Как правильно составить информационное письмо образец - Сайт, где вы сможете решить свои вопросы

Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.

Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк информационного письма о деятельности компании .docСкачать образец информационного письма о деятельности компании .doc

Обязательно или нет

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
повышают имидж компании.

Кто составляет информационное письмо

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:

начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Письма могут быть:

конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Общие правила для всех писем

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

Что в письме допускать запрещено

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Основные моменты и образец составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

Как оформить информационное письмо

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

Как отправить письмо

Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.

Источник

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Содержание

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
Виды информационных писем: 5 готовых образцов
- Извещение (уведомление)
- Подтверждение намерений
- Разъяснение
- Напоминание
- Рекламное письмо (коммерческое предложение)
Скачать образец и пример информационного письма:
- Поделиться ссылкой:

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

подчиненным;
коллегам;
партнерам;
клиентам;
потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
смена реквизитов;
смена юридического или фактического адреса;
подготовка к проведению инвентаризации;
изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

Поделиться ссылкой:

Источник

Информационное письмо – это часть делового общения, которая используется в email-маркетинге. С его помощью можно уведомить адресата о важных событиях, например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах и прочем.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить информационное письмо, что оно в себя включает и чем может быть полезно для подписчиков рассылки.

Цель информационного письма

Основная цель информационного письма в корпоративной среде – рассказать о недавних изменениях. Вот что в него может входить:

оповещение партнеров или сотрудников об изменениях внутри компании;
напоминание контрагентам об исполнении обязательств по договору;
информирование клиента о новых поступлениях или внедрении дополнительных услуг.

Подобная рассылка не призывает подписчика выполнить какое-либо действие, как, например, это происходит в продающем письме. Важно рассказать об изменениях и донести информацию до пользователей.

Размер информационного письма может разниться – от пары предложений до нескольких тысяч знаков. В таком письме, как правило, есть подпись руководителя или ответственного лица, при этом в массовых рассылках ручная подпись может быть опущена.

В большинстве случаев письма такого рода оформляют по шаблону, в содержании могут быть использованы цитаты из официальной документации. А само содержание включает в себя фотографии, документы, таблицы и/или pdf-файлы.

Вот один из примеров бумажного информационного письма:

В email-маркетинге такие письма могут быть оформлены совершенно иначе – с инфографикой и прочими дизайнерскими элементами. Их цель – привлечь новых клиентов и удержать постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей и вебинаров, информация о товарах или услугах.

В целом, четкое определение информационного письма в подобных рассылках отсутствует. Чаще всего такие письма считают контентными рассылками, которые несут полезную информацию для пользователя.

Вот один из примеров такого письма:

В отличие от корпоративной среды, в email-маркетинге могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Разновидности информационного письма

Принято выделять 5 основных разновидностей информационного письма: письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-заявление, рекламно-информационное письмо. Давайте остановимся на каждом и посмотрим, чем они отличаются друг от друга.

Письмо-уведомление

Такой формат писем уведомляет адресата о каких-либо изменениях или нововведениях. Например, Почта России рассылает подписчикам письма о том, что их ожидает посылка в пункте выдачи, а также предлагает получить посылку двумя способами: самостоятельно или с доставкой на дом.

Что касается официального письма, уведомление может поступить в виде документа с датой и подписями. Вот, например, одно из писем исследовательского института:

Письмо-напоминание

Данный тип рассылки напоминает пользователям о каком-либо действии, которое им необходимо совершить. Например, если человек подписался на мастер-класс, то перед его началом пользователю придет напоминание.

В корпоративной среде это может быть напоминание об оплате услуг. Выглядеть это может так:

Письмо-подтверждение

Подобные письма подтверждают какое-либо действие. Например, вы зашли в интернет-магазин и сделали заказ – в ответ получили письмо, что ваша покупка оформлена и находится в процессе обработки.

Вот так информирует своих клиентов СберМаркет:

Если речь идет о заключении договора между двумя компаниями, то бумажное письмо может быть оформлено следующим образом:

Письмо-заявление

Если вы планируете изменить условия в договоре, то используйте данный тип рассылки.

Вот пример письма-заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника:

Рекламно-информационное письмо

Такой формат писем похож на коммерческое предложение, которое направлено на конкретного потребителя и предполагает получение отдачи. В подобных рассылках можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.

Один из примеров письма рекламного характера:

В корпоративной среде таких письма могут информировать адресата об услугах и возможностях компании:

Как написать информационное письмо

Правила оформления информационного письма в корпоративном формате и в виде маркетинговой email-рассылки сильно отличаются. В первом случае потребуется соблюдать правила оформления документа, а во втором – не обойтись без хорошей визуальной начинки.

Письмо в корпоративной среде

Как вы уже могли заметить выше, все письма такого формата плюс-минус похожи, так как используют одинаковые правила. Вот что следует учитывать исходя из ГОСТа:

Обязательное наличие полей. По правому краю должны быть поля в 20 мм., а по левому, верхнему и снизу – 10 мм.
Выравнивание по ширине. Если в веб-дизайне такой вариант практически не используется, то в случае с корпоративными письмами без этого вовсе не обойтись.
Отступы. Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
Наименование разделов. Если в вашем письме предусмотрены разделы, то отцентрируйте их по ширине.
Межстрочный интервал. Добавьте ко всему документу одинаковый межстрочный интервал: 1-1,5.
Нумерация страниц. Если ваше письмо содержит несколько страниц, то проставьте нумерацию.
Шрифты. Используйте исключительно один из этих шрифтов: Times New Roman размером 13/14 или Arial размером 12/13. В таблицах можно уменьшить размер до 9/10 пунктов.

Когда письмо будет готово, обязательно проверьте его на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Прочитайте его несколько раз, можно вслух. Если при прочтении вы будете делать неуместные паузы, то в таких местах формулировку лучше изменить.

При отправке письма учитывайте его тему – постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Также не забывайте про подпись.

Письмо в email-маркетинге

Чаще всего информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно – подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.

Информационные письма могут не содержать call to action – призыва к действию, направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Работает это следующим образом: подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Вот пример одной из таких рассылок:

Один из самых важных аспектов в таких рассылках – это общая стилистика. Придерживайтесь своего брендбука, а если его нет, то используйте те же цвета, что есть в логотипе и других элементах, олицетворяющих ваш бизнес.

Кажется, что создать такое письмо – это довольно емкая и трудная задача, но с приходом специальных сервисов ее может решить каждый пользователь. Вы можете использовать готовые шаблоны либо настраивать свои собственные, без привлечения каких-либо специалистов.

Например, на платформе Cheapsender доступен собственный конструктор писем, с помощью которого можно оформить любое информационное письмо. Работает это следующим образом:

Регистрируемся на сервисе, подтверждаем почту и получаем доступ к аккаунту. В нем выбираем «Создать рассылку» и нажимаем «Создать шаблон».
Далее мы можем пойти двумя путями – создать шаблон с помощью конструктора либо через HTML-редактор. Для обычных пользователей подойдет первый вариант – в нем можно создать контент простым перетаскиванием элементов и настроить всю визуальную составляющую.
Вот так выглядит сам конструктор. Все интуитивно понятно – проблем возникнуть не должно. Обратите внимание на то, что есть отдельная настройка для мобильной версии письма.

Вот так быстро можно создать информационное письмо в Cheapsender. После создания шаблона останется импортировать подписчиков в сервис, и можно запускать рассылку.

Заключение

Сегодня мы затронули тему информационных писем в корпоративном варианте и email-рассылках. В первом случае уделяйте особое внимание оформлению документа. В email-маркетинге же основное правило – наполнение письма должно соответствовать целевой аудитории и отражать брендбук компании.

Источник

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Пример бумажного информационного письма об изменении цен. Источник

Пример электронного информационного письма о новых тарифных планах

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.

Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

новые реквизиты;
изменение статуса организации;
смена руководителя или обслуживающего менеджера;
обновление прайса;
изменения в условиях работы;
увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
вступление в силу закона или приказа;
проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.

Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.

Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник