Как найти тендерного специалиста

Поиск специалиста по тендерам может стать для владельца бизнеса непростой задачей, если не знать, какими критериями руководствоваться и какие варианты существуют. Что учитывать при выборе кандидата и где искать? Рассказываем в статье.

О чем сегодня думает бизнес, и причем здесь тендеры?

События последних лет разделили владельцев бизнеса на два типа:

• те, кто не выдерживают суровых реалий (санкции, экономические колебания, попытки притеснения со стороны недружественных стран и т.д.) и уходят с рынка продаж;
• те, для кого непростые времена – это возможность вывести свою деятельность на новый уровень, найти новые (иногда нестандартные!) решения и получить клиентов из других областей.

О чем думают неопытные руководители?

«Клиенты исчезли. Денег у людей нет. Мои товары/услуги стали не востребованы. Виноваты все, конкуренты – жулики…»

О чем думают грамотные руководители?

«Да, сейчас тяжело, но нужно подумать и найти выход. Выход есть всегда. Слышал, сейчас много говорят о тендерах, конкуренты уже почти все перешли в эту сферу, и у них все хорошо. Нужно сначала разобраться в нюансах самому, а потом найти тендерного специалиста, который возьмет участие в тендерах на себя…»

Мы отдаем предпочтение последнему типу руководителей, т.к. это люди действия, они не привыкли ждать лучших времен. Им не знаком «синдром отложенной жизни», когда думаешь, что «вот-вот все наладится и тогда точно дела пойдут в гору».

Должен ли собственник бизнеса разбираться в тендерах?

Существует несколько моделей сотрудничества с тендерными специалистами. Среди них есть и модель, когда руководитель/предприниматель отдает на откуп свое участие профессионалу, а сам не вникает в процесс. Это неверный подход, потому что руководитель должен присутствовать на всех этапах и плотно контактировать со специалистом:

• согласовывать найденный тендер и порог снижения на торгах;
• по запросу представлять специалисту документы, необходимые для участия;
• вместе изучать техническое задание и проект контракта на предмет ошибок со стороны заказчика;
• контролировать работу специалиста от анализа и поиска закупок до подписания контракта и получения оплаты за исполненные обязательства (в случае тендерного сопровождения «под ключ»).

Руководитель не сможет компетентно отслеживать действия специалиста по тендерам, если сам не будет разбираться в нюансах участия.

Если посмотреть на популярные сайты по поиску работы, то увидим, что бизнесу требуется специалист по тендерам: очень много объявлений выкладывается и от заказчиков, и от поставщиков/компаний. Функционал сотрудника и з/п будут отличаться в зависимости от запросов работодателя и специфики его деятельности.

Какие задачи можно поручить тендерному специалисту?

Многие ошибочно думают, что специалист по тендерам только готовит и подает заявки. Но круг его обязанностей значительно шире. Итак, чем еще занимается специалист:

• анализ (закупки, заказчика, конкурентов, ниши, спроса);
• поиск закупок в нише работодателя;
• изучение технического задания и проекта контракта на наличие несостыковок, ошибок, заточек под «своего» исполнителя;
• расчет маржинальности (выгоден ли данный контракт);
• подача запроса на разъяснение положений закупочной документации;
• подача протокола разногласий;
• подготовка жалоб в ФАС на неправомерные действия заказчика;
• сотрудничество с заказчиком при электронном актировании в ЕИС (с 01.01.2022 г.);
• оформление/продление электронной подписи для участия в закупках;
• регистрация в ЕИС;
• аккредитация на отдельных электронных торговых площадках;
• общение с поставщиками и организаторами торгов;
• иногда выезд на приемку результатов контракта;
• и т.д.

В некоторых компаниях все эти задачи выполняет один специалист, но эта модель подойдет, только если у вас немного участий. Если участий много, то один сотрудник не справится.

Какие модели еще есть:

1. Тендерный специалист + помощник. Снимается нагрузка со специалиста, несложные задачи отдаются помощнику. В некоторых случаях может подключиться сам руководитель и взять некоторые этапы на себя, например, вычитать ТЗ и проект контракта или продлить электронную подпись.
2. Тендерный отдел. В больших компаниях создают тендерные отделы, состоящие из 3-5 человек. Обязанности распределяются между несколькими сотрудниками, и каждый человек отвечает за свой узкий функционал.

Кроме этого, обязанности и нагрузка тендерного специалиста будут зависеть еще от нескольких условий:

• нанимаете вы себе сотрудника в штат или ищете специалиста на удаленку;
• вам нужно выполнить отдельный этап или требуется комплексное сопровождение.
• у вас специфичная деятельность, должен ли специалист иметь образование в этой области. Например, поставка медицинского оборудования и лекарственных препаратов, строительная и изыскательская деятельность и др.

Если вы уже точно решили: «все, ищу тендерного специалиста», то подумайте, каким он должен быть и какими знаниями обладать. Может быть, вам подойдет новичок на стажировку? Или это должен быть матерый специалист, который «собаку съел» на закупках?

Критерии поиска специалиста по тендерам

Когда собственник бизнеса решает найти человека, который возьмет на себя участие в закупках, то перед ним встает непростой вопрос: какими критериями руководствоваться? Как не ошибиться при выборе?

Разберем несколько критериев:

Всегда держит руку на пульсе изменений

Сотрудник должен разбираться в законодательстве и быть юридически подкован:

• в 44-ФЗ и 223-ФЗ – основных федеральных законах, по которым проводятся закупки государственных заказчиков и госкомпаний;
• в 135-ФЗ «О защите конкуренции»;
• в Гражданском и Бюджетном кодексе РФ;
• в сопутствующих НПА: ведомственных письмах (ФАС, ВС РФ, Минфин и др.), приказах и распоряжениях Правительства РФ;
• в практике судебных решений.

Особенно сейчас сфера закупок постоянно изменяется, почти каждый день выходят новые правила. Собственнику бизнеса нереально самому отслеживать все нововведения, и, чтобы снизить риски участия, он берет на работу компетентного человека.

Грамотный тендерный специалист постоянно повышает свой профессионализм, общается с более опытными коллегами, начинает свой день с изучения новостей в сфере закупок.

Имеет опыт участия в закупках?

Мы уже не раз рассуждали на тему, важен ли для работодателя опыт кандидата или результат и прибыль, которые он будет приносить компании? Почти всегда в объявлениях по поиску тендерного специалиста указывается требование к опыту кандидата – 1-5 лет.

Наверное, если у вас невероятно сложная ниша, огромное количество участий в год, большие обороты, то опыт у сотрудника должен быть. Опытный специалист знает, чего ждать от заказчиков, умеет решать с ними спорные вопросы.

Если же вы предприниматель или владелец небольшой компании, то присмотритесь к начинающим тендерным специалистам. В чем их преимущество?

1. Можно взять на испытательный срок и посмотреть, на что он способен.
2. Новичкам изначально платят з/п меньше, чем опытным сотрудникам.
3. Обучаете начинающего специалиста «под себя», под свою специфику.

Просто не бойтесь брать на работу новичков, зачастую они приносят компании доход не хуже, чем опытные сотрудники.

Имеет профильное образование?

Это тоже спорный момент, но в некоторых компаниях этот критерий становится решающим. В подкасте Тендерного клуба, посвященного созданию тендерных отделов, Ася Муфтахина рассказала, как в одной компании тендерные продажи возросли, когда руководство взяло на работу человека с медицинским образованием. А до этого специалисты тендерного отдела «сливали» интересные закупки, потому что не могли разобраться в сложной документации.

Где лучше искать тендерного специалиста?

Специализированные сайты

Таких сайтов очень много, на них можно не только разместить объявление по поиску сотрудника, но и сами кандидаты выкладывают резюме «Специалист по тендерам»:

1. Авито
2. Юла
3. hh.ru
4. job.ru
5. rabota.ru

Новая социальная сеть Tenchat

Тенчат – это профессиональная среда для специалистов, бизнеса, фрилансеров. Система изначально заточена под закупки и тендеры, и в настоящее время стремительно набирает обороты и разрастается в сторону разного функционала. Здесь, в том числе можно найти и специалистов по тендерам, их очень много.

Тенчат хорош тем, что каждый пользователь проходит строгую модерацию. При регистрации нужно вводить город проживания, ИНН, загружать качественные фото, регулярно рассказывать о себе в постах. Администрация соцсети следит, чтобы не было спама и публикаций на запрещенные темы.

В Тендерном клубе мы записывали подкаст с Семеном Теняевым – основателем системы Тенчат, руководителем группы ВБЦ. Послушать подкаст или прочитать его в тексте можно здесь.

Рекомендации коллег

Поспрашивайте у знакомых бизнесменов, которые участвуют в закупках. Возможно, они захотят поделиться с вами контактами специалиста, который помогает им или когда-то помогал участвовать в закупках. По рекомендации вы сможете узнать, что из себя представляет человек, насколько грамотно выполняет свои обязанности.

Человек с сертификатом «Специалист по тендерам».

Онлайн-школа «Азбука тендеров» выпускает поставщиков и тендерных специалистов с 2014 года. Еще несколько лет назад нельзя было найти курсы по подготовке профессиональных кадров, и мы были первыми, кто пошел по этому пути.

Среди наших учеников:

• люди, желающие освоить новую профессию и зарабатывать на помощи участникам закупок;
• руководители компаний, которые хотят сами изучить сферу закупок и научиться делегировать задачи тендерным специалистам;
• сотрудники компаний, которые регулярно повышают свою квалификацию;
• специалисты со стороны заказчиков, которые хотят перейти работать к поставщикам.

Выпускники получают сертификат об окончании обучения, который помогает им выгодно выделиться среди других кандидатов и быстрее устроиться на работу. Кроме этого, наши ученики успешно проходят стажировку в компаниях и в короткие сроки нарабатывают необходимый опыт.

Также мы создали Закрытый тендерный клуб – это профессиональное сообщество для специалистов с опытом. Учебная программа разработана с целью развить у специалистов гибкие навыки (soft skill) до уровня «эксперт».

Что есть в Закрытом тендерном клубе:

• наставничество от опытных экспертов;
• 100+ мастер-классов;
• мини-тренинги по собственному продвижению;
• прямые эфиры с топовыми экспертами;
• прямая связь с нами в закрытом Телеграм-чате;
• скидки и бонусы от партнеров;
• и многие другое.

Собственники бизнеса обращаются к нам, когда им требуются специалисты по тендерам. Мы рекомендуем лучших из своих выпускников.

На стыке двух проблем: с одной стороны огромной конкуренции на рынке труда среди тендерных специалистов просто по факту их большой численности, а с другой отсутствие у их нанимателей представления каким же должен быть этот спец, что он может и какую пользу приносит.

Главный вопрос: Что оценивать?

Плохие вопросы при отборе тендерного специалиста:

«На какую сумму был самый дорогой контракт, который вы выигрывали?»

Вам любой ответ не скажет ничего. У разных ниш разные средние чеки, разные себестоимости, оборачиваемости товара. Корректно ли сравнивать по одним лишь суммам. Что такое контракт на строительство суммой 5 млн или контракт на поставку хлеба на 5 млн.

«Сколько лет у вас опыт работы?»

Длительность работы никак не характеризует спеца. Можно иметь 10-летний стаж и все эти годы готовить только один вид тендерной документации.

«В скольких тендерах вы участвовали? Назовите число»

Это вообще не так работает. Я понимаю, да, вам нужна какая-то метрика чтобы оценить, но это не та метрика, которая вам о чем-то скажет. У каждой компании своя активность, что подходит одним, не подходит другим, очевидно. Допустим я отвечу: 100 тендеров. Какие они? 100 тендеров по 44-ФЗ, где из всей подготовки документации требуется лишь согласие на оказание услуги? 100 тендеров для Газпрома? Может быть, таких было 50/50. Но о чем вам это скажет и подходит ли это вам? Вы хотите определить, как быстро работает специалист? Хорошо, тогда на собеседовании покажите ему тендер и спросите, как быстро он его сможет подготовить.

У меня могло проходить на одной работе 70 тендеров в день и это было хорошо, а на другой один в день и это был результат, превосходящий ожидания, потому что компании занимались разным и были про разное.

Хорошие вопросы:

«Какими навыками вы стали обладать за все время работы?»

Сразу понятно насколько быстро человек усваивает информацию и стремится к ее усвоению. Как он понимает, какие навыки ему нужны для работы и как приходит к ним.

«Как вы видите свою профессию в будущем?»

Тоже про способность оценивать объективно текущую ситуацию, понимать тренды своей ниши и потребности рынка труда в будущем, чтобы оставаться всегда релевантным специалистом.

«С какими товарами/услугами вы работали? С какими заказчиками? На каких площадках?»

И вот опыт спеца для вас раскрывается на глазах. Чем больше он перечисляет, тем больше очков зарабатывает. Вы поймёте на сколько быстро он вливается в нишу, как осваивает новое, как ориентируется.

«Расскажите на сколько выросли продажи посредством вашей деятельности на предыдущем месте работы?»

Ответ даст вам понять, насколько расторопен интервьюируемый и его эффективные навыки в целом. Есть спецы, которые залезут в любую дырку, будут находить и участвовать во всех возможных тендерах, общаться с заказчиками. Деятельность такого сразу видно.

Так какую метрику использовать?

Показателем эффективности работы тендерного специалиста будет так называемое “До/после”: как изменились показатели до приема на работу тендерного специалиста и после.

• Суммы договоров, рентабельность договоров, количество договоров – это важные показатели и на результат влияет не только непосредственная ответственность тендерного специалиста, но еще и совокупность факторов – ценовая политика компании, системы менеджмента, настройка коммуникации внутри компании.
• Количество найденных целевых тендеров, количество участий – это про активность действий, и она уже полностью зависит от специалиста, а результаты описанной в предыдущем пункте метрики зависят от настоящей.

Готово, вы восхитительны! Но еще немного информации все о том же.

Какова структура подбора и какие задачи стоят на каждом этапе:

Интернет-отбор. Начнем с того, что вы создали вакансию на условном хэдхантере, в короткие сроки на вас обрушится многочисленные отклики специалистов, в таком большом потоке сложно выбрать того самого и уже на этом этапе стоит отсеять ненужных. Как это сделать:

1. Если вы ищете опытного: Тестовое задание: прямо в описании вакансии попросите их найти тендеры под ваши товары/услуги и дать вам обратную связь удобным для вас способом. Не стоит бояться, что с тестовым заданием откликов не будет – их будет мало, но целевых. И скажу как тендерный специалист – это занимает немного времени. Специалисты даже не имеющие в доступе поисковые системы знают, как найти тендеры и без них. Если вам откликнутся такие значит вы закрыли как минимум три свои потребности – человек опытен, человек ищет нестандартные решения, и он действительно заинтересован в вашей вакансии.

2. Если вы ищете без опыта, но с начальным пониманием, что такое тендеры: прикрепите ссылку на тест. Вопросы будут зависеть от ваших требований к уровню подготовленности кандидата. Лучше если тест содержит способность оценивать как софт-скиллы, так и применимые непосредственно к работе.

Примеры вопросов для кандидатов без опыта:

• Как вы понимаете, что такое тендеры?
• В чем отличие запроса котировок от аукциона?
• Как поступите, если увидите интересный тендер, но с таким коротким сроком подачи заявок, что возможно вы не успеете принять участие?
• Какая примерная структура у договора?
• В каких случаях вы будете звонить заказчику?
• Какими законами регулируются публичные закупки? И в чем их отличие друг от друга?
• Что такое банковская гарантия?
• Как вы понимаете фразу: «предложение участника не должно содержать двусмысленных толкований»?
• Какие ваши действия в случае отклонения заявки?
• На какие ключевые параметры тендера вы будете обращать свое внимание при чтении тендерной документации?

Это базовые вопросы для понимания, что кандидат обладает теоретическими знаниями и способен анализировать свои действия. Этого достаточно для кандидата без опыта. Норма для такого теста 10–20 вопросов.

Портрет человека без опыта: мог работать в договорном или юридическом отделе, отделе продаж или клиентского сервиса. Необходимо оценить его способность учиться, для этого можно просто спросить его о вашей компании. Во-первых, если он даст развернутый значит он готовился к собеседованию, а еще он запомнил, то есть когнитивные навыки работают хорошо. Также можно спросить о его интересах. Человек может не проходить бесконечные обучения и последний раз он учился в университете в 2010 году, но он изучает в настоящий момент общественно-политическую ситуацию или выращивание овощей в домашних условиях – для этого тоже нужна способность воспринимать, обрабатывать и применять информацию.

Воронка откликов сузится примерно на 70%.

Будут откликаться на полную занятость те, кто будет предлагать вам удаленку. Важно их исключить если для вас такой формат не приемлем.

Телефонное интервью. Тут обычно выясняют цели поиска работы, уточняются условия. Работодатель четко обозначает свои пожелания, соискатель либо отвечает на это положительно, либо отрицательно – от этого зависит будет ли назначено собеседование. У нас все еще задача отсеять неподходящих и это можно сделать на этапе телефонного интервью. Какие вопросы можно задать?

В первом случае, где мы давали тестовое задание опытному специалисту, можно спросить следующее:

• Сколько времени у вас ушло на выполнение задания?
• С какими трудностями вы столкнулись?
• Как вы оцениваете тендерную активность в нашей сфере?
• Есть ли что-то, на что вы еще обратили внимание? Может быть, вы заметили % снижения?
• Если ваша компания первый раз нанимает специалиста и ранее не участвовала в торгах стоит спросить:
• Был ли опыт выведения на тендерный рынок компании с нуля?
• Как думаете за сколько времени можно полностью подготовить нашу компанию к тендерам?
• Во втором случае, если кандидат без опыта спрашиваем:
• Как вы думаете, как ваш прошлый опыт работы может помочь вам в работе с тендерным направлением?

Тут должна отсеяться еще половина оставшихся.

Собеседование. Зачем приходить с пустыми руками на деловую встречу, так ведь? Я за то, чтобы говорить на собеседовании предметно. Вы уже выбрали нескольких реальных кандидатов для потенциального трудоустройства. Пусть они подготовятся, а вы более реально будете представлять картину дальнейшей работы. Я бы предлагала этим кандидатам представить анализ вашей ниши с точки зрения развития в тендерах. Дайте им ИНН ваших компаний от которых вы принимаете участие (это подойдет, если у вас в основном государственные закупки) или перед собеседованием расскажите подробнее о вашей деятельности и вашем запросе , это поможет кандидату проанализировать нынешнюю ситуации в компании, ее активность в тендерах и ее потенциал – т.е. реален ли резкий рост продаж через тендеры или будет стоять задача поддержание настоящего уровня с небольшим ростом.

Этот подход подойдет как к кандидатам с опытом, так и без. В случае, если вы ищете самостоятельную единицу, способную брать ответственность за это направление и вести его.

Попросите портфолио или рекомендательные письма. Люди, заботящиеся о своем рабочем имидже, собирают такие. С ними снижается вероятность, что человек говорил неправду при отборе.

К последнему этапу – выбора кандидата руководством – у вас должно остаться не больше 4, с психологической точки зрения так легче выбирать и оставшиеся уже точно вам подходят.

И еще немного из возможного полезного:

Какими навыками может обладать тендерный специалист и в чем выгода может быть для вас:

Базово функционал тендерного специалиста – продавать через тендеры. Это значит искать их, готовить правильно документацию для участия и непосредственно участвовать в переторжках. Есть и дополнительные функции, без обладания которых тендерный специалист не перестает быть тендерным специалистом, но обладание которыми добавляет ему очков и зарплаты, а вам расширенный функционал в одном лице.

1. Работа с ФАС – может пригодиться в разных ситуациях: от незаконного отклонения заявки до оспаривания ограничения конкуренции в тендере. Нанимая человека с таким навыком как минимум, вы решаете заведомо проблемы, связанные с нарушением ваших прав в части быстрого реагирования специалиста на начальном этапе решения вопроса с поиском аутсорсера, который будет представлять вас в ФАС, если навыки спеца не отвечают этому уровню. Такого специалиста стоит нанимать, если заведомо известно, что обращений будет мало. Если работа с ФАС привычная для вашей компании, то стоит нанять спеца с уже отточенными навыками в этом вопросе.

2. Навыки пользователя ПК – в плане настроить ключ для работы, настроить браузер для считывания ЭЦП или для регистрации на площадках, где требуется дополнительная настройка рабочего места самостоятельно. Во-первых, вам не придется тратить деньги на помощь сторонней организации, это важно если вы маленькая компания. Во-вторых, это сэкономит время на решение вопроса, если вдруг средство криптографии слетело, например заявка не подписывается, а ваш спец сам в моменте решил эту проблему, вы даже можете о ней не узнать. Это важно, если в вашей компании ценится эффективный менеджмент. К тому же некорректная работа технических штук может стать причиной неподанной заявки/неподписанного договора со всеми вытекающими.

3. Английский язык – потребуется при работе с международными тендерами в части поиска тендеров на английском, чтения документации и подготовки тендерной заявки до проведения переговоров с потенциальными клиентами.

4. Юридические навыки – под этим термином имею ввиду знание законодательной базы – это не просто тендерный специалист, который занимается поиском тендеров и формирует документацию для участия, то есть он понимает юридические основы, ответственность, знает систему в целом и понимает, как она работает и за счет этого может маневрировать в разных нестандартных ситуациях. Ему можно задавать вопросы по теме: будут ли правовые последствия для нас если мы откажемся от заключения договора? Можем ли мы расторгнуть договор? Мы не успели выпустить банковскую гарантию, что можно сделать? И т. д. Такой подход заранее исключает риск замедленного принятия решений.

Конец.

Если компания активно ищет клиентов в закупках, то встает вопрос об отдельном работнике, который будет заниматься тендерами. Рассказываем, где искать специалистов и какими навыками они должны обладать.

Это отдельная работа

Существует миф, что специалист по тендерам нужен только для отправки заявок. Это не так. Перед ним стоят задачи, которые требуют специальных знаний.

Он должен быть юридически подкован и хорошо разбираться в:

• Гражданском кодексе РФ;
• законе № 135-ФЗ «О защите конкуренции»;
• законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, которые регулируют закупки государства и госкомпаний;
• подзаконных актах к ним;
• практике судебных решений.

В сфере закупок много правил, которые постоянно изменяются. Сегодня тендеры конкретного заказчика проходят так, а завтра он работает уже по обновленному закону. Например, в 2018 году все госзакупки и закупки госкомпаний у малого и среднего бизнеса перевели в электронную форму. Для специалиста такие изменения не должны стать сюрпризом.

Консультант Института закупок Виталий Байрашев считает, что сотруднику также нужно ориентироваться в отрасли, в которой работает компания: «Если поставщик работает на строительном рынке, рынке медицинских изделий и медтехники, либо на ином рынке с ярко выраженной отраслевой спецификой, то предпочтение следует отдавать кандидатам с профильным образованием или соответствующим положительным опытом работы в подготовке заявок».

Поэтому если компания планирует зарабатывать на тендерах, то грамотнее завести отдельного специалиста, который «заточен» под процесс, а не занимается закупками в свободное время. И тут встает вопрос по каким критериям искать кандидатов.

Число успешных тендеров

В профессиональных кругах есть мнение, что специалистом можно стать после 5 лет работы на тендерах. За это время человек досконально изучит процесс, поймет поведение заказчика и сможет заранее предвидеть сложности.

PR-директор OTC.ru Галина Харнахоева называет один из самых важных критериев: «Здесь можно провести параллель с адвокатом – прежде всего интересуются количеством выигранных дел. Также немаловажно, сколько такой специалист выиграл крупных тендеров. В самом деле, для чего еще вы хотите окунуться в государственные/корпоративные закупки? Ведь вы примеряете на себя корону «короля госзаказа»»?

Интересный способ поиска сотрудников предлагает специалист по тендерам компании ICL Services Талгат Фахрутдинов: «Можно периодически мониторить Единую информационную систему в сфере закупок. Там публикуется большинство информации о торгах. Ищите сложные процедуры и отслеживаете новых игроков из организаций вашей сферы. И таким образом можно выявить подходящих специалистов по тому, как они «играют» в этих торгах, а потом предложить им работу».

Профильное образование

Пока в России нет высшего образования по специальности «тендер-менеджер». Однако отдельные программы уже есть. Поэтому обращайте внимание на тренинги и курсы, которые прошел кандидат.

Руководитель компании Тендер.просто Никита Аханов считает, что образование не имеет критического значения. «В моей практике встречались как специалисты с гуманитарным, так и с техническим образованием, прекрасно выполняющие свои обязанности, — говорит он. — В тендерном деле часто встречаются неочевидные проблемы, которые без опыта заметить просто невозможно. Поэтом лучше смотреть на количество лет работы в этой сфере».

Опыт переговоров

Мы писали, что в закупках возможны трения между заказчиком и поставщиком. И тут важны навыки переговоров. Ни к чему бросаться в горячку: сразу писать жалобы в ФАС или подавать в суд. Можно легко испортить отношения с заказчиком. Сначала лучше все выяснить. Поэтому важно, как специалист выстраивает диалог. Эффективный переговорщик постарается добиться выполнения обязательств без юридических рычагов.

Важен ли опыт в прямых продажах?

Это можно рассматривать, как дополнительное преимущество. В тендерах поставщики могут и не пересекаться с заказчиком лично. Например, все взаимоотношения будут проходить на ЭТП. В этом случае важнее внимательность, усидчивость и способность анализировать ситуацию. Главное – не продать, а учесть все особенности контракта, правильно заполнить заявку и просчитать выгоду от тендера.

Как проверить специалиста?

Можно устроить простой тест. Попросите подготовить первую часть заявки для участия в электронном аукционе. Можно даже с одной товарной позицией. Если у кандидата есть подобный опыт в других компаниях, то пусть предоставит ссылки на прошлые заявки. Посмотрите результаты, если процент отклоненных заявок небольшой, то специалист грамотный. Также изучите его резюме, посмотрите наличие сертификатов, дипломов о прохождении курсов. Поспрашивайте про особенности тендеров в вашей сфере деятельности.

Какие KPI выставлять?

Как минимум, нужно поставить задачу правильно заполнять заявки. Очень часто заказчики не допускают компании к тендерам только из-за ошибок в заявках.

Виталий Байрашев считает, что эффективность должна считаться комплексно: «В качестве KPI не следует ставить только выигранные тендеры и их стоимость. В большинстве случаев победа зависит не от качества выполненной специалистом работы, а от коммерческих условий заявки, которые определяет работодатель. Поэтому наряду с финансовым результатом, стоит учитывать и допущенные заявки. Если компания не была отклонена на этапе рассмотрения заявок, но не стала победителем по объективным причинам. Например, предложив худшие коммерческие условия по сравнению с победителем, то специалист по закупкам сделал свою работу качественно и достоин поощрения».

Брать специалиста в штат или на аутсорс?

Зависит от финансовых возможностей компании. Если позволяет бюджет и компания активно участвует в тендерах, то можно обратиться к профессиональным агентствам. У них больше опыта и если прикрепленный менеджер в чем-то не разбирается, то на помощь придут другие специалисты.

Если свободных денег нет, то специалиста выращивают из собственных кадров. Но повторим, что участие в закупках – это отдельная работа со своей спецификой. Поэтому нужно вложиться в развитие специалиста, и не давать её в нагрузку к основным обязанностям человека.

Тимур Слободин, портал «Торг уместен»

Мы начинаем серию статей о тендерах: пошагово разберем разные виды закупок.

Начнем с самых азов — если вы уже участвовали в тендерах и побеждали, то, скорее всего, всё это вы уже знаете.

Что такое тендеры и какие они бывают

Термин «тендер» часто употребляется в сфере закупок, но в российских законах до сих пор нет его официального определения. В общепринятом смысле тендер — это конкурсные торги.

Заказчик объявляет условия, по которым будет покупать товары, услуги или работы. А поставщики с учетом требований предлагают свои варианты. Заказчик заключает контракт с поставщиком, у которого условия лучше. Правда, в жизни все гораздо сложнее.

Например, школа хочет закупить стулья и парты. Это госучреждение — пойти в мебельный магазин школа не может. По закону она должна провести тендер и выбрать поставщика конкурсным путем. Поэтому школа формирует требования к закупке и критерии, по которым будет отбирать победителя. Размещает информацию о закупке на специальном сайте для тендеров. В назначенный день школа подводит итоги и выбирает поставщика.

Чтобы свободно ориентироваться в теме, сначала нужно узнать все термины. Это не самый интересный раздел статьи, но без него невозможно понять основное.

В зависимости от того, кто организует конкурс, тендеры делятся на государственные, для компаний с госучастием и коммерческие.

При организации закупок они руководствуются 223-ФЗ и внутренними положениями компаний о закупках. Их можно найти в открытом доступе. Вот, например, положения о закупках РЖД и «Газпрома».

По составу участников тендеры бывают открытыми, закрытыми и с ограниченным участием. В открытых закупках может принять участие любая компания. В закрытых — только компании, которые пригласил организатор. Это как вечеринка по приглашениям. В тендерах с ограниченным участием — все, кто соответствует специальным условиям. Например, условием может быть наличие особенного оборудования или определенной квалификации.

По количеству этапов тендеры делятся на одноэтапные и двухэтапные.

В одноэтапных организатор тендера выбирает победителя только на основе полученных предложений — без дополнительных обсуждений и встреч с участниками.

В двухэтапных после первого этапа заказчик может отобрать пул интересных предложений, а на втором — выбрать из них победителя. Здесь заказчик в процессе тендера может уточнить требования к закупке, а участники — доработать заявку перед финальным отбором.

По способу закупок тоже несколько вариантов.

Аукцион. Здесь ключевой критерий — цена. Кто предложит ниже, тот и победил.

Запрос котировок или цен. Как и в аукционе, победителем становится участник с самой низкой ценой. Разница в том, что сроки представления заявок в таком тендере сильно ограничены: обычно не больше недели.

Запрос предложений. Заказчик выбирает предложение с лучшими условиями. Но, в отличие от конкурса, сроки проведения такого тендера обычно не превышают 10 дней.

Закупка у единственного поставщика. В отличие от остальных видов, это неконкурентный способ закупки. Заказчик никого не выбирает, а отдает контракт определенному исполнителю. Это возможно, например, при закупке услуг у монополиста: железнодорожных перевозок у РЖД или отправки корреспонденции у Почты России.

У любого тендера несколько характеристик. Например, коммерческая компания может объявить открытый конкурс, а госучреждение — закрытый аукцион.

Кто может участвовать в тендерах

Главное — соответствовать требованиям, подать полный пакет документов и сделать лучшее предложение. Шансы на победу есть у всех.

Если компания сотрудничает с физлицом, то по закону она обязана платить НДФЛ и страховые взносы. Поэтому в таком случае исполнитель на руки получит сумму меньше, чем указана в контракте. Как участвовать в разных видах закупок — расскажем в отдельных статьях.

Как повысить шансы на победу в тендере

Как молодой компании победить в тендере. Для победы в некоторых видах закупок, например в конкурсах, важны деловая репутация и опыт работы. При оценке заявок эти факторы принимаются во внимание наряду с ценой. Поэтому молодым компаниям в таких закупках победить сложно, особенно если конкурентов много. Но есть тендеры, в которых участники побеждают только потому, что оказались единственными, кто подал заявку по всем правилам.

Советы такие:

1. Участвуйте в тендерах с небольшими суммами. Тендеры до 1 млн рублей могут быть неинтересны крупным компаниям, а у вас будет больше шансов победить и заработать положительную репутацию.
2. Предлагайте выгодные условия. Найдите тендеры, похожие на те, в которых хотите победить. Посмотрите, что предлагают конкуренты и кого выбирают заказчики. Возможно, у вас получится сделать более интересное предложение. Например, сократить сроки поставки или включить в свою услугу дополнительную опцию бесплатно.
3. Внимательно заполняйте тендерную документацию. Это еще один способ получить преимущество. Представьте, что в тендере участвуют только два поставщика. Оба формально подходят под требования заказчика, но один неверно оформил тендерную документацию. Победит второй, даже если его цена выше предложения конкурента.

Как победить, не снижая цену. Все зависит от тендера. Если это аукцион или запрос котировок, то низкая цена — ключевой фактор для определения победителя. Поэтому лучше сразу определить, до каких пределов вы готовы снижать цену.

А в конкурсе или запросе предложений может выиграть участник, у которого лучше условия. Например, если речь идет о выпуске календарей или корпоративных открыток, то поставщиком может стать дизайн-бюро, которое предложило более интересный макет.

Что такое тендерное сопровождение и нужно ли оно. Тендерное сопровождение — услуга, при которой специалисты помогают готовиться и побеждать в тендерах. Специалисты могут участвовать на всех этапах или только помочь найти подходящий тендер и собрать пакет документов.

Тендерное сопровождение — хороший выход, если еще никогда не участвовали в закупках.

Еще есть ресурс GZEX. Там все устроено как на любой бирже фрилансеров: заказчики оставляют задания, а исполнители предлагают свои услуги.

Как избежать ошибок

Часто компании могли бы выиграть тендер, но совершают мелкие ошибки. Например, прикладывают не те документы или ошибаются со сроком подачи заявки.

Автор благодарит за помощь в создании статьи Павла Стоянова, менеджера продукта из Тинькофф.