Как правильно составить график при шестидневки

Суммарная длительность недельного времени работы по Трудовому кодексу не должна превышать 40 часов, поэтому при шестидневной рабочей неделе продолжительность рабочего времени в день сокращается по сравнению с 5-дневной. И это не единственный нюанс, который придётся учитывать.

НПА, регулирующие продолжительность рабочего дня при шестидневной рабочей неделе

Законодательные требования к времени труда и времени отдыха содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации.

ТК РФ допускает несколько вариантов режима времени работы:

Все варианты, перечисленные выше, осуществляются с учётом допустимого максимума в 40 часов (ст. 91). И не только. Кроме суммарной длительности, при 6-дневной рабочей неделе продолжительность работы (смен по дням) ограничена ещё несколькими нюансами Трудового кодекса. Их разберём подробнее.

Особенности графика работы при шестидневной неделе

Конкретный график наниматели прописывают в трудовом договоре, а также в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре.

Самый распространённый режим работы — «5 х 8 = 40», то есть с понедельника по пятницу, с 8-00 до 17-00 или с 9-00 до 18-00 с часовым перерывом на обед и двумя выходными — в субботу и воскресенье.

При делении того же времени на 6, необходимо учитывать следующие нормы:

• накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не должна превышать 5 часов — это прямо прописано в ст. 95 ТК; то есть в субботу и предпраздничные дни 5 часов (например), а оставшиеся 35 делятся на 5, по 7 с понедельника по пятницу;
• при сменах, которые длятся более 4 часов, обязателен обеденный перерыв (не менее 30 минут);
• минимум раз в неделю сотрудникам необходим непрерывный отдых не меньше 42 часов (ст. 110); то есть если в понедельник работник приступает к обязанностям в 9 утра, то в субботу он должен быть свободен самое позднее в 15-00.

Важно! Необходимо учитывать, что для некоторых категорий граждан установлена сокращённая трудовая неделя: несовершеннолетние, инвалиды 1 и 2-й группы, работающие во вредных и опасных условиях (ст. 92 ТК), женщины в районах Крайнего Севера (320 ТК), педагоги (333 ТК) и медики (350 ТК).

Изменение графика работы

Ситуация: в ПВТР, в коллективном договоре и в трудовых договорах прописан график «5 х 8», а потом наниматель решает изменить продолжительность рабочего времени — при шестидневной рабочей неделе с одним выходным. Даже если на зарплату такие перемены не влияют, то потребуются обоснования, и сделать это одним днём не выйдет.

По статье 74 ТК изменение условий трудового договора по инициативе работодателя возможно, если изменились «организационные или технологические условия». Ничего более конкретного в законе не написано, и что понимать под изменившимися условиями — не совсем ясно. В любом случае сотрудников необходимо уведомить о предстоящих переменах не менее чем за два месяца и под роспись.

Тем, кто не согласен, работодатель обязан предложить другую аналогичную по требованиям работу, и только в случае отказа расторгать трудовой договор. С теми, кто согласен, заключаются дополнительные соглашения.

Любые нарушения норм трудового права подпадают под статью 5.27 КоАП.

Планирование расходов на оплату труда имеет большой значение для высокой экономической эффективности работы любого хозяйствующего субъекта.

Оптимальный объем расходов помогает определить график учета рабочего времени, который рекомендуется составлять ежегодно.

О том, как правильно это сделать, рассказывается в статье.

Что это такое?

График работы – режим чередования труда и отдыха, установленный в хозяйствующем субъекте.

Он может быть составлен для режима:

• с пятидневной рабочей неделей с двумя выходными;
• с шестидневной рабочей неделей с одним выходным;
• рабочая неделя с «плавающими» выходными;
• при работе посменно;
• при неполной неделе;
• с ненормированным рабочим временем для некоторых категорий работников.
• гибкий.

Определенный график может быть установлен как для всего коллектива, так и для отдельной категории работников.

Так, например, производственные цеха могут трудиться по сменному графику, а служащие ИТР – по пяти- или шестидневной неделе.

График работы должен быть закреплен в трудовом договоре (индивидуальном или коллективном), во внутреннем трудовом распорядке и других нормативных актах, принятых в документообороте организации, предприятия или ИП.

В описании графика учета должны присутствовать следующие параметры:

• начало и конец трудового дня (смены);
• временная протяженность в часах дня (смены);
• перерыв для приема пищи и отдыха, начало и конец перерыва;
• метод учета рабочего времени (понедельный, дневной или суммированный);
• чередование смен, количество смен при сменном графике;
• доплаты за переработки, выходы праздники, свои выходные дни, ночные часы, но не ниже индексов, установленных ТК, отраслевыми актами и другими НПА;
• премии и стимулирующие выплаты;
• система оплаты труда (сдельная, повременная, окладная или по часовому тарифу)
• место работы;
• другие условия труда, не противоречащие закону.

При составлении этого документа следует учитывать доплаты за выход в праздники, выход в свои выходные дни в пределах нормы и сверх этих норм, оплату ночного труда; командировочных расходов.

В любом случае при планировании предстоящих затрат на оплату труда персонала следует учитывать возможные неявки вследствие временной нетрудоспособности, семейных и других обстоятельств.

В таком случае подменяющий работник может превысить норму часов установленного расчетного периода и рассчитывать на сверхурочные.

Как составить?

При составлении планируемого режима работы коллектива следует руководствоваться производственным календарем. Он разрабатывается и утверждается Правительством РФ.

В этом документе расписаны нормы часов при 40-часовй и 26-часовой рабочей неделе, установлены праздничные нерабочие дни.

Как правило, некоторые праздничные дни выпадают на выходные, которые в этом случае переносятся на рабочий день.

Нерабочие праздничные дни предусмотрены ст. 112 ТК РФ:

• С 01.01 по 08.01 – новогодние каникулы;
• 02 – День защитника Отечества;
• 03 – Международный женский день,
• 05 – День весны и труда;
• 05 – День победы;
• 06 – День России;
• 11- День народного единства.

В предпраздничный день продолжительность труда сокращается на час с сохранением оплаты.

Производственный процесс, план по выработке продукции, затраты на расходы персонала нужно рассчитывать с учетом этих дней. Кроме того, следует внести в график очередные оплачиваемые отпуска сотрудников.

Существуют утвержденные Госкомстатом бланки графиков.

Образец составления при пятидневной неделе

Пятидневная неделя  предполагает собой 8-часовой рабочий день с двумя выходными, как правило, суббота и воскресенье. Выходные могут быть и плавающими, но при этом нужно учитывать, что перерыв в работе каждую неделю согласно ст. 110 ТК не должен быть меньше 42 часов.

При этом согласно ст. 11 ТК общим выходным днем является воскресенье. Поэтому второй выходной при пятидневке, как правило, суббота, или понедельник. Плавающие выходные среди недели устанавливаются чаще для режима сменной работы.

Составление такого графика с учетом всех праздничных и выходных дней соответствует норме часов производственного календаря, поэтому такой режим учета очень распространён.

В график не нужно включать возможные выходы при ненормированном рабочем дне или сверхурочные, они отражаются в табеле.

Пример при шестидневной

Исходные данные:

Еженедельная норма часов при шестидневной неделе – 40 часов, как и при пятидневной.

Поэтому график работы составляется, как правило, так:

С понедельника по пятницу – 7 часов, в субботы – 5 часов, воскресенье выходной. Такой график работы позволяет соблюсти норму и непрерывный промежуток для отдыха в 42 часа.

Пример:

Исходные данные:

Бухгалтер Иванова Г. В. трудится с понедельника по пятницу с 08-00 до 16-00. С субботу – с 08-00 до 13-00. Воскресенье – выходной.

Таким образом, в субботу у нее для отдыха остается – 11 ч.

В воскресенье – 24 ч.

В понедельник – 8 ч.

Итого- 43 ч. Нормы непрерывного отдыха соблюдены.

Закон не запрещает устанавливать полный рабочий день и в субботу, но при этом сверхнормативные часы должны быть оплачены согласно ТК в повышенном размере.

Часы переработок в графике указывать не нужно, они отражаются в табеле.

Скачать бесплатно бланк в excel

Скачать образец графика при пятидневной неделе – excel.

Скачать пример при шестидневной неделе – excel.

Полезное видео

Как правильно составить и оформить график учета рабочего времени, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

График рабочего времени – это документ, который составляется для учета и планирования времени труда и отдыха работников, а так же для оптимизации расходов на оплату труда.

График от табеля отличается тем, что в нем указываются планируемые периоды работы, а в табеле – фактически отработанное время.

Составлять его следует, опираясь на производственный календарь и график очередных отпусков.

Некоторые производственные компании устанавливают сотрудникам шестидневную рабочую неделю. В статье рассмотрим, законно ли это, действительно ли придется работать больше, как отдыхают при шестидневной рабочей неделе, в чем особенности такого режима и как перевести на него работников.

Шестидневная рабочая неделя в 2023 году

Шестидневная рабочая неделя — это режим работы, при котором приходится трудиться еще и в субботу. Чаще всего по такому графику работают учителя, врачи, полицейские, работники ЖКХ, общепита, банков и магазинов.

Шестидневка законна, регулирует ее статья 100 ТК РФ. В Кодексе говорится, что режим работы, в том числе с рабочей субботой, компания вправе установить сама и закрепить его в коллективном договоре и ПВТР.

Больше информации о том, что изменить в ПВТР в 2023 году.

Согласно ст. 111 ТК РФ при таком режиме работы выходной день только один — воскресенье. Но если компания не может остановить производственный процесс в этот день, то работникам предоставляют другое время отдыха, согласно ПВТР. Таким образом, выходные при шестидневной рабочей неделе могут быть не только воскресенья, но и любые будни.

Обратите внимание! Если шестидневная рабочая неделя устанавливается только для отдельных сотрудников, нужно прописать это условие в трудовых договорах.

Шестидневная рабочая неделя: норма часов и график

Если компания переходит на шестидневку, это не означает, что работать придется больше. 

В Трудовом кодексе говорится, что продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов независимо от того, сколько дней в неделю работают сотрудники компании (ст. 91 ТК РФ). Исключение делают для работников с суммированным учетом рабочего времени, которые отрабатывают свою норму часов за определенный период: месяц, квартал, год. 

Сколько должен длиться рабочий день при шестидневной рабочей неделе, закон не определяет. Есть только уточнение насчет субботы: накануне выходного продолжительность рабочего дня не может быть больше пяти часов. Перед праздничными и нерабочими днями оно сокращается еще на один час, это правило действует для пятидневки и шестидневки (ст. 95 ТК РФ). 

На практике часы при шестидневной рабочей неделе распределяются следующим образом: по семь часов с понедельника по пятницу, не считая обеденного перерыва, и пять часов в субботу. При таком разделении времени не нарушается правило статьи 110 ТК РФ о том, что работник раз в неделю нуждается в непрерывном отдыхе в 42 часа. 

В некоторых производственных организациях в течение дня интенсивность работы разная, поэтому независимо от режима: пятидневка или шестидневка, можно разделить рабочий день на любое количество частей любой продолжительности (ст. 105 ТК РФ), единственное условие — общее количество отработанных часов не должно быть выше нормы.

Компания сама решает, установить ли единый режим труда для всех или комбинировать, например, пять дней работы и скользящие выходные дни или шестидневная рабочая неделя с одним выходным.

Если праздник или нерабочий день попадает на выходной, то при шестидневке он также переносится на следующий после него рабочий день. 

Важно! Есть категории граждан, которые по законодательству имеют право на сокращенную продолжительность рабочего дня как при пятидневке, так и при шестидневной неделе: юные труженики младше 18 лет; инвалиды 1 и 2 группы; работники производств с вредными и опасными условиями; педагоги и медики; женщины, работающие на Крайнем Севере (ст. 92, 320, 333, 350 ТК РФ).

Календарь шестидневной рабочей недели: как учитывать отработанное время

Чтобы правильно учесть сверхурочные часы, заполнить табель и потом рассчитать зарплату, бухгалтеры и кадровые специалисты используют производственный календарь. Он ориентирован на пятидневку, в комментариях говорится, что все расчеты выполняются в соответствии с Порядком исчисления нормы рабочего времени, утвержденный приказом Минздравсоцразвития от 13.08.09 № 588н, и что эта норма распространяется на все режимы работы. Получается, для шестидневки нужно взять норму из календаря и пересчитать с учетом шести дней. Но на практике это не всегда получается. 

Месячная норма по приказу 588н отличается от фактического количества отработанных за месяц часов. Умножают количество рабочих дней по пятидневке на восемь рабочих часов, но при пересчете на шестидневку количество рабочих суббот в месяце может не совпадать с количеством рабочих недель по пятидневке. В результате появляются отклонения: в одних месяцах «недоработки», в других «переработки».

Но это только математические отклонения. На самом деле, чтобы правильно рассчитать шестидневщиков, стоит руководствоваться Трудовым кодексом, у него приоритет над приказом № 588н. 

В статье 129 ТК РФ дается определение оклада — это величина вознаграждения, зависящая от должностных обязанностей, которые работник выполнял за месяц. И если он работал хорошо в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией, то ему нельзя уменьшать зарплату, даже если количество отработанных часов не соответствует тому, которое рассчитано по Приказу № 588н.

В случае с «лишними» часами, стоит применять статью 99 Кодекса, где говорится, что такое сверхурочная работа. Если продолжительность каждой смены за месяц не больше нормы, то переработки не возникают. Эти отклонения никак не влияют на деятельность компании, но знать о них нужно, чтобы правильно считать норму рабочего времени для шестидневной рабочей недели. 

Совет. Что касается табеля учета рабочего времени, ставить в нем восьмерки будет неправильно, потому что сотрудники работают на один день больше, чем на пятидневке. Лучше ставить фактически отработанные часы, например, 7 часов в будни, и 5 — в субботу.

Как перейти с пятидневки на шестидневку

Если компания работала на пятидневке, то руководитель не может просто своим приказом перевести всех на шестидневку, для этого нужно соблюсти строгую процедуру, даже если перевод не повлияет на зарплату.

Сделать шестидневную рабочую неделю можно, если изменились организационные и технологические условия труда (ст. 74 ТК РФ). Кодекс не конкретизирует, что понимать под такими изменениями, поэтому часто применение этой статьи становится поводом для судебных разбирательств. Поэтому задача руководства в том, чтобы грамотно обосновать необходимость работы в субботу.

О переменах в рабочем режиме нужно письменно уведомить сотрудников за два месяца,в уведомлении объяснить причину и вручить его людям под подпись. С теми, кто согласится на новые условия, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. 

Несогласным придется предложить другую работу, даже нижеоплачиваемую. Если такой нет или сотрудник отказывается от перевода, то через два месяца расторгнуть трудовой договор и выплатить выходное пособие в размере среднего заработка за две недели.

Обратите внимание! Если в компании есть коллективный договор, то для внесения изменений работодатель обязан созвать комиссию с представителями работников и согласовать все с ними (ст. 36 ТК РФ).

Оплата шестидневной рабочей недели

Оплачивают труд шестидневщиков так же как и при пятидневке, никаких особенностей в расчете нет. Работники получают оклад или сдельную и почасовую оплату в зависимости от системы оплаты труда в компании. 

Если сотрудник работает неполное рабочее время, то оно оплачивается пропорционально отработанным часам или зависит от объема выполненных работ (ст. 93 ТК РФ). Чтобы определить сумму компенсаций и пособий, используют средний заработок. 

Для больничных и детских выплат расчет у сотрудников на шестидневке ничем не отличается от тех, кто работает пять дней. А с отпуском есть нюанс. Если его предоставляют в календарных днях, то не играет роли, какой режим работы в компании. Когда отпуск в рабочих днях, например, при срочном трудовом договоре до двух месяцев, то средний заработок определяют как сумму начисленной зарплаты, деленной на количество рабочих дней в шестидневной неделе (ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения от 24.12.07 № 922 «О порядке исчисления средней заработной платы»).

Подробнее о том, как заключить срочный трудовой договор.

График рабочего времени — простой по структуре, но в то же время важнейший кадровый документ. Рассмотрим, как он может быть составлен, и ознакомимся с его образцом.

Обязателен ли график рабочего времени?

Работодатель обязан детализировать режим рабочего времени в правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре с конкретным работником (ст. 100 ТК РФ). Если работодатель не составит график рабочего времени на 2018 год, то Трудовая инспекция получит повод санкционировать штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностных лиц (и на работодателя-ИП) — в сумме 1–5 тыс. руб. (за повторное нарушение — 10–20 тыс. руб.);

• на работодателя как на юрлицо — в сумме 30–50 тыс. руб. (за повторное нарушение — 50–70 тыс. руб.).

Кроме того, за повторное нарушение должностное лицо работодателя-организации может быть дисквалифицировано на 1–3 года.

Скачать образец графика рабочего времени на 2018 год.

График рабочего времени должен определять (ст. 100 ТК РФ):

• длительность рабочей недели;

• особенности работы по ненормированному графику;

• длительность смен, их количество в течение суток;

• продолжительность рабочего дня, перерывы;

• распределение рабочих и нерабочих дней.

В предусмотренных законом случаях режим рабочего времени должен учитывать специфику отдельных профессий. В частности, характерных для таких сфер, как транспорт и связь, в отношении которых постановлением Правительства России от 10.12.2002 № 877 определены особые требования к установлению режима работы.

Рассмотрим подробнее, какими могут быть варианты в определении такого графика.

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко! 

“Клерк” создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

Каким может быть график рабочего времени?

То, какой на предприятии должен быть график учета рабочего времени, Трудовой кодекс не регламентирует (но может предусматривать ограничения — например, касающиеся длительности работы во вредных условиях). При соблюдении ограничений работодатель фактически вправе определять любой график работы с точки зрения распределения рабочих часов и рабочих дней. Самыми, однако, типичными графиками в России (и во многих других странах мира) можно назвать:

1. Пятидневную рабочую неделю, в которой человек работает по 8 часов с понедельника по пятницу с фиксированным временем начала, окончания работы и перерыва.

2. Шестидневную неделю, в которой человек работает по 7 часов (также с фиксированным временем начала и завершения работы) с понедельника по пятницу, и 5 часов — в субботу.

3. График по суммированному учету, при котором человек может работать разное количество часов в течение дня, притом что общее количество часов в течение установленного периода не должно превышать применяемых в общем случае нормативов — не более 40 часов в неделю и 8 часов в день (ст. 91 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).

4. Гибкий график (со смещением времени начала и завершения рабочего времени) — в рамках пятидневки или шестидневки.

5. Работу по графику «2 через 2», «4 через 4», «сутки через трое». Фактически — со скользящими выходными днями.

Возможны и сочетания указанных режимов — если по отдельным должностям нет ограничений, предусмотренных законом.

Рассмотрим подробнее, в какой структуре может быть представлен график работы, и ознакомимся с образцом графика работы сотрудников на месяц при пятидневке.

Как выглядит график при пятидневке?

В структуре рабочего графика, который фиксируется в правилах трудового распорядка или договоре с конкретным работником, желательно присутствие:

1. Ф. И. О. работника либо список работников, в отношении которых график устанавливается. Как вариант — с указанием должностей.

2. Отметки или иные понятные указания о необходимости явки конкретного сотрудника на работу в те дни месяца, когда он должен выходить на работу.

3. Время начала и окончания каждого рабочего дня конкретного работника (с указанием перерыва) в те дни, по которым присутствуют отметки.

4. Норма рабочего времени по каждому из работников (в днях, в часах) за месяц.

5. Отметки о необходимости явки на работу в выходные и праздничные дни либо в ночное время в течение месяца.

В графике рабочего времени будет полезно визуализировать соотнесение фактических выходных конкретного работника и обычных выходных и государственных праздников.

Поскольку график будут читать работники, в нем будет иметь смысл отразить те или иные полезные для них сведения. Например – о повышенном начислении зарплаты в выходные, праздники и ночные часы с указанием конкретных коэффициентов повышения в тех или иных случаях.

График учета времени работы сотрудников фиксируется в правилах трудового распорядка или трудовом договоре с отдельным работником. В нем конкретизируется то, в какие дни и часы работает конкретный человек в течение того или иного периода, например месяца. За отсутствие графика предусмотрен штраф.

Источник: Народный СоветникЪ: юридический и налоговый портал

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.