Как правильно составить калькуляцию на выполнение работ

Содержание

Калькуляцию себестоимости составляют по разным методикам в зависимости от сферы деятельности. Предприятие не может оказывать услуги меньше себестоимости и для снижения расходов предпринимает разные способы. Как сделать калькуляцию стоимости, разберемся в статье.

Что понимается под себестоимостью услуг

Себестоимость — это денежное выражение расходов предприятия при оказании услуг. Этот параметр показывает, сколько средств затратит производитель при выполнении заказов. Увеличение прибыли и рентабельности напрямую зависит от снижения себестоимости. Для этого:

• оценивают плановые показатели;
• определяют рентабельность организации по отдельным услугам и итоговым результатам, выявляют резервы для снижения затрат;
• внедряют новые технологии.

Соревнуясь с конкурентами на рынке, нужно сделать правильный расчет себестоимости услуг. Цены формируют, учитывая важные факторы:

• Потребителей, где спрос — та цена, которую покупатель готов отдать за услугу.
• Организацию, которая выполняет работы по расценкам, удовлетворяющим потребителей и без убытка для компании. Для этого планируют объемы производства с материальными издержками на единицу продукции и прибыль.
• Конкурентов, активных участников рынка. Предприятия, действующие в аналогичном сегменте, создают нишу в ценовом коридоре по минимуму и максимуму. Производственники стараются не выходить за эти рамки.

К себестоимости могут принадлежать расходы основного и вспомогательного производства. Издержки, которые входят в расчет себестоимости услуг, группируют по видам статей калькуляции и элементов. Итоговая сумма расходов влияет на образование цен (изготовление товаров или предоставление услуг). Вот так будет выглядеть себестоимость услуги, на примере отделки стен помещения.

Дополнительные или ненормированные затраты не зависят от объемов производства. Это транспортные, банковские расходы, оплата аренды. Например, сумма затрат на установку ворот будет зависеть от технологических процессов: замеры, сборка конструктивных элементов, установка на забетонированную площадку и сварка деталей и столбов. Необходима смета с разделением действий, итог которых укажет на точную стоимость установки ограждения.

Для чего нужен анализ себестоимости 

Учет каждой статьи расходов нужно вести, чтобы выяснить, насколько рентабельно предприятие, выгодно ли заниматься конкретной деятельностью и определить, что нужно для получения прибыли. Для этого нужно анализировать себестоимость продукции, расходы на рабочие мероприятия, контролировать действия персонала.

Задачи анализа себестоимости:

• оценка регламента себестоимости с учетом изменений прошлых отчетных периодов;
• обеспечение соблюдения законодательных норм;
• выявление причин отклонения от планов;
• предоставление информации для своевременного расчета стоимости услуг;
• определение плановых затрат и калькуляции стоимости отдельных работ, изделий, видов товаров;
• сокращение производственных расходов.

Анализ себестоимости позволяет оценить правильность калькуляции стоимости услуг и определиться с оптимальными ценами. 

Подходы к определению цены услуги

Предприниматели формируют стоимость так, чтобы не быть в убытке. Для этого к себестоимости продукта или услуги плюсуют прибыль. Также предприниматель может установить процент от прибыли, которую принесет предоставляемая услуга клиенту в определенный период. Допустим, в магазине был один товарооборот, а после маркетингового хода значительно увеличился. Разработчик маркетинговых программ просит заплатить за полученный дополнительный доход в первом месяце 20% от прибыли. 

У многих калькуляция стоимости услуг выше, чем ценники конкурентов, но это не мешает компании успешно развиваться. Такую возможность дают 3 условия:

1. Гарантированный измерительный результат.
2. Сопровождение клиентов до достижения цели.
3. Грамотная упаковка в маркетинге — бренд, дизайн, позиции.

При формировании цены необходимо опираться на себестоимость, спрос, конкурентоспособность и планировать прибыль. Также не забывайте, что стоимость должна соответствовать качеству продукта.

Калькуляция себестоимости услуг

Калькуляция стоимости услуг — это оценка затрат при выполнении работ по заказу клиента. Она нужна, чтобы определить плановую или фактическую себестоимость. Калькуляция стоимости услуг необходима, чтобы определить:

• реальную стоимость;
• сумму расходов с учетом нормативов;
• рентабельность;
• трудоемкость;
• производительность отдельных бригад;
• способы снижения себестоимости;
• трудовые и материальные резервы.

Калькуляция отличается по видам:

• Плановая. Для определения средней себестоимости услуг за конкретный срок за основу берут промежуточные нормы.
• Сметная. Одноразовый расчет на определенные услуги.
• Нормативная. Составляют по нормам, установленным в СНиП на расход материалов.
• Фактическая. Формируют по бухгалтерским отчетам, указывают реальные затраты на отдельные работы.

При калькулировании применяют следующие методы:

Рассмотрим образец калькуляции стоимости услуги в строительстве, где часто приходится составлять несколько схем по расходам.

Для одноразовой услуги с материальными и трудоемкими затратами, рассчитывают полную стоимость, учитывают накладные расходы и прибавляют прибыль.

Полная себестоимость

Полная себестоимость включает затраты:

• материальные;
• сырьевые;
• энергетические;
• социальные взносы;
• амортизационные начисления.

При оказании услуг, когда составляют калькуляцию, затраты классифицируют по видам:

• прямые (заработок работников, участников конкретного процесса);
• косвенные (зарплата руководства организации);
• постоянные (амортизация оборудования, обязательные взносы);
• переменные (закупка материалов).

Рассмотрим на примере организации праздничных торжеств. К прямым затратам агентства относится зарплата персонала, к косвенным расходам — заработок предпринимателя. Постоянные — перечисления обязательных взносов в ФНС, ПФР, ФСС. Атрибутика для обеспечения украшений залов при проведении торжеств — переменные показатели.

Плановая себестоимость

Плановую себестоимость рассчитывают, когда планируют деятельность предприятия на будущий год. Суммарные затраты отчетного периода разбивают на каждый квартал прогнозируемого года. Данные берут из источников:

• бухгалтерские учеты и финансовые отчеты;
• нормы по материальным и энергетическим ресурсам;
• цены конкурентов.

Планируют затраты, чтобы правильно рассчитать хозяйственную деятельность, снизить будущие расходы и получить прибыль.

Уровень расходов может меняться, так как зависит от объема поступающих заказов. Для того, чтобы определить стандартный уровень, нужно взять среднее количество работ за аналогичный период, и определить, сколько израсходовано материалов.

При планировании затрат берут за основу условную, постоянную и переменную величины. Ориентируются на утвержденную калькуляцию цены на услуги конкретного периода, составленную в соответствии с расходными статьями. Постоянными значениями считаются общехозяйственные издержки, на которые не влияет объем работ. Переменные затраты — зарплата и потребление ресурсов. Эти показатели зависят от количества выполненных операций.

Расчет полной стоимости услуги

Перед тем как рассчитать себестоимость услуги нужно выбрать основные показатели:

• материальные расходы, куда включен размер общих производственных затрат с потреблением энергетических ресурсов, топлива, воды;
• зарплату сотрудников, занятых на объекте, а также обслуживающего персонала, руководства и ИТР;
• обязательные отчисления в фонды;
• амортизационные начисления;
• прочие издержки.

Для расчета используют формулу:

Ps = Cm + Z + Ot + Ao + Cr+ Tr, где:

• Ps — полная стоимость услуг;
• Cm — материальные и сырьевые издержки;
• Z — зарплата руководства;
• Ot — заработок рабочих;
• Ao — амортизация;
• Cr — страховые перечисления;
• Tr — транспортные расходы.

К этому значению прибавляют наценку и озвучивают клиенту. Разница между фактической ценой и себестоимостью — это прибыль предприятия.

Примерная структура калькуляции

При составлении калькуляции на услуги применяется позаказный метод. Этот способ актуален при предоставлении услуг:

• строительных;
• ремонтных;
• по пошиву одежды;
• по производству мебели;
• парикмахерских;
• фитнес-центров и др.

На каждый вид услуг выполняют отдельные расчеты, учитывая особенность функций и составных параметров. Позаказную методику используют после завершения работ, так как для расчетной операции необходимы фактические данные.

Схема калькуляции состоит из подробного описания расходов на единицу выполненных работ. Этот параметр измеряется разными способами в зависимости от сферы применения:

• стоимость по затраченным часам применяется в образовательной деятельности;
• ремонт помещений измеряется по объему площадей и качества выполненных работ;
• пассажирские и грузоперевозки определяются по расстояниям.

В структуру затрат входят разные виды работ, которые состоят из статей расходов:

• материалов;
• сырьевой базы;
• оплаты труда сотрудников;
• социальных взносов;
• амортизационных издержек оборудования;
• налогов;
• процентных выплат по займам;
• итогового результата.

Алгоритм калькуляции затрат на услуги:

• определение цены за единицу работ в объеме предполагаемого выполнения (например, ремонта двигателя машины, перевозки 3 тонн грузов на 60 км, проведение индивидуальных частных уроков в течение 15 часов, отделка шпаклевкой 100 м2 площади стен);
• составление подробного списка затрат с учетом себестоимости;
• определение тарифных ставок.

Структура калькуляции, например, транспортных услуг, будет следующей:

• зарплата водителей, автослесарей, руководителей транспортного предприятия;
• социальные отчисления;
• расходы на обслуживание машин, ремонты, горючее и смазочные материалы;
• сезонная замена шин, масла;
• оплата налогов. 

После расчета себестоимости услуг планируют прибыль. Сложность выполнения услуги напрямую влияет на структуру калькуляции. Например, когда выполняют ремонт комнаты, учитывают не только площадь, но и количество дверных и оконных откосов, планировку стен и потолка. При составлении сметы определяют объем расходов на штукатурку, монтаж натяжного потолка или облицовку кафелем. В результате подводят итог и оценку каждой операции.

Как снизить стоимость услуги для отдельных клиентов

Бизнесу важно заинтересовать клиентов, создать базу постоянных заказчиков. 

Для этого на первоначальном этапе необходимо контролировать расходы на рекламу. Применяют маркетинговый инструмент в виде стоимости привлечения клиентов — коэффициент САС. Определить его можно, разделив валовую прибыль на расходы для привлечения клиентов. Получившееся значение используют для оптимизации воронки продаж. С помощью этого параметра можно оценить бизнес-модели и выяснить, можно ли, сохраняя невысокий уровень САС, расширять предпринимательскую деятельность. Показатель позволяет:

• объективно оценить финансовое положение компании;
• снижать время на окупаемость;
• контролировать количество заказчиков.

Для экономии расходов на контекстную рекламу можно воспользоваться Оптимизатором Calltouch. Вы указываете подходящую стоимость целевого действия или суточный бюджет, а сервис управляет ставками для достижения максимальной эффективности.

Чтобы зарабатывать в условиях конкуренции, нужно снизить себестоимость и при этом не разориться. Для этого нужно:

1. Увеличить производительность труда. Если платят по выполненным объемам (например, как в строительстве), то проблем со скоростью производства не будет. При другой форме оплаты можно использовать поощрения за перевыполнение нормы.
2. Автоматизировать деятельность, внедрить инновационные технологии. Допустим, штукатурить стены можно мастерком или использовать механизированное устройство, которое значительно ускоряет процесс отделки. Увеличение объемов работ в результате оптимизации позволит сократить штатные единицы, снизить расходы на оплату труда.
3. Экономить на каждом этапе производства. Закупать дешевые, но качественные материалы, следить за расходом электроэнергии, воды.
4. Подбирать правильных партнеров. Для снижения транспортных расходов нужно заключать договоры с подрядчиками, которые расположены рядом. 
5. Правильно подбирать штат. Уменьшить количество персонала, деятельность которого неэффективна. Некоторые должности можно объединить, если не нужно несколько бухгалтеров или экономистов. Правильно распределить фонд оплаты труда, не вызывая недовольства в коллективе.
6. Повысить квалификацию сотрудников. Для этого есть курсы, семинары.
7. Беречь ресурсы. К примеру, портной может раскроить ткань с минимальным расходом. Иначе куски, из которых нельзя ничего пошить. Если сделать калькуляцию расхода материалов на 1 объект и выдавать его в соответствии с нормами, не будет оставаться лишнее. Для экономии электричества можно приобрести энергосберегающую технику.
8. Расширить ассортимент услуг.
9. Проанализировать причины брака и сократить их.
10. Следить за изменениями на рынке. Возможно, себестоимость товара у конкурентов меньше.

Правильное распределение бюджета на рекламу — также важный пункт управления бизнесом. Контролируйте и анализируйте все расходы в одном месте и выявляйте неэффективные способы продвижения с помощью системы сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Заключение

Калькуляция затрат на услуги позволит распределить издержки по статьям. Их перечень зависит от специфики услуги. Чтобы избежать банкротства и не предлагать услуги по завышенным ценам, нужно контролировать расходы. Для этого нужна калькуляция стоимости услуг. Даже в кризисной ситуации себестоимость продукции или услуг остается важным показателем.

Как составить простую коммерческую смету (калькуляцию) подрядчику

С чего надо начинать считать любую коммерческую смету или калькуляцию по-другому? Да конечно во первых необходимо для начала определиться с составом работ и объемов, которые планируется производить.

Далее самое главное – это определить трудоёмкость выполняемых работ.

Что такое трудоемкость? Если просто, то сколько нужно часов рабочему строителю средней подготовки чтобы справиться с единицей объема работы. Например, 10 часов потребуется каменщику, чтобы выполнить кладку стен в объеме 1 м3. Это значит, что трудоемкость данной работы 10 человеко-часов.

Где взять такие данные по всем видам работ?

1. Во-первых, это из собственного опыта и прошлых работ.
2. Во-вторых, можно найти такие данные в ГЭСН (государственные элементные сметные нормативы). Эти нормативы есть в свободном доступе в интернете. Там в принципе по каждой работе можете найти примерные цифры по трудоемкости.

Вычисление общей трудоемкости

Зная объемы по каждому виду работ, можно просто путем обычного перемножения вычислить полную трудоёмкость, например трудоемкость выполнения кирпичной кладки 5 м3 будет составлять 50 чел-часов (10 чел-часов х 5 м3).

Таким же образом вы можете найти трудоемкость по каждому объему выполняемой работы. Сложив вместе, вы вычислите общую трудоемкость.

Далее все просто вам необходимо эту трудоемкость перевести в человеко-дни. Это делается делением на 8 (так как рабочий день считается 8 часов). По аналогии затем полученное количество человеко-дней, разделите на 22 и получите туже самую трудоемкость но уже в человеко-месяцах.

Теперь, чтобы перевести все это в деньги нужно просто умножить эти человеко-месяцы на среднемесячную зарплату рабочих по вашему региону и виду работ. Это можно определить по вашему прошлому опыту работы с рабочими-строителями или вашему видению такого уровня зарплаты или взяв среднюю зарплату по региону с сайта hh.ru, например, отсмотрев для этого несколько предлагаемых вакансий с уровнем зарплаты.

Вот так вы получите одну из важнейших составляющих любой коммерческой сметы – оплата труда своим работникам.

Дополнительные затраты в смете

Далее добавьте к полученному значению накладные расходы, без которых не обходится ни одна работа. Уровень накладных расходов может колебаться от 60 до 130% от рассчитанной оплаты труда. В среднем по строительству считается все-таки уровень в 110 процентов для строительных работ.

Вот эта сумма уже будет являться вашей себестоимостью выполняемых работ. То есть это минимальная цена работ, за которую возможно просто выйти в ноль.

Затем к этой сумме добавьте сметную прибыль. Сметная прибыль в среднем занимает 65% от рассчитанной оплаты труда.

Кроме того, рекомендуем обязательно указать резерв средств на непредвиденные расходы. В среднем достаточно 2–3 %. Однако если у вас очень неясное начальное техническое задание или вы не очень уверенны в правильности посчитанных вами объемов, то можно указать до 10% от всей полученной суммы.

Вот и получилась простейшая, но в то же время обоснованная и более или менее точная коммерческая смета.

Если у вас остались вопросы напишете нам или позвоните и мы проконсультируем вас по всем сметным вопросам.

Данная коммерческая смета касается только работ, где используется давальческий материал от заказчика. Если вам нужно закупать самостоятельно еще и материал, то дополнительно необходимо еще и учесть материал по рыночной цене которую очень легко найти в интернете по поиску.

Под определением “калькуляция” подразумевается процесс, который направлен, в первую очередь, на расчет стоимостного выражения изготовленного товара либо предоставленных услуг. В большинстве случаев, к продукции данная деятельность не применима. Для них предусмотрено иное правило формирования себестоимости.

Калькуляция становится актуальной в процессе расчета цены (иными словами стоимостного выражения) компании как некого калькуляционного объекта, так и группы имеющихся объектов. Одновременно с этим, под определением “объект калькуляции” подразумевается конкретная продукция либо же услуга. А единица калькуляции – единица измерения.

Определение

Можно сказать, что калькуляция занимается так называемым аккумулированием всех без исключения издержек, которые напрямую либо же косвенно связаны с основной трудовой деятельностью. К примеру, с изготовление товаров, предоставлением услуг.

На базе осуществленных расчетов выявляется фактическая цена в полном либо частичном объеме.

Важно обращать внимание на то, что калькуляция готового товара различается от определения цены предоставленной услуги, в частности:

1. Цена на товар может рассчитываться для единицы продукции, группы товаров, для однородной продукции и так далее. Если говорить об услугах, то формируется смета прогнозируемых затрат их финансовой оценки, и это всегда является персональным. Не существует термонологии “однотипные услуги”.
2. Для товаров может рассчитываться нормативная цена, на базе которой формируется ценообразование. А для расчета результата от реализации товаров применяется фактическая цена, которая может быть определена по завершению производственного процесса либо же конкретного временного промежутка. Различие между нормативной и фактической ценовой оценкой является доходом либо же убытком. И уже последующая партия товаров оценивается для покупателей по-новому с обязательным учетом ранее обнаруженных отклонений в цене.
3. Для непосредственных услуг всегда осуществляется определение предварительного оценивания, отталкиваясь от объема прогнозируемой трудовой деятельности. Говоря простыми словами, имеется некоторый ряд сметных значений, которые применяются в процессе исчислений услуг и видоизменяются на установленные в текущем календарном году цены.

Непосредственная калькуляция услуги товаров происходит по многочисленным статьям издержек, список которых может быть изменен в зависимости от сферы и специфики трудовой деятельности, а также от того, какой установлен способ калькулирования расходов.

Как составить

Для возможности достоверного составления калькуляции услуг, необходимо следовать принятым методическим инструкциям по конкретным сферам деятельности.

Более того, играет роль изначальное грамотное распределение затрат по счетам бухгалтерского учета. Благодаря этому можно точно дать оценку себестоимости и осуществить ценообразование.

Происходит подобного рода “разноска” по счетам на базе первичной документации, которая в полной мере позволяет определиться не только с производственными, но и с непроизводственными характерными затратами.

Если говорить о самом процессе, то он подразумевает под собой несколько ключевых этапов, а именно:

1. Изначально в обязательном порядке необходимо определиться с прямыми и косвенными затратами. Наиболее оптимально это выполнить с помощью сведений бухгалтерского учета, где вся без исключения группировка затрат по данному признаку проходит на учетных счетах.
2. На следующем этапе, отталкиваясь от данной методики, осуществляется распределение расходов. Это весьма важно, если осуществляется предоставление одновременно нескольких разновидностей услуг.

На втором этапе важно определиться со значениями общехозяйственных, общепроизводственных и коммерческих затрат, которые могут распределяться между разновидностями услуг по отношению к каким-либо признакам или же наоборот, без распределения прибыли в полном объеме.

Как рассчитать

На сегодня допускается возможность произвести расчет несколькими методами. Для этого достаточно будет четко понимать, что для предоставления той или иной услуги нужно различные материалы и материальные ценности.

Цена включает в себя себестоимость материалов и финансовых расходов на предоставление определенных услуг.

Многолетняя практика позволила сформировать своего рода план, по которому можно произвести расчет себестоимости. В процессе выполнения необходимых расчетов важно брать во внимание:

• затраты, которые напрямую связаны с имеющимися налоговыми отчислениями и трудовой деятельностью компании;
• капитальные и текущие финансовые расходы;
• материальные расходы;
• начисление заработной платы наемному штату сотрудников;
• социальные отчисления;
• начисление амортизации;
• иные финансовые затраты.

Рассчитывая себестоимость, в обязательном порядке следует брать во внимание материалы, которые применяются в процессе предоставления услуг. Если же процесс является нетрудоемким и не влечет за собой огромного числа материала, допускается возможность суммирования всех без исключения затрат и выводить себестоимость.

В том случае, если предоставление услуги влечет за собой наличие огромного объема материалов, то допускается возможность формирования отдельной сметы для потребителя. В ней будут указаны цены по всем без исключения материалам и отдельная себестоимость услуги.

К примеру, если трудовая деятельность заключается в предоставлении репетиторских услуг, то работа требует огромного числа книг и тетрадей. Стоимость услуги будет включать в себя затраты на канцелярские принадлежности и литературу.

В процессе формирования прейскуранта в себестоимость для потребителя необходимо включить также материальные затраты.

К примеру, если трудовая деятельность заключается в предоставлении репетиторских услуг, то для данной работы автоматически требуется наличие огромного объема литературы и тетрадей. Стоимость будет включать в себя затраты на канцелярские принадлежности.

Второй пример – о клининговой организации. Прежде чем подписывать соглашение с потребителями, необходимо оговорить полный список предоставляемых услуг. В такой ситуации себестоимость на все необходимые материалы допускается возможность выводить в отдельно сформированный прейскурант. Получателем будет произведена оплата не только отдельно за материалы, но и отдельно за полученную услугу.

Анализ

После того как было ознакомление с указанными методами формирования себестоимости, можно четко определить наиболее оптимальный вариант расчета рассматриваемой цены, а также в полной мере оценить сходства и отличия.

Помимо этого, выполненный анализ калькуляционных статей позволит узнать полную картину (действительно ли своевременно, полно и правдиво отображены расходы в финансовой документации), включая возможность улучшения контроля за эффективным применением имеющихся ресурсов: денежных, энергетических и так далее.

Пример и образец

Рассмотрим пример определения себестоимости предоставления услуг по наращиванию ресниц.

Итак, для этого необходимы специальные искусственные волосинки. Нужно рассчитать цены ресниц на одного человека.

Если стоимость 1 пачки волосинок составляет порядка 4000 рублей, в коробке их – 4000 единиц, и при этом на одного клиента нужно 100 штук, то можно произвести расчет стоимости волосинок:

цена 1 пачки / число потребителей (клиентов)

Повысить объем и увеличить длину ресниц без использования специального клея просто невозможно. По этой причине возникает необходимость в расчете объема данного материала.

Объем клея 5 мл, цена – 3500 рублей. На каждую клетку необходимо затратить порядка 0,2 мл. С помощью этих сведений несложно произвести расчет:

суммарная стоимость клея / объем материала на одного клиента

Для подобного рода процедуру нет необходимости в покупке какого-либо дополнительного оборудования, поскольку можно обойтись только кисточкой.

Набор кисточек – 500 рублей, количество в упаковке – 50 штук.

Расчет:

цена упаковки / число кисточек на одну процедуру (расход на одного клиента)

Дополнительно следует применять медицинскую клеящуюся ленту, стоимость которой 400 рублей, длина – 6 метров. Причем на одного клиента нужно всего 10 сантиметров.

Расчет:

суммарная цена ленты / размер ленты на одного клиента

Далее необходимо суммировать все полученные затраты и получить себестоимость.

Рассмотренный пример по праву считается простым, поскольку в нем не учитывалась себестоимость аренды каких-либо помещений, налоговых сборов, заработной платы наемным сотрудникам, возможную оплату коммунальных услуг и так далее. Данный расчет может быть достоверным только в том случае, если предприниматель осуществляет трудовую деятельность на себя, а сами услуги предоставляется на дому.

Причем нет необходимости в каких-либо рекламных акциях и так далее.

Методика расчета стоимости работ или услуг представлена на данном видео.

Расчет себестоимости услуг: практикум для главбухов и финдиров

Как правильно рассчитать себестоимость услуг по клиентам компании? Как распределять на себестоимость услуг прямые и накладные расходы? Что учитывать при отнесении расходов по отдельным статьям затрат на клиентов компании?

Руководству компаний, которые занимаются оказанием услуг, важно видеть себестоимость услуг в аналитике по отдельным клиентам. Это нужно для контроля и управления как общей рентабельностью бизнеса компании, так и экономической эффективностью работы с каждым клиентом.

На практике достаточно часто компании, не вдаваясь в детальный анализ причин снижения общей рентабельности, пытаются повысить ее за счет роста цен на услуги и в итоге теряют в объемах реализации и прибыли.

Предлагаем:

1. Проанализировать текущую ситуацию и выявить негативные факторы себестоимости услуг в разрезе клиентов компании;

2. Разработать методику расчета прямых расходов и распределения накладных расходов по клиентам компании;

3. На основе мониторинга динамики себестоимости услуг разработать предложения по снижению себестоимости работы с отдельными клиентами.

Анализируем текущую ситуацию

Всем, наверняка, знакомо: себестоимость услуг растет, рентабельность бизнеса снижается, а руководство требует срочно исправить ситуацию. Менеджмент оперативно составляет разнообразные планы по улучшению деятельности подразделений, но их реализация не приносит прогнозируемого улучшения показателей.

Естественно, возникает вопрос: почему не сработали предложенные мероприятия? Чаще всего потому, что не анализировали динамику себестоимости услуг в разрезе клиентов компании (или хотя бы их основных групп) — это позволило бы понять причины ее роста и адекватность ценовой политики по отдельным клиентам. Без такого анализа практически невозможно достоверно выявить негативные факторы и разработать действительно эффективные мероприятия по повышению рентабельности работы с клиентами.

Для анализа текущей ситуации необходимы аналитические данные о составляющих себестоимости услуг в группировке по прямым и накладным расходам.

Прямые расходы непосредственно связаны с оказанием услуги и отражаются в учете на счете 20, а в состав накладных включаются как общепроизводственные (счет 25), так и общехозяйственные (счет 26) расходы.

Прямые расходы относят сразу на себестоимость услуги, а накладные сначала аккумулируются в течение отчетного периода, а затем распределяются на себестоимость услуг по утвержденным в компании алгоритмам.

Изменения величины и состава себестоимости услуг надо анализировать в динамике за выбранный период.

Чтобы исключить влияние разовых или непредвиденных колебаний затрат, период анализа должен быть не менее шести месяцев.

Порядок анализа: формируется аналитическая таблица по формированию себестоимости в разрезе клиентов компании и на ее основе выявляются факторы, повлиявшие на увеличение себестоимости.

Как это сделать, рассмотрим на примере ООО «Альфа» (оказывает информационно-консультационные услуги). Результаты хозяйственной деятельности компании за шесть месяцев 2017 г. представлены в табл. 1.

Таблица 1. Отчет о прибылях и убытках компании «Альфа» за 6 месяцев 2017 г.

Показатели	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь
Объем услуг	720 000	825 000	850 000	850 000	830 000	795 000
В том числе:
Заказчик 1	50 000	75 000	80 000	100 000	80 000	65 000
Заказчик 2	150 000	170 000	200 000	180 000	250 000	200 000
Заказчик 3	200 000	230 000	170 000	220 000	200 000	180 000
Заказчик 4	320 000	350 000	400 000	350 000	300 000	350 000
Прямые расходы	356 200	424 500	496 000	509 000	474 800	443 700
В том числе:
ФОТ	220 000	260 000	300 000	310 000	280 000	260 000
Отчисления с ФОТ	66 000	78 000	90 000	93 000	84 000	78 000
ЕНВД	43 200	49 500	51 000	51 000	49 800	47 700
Обучение		8000		12 000
Субподряд			20 000		15 000	10 000
Командировки	15 000	17 000	23 000	25 000	28 000	30 000
Амортизация ОС	12 000	12 000	12 000	18 000	18 000	18 000
Накладные расходы	130 000	140 000	145 000	155 000	155 000	150 000
Общепроизводственные	75 000	80 000	82 000	90 000	93 000	90 000
Общехозяйственные	55 000	60 000	63 000	65 000	62 000	60 000
Всего расходы компании	486 200	564 500	641 000	664 000	629 800	593 700
Прибыль от услуг	233 800	260 500	209 000	186 000	200 200	201 300
Рентабельность бизнеса	32,5 %	31,6 %	24,6 %	21,9 %	24,1 %	25,3 %
Уровень прямых расходов	49,5 %	51,5 %	58,4 %	59,9 %	57,2 %	55,8 %

Вывод

Как видим, при устойчивом объеме реализации услуг рентабельность бизнеса снижается, а доля прямых расходов к объему реализации, наоборот, растет. Кроме того, на протяжении всего периода увеличиваются общехозяйственные расходы.

Отметим также непропорциональный динамике объемов оказанных услуг рост фонда оплаты труда, что сказывается и на увеличении зависимой от него статьи «Отчисления с ФОТ».

На снижение рентабельности повлияло и привлечение к выполнению работ внешних специалистов (статья «Субподряд»), а также постоянное увеличение расходов на командировки.

Таким образом, главные факторы снижения рентабельности бизнеса и роста себестоимости услуг в анализируемом периоде:

• непропорционально высокий рост прямых расходов по отдельным статьям затрат;
• постоянное увеличение общехозяйственных расходов.

Однако этой информации явно недостаточно для того, чтобы понять причины роста себестоимости и разработать эффективные мероприятия по ее оптимизации. Необходим более детальный расчет себестоимости услуг по клиентам компании.

Методика расчета прямых расходов и распределения накладных расходов по клиентам компании

Алгоритм расчета себестоимости услуг по клиентам компании:

Сумма первых трех расчетов — это производственная себестоимость услуг для каждого из клиентов.

Добавив к ней результаты четвертого расчета, получим полную себестоимость услуг по клиентам компании, а значит, увидим, насколько рентабельна работа с каждым из клиентов и выявим причины более высокой себестоимости у одних клиентов по сравнению с другими.

Сформируем для наглядности полную себестоимость услуг для каждого из клиентов компании «Альфа» за июнь 2017 г. Для этого в соответствии с предлагаемой методикой сначала распределим прямые затраты, которые можно явно отнести на конкретного клиента компании.

Статья затрат «Фонд оплаты труда» за июнь — 260 000 руб. За этот же месяц сотрудники компании произвели работы у клиентов в количестве 420 часов.

В аналитике по сотрудникам и клиентам выработка часов за июнь представлена в табл. 2.

Таблица 2. Выработка часов по клиентам за июнь 2017 г.

Сотрудники	Заказчик 1	Заказчик 2	Заказчик 3	Заказчик 4	Всего
Начальник отдела	10	15	20	20	65
Ведущий консультант	20	25	35	35	115
Консультант	10	15	40	60	125
Программист	20	30	35	30	115
Итого работ	55	85	130	145	420

Так как размер заработной платы у сотрудников отличается, чтобы определить себестоимость услуг в части статьи «Фонд заработной платы» по клиентам, распределим заработную плату сотрудников пропорционально отработанному у клиентов времени.

Общее количество рабочих часов в месяце больше, чем потрачено на выполнение услуг, следовательно, напрямую разносится не весь фонд оплаты, а только та его часть, которая выплачивается за часы работы у клиентов.

Оставшаяся часть фонда оплаты труда сотрудников относится к условно-прямым расходам, поскольку выплачена за часы, потраченные на процессы внутри компании (совещания, планирование и отчетность по работе, обучение, работа на внутренние проекты компании и т. д.).

Распределяем общий фонд оплаты сотрудников на условно-прямые и прямые расходы по формулам:

Зная размер части фонда оплаты труда, которая относится на прямые расходы, и количество часов работы у клиентов по каждому из сотрудников, распределяем эту часть на себестоимость услуг для клиентов по формуле:

Итоги этих расчетов — в табл. 3.

Таблица 3. Распределение ФОТ на прямые и условно-прямые расходы

Распределение ФОТ на прямые и условно-прямые расходы
Сотрудники	ФОТ, руб.	Часов в месяце	Часы общие	ФОТ — условно-прямые расходы	ФОТ — прямые расходы
Начальник отдела	80 000	168	103	49 048	30 952
Ведущий консультант	60 000	168	53	18 929	41 071
Консультант	45 000	168	43	11 518	33 482
Программист	75 000	168	53	23 661	51 339
Итого	260 000		252	103 155	156 845
Распределение ФОТ по клиентам за июнь 2017 г.
Сотрудники	Заказчик 1	Заказчик 2	Заказчик 3	Заказчик 4	Всего
Начальник отдела	4762	7143	9524	9524	30 952
Ведущий консультант	7143	8929	12 500	12 500	41 071
Консультант	2679	4018	10 714	16 071	33 482
Программист	8929	13 393	15 625	13 393	51 339
Итого работ	23 512	33 482	48 363	51 488	156 845

Как видим, по итогам работы в июне 2017 г. в составе фонда оплаты труда сотрудников отдела в общей сумме 260 000 руб. прямые расходы — 156 845 руб. и условно-прямые расходы — 103 115 руб.

Далее прямые расходы распределены на себестоимость услуг по каждому из четырех клиентов пропорционально времени, отработанному у них каждым сотрудником компании.

Прямые расходы по статье затрат «Отчисления с ФОТ» относятся на клиентов в размере 30 % от прямых расходов на ФОТ (общая сумма отчислений во все фонды согласно действующему законодательству).

Расходы по статье затрат «ЕНВД» на клиентов разносим в сумме 6 % от объема оказанных услуг (в соответствии с выбранным компанией режимом налогообложения).

Далее анализируем экономическое содержание статьи расходов «Обучение». Если обучение сотрудника проводилось именно в связи с выполняемой у клиента работой (например, ранее сотрудник не работал с программой, которой пользуется клиент), то такие расходы нужно отнести на себестоимость услуги для конкретного клиента.

В случае когда обучение сотрудника служит для общего профессионального развития, такие расходы следует признать условно-прямыми и не относить непосредственно на клиентов.

По статье расходов «Субподряд» отражаются затраты на привлечение внешних подрядчиков (экспертов, разработчиков и т. п.) для выполнения части договорных работ у конкретных клиентов, поэтому такие затраты мы можем сразу отнести на себестоимость услуг для конкретного клиента.

В нашем случае общие расходы на субподряд за июнь 2017 г. — 10 тыс. руб. Из них 4 тыс. руб. относим на Заказчика 2, 6 тыс. руб. — на Заказчика 4.

Расходы по статье «Командировки» распределяем аналогично статье «Обучение», т. е. если цель командировки — выполнение работ у конкретного клиента, эти расходы относим на этого клиента, а если командировка носит общий характер — к условно-постоянным расходам.

За июнь сотрудники отдела совершили три командировки на общую сумму 30 тыс. руб. При этом две командировки были к Заказчикам 1 (5 тыс. руб.) и 4 (15 тыс. руб.), а одна носила общий характер (посещение семинара) и обошлась компании в 10 тыс. руб.

Расходы по статье «Амортизация ОС» по своей сути не могут быть отнесены к конкретному клиенту и в полном размере являются условно-прямыми расходами, подлежащими распределению.

Результат распределения прямых расходов — в табл. 4.

Таблица 4. Распределение прямых расходов на клиентов компании за июнь 2017 г.

Статьи затрат	Заказчик 1	Заказчик 2	Заказчик 3	Заказчик 4	Всего
ФОТ	23 512	33 482	48 363	51 488	156 845
Отчисления с ФОТ	7054	10 045	14 509	15 446	47 054
ЕНВД	4800	15 000	12 000	18 000	49 800
Обучение					0
Субподряд		4000		6000	10 000
Командировки	5000			15 000	20 000
Амортизация ОС					0
Итого расходы	40 365	62 527	74 872	105 935	283 699

Теперь распределим общую сумму условно-прямых расходов отдела, работающего с клиентами, — 162 101 руб., из них:

• ФОТ — 103 155 руб.;
• отчисления с ФОТ (30 %) — 30 946 руб.;
• командировки — 10 000 руб.;
• амортизация ОС — 18 000 руб.

Обратите внимание!

Чтобы расчет себестоимости услуг по клиентам был максимально достоверным, важно правильно выбрать алгоритм распределения общих расходов.

На практике такие расходы часто распределяют пропорционально суммовому объему услуг. Однако у разных клиентов может быть различная договорная стоимость услуги, и такой выбор исказит себестоимость услуги для клиента. Неоправданно большая часть общих расходов будет отнесена на клиента с большей договорной стоимостью, а у клиента с меньшей стоимостью себестоимость услуги, наоборот, будет занижена.

С учетом выбранного алгоритма формула для распределения условно-прямых расходов на клиентов компании «Альфа» будет выглядеть так:

В результате расчета по этой формуле условно-прямые расходы компании «Альфа» распределились по клиентам следующим образом (табл. 5).

Таблица 5. Распределение условно-прямых расходов по клиентам за июнь 2017 г.

Статьи затрат	Заказчик 1	Заказчик 2	Заказчик 3	Заказчик 4	Всего
ФОТ	14 736	20 877	31 929	35 613	103 155
Отчисления с ФОТ	4421	6263	9579	10 684	30 946
Обучение					0
Командировки	1429	2024	3095	3452	10 000
Амортизация ОС	2571	3643	5571	6214	18 000
Итого расходы	19 157	32 806	50 174	55 964	162 101

Следующим этап расчета себестоимости услуг для клиентов компании — распределение общепроизводственных расходов.

К общепроизводственным расходам относят затраты, которые непосредственно не связаны с процессом оказания услуг у клиентов, но обеспечивают сам процесс оказания услуг, например:

• зарплата руководителя производственной службы и технических сотрудников, не работающих напрямую с клиентами, а также отчисления с их ФОТ;
• аренда помещения производственной службы и его содержание;
• расходы на ремонт и содержание оборудования и оргтехники, не используемых для оказания услуг клиентам;
• расходы на рекламу услуг компании и маркетинговые акции для потенциальных клиентов компании;
• хозяйственные расходы и канцтовары для нужд производственной службы.

Алгоритм распределения общепроизводственных расходов на услуги для клиентов компании целесообразно использовать тот же, что и для условно-прямых расходов:

• во-первых, это позволит сохранить единый принцип формирования производственной себестоимости услуг компании;
• во-вторых — обеспечить необходимую производственную рентабельность при формировании ценовой политики компании на свои услуги.

Общепроизводственные расходы отдела компании «Альфа» за июнь — 90 000 руб. Распределим их пропорционально отработанному у клиентов времени:

• Заказчик 1 — 12 857 руб.;
• Заказчик 2 — 18 214 руб.;
• Заказчик 3 — 27 857 руб.;
• Заказчик 4 — 31 071 руб.

Общехозяйственные расходы относятся к процессам управления всей компанией и поэтому могут распределяться на себестоимость услуг по алгоритмам, отличным от процесса производства услуг. Например, не только по общей сумме затрат одним алгоритмом, но и по каждой статье по своему алгоритму.

Если отдельные затраты можно учитывать по конкретным подразделениям компании, сначала такие затраты относят на общехозяйственные расходы подразделения, а потом к ним распределяются общие расходы компании. Например, если у каждого подразделения компании есть отдельный прибор учета электроэнергии, то сначала на общехозяйственные расходы подразделения по статье «Электроэнергия» относится сумма затрат согласно показаниям, а затем к этой сумме добавляется часть общих затрат на электроэнергию, которые превышают сумму по приборам учета всех подразделений (то есть те затраты, которые не относятся к конкретным подразделениям).

Сложные составные алгоритмы распределения общехозяйственных расходов оправданы только в том случае, когда у компании имеются целевые показатели по ним и назначены сотрудники, ответственные за их достижение. В противном случае это напрасная трата времени и сил.

В большинстве случаев для распределения общехозяйственных расходов достаточно одного общего алгоритма, так как производственные службы не могут повлиять на размер общехозяйственных расходов, а значит, и отвечать за их долю в составе полной себестоимости услуг. Поэтому распределим общехозяйственные расходы компании «Альфа» на себестоимость услуг также пропорционально отработанному сотрудникам времени.

Общая сумма в 60 000 руб. распределена по клиентам в следующих пропорциях:

• Заказчик 1 — 8571 руб.;
• Заказчик 2 — 12 143 руб.;
• Заказчик 3 — 18 571 руб.;
• Заказчик 4 — 20 714 руб.

Данные о полной себестоимости услуг для каждого клиента отдела за июнь — в табл. 6.

Таблица 6. Полная себестоимость услуг за июнь 2017 г.

Показатели	Заказчик 1	Заказчик 2	Заказчик 3	Заказчик 4	Всего
Объём услуг	80 000	250 000	200 000	300 000	830 000
В том числе:
Прямые расходы	62 623	92 333	123 846	164 898	443 700
В том числе:
ФОТ	38 248	54 359	80 292	87 101	260 000
Отчисления с ФОТ	11 474	16 308	24 088	26 130	78 000
ЕНВД	3900	12 000	10 800	21 000	47 700
Обучение	0	0	0	0	0
Субподряд	0	4000	0	6000	10 000
Командировки	6429	2024	3095	18 452	30 000
Амортизация ОС	2571	3643	5571	6214	18 000
Маржинальный доход	17 377	157 667	76 154	135 102	386 300
Накладные расходы	21 429	30 357	46 429	51 786	150 000
Общепроизводственные	12 857	18 214	27 857	31 071	90 000
Общехозяйственные	8571	12 143	18 571	20 714	60 000
Всего расходы	84 051	122 690	170 275	216 684	593 700
Прибыль от услуг	–4051	127 310	29 725	83 316	236 300
Рентабельность бизнеса	–5,1 %	50,9 %	14,9 %	27,8 %	28,5 %
Уровень прямых расходов	78,3 %	36,9 %	61,9 %	55,0 %	53,5 %
Доля ФОТ в объеме услуг	47,8 %	21,7 %	40,1 %	29,0 %	58,6 %

Вывод

Теперь хорошо видно, насколько отличается себестоимость услуг и их рентабельность в аналитике по клиентам компании. Достаточно указать, что доля прямых расходов зафиксирована на уровне от 36,9 % (Заказчик 2) до 78,3 (Заказчик 1), а уровень ФОТ у Заказчиков 1 и 3 намного выше аналогичного показателя Заказчиков 2 и 4.

Как снизить себестоимости услуг для отдельных клиентов?

Итак, мы выявили факторы, которые негативно влияют на себестоимость услуг, и можем разработать эффективные мероприятия по снижению себестоимости услуг для отдельных клиентов.

Итак, основной фактор высокой себестоимости услуг компании «Альфа» для некоторых клиентов — нерациональное распределение загрузки сотрудников отдела между клиентами. Поэтому в первую очередь необходимо планировать загрузку сотрудников отдела так, чтобы по возможности избегать участия высокооплачиваемых сотрудников в работах для низкорентабельных клиентов.

Кроме того, на высокую себестоимость работ у Заказчиков 1, 3 и 4 оказали влияние расходы на командировки. Следовательно, второе предложение по снижению себестоимости услуг для клиентов — уменьшить количество командировок сотрудников к заказчикам путем использования дистанционной связи и доступа к базам данных клиентов.

Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста» № 8, 2017