Как правильно составить документ приказа

В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Состав реквизитов приказа

Реквизиты бланка приказа

Текст с заголовком

Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

Согласование и подписание

Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):

При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но он может объяснить свое несогласие:

Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:

В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.

Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22-23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными учреждениями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).

Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:

В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркивания¹) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.

При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).

Отметки

Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в ст. 19 а Перечня³ с учетом текста в сноске .

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]	5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•предоставлении отпуска;

•возложении обязанностей;

•премировании;

•переводе;

•направлении в командировку и т.д.

• По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

•о приеме работника на работу – форма № Т-1;

•приеме работников на работу – форма № Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• …и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Приказ – это документ, содержащий распоряжение и выпускаемый руководителем той или иной организации в границах его полномочий. Обязателен к исполнению подчиненными руководителя. В различных учреждениях наделяются правом издавать приказы: генеральный директор (в компаниях), главный врач (в медучреждениях), директор (на производстве) и т.д.

Предметом приказа становится какие-либо поручения, необходимые к выполнению. Это может быть поручение об исполнении конкретных работ в определенные сроки, или же распоряжение о постоянном поручении – тогда документ нацелен уже не на результат, а на процесс, контролируемый со стороны руководителя.

Приказы в обязательном порядке регистрируются в соответствии с номенклатурой учреждения. Законной силой обладает документ, составленный в правильной форме и заверенный надлежащим образом. Обязательно должны наличествовать название документа, дата, данные компании, номер документа, заголовок и подпись руководителя.

Виды и варианты приказов

• Приказ о приеме на работу.
• Приказ об увольнении.
• О переводе.
• Об отпуске.
• О направлении в командировку.
• О поощрении сотрудников.
• Приказы по личному составу.
• По деятельности предприятия или компании. 
• По хозяйственным и/или административным вопросам.

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

• ПОД (приказы по основной деятельности);
• ПЛС (приказы по личному составу);
• ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

• ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
• ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
• ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

О нюансах оформления приказов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

• «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

• структурные;
• нормативные;
• организационные;
• надзорные;
• отчетные;
• финансовые;
• обеспечительные;
• информационные.

Структурные ПОД

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Нормативные ПОД

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:

• «Правила внутреннего трудового распорядка — образец»;
• «Положение о служебных командировках — образец».

Организационные ПОД

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

• об утверждении штатного расписания;
• о создании структурных подразделений;
• о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
• другие аналогичные приказы.

Надзорные ПОД

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

• о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
• о проведении аттестации сотрудников и др.

Отчетные ПОД

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Финансовые ПОД

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

Обеспечительные ПОД

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Информационные ПОД

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Как долго хранить приказы по основной деятельности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Приказы по основной деятельности: образцы-2022-2023

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

• заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
• содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
• завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Пример

Публичное акционерное общество «Триатлон»

ПРИКАЗ

О введении в действие управленческого документооборота

29.12.20ХХ                                                                                                              № 287

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.20ХХ.
2. Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Самольенко М. Н.

Генеральный директор       /подпись/        Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Зам. директора по общим вопросам         /подпись/        Самольенко М. Н.     29.12.20ХХ

Начальники отделов                       /по перечню/

Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.

Пример

Публичное акционерное общество «Триатлон»

ПРИКАЗ

О создании комиссии по сомнительным долгам

30.12.20ХХ                                                                                       № 288

В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сформировать комиссию по сомнительным долгам в составе:

финансового директора Касимовой Г. Л.;

главного экономиста Светлова П. Н.;

специалиста 1-й категории отдела по работе с контрагентами Цветова А. А.;

бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.

1. Комиссии в указанном составе проводить ежеквартально оценку имеющейся дебиторской задолженности, своевременно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) предоставлять в отдел налоговой и бухгалтерской отчетности информацию о сомнительных и безнадежных долгах.
2. Отбор сомнительных и безнадежных долгов производить с учетом сложившейся практики работы с каждым в отдельности контрагентом и с учетом критериев отбора, указанных в инструкции от 20.12.2019 № 167.
3. Результаты работы оформлять протоколом.
4. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера Завьялову Н. Г.

Генеральный директор       /подпись/        Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер              /подпись/        Завьялова Н. Г.

Финансовый директор        /подпись/        Касимова Г. Л.

Главный экономист             /подпись/        Светлов П. Н.

Специалист 1-й категории отдела по работе с контрагентами       /подпись/        Цветова А. А.

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами                       /подпись/        Гуляева Н. Н.

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Итоги

Ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?» — не имеет короткого однозначного ответа. Огромное количество приказов относятся к данной группе — разнообразие их видов зависит от масштаба, структуры и специфики деятельности компании.

Приказ является одним из распространенных документов, с которым сталкиваются сотрудники кадровых служб и не только. Согласно официальному определению из источников, приказы представляют собой официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными. Поэтому любой приказ контролирует деятельность компании. В связи с этим составлению приказов должно уделяться особое внимание, так как от правильности их составления может зависеть исход различных проверок.

 Существует очень много разных видов и категорий приказов организаций. Детально по каждой группе рассказывается на курсах:
«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97»
«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
А в данной статье мы рассмотрим некоторые виды приказов и правила  работы с ними.

Содержание

1. Приказы. Государственные организации
2. Приказы. Коммерческие организации
3. Сроки хранения приказов
4. Систематизация
5. Виды приказов
6. Обязательные приказы
7. Приказ об утверждении форм документов
8. Приказ о введении локально-нормативных актов
9. Приказ на штатное расписание
10. Приказ о графике отпусков
11. Учет трудовых книжек
12. Персональная данные сотрудников
13. Ведение воинского учета

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе  приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами: 

• ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)

• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

Приказы. Коммерческие организации

В коммерческих организациях все немного проще.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.

Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как:

• название документа
• название компании
• вид документа
• дата его составления
• описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение)

Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

Но! Если деятельность связана так или иначе с вопросами делопроизводства и с необходимостью оформлять документы согласно новому ГОСТ, то желательно дополнить свои знания на курсе Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97

Сроки хранения приказов

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются. Все о хранении документов и передаче дел в архив смотрите тут

Приказы по кадрам могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На взгляд наших экспертов эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.

Систематизация

Из-за большого количества приказов, для их систематизации в организации эксперты центра РУНО рекомендуют в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки для приказов:

• по кадрам
• по отпускам
• по командировкам
• по основной деятельности

Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Виды приказов

Формируя отдельные папки, можно выделить следующие виды приказов:
1. Приказы по личному составу (по кадрам):

• о приеме на работу
• о переводе на другую работу (перемещении)
• об увольнении

Если вы хотите узнать о том, как принять сотрудника на работу, вам понравится наша статья “Кейс. Прием сотрудника на работу”

2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска.
4. Приказы по основной деятельности компании:

• о дисциплинарных взысканиях
• о совмещении
• о поощрении
• об установлении надбавки к окладу
• об изменении персональных данных работника
• о присвоении разрядов, классности
• об изменении условий труда
• обязательные приказы

Многие недооценивают важность обязательных приказов. Секретарь компании просто официально оформляет распоряжения руководителя и не задумывается о грядущих проверках. Рассмотрим подробнее дальше.

Обязательные приказы

Когда в организацию приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые и являются теми самыми обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск.

Часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.

Например:

Как руководитель, сотрудник был обязан выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство».

Известно, что эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, когда подписывается у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа остается у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.

Внимание!

Приказы на подпись генеральному директору (руководителю) передаются лично (или через начальника отдела кадров).

Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Если вы заинтересованы в изучении согласования приказов при помощи электронного документооборота, а также в других вопросах по делопроизводству современной организации, вас может заинтересовать курс «Электронный документооборот + 1С: Документооборот».

Важный момент! Не ставятся:

• Факсимильная подпись на приказы
• Печать на внутренние документы компании

Рассмотрим отдельно некоторые виды обязательных приказов по основной деятельности.

Приказ об утверждении форм документов

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К приказу об утверждении форм документов необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

Вопрос от слушателей:

Изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании. 

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.

Шаг 2.Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с актами.

Шаг 3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих локально-нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же.
Не забывайте, что если акты вводились в действие приказом, то изменения должны вводиться приказом, а не распоряжением.

Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные положения, а их содержание включить в трудовой договор. На взгляд экспертов удобнее работать с актами, так как численность компании может измениться и все равно придется их вводить.

Подробнее о работе с локально-нормативными актами узнайте из уроков курса “Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам”

Приказ на штатное расписание

Приказ на штатное расписание будет уже знаком многим кадровым специалистам. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

На  занятиях по кадровому делопроизводству мы рассказываем о том, что обязанности вводить штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к приказу — штатное расписание.

Приказ о графике отпусков

Напомним, что приказ об утверждении графика отпусков издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является локально-нормативным актом, и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

Учет трудовых книжек

Учет, ведение и выдача трудовых книжек регламентируется приказом о назначении ответственного лица.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку, и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.

Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

Персональные данные сотрудников

Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Важно!

Все документы в отделе кадров (персонала) должны лежать в закрытых шкафах или сейфах.

Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Случай из практики эксперта курса “Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам”, показал, что это очень важно.

Ситуация халатности: Менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил у секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Ведение воинского учета

Необходимость приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета объясняется законами РФ.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязанных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

Согласно нашему законодательству все приказы должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно:

• номер по порядку
• номер самого приказа
• дату издания
• краткое название приказа

Рекомендуется предусмотреть раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить, о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если делопроизводство ведется в программе 1С, то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

СМОТРИТЕ ВИДЕОУРОКИ ПО ТЕМЕ:

ВАМ МОГУТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНЫ КУРСЫ:

«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
«Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП»

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ:

Кейс. Прием сотрудника на работу