Find an email you never opened fast
Updated on December 27, 2021
What to Know
- Open Outlook and find a message related to the one you are looking for.
- Right-click the message and select Find Related > Messages in this Conversation.
- Or, right-click the message and select Find Related > Messages from Sender.
Occasionally, an email exchange gets long and complicated. Here’s how to use Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, and Outlook for Microsoft 365 to search for the original email and related messages.
How to Find Related Messages With Outlook
Outlook provides a built-in tool that quickly finds all related messages based on either the conversation or the sender.
-
Open Outlook and find a message related to the one you are looking for.
-
Right-click the message in the message list.
-
Select Find Related > Messages in this Conversation. To see results from one person, select Find Related > Messages from Sender.
-
Review the search window that contains all the related messages that Outlook found.
-
If the email you need is included in the search results, select it to open it.
Find Related Messages Not Working
If your search does not turn up related messages that you know exist, troubleshoot to resolve the issue.
Outlook may not be able to find the message because it needs to be updated. Update Microsoft Outlook and try again. Performing updates is often all that is needed to fix the issue.
Performing an update from within any Office application, such as Outlook or MS Word, ensures that all Microsoft programs on your computer are up-to-date.
If updating Outlook does not work, disable add-ins. Some add-ins may interfere with the search process. To disable add-ins:
-
Go to File.
-
Select Manage COM Add-ins for any slow or disabled add-ins that are affecting Outlook’s behavior. Make sure they are disabled and close the window.
-
Select Options in the left pane to open the Outlook Options dialog box.
-
Select Add-ins.
-
Select Go to open the Com Add-ins dialog box.
-
Clear all the check boxes, then select OK.
-
If it’s still open, select OK to close the Outlook Options dialog box.
-
Restart Outlook and try to use the related message search again. If it functions properly, go back and enable each add-in one at a time. Then, perform a related message search after each one is enabled to determine which one was interfering with the search.
Thanks for letting us know!
Get the Latest Tech News Delivered Every Day
Subscribe
Здравствуйте, друзья!
Поговорим о поиске в Outlook. Как же быстро найти нужную информацию? Письмо, вложение, человека? Какие есть способы и секреты?
У Microsoft имеется публикация о базовом использовании поиска. Я расскажу о своём опыте.
В первую очередь, чтобы поиск был эффективным и мгновенным – крайне желательно, чтобы ваш почтовый ящик имел локальную копию. Это называют “кэш”. Или OST файл. Это файл, расположенный на внутреннем, локальном диске компьютера. Поиск на локальном диске работает значительно быстрее, чем через подключение онлайн. Проверьте, настроен ли у вас OST файл. Для этого зайдите в настройку:
Файл -> Настройка учётных записей:
Выделите имя учётной записи и нажмите “Изменить”:
Проверьте наличие галочки “Использовать режим кэширования Exchange”:
Проверьте/включите индексацию
Индексация помогает искать данные “мгновенно”.
Проверьте состояние индексации поиска. Зайдите в Файл -> Параметры -> Поиск, параметры индексирования:
Убедитесь, что Microsoft Outlook находится среди индексируемых расположений. И в том, что индексирование завершено.
Зачастую не лишним будет пересоздать индекс (rebuild). Для этого нажмите “Дополнительно” и “Пересоздать”.
Настройте опции поиска
Там же: Файл -> Параметры -> Поиск:
Грамотно используйте поле поиска
Начинаем искать! 🙂 В поле “Поиск” напишите ключевое слово или фамилию адресата, от которого или которому было направлено письмо.
Результаты поиска будут подсвечены жёлтым (цвет можно изменить на предыдущем этапе).
Можно расширить поиск. Уточните где искать – только в этом почтовом ящике или везде где только можно (если подключено несколько ящиков и ещё архивы почты):
Кнопки поиска – в помощь
Если поставить курсор в поле поиска – появится панель “Поиск”. Используйте предложенные кнопки для уточнения поиска:
Обратите внимание – если встать не на папку “Входящие”, а на папку “Отправленные” – кнопки поиска изменятся на более логичные для данной папки:
Фильтр почты
В основном окне Outlook есть очень простая кнопка для простого и быстрого поиска. “Фильтр почты”. Возможностей фильтра может хватить для большинства простых случаев. Найти все письма с вложениями, за определённый промежуток времени или отправленные лично вам. Не нужно набирать никакой текст ни в каком поле:
Используйте сортировку по колонкам
Щелчок по колонке отсортирует письма по этому полю. Встаньте в область письма мышью и набирайте на клавиатуре начало фамилии (если сортируете по полю “Кому) или слово, содержащееся в теме письма (если сортируете по “Теме”):
Используйте группировку
“Показывать как беседы” – это отличная настройка, позволяет находить переписку по определённой теме из всех папок, раскрывая “Беседу”.
“Отображать в группах” – позволяет сгруппировать письма по одному из параметров. “Дата”, “Кому” и т. д.
Папки поиска
Эти смарт-папки – это бомбический лайфхак! Поиск уже сделан за нас! Нужно просто посмотреть внутрь папки. Создайте нужную вам папку поиска, например, как у меня – “Все письма от и кому“. Такая папка покажет сразу всю переписку конкретным человеком:
Раздел этих папок находится в самом низу после всех разделов Outlook слева. Папки поиска можно создавать по очень разным параметрам, заготовленным для вас или тонко настроить. Нажмите правой кнопкой на разделе “Папки поиска”, выберите “Создать папку поиска”. На картинке показан вариант создания папки, содержащей переписку с указанными адресатами:
Поиск связанных сообщений в беседе
Это одна из моих любимых фишек. Правой кнопкой щёлкаем на письме – и выбираем “Найти связанные сообщения в этой беседе”. Просто попробуйте! Будет показана вся переписка по ключевому слову темы выбранного письма:
Поиск людей – контактов
С этим всё просто, но почему-то мало кто пользуется этим полем. Просто напишите имя или фамилию в поле, находящемся над значком адресной книги:
Конечно, это не все секреты поиска. Напишите в комментариях о своих секретах. А пока, короткое видео для вас:
Все статьи канала на тему Outlook:
Продуктивной и суперскоростной работы вам!
Поддержите канал “лайком” и поделитесь ссылкой на статью, если она вам понравилась. И добро пожаловать в комментарии.
***
Искренне ваш,
© Иван С.
канал #мудрости
На чтение 2 мин. Просмотров 447 Опубликовано 10.09.2019
Содержание
- Найти письмо, которое вы так быстро и не открыли
- Как найти похожие сообщения с Outlook
- Найти похожие сообщения не работает
Найти письмо, которое вы так быстро и не открыли
Иногда обмен электронной почтой выходит из-под контроля. Вы можете ответить несколько дней, кто-то другой может ответить поздно, а другой может сослаться на предыдущее письмо, которое вы не читали. В такие моменты используйте Outlook для поиска исходного сообщения и всех связанных сообщений, чтобы вы не выходили из цикла.
Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.
Как найти похожие сообщения с Outlook
Outlook предоставляет встроенный инструмент, который быстро находит все связанные сообщения на основе разговора или отправителя.
-
Откройте Outlook и найдите сообщение, связанное с тем, что вы ищете.
-
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке сообщений.
-
Выберите Найти похожие > Сообщения в этом разговоре . Чтобы просмотреть результаты одного человека, выберите Найти похожие > Сообщения от отправителя .
-
Просмотрите окно поиска, которое содержит все связанные сообщения, найденные Outlook.
-
Если нужное письмо включено в результаты поиска, выберите его, чтобы открыть.
Outlook также может собирать целые разговоры из всех ваших папок.
Найти похожие сообщения не работает
Если при поиске не отображаются связанные сообщения, которые, как вы знаете, существуют, устраните неполадки, чтобы устранить проблему.
Outlook может не найти сообщение, потому что его нужно обновить. Обновите Microsoft Outlook и попробуйте снова. Выполнение обновлений часто – все, что необходимо для решения проблемы.
Выполнение обновления из любого приложения Office, такого как Outlook или MS Word, гарантирует, что все программы Microsoft Office на вашем компьютере обновлены.
Если обновление Outlook не работает, отключите надстройки. Некоторые надстройки могут мешать процессу поиска. Чтобы отключить надстройки:
-
Перейдите в Файл .
-
Выберите Управление надстройками COM для всех медленных или отключенных надстроек, влияющих на поведение Outlook. Убедитесь, что они отключены и закройте окно.
-
Выберите Параметры на левой панели, чтобы открыть диалоговое окно Параметры Outlook .
-
Выберите Надстройки .
-
Выберите Перейти , чтобы открыть диалоговое окно Надстройки Com .
-
Снимите все флажки, затем выберите ОК .
-
Выберите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Outlook .
-
Перезапустите Outlook и попробуйте снова использовать связанный поиск сообщений. Если он работает правильно, вернитесь и включите каждую надстройку по одной за раз. Затем выполните поиск связанных сообщений после каждого из них, чтобы определить, какое из них мешало поиску.
- Remove From My Forums
-
Вопрос
-
Добрый день.
Недавно столкнулся с не совсем для меня понятной ситуацией при работе в Outlook 2010. Речь идет об использовании функции “Найти связанные сообщения в этой беседе” которая задействуется по щелчку правой кнопкой мышки на любом
из сообщений почты.Насколько я понимаю замысел авторов добавивших эту функцию в почтовый клиент, при ее использовании Outlook создает запрос вида [Предмет]:=”Тема письма” после чего производится поиск писем в почтовом
ящике/папке по теме письма. Но вот в чем проблема – отчего-то, при попытке использовать эту функцию на некоторых письмах (особенно если они кому-то пересылались) в итоге на экран выводится сообщение вида Для [Предмет]:=”Тема
письма” соответствий не найдено. При этом не показывается даже то письмо, с которого я использовал эту функцию.Есть ли какая-то возможность исправить данную ситуацию? Ведь дело явно в том, что из-за автоматической вставки в поисковую строку тега [Предмет]:= он перестает нормально работать. Чтобы отмести глупые советы скажу сразу
что все письма у меня индексируются, индексация включалась и выключалась и функцией пере инициализации я тоже пользовался. Кроме того при использовании сортировки сообщений “Беседа” все письма отражаются как положено.
В Outlook 2003, если щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение и выбрать « Find All >> « Related Messages , он будет искать сообщения «Входящие» и «Отправленные» на наличие писем с похожей темой, но не будет искать другие папки (например, «Удаленные»).
В Outlook 2007 при использовании функции «Найти все связанные сообщения» местоположение поиска (Look for: … In: …) автоматически устанавливается папка «Входящие», папка «Отправленные» и вся учетная запись (корневой флажок). Снятие флажка учетной записи исправляет поведение и выполняет поиск только в отмеченных папках. В качестве альтернативы, снятие флажка Search subfolders также решает проблему, но это также проверяется по умолчанию. Таким образом, тот факт, что флажки «Входящие» и «Отправленные» установлены, не имеет смысла, так как в любом случае выполняет поиск по всей учетной записи. Мне не удалось найти параметр, чтобы изменить либо местоположение поиска по умолчанию (чтобы удалить флажок корневой учетной записи), либо удалить проверенное состояние Search subfolders умолчанию, чтобы папка «Удаленные» не была найдена по умолчанию.
Спасибо за любую помощь!
РЕДАКТИРОВАТЬ: Учитывая, что это может быть постоянной проблемой с Outlook 2007, как упоминал JNK, может ли кто-нибудь с Outlook 2010 засвидетельствовать, была ли эта проблема исправлена в этой версии?
