Любой проект начинается с идеи, которая требует реализации. Но, прежде чем внедрять идею в жизнь, следует оценить целесообразность реализации проекта, в том числе с экономической точки зрения. Для этого необходимо формирование «Концепции проекта», описывающей его актуальность, цели и задачи.
Если идея получает положительную оценку и признается перспективной, то она получает возможность развития. Тогда проект начинает свой путь, открывая жизненный цикл со стадии инициации.
Содержание статьи
- 1 Инициация проекта
- 2 Концепция проекта
- 3 Применение концепции проекта
- 4 Необходимость концепции проекта и цели ее написания
- 5 Этапы формирования концепции проекта
- 6 Примеры концепции проекта
Инициация проекта
Инициация проекта — это первая стадия жизненного цикла проекта, означающая его запуск. Это убеждение руководства организации или инвесторов, а также других заинтересованных лиц в необходимости выполнения проекта. Фаза инициации проекта подразумевает определение целей проекта, а также взаимосвязанных с ними целей продукта проекта. Успех проекта определяется достижением конкретных показателей по каждому сформулированному результату в определенные сроки.
Необходимым условием эффективного управления проектом является тщательное документирование всех действий, связанных с исполнением проекта, поэтому результатом фазы инициации является документ, который может быть назван концепцией (или паспортом) проекта.
Концепция проекта
Концепция проекта – это документ, описывающий общие положения проекта, его цели, задачи и способы достижения этих целей.
Это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству или заказчику и инвестору с целью его одобрения, финансирования и последующей реализации инвестиционного проекта.
Концепция проекта обычно содержит следующую информацию:
- обоснование актуальности проекта, которая определяется тем, насколько он значим для общества;
- описание потребностей, которые можно удовлетворить, реализовав предлагаемый проект;
- обоснование инициации проекта — почему реализация предлагаемого проекта является лучшим решением описанной проблемы;
- описание альтернатив предлагаемого проекта (какими еще способами можно решить возникшую проблему или удовлетворить потребности);
- формирование целей и задач проекта, т.е. чего необходимо достичь в результате реализации проекта и какими конкретно действиями;
- описание конечного результата проекта (продукта или услуги) с указанием его качественных и количественных характеристик;
- критерии успеха проекта (количественные и качественные показатели);
- перечень заинтересованных сторон проекта с указанием их целей, включая активных участников проекта (заказчики, исполнители, подрядчики, инвесторы и т.д.);;
- описание процедур сотрудничества и взаимодействия между участниками проекта;
- предварительная оценка стоимости и сроков проекта;
- предполагаемые источники финансирования и предварительный бюджет проекта;
- укрупненный план реализации проекта;
- план управления рисками.
Применение концепции проекта
Концепция содержит в себе некую дорожную карту с ключевыми событиями и основными этапами реализации проекта, которая в дальнейшем помогает руководителю проекта сформировать детальный план работ и определить контрольные точки с заранее определенными показателями эффективности.
На основе концепции проекта также составляется бюджет проекта и регламент взаимодействия участников проектной деятельности.
Необходимость концепции проекта и цели ее написания
Концепция позволяет не просто описать, но и формализовать идею, обосновать ее реализуемость и эффективность, оцифровать основные и промежуточные результаты реализации проекта и определить ключевые факторы успеха.
Таким образом, концепция проекта является незаменимым инструментом защиты проекта на стадии инициации, а также является основой для формирования документов на стадии планирования проекта и преследует следующие цели:
- Планирование проекта (стратегическое и оперативное в виде плана-графика реализации проекта).
- Составление бюджета проекта (определение инвестиционных затрат и источников финансирования).
- Обоснование проекта (его актуальность и эффективность).
- Определение заинтересованных сторон
Этапы формирования концепции проекта
При составлении концепции проекта, как правило, используют готовые шаблоны документов, принятых в компании. Также используется опыт подготовки аналогичных документов по другим проектам. Главную роль в данном процессе играет квалификация руководителя проекта, а также менеджера, ответственного за ее разработку.
Условно бизнес-процесс подготовки концепции проекта можно разделить на четыре этапа.
- Начальный этап – встреча с заказчиком и инвестором проекта, обсуждение основных положений и общей идеи концепции, ее целей и задач.
- Структуризация – систематизация исходных данных для формирования концепции, основных требований к формулировкам. Также она включает определение этапов и сроков написания документа, дополнительно необходимых работ, например, предварительного маркетингового исследования.
- Написание концепции – формирование документа в соответствии с разработанной структурой и собранными исходными данными. Это выполнение работ по формализации идеи, обоснованию ее реализуемости, определению ключевых факторов успеха проекта.
- Согласование и утверждение – согласование разделов концепции, в т.ч. целей и задач проекта, конечного результата, объемов и источников финансирования, методов реализации и т. п. Утверждается концепция проекта только после согласования ее всеми заинтересованными сторонами.
Примеры концепции проекта
Шаблон концепции проекта и пример можно скачать по ссылкам ниже:
«ШАБЛОН КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА».
ПРИМЕР КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА (заполненный шаблон)
Примеры концепций других проектов, реализуемых в разных отраслях и сферах деятельности, разработанные студентами специальности «Прикладная информатика» УГАТУ в рамках курсовых работ по дисциплине «Проектный практикум»:
- «Организация аренды электросамокатов»
- «Создание музыкальной радиостанции «RadioLiszt»
- «Организация доставки питания в школы»
- «Создание VR стендов для обучения персонала поведению во время критических ситуаций»
- «Создание системы водоснабжения в поселке»
- «Техническое перевооружение механосборочного цеха»
- «Создание автоматизированных многоуровневых парковок в городе»
Итак, у вашей компании есть заявленная миссия, но вы только что узнали ещё одно понятие — «заявленная концепция». Если ваша заявленная миссия — это путеводная звезда компании, то концепция для вас — это компас. Эти элементы дают вашей команде чёткое представление о том, куда движется компания (миссия), и понимание того, как она собирается туда добраться (концепция).
Концепция подкрепляет собой заявленную миссию и неразрывно связана с нею. Она позволяет определить стратегически важные долгосрочные цели, достижение которых поможет выполнить миссию компании. Но для составления концепции требуется время и усилия. В этом руководстве мы расскажем, чем концепция отличается от миссии и как её составить, а также приведём несколько примеров концепций от известных компаний.
Что такое концепция?
Концепция — это направляющий маяк для вашей компании, показывающий направление, в котором она будет двигаться. Концепция поясняет, как и зачем будет реализовываться заявленная миссия в рамках достижения общей цели компании.
Но чем же именно отличается миссия от концепции?
Это хороший вопрос, и честный ответ на него заключается в том, что каждая компания определяет свою миссию и концепцию по-своему. Некоторые компании объединяют миссию и концепцию в единый элемент. Иногда миссию и концепцию воспринимают как взаимозаменяемые понятия. В действительности же их можно разграничить следующим образом:
-
A Заявленная миссия — это цель вашей компании, определяющая, для чего вы делаете то, что делаете, и какую проблему в идеале вы планируете решить. Полная реализация заявленной миссии, как правило, является непростой, а то и вовсе невыполнимой задачей. Но именно поэтому она и вдохновляет людей.
-
С другой стороны, концепция — это то, каким образом вы будете решать эту задачу. В концепции должно быть предельно чётко определено, как вы собираетесь выполнять свою заявленную миссию. В случаях, когда компания делает единое заявление, концепция обычно содержится во второй его части, где описывается способ достижения цели.
Заявленная миссия, как правило, остаётся неизменной, в то время как концепция может расти и изменяться вместе с компанией. Например, компания UPS меняла свою концепцию по мере своего развития. Изначально она заключалась в том, чтобы быть лидером по доставке посылок, обеспечивая «наилучшее обслуживание при самых низких тарифах». В 1991 году эта концепция перешла на новый уровень. Их новая заявленная концепция состояла в том, чтобы «стать движущей силой мировой торговли».
Нужно ли создавать концепцию?
Если вы создаёте новое предприятие или решили пересмотреть ценности компании, создать концепцию было бы весьма кстати. Скорее всего, у вас уже есть заявленная миссия, или же она находится в процессе разработки. При этом концепция может дополнять и расширять заявленную миссию, поясняя, как ваша команда сбирается её выполнять.
Например, у нас в Asana миссия выражена одним предложением: Способствовать процветанию человечества, создавая по всему миру условия для выполнения совместной работы без лишних усилий. В первой части этого заявления (Способствовать процветанию человечества…) содержится наша заявленная миссия, а во второй (… создавая по всему миру условия…) — наша заявленная концепция. Вторая часть нашей корпоративной миссии, отражающая концепцию, служит ориентиром для будущего Asana и определяет цели развития нашего продукта и компании.
Примеры вдохновляющих концепций
Концепция невероятно важна для успеха, но сформулировать её правильно не так-то просто. Прежде чем написать собственную концепцию, ознакомьтесь с примерами от известных компаний для вдохновения.
-
Заявленная миссия: Организовать мировую информацию…
-
Заявленная концепция: … и сделать её доступной и полезной для всех.
The Walt Disney Company
-
Заявленная миссия: Развлекать, информировать и вдохновлять людей по всему миру…
-
Заявленная концепция: … посредством уникальной подачи с привлечением культовых брендов, творческих умов и инновационных технологий, делающих нас главной развлекательной компанией в мире.
Sony
-
Заявленная миссия: Наполнять мир эмоциями…
-
Заявленная концепция: … с помощью творческого потенциала и технологий.
Читать о том, как Sony Music удалось увеличить свой творческий производственный потенциал в 4 раза с помощью Asana
Patagonia
-
Заявленная миссия: В Patagonia мы понимаем, что жизнь на Земле находится под угрозой вымирания.
-
Заявленная концепция: Для решения этой проблемы мы используем все доступные нам ресурсы: наш бизнес, наши инвестиции, наш голос и наше воображение.
Nike
-
Заявленная миссия: Внедрять инновации и вдохновлять спортсменов* всего мира. (*Если у вас есть тело, вы уже спортсмен.)
-
Заявленная концепция: Делать всё возможное для расширения человеческого потенциала.
Discovery Channel
-
Заявленная миссия: Поощрять увлечения людей по всему миру.
-
Заявленная концепция: Обеспечивать увлечённых людей вдохновляющим, информационно насыщенным и развлекающим контентом с привлечением ведущих общепризнанных и надёжных брендов. Способствовать внедрению инноваций и обеспечивать увлечённых людей у экранов всех типов и форматов новыми продуктами
Читать о том, как студия Discovery Digital Studios производит тысячи видеороликов каждый месяц с помощью Asana
-
Заявленная миссия: Связывать специалистов со всего мира, чтобы сделать их работу ещё более продуктивной и успешной.
-
Заявленная концепция: Создать экономические возможности для всего трудового сообщества в мире.
IKEA
-
Заявленная миссия: Предлагать широкий ассортимент продуманных и функциональных бытовых товаров по ценам, доступным максимально возможному количеству людей.
-
Заявленная концепция: Создавать более благоприятные бытовые условия для самых разных людей: как для клиентов, так и для наших коллег и работников наших поставщиков.
Фонд Майкла Дж. Фокса
-
Заявленная миссия: Найти лекарство от болезни Паркинсона…
-
Заявленная концепция: … с помощью активно финансируемой программы исследований и обеспечения разработки более совершенных методов лечения для тех, кто сегодня живёт с болезнью Паркинсона.
Читать о том, как фонд Майкла Джей Фокса приближается к созданию лекарства от болезни Паркинсона с помощью Asana
Попробовать Asana для некоммерческих организаций
Характеристики эффективной концепции
Ознакомившись с несколькими концепциями крупнейших компаний мира, заметили ли вы какие-нибудь сходства между ними? Элементы эффективной концепции:
Вдохновение
Читая свою концепцию, вы должны чувствовать вдохновение на её реализацию и выполнение миссии компании. Это должно быть нечто такое, на что могли бы ориентироваться ваши сотрудники, над чем они могли бы работать.
Читать 6 советов о построении крепкой организационной культуры от руководителей Asana
Амбициозность
Заявленная концепция не должна быть легко достижимой. Напротив, это должно быть нечто такое, что может сплотить ваш коллектив. Дело, которому он посвятит себя, даже если для этого потребуется много времени, усилий и энергии.
Реалистичность
Как упоминалось выше, заявленная концепция не должна быть легкодостижимой, но при этом она должна оставаться достижимой в принципе. То есть заявленная концепция не должна быть за гранью возможного или в отрыве от реальности и целей.
Ширина охвата
Заявленная концепция связывает миссию компании с её целями, но сама по себе целью не является. Позаботьтесь о том, чтобы концепция не была сосредоточена только на одной, слишком узкой, части вашего бизнеса.
Стратегическая реализуемость
Ваша концепция должна быть достаточно широкой, но в разумных пределах. Помните, что концепция должна оставаться реалистичной и достижимой, поэтому так же важно, чтобы она была ещё и стратегически реализуемой, то есть близкой к идеалу, но выполнимой в конечном итоге.
Переходим к делу: как лучше всего сформулировать концепцию
Имейте в виду, что создание концепции может быть не быстрым процессом. И если для этого потребуется несколько совещаний и многочисленные коллективные обсуждения, это нормально. Если вам уже приходилось заниматься формулированием миссии компании, вы знаете, что подготовка таких заявлений требует времени и сил. Не стоит рассчитывать, что вам удастся выразить идеальную лаконичную концепцию в один присест. Напротив, вам придётся выполнять эту длительную и кропотливую работу до тех пор, пока у вас не появится концепция, которой вы будете гордиться.
Ниже приводятся некоторые важные рекомендации по написанию концепции с учётом этого обстоятельства.
-
Не бойтесь менять свою концепцию. Сначала она получится длинной, но не зацикливайтесь на этой формулировке. Когда предложения написаны на странице (или в виртуальном документе), их удобнее переосмысливать, переписывать и сокращать.
-
Не забывайте, что это не только ваша личная концепция. Даже если вы являетесь гендиректором или основателем компании, ваша концепция должна отражать видение будущего компании в целом. Привлеките к процессу других ключевых сотрудников и вместе с ними создайте общую концепцию компании.
-
Жаргон неуместен. Заявленная концепция должна быть сформулирована предельно просто. Использование жаргона и сленговых словечек затрудняет понимание.
-
Используйте слова, исключающие двойное толкование. Вы пишете концепцию, которая будет вести всю вашу компанию к выполнению её миссии, поэтому не должно быть разных вариантов интерпретации концепции разными сотрудниками. Как и в случае с жаргоном, избегайте слов с несколькими смысловыми оттенками или значениями.
Семь шагов к написанию собственной концепции
Итак, вы готовы приступить к работе? Написание концепции может стать мощным инструментом для вашей компании. К тому же это отличное упражнение на понимание того, над чем вы работаете.
1. Определите все заинтересованные стороны
Концепция должна охватывать всю компанию, поэтому обязательно привлеките соучредителей, других сотрудников руководящего звена и ключевых работников, чтобы вместе с ними сформулировать концепцию компании. Участие руководства и наиболее значимых сотрудников в этом процессе важно ещё и потому, что чем более ясно они будут понимать эту концепцию, тем эффективнее они передадут её своим подчинённым.
2. Начните со списка ключевых слов
В конечном счёте вам нужно создать цельный тезис в одном предложении. Однако, прежде чем это сделать, необходимо определить ключевые слова, имеющие решающее значение для вашего бизнеса. Проведите открытое коллективное обсуждение с заинтересованными руководителями, чтобы составить список ключевых слов. Это могут быть слова, касающиеся продукта, заявленной миссии, целей компании или даже долгосрочного стратегического плана.
Читать статью «Никогда не занимались стратегическим планированием? Тогда начните отсюда»
3. Ответьте на основополагающие вопросы о своей компании
Помимо поиска важных ключевых слов, также необходимо организовать коллективное обсуждение с участием заинтересованных руководителей и ответить на следующие вопросы:
-
Какова основная цель нашей организации?
-
Каковы основные сильные стороны нашей компании?
-
Какие ценности у нашей компании?
-
Почему так важно то, что мы делаем?
-
Как мы хотим проявить себя как компания?
-
Каково наше понимание культуры компании?
-
Каковы наши самые амбициозные цели?
-
Какое влияние наша компания должна оказывать на мир?
-
Чего хочет наша компания, и каковы её потребности?
4. Отсортируйте ответы по степени важности
На этом этапе у вас должно было накопиться уже немало письменного материала. Очевидно, что далеко не все обсуждаемые вопросы будут отражены в концепции. Поэтому следует решить, какие тезисы наиболее важны для вашей компании, ориентируясь на ключевые термины и ответы.
Но не выбрасывайте всё остальное! Контент, который вы наработали, пригодится для других важных документов вашей компании, таких как декларация ключевых корпоративных ценностей, дорожная карта или бизнес-план.
5. Напишите концепцию размером с абзац
В конечном счёте, вся концепция должна быть выражена одним предложением. Но прежде чем вы добьётесь этого, возьмите самые важные ключевые слова и ответы и составьте из них текст на абзац. Относительно короткий абзац из 3—5 предложений поможет вам принять решение на шагах 6 и 7.
6. Концепция не должна быть слишком амбициозной
На этом этапе сделайте небольшой шаг назад и взгляните на свой абзац с концепцией со стороны. Можно дать ему отлежаться несколько дней, чтобы затем окинуть его свежим взглядом. Помните, что ваша концепция должна быть амбициозной, но достижимой.
Например, создавая компанию по изготовлению лестниц из экобезопасных материалов, вы наверняка включите в концепцию тезисы, связанные с рациональным использованием ресурсов. Возможно, вам захочется отразить в концепции преодоление экологического кризиса, но ваше предприятие не настолько велико, чтобы достичь такой цели. Решение глобальных климатических проблем — это не то, что ваша компания может сделать в одиночку, хотя вы и можете внести свой посильный вклад в это общее дело. Поэтому в концепции лучше заявить что-нибудь о создании самых экологически безопасных лестниц в мире или даже о разработке самой экологически безопасной технологии производства в мире. Хотя эти цели и амбициозны, но их можно достичь в одиночку.
7. Сложите всё воедино
Сформулировав абзац со своей концепцией и взглянув на него со стороны, вернитесь к тексту и оставьте лишь действительно важные вещи. Какие непременные элементы есть в вашем абзаце? Постарайтесь оставить примерно 35 слов, сохранив при этом конкретику, выполнимость и реалистичность. Помните, что заявленная концепция должна быть достаточно широкой, чтобы соответствовать вашей миссии, вдохновляющей на сплочение коллектива и довольно амбициозной, чтобы идти к цели можно было ещё несколько лет.
Вот концепция и готова. Что дальше?
Ваша концепция не высекается в камне, поэтому её можно изменять по мере развития компании. Вы можете перерасти свою концепцию, и это нормально! Воспринимайте её как живое предложение, которое эволюционирует и развивается вместе с вашей компанией.
Ну а пока порадуйтесь тому факту, что вы написали концепцию. Поделитесь ею с коллегами, сообщите клиентам и используйте её, чтобы с гордостью вести свою компанию вперёд.
27 Августа 2015
25 204
В избр.
Сохранено
Как сформулировать концепцию проекта?
Между заказчиком и разработчиками, особенно начинающими, нередко возникает недопонимание относительно создаваемого проекта.
Ситуация напоминает детскую игру «испорченный телефон». Заказчик рассказывает о своем проекте менеджеру. Проект-менеджер делает пометки, что должно быть на сайте или в приложении, но опускает часть задач, потому что они кажутся очевидными. Дизайнер получает неполную информацию и строит работу без точного учета первоначального замысла.
В результате при создании продукта принимают противоречивые решения, которых можно было бы избежать, наладив единое видение между всеми участниками процесса.
Основой для единого видения является концепция проекта. На каждом этапе разработки концепция последовательно детализируется. Именно поэтому важно задать верный вектор в самом начале пути.
В этом может помочь простая формула, построенная на наблюдении (да простят меня читатели знакомые с теоретической физикой и высшей математикой за такой подход): в основе успешного проекта — работоспособная система. В основе работоспособной системы — учет интересов заказчика и целей пользователей, которые достигаются с помощью проекта.
Любая формула — формальность. При использовании необходимо переводить на человеческий язык.
⌘ ⌘ ⌘
Концепция проекта = мы (краткое описание проекта) помогаем (описание основной аудитории проекта) достигать (описание целей пользователей) для (описание целей владельцев проекта).
⌘ ⌘ ⌘
Необъективные авторские примеры использования
Spark.ru
Мы тусовка технологичных проектов, помогающая стартапам делиться знаниями и приобретать с их помощью новых клиентов, инвесторов и партнеров, созданная для получения профита от рекламы.
Meduza.io
Мы новостной портал для людей, уставших от официальных лент, созданный с целью создания и распространения новостей без указания свыше.
Где можно использовать формулировку?
- В брифе, на этапе обсуждения будущего проекта между заказчиком и разработчиками.
- В любой технической документации, описывающей проект.
- На сайте, в формате позиционирующего слогана, в упрощенном варианте: мы (краткое описание краткое описание проекта) помогаем (описание основной аудитории проекта) достигать (описание целей пользователей).
Отличия концепции от устава проекта
Свежие публикации автора:
Правильно инициировать проект означает на четверть обеспечить его успех. Результатом этой стадии является начинающийся проект, определенный как объект управления и имеющий собственную авторизацию. Процесс инициации носит итерационный характер, поскольку ясность результатов его задач возникает не сразу и сопровождается несколькими очень важными решениями. На одном из первых шагов должна возникнуть концепция проекта, роль которой в российской управленческой ментальности бывает не всем понятна, поэтому предлагаю рассмотреть данный вопрос более детально.
Как возникает проект?
Можно ли в современном управлении компании рассматривать создание проекта в отрыве от потенциальных альтернатив, лучшие из которых собираются в проектный портфель? Вероятно, можно, и так происходило достаточно долгое время, пока менеджмент не вышел на определенный уровень понимания этих вопросов. В настоящее время уже достаточно трудно представить ситуацию, когда проектная задача принимается и воплощается обособленно, в отрыве от стратегии развития, программных решений и тщательной процедуры отбора.
Если мы посмотрим на жизненный цикл инвестиционного проекта (ЖЦП), то вспомним, что алгоритм реализации этой специфической задачи включает несколько фаз и ключевых судьбоносных моментов (вех). Нулевой точкой отсчета является старт (запуск) проекта, а конечным моментом выступает его закрытие. Но как это ни парадоксально может быть воспринято, запуск не является одномоментным событием. Внутри его и в течение первой концептуальной фазы возникают несколько континуумов, в моменты которых события могут развиваться по противоположным сценариям. И проект может не состояться еще до начала реализации. Это время событий:
- рождения замысла проекта в сознании его инициатора;
- рассмотрения проектной концепции;
- оценки ТЭО и бизнес-плана (в случае, если эти документы предписаны соответствующими регламентами менеджмента компании).
Концепция проекта, одобренная проектным комитетом или первым лицом компании, как раз знаменует начало запуска его в работу. Однако не возникает вывода, что проект окончательно отобран в портфель и должен быть обязательно реализован в тактической перспективе. Возвращаясь к фазам ЖЦП, отметим, что обычно выделяются четыре его этапа: концепция, разработка, реализация и завершение. И если переводить проектную задачу в плоскость процессуального подхода, то в общем смысле можно заключить, что концептуальная фаза и этап разработки по совокупности действий соответствуют процессам инициации и планирования. Однако процессы планирования не заканчиваются с наступлением фазы реализации и продолжаются плоть до завершения.
В этой связи, под концепцией мы понимаем этап концептуального созревания проекта. Такое видение имеет существенное значение для организации проектной деятельности. В философском смысле концепция – это основная мысль, образ понятия и понимания предмета, общий его замысел и т.д. С данной позиции под концепцией часто понимают буквально визуальные образы, модели проектной реализации в строительстве, дизайне и других видах проектной практики. И концепция – это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству.
Сводная модель подготовки проекта к реализации
(нажмите для увеличения)
Представленный выше алгоритм включает пункт 2, которым обозначен документ (концепция), занимающий центральное, но часто не судьбоносное место. Иногда невозможность найти инвестора или займодателя на приемлемых для проектоустроителя условиях способна заморозить идею. Даже если проект носит локальный характер и не требует глубокой предварительной проработки, ресурсный вопрос и оценка эффективности имеют ключевое значение.
Цели и процедура подготовки концепции
Составление проекта связано с процедурой формализации ключевой идеи. Ее продвижение начинается с представления руководству образа результата и действий в установленной форме и к конкретному сроку. В компаниях с развитым менеджментом этот срок обычно соответствует началу сессии стратегического планирования или составления годовых бюджетов. Желательно, чтобы разработка концепции проекта не была спонтанной инициативой, а носила выраженный систематический характер. В практике управления встречаются разнообразные формы документов концепции. Это связано с присущими бизнесу особенностями, включая специфику отрасли и сложившуюся деловую культуру. Ниже вашему вниманию представлен один из примеров концепции.
Пример концепции проекта в сфере ИТ. Часть 1
(нажмите для увеличения)
Пример концепции проекта в сфере ИТ. Часть 2
(нажмите для увеличения)
Как правило, замысел проекта носит выраженный проблемный характер. Разработка концепции проекта и продвижение его основной идеи следует начинать с оценки состава заинтересованных сторон в решении насущных проблем деятельности компании. При этом мало написать о проблемах, которые испытывают заинтересованные стороны, на полученной основе необходимо выявить критерии достижения эффектов от разрешения затруднений. Алгоритм подготовки концепции состоит из следующего перечня последовательных элементов.
- Описание основной идеи (требуется не всегда).
- Заинтересованные лица, испытываемые ими проблемы и вытекающие из них интересы.
- Цели проекта и критерии их достижения.
- Описание видения (программы) достижения целей.
- Задачи проекта.
- Продукт и его ключевые свойства.
- Основные мероприятия по решению проектных задач.
Помимо обозначенных семи пунктов полезно написать о связи основного замысла со стратегией бизнеса, выразить предварительный прогноз по вероятной стоимости мероприятия и хотя бы приблизительно оценить риски. Главной целью концепции является продвижение идеи автора и первичное убеждение руководства в том, что на нее стоит обратить внимание при портфельном отборе. В отличие от концепции цель устава проекта иная. Он направлен на авторизацию, определение объекта деятельности, назначение руководителя команды проекта и распределение ролей среди участников.
Для создания проектов никогда не будет достаточно только идеи, концепции, устава и даже подробного плана. Нужно еще и многое другое. Тем не менее, я не один раз замечал, как правильно действующий руководитель среднего звена обеспечивал свое направление своевременными инвестициями только благодаря грамотно выполненной и представленной концепции. Для этого ему требовалось вовремя написать заявку в проектный комитет, выполнить определенную работу по оформлению и, конечно, быть убедительным в отстаивании своей позиции.
Ряд действий потом повторялся во взаимодействии между куратором и менеджером проекта. Часть информации попадала в текст устава практически без изменений. Но глубина проработки и природа документа менялась. Вместо презентационного инструмента появлялся микроконтракт руководства и ответственного ресурса по проектной задаче с соответствующими существенными условиями соглашения.
Модель процессов инициации проекта с учетом выходных результатов его запуска
(нажмите для увеличения)
Разработка концепции проекта обеспечивает его продвижение к запуску, и хотя ее может выполнить отдельно назначенный сотрудник, главное заинтересованное лицо (автор самой идеи) стремится обеспечить развитие своего замысла. Иногда инициатором выступает собственник или генеральный директор. Тогда полный алгоритм подготовки концепции исполнять не требуется, достаточно бывает двух-трех предложений. Но обязательно нужно донести образ и ход мыслей до управленческой команды, чтобы можно было продолжить инициацию уже в формате устава, предварив его в установленных случаях бизнес-планом или кейсом.
В любом деле самое главное – правильно начать. Утверждение это вполне справедливо и для популярного ныне проектного менеджмента. С чего же начать проект? Что такое концепция проекта? Примеры и теоретическую базу для ответов на эти вопросы предлагается рассмотреть в данной статье.
Жизненный цикл проекта и продукта
Управление любым проектом находится в жесткой зависимости от стадий его жизненного цикла.
Проходя через определенные фазы своего развития, проект видоизменяется и требует все новых форм контроля и управления. Стоит отметить, что жизненный цикл проекта не совпадает с жизненным циклом продукта, который создается в процессе или результате его реализации. Продукт начинает свое существование с момента создания всех его частей и объединения их в единый объект, который может быть реализован или использован с пользой для владельца. При этом продукт может быть создан:
- в результате реализации проекта (если является одной из его целей);
- в процессе его реализации (если продукт является одним из этапов достижения каких-либо из его целей);
- до старта (если его существование является условием для осуществления проекта);
- после завершения (если он не является целью).
Таким образом, «линии жизни» проекта и продукта могут пересекаться или вовсе не пересекаться, но всегда зависят друг от друга.
Фазы жизненного цикла проекта
Основными стадиями принято считать:
- Инициацию.
- Разработку.
- Реализацию.
- Завершение.
Но это не единственное разделение. В рамках финансовой оценки проектов чаще всего используют трехстадийный жизненный цикл проекта:
- Прединвестиционная стадия (обоснование инвестиций).
- Инвестиционная стадия (финансирование).
- Постинвестиционная (оценка экономической эффективности реализации проекта).
Существуют более детальные и не такие последовательные структуры жизненного цикла проектов, которыми пользуются менеджеры в зависимости от масштабов идеи, организационной структуры управления в компании, отрасли хозяйственной деятельности. Так или иначе, предметом нашего внимания является самое начало – фаза инициации или, другими словами, концепция проекта.
Что такое инициация?
Инициация, или разработка концепции проекта, включает в себя целый комплекс процессов, который в конечном итоге определяется менеджером, исходя из различных внешних и внутренних факторов. Тем не менее стоит привести общий список вопросов, на которые приходится искать ответы именно на этой стадии:
- Каковы предпосылки реализации именно этого проекта?
- Что подтверждает необходимость его реализации?
- Каково внешнее окружение идеи?
- В чем заключаются основные цели?
- Какова степень технической реализуемости идеи?
- Каковы укрупненные финансовые условия воплощения идеи?
- Есть ли четкое понимание времени старта?
План концепции проекта также включает следующие основные действия:
- Определение основного пути реализации идеи.
- Назначение ответственных за реализацию.
- Определение численности и состава команды проекта.
- Фиксация ожиданий от заинтересованных сторон.
- Формирование укрупненного списка процессов.
- Укрупненный анализ ресурсов, необходимых для достижения установленных целей.
- Анализ рисков и допущений.
- Установление общего плана управления проектом.
- Авторизация (запуск).
Концепция проекта в итоге сводится к разработке устава, включающего все описанные выше вопросы и проблемы. Точность цифр, указываемых в таком документе, часто не превышает 25 %, тем не менее они необходимы для первичного запуска работ по проекту.
Разработка устава
Формирование концепции проекта невозможно без процесса разработки документа, декларирующего его существование и содержащего, помимо исходных требований и целей, также полномочия менеджера и объем выделяемых ресурсов.
Устав проекта четко структурирован и должен содержать следующие основные разделы:
1. Перечень основных изменений.
2. Лист согласований.
3. Общую описательную часть:
- цели;
- обоснование целесообразности;
- планируемые результаты;
- итоговый продукт или конечный целевой показатель;
- основные этапы реализации;
- заинтересованные стороны проекта и их ожидания;
- риски, допущения, ограничения;
- схема контроля процессов и команды.
4. Основные принципы выполнения работ.
5. Связанные документы.
При составлении такого документа, как правило, пользуются методом экспертных оценок, главную роль в котором играет квалификация проектного менеджера.
Определение заинтересованных сторон
На создание концепции проекта существенное влияние оказывают лица, проявляющие непосредственную заинтересованность в результате. Определение круга таких лиц необходимо для оценки факторов, воздействующих на проект. В рамках этого этапа выполняется согласование целей с ключевыми выгодополучателями, определение ролей прямых и косвенных заинтересованных лиц, оценка рисков и неопределенностей, связанных с неизбежным конфликтом интересов, разработка формы информирования указанных людей о ходе реализации идеи.
Вся информация об определенном таким образом круге лиц хранится в реестре заинтересованных сторон. Этот реестр доступен менеджеру проекта и используется им для управления зонами и степенью влияния на бизнес-процессы и команду.
Утверждение концепции
Перед утверждением концепция проходит тщательную проверку и корректировку по всем элементам ее разветвленной структуры: объемы финансирования, методы реализации, факторы влияния, риски и т. п. Утверждается концепция проекта только после согласования ее всеми заинтересованными сторонами, включая органы власти и муниципальные структуры.
Внедрение концепции
Концепция развития проекта внедряется путем реализации плана, в ней же зафиксированного. По ходу претворения в жизнь идеи происходят различные изменения, записываемые и утверждаемые руководством, которые влияют на итоговые показатели. Мониторинг этих изменений и контроль качества – пожалуй, самые важные процессы управления на этапе внедрения концепции.
Пример 1. Концепция строительного проекта
Разработка концепции строительного проекта обязательно включает:
- анализ земельного участка;
- ограничения по застройке;
- текущее состояние территории;
- оценку потенциала ее развития;
- анализ рынка недвижимости (его емкости, сегментирования);
- определение потенциальных конкурентов;
- оценку динамики, объемов спроса;
- выявление потенциальных покупателей.
Спецификой строительного проекта можно считать вариативность использования имеющегося земельного участка. Девелоперская оценка здесь выходит на первый план при формировании концепции. Для осуществления правильного выбора применяют SWAT-анализ, многофакторное моделирование и другие инструменты.
После решения этих первоочередных задач составляется устав проекта, который, помимо указанных выше разделов, обязательно содержит:
- концепцию застройки (основные характеристики площадки, транспортная инфраструктура, генеральный план, рекомендации по архитектурно-планировочным решениям и строительным материалам и основы благоустройства территории);
- маркетинговую концепцию (стратегия ценообразования, примерный график продаж/сдачи в аренду, стратегия продвижения);
- финансовую схему (потребности в инвестициях, прогноз прибыли, примерный график движения денежных средств).
Пример 2. Концепция внедрения системы автоматизации
Разработка концепции проекта внедрения автоматизированной системы продажи для книжного магазина должна включать следующие специфические разделы:
- Оценка интернет-рынка книг по объему и стоимости реализации.
- Определение себестоимости содержания интернет-магазина.
- Выявление потребностей в дополнительных рынках сбыта у имеющегося магазина книг.
Концепция такой модернизации работы магазина будет иметь несколько целей: создание интернет-магазина, обеспечение его работоспособности и достижение конкретного уровня заказов через новый интернет-ресурс.
Такие цели могут быть достигнуты путем последовательного решения следующих задач:
- разработка технического задания;
- выполнение работ по формированию интернет-магазина;
- разработка схемы доставок книг от издательства покупателям;
- реклама;
- заключение договоров с системами онлайн-оплаты.
Пример 3. Концепция модернизации производства
Концепция проекта внедрения новой технологии в уже существующий производственный цикл всегда разрабатывается с учетом специфики предприятия и условий его функционирования. Особое внимание при этом уделяется следующим этапам:
- Выявление «уязвимых звеньев» производственной цепочки (внедрение новой технологии должно либо заменить проблемные участки, либо не провоцировать их выход из строя из-за нарушения целостности рабочего цикла).
- Разработка системы поэтапного внедрения новой технологии (план включения в производственный процесс нового звена – важнейший элемент реализации проекта модернизации, так как несбалансированность действий команды и производственников может свести на нет все средства, потраченные на перевооружение).
- Оценка потенциала работников предприятия по управлению и сервисному обслуживанию новой техники.
Среди целей такого проекта, как правило, указываются и характеристики обновленной продукции по объему и скорости выпуска.
Учитывая сказанное выше, становится ясно, что концепция проекта включает основные положения, касающиеся его содержания, экономической выгоды, реализуемости и последствий. В связи с этим концептуальные положения новых идей, необходимых для развития или старта нового бизнеса, необходимо структурировать, оценивать и согласовывать до того, как переходить к реальным изменениям и финансовым вливаниям.
