Как найти трудовую функцию в 1с зуп

Большинство компаний, чтобы облегчить и систематизировать кадровое делопроизводство, использует различное программное обеспечение, но не всегда проводит обучение сотрудников по его применению. Разберем, как найти и как заполнить трудовую функцию в 1С.

Где в 1С найти трудовую функцию

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ предусматривает учет сведений о трудовой деятельности работников, для этого работодатель сдает отчетность. Отчитываются организации, у которых есть наемные работники, с которыми заключены или прекращены договорные отношения или в отношении которых произошли другие кадровые изменения. Здесь речь идет как о штатных сотрудниках, так и о совместителях и дистанционщиках. С 2023 года этот отчет сдается и на тех исполнителей, с которыми заключены договоры:

• гражданско-правового характера;
• авторского заказа;
• о выполнении работ или оказании услуг (то, что часто называют договорами подряда);
• об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры и т.п.

Графа 6 — код выполняемого функционала. Код по ОКЗ состоит из пяти цифр в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре цифры до точки — код наименования группы занятий;
• завершающая, пятая, цифра после точки — контрольное число.

Код профессиональной деятельности для трудовой функции в 1С проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Справочник содержит структурированный список занятий с их описаниями, сгруппированный по нескольким большим уровням. Все они собраны в единую иерархию с несколькими уровнями вложенности. Коды последовательно формируются по этой иерархии по принципу «от крупного к мелкому». Каждый код — числовой. Он может включать одну, две, три или четыре цифры.

Классификатор содержит десять основных групп:

Каждой должности соответствует свой функционал, их нельзя менять местами; если на работу вы трудоустраиваете менеджера, то в соответствующей графе программы указывается «менеджер» и ставится код по ОКЗ — 2433. В соответствии с ОКЗ менеджером называют специалиста по сбыту продукции, осуществляющего услуги в сфере продаж различной продукции компаниям и организациям. В их обязанности входит:

• формировать списки клиентов и потенциальных клиентов, находя информацию о них из любых доступных ему изданий или ресурсов;
• диагностировать потребности потенциальных клиентов;
• рекомендовать целевым клиентам товары и услуги, которые этот менеджер продвигает;
• составлять сметы затрат, подсчитывать бюджеты для удовлетворения нужд клиентов;
• отчитываться перед своим непосредственным руководителем о своей работе: сколько продаж он сделал, какие они, сколько денег принесли, какие товары или услуги пользуются спросом у клиентов, а какие — нет;
• отслеживать товары конкурентов, изучать их, смотреть на рынок в целом и на его состояние в конкретный момент времени;
• изучать коньюнктуру рынка;
• ходить на профильные мероприятия — например, отраслевые выставки;
• делать презентации для клиентов, показывать им товар, рекламировать услуги, демонстрировать, как товар (услуга) поможет решить проблемы клиента;
• делать выезды по клиентам, ходить на встречи, вести переговоры, по итогам которых отчитываться руководству и вырабатывать план дальнейшей работы с клиентами;
• организовывать после продажи доставку купленного товара клиенту или оказание ему услуги, за которую он заплатил;
• оформлять договоры и соглашения с клиентами, вести документооборот и передавать необходимые документы как клиенту, так и своему работодателю;
• и выполнять множество других задач, которые перед ним поставит руководство.

Во вкладке «Прием на работу» при трудоустройстве менеджера работодатель указывает:

• наименование документа-основания (приказ);
• ФИО сотрудника;
• подразделение;
• должность;
• функционал;
• дату трудоустройства;
• испытательный срок;
• вид занятости;
• условия оплаты труда.

Как добавить трудовую функцию в 1С

Рассмотрим, как правильно заполняется трудовая функция в 1С при приеме на работу:

После проставления галочки открывается следующее поле, в котором следует выбрать элемент из справочника трудовых функций в 1С — этот справочник мы заполняем вручную, нажимая кнопку «Создать» и вводя сведения о каждой отдельной функции.

В открывшейся вкладке указываем:

1. Наименование.
2. Код по ОКПДТР из классификатора.
3. Вид поручаемой работы, если он определен в договоре с работником.

Если рассказывать, как создать трудовую функцию в 1С, то ее можно выбрать вручную пользователем в кадровом документе либо подтянуть из выбранной штатной позиции, если в программе ведется штатное расписание и в позициях штатного расписания указываются соответствующие им функционал.

Пример добавления трудовой функции в 1С (менеджер)

Самый простой способ, как в 1С внести трудовую функцию: это зайти во вкладку штатное расписание, выбрать пункт «Должности».

Затем нажать вкладку «Создать должность»:

Когда должность внесена, записывается трудовая функция менеджера в 1С:

Что такое трудовая функция

В ст. 15 и 57 ТК РФ найдем, что понимается под трудовой функцией. Это обязанности сотрудника по должности, которая закреплена штатным расписанием компании. Работник должен соответствовать определенному уровню квалификации и выполнять конкретный вид работы. В договоре с работником указывается только одна должность, профессия или специальность. В договоре с сотрудником формулируются его обязанности, поручаемая работа. При определении трудовой функции сотрудника в 1С акцентируйте внимание не на названии должности, а на выполняемой работе. Закрепите обязанности или в тексте договора, или рабочей инструкции, приложениях, ином локальном акте компании. Работодатель самостоятельно решает, как прописать обязанности работника. Но если мы говорим об отношениях с работниками государственных и муниципальных учреждений, то обязанности прописываются в тексте договора на основании Приказа Минтруда России № 167н от 26.04.2013.

Обязательно к прочтению: что изменилось в работе из-за объединения ПФР и ФСС

Где в 1С указывается трудовая функция

Обозначается трудовая функция в 1С при приеме на работу, она должна отражать прямые обязанности работника. Нельзя указывать для бухгалтера код слесаря. Рассмотрим, как и где заполнить на примере 1С:Зарплата и управление персоналом.

Зайдите в раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения»:

Создайте документ приема, пропишите фамилию, имя и отчество будущего сотрудника, дату приема, испытательный срок, в каком подразделении находится (например, отдел персонала, отдел бухгалтерии, отдел продаж, отдел закупок и т.д.), укажите график работы (пятидневка, шестидневка, сменный график и т.д.) и вид занятости (основное место работы, по совместительству и т.д.). В поле трудовая функция в 1С выберите значение из справочника. В справочнике есть должности, которые присутствуют на каждом предприятии: например, бухгалтер, генеральный директор, а есть узконаправленные (оператор вакуумного пресса, менеджер по рекламации, швея, сантехник и т.д.). Укажите трудовую функцию менеджера в 1С — 2433.9 (продажи), 3323.5 (снабжение), а директора по персоналу — 1212.5. Вот пример заполнения в программе.

Код прописывают в следующем формате «ХХХХ.Х», где:

• ХХХХ — код наименования группы занятий в соответствии с ОКЗ;
• Х — контрольное число.

Справочник индивидуален для каждой компании. Но фирма при выборе кода опирается на данные ОКЗ. Все значения отражены в классификаторе, компании нет необходимости придумывать свои значения и контрольные числа.

Создать код профессиональной деятельности для трудовой функции в 1С в справочнике программы несложно: вписываем наименование и выбираем подходящий код из Общероссийского классификатора занятий (или ОКЗ). Например, появилась новая должность — менеджер по маркетплейсам, вы ее вводите в штатное расписание и отражаете в учетной базе. В классификаторе вы ее не найдете, а вот обязанности менеджера по продажам (код 2433) в текущей ситуации подойдут идеально. Их обязанность — продать продукцию компании, привлечь клиента. Значение 2433 и указываем.

Если не заполняется трудовая функция в 1С, то следует обратиться к технической поддержке учетной программы или специалисту по информационным технологиям организации. Данные указываются в отчете ЕФС-1 при приеме на работу не позднее следующего дня за днем издания приказа, поэтому игнорировать отсутствие заполнения строки нельзя. В этой ситуации следует разобраться. Если в форме заполненное значение отсутствует, то и отчетность контролирующие органы не примут.

Подробнее: как заполнить и сдать отчет по форме ЕФС-1

Код указывается и при начале действия договора гражданско-правового характера. Документ, в который заносится значение, — договор подряда, договор авторского заказа и т.д. В нем присутствует специальное поле — код по ОКЗ. Сотрудник отдела персонала при заключении договора обязан отразить и код.

Как указать трудовую функцию в 1С

Вот как заполнить трудовую функцию в 1С (на примере ЗУП): откройте раздел «Настройки» — «Классификаторы» — «Трудовые функции».

Нажмите на кнопку «Создать», в появившемся окне заполните поля:

• наименование;
• при необходимости код по ОКПДТР (классификатор профессий и должностей), контрольное число, категорию;
• заполните код трудовой функции в 1С по ОКЗ, для этого нажмите на «…» и найдите нужного вам специалиста по уровню квалификации;
• при необходимости отразите код профессиональной деятельности и вид поручаемой работы.

Какое значение укажете, такое и попадет в отчетность по форме ЕФС-1. Форма сдается в Социальный фонд России вместо СЗВ-ТД.

Например, трудовая функция генерального директора в 1С — 1120, контрольное число — 9, он относится к категории руководителей. Отвечает за управление организацией, планирование, оценку деятельности компании или учреждения, контролирует бюджет, трудовые ресурсы, охрану труда и технику безопасности и т.д.

А трудовая функция главного бухгалтера в 1С — 1211, контрольное число — 1. Он относится к категории управляющих финансовой деятельностью. К этой же категории можете отнести финансового директора, финансового инспектора, бухгалтера (2411), финансового управляющего и т.д.

В их обязанности входит координация финансовой деятельности компании, они взаимодействуют в решении вопросов с другими руководителями:

• планирование, управление финансовой деятельностью компании;
• контроль и оценка финансового положения;
• управление бюджетом, их подготовка, контроль за финансовыми ресурсами и операциями, контроль доходов и расходов, рациональное использование ресурсов предприятия;
• консультации по финансовым вопросам;
• управление персоналом;
• разработка внутрифирменных процедур в области финансов;
• представление организации в госорганах и т.д.

Где брать коды трудовой функции

Указать значение необходимо для идентификации рода занятий работника с целью возможности определить соответствия между образованием и трудоустройством. Это необходимо для совершенствования системы содействия гражданам в поиске работы, аналитики трудоустройства, состояния рынка труда и т.д. Чтобы правильно определить значение, обратитесь к Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Весь классификатор разделен на 10 разделов:

1. Руководители.
2. Специалисты высшего уровня квалификации.
3. Специалисты среднего уровня квалификации.
4. Военнослужащие.
5. Служащие, которые заняты подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием.
6. Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности.
7. Неквалифицированные сотрудники.
8. Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители.
9. Работники промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий с квалификацией.
10. Работники сельского, лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства с квалификацией.

Может пригодиться: как создать машиночитаемую доверенность в 1С

Содержание:

1.      Что такое трудовая функция и код профессиональной деятельности?

2.     Как заполнить трудовую функцию в 1С:ЗУП?

1.   Что такое трудовая функция и код профессиональной деятельности?

За 2018 – 2020 годы в законодательство РФ было внесено множество поправок и новых законов о составлении и предоставлении организациями и индивидуальными предпринимателями отчетов и сведений о трудовой деятельности сотрудников. Эти изменения призваны автоматизировать и упростить предоставление информации о стаже работы работающего населения для целей учета стажа, начисления пенсий, компенсаций и льгот.   

С 1 января 2020 года введена новая форма СЗВ-ТД, которая содержит сведения о трудовой деятельности сотрудников в организациях, и которую необходимо предоставлять в Пенсионный Фонд РФ.

С появлением новой отчетности в документах 1С «Прием на работу» и «Кадровый перевод» появилось поле, в котором указывается наименование трудовой функции с Кодом профессиональной деятельности в 1С.

2.   Как заполнить трудовую функцию в 1С:ЗУП?

Наиболее популярный вопрос – как заполнить Трудовую функцию в 1С:ЗУП КОРП. Делается это в разделе «Справочники → Должности» при создании новой должности, а также при изменении и/или утверждении штатного расписания.

Итак, в карточке «Должности» открываем справочник «Трудовые функции» и создаем соответствующую данной должности запись в поле «Наименование».   

Рис. 1 Открываем справочник «Трудовая функция»

Отметим, что при формировании штатного расписания в 1С необходимо учитывать, что если для конкретной должности предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений в случаях, когда это установлено законом, то наименование должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к профессиям в штатном расписании организации должны соответствовать квалификационным справочникам (положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей).

Код профессиональной деятельности в 1С:ЗУП до 2021 г. не заполняем, иначе он выгрузится при заполнении в форму СЗВ-ТД для передачи в ПФР.

Указать трудовую функцию в 1С можно при приеме на работу в документе «Прием на работу» Делается это из «Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать документ → Прием на работу или Кадровый перевод». При выборе должности автоматически указывается трудовая функция, настроенная для нее ранее в 1С:ЗУП.

Рис. 3 Путь к указанию трудовой функции в 1С ЗУП

Рис. 4 Прием на работу для указания трудовой функции в 1С:ЗУП

В открывшемся окне документа заполняем обязательные поля. При заполнении поля «Должность» поле «Трудовая функция» может быть заполнена автоматически на основании штатного расписания.

Рис. 5 Штатное расписание для заполнения Трудовой функции в 1С ЗУП

Рис. 6 Как заполнить трудовую функцию в 1С ЗУП

При необходимости откройте из документа справочник «Трудовые функции» и выберите другой элемент.

Рис. 7 Выбор элемента в справочнике «Трудовые функции»

При проведении и записи документа, программа проверяет его на соответствие штатному расписанию. Если вас все устраивает, то соглашаемся и проводим документ.

Таким образом трудовая функция в 1С по каждому сотруднику отражается в электронной трудовой книжке, и далее при формировании отчетности для передачи в Пенсионный фонд записывается при заполнении формы СЗВ-ТД.

Для заполнения сведений о трудовой функции сотрудника и ее коде в СЗВ-ТД и СТД-Р в программе предусмотрены:

·         Новое поле в 1С 8.3 «Трудовая функция» в кадровых документах о приеме и переводе;

·         новый справочник «Трудовые функции».

Сейчас автоматическое заполнение данных из классификаторов не предусмотрено. Но, возможно, это будет реализовано  в будущих версиях конфигурации.

Специалист компании «Кодерлайн»

Анна Дунаева

Отчет по трудовым функциям

Вопрос:

Можно ли в 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1 найти сотрудников, которым не присвоена трудовая функция? Именно сотрудников, а не должность.

Ответ:

Можно, перенастроив отчет «Личные данные сотрудников», который будет выводить актуальную трудовую функцию и код по ОКЗ для сотрудников из документов «Прием на работу» и «Кадровый перевод».

В разделе Кадры – Кадровые отчеты – Личные данные сотрудников:

В отчете Настройки – Расширенный. На вкладке «Поля и сортировки» снимаем все флажки в «Полях» и оставляем только на «Сотруднике»:

Нажимаем на кнопку «Добавить» и раскрываем по «плюсику» «Работа»:

Находим «Рабочее место регистратор»:

Раскрываем по «плюсику», находим и выбираем поле «Трудовая функция»:

Затем проделываем то же самое, добавляем также поле, но на этот раз раскрываем «Трудовую функцию» и выбираем «Код по ОКЗ»:

В конце списка полей должны появиться две новые строчки:

После формирования отчета должны быть две колонки:

В моем примере в организации работают три сотрудника. При приеме на работу трудовая функция не была указана. Укажем трудовую функцию через «Кадровый перевод»:

Теперь отчет выглядит так:

Если сформировать отчет до перевода сотрудника – трудовой функции указано не будет.

Соответственно, если трудовая функция сотрудника менялась, то история будет сохранена, в зависимости от периода формирования отчета.

НО! Если сделать сотрудникам «Кадровый перевод списком», то данные в отчете не отразятся.

Используйте 1С:ЗУП на уровне эксперта!

Повысьте свои навыки на курсе “Использование конфигурации Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1” и станьте гуру 1С:ЗУП.