Как правильно составить доверенность для налоговой

Дата публикации: 08.10.2013 08:55 (архив)

Согласно пункту 1 статьи 29 Налогового кодекса Российской Федерации уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах.

Уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ (п.3 ст.29 НК РФ).

В соответствии с пунктом 4 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

В доверенности на представительство интересов в налоговом органе отражается следующая информация:
• дата и место составления доверенности. Без даты доверенность ничтожна (абз.2 п.1 ст.186 ГК РФ);
• срок действия доверенности. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения;
• сведения о доверителе (полное наименование, ИНН, место нахождения юридического лица или Ф.И.О., паспортные данные, адрес физического лица). В доверенности, выдаваемой организацией, необходимо указать, кто выступает от ее имени (должность, Ф.И.О. законного представителя, на каком основании действует);
• сведения о представителе (полное наименование, место нахождения юридического лица или Ф.И.О., паспортные данные, адрес физического лица);
• указание на то, что уполномоченному лицу доверяется представлять интересы налогоплательщика в правоотношениях с налоговыми органами;

В зависимости от задач представителя необходимо перечислить определенные права, которые ему могут понадобиться во взаимоотношениях с налоговым органом, например:
• подписывать и представлять в налоговый орган налоговую декларацию, другую отчетность, вносить изменения в документы налоговой отчетности;
• подписывать, представлять и получать в инспекции ФНС России документы по постановке и снятию с учета; запросы о предоставлении информации о порядке исчисления и уплаты налогов, правах и обязанностях налогоплательщиков;
• подписывать и представлять документы по учету банковских счетов;
• представлять заявления и запросы на проведение сверки расчетов с бюджетом, получение справок о состоянии расчетов с бюджетом, получать в инспекции ФНС России акты сверок и справки о состоянии расчетов с бюджетом; подписывать акт сверки расчетов с бюджетом;
• знакомиться с решением о проведении выездной налоговой проверки, получать справку о проведении выездной налоговой проверки; подписывать акт и решение налоговой проверки; получать акт и решение налоговой проверки; подавать письменные возражения по акту налоговой проверки;
• получать уведомление о месте и времени рассмотрении материалов проверок;
• обжаловать ненормативные акты налогового органа, действия (бездействие) должностных лиц в УФНС России по Вологодской области и (или) в суд;
• получать требование о предоставлении документов, получать требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа;
• участвовать при составлении протокола об административном правонарушении на юридическое лицо по конкретному делу, получать копию протокола об административном правонарушении по конкретному делу;
• и другие (по усмотрению доверителя).

C 01.09.2013 в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ лицо, действующее по доверенности, выданной в порядке передоверия, вправе совершить последующее передоверие, то есть передоверие действий, которые были ему передоверены первоначальным представителем, если в первоначальной доверенности предусмотрено, что лицо, действующее по доверенности, выданной в порядке передоверия, вправе само прибегнуть к передоверию, либо же если возможность последующего передоверия предусмотрена законом.

Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

Доверенность – это важный документ, к составлению которого нельзя подходить формально. Правильно оформленная доверенность поможет вам предупредить возникновение споров.

Доверенность в налоговую инспекцию требуется для представления интересов организации или ИП, получения необходимой документации и сдачи отчетности. Ее отсутствие — одна из самых распространенных причин отказа в принятии документации или в ее выдаче. В статье расскажем, как составить доверенность, и какие моменты при этом нужно учесть.

Правила оформления доверенности от юридического лица в ИФНС

Если руководитель фирмы не может лично посещать органы ФНС РФ, эта обязанность возлагается на бухгалтера или любого штатного сотрудника. Нередко полномочия передаются компании-аутосорсеру. В такой ситуации требуется оформление доверенности.

Доверенность можно подать в налоговую в бумажном виде. Можно отсканировать бумажный документ и направить в ИФНС скан-копию, подписав её усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 5 ст. 80 НК РФ, письмо ФНС от 06.09.2016 № ОА-4-17/[email protected]). А также можно подать электронную доверенность в формате и согласно порядку ее представления, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/[email protected] Такая возможность предусмотрена с 01.07.2021.

Образец бумажной доверенности в налоговую от юридического лица и пример ее заполнения можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец

ВАЖНО! Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ делегировать обязанность представления интересов компании в налоговой инспекции вправе не только руководитель, но и любое лицо, указанное в учредительной документации или в законе, в компетенцию которого входит подписание доверенностей.

Доверенность в ИФНС должна содержать следующие данные:

• реквизиты организации (ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес и наименование), а также персональные данные руководителя;
• наименование, дата и место оформления;
• данные паспорта поверенного;
• список полномочий;
• период действия документа (если временные рамки не обозначены, то он действует год после выдачи).

В конце ставятся подписи сторон и печать фирмы при ее наличии.

По общему правилу нотариальное удостоверение доверенности на представление интересов в налоговой от организации не требуется. Однако в силу п. 1 ст. 185.1 ГК РФ участие нотариуса необходимо, если доверенность оформляется в следующих целях:

• для совершения операций, для которых нотариальная доверенность обязательна;
• для изменения информации, содержащейся в госреестре, например, при внесении дополнительных кодов ОКВЭД.

Кроме этого, согласно п. 2 ст. 188.1 ГК РФ визит к нотариусу необходим, если оформляется безотзывная доверенность.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили доверенность. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе и бесплатно изучите нюансы оформления документа, о которых рассказали эксперты К+.

Форма доверенности для сдачи или на получение документов от ИП в ИФНС

В отличие от доверенности от юрлица бумажная доверенность от ИП на представление его интересов в налоговой требует нотариального заверения, поскольку ИП, хоть и является самостоятельным хозяйствующим субъектом, но остается физическим лицом. В свою очередь, в силу п. 3 ст. 29 НК РФ представитель налогоплательщика-физлица вправе реализовывать свои полномочия исключительно на основании нотариально удостоверенной доверенности.

Таким образом, в приведении образца бумажной доверенности на получение документов в ИФНС нет никакой необходимости — нотариус составит документ сам, перечислив полномочия поверенного со слов доверителя.

С 23.12.2020 уполномоченный представитель предпринимателя также может действовать на основании доверенности в форме электронного документа, подписаного УКЭП (п. 3 ст. 29 НК РФ в ред. закона 23.11.2020 № 374-ФЗ), формат электронной доверенности утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/[email protected]

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Полномочия поверенного можно передоверить, на основании ст. 187 ГК РФ. Такая возможность должна быть отдельно оговорена в основной доверенности для налоговой для сдачи документов.

Предельная длительность передоверия в законе не оговорена, в связи с чем документ может быть выдан на любой срок. Однако в силу п. 4 ст. 187 ГК РФ он не должен превышать периода действия исходной доверенности. Для передоверия полномочий, согласно п. 3 ст. 187 ГК РФ, необходим визит к нотариусу.

Доверитель по своему желанию может отменить доверенность, оформленную в порядке передоверия, а лицо, которому она была выдана, также вправе отказаться от делегированных ему полномочий, что установлено в п. 7.16 Методических рекомендаций ФНП (письмо от 22.07.2016 № 2668/03-16-3).

Содержание доверенности на представление интересов от ИП в 2022-2023 годах

Доверенность в ИФНС от ИП образца 2022-2023 годов, заверяемая нотариально, должна содержать сведения, поименованные в п. 6.2 Приложения к Письму ФНП от 22.07.2016 № 2668/03-16-3. Так, документ должен содержать:

• реквизиты ИП (ОГРНИП, ИНН) и доверенного лица;
• наименование, дату и место заключения доверенности;
• период действия;
• дату и подпись поверенного и доверителя;
• перечень полномочий доверенного лица.

Какие полномочия указать в доверенности на представление интересов ИП в налоговых органах, детально  разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать ответ на этот вопрос.

При необходимости в доверенности указывается возможность передоверия полномочий третьим лицам (п. 1 ст. 178 ГК РФ).

Выданной доверенностью лицо может быть уполномочено предоставлять от имени ИП истребуемые выписки, справки, письма, бухгалтерскую и прочую документацию в ИФНС, а также получать в налоговой инспекции акты, решения по налоговым проверкам и прочие документы, направленные доверителю. 

Итоги

Доверенность может составляться в обыкновенной письменной форме, а в случаях, определенных законом, удостоверяться нотариально, а может быть электронной. Полномочия поверенного в доверенности следует указывать максимально точно, во избежание разногласий с сотрудниками ИФНС.

С начала 2022 года действуют поправки в законе 63-ФЗ и появляются новые подзаконные акты. Согласно им, руководители компаний и ИП получают сертификаты КЭП только в налоговой и у ее доверенных лиц, а сотрудники компаний и бухгалтеры-аутсорсеры должны будут пользоваться собственными сертификатами физлиц — только с их личными данными. Чтобы сдавать отчетность онлайн за руководителя и обмениваться документами с контролирующими органами, бухгалтеру или другому сотруднику понадобится машиночитаемая (электронная) доверенность. Но обязательной она станет только с начала 2023 года. Расскажем подробнее.

Планировалось начать работу с электронными подписями физлиц и машиночитаемыми доверенностями (МЧД) уже с начала 2022 года. Но к этому сроку не были готовы регламенты, и старт реформы отложили, объявив 2022 год переходным периодом. Это значит, что до конца года работать можно и по новым правилам, и по старым:

• Новые правила: есть отдельные подписи для руководителей и ИП, которые нельзя передать кому-то еще, и есть подписи сотрудников-физлиц, к которым надо прилагать машиночитаемые доверенности.
• Старые правила: есть сертификаты КЭП на организацию или ИП, полученные еще до 31 декабря 2021, которые можно ставить на разные рабочие места. В то же время бухгалтер или бухгалтерская фирма могут до конца 2022 года работать со своими сертификатами, в которых есть сведения и о компании, и о сотруднике. Такими подписями можно пользоваться по-старинке: подписывать документы для налоговой по бумажной доверенности от руководителя или ИП.

Можно протестировать и промежуточную схему работы: подписывать отчеты старым сертификатом сотрудника, в котором есть сведения о компании и о сотруднике, но при этом оформить не бумажную, а машиночитаемую доверенность.

С 1 января 2023 бухгалтер, который подписывает документ собственной подписью, должен будет приложить к документу файл машиночитаемой доверенности (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ). Поэтому лучше заранее узнать о порядке работы с МЧД и оформить доверенности для сотрудников или аутсорсеров.

Новый сертификат на сотрудника без сведений о компании можно получить уже сейчас, но есть одна сложность. Документы, подписанные таким документом, с определенного момента будут принимать только по МЧД. Так что до получения такого сертификата нужно убедиться, что программа или сервис сотрудника, где он будет подписывать документы, уже умеет работать с машиночитаемой доверенностью. Например, в экосистеме Контура сервисы Экстерн и Диадок уже позволяют создавать и использовать МЧД.

Другая сложность заключается в том, что нормативные документы пока могут не охватывать всех важных моментов:

• порядок передоверия МЧД еще не прописан, а для обычных доверенностей он есть в ГК РФ: если бухгалтер заболел или ушел в отпуск, с бумажной доверенностью он сам может передоверить дела, а при электронной доверенности руководителю придется оформлять новую МЧД на другое физлицо;
• нет схемы взаимодействия с нотариусом при передоверии в электронном виде;
• нет единого классификатора полномочий для машиночитаемой доверенности;
• МЧД должны храниться в системе головного УЦ (постановление Правительства от 21.02.2022 № 223), но пока непонятно, что это и как будет строиться взаимодействие между головным УЦ и другими информсистемами.

До конца 2022 года необходимые подзаконные акты должны появиться, тогда можно будет с большей ясностью и комфортом перейти к работе с сертификатами сотрудников и МЧД.

С привычной бумажной доверенностью для налоговой можно работать до 31 декабря 2022 года. Ее выдают сотрудникам или аутсорсерам к их сертификатам сотрудников старого образца, где есть данные об организации и о сотруднике.

Кроме того, по бумажной доверенности можно будет работать и после 2022 года с документами, которые налоговая и другие органы принимают в бумажном виде. Это большинство заявлений и уведомлений, ответы на требования, налоговые декларации для компаний со штатом сотрудников до 100 человек, 6-НДФЛ и РСВ при численности персонала не более 10 человек. Это актуально для небольших компаний на спецрежимах, которые все еще сдают отчетность на бумаге.

Если вместо руководителя организации отчеты для налоговой подписывает доверенное лицо своим сертификатом, нужно еще до отправки первых отчетов передать в налоговую доверенность (приказ ФНС РФ от 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@). Налоговая хранит копии доверенностей еще 3 года после истечения их срока действия. 

Передать доверенность нужно в свое отделение ФНС: для организаций — по месту работы, для ИП — по месту регистрации. Сделать это можно двумя способами:

• на бумаге — отдать лично в отделении ФНС или отправить Почтой России ценным письмом с описью вложения;
• в электронном виде через свой бухгалтерский сервис, отсканировав бумажную доверенность и подписав ее сертификатом руководителя.

Что указать. В доверенность для ИФНС обязательно вносят такие сведения:

• ИНН, КПП, ОГРН, название и юрадрес, ФИО руководителя — для организаций, ИНН, ОГРН и ФИО — для предпринимателей;
• дата и место оформления;
• паспортные данные человека, на которого оформляется доверенность;
• перечень его полномочий: это может быть сдача отчетности, предоставление требуемых справок, выписок, писем, документов, получение актов ФНС, решений по проверкам и пр.;
• срок действия доверенности (если не указать срок, документ будет действовать год после подписания).

В конце доверитель и поверенный ставят свои подписи, доверенность заверяется печатью, если она применяется в работе.

Нужен ли нотариус. Для организации в общем случае нотариальное заверение доверенности для налоговой не нужно. Нотариальная доверенность требуется только если этот документ оформляется как безотзывный, если в полномочия поверенного входит изменение сведений в ЕГРЮЛ или совершение операций, которые невозможны без нотариальной доверенности — например, регистрацию юрлица или ИП, подача заявления о кадастровом учете недвижимости (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ, п. 2 ст. 188.1 ГК РФ). 

А вот бумажная доверенность от ИП всегда должна быть нотариальной (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Еще один случай, когда может понадобиться помощь нотариуса, — передоверие полномочий. Если лицу, на которое оформлена доверенность, разрешается передоверить свои полномочия третьим лицам, это нужно прописать в доверенности (ст. 178 ГК РФ). Закон не устанавливает сроки, на которые можно делать передоверие, но в любом случае новая доверенность по срокам не должна превышать базовую. Оформляется такая доверенность тоже у нотариуса.

Когда и как отзывают доверенность. Доверитель может доверенность отозвать — в любое время по своему желанию. Если доверенность нотариальная, доверитель обращается к нотариусу с паспортом, а тот аннулирует документ и вносит запись об этом в систему нотариата. В организации издается приказ об этом. Поверенному отправляют уведомление об отмене доверенности. В ИФНС тоже отправляют заявление в свободной форме об отзыве доверенности — с указанием ее реквизитов.

Поверенный тоже может в любое время отказаться от переданных ему полномочий и уведомить об этом доверителя, который должен будет уладить дальнейшие вопросы с нотариусом и ФНС.

Электронная, или машиночитаемая доверенность — аналог бумажного документа, только созданная сразу в виде XML-файла утвержденного формата и подписанная сертификатом КЭП руководителя или ИП. Такую доверенность не нужно лично приносить в инспекцию или заверять у нотариуса. Ее можно оформить в отношении одного, нескольких или даже всех инспекций ФНС России. 

Электронную доверенность руководитель или ИП оформляет на сотрудника или аутсорсера, у которого есть собственная электронная подпись физлица. Сотрудник при первой отправке отчетности удостоверяет отчеты своей подписью и прилагает к документам файл электронной доверенности. Это нужно сделать один раз.

Оформление МЧД. Формат электронной доверенности утвержден налоговой и Минфицры (приказ ФНС от 30.04.2021 N ЕД-7-26/445@, сведения на официальном сайте Минцифры от 8 апреля 2022). 

Оформить электронную доверенность можно через ваш бухгалтерских сервис, если он уже научился работать с МЧД, или на сайте ФНС в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В сервисе можно создать МЧД, затем скачать в виде файла и использовать его. В файле формата XML прописаны те же сведения, которые вносят в бумажную доверенность, о доверителе, поверенном, полномочия и сроки. В этом же сервисе можно проверить формат документа, если вы оформили его в другой программе.

Если вы обратитесь к сервису ФНС, сначала нужно согласиться на обработку персданных, затем выбрать одно из действий: создание новой доверенности или проверка готовой. Если вы уже начинали формировать документ в сервисе, его можно будет загрузить из черновика.

После этого нужно заполнить пять вкладок: номер документа и срок действия, реквизиты организации или ИП, сведения о лице, которому передают полномочия и так далее. Часть данных система подтягивает автоматически — нужно только проверить их и подтвердить. Если не укажете срок доверенности, она будет действовать год с даты создания. Документ можно создать для одного отделения ФНС или нескольких, вписывая коды нужных инспекций. Если не заполнить код, доверенность будет работать во всех налоговых России.

Как и бумажный документ, доверенность можно отозвать в любое время — например, когда бухгалтер уволился или компания меняет фирму-аутсорсера по бухучету. Формат заявки на отзыв установлен налоговой (письмо от 20.01.2022 N ЕА-4-26/534@). Руководитель заполняет электронное заявление, указывают дату, с которой доверенность прекращает действие, подписывают электронной подписью и отправляют аналогично самой доверенности.

Отправка МЧД в налоговую. Чтобы отправить электронную доверенность в налоговую, нужны сертификат КЭП на руководителя организации или ИП, а еще на предприятии должен быть налажен электронный документооборот. Документ отправляют в свою ИФНС. Если доверенность оформлена для разных отделений, она автоматически на них распространится.

Работа с МЧД. Принцип работы тот же, что и с бумажной доверенностью. До того как доверенное лицо начнет сдавать отчетность, нужно отправить в налоговую подписанную МЧД. Потом при отправке отчетов бухгалтер будет прописывать идентификатор этой электронной доверенности. В Контур.Бухгалтерии этот идентификатор будет проставляться автоматически.

Налоговая разрабатывает распределенный реестр МЧД для их хранения. Доступ к этой системе получат удостоверяющие центры, банки, операторы ЭДО — все, кому важно проверять электронные доверенности.

Работать с МЧД удобно в сервисе, который помогает организовать управление всеми вашими доверенностями — например, в Контур.Диадоке. Особенно это важно для компаний с большим штатом, где документы подписывают разные сотрудники. Руководитель сможет создавать доверенности на одной площадке, видеть все доверенности, отзывать при необходимости, менять перечень полномочий. МЧД можно интегрировать с учетной системой — Контур.Бухгалтерией или Контур.Экстерном.

Коротко о главном: в 2022 году действует переходный период: бухгалтер может отправлять отчеты по бумажной или электронной доверенности. С 2023 года будут действовать только электронные МЧД. Электронную доверенность проще оформить и отозвать, с ней не нужно идти к нотариусу. Но не стоит спешить с ее выпуском: до конца 2022 года появятся более точные регламенты и распоряжения по МЧД.

Представлять интересы организации в ИФНС вправе только руководитель, а интересы ИП – лично индивидуальный предприниматель. Любое другое лицо, в том числе главный бухгалтер, может выступать от имени налогоплательщика только по доверенности.

Подробнее: Образец доверенности на представление интересов юридического лица

В этой статье мы расскажем, как оформить доверенность в налоговую на представление интересов юридического лица или ИП.

Право передать полномочия

С точки зрения НК РФ налогоплательщик должен лично участвовать в налоговых правоотношениях, но это не всегда бывает удобно. Сдавать отчёты и другие документы в инспекцию может штатный работник, приходящий бухгалтер, курьер, другое лицо. Для этого надо оформить доверенность в ИФНС на представление интересов организации или ИП.

Конечно, надо представлять, сможет ли доверенное лицо дать объяснения по составу отчётности, если такая необходимость возникнет. Для этого стоит указывать только те действия, на которые доверитель его уполномочил. Иначе может оказаться, что в акт налоговой инспекции от имени налогоплательщика будут включены пояснения курьера, не имеющего никакого отношения к бизнесу.

Описать полномочия представителя можно так:

• подавать в налоговую инспекцию отчётность, заявления, жалобы и другие документы;
• получать документы, адресованные обществу (или ИП);
• давать пояснения по вопросам исчисления и уплаты налогов;
• участвовать в мероприятиях налогового контроля, подавать возражения и объяснения на акты ИФНС;
• заверять своей подписью от имени общества (или ИП) акты, решения, уведомления, письма, протоколы, извещения, справки, объяснения.

Содержание доверенности

Документ, подтверждающий передачу полномочий на представление интересов налогоплательщика в ИФНС, должен содержать следующие сведения:

• наименование документа и внутренний регистрационный номер;
• дата выдачи (обязательно) и дата окончания срока действия;
• полное наименование организации или ИП;
• полное имя доверителя (руководителя ООО или предпринимателя);
• полное имя и паспортные данные представителя;
• подробное описание передаваемых полномочий.

Далее доверитель подтверждает своей подписью образец подписи доверенного лица, подписывается, конечно, и сам представитель. Кроме того, подготовьте копию паспорта лица, которое представляет ваши интересы. Копию можно сделать на обороте доверенности.

Важно: Если срок окончания полномочий не указан, то документ действителен один год с даты выдачи.

Ниже мы приводим образец доверенности в налоговую инспекцию на представление интересов от юридического лица, разработанный Федеральной налоговой службой. Он не является официально утверждённым, поэтому вы можете его корректировать для своих нужд.

Скачать доверенность на представление интересов ООО (юридического лица): готовый образец для подачи в ИФНС

Нотариальное заверение

Много вопросов вызывает необходимость нотариального заверения доверенности. Так, популярно мнение, что заверять её можно только печатью организации или ИП. В случае с юридическим лицом так и есть – руководитель компании всегда мог передать свои полномочия представителю, заверив документ личной подписью и печатью. А после того, как печать ООО перешла в разряд необязательных атрибутов, то и оттиск уже не требуется, хотя продолжает применяться на практике.

В отношении ИП до 2011 года действовало такое же правило – если есть печать, то к нотариусу идти не нужно. Позиция эта основана на положениях статей 23 и 185.1 ГК РФ. Согласно им к деятельности индивидуальных предпринимателей применяются те же правила, что и к юридическим лицам. В частности, заверять полномочия доверенного лица разрешалось только печатью и подписью ИП.

Однако в 2011 году статья 29 НК РФ изменена, и теперь законодательные нормы требуют, чтобы полномочия представителя ИП заверялись нотариально или способом, приравненным к нотариальному. Причём, действует это требование только в отношении доверенности для представления интересов в налоговых органах. В других ситуаций подходит простая не нотариальная форма.