Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.
Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.
Как пользоваться функцией ВПР в Excel
Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.
Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.
Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.
Алгоритм действий:
- Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
- Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».
- Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» – диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.
- Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.
- Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.
- В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» – ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.
Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.
Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.
Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».
- Выделяем столбец со вставленными ценами.
- Правая кнопка мыши – «Копировать».
- Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
- Поставить галочку напротив «Значения». ОК.
Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.
Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР
Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.
- В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».
- Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: . Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.
Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.
Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.
Таблица для примера:
Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.
Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.
- Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».
- Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:
- Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.
Рассмотрим формулу детально:
- Что ищем.
- Где ищем.
- Какие данные берем.
Функция ВПР и выпадающий список
Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.
Сначала сделаем раскрывающийся список:
- Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
- Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».
- Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.
- Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.
Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).
- Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
- Первый аргумент – «Искомое значение» – ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
- Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.
Изменяем материал – меняется цена:
Скачать пример функции ВПР в Excel
Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.
#Руководства
- 6 апр 2022
-
0
Как перенести данные из одной таблицы в другую, если строки идут не по порядку? Разбираемся на примере каталога авто — переносим цены.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
ВПР (Vlookup, или вертикальный просмотр) — поисковая функция в Excel. Она находит значения в одной таблице и переносит их в другую. Функция ВПР нужна, чтобы работать с большими объёмами данных — не нужно самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.
Разберёмся, зачем нужна функция и как её использовать. В конце материала расскажем, что делать, если нужен поиск данных сразу по двум параметрам.
Представьте, что вы продаёте автомобили. У вас есть каталог с характеристиками авто и их стоимостью. Также у вас есть таблица с данными клиентов, которые забронировали эти автомобили.
Вам нужно сообщить покупателям, сколько стоят их авто. Перед тем как обзванивать клиентов, нужно объединить данные: добавить во вторую таблицу колонку с ценами из первой.
Просто скопировать и вставить эту колонку не получится. Искать каждое авто вручную и переносить цены — долго.
ВПР автоматически сопоставит названия автомобилей в двух таблицах. Функция скопирует цены из каталога в список забронированных машин. Так напротив каждого клиента будет стоять не только марка автомобиля, но и цена.
Ниже пошагово и со скриншотами разберёмся, как сделать ВПР для этих двух таблиц с данными.
Важно!
ВПР может не работать, если таблицы расположены в разных файлах. Тогда лучше собрать данные в одном файле, на разных листах.
ВПР работает по следующему принципу. Функция просматривает выбранный диапазон первой таблицы вертикально сверху вниз до искомого значения‑идентификатора. Когда видит его, забирает значение напротив него из нужного столбца и копирует во вторую таблицу.
Подробнее о том, как определить все эти значения, поговорим ниже. А пока разберёмся на примере с продажей авто, где найти функцию ВПР в Excel и с чего начать работу.
Сначала нужно построить функцию. Для этого выделяем ячейку, куда функция перенесёт найденное значение.
В нашем случае нужно перенести цены на авто из каталога в список клиентов. Для этого добавим пустой столбец «Цена, руб.» в таблицу с клиентами и выберем ячейку напротив первого клиента.
Дальше открываем окно для построения функции ВПР. Есть два способа сделать это. Первый — перейти во вкладку «Формулы» и нажать на «Вставить функцию».
Второй способ — нажать на «fx» в строке ссылок на любой вкладке таблицы.
Справа появляется окно «Построитель формул». В нём через поисковик находим функцию ВПР и нажимаем «Вставить функцию».
Появляется окно для ввода аргументов функции. Как их заполнять — разбираемся ниже.
Последовательно разберём каждый аргумент: искомое значение, таблица, номер столбца, интервальный просмотр.
Искомое значение — название ячейки с одинаковыми данными для обеих таблиц, по которым функция будет искать данные для переноса. В нашем примере это модель авто. Функция найдёт модель в таблице с каталогом авто, возьмёт оттуда стоимость и перенесёт в таблицу с клиентами.
Порядок действий, чтобы указать значение, выглядит так:
- Ставим курсор в окно «Искомое значение» в построителе формул.
- Выбираем первое значение столбца «Марка, модель» в таблице с клиентами. Это ячейка A2.
Выбранное значение переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2).
Таблица — это диапазон ячеек, из которого функция будет брать данные для искомого значения. В этот диапазон должны войти столбцы с искомым значением и со значением, которое нужно перенести в первую таблицу.
В нашем случае нужно перенести цены автомобилей. Поэтому в диапазон обязательно нужно включить столбцы «Марка, модель» (искомое значение) и «Цена, руб.» (переносимое значение).
Важно!
Для правильной работы ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. У нас искомое значение находится в ячейке A2, поэтому диапазон должен начинаться с A.
Порядок действий для указания диапазона:
- Ставим курсор в окно «Таблица» в построителе формул.
- Переходим в таблицу «Каталог авто».
- Выбираем диапазон, в который попадают столбцы «Марка, модель» и «Цена, руб.». Это A2:E19.
- Закрепляем выбранный диапазон. На Windows для этого выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавишу F4, на macOS — выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавиши Cmd + T. Закрепить диапазон нужно, чтобы можно было протянуть функцию вниз и она сработала корректно во всех остальных строках.
Выбранный диапазон переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19).
Номер столбца — порядковый номер столбца в первой таблице, в котором находится переносимое значение. Считается по принципу: номер 1 — самый левый столбец, 2 — столбец правее и так далее.
В нашем случае значение для переноса — цена — находится в пятом столбце слева.
Чтобы задать номер, установите курсор в окно «Номер столбца» в построителе формул и введите значение. В нашем примере это 5. Это значение появится в формуле в строке ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5).
Интервальный просмотр — условное значение, которое настроит, насколько точно сработает функция:
- Если нужно точное совпадение при поиске ВПР, вводим 0.
- Если нужно приближённое соответствие при поиске ВПР, вводим 1.
В нашем случае нужно, чтобы функция подтянула точные значения цен авто, поэтому нам подходит первый вариант.
Ставим курсор в окно «Интервальный просмотр» в построителе формул и вводим значение: 0. Одновременно это значение появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5;0). Это окончательный вид функции.
Чтобы получить результат функции, нажимаем кнопку «Готово» в построителе формул. В выбранной ячейке появляется нужное значение. В нашем случае — цена первой модели авто.
Дальше нужно протянуть это значение вниз до конца таблицы, чтобы функция нашла и перенесла цены всех оставшихся моделей. Для этого мы закрепляли интервал, когда заполняли аргументы.
Получилась таблица с ценами — можно звонить клиентам и сообщать о стоимости авто. Данные перенесены без ошибок, а потратили мы на это несколько минут.
В нашем примере модели автомобилей в таблицах не повторяются, поэтому мы ищем только по одному критерию — названию модели. Но бывают случаи, когда такой поиск не подходит.
Например, у нас несколько одинаковых моделей с разным цветом.
И по традиции есть таблица с клиентами, которые эти модели забронировали.
Если идти по классическому пути ВПР, получится такая функция: fx=ВПР(A29;’каталог авто’!$A$29:$E$35;5;0). В таком виде ВПР найдёт первую совпавшую модель и подтянет её стоимость. Параметр цвета не будет учтён.
Соответственно, цены у всех Nissan Juke будут 1 850 000 рублей, у всех Subaru Forester — 3 190 000 рублей, у всех Toyota C-HR — 2 365 000 рублей.
Поэтому в этом варианте нужно искать стоимость авто сразу по двум критериям — модель и цвет. Для этого нужно изменить формулу вручную. В строке ссылок ставим курсор сразу после искомого значения.
Дописываем в формулу фразу ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29, где:
- ‘каталог авто’!$B$29:$B$35 — закреплённый диапазон цвета автомобилей в таблице, откуда нужно перенести данные. Это весь столбец с ценами.
- B29 — искомое значение цвета автомобиля в таблице, куда мы переносим данные. Это первая ячейка в столбце с цветом — дополнительным параметром для поиска.
Итоговая функция такая: fx=ВПР(A29;ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29;’каталог авто’!$A$29:$E$35);5;0). Теперь значения цен переносятся верно.
Как использовать ВПР в «Google Таблицах»? В них тоже есть функция Vlookup, но нет окна построителя формул. Поэтому придётся прописывать её вручную. Перечислите через точку с запятой все аргументы и не забудьте зафиксировать диапазон. Для фиксации поставьте перед каждым символом значок доллара. В готовой формуле это будет выглядеть так: =ВПР(A2;’Лист1′!$A$2:$C$5;3;0).
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
Skip to content
ВПР – это функция Excel для поиска и извлечения данных из определенного столбца в таблице. Она поддерживает приблизительное и точное сопоставление, а также подстановочные знаки (* и ?). Значения поиска должны отображаться в первом столбце таблицы, а столбцы поиска находятся правее.
Давайте теперь рассмотрим, как сделать поиск с ВПР и как она работает. Рассмотрим приемы ее применения в формулах Excel.
- Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.
- Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».
- Использование точного и приблизительного поиска.
- Применяйте именованный диапазон.
- Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.
- Использование нескольких условий.
- «Умная» таблица.
- Специальные инструменты для ВПР в Excel
Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.
Для начала на простом примере разберем, как работает функция ВПР в Excel. Предположим, у нас есть две таблицы. Первая – это прайс-лист с наименованиями и ценами. Вторая – это заказ на покупку некоторых из этих товаров. Искать в прайс листе нужный товар и руками вписывать в заказ его цену – занятие очень утомительное. Ведь прайс с ценами может насчитывать сотни строк. Нам необходимо сделать всё автоматически.
Нам необходимо обнаружить интересующее нас наименование в первом столбце и возвратить (то есть показать в ответ на наш запрос) содержимое из желаемого столбца той же строки, где находится наименование.
Наш прайс-лист расположен в столбцах А и В. Список покупок – в E-H. Допустим, первая позиция в списке покупок – бананы. Нам нужно в столбце A, где указаны все наименования, найти этот товар, затем его цену поместить в ячейку G2.
Для этого в G2 запишем следующую формулу:
=ВПР(E2;$A$2:$B$7;2;0)
А теперь разберем подробно, как сделать ВПР.
- Мы берем значение из E2.
- Ищем точное совпадение (поскольку четвертым параметром указан 0) в диапазоне $A$2:$B$7 в первой его колонке (крайней левой). Обратите внимание, что лучше сразу же использовать абсолютные ссылки на прайс-лист, чтобы при копировании этой формулы ссылка не «соскользнула».
- Если товар будет найден, то нужно перейти во второй столбец диапазона (на это указывает третий параметр = 2).
- Взять из него цену и вставить ее в нашу ячейку G2.
Получилось? Теперь просто скопируйте формулу из G2 в G3:G8.
Отчет о продажах готов.
Также чтобы понять, что такое точное совпадение, попробуйте в A5 или в E2 изменить наименование товара. К примеру, добавьте пробел в конце. Внешне ничего не изменилось, но вы сразу же получите ошибку #Н/Д. То есть, товар не был обнаружен. В то же время, таких случайных ошибок можно легко избежать, о чем мы поговорим отдельно.
Особо остановимся на четвертом параметре. Мы указали ноль (можно было написать ЛОЖЬ), что означает “точный поиск”. А что, если забыть его указать и закончить номером столбца, из которого извлекаются нужные данные?
Давайте еще раз шаг за шагом разберем, что в этом случае будет происходить.
- Берем значение из E2.
- Начинаем его искать в крайней левой колонке диапазона $A$2:$B$7, то есть в столбце A. Поскольку в A2 совпадение не найдено, смотрим дальше: что находится ниже.
- Там обнаруживаем товар «Сливы». При этом предполагается, что наш список отсортирован по алфавиту. Ведь именно это – главное условие поиска приблизительного совпадения.
- Поскольку в сортированном списке «сливы» находятся ниже, чем «бананы», то функция принимает решение, что дальше искать слово, начинающееся на «Б» нет смысла. Процесс можно остановить. И остаться на букве “А”. То есть, там и находится наиболее близкое значение.
- Поскольку поиск завершен, переходим из A2 во второй столбец, то есть в B. Вставляем данные из B2 в G2 как результат вычислений.
К сожалению, «бананы» были в нашем прайс-листе ниже, но до них просто «не дошел ход». И в список покупок теперь записана неправильная цена.
При помощи этой инструкции мы рассмотрели только основы. А как реально этим можно пользоваться?
Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».
Предположим, нам необходимо из списка сотрудников выбрать данные определенного человека. Посмотрим, какие здесь есть тонкости.
Во-первых, нужно сразу определиться: точный либо приблизительный поиск нам нужен. Ведь они предъявляют разные требования к подготовке исходных данных.
Использование точного и приблизительного поиска.
Посмотрите, какие результаты выборки цен мы получаем с использованием приблизительного поиска на неупорядоченном массиве данных.
Обратите внимание, что четвертый параметр равен 1.
Кое-что из результатов определено верно, но в большинстве случаев – ошибки. Функция продолжает просматривать данные столбца D с наименованиями товаров до тех пор, пока не встретит значение больше, чем заданное ей в качестве критерия поиска. Тогда она останавливается и возвращает цену.
Поиск цены на египетские бананы закончился на первой же позиции, так как во второй записаны сливы. А это слово по правилам алфавита стоит ниже, чем «Бананы Египет». Значит, дальше искать не нужно. Получили 145. И не важно, что это цена абрикосов. Поиск цены на сливы происходил до тех пор, пока в D15 не встретилось слово, которое по алфавиту стоит ниже: яблоки. Остановились и взяли цену из предыдущей строки.
А теперь взгляните, как должно было все происходить, если все делать верно. Всего лишь делаем сортировку, как указано стрелкой.
Вы спросите: «А зачем тогда этот неточный просмотр, если с ним столько проблем?»
Он отлично подходит для выбора значений из определенных интервалов.
Допустим, у нас установлена скидка для покупателей в зависимости от количества приобретенного товара. Нужно быстро рассчитать, сколько процентов положено на совершенную покупку.
Если у нас количество товара 11 единиц, то мы просматриваем столбец D до тех пор, пока не встретим число, большее 11. Это 20 и находится оно в 4-й строке. Останавливаемся здесь. Значит, наша скидка расположена в 3-й строке и равна 3%.
При работе с интервалами вида «от – до» такая методика вполне пригодна.
И еще один небольшой совет.
Применяйте именованный диапазон.
Для упрощения работы с формулами можно создать именованный диапазон и в дальнейшем ссылаться на него. В нашем случае назовем его «ДанныеСотрудников» (помните, что пробелы здесь недопустимы).
В ячейке B2 мы будем вводить нужную фамилию, а в ячейках С2:F2 запишем формулы:
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;2;ЛОЖЬ)
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;3;ЛОЖЬ)
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;4;ЛОЖЬ)
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;5;ЛОЖЬ)
Как видите, отличаются они только номером столбца, из которого будет извлечена нужная информация. Вместо ЛОЖЬ можно использовать 0.
Какие здесь преимущества?
- У вас не рябит в глазах от букв, цифр и знаков доллара в обычных адресах диапазонов?
Формула с именованным диапазоном выглядит намного более дружественно, наглядно и понятно. Вместо скучных и безликих координат вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации. Согласитесь, “price” или «цена» – это наверняка информация о ценах.
- Если по каким-то причинам вам необходимо будет изменить координаты диапазона поиска, который вы использовали в большом количестве формул – вам нужно корректировать каждую формулу или пользоваться функцией “Найти и заменить”? Согласитесь, это очень долго, трудоемко, возможны ошибки.
Используя именованный диапазон, просто нажмите
Меню – Формула – Диспетчер имён.
Затем в списке диапазонов найдите нужный вам диапазон и откорректируйте его. Изменения автоматически будут применены во всех формулах.
- Используя обычные адреса, мы всегда должны думать, какую адресацию применить – относительную либо абсолютную. При использовании именованных диапазонов этой проблемы не существует.
Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.
Как и в предыдущих примерах, при вводе фамилии происходит точный поиск. Но есть несколько моментов, о которых мы ранее не упоминали.
- Регистр символов не влияет на результат. Можно все вводить прописными буквами – ничего не изменится. Пример вы видите чуть ниже.
- Если в списке есть люди с одинаковыми фамилиями, то найден будет только первый из них. Как и мы говорили ранее, как только найдено что-то подходящее, процесс останавливается.
- Можно использовать символы подстановки * и ?. Напомню, что вопросительный знак заменяет собой любой символ, а звездочка – любое количество символов (в том числе и ноль). О них мы упоминали в начале.
Это целесообразно делать, если мы знаем только часть значения аргумента.
Но при этом будьте внимательны – снова будет найдено только первое подходящее совпадение, как это показано на скриншоте. Это очень важное ограничение, которое нужно обязательно учитывать.
Теперь давайте посмотрим, как можно работать с символами подстановки, если условия отбора не вводятся вручную, а берутся из таблицы Excel.
Формула в ячейке F2 выглядит следующим образом:
=ВПР(“*”&D2&”*”;$A$2:$B$7;2;0)
Здесь мы используем оператор «склеивания» строк &.
Конструкция “*”&D2&”*” означает, что к содержимому ячейки D2 добавляются с обоих сторон звездочки *. То есть, мы ищем любое вхождение этого слова – перед ним и после него могут быть любые другие слова и символы. Как, например, произошло с товаром «персики». Первый параметр будет в нашем случае выглядеть как «*персики*». При поиске такой конструкции приемлемым вариантом будут определены «Консервированные персики (Турция)».
Использование нескольких условий.
Еще один простой пример для «чайников» – как использовать при выборе нужного значения несколько условий?
Предположим, у нас есть список имен и фамилий. Нам нужно найти нужного человека и вывести сумму его дохода.
В F2 используем следующую формулу:
=ВПР(D2&” “&E2;$A$2:$B$21;2;0)
Разберем пошагово, как в этом случае работает ВПР.
В начале мы формируем условие. Для этого при помощи оператора & «склеиваем» вместе имя и фамилию, а между ними вставляем пробел.
Не забываем при этом пробел заключить в кавычки, иначе Excel не воспримет его как текст.
Затем в таблице с доходами ищем ячейку с именем и фамилией, разделенными пробелом.
Дальше все происходит по уже отработанной схеме.
Можно попробовать подстраховаться на тот случай, если между именем и фамилией введено несколько пробелов. Знак пробела в формуле заменяем на знак подстановки «*».
Приметно так – D2&”*”&E2
Но при этом имейте в виду, что совпадение имени и фамилии уже будет не совсем точным. Подобный пример мы рассматривали чуть выше.
Более сложные и точные способы работы с несколькими условиями мы рассмотрим отдельно. Смотрите ссылки в конце.
«Умная» таблица.
И еще одна рекомендация: используйте «умную» таблицу.
Бывает очень удобно сначала преобразовать поисковую таблицу (прайс-лист) в «умную» с помощью команды Главная – Форматировать как таблицу (Home – Format as Table в английской версии Excel), и затем указать во втором аргументе использовать имя созданной таблицы. Кстати, оно ей будет присвоено автоматически.
В этом случае размеры списка товаров с ценами нас уже не будут беспокоить в будущем. При добавлении новых товаров в прайс-лист, либо их удалении, размеры «умной таблицы» сами подстроятся.
Специальные инструменты для ВПР в Excel.
Несомненно, ВПР – одна из самых мощных и полезных функций Excel, но она также одна из самых запутанных. Чтобы сделать работу с ней проще, можно использовать надстройку Ultimate Suite for Excel с инструментом «Мастер ВПР», позволяющим значительно сэкономить время на поиск нужных данных.
Мастер ВПР – простой способ писать сложные формулы
Интерактивный мастер ВПР проведет вас через необходимые параметры конфигурации поиска, чтобы построить идеальную формулу для заданных вами критериев. В зависимости от вашей структуры данных он будет использовать стандартную функцию ВПР или формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, если будет нужно извлечь значения слева от столбца поиска.
Вот что вам нужно сделать, чтобы получить формулу под вашу задачу:
- Запустите мастер кнопкой Vlookup Wizard на ленте Ablebits Data.
- Выберите свою основную таблицу (Your table) и таблицу поиска (Lookup table).
- Укажите следующие столбцы (во многих случаях они выбираются автоматически):
- Ключевой столбец (Key column) — находится в вашей основной таблице, содержит значения для поиска.
- Столбец поиска (Lookup column) — в кот ором будем искать.
- Возвращаемый столбец (Return column) — из него будем получать значения.
- Нажмите кнопку Вставить (Insert).
Давайте посмотрим всё в действии.
Стандартный ВПР.
Запускаем мастер Vlookup Wizard. Указываем координаты основной таблицы и таблицы поиска, а также ключевой столбец (из которого будем брать значения для поиска), колонку поиска (в котором будем их искать) и колонку результата (из него в случае успеха берем соответствующее значение и вставляем в основную таблицу). Просто заполняем все нужные поля, как это показано на рисунке ниже. Руками прописываем (или обозначаем при помощи мышки) только диапазоны. Поля же просто выбираем из раскрывающегося списка.
Как и в предыдущих примерах, наша задача — подобрать цену для каждого товара, извлекая ее из прайс-листа. Ежели область поиска (Цена) является крайним левым столбцом в зоне поиска, то вставляется обычная формула ВПР для точного соответствия:
Ничего руками писать не нужно.
После нажатия кнопки Insert справа от колонки с наименованиями товаров будет вставлена дополнительная, которая будет озаглавлена так же, как и столбец результата. Сюда будут записаны все найденные значения цены, причем в виде формулы. При необходимости вы сможете ее подправить либо использовать в других таблицах.
«Левый» ВПР.
Когда колонка результата (Цена) находится слева от области поиска (Прайс), то мастер автоматически вставляет формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ:
Мы рассматривали левый ВПР в отдельной статье. Там же вы можете посмотреть и формулы для ручного ввода. Здесь же мы получаем их автоматически, не вникая в тонкости синтаксиса и правильности написания.
Дополнительный бонус! Благодаря грамотному использованию ссылок на ячейки, полученные формулы ВПР можно копировать или перемещать в любой столбец без необходимости обновлять ссылки.
Надеемся, что наши пошаговые инструкции по использованию функции ВПР в таблицах Excel были доступны и понятны даже «чайникам». Безусловно, эти самые несложные рекомендации можно использовать только в самых простых случаях. Все более сложное мы рассмотрим отдельно.
Примеры использования функции ВПР:
Поиск ВПР нескольких значений по нескольким условиям – В статье показаны способы поиска (ВПР) нескольких значений в Excel на основе одного или нескольких условий и возврата нескольких результатов в столбце, строке или в отдельной ячейке. При использовании Microsoft… 
Функция ЕСЛИОШИБКА – примеры формул – В статье описано, как использовать функцию ЕСЛИОШИБКА в Excel для обнаружения ошибок и замены их пустой ячейкой, другим значением или определённым сообщением. Покажем примеры, как использовать функцию ЕСЛИОШИБКА с функциями визуального… 
Как объединить две или несколько таблиц в Excel – В этом руководстве вы найдете некоторые приемы объединения таблиц Excel путем сопоставления данных в одном или нескольких столбцах. Как часто при анализе в Excel вся необходимая информация собирается на одном… 
Вычисление номера столбца для извлечения данных в ВПР – Задача: Наиболее простым способом научиться указывать тот столбец, из которого функция ВПР будет извлекать данные. При этом мы не будем изменять саму формулу, поскольку это может привести в случайным ошибкам.… 
4 способа, как сделать левый ВПР в Excel. – Функция ВПР – одна из самых популярных, когда нужно найти и извлечь из таблицы какие-либо данные. Но при этом она имеет один существенный недостаток. Поиск она производит в крайнем левом… 
Почему не работает ВПР в Excel? – Функция ВПР – это очень мощный инструмент поиска. Но если он по каким-то причинам завершился неудачно, то вы получите сообщение об ошибке #Н/Д (#N/A в английском варианте). Давайте постараемся вместе… 
ВПР с несколькими условиями: 5 примеров. – Очень часто наши требования к поиску данных не ограничиваются одним условием. К примеру, нам нужна выручка по магазину за определенный месяц, количество конкретного товара, проданного определенному покупателю и т.д. Обычными…
ВПР – это всероссийские проверочные контрольные работы для учащихся школ в РФ. Чем они отличаются от стандартных контрольных и проверочных работ, за что их не любят ни учителя, ни родители, надо ли к ним специально готовиться и стоит ли бояться – мы постарались ответить на все самые актуальные вопросы.
Что такое ВПР и для чего существует?
По каким предметам проводят ВПР и какие там задания?
На что влияют результаты и что делать, если ребёнок завалил ВПР?
Критика ВПР: почему эти проверки не нравятся ни детям, ни учителям?
Почему педагоги против ВПР?
За что не любят ВПР родители?
Что такое ВПР и для чего существует?
Расшифровка ВПР – всероссийские проверочные работы. Они проводятся ежегодно для всех школьников, начиная с 4-го класса по отдельным учебным предметам. Исключения составляют ученики 9-х классов. Для них ВПР не проводят. Обучающиеся 11 классов принимают участие в ВПР по решению образовательного учреждения.
По своей сути ВПР можно сравнить со стандартными контрольными работами, которые раньше проводились в общеобразовательных учреждениях.
Для чего проводятся ВПР:
- Для того, чтобы улучшить преподавание школьных учебных предметов.
- В целях проверки уровня подготовки учеников и всей системы образования.
- Для повышения качества образования в образовательных организациях.
Таким образом, целью проведения ВПР не является проверка уровня знаний конкретного ученика, а для того, чтобы оценить ситуацию в сфере образования в конкретной школе, регионе, целом по стране.
Задания для ВПР имеют одинаковую структуру. Они разработаны так, что каждый вариант имеет одинаковый уровень сложности для всех школ. Разработкой заданий занимаются специалисты Рособрнадзора. Выбор формы всероссийских проверочных работ с последующим учетом отметок принимает администрация школы самостоятельно. Также администрация принимает решение, нужно ли выставлять отметки учащимся по результатам ВПР.
Как проводят ВПР?
Проводятся всероссийские проверочные работы обычно весной, согласно утвержденного для каждой школы плана-графика. Точное расписание в конкретной школе определяет ответственный организатор. ВПР рекомендуют проводить на втором–четвертом уроках, длительность 45–90 минут.
Как проводят ВПР:
- Рособрнадзор разрабатывает задания к проверочным работам конкретно для каждого образовательного учреждения. Полностью одинаковых контрольных работ быть не может, хотя отдельные задания могут повторяться. Задания составляются на базе образовательных программ и школьных учебников.
- Дети пишут ВПР в своих школах.
- Выполнение работы производится на специальном бланке, в котором имя и фамилия учения закодированы в 4-значный код.
- Во время проведения контрольной ученики не должны использовать учебные материалы.
- Проверка ВПР осуществляется учителями школы в день написания. Для исключения влияния «человеческого фактора» критерии проверки выполненных работ также стандартизированы.
- Результат проверки заносится в единую информационную систему для анализа информации.
- Ученики и родители могут узнать результат ВПР у учителя или на сайте школы. Для этого потребуется код, полученный учеником перед контрольной работой.
Всероссийская проверочная работа 2022 года будет проводиться осенью, а не весной, как это было раньше. Это решение Рособрнадзора, согласованное Правительством РФ в целях снижения рисков распространения COVID-19. Расписание всероссийских проверочных работ будет сформировано до 5 сентября 2022 года. В тех школах, которые уже провели ВПР, повторные контрольные работы проводиться не будут. Решение опубликовано 22 марта 2022 года на официальном сайте Рособрнадзора.
По каким предметам проводят ВПР и какие там задания?
Для учеников всех классов обязательными являются ВПР по русскому и математике (кроме 11 класса). Также для каждой школы выбираются случайным методом дополнительные дисциплины. Узнать, по каким предметам будут ВПР в конкретной школе можно за 7 дней до их проведения в личных кабинетах на сайте ФИС ОКО. Распределение предметов на основе случайного выбора осуществляет Федеральный организатор.
В 4-8 классах ВПР в 2022 году пройдут в штатном режиме, а для старшеклассников действует режим апробации, т.е. принимать решение об их проведении будет администрация школы.
В каких классах пишут ВПР:
|
Классы |
Дисциплины |
|
4 классы |
Русский язык, математика, окружающий мир |
|
5 классы |
Русский язык, математика, история, биология |
|
6-8 классы |
Русский язык, математика, биология, история, обществознание, география, физика, иностранный язык, химия |
|
11 классы |
Биология, история, география, физика, химия, иностранный язык |
Учащиеся 10 класса пишут ВПР по одному из дополнительных предметов.
Как подготовиться к ВПР?
Несмотря на то, что ВПР – это проверочная работа для проверки уровня системы образования, а не аттестация конкретного ученика, многие педагоги часто оценивают ее, как контрольную работу. Поэтому подготовка к ВПР должна быть проведена на самом серьезном уровне.
Что нужно для подготовки к проверочным работам:
- знать, из каких заданий состоит ВПР;
- какие задания вызывают самые большие трудности у учеников;
- тщательнее готовиться к заданиям, с которыми чаще возникают трудности.
Это поможет пройти еще раз пройденный материал, закрепить его и ликвидировать пробелы в знаниях.
Как подготовиться к ВПР:
- Не обязательно покупать дополнительные учебные пособия и материалы. Задания ВПР охватывают только школьную программу обучения, в т. ч. задания повышенной сложности.
- Можно взять учебник и повторить материал за прошлый год, например, порешать задачи.
- Для контроля можно просмотреть контрольные работы прошлых лет. Они размещены на сайте ФИОКО.
- Учиться можно с помощью образовательных платформ в интернете, где размещены тренировочные задания для подготовки к ВПР.
- Если у ученика были проблемы с учебой, можно обратиться за помощью к репетитору, чтобы восполнить недостающие знания.
- Начинать готовиться к ВПР нужно методом «чем раньше, тем лучше», чтобы успеть пройти всю программу.
Специалисты не рекомендуют как-то специального готовится в ВПР, т. к. задания подбираются так, что на момент проведения проверочной работы все необходимое учащимися уже изучено. Поэтому дополнительно загружать детей не требуется. На практике, к сожалению, все выглядит иначе: дети, учителя, родители – все находятся в стрессе от предстоящих ВПР.
На что влияют результаты и что делать, если ребёнок завалил ВПР?
Даже, если ребенок завалит проверочную работу, его не оставят на второй год. Поэтому сильно переживать и накручивать детей при подготовке к ВПР будет неправильно. Тесты созданы как раз для того, чтобы проверить качество нашей системы образования в целом, выявить ее тонкие стороны и проблемы. Вообще Рособрнадзор даже не рекомендует учителям использовать результаты ВПР при выставлении годовых отметок ученика.
На практике часто баллы, полученные в результате выполнения работы, учитель переводит в пятибалльную шкалу оценивания и выставляет результаты в журнал. В этом случае оценка повлияет четвертные, и годовые отметки ученика, что является для ученика дополнительным стрессом, наряду с другими контрольными и проверочными работами.
Критика ВПР: почему эти проверки не нравятся ни детям, ни учителям?
Школьная администрация заинтересована в том, чтобы ученики их учебного заведения показали максимально высокий результат по проверочной работе. Чем лучше сдан ВПР, тем выше рейтинг у школы. Поэтому может иметь место практика давления на учителей, выдвижение требований по приоритетной подготовке к ВПР, написания тестовых заданий и отработке нестандартных заданий, которые не входят в программу. Увеличивается нагрузка и психологическое давление на учеников.
Любая проверка — это колоссальный стресс для учащихся любых возрастов. Это может отрицательно сказаться на здоровье ребенка. Бывают случаи, когда в школах, где результаты ВПР не удовлетворяют Рособрнадзор, администрации проводят дополнительные внутришкольные проверочные работы, чтобы зазубривать и натаскивать детей на «правильные» ответы.
Избыточные проверки и психологическое давление ведут к снижению интереса к учебе.
Подготовка к ВПР занимает большое количество времени, что не подходит для учеников старших классов, у которых в приоритете может быть обучение другим предметам, которые будут им необходимы для поступления в высшие учебные заведения.
Почему педагоги против ВПР?
ВПР – это не государственная итоговая аттестация, использовать результаты ВПР для выставления годовых отметок ученикам Рособрнадзор не рекомендует. Проведение ВПР, проверка работ, составление отчетов, отминают дополнительное время, однако никак не оплачиваются, поэтому материального стимула у педагогов просто нет.
На практике по результатам ВПР учителю часто приходится писать объяснительные, потому, что результат проверочной работы у ребенка может отличаться от его итоговых оценок. Оказываемое морально-психологическое давление способствует повышенной нервозности, потери интереса к качественному обучению детей.
За что не любят ВПР родители?
Всероссийскую проверочную работу не любят и родители. Они просто не могут остаться в стороне от происходящего. Их беспокоят нервное перенапряжение ребенка, у него может не хватать времени и сил на другие более приоритетные занятия. Родители не понимают, для чего нужен ВПР, если проводятся итоговые контрольные работы, почему вокруг них столько нервов и напряжения.
Более того, для проведения проверочных работ в учебном заведении средних размеров нужно распечатать около 20 тысяч листов с заданиями. В больших городах затраты покрываются бюджетом школы, а небольших региональных школах это затраты ложатся на плечи родителей – они вынуждены собирать деньги, чтобы оплатить картриджи, бумагу.
Стоит ли бояться ВПР?
Бояться проверочной работы точно не стоит. Нужно заранее узнать, что такое проверочные работы, как проходит ВПР, в чем их отличие от проведения итоговой контрольной работы. Не нужно думать о том, как сдать ВПР, нужно просто тщательно изучать текущие темы, при трудностях обращаться к учителю. Подготовка к Всероссийским проверочным работам – не что иное, как повторение и закрепление пройденного материала. Относитесь к ним, как к стандартным проверочным работам, которые проводятся в школах регулярно.
Родители и учителя должны поддержать ребенка, внушить ему уверенность в своих знаниях. Ни в коем случае не запугивать и не давить на него.
Во время работы в Эксель нередко требуется перенести или скопировать определенную информацию из одной таблицы в другую. Выполнить подобную процедуру, конечно же, можно вручную, когда речь идет о небольших объемах данных. Но что делать, если нужно обработать большие массивы данных? В программе Microsoft Excel на этот случай предусмотрена специальная функция ВПР, которая автоматически все сделает в считанные секунды. Давайте посмотрим, как это работает.
Описание функции ВПР
ВПР – это аббревиатура, которая расшифровывается как “функция вертикального просмотра”. Английское название функции – VLOOKUP.
С помощью данного инструмента Excel можно отыскать совпадение значения в заданном столбце и “подтянуть” необходимые данные в выбранную ячейку из другой таблицы. Чтобы было понятнее, давайте разберем, как работает функция на практическом примере.
Применение функции ВПР на практике
Допустим, у нас есть таблица с продажами товаров. В ней отсутствуют данные по цене каждой позиции, однако, они есть в другой таблице рядом.
Наша задача – заполнить недостающие в основной таблице цены, чтобы мы могли посчитать итоговые суммы по продажам.
Порядок действий в данном случае следующий:
- Щелкаем по самой верхней ячейке столбца, значения которого мы хотим заполнить (в нашем случае – это C2). После этого нажимаем на кнопку “Вставить функцию” (fx) слева от строки формул.
- В окне вставки функции нам нужна категория “Ссылки и массивы”, в которой выбираем оператор “ВПР” и щелкаем OK.
- Теперь предстоит правильно заполнить аргументы функции:
- в поле “Искомое_значение” указываем адрес ячейки в основной таблице, по значению которой будет производиться поиск соответствия во второй таблице с ценами. Координаты можно прописать вручную, либо, находясь курсивом в поле для ввода информации просто кликнуть в самой таблице по нужной ячейке.
- переходим к аргументу “Таблица”. Здесь мы указываем координаты таблицы (или ее отдельной части), в которой будет выполняться поиск искомого значения. При этом важно, чтобы первый столбец указанного диапазона содержал именно те данные, по которым будет осуществляться поиск и сопоставление значений (в нашем случае – это наименования позиций). И, конечно же, в указанные координаты должны попадать ячейки с информацией, которая будет “подтягиваться” в основную таблицу (в нашем случае – это цены).
Примечание: Таблица может располагаться как на том же листе, что и основная, так и на других листах книги.
- Чтобы координаты, указанные в аргументе “Таблица” не сместились при возможных дальнейших корректировках данных, делаем их абсолютными, так как по умолчанию они являются относительными. Для этого выполняем выделение всей ссылки в поле и нажимаем кнопку F4. В результате перед всеми обозначениями строк и столбцов будут добавлены символы “$”.
- в поле аргумента “Номер_столбца” указываем порядковый номер столбца, значения которого нужно вставить в основную таблицу при совпадении искомого значения. В нашем случае это столбец с ценами, который занимает вторую позицию в указанной выше области (аргумент “Таблица”).
- в значении аргумента “Интервальный_просмотр” можно указать два значения:
- ЛОЖЬ (0) – результат будет выводиться только в случае точного совпадения;
- ИСТИНА (1) – будут выводиться результаты по приближенным совпадениям.
- мы выбираем первый вариант, так как нам важна предельная точность.
- Когда все готово, нажимаем OK.
- в поле “Искомое_значение” указываем адрес ячейки в основной таблице, по значению которой будет производиться поиск соответствия во второй таблице с ценами. Координаты можно прописать вручную, либо, находясь курсивом в поле для ввода информации просто кликнуть в самой таблице по нужной ячейке.
- В выбранной ячейку, куда мы вставили функцию, автоматически вставилась требуемая цена.Причем, если мы изменим значение во второй таблице с ценами, так как данные взаимосвязаны посредством функции, то и в основной таблице произойдут соответствующие изменения.
- Чтобы автоматически заполнить аналогичными данными другие ячейки столбца, воспользуемся Маркером заполнения. Для этого наводим курсор мыши на нижний правый угол ячейки с результатом, когда появится черный плюсик, зажав левую кнопку мыши тянем его вниз до конца таблицы или до той ячейки, которую нужно заполнить.
- В итоге нам удалось получить в основной таблице все данные по ценам, а также посчитать итоговые суммы по продажам, что и требовалось сделать.
Причем, если мы изменим значение во второй таблице с ценами, так как данные взаимосвязаны посредством функции, то и в основной таблице произойдут соответствующие изменения.
Заключение
Таким образом, функция ВПР – один из самых полезных инструментов при работе в Excel, когда нужно сопоставить данные двух таблиц и перенести значения из одной в другую при совпадении заданных значений. Правильное использование данной функции позволит сэкономить немало времени и сил, позволив автоматизировать процесс заполнения данных и исключив возможные ошибки из-за опечаток и т.д.
