Как правильно составить доп соглашение на совмещение должностей

Как бы ни был силен в компании дух товарищества и взаимовыручки, почти всегда на просьбу о помощи коллеге сотрудник формально имеет право заявить: «Это не моя работа». Совсем другое дело, если расширение функционала оформлено официально. В материале Rabota.ru вы найдете пошаговую инструкцию по оформлению совмещения и предупреждение о возможных проблемах.

Совмещение должностей часто становится неизбежным для замены важного сотрудника, ушедшего в отпуск, в особенности — в декретный. Также оно может оказаться полезным для выживания в трудные для компании времена, в особенности в условиях дефицита рабочей силы. Как правильно оформить совмещение?

Совмещение: правовой статус

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ называет совмещением выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Под это определение, помимо совмещения, подпадает также расширение зоны обслуживания, увеличение объема работы и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Различие между этими явлениями заключаются по большей части в формулировках, которые будут использованы в сопутствующих документах.

Формулировка «совмещение профессий» применяется для рабочих специальностей, а «совмещение должностей» — для служащих, специалистов и руководителей.

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко! 

“Клерк” создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

Какие должности можно совмещать?

Как правило, совмещение должностей возможно в рамках одной категории работников: рабочие, служащие, специалисты и т. д. Но это, скорее, традиция, так как действующее трудовое законодательство такой нормы не содержит.

Ограничения на возможности совмещения должностей налагаются другими условиями. Например, новой должности может не соответствовать квалификация работника, или же работа на должности требует дополнительных документов (например, медицинского допуска).

Срок совмещения

Срок указывается в каждом документе, сопровождающем процедуру оформления совмещения. Обязательным условием является дата начала выполнения дополнительной работы. Если совмещение устанавливается на определенный срок, то указывается и дата его окончания.

Пошаговая инструкция

Подготовка должности

Если речь идет именно о совмещении должностей как таковом (в отличие от расширения зоны обслуживания), то необходимо соблюсти следующие условия: 

1. должность должна присутствовать в штатном расписании; 

2. должность должна быть вакантной.

Последнее условие не вытекает напрямую из требований ТК, но часто принимается во внимание судами и инспекцией. Иногда специально для совмещения в штатное расписание вводится новая должность.

Стоит помнить, что не является вакантной временно не занятая должность, то есть если замещающий ее работник находится в отпуске, в том числе в декретном. Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника». 

2. Письменное согласие работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия. Такое согласие можно оформить двумя способами: 

1. С подачи сотрудника — он пишет заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности (Приложение 1). Как вариант: в порядке расширения зоны обслуживания или в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В последнем случае наряду с должностью указывается имя временно отсутствующего сотрудника. Затем руководитель организации дополняет заявление своей положительной резолюцией с поручением начальнику отдела кадров подготовить проекты соответствующих документов. 

2. С подачи руководства — составляется докладная записка руководителя отдела с просьбой возложить на сотрудника обязанности по совмещаемой должности (Приложение 2). В свою очередь сотрудник дополняет докладную записку своим письменным согласием с подписью «Согласен на совмещение должностей». Затем накладывается резолюция руководителя.

В заявлении или докладной записке уже может содержаться указание срока совмещения, если оно будет оформлено на определенный срок. 

3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора. Следовательно, совмещение требует заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору (Приложение 3). В соглашение обязательно должны быть включены следующие параметры: 

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания). 

2. Срок выполнения дополнительной работы. 

3. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции. 

4. Если основанием для подготовки дополнительного соглашения стало заявление работника, указывается, что обязанности возлагаются на сотрудника по его просьбе. 

4. Приказ по личному составу

Основанием для начала работы по совмещению является соответствующий приказ по личному составу (Приложение 4). Он составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме на бланке приказов по личному составу. Приказ обязательно должен содержать ряд элементов: 

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания). 

2. Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения). 

3. Срок выполнения дополнительной работы. 

4. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.

5. Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу. 

6. Особые условия (если требуются). 

Особые условия — это новая ответственность или новые полномочия, необходимые для выполнения дополнительных функций. Например, для должности кассира — материальная ответственность, для специалиста кадровой службы — ответственность за ведение трудовых книжек, для руководящей должности — право подписи и право принятия управленческих решений.

Оплата дополнительной работы

Статья 60.2 ТК РФ подчеркивает, что работа по совмещению оплачивается дополнительно. Размер дополнительной оплаты, в соответствии со статьей 151 ТК РФ, устанавливается по соглашению сторон. Доплата начисляется в соответствии с фактически отработанным временем, то есть если сотрудник совмещал должности не полный месяц, то дополнительная оплата начисляется только за период совмещения. Кстати, на иски о взыскании доплаты за совмещение должностей приходится немалый процент трудовых споров. 

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. В. А. обратилась в суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью [данные изъяты] о взыскании доплаты за совмещение должностей, признании увольнения незаконным и компенсации морального вреда.

Истица работала в компании в должности менеджера. Наряду с работой, определенной трудовым договором, ответчиком ей была поручена дополнительная работа по другой профессии — кассира-операциониста. В общей сложности в ноябре-декабре 2011 года истица проработала на условиях совмещения 13 дней. Ей была положена доплата в размере 3 900 руб., однако указанные денежные средства ей ответчиком выплачены не были. Более того, под давление руководства она была вынуждена написать заявление на увольнение по собственному желанию.

Суд не удовлетворил требования истицы в части признания увольнения незаконным: каких-либо доказательств того, что это заявление было написано ею под давлением и по принуждению руководства ответчика, она не предоставила. В подтверждение же факта работы на условиях совмещения должностей истицей были представлены графики работы сотрудников приемки заказов за ноябрь и декабрь 2011 года, где согласно объяснениям истца время работы на условиях совмещения должностей менеджера и кассира-операциониста обозначено условным обозначением “НК”. Также истица представила суду письменные доказательства, в том числе дополнительное соглашение к трудовому договору. Суд счел требования истицы о взыскании с ответчика доплаты за работу на условиях совмещения должностей подлежащими удовлетворению».

Решение Таганского районного суда г. Москвы от 17.07.2012 по делу № 2-1309/12

Примеры судебной практики предоставлены порталом РосПравосудие.

Оплата может быть установлена как в абсолютных, так и в относительных единицах. Например — 6 000 руб. в месяц или 40% от оклада работника в соответствии со штатным расписанием.

В соответствии со статьей 129 ТК РФ дополнительная оплата за совмещение должностей является заработной платой. Значит, в ее отношении применяются надбавки компенсационного характера. Например, за работу в районах Крайнего Севера (статьи 315-317 ТК РФ) или за работу вахтовым методом (статья 302 ТК РФ). Необходимость в начислении коэффициентов к доплате за совмещение подтверждается судебной практикой. 

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. Н. А. обратилась в суд с иском к своему работодателю о взыскании доплаты за совмещение должности. В обоснование заявленных требований истица указала, что с 07.12.2009 работает в компании ответчика в должности [данные изъяты]. С 01.03.2011 на нее с ее согласия были возложены дополнительные обязанности по вакантной должности [данные изъяты] с установлением доплаты в размере 4100 руб. Указанная компенсационная доплата в соответствии со ст.129 ТК РФ является заработной платой, на которую согласно Приказу МО РФ от 10.11.2008 № 555 подлежат начислению процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и районный коэффициент.

Ответчик же утверждал, что в приказах были указаны конкретные суммы доплат, применение к ним надбавки за работу в районах Крайнего Севера и районного коэффициента не предусматривалось.

Суд напомнил, что оплата труда работника за совмещение с учетом положений действующего законодательства, статей 60.2 и 151 ТК РФ, является обязанностью работодателя в силу прямого указания закона об этом. Также, в соответствии со ст. 315,316 и 317 ТК РФ, оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате. Суммы указанных расходов относятся к расходам на оплату труда в полном размере.

Исходя из этого, суд удовлетворил требования истца в полном объеме».

Решение Североморского городского суда от 10.01.2012 по делу № 2-1952/2011

Внутреннее совместительство и внутреннее совмещение должностей: разница в оформлении отношений

Сотрудник компании, который уже состоит в штате и выполняет определенный объем работы, решает принять на себя дополнительную нагрузку, выходящую за рамки его текущего служебного функционала. Как он может это сделать?

По сути, в этом случае вступают в силу самостоятельные трудовые отношения между фирмой и специалистом, которые могут быть закреплены в двух формах:

• внутреннее совместительство;
• совмещение должностей (профессий).

Между двумя указанными формами есть принципиальная разница, которую компания должна понимать. А именно: внутреннее совместительство означает выполнение работы, не связанной с основной, в то время, которое не занято основной деятельностью специалиста (ст. 60.1, 282 ТК РФ). Другими словами, вторая работа (по внутреннему совместительству) выполняется полностью за рамками основной занимаемой сотрудником должности. При совмещении заработок работника может не измениться — если стороны не договорились о доплате (письмо Минтрудсоцзащиты России от 12.07.2021 № 14-1/ООГ-6636). Совместительство автоматически предполагает увеличение дохода работника — за счет работы на дополнительной должности.

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте тонкости оформления совмещения должностей, которые позволят избежать споров с проверяющими. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Пример внутреннего совместительства:

На производственном предприятии Г. В. Иванов работает механиком. Рабочий день механика на производстве с 9:00 до 18:00. При этом он решает устроиться на то же предприятие по совместительству уборщиком. Трудовые функции уборщика он выполняет после того, как закончится его рабочий день как механика, т. е. с 18:00 до 21:00. В данном случае он не совмещает должности, а функции уборщика выполняет в качестве своей дополнительной работы на условиях внутреннего совместительства в той же самой фирме.

Внутреннее совмещение должностей предполагает, что специалист продолжает трудиться в рамках своих основных трудовых обязанностей и плюс к этому в течение общеустановленного рабочего дня успевает выполнять еще иные функции, соответствующие другой должности. То есть работой по совмещению другой должности специалист занимается параллельно с основной работой, в то же самое время (ст. 60.2, 151 ТК РФ).

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о нюансах оформления работника на внутреннее совместительство. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Пример совмещения профессий

Г. В. Иванов из предыдущего примера работает механиком, но дополнительно в течение рабочего дня (с 9:00 до 18:00) он успевает еще и убирать цех. Такие отношения могут быть оформлены как совмещение профессий механика и уборщика в рамках одного производственного предприятия.

Указанные выше особенности обуславливают и различие в оформлении трудовых отношений. А именно: для внутреннего совместителя необходимо составить отдельный трудовой договор. При совмещении же должностей достаточно прежнего трудового договора, но к нему необходимо издать дополнительное соглашение (письмо Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940).

Работа по совмещению должностей: оформление

Если сотрудник хочет и может работать сразу на 2 должностях в компании одновременно, то для него предпочтительнее вариант оформления дополнительных отношений с работодателем в виде совмещения должностей. Но для этого важно, чтобы специфика работы позволяла выполнять ее без освобождения от основной деятельности и на основном рабочем месте. Поэтому если вторая должность требует, например, перемещения с основного места работы (в другой цех), то такую дополнительную нагрузку на сотрудника следует оформлять как внутреннее совместительство, а не как работу по совмещению должностей.

Совмещение должностей компания может оформить дополнительным соглашением к действующему трудовому договору сотрудника, в котором, в частности, будет прописано, какую должность он намерен совмещать, а также срок, в течение которого совмещение должностей будет иметь место (ст. 72 ТК РФ).

Кроме того, за работу по совмещению должностей работник должен, в силу ст. 60.2 ТК РФ, получать доплату, размер (или методику расчета) которой также следует зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Основаниями для составления такого соглашения при совмещении должностей являются следующие документы (в зависимости от того, кто инициатор совмещения):

• подписанное сотрудником предложение фирмы о совмещении должностей;
• заявление работника с просьбой разрешить совмещение должностей.

При этом фирме важно помнить, что в трудовой книжке специалиста, который совмещает несколько должностей, нет необходимости отражать факт совмещения, поскольку законодательством такая обязанность не предусмотрена.

Кроме того, часто у компаний возникает вопрос: следует ли фиксировать время, потраченное специалистом на совмещаемую должность, в табеле учета рабочего времени? В соответствии с нормами трудового законодательства работа по совмещению в табеле отдельно не выделяется. Ведь совмещаемую работу сотрудник выполняет параллельно, в то же самое время, в которое он занят и основной работой. Поэтому в табеле учета рабочего времени нужно зафиксировать только часы, потраченные на основную работу.

Узнайте больше из тематической публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс», о порядке оформления и оплаты труда работника в рамках внутреннего совмещения. Получите пробный доступ к документу бесплатно.

Приказ о внутреннем совмещении — образец

После подписания дополнительного соглашения фирме следует издать соответствующий приказ.

Конкретной унифицированной формы такого приказа российское трудовое законодательство не содержит.

Вместе с тем в нём следует указать, какие должности будет совмещать сотрудник, в течение какого срока и за какую доплату. При этом в качестве основания для совмещения в приказе нужно прописать реквизиты составленного дополнительного соглашения с сотрудником.

Бланк приказа о совмещении должностей можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Приказ о совмещении должностей

Скачать

Образец приказа можно посмотреть на нашем сайте:

Скачать приказ о внутреннем совмещении

Завершение совмещения должностей

Как было указано выше, если в фирме организуется совмещение должностей, то заранее определяется срок, в течение которого такое совмещение будет действовать. Поэтому встает вопрос: что будет по истечении этого срока?

Совмещение прекращает свое действие, т. е. сотрудник далее обязан выполнять только свои основные обязанности. При этом необходимости составлять какой-либо специальный документ, закрывающий совмещение, законодатель не предусматривает.

Поэтому здесь всё остается  на усмотрение компании: можно издать специальный приказ, прекращающий совмещаемые полномочия сотрудника, а можно этого и не делать — совмещение всё равно будет считаться оконченным (если фирмой не был выпущен другой приказ, продляющий совмещаемые полномочия работника). Образец такого приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке ниже:

Скачать образец

Кроме того, ТК РФ устанавливает, что в любой момент как одна, так и вторая сторона может прекратить совмещение в одностороннем порядке (ст. 60.2 ТК РФ). Для этого следует просто направить соответствующее уведомление (если инициатор отмены — компания) или заявление (если инициатором является сотрудник) второй стороне не позднее чем за 3 рабочих дня.

Запись об увольнении внутреннего совместителя внесите в трудовую книжку только в случае, если он обратился к вам с такой просьбой. Запись должна соответствовать тексту приказа об увольнении.

Дополнительно укажите в трудовой книжке, что работник увольняется с работы по совместительству. Это позволит избежать путаницы, к какой работе – по основному месту или по совместительству – относится запись об увольнении.

ВНИМАНИЕ! Если инициатором прекращения совмещения выступает фирма, то ей имеет смысл под расписку ознакомить работника с соответствующим уведомлением, чтобы позднее не выяснилось, что он, поскольку ничего не знал об отмене, так дальше и работал какое-то время, совмещая две должности, за что требует соответствующего вознаграждения.

Внутреннее совместительство по ТК РФ

Внутренний совместитель в отличие от специалиста, совмещающего должности, в силу ТК РФ работает в основной компании на второй, добавочной, работе, но в то время, которое не занято основной деятельностью (ст. 282, 60.1 ТК РФ).

В установленном порядке совместителю оплачивается больничный лист. Подробнее — здесь.

ТК РФ закрепляет ряд ограничений, касающихся того, сколько рабочего времени сотрудник может тратить на работу по совместительству. Так, если специалист в рамках одной и той же организации в разное время трудится на двух разных должностях, то максимально дополнительную трудовую нагрузку ТК РФ разрешает выполнять не более четырех часов в день.

ВАЖНО! Если же выпадает день, когда от основной работы сотрудник освобождается по каким-либо причинам, он может заниматься работой по совместительству в течение всего рабочего дня.

За месяц в совокупности по совместительству сотрудник вправе отработать не более половины от месячной нормы времени, установленного для категории работников, к которой он принадлежит (ст. 284 ТК РФ). Вместе с тем иногда сотрудник вправе не ориентироваться на указанный лимит.

Подробнее о том, сколько времени сотрудник вправе тратить на работу по совместительству, смотрите в статье «Работа по совместительству — сколько можно часов в неделю?».

Не менее важный вопрос как для внутренних совместителей, так и для их работодателей: как же оплачивать такой труд? Ст. 285 ТК РФ говорит, что оплата должна быть установлена одним из трех способов:

• пропорционально времени, занятому работой;
• по сдельной схеме;
• на иных условиях, предусмотренных в трудовом договоре.

Об особенностях доплаты до МРОТ внутренним совместителям читайте в статье «Доплата до МРОТ внешним и внутренним совместителям».

Помимо указанного компаниям следует иметь в виду, что если у них в штате кто-либо дополнительно к своей основной работе трудится еще и на условиях совместительства, то им также причитается отпуск в размере не менее 28 дней (ст. 114, 115 ТК РФ). Он совмещается с отпуском на основной должности во времени, однако отпускные начисляются отдельно по основной должности и отдельно по совмещаемой работе, поскольку у сотрудника с фирмой действуют два самостоятельных трудовых договора (ст. 286, 287 ТК РФ).

Немаловажный вопрос, который волнует, в частности, женщин-совместителей, касается предоставления им пособия по беременности и родам.

Об этом подробнее читайте в статье «Пособие по беременности и родам для совместителей».

Как оформить внутреннее совместительство

Как было указано выше, при работе на условиях внутреннего совместительства составляется отдельный трудовой договор. При этом к нему предъявляются все требования, которые предъявляются к аналогичным договорам с обычными штатными работниками (не совместителями).

ВНИМАНИЕ! Трудовых договоров у внутреннего совместителя должно быть именно два: по основной работе и по совместительству.

В частности, в трудовом договоре должна содержаться информация о:

• компании;
• должности, которую специалист берется выполнять вдобавок к своей основной работе;
• системе оплаты труда;
• режиме труда и отдыха и пр. (ст. 57 ТК РФ).

В силу общего правила такой договор должен быть составлен в письменной форме, в двух экземплярах (один для компании и один для работника).

ВНИМАНИЕ! В трудовом договоре обязательно следует отразить информацию о том, что должность сотрудник занимает на условиях внутреннего совместительства.

Как оформить запись на внутреннее совместительство в трудовой книжке, узнайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе К+ и бесплатно переходите в Типовую ситуацию.

Приказ и заявление на внутреннее совместительство

Согласно нормам ТК РФ для того, чтобы трудовой договор с внутренним совместителем считался заключенным, такой специалист в числе прочих документов должен предоставить в компанию заявление о приеме на работу на условиях внутреннего совместительства, в котором, в частности, следует указать, какую работу намерен дополнительно взять работник, а также в какие часы он будет ее выполнять.

Подготовленное заявление необходимо в письменной форме представить в отдел кадров компании.

По общему правилу после того, как трудовой договор заключен, работодатель вправе издать приказ, закрепляющий прием специалиста на работу и при этом соответствующий условиям трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Сказанное  справедливо и в отношении внутренних совместителей. Это значит, что приказов о приеме такого работника будет два: на основное место и по совместительству.

При этом существует унифицированная форма такого приказа (№ Т-1), скачать которую вы можете бесплатно на нашем сайте.

Скачать форму Т-1

В таком приказе важно отразить сам факт внутреннего совместительства, а кроме того, указать основные условия работы специалиста, ее характер и механизм оплаты труда.

ВАЖНО! Работодатели включают сведения о совместителях в отчет по форме СЗВ-ТД. В последний раз эта форма заполняется за декабрь 2022 года. За периоды с января 2023 года отчитываться нужно с учетом нововведений — новой отчетной формы ЕФС-1 и нового отчетного срока, который установлен на 25 число. Подробнее об отчетности по страховым взносам в новый фонд и налоговую с 2023 года читайте в этой статье.

Итоги

Оформление возложения на работника фирмы дополнительной нагрузки может быть выражено в двух формах: внутреннее совместительство и совмещение должностей. Если работник намерен выполнять трудовые функции по должности, которая требует отвлечения от его основной работы, то такие трудовые отношения должны быть оформлены в виде отдельного трудового договора о работе на условиях внутреннего совместительства. При этом компании важно не забыть получить от работника соответствующее заявление, а также издать приказ о приеме на работу внутреннего совместителя. Если же дополнительная должность не предполагает отвлечения от основной работы, то специалист может совмещать их, т. е. работать в одно и то же время сразу на нескольких должностях в компании. Оформление внутреннего совмещения должностей производится путем подписания дополнительного соглашения к уже существующему трудовому договору. Также фирме следует получить от работника соответствующее подписанное заявление и сформировать приказ об организации совмещения должностей.