Как правильно составить брифинг

В этой статье я расскажу, что важно учесть при подготовке брифа и как с ним работать. Объясню, как и кому он помогает и как правильно брифовать клиента на задачу, а также приведу примеры брифов, которые мы используем в EMAILMATRIX.

Знаем как составить бриф по опыту

Есть такое выражение: какой бриф, такой и креатив. Это жизненно, ведь не зная деталей и особенностей проекта на старте, впоследствии мы делаем ошибки, напрасно тратим ресурсы и получаем минусовые ROI. Расстраиваемся и задаёмся вопросом: почему я сразу этого не спросил? На выходе: у клиента испорчено впечатление о нас как об экспертах, а у нас – убытки.

Пример: клиент приходит с ТЗ: срочно нужен простой лендинг под акцию, на котором будут подробные правила.

Вы назначаете цену и приступаете к работе. В процессе оказывается, что «креатив не цепляет», «нужны уникальные изображения, локализация» и вдогонку нужно ещё прикрутить формы и вывести рейтинг.

Клиент торопит с этапами, у него создаётся плохое впечатление о сотрудничестве с вами, вы в спешке стараетесь угодить. В результате всё идёт совершенно не по плану: проект не приносит планируемой прибыли, трудозатраты в несколько раз превышают стартовую оценку и оказывается, что вы финансово недооценили эту задачу.

Причина – отсутствие подробных данных на входе в задачу.

С такой проблемой сталкиваются многие новички.

Бриф и брифинг

Чтобы избежать такой ситуации, необходимо проводить брифинг – процедуру уточнения у клиента вводных данных и деталей проекта на встрече или созвоне.

Задокументированный результат брифинга – бриф. Это может быть карточка встречи с зафиксированными основными моментами или шаблон понимания задачи, оформленные в гугл-таблице или любом другом удобном вам формате.

Бриф помогает качественно погрузиться в задачу – зафиксировать все нюансы, получить ответы на интересующие вопросы, оценить сроки и риски, понять, чего клиент от вас ждёт.

Содержание брифа

Информация в брифе напрямую зависит от запроса клиента и конкретных задач проекта: подумайте, что вам важно знать, чтобы выполнить проект качественно, и какие нюансы для вас значимы. Но есть и несколько универсальных пунктов.

Информация о компании, позиционировании, архитектуре бренда, его особенностях. Менеджеру проекта важно это хорошо представлять, чтобы детально погрузиться в специфику работы компании. Здесь пригодится опыт топ-менеджеров компании-заказчика, которые обладают качественными данными о компании.

Описание целевой аудитории. Не просто гендерное соотношение и возраст (первичные данные о сегментации), а более глубокие особенности – портрет, площадки наибольшей концентрации ЦА, средний чек, покупательская активность, интересы. У крупных компаний есть большие исследования на эту тему, а также описания путей пользователя и способов взаимодействия с диджитал-площадками.

На этом этапе надо запросить доступы к аналитике, на основе данных которой можно сделать самостоятельные выводы.

Описание проблемы. Что именно привело клиента к нам, какие проблемы он видит в существующей схеме взаимодействия, в воронке и т. д. Выясняйте всё до мельчайших подробностей и записывайте.

Список конкурентов. Спросите мнение клиента, а также проанализируйте сами, чтобы понимать адекватную позицию компании на рынке.

Цель. Важно понимать, чего конкретно мы хотим добиться, удовлетворив запрос клиента: уменьшить процент отказов в два раза, увеличить конверсию на 20% и т. д.

Задача. Их может быть несколько – переработать шаблон письма, добавить фич вёрстки, запустить amp-компоненты и т. д. Важно прописать всё, что нужно сделать.

УТП. Выясните, каково основное достоинство продукта или услуги в глазах потенциального потребителя.

Особенности, ограничения. Всё то, что клиент накопил до вас. Здесь важно запросить все необходимые гайды: редполитику, брендбук, особенности вёрстки, данные о среде открытия и т. д.

Примеры старых работ и мнение, чем они хороши или чем плохи, что хотелось бы повторить и т. д.

Примеры работ, которые нравятся, – чтобы понимать предпочтения и вкус клиента.

Брифинг в EMAILMATRIX

В нашей компании стартовый ознакомительный брифинг проводит менеджер по развитию бизнеса.

Затем он передаёт данные менеджеру проекта, который изучает информацию и назначает встречу-знакомство. На ней проджект-менеджер представляет клиенту проектную команду и обсуждает с ним организационные моменты. После – детальный брифинг для полного погружения в задачу и затем старт проекта.

Каждый клиент предпочитает брифоваться по-своему: кто-то подробно рассказывает обо всех деталях на созвоне, проходясь по нашему списку вопросов, задаёт свои вопросы, по ходу делится пожеланиями.

Если встреча проходит one-to-one, запишите разговор на диктофон. Так вы ничего не упустите, и потом вам будет легче всё задокументировать. Чтобы не возникло неприятных ситуаций, обязательно предупредите клиента о записи.

Некоторым клиентам удобнее заполнять бриф самостоятельно, указав детали письменно. Кто-то предпочитает, чтобы менеджер агентства заполнил бриф сам, прислав его только на проверку. А кто-то по причине занятости присылает ответы в виде голосовых сообщений.

Мы готовы к разным форматам и сводим всю информацию, которую клиент нам предоставил в удобных ему каналах (мессенджерах, почте и пр.). В итоге у нас получается заполненный бриф, который фиксирует все особенности предстоящей работы и договорённости с клиентом по проекту.

За годы работы с компаниями из различных сфер деятельности мы составили брифы под разные уровни задач, специфику компаний и потребности. В зависимости от сферы и сегмента бизнеса (b2b, b2c) брифы отличаются целями, вопросами, их количеством, детализацией этих вопросов.

У нас, например, есть брифы на разработку:

Наш общий бриф для клиента, оставившего заявку на сайте, выглядит так:

А вот пример нашего брифа на разработку письма (промо/контент). Для наглядности мы прописали и выделили серым цветом примеры того, как клиент может заполнять бриф, какую конкретно информацию он может дать.

Это пример нашего сводного брифа – в нём мы фиксируем всё, что обсуждали с клиентом устно или письменно. Исходя из обсуждений, что-то мы можем заполнить сами, а какую-то информацию вводит клиент. Аналогичные пункты мы прописываем и в брифах на посадочные страницы.

Пример нашего брифа на разработку стратегии:

Бриф на разработку спецпроекта всегда индивидуальный, т. к. и спецпроекты не похожи друг на друга.

Говоря обобщённо, мы:

Описанные выше примеры брифов – довольно общие. Любой бриф мы всегда адаптируем под специфику задач и деятельность конкретной компании. На этапе брифинга мы проясняем все вопросы, интересующие наших специалистов, которые будут работать над задачей.

Потренируемся

Разберём два примера брифа.

Вводные данные от клиента: необходимо реализовать событийную рассылку к акции «20% на товары для дачного сезона».

Бриф №1

Акция проходит с 1 по 18 мая.

Принимают участие товары из категории «Для дома и отдыха».

Шаблон используем стандартный для массовых рассылок.

Добавляем блок с постоянной акцией.

Отправляем 30 апреля, в первой половине дня.

Бриф №2

Какой из брифов более полный – ответ очевиден: второй более детальный. В нём конкретно описаны цели, задачи, целевая аудитория и другая нужная для работы информация. Всё это поможет адекватно оценить задачу на старте и качественно её выполнить.

Часто можно подумать, что «ну, это и так понятно», «это уже все знают» и что все и так понимают, что мы имеем в виду. Но по своему опыту работы в агентстве я с уверенностью могу сказать, что на брифинге у клиентов и партнёров нужно спрашивать даже то, что кажется общеизвестным. Также важно, чтобы и клиенты давали как можно больше информации, даже той, которая кажется им очевидной.

Выясняйте детали, которые кажутся вам простыми и понятными. Ведь иногда представления со стороны клиента и агентства могут не совпадать, и такое недопонимание приведёт к неудовлетворительному результату. Создавайте подробные брифы и не жалейте информации друг для друга!

Памятка по проведению брифинга с клиентом

Эта статья будет полезна, если вы занимаетесь дизайном, проектированием пользовательских интерфейсов, или примеряете на себя роль менеджера.

NB! Ниже часто будет встречаться слово «проект». Под проектом я подразумеваю любую работу, связанную с разработкой и проектированием продукта в цифровой среде.

---

Знакомство

На старте я задаю много вопросов, изучаю прошлый опыт компании и отмечаю планы заказчика на будущее. Мне важно не только познакомиться со всеми участниками процесса, но и понять устройство экосистемы, в которую меня погружают.

Серия интервью — отправная точка проекта. Через мой опрос обычно проходят не только лица, принимающие решения, но и сотрудники департаментов, отвечающие за функциональную оснащенность, разработку, формирование требований, операционную составляющую.

Цель знакомства — убедить друг друга в серьезности намерений.

Цель интервью — погрузиться в бизнес заказчика, выявить важные факты, понять ценность продукта.
Результатом моего опроса становится документ с перечнем целей и задач, описанием специфики проекта, ожиданий заказчика, а также тенденций и текущих проблем.

Эта информация позволит не только закрыть текущие задачи, но и предложить решение с перспективой на будущее.

Не пренебрегайте формальностями

Итоговый файл стоит обязательно передать заказчику для ознакомления и подтверждения информации. Даже лаконичный ответ на письмо с саммари документа будет означать «по рукам» и позволит убедиться, что вы верно друг друга поняли.

Некоторые проекты длятся годами, в бюрократической системе регулярно происходит смена кадров, да и по истечении времени у вас с командой могут сбиться ориентиры. Документ поможет быстро войти в курс дела новым участникам команды, а вам вернуть контроль над ситуацией.

За время своей работы я сформировала обязательный список тем и вопросов для интервью при работе над коммерческими продуктами. Отрываю от сердца ↴

Подготовка к интервью

Прежде всего хочу предостеречь вас от стратегической ошибки: никогда не отправляйтесь на интервью без подготовки. Найдите всю доступную информацию о компании, ее истории и лицах. Если вас поймают на том, что вы «плаваете» в материале, уровень доверия к вам может существенно снизиться.
Осведомленность о делах компании поможет вам быть в контексте, задавать нужные вопросы и промолчать, где это необходимо.

Список вопросов лучше отправить заказчику заранее. Так он получит представление о повестке встречи, подготовится и пригласит на нее нужных людей. Будет крайне печально смотреть презентацию с 13-дюймового монитора ноутбука или несколько раз проводить встречи, повторяя информацию по кругу, если при первом брифинге всех нужных людей собрать не удалось. Поэтому заранее решите все организационные вопросы: дата, время, место, участники, приглашения в календаре, повестка, заявки на пропуска, необходимое оборудование.

После подписания NDA попросите заказчика подготовить материалы для дальнейшей работы, например: исследования рынка, описание целевой аудитории, бренд-стратегию, фирстиль и т.д.

NB! Не просите людей заполнять опросник в письменном виде. Даже если они найдут на это время, как вы будете задавать уточняющие вопросы? Личная встреча в приоритете.

---

Составление брифа

Общие сведения о компании

История появления и развития компании, принципы, миссия и ценности, достижения и награды, география присутствия, направления деятельности и пр.

Прекрасно, если название компании «на слуху», но едва ли клиенты могут знать о том, что изначально, к примеру, она занималась продажей дорогостоящей алкогольной продукции, а синий цвет бренда — пережиток ранней ориентации на корпоративных клиентов.

Дополните сведения перечнем ссылок на основные и дополнительные сайты компании, мобильные приложения (если они есть). Если у компании несколько направлений деятельности, у каждого из них может быть собственный сайт. Наглядные примеры: «Концерн Калашников» и Disney. Обратите внимание, навигация на эти ресурсах не только глобальная в рамках конкретного сайта, но и универсальная, объединяющая все дополнительные сайты.

Бизнес-цели, задачи и сроки проекта, монетизация

Как именно проект должен приносить прибыль? — это вам предстоит выяснить. Узнайте, каких целей планирует добиться компания за счет проекта (например, редизайна) и расставьте приоритеты.

Необходимо разобраться в значимости каждой задачи, понять, как измерить ее достижимость. Замеры показателей «сейчас» и «после» позволят в дальнейшем ответить на встречный вопрос «Что вы сделали для компании?»

Примеры вопросов:

1. Какие задачи стоят перед бизнесом? Какие результаты ожидаете получить от редизайна/разработки сайта или приложения?

2. Каковы причины редизайна/разработки (если продукт уже существует)?

3. Как вы привлекаете новых клиентов, пользователей сайта или мобильного приложения?

4. В среднем сколько времени проходит перед тем, как пользователь становится вашим покупателем?

5. Какой процент пользователей совершает вторую покупку?

6. Какова частота заказов? Отличается ли этот показатель для онлайн и офлайн продаж?

7. Как развивается ваш рынок, что на нем сейчас происходит?

8. Каковы технические детали вашего проекта? Какие ограничения существуют? Какие технологии и CRM вы используете? У вас есть подрядчики, или разработка происходит внутри компании?

NB! Если продукт представлен не только в онлайне, но и в офлайне, вопросы надо продублировать, т.к. способы привлечения клиентов скорее всего будут существенно отличаться.

Риски

Успешность проекта — это не только качественный продукт на выходе, но и эффективное управление, например: отказ от ненужных работ.
Здесь вы должны проявить себя: постараться предвидеть непредвиденное и подстелить соломку там, где возможно. Обычно риски выявляет менеджер, но расслабляться вам не советую.

Прежде чем добавить в сценарий интервью список вопросов по выявлению рисков, необходимо:

• самостоятельно изучить продукт и этапы его развития, если он уже представлен на рынке, изучить продукты конкурентов,

• ознакомиться с историей компании заказчика из открытых источников, см. пункт «Подготовка к интервью».

Список вопросов зависит от специфики проекта, но, в любом случае, вам нужно узнать:

• какие риски могут повлиять на проект,

• какие у них могут быть последствия,

• что можно сделать, чтобы этого избежать.

Определите риски и опишите их, оцените важность, вероятность и последствия каждого. Только потом добавляйте информацию в бриф.

Обработка результатов

Первый шаг: Определите риски и опишите их в формате «Риск — Почему это важно».

Пример:

/Риск/ Заказчик изменил требования, прислал новые вводные, но сроки остались прежними.

/Почему это важно/ Не успеем вовремя, или команде придется работать сверхурочно.

Второй шаг: Оцените важность, вероятность и последствия каждого риска.

Для оценки можно использовать шкалу от 1 до 10, а потом перемножить показатели вероятности и последствий, чтобы определить важность риска.

Третий шаг: Добавьте риски в бриф.

Постоянно: Если по ходу реализации проекта возникают новые риски, важно их сразу озвучивать.

Ну и понимание рисков поможет трезво оценить сроки проекта. Например, в одной компании заранее предупредили о возможных неконтролируемых и частых изменениях требований со стороны HR-отдела. Поэтому, как минимум, на работы с соответствующим модулем мы заложили больше времени.

Примеры вопросов

1. Зависит ли от реализации этого проекта судьба других? Если «Да», то по ним нужна полная информация.

2. Назовите 2–3 причины, по которым может произойти увеличение сроков проекта и/или объемов работы.

3. Кто и как может помочь предотвратить риски?

Продукт и бренд

Получите как можно больше информации о продукте заказчика: почему он такой, сколько стоит, где продается, какие у него конкурентные преимущества, какой имидж у бренда, как сейчас воспринимают его люди и др. Важно дополнить информацию измеряемыми параметрами бренда, определить воронку продаж (фактическую и целевую), выявить важные условия или ограничивающие факторы.

Примеры вопросов

1. Каково основное направление деятельности вашей компании? Какой основной продукт? Какой товар/услугу/категорию покупают чаще? Какой надо продвигать?

2. В чем заключается УТП вашего продукта? Какую ценность для потребителя он несет?

3. Задокументированы ли бизнес-процессы или схемы обслуживания клиентов? Если «Да», могли бы мы с ними ознакомиться?

4. Подключены ли системы сбора аналитики? Если «Да», какие метрики отслеживаете? Можно получить доступ?

5. Что включает в себя стандартный заказ?

6. Отличается ли ассортимент в онлайн-каналах от ассортимента в офлайне?

7. Как возник и развивался продукт до текущего момента?

8. Что точно не нравится в текущей структуре сайта/приложения?

9. Что точно нравится (и не стоит изменять) в текущей структуре сайта/приложения?

10. Существуют ли разделы, которые точно будут удалены/добавлены или изменены?

11. Есть ли пожелания по главному экрану приложения/странице сайта?

12. Планируются ли целевые/персональные предложения?

Текущие проблемы

В этом блоке вам предстоит описать причины, по которым компания решила провести редизайн или выпустить новый продукт. Также вам предстоит выявить текущие проблемы бизнеса, которые мешают компании достичь желаемых результатов.

Примеры вопросов

1. С какой целью проводится редизайн/разработка?

2. Есть ли техническая или иная служба поддержки клиентов? Если «Да», можно ознакомиться со статистикой обращений?

3. Расскажите о 3 ваших самых серьезных задачах? Какая из них сложнее всего?

4. Какие проблемы вы испытываете в настоящее время и почему?

5. С какими препятствиями сталкиваетесь?

6. Что помогает? Что не помогает, почему?

7. На что больше всего жалуются ваши клиенты? А ваши внутренние заказчики?

8. Если оценивать по шкале от 1 до 10, насколько вы удовлетворены текущим продуктом? Каким, по-вашему, должен быть продукт, чтобы получить оценку 10?

9. С какими техническими проблемами или ограничениями вам приходится сталкиваться?

Около 4 лет назад я разрабатывала программный комплекс для аудита торговых точек, который включал мобильное приложение для аудиторов и web-приложение для координаторов. Аудиторы в течение дня выполняли проверку порядка 10 торговых точек и в режиме онлайн передавали данные на сервер координаторам. В процессе интервью выяснилось, что во многих торговых точках плохое интернет-соединение, и обмен данными либо невыполним, либо занимает продолжительное время. В результате мы заранее позаботились о функционале, включающем режим отложенной передачи данных с пост-информированием об успешной доставке, а обмен изображениями и видео реализовали через пакетную передачу данных. Это не только решило проблему обмена, но и облегчило канал передачи данных.

Целевая аудитория

Когда речь заходит о целевой аудитории, я стараюсь не использовать термины «потребитель» и «юзер», ведь каждый ее представитель в первую очередь человек.

Возможно, ваш заказчик уже выполнил сегментацию и исследование целевой аудитории. Запросите у него эту информацию. Именно для людей, описанных в этих документах, вы будете проектировать интерфейс.

Примеры вопросов

1. Для кого предназначены ваши товары и услуги? Работаете ли вы с частными клиентами или с оптовыми компаниями?

2. Какие потребности и проблемы у ваших клиентов? Что их интересует, что привлекает?

3. Есть ли информация о портрете целевой аудитории?

4. Проводились ли ранее исследования целевой аудитории (онлайн-опросы, фокус-группы и др.). Если «Да», можно с ними ознакомиться?

5. Существует ли в вашей компании внутренняя сегментация пользователей? По каким признакам происходит сегментация? Приоритезируете ли эти сегменты по прибыльности? Ведется работа с каждым сегментом? Как?

6. Что ценят клиенты в вашей компании? Что им нравится меньше всего? Изменились ли ожидания ваших клиентов за последние N лет? Как, на ваш взгляд, изменятся их ожидания в ближайшие 3–5 лет?

7. Как вы думаете, по какой причине клиенты уходят от вас/выбирают конкурентов?

8. Собираете ли вы аналитику по клиентам? Какую?

9. Предусмотрены ли персональные предложения или рекомендации для клиентов? По какому алгоритму работает персонализация? Планируете ли вы что-то менять?

Пользовательские сценарии

Попросите заказчика описать сценарий поведения пользователей на сайте или в мобильном приложении. В последующем у вас может быть доступ к Google Analytics или Яндекс.Метрике и вы сможете дополнить количественные данные о пользовательском поведении информацией от заказчика.

Примеры вопросов

1. Опишите наиболее распространенный пользовательский сценарий.

2. Опишите косвенные пользовательские сценарии.

3. Укажите на проблемные шаги воронки. Как вы думаете, в чем их причины?

4. По вашему мнению, на какую информацию в первую очередь обращают внимание пользователи? Что важно до них донести?

5. Отличаются ли покупки (или поведение в целом) в интернет-магазине от покупок в офлайн точках продаж?

Общие планы компании

Вам нужно выделить краткосрочные и долгосрочные планы компании, которые могут повлиять на проект. Часть планов может напрямую соприкасаться с интерфейсными решениями и послужить почвой для генерации UX-гипотез, а часть — стать предметом качественного улучшения CX.

Примеры вопросов

1. Какие возможности вы планируете в будущем предоставлять клиентам?

2. Планируется ли расширение ассортимента или географии присутствия?

3. Планируется ли внедрение программы лояльности? Если «Да», на какие сегменты целевой аудитории она будет распространяться?

Каналы

Изучите каналы привлечения и коммуникации онлайн и офлайн точек продаж. Например, для интернет-магазина продуктов питания это может быть: ассортимент в агрегаторе скидок «Едадил», контакт-центр, telegram-канал и пр. Такая инвентаризация даст представление о пользовательском пути, позволит спланировать UX-исследования и станет ценной информации при построения CJM/UJM.

Примеры вопросов

1. Как вы привлекаете новых клиентов?

2. Есть ли у вас служба поддержки пользователей?

3. Есть ли у вас аккаунты в социальных сетях?

4. Какие рекламные или PR-активности запланированы на ближайшие полгода/год?

Пожелания

Поговорите с каждым заинтересованным департаментом. Их цели и интересы могут отличаться/пересекаться или противоречить друг другу.

Примеры вопросов

1. Какие цели вы преследуете? Есть ли сформированные KPI по вашему направлению?

2. Какие проблемы вы хотите решить?

3. Кто занимается контентом? Какая информация будет добавлена/удалена/изменена?

Конкуренты

Обычно заказчик хорошо знает основных конкурентов, их основные преимущества и недостатки, а также покупательские тренды.

Примеры вопросов

1. Кто ваши прямые конкуренты (чьи действия могут отразиться на бизнесе)?

2. Кто ваши косвенные конкуренты (работают с вашей целевой аудиторией)?

3. Каковы ваши ключевые преимущества в сравнении с конкурентами?

4. Вы проводили конкурентный анализ? Могли бы мы ознакомиться с результатами?

5. На кого хотели бы равняться и почему?

6. Что нравится и не нравится в продуктах конкурентов?

---

Заполнение и проверка брифа

Тут мы возвращаемся к началу, где я говорила как важно «получить добро» на сформированный вами документ. Внимательно структурируйте весь собранный материал и передайте клиенту для ознакомления и дополнения.
По моему опыту, чем сложнее пробраться к руководству компании, тем труднее и энергозатратнее будет проект. Поэтому брифинг — это ваш первый тест на совместимость.

На этом я завершаю свой рассказ, надеюсь, этот материал был для вас полезным. Делитесь в комментариях ценным опытом или вопросами, которые вы используете на брифингах.

Одной из обязанностей сотрудников, работающих на различных уровнях государственного управления, является написание инструктивных записок для политиков, которые используют эти меморандумы, чтобы узнавать о проблемах и направлять их при формировании протоколов, процедур и законов. Информационная записка – это краткое изложение проблемы или случая, которое представляет читателю призыв к действию. Успешная заметка убеждает читателя действовать, предоставляя конкретные доказательства, которые легко понять и оценить.

Начните заметку, написав «Кому:» и «От:». Введите имя отправителя и получателя после двоеточий. На следующей строке напишите дату, когда вы написали заметку. Завершите этот раздел, написав «Тема:», а затем тему, на которую ссылается памятка.

Укажите действие, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял в первом предложении или абзаце заметки.

Поддерживайте внимание читателя, используя короткие, сжатые абзацы, которые не длиннее 5 предложений. При указании причин для принятия действий перечислите каждую причину в отдельном абзаце.

Используйте эмпирические данные, чтобы убедить читателя в необходимости предлагаемого курса действий. Например, приводите статистику жилья для малоимущих при поиске изменений в конкретной политике зонирования. Избегайте обобщений, которые вы не можете подтвердить фактами.

Обрисуйте альтернативные варианты действий или политики, описав преимущества и недостатки каждого из них.

Избегайте излишне многословных или формальных выражений, например «согласно нашему обсуждению» и технического жаргона, когда вы цитируете факты и цифры. Используйте простой, прямой язык, понятный любому читателю.

Используйте активный голос, а не пассивный, на протяжении всей заметки, чтобы поощрить действие. Если вы хорошо знаете получателя заметки, используйте местоимения от первого лица, такие как «я» и «мы», потому что люди, скорее всего, сделают что-то для тех, кого они считают лично знакомыми. Подчеркните такие личные связи далее, используя сокращения, такие как «Я».

Подтвердите необходимость действий в конце заметки. Обязательно укажите, есть ли крайний срок для действия, которое должно быть выполнено.

Предупреждение

Брифинг длиной более двух страниц становится отчетом, который читатель вряд ли прочтет сразу после получения.

FAQ – 💬

❓ Как правильно составить бриф?

👉 Удачный бриф должен содержать восемь нижеперечисленных пунктов.

1. Данные компании-заказчика.
2. Описание проекта, задачи.
3. Результат, к которому нужно стремиться. …
4. Дедлайн — какой срок отводится на выполнение задания.
5. Целевая аудитория — на кого рассчитан конечный продукт, кого нужно заинтересовать.

❓ Какие вопросы задают на брифинге?

👉 ПРИМЕРЫ ВОПРОСОВ ВО ВРЕМЯ БРИФИНГА

• Что за продукт вы создаете? Как возникла идея?
• С какими задачами в вашем продукте можем помочь мы? Почему вы решили обратиться к нам?
• С какими проблемами вы сталкиваетесь сейчас? …
• Какова модель монетизации вашего бизнеса? …
• Какую задачу хотите решить приложением?

❓ В каком приложении создать бриф?

👉 Wrike — это программа по управлению проектами, которой пользуются множество творческих специалистов и маркетологов для организации всех творческих процессов — от получения брифов до выполнения и сдачи клиенту. Запросы Wrike позволяют указать все сведения, необходимые для составления брифа.

❓ Сколько вопросов должно быть в брифе?

👉 Десять обязательных вопросов Длинные и затянутые брифы не осилит никто. Логически вопросы делятся на 3 категории: знакомство задачи

❓ Что включает в себя бриф?

👉 Бриф — это список вопросов, который помогает исполнителю лучше понять заказчика, его видение проекта и обеспечить ожидаемый результат сотрудничества. Обычно в документе прописывают особенности продукта и ЦА компании, пожелания, дедлайн и размер бюджета.

❓ Кто заполняет бриф?

👉 Выводы Бриф — это анкета, которую заполняет клиент для «знакомства» с потенциальным подрядчиком. В брифе описываются основные цели и условия сотрудничества, так что после заполнения стороны могут предметно обсуждать будущий проект.

❓ Как проходит брифинг?

👉 Брифинг — это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с попутной краткой иллюстрацией конкретных фактов. Разница между пресс-конференцией и брифингом — во временных отрезках, которые на них отводятся.

❓ Для чего нужен брифинг?

👉 “Брифинг проводится, чтобы сформировать портрет клиента, понять его проблемы, узнать о его конкурентах и клиентах. Выяснить его маркетинговую стратегию. Все это позволяет в дальнейшем сформировать план действий.”

❓ Для чего создается бриф?

👉 С английского brief можно перевести как краткое изложение или резюме. Брифы — это не технические задания, или ТЗ. Это подводка к составлению точной инструкции. В брифе представлен ряд вопросов от исполнителя, на которые должен ответить заказчик, чтобы получить информацию о будущем проекте.

❓ Как составить бриф на дизайн?

👉 Пример заполненного брифа на разработку дизайна

1. Чем занимается компания? …
2. Укажите названия брендов-конкурентов. …
3. Чем ваш продукт отличается от конкурентов, какое у него УТП? …
4. Опишите, пожалуйста, свою целевую аудиторию. …
5. Какие задачи вы хотите решить с помощью дизайна? …
6. В каком стиле вы хотите дизайн?

❓ Кто пишет бриф?

👉 Бриф — это не формальность, но при этом одни из самых качественных сейчас пишут именно госкомпании. Они готовят бриф месяцами, согласуют неделями, там учитываются даже самые незначительные моменты.

❓ Как правильно заполнять бриф?

👉 Если в формате one-to-one (да вы счастливчик!), то используйте диктофон. Это позволит ещё раз погрузиться в детали после разговора. Но предварительно уточните у клиента, не возражает ли он против записи. Некоторым клиентам удобнее заполнять бриф самостоятельно, указав детали письменно.

❓ Что нужно знать о брифе?

👉 Информация в брифе напрямую зависит от запроса клиента и конкретных задач проекта: подумайте, что вам важно знать, чтобы выполнить проект качественно, и какие нюансы для вас значимы. Но есть и несколько универсальных пунктов. Информация о компании, позиционировании, архитектуре бренда, его особенностях.

❓ Что такое Бриф и для чего он нужен?

👉 Бриф помогает качественно погрузиться в задачу – зафиксировать все нюансы, получить ответы на интересующие вопросы, оценить сроки и риски, понять, чего клиент от вас ждёт.

Очень часто неопытные продажники срывают сделку из-за того, что халатно относятся к брифингу, делая из него настоящий допрос, а выявление потребностей считают за банальную формальность. На самом деле именно от брифинга зависит успех дальнейшего сотрудничества с клиентом. Сможете ли вы услышать своего клиента, сможете ли вы понять его проблемы, чтобы дать ему верное решение. Не услышать – значит навсегда потерять клиента. В этой статье мы поговорим о том, что такое правильный брифинг, как нужно выявлять потребности, как нужно проводить брифинг.

Кому будет полезна статья?

В первую очередь новичкам, которые еще не успели набить шишки в работе с клиентами

Тем, кто боится задавать вопросы и работать с возражениями клиентов

А также практикующим специалистам, которым иногда полезно повторить пройденный материал.

Итак, поехали.

Что же такое брифинг?

Брифинг – это самая первая встреча представителей бизнеса и клиентов перед тем, как непосредственно приступить к реализации проекта.

На первой встрече в приоритете всех его участников должно быть выстраивание доверительных отношений для комфортной и взаимовыгодной работы над задачей. На брифинг все приходят подготовленными: клиент заранее получает список вопросов, а компания владеет информацией о рынке, конкурентах, УТП клиента итд. Результатом брифинга становится отдельный документ, где запротоколированы все основные моменты будущего взаимодействия обеих сторон, пожелания клиентов, ключевые аспекты его бизнеса. Брифинг чаще всего распространен в сфере инфобизнеса, в области digital – услуг – в креативных сферах бизнеса, непосредственно связанных с оказанием услуг. Это веб – разработка, продвижение сайта в интернете, SMM, контекстная реклама, контент – маркетинг итд.

Все люди – разные. Как говорится – на вкус и цвет товарищей нет. Бриф – как раз тот документ, который позволяет расставить все точки на и, зафиксировать пожелания клиентов и сгладить острые углы.

Зачем нужен бриф?

Некоторые заказчики не любят заполнять брифы и стараются под любым предлогом увильнуть от этой задачи. В результате у исполнителя нет видения касательного будущего проекта, он начинает реализовать его сквозь призму своих собственных взглядов, представлений и стереотипов. В итоге получается продукт, далекий от ожиданий заказчика, потом разочарование, негативные отзывы и обращение к конкурентам.

Какие преимущества дает брифинг?

• Ничего не теряется. Многие компании ведут переписку с клиентом в режиме онлайн. Отправляется одно письмо, потом второе. Если нужны уточнения по конкретному вопросу, – третье. Таким образом накапливается огромное количество писем, где потом отыскать нужную информацию бывает трудно, да и требует достаточного количества времени. Во время работы над проектом вы внезапно вспомните, что клиент отправлял сайт конкурента, но url вы не запомнили – придется просматривать десятки писем, чтобы найти нужное. Мы давно отказались от такой схемы работы и перешли на бриф. Бриф – это настоящая копилка необходимой информации, которая позволит создать проект, отвечающий требованиям заказчика. А самое главное – что там никогда ничего не потеряется. Вы просто открываете бриф в нужный момент и находите необходимую информацию.
• Второе – гарантия от возникновения конфликтных ситуаций. Часто можно услышать от менеджеров такую фразу: ” Этот клиент неадекватен, я не могу с ним больше работать”. А от клиентов фразу: “Сотрудник совсем не компентентен в моем вопросе, я не хочу с вами больше работать”. Знакомо? Так вот бриф, если и не исключает полностью возможность появления конфликта, то существенно его минимизирует, потому что все требования и ожидания фиксируются в документе.
• Третье – экономия времени. Каждый заказчик в ходе работы будет задавать дополнительные вопросы и постоянно отвлекать клиента от текущих дел. Оптимальным решением будет сразу выяснить все нюансы на этапе составления брифа и не беспокоить клиентов по пустякам.
• Демонстрация профессионализма. В глазах клиента бриф – это некий атрибут статусности и профессионализма, которые говорят о том, что заказчик действительно заинтересован в конечном результате – чтобы предоставить клиенту качественный продукт. Поэтому он собирает максимальное количество информации.
• Озарение. В ходе составления брифа часто и заказчиков и исполнителей посещают новые идеи. Это как один из принципов гроусхакинга, когда внезапно озаряет какая-нибудь гениальная идея. Так рождаются креативные фишки в дизайне сайтов, шедевральный контент или совершенно новая концепция продвижения. Иногда достаточно просто посмотреть на проблему под другом углом и решение придет само.
• Экономия денег. Правильно составленный бриф является гарантией того, что проект завершится успешной реализацией и не потребует многочисленных переделок или вовсе возврата средств клиенту.

Преимущества составления брифа налицо, самое время приступить к структуре документа и правилам его написания.

Какой должна быть структура брифа?

Самое главное правило гласит: Чем детальнее и обстоятельнее клиент опишет проблемы, цели, задачи и ожидание касательно проекта, тем лучшее решение предложит заказчик.

Какие вопросы задавать клиенту во время брифинга?

Здесь на самом деле все очень индивидуально и зависит от многих параметров. Разберем наиболее популярные и часто встречающиеся вопросы.

1. Знакомство: название компании, сфера ее деятельности, услуги/продукты, корпоративный сайт, зарегистрированное доменное имя, контакты, ответственные лица, технические специалисты.

2. Здесь нужно спросить клиента о формате материала (тип сайта), приблизительного объема страниц (или знаков в случае копирайтинга) , какова цель и задачи проекта, какие результаты ожидает увидеть клиент по завершении сотрудничества.

3. Третий блок должен касаться непосредственно целевой аудитории, какое место компания занимает на рынке, как она себя позиционирует на рынке, чем отличается от конкурентов, УТП, если есть. Портрет покупателя должен быть конкретизирован по базовым характеристикам: полу, возрасту, географии, уровню доходов, профессиональной принадлежности. Помимо этой информации может пригодиться информация о привычках и увлечениях покупателей и даже такая, во сколько покупатели ложатся спать, в какое кафе ходят с семьей по выходным и какую музыку предпочитают слушать.

4. Характеристика продукта. Здесь нужно детально расписать, какие боли закрывает продукт или услуга компании, какие эмоции испытывает покупатель после покупки. Важно и то, какой ценовой политики придерживается компания, есть ли акции или бонусы. Вся эта информация необходима для создания правильной воронки продаж на сайте и размещении лид – магнитов.

5. Конкуренты. Это не менее важный раздел брифа, который лучше всего заполнить клиенту. Владелец бизнеса лучше знает рыночное окружение и может с легкостью назвать сильные и слабые стороны своих соперников. Ну а если с этим – проблемы, то исполнитель сам должен провести маркетинговое исследование своими силами:

К основным методам маркетинговых исследований можно отнести:

• Опросы. Пожалуй, самый популярный вид маркетинговых исследования, который позволяет выявить мнение респондента касательно исследуемой темы при поиощи личного контакта, разговора по телефону или в сети Интернет
• Мониторинги. Это когда проводится анализ конкурентов, анализ цен, ассортимента и других показателей.
• Фокус – группы. Изучение мнений покупателей при помощи группового интервью, обычно в формате обсуждения исследуемого вопроса.
• Интервью. Когда интервьюер задает вопросы респонденту по специально разработанному опросному листу.

Выбор того или иного метода исследования зависит в первую очередь от цели и задачи. Если Вам нужно изучить конкурентов, то подойдет мониторинг. Если нужно составить портрет клиента, то здесь можно применить различные инструменты: в интернете в метрике собрать такие параметры как география, пол, возраст, интересы, какими устройствами пользуется клиент. Можно составить анкету и провести интервью с клиентами вашего заказчика.

На самом деле для каждого клиента лучше генерировать свою форму брифа с вопросами, а не цепляться за один шаблон. В каждом бизнесе есть много разных нюансов, подогнать все под одну гребенку очень сложно. Поэтому чем тщательнее вы проработаете вопросы для брифа, тем лучший результат получит клиент, а вы – положительный отзыв или благодарность от него.

Как отправить бриф клиенту?

Бриф можно отправить клиенту по почте в виде обычного документа Word или Google Docs в табличном формате. Вопросы лучше разбить на отдельные блоки с подзаголовками. Согласно нашей практике, документ лучше заполнять на встрече вместе с клиентами, ведь во время разговора вы сможете выудить из него гораздо больше важной информации. Еще варианты брифинга – по телефону или через скайп. Выбирайте любой способ отправки брифа, но помните, что личная встреча с клиентом поможет быстро установить контакт и вызвать доверие. А доверие это основа любых взаимоотношений и развития бизнеса.

Образец брифа для создания сайта.