Бесплатная помощь при организации мероприятия, свободные руки и лишний трезвый ум — от такого отказаться сложно. Но где искать и как мотивировать людей, которые ничего вам не должны?
Фото: Grigory Galantny
Мы поговорили с организатором мероприятий, куратором волонтеров и руководителем волонтерской организации и составили для вас подробный мануал о том, что доверить волонтерам, где их искать и как отблагодарить.
Прежде чем искать волонтеров, убедитесь, что они вам действительно нужны.
Волонтеры пригодятся, если вы проводите массовое событие с большой проходимостью. Если на событии много зон и активностей, которые нужно контролировать. Событие со сложной системой проверки билетов и сложной логистикой. Событие с индивидуальным подходом к каждому гостю, где любому посетителю нужно выделить свою долю внимания, встретить, проводить или выдать какие-либо материалы.
Где искать волонтеров?
Социальные сети — это основной источник привлечения волонтеров на ваше мероприятие. Чаще всего анонсы для набора волонтеров размещаются на страницах события в FB, Instagram и ВКонтакте. Они дают наибольший отклик, так как именно в соцсетях собрано огромное количество людей, которое внимательно следит за вашими новостями, проектами, и, вероятно, именно им захочется познакомиться с вами поближе, попробовать повзаимодействовать с вами, получить опыт работы в команде.
Мария Кутьина
Продюсер публичной программы и координатор волонтеров Института медиа, архитектуры и дизайна «Стрелка»
«Каждый сезон мы делаем большой анонс о наборе волонтеров на страницах в социальных сетях, которые дают отличный отклик. В этом, например, к нам поступило более 250 заявок. У „Стрелки“ есть определенный статус и имидж, который мы нарабатывали годами, а вместе с ним и огромное сообщество лояльных и интересующихся людей, которым априори близки наши ценности и программы, которые хотят участвовать и создавать что-то вместе с нами. Получается, что когда есть такое сообщество, его не нужно искать — нужно просто обратиться и рассказать о возможностях.
Еще один вариант — это партнеры. Если у них есть волонтеры, можно объединять силы. Мы так несколько лет подряд делаем большие программы с Beat Film Festival — их ребята всегда рады помочь на нашей площадке, наши ребята — с удовольствием помогают на их показах».
Также можно разместить информацию о вашем мероприятии в ВУЗах, студенческих общежитиях. Этот способ подойдет для мероприятий, которые близки студентам по тематике. В интересных для них проектах они с радостью принимают участие на безвозмездной основе ради опыта, новых знакомств и возможностей.
Еще один способ найти волонтеров — разместить информацию в специальных волонтерских группах или организациях, потому что, как правило, у людей там уже есть опыт и понимание принципов такой работы.
Дмитрий Антонов
Заместитель директора АНО «Добровольцы Петербурга»
«Мы либо сами ищем проекты, которые, по нашему мнению, были бы интересны волонтерам и мы уверены, что на эти проекты люди запишутся и придут помогать. Либо к нам мероприятия поступают извне, обращаются организаторы или городские комитеты, когда у них через месяц мероприятие. К нам приходит заявка из комитета и мы уже ее обрабатываем. У нас есть специальная форма, которую мы скидываем организаторам, в ней есть пункты: название и описание мероприятия, какую работу доверяют волонтерам, график работы, что им будет предоставлено, особенные пожелания. Например, на некоторые мероприятия просят строго от 18 до 25 лет. В других можно участвовать с 16 до 30 лет.
Если к нам обращаются слишком поздно, либо если волонтерам ничего не предоставляют мы отказываем организаторам. Например, до события меньше недели или даже двух или на эти даты у нас уже очень много событий. Если не дают ни благодарности, не кормят, не дают сувенирку, то ребята на такое просто не запишутся».
Какую работу доверять волонтерам?
Живые указатели/навигация
На мероприятиях со сложной навигацией можно не только поставить 10-20 планов, создать приложение и поставить таблички (хотя и про них не стоит забывать). Наличие живого волонтера, который указывает дорогу, знает, где гардероб и ближайший туалет, всегда выручает. Если мероприятие проходит в нескольких залах, на разных этажах, на площадке больше одного коридора — волонтер на этаже или коварном повороте спасет многих посетителей от опоздания на лекцию или выступление важного спикера.
Регистрация гостей
Чем больше людей встречает гостей, тем больше вероятность, что на событии не будет очереди на вход. Если у вас сложная система регистрации (проверка билета, специальных списков, внесение в базу, выдача промо-материалов и бейджа) на каждом из этапов лучше поставить сотрудника или волонтера, в зависимости от степени ответственности и сложности процедуры. Обратите внимание, что если предполагается покупка билета при входе, кассиром необходимо сделать финансово ответственного сотрудника, а не волонтера.
Выдача бейджей или раздаточных материалов/сувенирной продукции
Волонтеры выполняют хоть и второстепенные, но очень важные организаторские обязанности. Например, на Стрелке волонтеры занимаются ведением наборных досок-афиш (как на русском, так и на английском языке), которые стоят при входе на территорию, чтобы посетители всегда были в курсе программы на день. Если приезжает англоговорящий спикер,они раздают синхронные переводчики для участников. А иногда вручают сувенирную продукцию от партнеров первым 20-30 участникам.
Встреча гостей
Если вы делаете событие с небольшим количеством участников и индивидуальным подходом к ним, то стоит побеспокоиться о том, чтобы каждому посетителю уделял время и внимание специально обученный человек. Волонтер с улыбкой встретит гостя, проводит до места, ответит на вопросы, расскажет о мероприятии и оставит приятное впечатление об уровне организации.
Контроль функционирования зоны
Если мероприятие разделено на зоны, то очень важно, чтобы за каждой из них был закреплен человек. Волонтер в данном случае может следить, чтобы конкретная зона была в чистоте и порядке, и если происходят какие-то накладки в смене декораций, расписании лекторов или экспонатов, может сообщать о них организатору.
Наталья Франкель
Из книги «Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий»: «Каждый волонтер должен быть в курсе тайминга всего мероприятия и его личного тайминга (если он предполагается). Желательно, чтобы перед глазами у него была распечатка или информация в телефоне. То есть волонтер должен знать, что, например, за 60-45 минут до перерыва он должен начать убирать визитки/флаеры со столов в фойе. Потому что там нужно будет организовать кофе-брейк, на который тоже необходимо некоторое время».
Простые повторяющиеся операции
Перенос колонок в Экселе, массовое добавление в списки, простые операции часто необходимо сделать за пару дней или на самом мероприятии. Если у вас есть ответственный и дотошный волонтер и совсем нет времени, доверьте ему часть бумажной работы, четко обозначив, что нужно сделать. Не забудьте про резервные копии.
Работа помощником организатора
На одного организатора приходится слишком много задач, которые можно перепоручить отвестветственному волонтеру. Часть звонков, встреча партнеров или некритичный вопрос от участника могут быть решены помощником организатора.
Мария Карпенко
Куратор команды волонтеров фестиваля Старкон
«В зависимости от опыта работы (в том числе и на наших фестивалях) можно поручить волонтеру работу от самой простой и до более ответственной. Часто мы работаем с ребятами не один год и они уже знают площадку, работали в разных зонах фестиваля. Такие волонтеры становятся помощниками организаторов, либо отвечают за конкретные вопросы на фестивале (например, сами курируют часть волонтеров или отвечают за гардероб)».
Что не стоит доверять волонтерам?
Финансовые вопросы
Продажа билетов, оплата участия спикеров и другие финансовые вопросы должны проходить только через организаторов. Деньги стоит доверять людям, контакты которых вы знаете, а еще лучше, если вы знаете, где эти люди живут.
Уборка
Конечно, убрать стулья и стаканчики работа волонтера, если его зона ответственности это предполагает и вы это заранее оговаривали. Но сложно согласиться с тем, что волонтер должен мыть полы или выносить мешки с мусором. Эти действия можно доверить волонтеру, но рассказать про грязную работу стоит заранее, чтобы на событии это не стало неприятным сюрпризом. Лучше доверить уборку профессионалам: мотивировать волонтеров мыть полы на фестивале тяжело.
Погрузка и тяжелые работы
Как и в случае с уборкой, тяжелую физическую работу лучше доверить профессионалам. Если вы все же не готовы платить за перетаскивание столов и разгрузку стульев, заранее предупредите волонтеров, чем им придется заниматься.
Как инструктировать?
Чем точнее и подробнее будет поставлена задача, тем лучше она будет сделана. Вдумчиво расскажите и пропишите волонтеру, в чем будет состоять его работа. Что входит, а что не входит в его обязанности. Отправьте ему подробное расписание фестиваля. Обязательно передайте волонтеру контакты того, с кем нужно связаться в случае непредвиденной ситуации. На всякий случай дайте не один, а два или больше контактных телефона, например, ответственного лица и его помощника.
Насколько широким будет инструктирование зависит от вас. Вы можете только обозначить зоны ответственности и распределить помощников, но тогда дополнительных вопросов не избежать, а если они будут возникать в процессе мероприятия, на них не всегда будет время ответить. Желательно постоянно быть на связи для решения важных вопросов. Звонить не всегда удобно, потому что на мероприятиях шумно, а создать общий чат, где вы сможете общаться с волонтерами, или раздать рации — быстрый и удобный вариант коммуникации. Единый канал связи со всеми волонтерами решает много проблем. Даже если нужный вам человек не в сети, те, кто работает с ним в одной точке, передадут ему сообщение.
Важный человек на площадке — координатор волонтеров. Он назначается либо среди организаторов, либо это специалист от волонтерской организации. Если на мероприятии больше трех волонтеров желательно, чтобы координатор не имел других зон ответственности. В его задачи входит назначение волонтеров на конкретные зоны, обозначение круга ответственности, инструктаж и контроль на площадке. Координатор должен иметь возможность в случае возникновения экстренной нехватки помощников в одной из зон перекинуть волонтеров из менее напряженного участка, либо иметь резерв по волонтерам.
Мария Кутьина: «В рамках каждого набора волонтеров у нас проходит установочная встреча, где я подробно рассказываю про Институт, про программу, про наши задачи на весь период, а главное про условия и правила, по которым мы живем.
Дальше, когда уже идет работа, мы каждую неделю встречаемся на планерке, где обсуждаем, кто на каких проектах и задачах участвует, какие есть вопросы, к кому обратиться, какие возникали проблемы и какие есть предложения.
Во время работы на мероприятиях, волонтеры встречаются уже на мини-брифинг не только со мной, но и с продюсером и мы еще раз вместе сверяемся по задачам, расстановке, плану действий и необходимым деталям».
Перед мероприятием лучше пройти всю площадку с волонтерами ногами, продемонстрировать им уже на готовых объектах, что предстоит делать.
Также желательно познакомить помощников с организаторами, рассказать, кто и за что отвечает. Если волонтер должен произносить текст, например, при встрече гостей, попросите его заучить этот текст и проверьте, насколько легко и уверенно волонтер может его произнести.
Мотивация и оплата. Как отблагодарить волонтеров?
Сам формат волонтерства не предполагает оплаты, но это не значит, что ваш помощник не должен получить благодарность за свой труд. Поощрение может выражаться в разных формах. Например, если вы делаете платное событие, возможность послушать интересную лекцию или посетить эксклюзивную премьеру является отличной мотивацией быть волонтером на данном мероприятии. Но выбирая такой формат благодарности, необходимо убедиться, что волонтер может покинуть свой пост, когда будет проходить интересная ему активность. Нужно закладывать в режим работы волонтеров не только непосредственно работу, но и время отдыха. Отвечать за какую-либо зону на мероприятии лучше ставить не одного волонтера, а двух или больше.
Дмитрий Антонов: «Что получают волонтеры за свой труд — напрямую зависит от организатора. Мы рекомендуем предоставлять благодарственные письма либо справки-награждения. Для абитуриентов это важно — участие в мероприятиях и грамоты за них дают дополнительные баллы к ЕГЭ. Для студентов участие в общественной жизни и внестуденческая активность могут повысить стипендию. Помимо этого мы всегда предлагаем ребят кормить. Если работа больше 6 часов мы всегда просим горячее питание, если менее 6 часов — чай с сэндвичами».
Сувенирная продукция, футболки, значки, кепки, наклейки тоже могут быть благодарностью за помощь. У волонтера остается память о событии, а если сувенирная продукция еще и красиво оформлена, он будет ходить в вещи с мероприятия и дополнительно его рекламировать.
Если у вас есть партнеры или спонсоры, которые могут предоставить свою продукцию для волонтеров — это очень удобно. Для вас такие сувениры ничего не стоят, волонтеры получают небольшой подарок, а для партнер — рекламу. Выгодно для всех.
Мотивацией для волонтера может также служить возможность попробовать себя в роли менеджера по организации мероприятий, возможность посмотреть на «кухню» фестиваля. Через год он может прийти к вам уже с предложением присоединиться к команде организаторов.
Мария Кутьина: «Некоторые волонтеры приходят с нацеленностью попробовать свои силы и проявить себя, чтобы в будущем присоединиться к команде, и это действительно отличная возможность — и я сама, и несколько коллег, кто работает у нас сейчас, начинали именно с волонтерства и всегда при поиске сотрудников мы, в первую очередь, смотрим на тех, кто нам помогает».
Задача куратора в данном случае понять, что интересно конкретному волонтеру и предложить ему работу, которая максимально раскроет его потенциал. Можно заранее добавить в анкету строчку о желаемой мотивации или сразу внести те пункты, которые вы гарантированно сможете предложить, чтобы разбить волонтеров на группы по мотивации и интересам.
Волонтеры — это не безответственные люди, которые ничего не умеют, пришли к вам за халявой, будь то еда/напитки или вход на платное мероприятие. Внутри каждого волонтера живет маленький организатор, который стремится вам помочь и которого вы интересуете как профессионал, у которого есть чему поучиться. Именно с вашей помощью он может получить хороший опыт работы в сильной команде, новые знания и знакомства, возможность найти себя.
Авторы: Диана Шапиро, Юлия Барабанова
Сиб.фм продолжает публиковать в партнёрстве с Институтом «Стрелка» материалы, посвящённые преобразованию общественных пространств в рамках проекта «Городской конструктор». В этот раз мы представляем текст школы Vector о волонтёрах.
Проекты любого масштаба иногда нуждаются в волонтёрах, которые готовы безвозмездно помочь. Помощники присоединяются по своей инициативе, если это подходит им по духу. Убирают захламлённые помещения, администрируют мероприятия и выполняют много других задач, на которые не хватает рук. Со временем они могут стать вашими амбассадорами или будущими сотрудниками. Онлайн-школа городских предпринимателей Vector разобралась, как найти волонтёров для своего проекта и продуктивно сотрудничать с ними.
Где искать
Самые распространённые каналы поиска — социальные сети, СМИ, организованные группы волонтёров и сарафанное радио.
Но для начала нужно определить, ищете вы людей с какими-либо определёнными навыками или это не определяющий критерий поиска.
Вначале волонтёрами называли исключительно солдат-добровольцев. В Италии, Франции, Англии и Германии в ходе войн призывались охотники повоевать, но при отсутствии денег на содержание войск наградой им были только слава и военная добыча
Если в вашем городе проходят мероприятия, на которые привлекают волонтёров, вы можете объединиться с их организаторами и обмениваться базой помощников, или найти локальные сообщества в социальных сетях, посвящённые волонтёрству.
Когда привлекать
Ищите волонтёров, когда точно знаете объём работы: сколько вам нужно людей и на какие задачи. Чем детальнее вы пропишете обязанности, тем быстрее найдёте помощников. Совершенно неправильно устанавливать дополнительные требования, когда волонтёр уже присоединился к проекту. Всё должно быть оговорено в самом начале. Если есть сайт или группа в социальных сетях, разместите там ответы на все главные вопросы, которые могут возникнуть у людей.
Зачем это волонтёру
Позаботьтесь заранее о том, чего ждёт от вас человек и какая у него мотивация, чтобы знать, подходит ли он вам и что вы должны ему дать взамен. Кто-то хочет просто быть причастным к интересному событию, классной идее или известному бренду. Кто-то присоединяется к проекту затем, чтобы обзавестись единомышленниками или профессиональными связями. Поэтому нужно организовать работу так, чтобы волонтёры максимально взаимодействовали друг с другом и другими участниками и организаторами события. Иногда волонтёры присоединяются к тем проектам, которые рассматривают в качестве своего будущего места работы.
Познакомьте волонтёров с командой, расскажите, как всё устроено.
Важно заранее сообщать обо всех бонусах и условиях сотрудничества.
Каждая компания может предложить что-то своё: еду, трансфер до места работы или бесплатное посещение всех событий, которые вы проводите. Также вы можете вручить небольшие подарки: наклейки, ручки, футболки, резиновые браслеты с символикой вашего проекта. Помните, что почти всегда волонтёрам нужны рекомендательные письма или отзывы.
Как отбирать претендентов
Каждому кандидату нужно ответить, что его заявка принята или отклонена. Во втором случае необходимо объяснить почему. Следующий этап — встречи с волонтёрами, на которых вам нужно подробно презентовать проект или мероприятие, рассказать о целях и задачах, а также познакомиться с ними. Идеально, когда каждый волонтёр может высказаться в формате: кто он, почему ему это интересно и что он планирует получить от сотрудничества. После встречи становится понятно, кого из кандидатов вы приглашаете в проект.
1844 — год, когда в Англии возникает первая всемирноизвестная организация волонтёров «Христианская ассоциация молодых людей», ставившая своей целью развитие здоровых «тела, ума и души»
Волонтёров можно обучить: организовать курсы, подготовить статьи или инструкции. На этапе отбора можно дать небольшое тестовое задание, чтобы понять, кто вам подходит и действительно хочет помогать. Всё это создаст определённую ценность и мотивирует человека — так он поймёт, что в ваш проект всех подряд не берут. Прежде всего нужно отобрать ответственных и вовлечённых кандидатов, а уже потом выбирать удобный канал и форму взаимодействия.
Как работать
Когда вы определили команду волонтёров, нужно выбрать удобный канал для связи. Это может быть группа в социальных сетях или чат в любом мессенджере — там нужно оперативно размещать информацию о том, когда вам нужен волонтёр и что от него требуется. Также можете сформировать базу с информацией о кандидате: имя, телефон, почта, чем занимается и чем может помочь. По этой базе можно делать рассылку и информировать обо всех проектах и встречах.
Важно, чтобы у волонтёров был главный координатор, который распределяет всех по местам и объясняет, что требуется от каждого помощника.
Постоянно контролируйте процесс и помогайте волонтёрам, чтобы они не чувствовали себя брошенными. Также важно вовлекать людей в процесс, чтобы они понимали, что имеют право высказаться или предложить идею, что-то оптимизировать или сделать лучше.
Волонтёр не должен чувствовать, что выполняет какую-то чёрную работу, поэтому с ним нужно вести себя на равных. Все должны быть одинаково вовлечены в процесс. Например, если нужно расставить стулья, то вместе с волонтёрами это должен делать кто-то из команды организаторов.
Как оценивать работу
Главные критерии — соблюдение графика и качество выполненной работы. Лучше всего оценивать это совместно с волонтёром, чтобы он понял, что сделал и чего не сделал. Но в то же время помните, что волонтёр — это не работник, он ничего вам не должен. Поэтому будьте готовы, что иногда люди обещают прийти и не приходят. Рассчитывайте свои ресурсы так, чтобы можно было исправить ситуацию. Например, пригласите чуть больше волонтёров, чем нужно.
После Олимпийских игр в Сочи в 2014 году в России была создана Ассоциация волонтёрских центров. Более 100 организаций и более 200 тысяч человек состоят в Ассоциации
В случае если человек неоднократно подводил вас, можно отметить это в базе. Это будет значить, что вы больше на него не рассчитываете. Важно объяснить, чего лишается человек, если нарушает условия сотрудничества. Например, всех бонусов или рекомендательного письма. Но в любом случае старайтесь сохранить нормальные отношения.
Примеры того, как волонтёры помогают проектам
«Том Сойер Фест», Самара
Фестиваль «Том Сойер Фест» направлен на восстановление исторической среды: жители города своими силами красят дома, заменяют в них испорченные детали и объясняют жителям, зачем они это делают. С 2016 года фестиваль проходит и в других городах.
Андрей Кочетков, идеолог фестиваля восстановления исторической среды «Том Сойер Фест», Самара
«Наш проект изначально предполагался как волонтёрский, поэтому первыми волонтёрами стали мы сами. Наш журнал „Другой город“ к моменту запуска фестиваля уже полтора года писал о проблемах исторической среды, её ценности и положительных примерах в других городах и странах. Аудитория, которой это интересно, уже образовалась вокруг медиа. Эти люди и влились в проект на первом этапе.
Перед стартом фестиваля мы рассказываем о графике работ и приглашаем всех желающих через свои ресурсы — сайт и социальные сети.
Организованными группами волонтёров не пользуемся принципиально, потому что нам важно, чтобы все участники чётко представляли, зачем они это делают.
Поэтому на почве интереса к историческому наследию завязываются знакомства и даже дружба между волонтёрами вне фестиваля.
Главная мысль, которую мы доносим до участников, чтобы им хотелось поддержать фестиваль: „Что-то изменить — это реально“. В доказательство этому есть картинки домов „до“ и „после“ нашей работы. Репутацию журнала и организаторов мы инвестируем в проект, поэтому за качество работ и изменения отвечаем сами».
«Дом со львом», Саратовская область
«Дом со львом» — это деревянный дом с уникальными старообрядческими росписями в селе Поповка с населением 260 человек. Мне и моему партнёру Максиму Музалевскому удалось спасти дом от разрушения и превратить его в музей, а рядом ещё построить культурный центр. Мы проводим мероприятия для селян, вывозим школьников в образовательные поездки и развиваем местный туризм.
Юлия Терехова, создатель Музея народной монументальной живописи «Дом со львом», село Поповка Саратовской области
«В 2011 году я разместила в „Живом Журнале“ информацию о том, что есть такой дом. Выкладывала фотографии, говорила, что я неимущий студент Европейского университета, и приглашала спасать этот памятник вместе.
Это сработало: волонтёры стали приезжать, мы даже организовывали волонтёрские выезды.
В нашем мире огромном,
В суете бесконечных дней,
Мы хотим, чтобы люди
Научились слышать людей.
Так начинается гимн волонтёров России
К моему счастью, подбирались такие люди, которые лучше меня понимали, как что приколотить, где что убрать, как вынести мусор и что не надо больше двадцати кирпичей девочке носить. Когда пересматриваю фотографии того, как выглядел дом, понимаю, что ребята проделали колоссальную работу: столько всего расчистили и привели в порядок. Наши волонтёрские лагеря продолжают существовать.
Люди, которые приходят в команду или что-то делают для нас, могут появиться из разных мест. Например, незнакомый мужчина в поезде так заинтересовался нашим проектом, что подарил веб-камеру, чтобы мы снимали всё происходящее.
Волонтёры в нашем проекте — это ещё и эксперты, которые проводят в доме мероприятия, тем самым формируют культурную программу и развивают местное сообщество. Мы организовали волонтёрский лагерь для журналистов, которых привлекли как волонтёров. Предложили, чтобы они как-то помогли нам и потом рассказали об этом историю. В рамках лагеря мы провели двухдневный мастер-класс по журналистике для детей из Поповки и Хвалынска».
Если вы заглянули на эту страницу, скорее всего, вы в поисках волонтёров для своего проекта.
Оставить заявку на подбор волонтёров можно, написав на почту volunteer@hse.ru или связавшись с директором Анфисой Дмитриевой или заместителем директора Анной Мартыненко. Просим вас подробно описать в письме мероприятие, на которое требуются волонтёры. Пожалуйста, уделите этому время — ведь так нам будет проще понять ваш запрос и подобрать под него волонтёров.
Часто задаваемые вопросы:
Когда вы увидите мою заявку?
Мы свяжемся с вами в течение 2-х рабочих дней.
Что указать в заявке?
Укажите, пожалуйста, следующую информацию:
1. Название и основная идея мероприятия
2. Дата, время проведения мероприятия и время занятости волонтёров
3. Место проведения мероприятия
4. Функционал волонтёров
5. Дресс-код волонтёров
6. Информация об инструктаже или обучении (если понадобится)
7. Информация о мерче, возможности подготовить благодарности или об иных сервисах
8. Любые другие данные, которые могут пригодиться нам для организации набора
Вы обучаете волонтёров?
Иногда, это зависит от мероприятия. Если для вашего проекта необходимы специфические знания, то мы обсудим с вами варианты обучения волонтёров. В некоторых случаях волонтёров обучает «заказчик», например, проводит инструктаж до начала мероприятиях. Иногда и мы занимаемся организацией обучения.
Как поощряют волонтёров?
По-разному. Мы не даём кредитов (зачётных единиц) за волонтёрство, поскольку волонтёрство — это безвоздмезная деятельность. Также мы против любой материальной компенсации за помощь волонтёров.
За каждое волонтёрство обязательно оформляется благодарность (её оформляем мы или организатор мероприятия) и ставится отметка в ЛКВ (личная книжка волонтёра), если она есть у волонтёра. На многих мероприятиях предоставляются и другие сервисы для волонтёров, например, экипировка, мерч или питание.
Обращаем ваше внимание, что предоставление питания волонтёрам является обязательным, если их смена длится 4 часа и более.
Кто такой «волонтёр»?
Волонтёр — человек, осуществляющий добровольческую деятельность в форме безвозмездного выполнения работ или оказания услуг. Волонтёр — это человек, который нашёл силы и время, чтобы вам помочь.
Важно понимать, что это не бесплатная рабочая сила, поэтому наши волонтёры не смогут помогать вам на задачах грузчиков, уборщиков и гардеробщиков.
Функционал волонтёров обсуждается для каждого мероприятия отдельно. Мы верим, что вместе сможем сделать их время на вашем мероприятии ннтересным и продуктивным.
Волонтёры для мероприятий: где их искать и как с ними работать?
Мы гордимся нашей командой волонтёров и часто получаем за неё комплименты, по нашему скромному мнению, вполне заслуженные. Многие волонтёры с нами уже не первый год, некоторые приезжают поработать на наших конференциях из других городов. Где же искать таких людей, как их мотивировать, контролировать и в целом работать с ними эффективно? Об этом рассказывает Наталия Франкель.
Наталия: «На рынке есть мнение, что волонтер — это бесплатная рабочая сила, безынициативная, неактивная и безответственная. Наш опыт показывает, что это не так. Что волонтёр, на уровне идеи вовлечённый в событие, очень круто и эффективно делает свой кусок работы. Есть кейс, когда наш бывший волонтёр устроился на очень хорошую работу в Москву, и одним из оснований для принятия этого решения было то, что он хорошо работал с нашей командой и стал в итоге руководителем группы волонтёров. Другой волонтёр уже доросла до спикера одной из наших конференций».
Но нужно помнить: человек не будет с вами хорошо работать, если вы его не цените и даёте неинтересные ему задачи.
Где искать волонтёров:
- в интернет-сообществах по теме события
- в специализированных сообществах вроде «Волонтёров Петербурга»
- среди своей аудитории (в группе/встрече события в соцсети)
- среди студентов, начинающих специалистов (включая организаторов) или просто людей, у которых нет денег на билет, но им это интересно
Как работать с волонтёрами перед мероприятием? Заранее готовим памятку, распределяем зоны ответственности. Создаём общий чат.
Если событие большое, у волонтёров обязательно должен быть куратор из числа либо опытных волонтёров, либо членов команды. Организаторы должны находиться с этим куратором в постоянной коммуникации. В том числе в его задачи входит следить, чтобы волонтёры не втыкали в телефон, вели себя с посетителями корректно и т.д.
Ещё мы делаем для волонтёров футболки (заранее узнайте размеры!), чтобы они выделялись среди посетителей.
Кстати, пригласить волонтёров собирать раздатку накануне события — вполне нормально 🙂 Ваша команда накануне в огне и мыле, и помощь волонтёров в таком объёмном, но рутинном деле очень пригодится. Объясните им, что это тоже входит в их задачу. Между прочим, сбор раздатки тоже может быть весёлым процессом: у нас каждый раз так и получается.
Сколько нужно волонтёров? Наталия: «Из моего опыта, если событие небольшое и в нём нет сложных зон, требующих контроля, стандартная формула — один волонтёр на 50 участников. Если есть сложные зоны — например, гардероб или стенд с VR-играми — прикрепите к таким минимум по одному волонтёру».
7 правил взаимодействия с волонтёрами, чтобы они работали на результат и возвращались к вам снова:
- Волонтёру должна быть интересна или тематика события, или команда организаторов (а лучше и то, и другое!)
- Нужно доносить смысл мероприятия и важность каждого члена команды на площадке
- Обязательно кормите и поите волонтёров: они должны чувствовать себя хорошо
- Благодарите их за работу
- Давать «медальки» (мы даём грамоты и ставим отметки в «паспорт волонтера»)
- Заботиться и не давать невыполнимых задач
- Лучших — растить
Главное — создавать у волонтёров чувство, что они становятся частью крутого и интересного проекта, меняют мир. Тогда люди, которым это близко, будут замотивированы на хорошую работу и рост в нише, от чего выиграете и вы, и они. Это не про деньги, а про другую пользу, которую получает человек.
Не забудьте посмотреть еще и видео о работе с волонтерами
Читайте другие материалы блога
Инструктаж команды и волонтеров перед мероприятием
Инструменты работы команды организатора мероприятий
Чек-лист организатора мероприятий: что проверить до и после события
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
UN Volunteers
https://www.unv.org/opportunities
Если вас интересуют глобальные вызовы и работа в международной организации, программа Волонтёры ООН станет прекрасным помощником в достижении этой цели. Она подойдёт как начинающим специалистам (раздел International Youth), студентам (International University), так и профессионалам с опытом (International Expert).
На сайте вы найдёте вакансии от разных агентств ООН с определёнными требованиями в отношении возраста и необходимых квалификаций (образование, наличие профессионального опыта, владение языками, дополнительные навыки). Плюс программы в том, что она покрывает все расходы и предусматривает выплату ежемесячной стипендии.
Для отправки заявки необходимо создать свой профиль на платформе, загрузить требуемые документы и податься на интересующие проекты. По результатам первого этапа отбора вам будет предложено пройти техническое задание и/или интервью.
European Youth Portal (European Solidarity Corps)
https://europa.eu/youth/solidarity/young-people/volunteering_en
Европейский корпус солидарности — это программа Европейской комиссии, которая выделяет финансирование локальным организациям из разных стран, предоставляющим молодёжи (18 – 30 лет) возможность стать частью социально значимых проектов. Их продолжительность в среднем составляет от нескольких месяцев до года.
Волонтёрами могут стать граждане стран ЕС, а также стран-партнёров (полный список можно найти на сайте). Программа предоставляет небольшую стипендию и покрывает транспортные расходы, страховку, питание, проживание и языковые курсы. Условия отличаются в зависимости от конкретного проекта и хост-организации.
Для подачи заявки необходимо зарегистрироваться на портале, найти отправляющую организацию (список аккредитованных организаций по странам также есть на сайте) и следовать инструкциям интересующих возможностей (чаще всего заявка с приложенными CV и мотивационным письмом отправляется на электронную почту соответствующей организации). Отобранных кандидатов приглашают на интервью.
AIESEC
https://aiesec.org
AIESEC ― это международная некоммерческая организация, в рамках которой молодёжь из разных стран реализует различные социальные проекты. Кроме того, с ними сотрудничают различные стартапы и известные крупные компании, предоставляющие возможность прохождения стажировки или трудоустройства.
Нужно отметить, что несмотря на тот факт, что программы волонтёрства AIESEC покрывают питание и проживание участников, они предусматривают организационный взнос (рассчитывается индивидуально в зависимости от интересующих возможностей). При этом, большинство проектов проходят в различных странах Азии, Африки и Латинской Америки, что делает их достаточно бюджетными вариантами для приобретения ценного опыта и погружения в совершенно иную культуру.
Каждый волонтёрский проект связан с определённой целью устойчивого развития ООН. Основные требования связаны с соответствующей сферой образования и языковыми навыками. Длительность проектов обычно составляет 6 недель. После регистрации на сайте можно подавать заявку. Успешным кандидатам дают дополнительное творческое задание или же сразу приглашают на интервью.
ReliefWeb
https://reliefweb.int/jobs
Данный сайт удобен тем, что позволяет осуществлять поиск волонтёрских возможностей в НКО различной гуманитарной направленности по всему миру. В графе поиска нужно лишь уточнить подходящий вам уровень опыта и можно начинать просмотр вакансий (при этом, регистрация не требуется, каждый оффер содержит ссылку на соответствующую организацию и механизм подачи заявки).
Как уже было сказано выше, ReliefWeb ― это гуманитарный информационный портал, поэтому возможности здесь чаще всего имеют профессиональный характер и связаны с предотвращением или ликвидацией последствий мировых кризисных ситуаций, решением локальных проблем или исследованиями. Этот момент нужно учитывать при выборе локации для волонтёрства и соизмерять свои силы.
Условия проектов будут отличаться в зависимости от размера, бюджета и масштаба деятельности организации. При этом, работу здесь могут найти все: от переводчиков и веб-дизайнеров до специалистов по управлению и финансистов.
HelpX
https://www.helpx.net
На данной платформе представлен целый список хостов из разных сфер по всему миру, которые готовы предоставить волонтёру жильё и питание в обмен на помощь, которая обычно занимает от 4 часов в день. Хостами может быть кто угодно: хозяин органической фермы в Новой Зеландии или студенты-археологи, которым нужна помощь с исследованием в Буэнос-Айресе. В зависимости от возможности местные жители также могут взять вас в путешествие на своей яхте, давать уроки языка, провести экскурсию и т. д.
Данный вид волонтёрства является более доступным, поскольку помощь которая от вас может потребоваться хостам очень проста: поухаживать за лошадьми, помочь достроить террасу, поработать администратором в хостеле. Однако, на этом сайте можно встретить и возможности в некоммерческих организациях, образовательных и исследовательских центрах.
В поиске вы можете выбрать интересующий вас географический регион и категорию хоста. Сайт даёт две опции: бесплатный и премьер-профиль, который даёт полный доступ ко всем контактам хостов и отзывам о них. Стоимость премьер-членства не слишком высока: 20 евро за пользование сроком на 2 года. Если вы отправляетесь в путешествие и хотите поближе познакомиться с местной культурой, а не только туристическими достопримечательностями, то HelpX станет очень неплохим вариантом.
Workaway
https://www.workaway.info
Ещё одно сообщество путешественников и волонтёров, интересующихся культурным обменом. На этом сайте можно найти целый каталог из хост-семей, местных сообществ, экологических проектов, локального бизнеса и НКО из 173 стран. Условия отличаются в зависимости от оффера, но обычно хосты предоставляют жильё, питание и доступ к интернету. Сфера волонтёрства, необходимые навыки и часы работы также будут зависеть от конкретной возможности.
Зарегистрироваться на сайте можно не только как индивидуальный пользователь, но и как пара или группа волонтёров. От этого будет зависеть стоимость и особенности пользования аккаунтом. Индивидуальный пользователь может получить в своё распоряжение профиль на сайте на год за 39 евро.
Путешествие с Workaway не только позволит сэкономить или набраться нужного опыта, но и прокачать своё знание иностранных языков в непринуждённой обстановке. Кроме того, практика с местными жителями позволит узнать множество интересных фраз, выражений и культурных моментов из первых уст. Возможности в НКО или местном бизнесе станут хорошей возможностью для студентов без опыта.
Service Civil International
https://sci.ngo
Service Civil International ― это международная НКО волонтёрских объединений и движения за мир, деятельность которой насчитывает более 100 лет. Организации, которые являются частью этого движения, предлагают вакансии в краткосрочных (от 1 до нескольких недель) и долгосрочных проектах (от нескольких месяцев до года).
Краткосрочные проекты проводятся в разных сферах в форме волонтёрских лагерей и обычно предусматривают небольшой организационный взнос (от 50 до 300 долларов, однако, его может и не быть). Принимать участие в них могут даже школьники. Волонтёрам покрывают проживание и питание.
Долгосрочные проекты рассчитаны на совершеннолетних участников от 18 лет. Большинство проектов предоставляет жильё и питание, однако условия в целом по покрытию каких-либо расходов отличаются в зависимости от конкретного оффера (где-то могут покрываться в том числе и транспортные расходы). Также предусматривается небольшой организационный взнос (10 000 – 15 000 рублей).
География проектов очень разнообразная: страны Африки, Азии, Европы, Южной Америки, США. Для подачи заявки вы выбираете интересующие вас проекты и страны и связываетесь с отправляющей организацией из вашей страны (их список можно найти на сайте). К письму прилагаете заявку на проект, резюме и мотивационное письмо. Отправляющая организация предоставит вам всю дополнительную информацию по условиям проекта и поможет в поиске и подаче на проекты. После отправки заявки в случае успеха принимающая организация пригласит вас на интервью.
Ни для кого не секрет, что волонтерство за рубежом дает бонусы при поступлении на обучение в зарубежные учебные учреждения и получении гранта на обучение. Поэтому, если вы собираетесь поступать за рубеж и получать стипендию, вам будет полезна статья о том, как опыт международного волонтерства может помочь при поступлении за границу.
