив (такой есть в каждом крупном городе, крае // можно найти через тот же Гугл).

Позвонив в такой архив или связавшись по E-mail (предварительно прошерстив их сайт) — можно узнать как направить им запрос (да и вообще, не исключено, что с наскоку удастся узнать очень многое!).

*

Кроме этого, можно также обратиться в ЗАГС (при усл. что разыскиваемый человек жил хотя бы какое-то время после 1917г.).

📌В поисках по архивам (вероятно) вам могут помочь следующие источники:

1. archives.gov.ru — офиц. сайт Федерального Архивного Агентства (здесь собрано достаточно большое кол-во информации о местных архивах, можно найти телефоны, справочную информацию и пр.);
2. rusarchives.ru — портал архивов России. Информация в ряде случаев дублируется, но искать здесь поудобнее…

*

Разное (общие)

1. 👉 www.vgd.ru — на сайте собрана большая база данных по тысячам фамилий (сервис вообще позиционирует себя как инструмент для составления родословной, тем не мнее пользоваться им можно и в др. целях). Кстати, если самостоятельно у вас не получится ничего найти — за доступные средства на нем можно заказать услугу профессионального поиска (специалисты сделают все за вас // не реклама, сам не пользовался);

   

   Всероссийское генеалогич. дерево

2. 👉 www.soldat.ru — собраны книги Памяти по областям, нахождения в плену, народностям, родам войск и многое другое. Плюс тут есть инструкция по поиску и обращению в различные архивы (ссылочку привел именно на эту страничку);

   

   Скриншот с сайта www.soldat.ru

3. 👉 gwar.mil.ru — большой архив, созданный Министерством обороны России о героях Первой Мировой. На сайте собраны подлинники документов из различных фондов гос. и ведомственных архивов России. Если ваш родственник мог участвовать в Первой Мировой — рекомендую обязательно проверить архив!

   

   Сервис памяти геров Великой Отечественной – скрин с сайта

4. 👉 mos.memo.ru — база данных о людях, подвергшихся репрессиям (в основном Московский регион);

   

   Скрин с сайта mos.memo.ru
5. 👉 www.myheritage.com — сервис, похожий на соц. сеть. Содержит в себе огромную коллекцию исторических записей: достаточно просто ввести имя и фамилию (сервис платный, но есть пробный период!);

   

   Присоединяйтесь к сообществу MyHeritage

6. 👉 www.familyspace.ru — некий аналог предыдущего сервиса, работает не стабильно. Базы обновлялись неск. лет назад, но попробовать поискать можно;

   

   Скриншот с сайта Family Space

7. 👉 base.memo.ru — большая база данных о жертвах полти. террора в СССР (создана на основе Книг памяти, выпущенных в разных регионах СССР);

   

   Скриншот с офиц. сайта – жертвы террора

8. 👉 http://rgaspi.org/ — офиц. архив соц.-политической истории России. На сайте собрана большая коллекция документов, много полезных ссылок (временной охват обширный). Правда, пофамильного поиска здесь нет;

   

   Скрин с сайта rgaspi.org

9. 👉 www.stsg.de — архивы Германии, можно найти информацию о погибших в плену (для перевода сайта на рус. язык используйте функцию Google Chrome);

   

   ФОНД САКСОНСКИХ МЕМОРИАЛОВ

10. 👉 jewishgen.org — ресурс может помочь, если вы ищите родственников с еврейскими корнями (база достаточно большая, затрагивает не только нашу страну, но и многие другие).

    

    Скриншот jewishgen

*

До революции 1917г.

Метрические книги (metrics.tilda.ws)

Сайт: http://metrics.tilda.ws

Это большой каталог сведений о метрических книгах из церквей России, Украины, Белоруссии и ряда др. стран. Здесь можно найти сведения на листы описи фондов, указатели на листы переписи населения (1897г.), справочник по территориальному делению Рос. империи и многие другие сведения.

Если вы ищите сведения о совсем давних предках — думаю, целесообразнее было бы начать поиски со знакомства с этим каталогом…

*

Публичная историческая библиотека России

Офиц. сайт: https://www.shpl.ru/

Большая научная спец. библиотека, в которой собрана дореволюционная и советская литература по истории России (фонд библиотеки – 6,5 млн экземпляров книг!).

Среди всего этого “арсенала” есть и справочники и адресные книги, например, “Вся Москва”, “Весь Петербург” и пр. Попробуйте прошерстить эти адресные книги, возможно вы найдете в них информацию о своих родственниках.

👉 Кстати, на этом же сайте собраны памятные книги о людях губернии, которые занимали какие-нибудь должности: врач, председатель, советник и т.д. (ссылка на каталог: http://elib.shpl.ru/ru/nodes/9503).

*

Военно-историч. архив

Офиц. сайт: ргвиа.рф

Один из крупнейших и старейших хранилищ военно-исторических документов. История архивов как самостоятельных государственных учреждений берет свое начало в эпоху Петра I!

Сам архив находится в Москве. Вести поиск можно по имени и фамилии дистанционно (правда, база данных находится в тестовом режиме, но открыта для всех. Регистрация не нужна).

*

РГАДА

Офиц. сайт: http://rgada.info/

Рос. гос. архив древних актов хранит документы за период с ХI до начала ХХ вв. Можно сказать, уникальные сведения, которые больше не найти нигде!

В составе фондов архива можно найти документы из учреждений высшего, центрального и местного управления Российской империи, существовавших до административных реформ конца ХVIII – начала ХIХ вв.

*

РГИА

Офиц. сайт: https://fgurgia.ru/

Прим.: архив больше подойдет для тех, у кого в роду были дворяне.

Один из самых крупных архивов Европы, в котором собраны более 6,5 миллионов документов из истории Российской империи! Явл. объектом внимания ЮНЕСКО и представляет большую ценность культурного наследия народов РФ.

*

Участники ВОВ, награды, звания и т.д.

1. 👉 podvignaroda.ru — база данных, которая наполняется информацией из военных архивов о ходе и итогах основных боевых операций, подвигах и наградах всех воинов ВОВ;
2. 👉 obd-memorial.ru — архив с данными о защитниках Отечества, погибших и пропавших без вести в период ВОВ и послевоенный период;
3. 👉pamyat-naroda.ru — аналогичный портал -//- (но сведения могут отличаться, рекомендую тоже поискать);
4. 👉 moypolk.ru — проект “Бессмертный Полк”. На сайте собрана внушительная база данных о участниках ВОВ;
5. 👉 polk.ru/pomogite-najjti/ — сайт, где можно попросить помощи в поиске родственников. Также есть коллекция анкет (возможно, что вашего родственника уже добавили в базу… или его кто-то ищет еще);
6. 📌 О том, как пользоваться этими ресурсами и пример поиска показан в одной моей старой заметке, ссылка на нее ниже. Рекомендую к ознакомлению! 👇

Как узнать где воевал мой дед в ВОВ, какие награды у него были?

*

Другие военные архивы

1. 👉 archive.mil.ru — центральный архив Мин. обороны. Здесь можно найти много полезных ссылок и подсказок;

   

   Скрин главной страницы сайта archive.mil.ru
2. 👉 rgvarchive.ru — государственный военный архив (РГВА), явл. крупнейшим хранилищем военно-исторических документов советской эпохи. В нем сохранена практически вся военная документация Красной Армии (с 1918 по 1940 гг.), войск ВЧК-ОГПУ-НКВД-МВД СССР (с 1918 по 1991 гг.), а также по истории Белого движения (с конца 1917 по 2001 гг.);

   

   Скрин с сайта rgvarchive.ru

3. 👉 rgavmf.ru — архив военно-морского флота;

   

   Скрин с сайта rgavmf.ru

*

Дополнения по теме – приветствуются в комментариях ниже. Заранее благодарю за помощь и подсказки.

Удачи!

👋

Первая публикация: 4.04.2023

Корректировка: 9.04.2023