Добрый день!
В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.
Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.
Валентин
Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ 🌊.
По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.
Использование факсимильной подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается, если стороны согласовали ее использование.
Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.
Схема следующая.
Включите в договор пункт про электронную подпись
Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:
Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:
- от Подрядчика с электронного адреса [адрес электронной почты];
- от Заказчика с электронного адреса [адрес электронной почты].
Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.
Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.
Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте
После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.
Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.
Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.
Совет
Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Современный мир с каждым днем все больше уходит в онлайн. Виртуальные отношения, компании, договоры — виртуальная жизнь уже давно приобрела правовые основы, и настойчиво соперничает с реальностью. Если люди старшего поколения еще недоверчиво относятся ко всему «электронному», то для более молодых, электронный вид работы, электронный документооборот, «электронные» отношения с начальством – стали нормой. Как заключить договор на расстоянии?
ПОЛЕЗНО: еще рекомендации по положения самого договора смотрите в видео на нашем канале YouTube:
Рекомендации по заключению договоров в электронной форме
Статья 434 ГК РФ закрепляет право заключать договоры между компаниями, физическими лицами, предприятиями, коммерческими и некоммерческими организациями путем обмена электронными документами. Главное, чтобы была возможность установить, кто именно является заинтересованными сторонами по договору.
Частый вопрос: «имеет ли юридическую силу договор, подписанный в электронном виде?» — имеет, но при соблюдении определенных условий.
Как подписать договор электронной подписью?
В качестве гарантии неизменности документа и подтверждения авторства установили усиленную электронную подпись. Ее применение регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года. Электронный договор получает юридическую силу равную письменным документам, только при наличии квалифицированной электронной подписи – ЭЦП.
Помимо подписи, важно чтобы форма и содержание электронного договора соответствовали законодательству (подробнее, как правильно составить договор по ссылке).
При соблюдении этих условий, электронный договор ничем не отличается от составленного на бумаге. Согласно пункту 4 статьи 5 ФЗ №63, квалифицированной ЭЦП считается, если она создана с использованием специального ключа ЭЦП, асимметричного шифрования и криптографии; позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ и выявить изменения, внесенные в документ, после его подписания. Подобные ЭЦП выдаются исключительно аккредитованными Минкомсвязи удостоверяющими центрами. Там они изначально создаются, к каждой подписи прикрепляется сертификат. Подпись всегда можно проверить при помощи ключа, указанного в квалифицированном сертификате. Этот сертификат должен быть действующим на момент заключения договора, иначе сделка будет признана недействительной. Такие квалифицированные ЭЦП покупаются. Срок действия такого сертификата, а значит и самой подписи — 1 год.
- ►Существует еще и простая подпись, созданная самим пользователем с использованием кодов и паролей. Ее можно использовать лишь тогда, когда это право прописано в самом договоре и не противоречит действующему законодательству.
- ►Есть такие документы, которые могут быть подписаны исключительно квалифицированной электронной подписью: договоры по результатам торгов, проведенных на электронных площадках, трудовые договоры, счета-фактуры, отчетность. А вот хозяйственные договоры, доверенности, письма, вполне могут быть подписаны простой электронной подписью.
- ►Существуют такие договоры, которые по закону могут быть заключены исключительно на бумаге. К ним относятся: договоры ренты, договоры купли-продажи недвижимости, договоры дарения, договоры залога долей в уставном капитале.
ВНИМАНИЕ: не пропустите выгодные условие нашей акции и услуги юриста по составлению договора: профессионально и в короткий срок.
Как подписать договор по электронной почте?
Часто люди говорят о том, что их работа тесно сопряжена с всемирной паутиной. Заключение договоров по электронной почте и заключение договоров в сети Интернет — крайне важная часть работы очень многих. Грамотность в этих моментах необходима и является основой безопасности коммерческой деятельности.
Чтобы подписать договор по электронной почте (или в сети Интернет) его нужно составить также, как это было бы, в обычном бумажном варианте. Разница в том, что нужно будет добавить пункт, где стороны обязуются признать юридическую силу за электронными письмами, документами, направленными по электронной почте (указывается электронная почта) и признают их равнозначными документам на бумажных носителях. Доступ к электронной почте каждая сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность. В договор нужно включить условие, признавать электронный адрес, простой электронной подписью. Либо нужно оформить квалифицированную ЭЦП и работать с ее использованием.
Электронный документооборот давно «поглотил» крупные и не очень компании, государственный аппарат, частные производства, физических лиц – потому что это удобно, экономит массу времени и, при правильном использовании, обладает всеми юридическими гарантиями.
Пишите нам свой вопрос, ведь каждая проблема индивидуально и требует разбора в отдельности, читайте также порядок оформления договора по ссылке в блоге. Звоните, если Вас заинтересовало наше выгодное предложение по составлению договора по льготной цене.
Автор статьи:
© адвокат, управляющий партнер АБ “Кацайлиди и партнеры”
А.В. Кацайлиди
Заключаем договор в электронном виде
Заключение договора в электронной форме — это современный способ подписания соглашений с партнерами, не требующий личных встреч. В настоящий момент разработан такой порядок удаленного подписания, при котором цифровой документ по уровню достоверности и надежности не уступает бумажному.
Когда разрешено и когда запрещено заключать соглашения удаленно
Основным нормативным документом, регулирующим правила подписания и исполнения соглашений, является Гражданский кодекс РФ. Статья 434 устанавливает общие требования к форме соглашений и говорит о том, что сделки заключаются как в бумажном, так и цифровом виде. Таким образом, заключение электронного договора признано текущим российским законодательством и признается допустимой практикой.
Поскольку основным инструментом для удаленного подписания сделок является электронная подпись, правила подписания электронных документов регулируется федеральным законом №63-ФЗ. В этом законе подробно рассмотрены имеющиеся на территории РФ виды ЭП и сказано, что документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
В том же законе сказано, что заключение договора в электронном виде не исключается в отдельных случаях. К таким случаям относятся:
- корпоративные соглашения согласно ст. 67.2 ГК РФ;
- сделки по продаже недвижимости — ст. 550 ГК РФ;
- сделки аренды здания — ст. 651 ГК РФ.
В то же время имеются случаи, когда заключение договора онлайн — это единственный способ подписать соглашение. Например, исключительно в цифровом виде подписываются контракты, заключаемые по итогам проведения тендеров.
Как подписать документ, чтобы он имел юридическую силу
Чтобы дистанционное заключение договора имело ту же юридическую силу, что и оформление бумажного документа, необходимо подписать его ЭП.
В соответствии с 63-ФЗ в Российской Федерации принято три их типа:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Виды подписей различаются по уровню защиты: простая имеет наименьший уровень и применяется на отдельных сайтах и сервисах. Наивысшей степенью обладает усиленная квалифицированная подпись, используемые в ней средства криптозащиты сертифицированы ФСБ. Выдавать такие подписи вправе только аккредитованные удостоверяющие центры.
Перечень аккредитованных центров имеется на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ:
Для подписания соглашений стороны вправе использовать любые виды подписей, однако требуется соблюдение следующих условий:
- если стороны используют усиленные квалифицированные подписи, они вправе делать это свободно без каких-либо предварительных договоренностей;
- заключение договора электронной подписью иного типа возможно, если стороны предварительно условились о возможности такого подписания документов.
Что потребуется, чтобы заключать с партнерами е-сделки
Чтобы начать работать с цифровыми документами, достаточно получить ЭП. Целесообразно получать сразу усиленную квалифицированную подпись — с ее помощью допускается заключение договора по электронной почте путем пересылки друг другу подписанных файлов.
В некоторых случаях для подписания цифровых сделок дополнительно требуется регистрация на специальных сервисах:
- заключение договора на сайте торговой площадки доступно после регистрации на ней, в частности это необходимо компаниям, которые работают в сфере госзаказа, — торги проходят на таких площадках, контракты подписываются там же;
- для упрощения работы с контрагентами компании регистрируются в системе электронного документооборота — ЭДО.
Услуги ЭДО являются платными, но если на одной и той же площадке работает большинство контрагентов компании, регистрация на ней значительно экономит время, усилия и бумагу.
Гольцова Полина
юрист, специалист по госзакупкам
В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Немного теории
Классическая письменная форма договора предполагает составление единого документа и подписание лицами, его заключающими. Сразу скажем: далеко не всегда составление единого документа обязательно. Это нужно, если есть требование законодательства (примеры: купля-продажа недвижимости, аренда здания и т. п., п. 1 статьи 550, п. 1 статьи 651 ГК) или сами стороны об этом договорились.
Чтобы заключить договор в форме единого документа, достаточно составить его, выразив суть и условия сделки, и подписать его. Договор можно заключить и другим способом, с помощью обмена документами (в т. ч. электронными), согласовав в этих документах существенные условия сделки (п. 1 статьи 432 ГК).
Форма может отличаться, а требование подписания в подтверждение волеизъявления стороны — неизменно.
В современных реалиях подписание предполагает не только собственноручно проставленную визу, но и любой иной способ, который позволят установить личность подписанта.
Обмен оригиналами
Старый добрый способ, самый надежный (условно)… и самый трудоемкий.
Требует изготовления бумажных экземпляров и сопутствующих затрат (расходы на почтовую отправку, доставку курьером). Риски тоже не исключены: работа с почтой по-прежнему чревата утратой документов, а недобросовестный контрагент — будь то частное или юридическое лицо, — может оспаривать достоверность проставленной визы («подписывал не я», «этот сотрудник уже уволен (не имел права подписывать)»).
Да и курьер, который за всю свою карьеру не потерял ни одного документа, не опоздал, не перепутал маршрута (а то и адресата), — большая редкость.
Альтернатива — электронный СФЕРА Курьер. Гораздо дешевле реального (от 250 руб. / в месяц за исходящие), точная настройка маршрутов согласования — как внутри фирмы, так и с контрагентами. Доступность — 24/7, из любой точки мира, если есть интернет. Бесплатный роуминг!
Обмен сканами
Можно назвать выбором между допустимым и худшим. Это быстрее и дешевле, чем отправлять документы по почте или с курьером. И закон (см. выше) вполне допускает такую операцию.
Однако, как известно, для бухгалтерии необходимы оригиналы и, хотя Минфин говорит, что в исключительных случаях допустимы сканы, не поясняет, что это за случаи (см., например, разъяснения от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451).
Чтобы «узаконить» сканы документов, необходимо прописать в договоре само условие о таком способе, адреса электронной почты, и вести переписку, в т. ч. обмениваясь сканами только через них.
Как правило, компании используют адреса корпоративной почты — и это очень хорошо, потому что по умолчанию предполагается, что ею пользуется уполномоченное лицо.
С физическими лицами сложнее. Они, как правило, используют бесплатную почту, расположенную на общедоступный серверах (например: Яндекс, Гугл, Майл), и при необходимости можно оспорить подпись, со ссылкой на то, что переписку с адресов мог вести кто угодно (ведь никаких документов для регистрации бесплатной почты предъявлять не надо). Чтобы укрепить свою позицию для потенциально возможного судебного спора, необходимо сохранять переписку, в т. ч. сканы, файлы и другую информацию.
Более надежный и удобный способ — сервис «Подписант». онлайн-сервис для юридических лиц, который помогает мгновенно отправлять и подписывать электронные документы с физическими лицами и самозанятыми.
Идеально, если физическое лицо или самозанятый имеют электронную подпись, но так бывает далеко не всегда. Идентификатор Сбер ID имеют более чем 96 млн. человек. И судами его использование признается в качестве «подписи» в подтверждение волеизъявления (см., например, определения 8-го КАС от 12.04.2022 № 88-6461/2022, 6 КАС от 19.02.2021 по делу № 88-3280/2021).
Подписание pdf-ки
Если у вашего контрагента — юридического или физического лица — имеется квалифицированная ЭП, но он не подключен к ЭДО, то возможно подписание документа в формате .pdf. Правда, для этого требуется приобрести лицензионную версию соответствующего ПО, которое поддерживает возможность добавлять криптографические записи в документы.
Изготавливается документ в традиционном формате .doc(x), вычитывается, проверяется, конвертируется в формат .pdf.
Тонкости алгоритма зависят от программы, но в общих чертах это выглядит так:
- открываем нужный документ;
- выбираем место размещения ЭП;
- активируем работу с сертификатами;
- в соответствующем разделе выбираем нужную ЭП;
- добавляем ЭП.
Далее программа предложит:
- ссылку для скачивания;
- отправку подписанного файла по е-мейл;
- отправку исходного документа (если один документ визируется несколькими подписантами с разными ЭП).
Теперь, чтобы соблюсти требование закона и получить файл, достаточно перейти по ссылке и скачать его.
Проблемы данного подхода очевидны. Во-первых, многие западные производители объявили об «уходе» с российского рынка, не исключено нарушение работы ПО. Во-вторых, несовместимость используемого ПО. Так, проставить двойную подпись в том же Adobe Acrobat можно, если и вы, и контрагент используете это ПО, равно как и обменяться файлами через Adobe Sign.
Работайте с «физиками» и самозанятыми выгодно: в сервисе «Подписант» все входящие бесплатно, исходящие — от 20 руб. за документ.
Бесплатные и «условно» бесплатные решения для подписания файлов .pdf, как правило, имеют ограничения по размерам подписываемых документов, не предполагают подписания файлов (только создание подписи с проверочным сертификатом).
Ну и, конечно, не исключены попадания отправок в «спам», случайное удаление и прочие проблемы, традиционные для обмена документами через электронную почту (в т. ч. оспаривание использования ящика на публичном сервере).
Использование ЭДО
Полагаем, что уже в обозримом будущем будет непросто найти юридическое лицо, не использующее ЭДО: хотя «оцифровка» формально не обязательна, но для целого ряда отраслей — оборот маркируемых и прослеживаемых товаров, грузоперевозки, госзакупки — ЭДО необходимо. Да и для сдачи отчетности, представления сведений в фонды большинство налогоплательщиков используют ЭДО.
В этой связи подписание договоров в ЭДО в отношениях между юридическими лицами представляется оптимальным вариантом, как минимум потому, что:
- системы ЭДО поддерживают обмен всеми форматами документов (.doc(х), .xls, .pdf, .xml);
- легкая интеграция позволяет осуществлять документооборот из привычного интерфейса (той же «1С»);
- факт подписания договора практически невозможно оспорить;
- согласование существенных условий договора — даже со многими персонами, — занимает считанные часы, а то минуты.
Алгоритм подписания договора в ЭДО прост: загрузить документ, выбрать получателя, запросить подпись (как правило, достаточно отметить галочкой нужное поле), подписать и отправить. Статус документа — ожидание подписи, подписан, отказ, — отображается тут же. Все документы хранятся в папке входящих, всегда есть возможность скачать печатную форму.
ЭДО от СберКорус — это широкая сеть покрытия (все крупнейшие торговые сети, маркетплейсы, поставщики), быстрая интеграция с системами госконтроля и вашей учетной системой («1С», SAP и др.). Минус 20% на годовое обслуживание, бесплатная настройка маршрутов согласования, индивидуальная доработка сервиса.
В заключение отметим: да, бумажные договоры еще долго не уйдут в прошлое. Встречи за круглыми столами, росчерки «паркерами», ритуальные рукопожатия — это традиция и необходимые элемент корпоративной культуры. Однако для решения повседневных задач договорной работы с контрагентом, когда требуется быстрота обмена информацией при 100%-ном соблюдении норм закона, оптимальный способ — именно ЭДО. Это быстрее, надежнее и удобнее.
ЭДО между организациями
Скидка до 20%. Чем больше пакет документов, тем больше скидка
Хотите узнать больше об ЭДО?
Оставьте заявку, и наш эксперт по ЭДО ответит на любые вопросы:
В последние годы компании все чаще стали переходить с бумажного документооборота на электронный. Антиковидные ограничения выступили лишь дополнительным катализатором. Благо к началу пандемии в России уже было выработано правовое регулирование электронных подписей (ЭП), без которых трудно представить электронный документооборот.
Ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронных подписей:
- простая (ПЭП) — это код подтверждения, комбинация логина и пароля, а также другие инструменты, позволяющие идентифицировать автора подписи;
- неквалифицированная (НЭП) — это две уникальные последовательности символов (ключ ЭП и ключ проверки ЭП), которые подтверждают личность и позволяют выявить внесение изменений в документ после его подписания;
- квалифицированная (КЭП) — это та же НЭП, только созданная с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается такая подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах (а НЭП — в любых).
НЭП и тем более КЭП считаются более надежными видами электронных подписей. Поэтому и сфера их применения шире, чем у ПЭП. Например, неквалифицированная подпись может использоваться в рамках внутреннего документооборота, а квалифицированная и вовсе приравнивается к собственноручной.
Но получить такие подписи, конечно, сложнее, чем ПЭП. Да и не всегда это нужно: порой может быть достаточно и простой электронной подписи. В частности, она вполне подойдет для электронного документооборота. Чтобы подписывать ПЭП договоры с контрагентами, нужно составить соглашение о простой электронной подписи. В нем следует прописать обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП и правила определения подписавшего лица.
Остается разобраться, как реализовать такое подписание технически. На самом деле это проще, чем кажется. Существуют специальные программы, которые позволяют подписывать PDF-файлы простыми электронными подписями. Например, швейцарское приложение Smallpdf.
Smallpdf — это приложение для работы с документы в формате PDF. С помощью него PDF-файлы можно сжимать, редактировать, конвертировать, объединять, защищать и не только. Всего Smallpdf предлагает 21 инструмент для работы с такими документами.
Среди них есть и инструмент eSign, который позволяет менее чем за минуту подписать PDF-файл. Для этого сначала нужно выбрать файл и загрузить его. После Smallpdf предложит пользователю создать его электронную подпись. Ее можно нарисовать с помощью мыши (трекпада) или просто загрузить фотографию. Затем остается поместить подпись в нужное место, и подписанный документ готов.
С помощью eSign можно также оставлять метки времени, совместимые с юридическим стандартом eIDAS, отслеживать хронологию работы с файлом и приглашать других пользователей поставить электронную подпись на документе. Таким образом можно запросить электронную подпись у 100 человек. Все они получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ. Для этого им потребуется лишь доступ в интернет.
При этом пользователи Smallpdf могут не волноваться об утечках данных. Приложение обеспечивает 256-битное SSL-шифрование при передаче документов — это военный уровень безопасности. Кроме того, все файлы автоматически стираются с серверов Smallpdf через час.
