Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок.
В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций).
Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1, в которых разъясняются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
- в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
- текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
- результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.
Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
- Государственный герб Российской Федерации или
- герб субъекта Российской Федерации,
- эмблема, товарный знак.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
- в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
- в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…
Всего найдено: 4
Здравствуйте, как правильно составить “шапку” документа, а именно реквизиты подписантов, при подписании ими документов, если руководитель (подписант) Женщина?
В документе “Мы, нижеподписавшиеся, представитель Исполнителя – от ООО “Звездочка” – Партнер Бондаренко Е.В., действующАЯ на основании Доверенности…” и далее по тексту…?
Или так?
В документе “Мы, нижеподписавшиеся, представитель Исполнителя – от ООО “Звездочка” – Партнер Бондаренко Е.В., действующИЙ на основании Доверенности…” ?Если можно, аргументируйте ответ. На что в этом случае делается акцент – на пол подписанта или на его должность?
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
В строгой деловой речи принято формальное согласование: партнер… действующий.
Подскажите, пожалуйста, при составлении актов какая из двух формулировок правильная: “Мы, нижеподписавшИЕся, комиссия в составе…” или “Мы, нижеподписавшАЯся комиссия в составе…”?
Ответ справочной службы русского языка
Первый вариант лучше.
Правильно ли выделение деепричастия в данном случае: Мы, нижеподписавшиеся, инженер Иванов и завскладом Котова утверждаем то-то…
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: _Мы, нижеподписавшиеся инженер Иванов и завскладом Котова, утверждаем то-то…_
Проверьте, пожалуйста, пунктуацию. Большое спасибо за оперативность!
Мы, нижеподписавшиеся, представитель Заказчика в лице ____________________________________________________с одной стороны и представитель Исполнителя в лице ____________________________________________________
с другой стороны, составили настоящий Акт о том, что…
Ответ справочной службы русского языка
Пунктуация верна.
|
как правильно пишется слово нижеподписавшиеся или ниже подписавшиеся? как правильно писать слово нижеподписавшиеся или ниже подписавшиеся?
Очень актуальный вопрос не только для школьников, но и для взрослых людей, составляющих различные тексты, в том числе и работающих копирайтерами в Интернете, потому что написание данного слова вызывает определенные затруднения. Слово “нижеподписавшиеся” отвечает на вопрос “какие?”, то есть является прилагательным в предложении. Если разобрать слово “нижеподписавшиеся” на части, то мы увидим, что оно состоит из двух слов: “ниже” + “подписавшиеся”. То есть данное слово образовано от соединения наречия (“ниже”) и прилагательного (причастия) “подписавшиеся”. И потому это будет сложное прилагательное. По правилам русского языка такие сложные прилагательные пишутся слитно:
** Выучить назубок это правило не составит труда. Несколько примеров предложений с прилагательным “нижеподписавшиеся”:
П.С. Еще советую посмотреть вопрос http://www.bolshoyvopros.ru/questions/2255211-kak-pishetsja-vysheskazannoe-slitno-ili-razdelno.html. автор вопроса выбрал этот ответ лучшим
И р и н а 4 года назад Слово “нижеподписавшиеся” пишется слитно, так как оно является сложным прилагательным, отвечающим на вопрос – какие?.Это сложное прилагательное образовано путем сращения наречия “ниже” и причастия “подписавшиеся”. В русском языке подобные сложные прилагательные пишутся слитно – таково правило, с которым знаком каждый школьник средних и старших классов и тем более взрослый человек. Ведь нередко нам, взрослым, приходится составлять какие-то документы, коллективные заявки и прочие бумаги, где могут фигурировать сразу несколько человек, и там может встретиться слово “нижеподписавшиеся”. И его непременно нужно правильно написать. Ведь в документах не приветствуются ошибки – ни орфографические, ни грамматические, ни юридические.
Rogneda 6 лет назад Нижеподписавшиеся или “ниже подписавшиеся”? Это слово пришло из делового производства и встречается часто в деловых бумагах. Какой вариант написания слова выбрать, слитный или раздельный? Узнаем, как было образовано это слово, и тогда выбор написания станет очевиден. Это сложное прилагательное образовано слиянием (сращением, то есть без соединительной гласной), двух самостоятельных слов (вот почему хочется их написать раздельно): наречия ниже в форме сравнительной степени (низко – ниже, -е – суффикс)) и причастия “подписавшиеся”, в результате чего вышло новое слово – сложное прилагательное: нижеподписавшиеся, которое пишется согласно правилу орфографии слитно, как и аналогичные слова: нижеуказанный; нижеупомянутый; нижеследующий. Написание слов, составляющих эти сложные прилагательные, сразу меняется, если их переставить местами. Сравним: Члены коллегии, подписавшиеся ниже, … люди, упомянутые ниже; перечень товаров, следующий ниже.
Искатель приключений 6 лет назад Добрый день. Слово (ниже)подписавшиеся является сложным. Поэтому не редко можно встретить следующие варианты данного слова: 1) ниже-подписавшиеся; 2) нижеподписавшиеся; 3) ниже подписавшиеся. Чтобы выбрать их трех вариантов, нужно определить часть речи слова (ниже)подписавшиеся. Задаем вопрос: “Какие?” Значит слово (ниже)подписавшиеся является прилагательным. Для сложных прилагательных, есть свое правило написания, которое говорить: Прилагательные содержащие в своем составе частицы: выше, ниже и т.п. Пишутся всегда слитно, поэтому правильный вариант ответа: нижеподписавшиеся. Пример. Мы нижеподписавшиеся составили данный акт в трех экземплярах.
renard 6 лет назад В справочнике Розенталя есть замечательный параграф про сложные прилагательные, в котором расписывают все возможные варианты слитного да раздельного написания. Так, если слово образовано из пары слов, одно из которых главное, а другое в подчинении, то пишем все слитно: дорога, какая будет? – железная, следовательно железнодорожный; подписавшиеся, где? – нижеподписавшиеся. Ещё есть особый случай, когда всегда в одно слово, если увидим “древне-“, “поздне-“, “выше-” и также “ниже-“. Нижеподписавшиеся – по таким правилам только вместе и пишем. Хотя если вклинивается какое-то слово, то, конечно, оно разделить все: “ниже черты подписавшиеся”.
Александра1628 6 лет назад Зависит от контекста. 1) Люди, ниже подписавшиеся(можно даже переставить – “подписывшиеся ниже) совершили ошибку – нужно было поставить подпись выше.- в этом случае “ниже” играет роль наречия. Можно заменить на “выше”, “неаккуратно” и даже вовсе убрать. 2) Нижеподписавшиеся лица обязуются соблюдать установленные договором сроки. – а тут да, прилагательное сложное. В контексте “подписавшиеся где-то” – раздельно. В смысле “лица, которые подписывали документ, о котом мы сейчас говорим”- слитно.
Инна-Багира 6 лет назад Это слово отвечает на вопрос – какие? и относится к прилагательным, образованным из двух слов (те есть, к сложных прилагательным), где “ниже” – выступает в роли первой части сложного прилагательного, поэтому по правилам русского языка писать это слово надо слитно. Например: “Нижеподписавшиеся лица проинформированы о том, что за дачу ложных показаний могут…..” Знаете ответ? |
Как правильно расставить запятые?
Дмитрий
Ученик
(145),
закрыт
11 лет назад
Мы нижеподписавшиеся представитель Заказчика в лице XXX с одной стороны и представитель Исполнителя в лице YYY с другой стороны составили настоящий акт в том что YYY выполнены работы:
Дополнен 11 лет назад
Прошу прощения, текст выглядит немного не так, как в заголовке. Хотя, наверное, это и не существенно для расставления запятых, логика та же. Вобщем текст такой:
Мы нижеподписавшиеся представитель Заказчика в лице XXX с одной стороны и представитель Исполнителя в лице YYY с другой стороны составили настоящий акт в том что Исполнителем выполнены работы:
Glikerja L
Мыслитель
(5637)
11 лет назад
Мы, нижеподписавшиеся, представитель Заказчика в лице XXX с одной стороны и представитель Исполнителя в лице YYY с другой стороны, составили настоящий акт в том, что YYY выполнены работы:
света рогова
Мастер
(2485)
11 лет назад
Мы, нижеподписавшиеся представитель Заказчика в лице XXX с одной стороны и представитель Исполнителя в лице YYY с другой стороны, составили настоящий акт в том, что YYY выполнены работы
Исаева Людмила
Мастер
(1219)
11 лет назад
Мы, нижеподписавшиеся, представитель Заказчика в лице ХХХ с одной стороны и представитель Исполнителя в лице YYY с другой стороны, составили настоящий акт о том, что YYY выполнены работы:
