Как правильно составить личное дело работнику

Оформлять личные дела работников нужно не всем работодателям. Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. И, как правило, большинство из них ведет такой учет. Ведь порядок нужен в любых документах, тем более в кадровых.

Общие правила ведения личных дел

Как вести личные дела нужно прописать в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Такой документ может называться, например, «Положение о порядке ведения личных дел сотрудников».

На работников, с которым заключены трудовые договоры, личные дела заводить обязательно. Срок действия трудового договора значения не имеет.

На привлеченных подрядчиков по договорам ГПХ, личные дела не оформляют.

Если же сотрудник работает в компании на условиях внутреннего совместительства, то надо будет завести 2 личных дела: по основной должности и по совмещению.

Если сотрудник уволился, а затем опять пришел в компанию — на него надо завести новое личное дело.

Оформление личного дела работника

Сначала нужно завести отдельную папку и заполнить титульный лист.

На нем указывают:

  • название компании;
  • название отдела, где будет работать новый специалист;
  • номер личного дела;
  • номер тома (при наличии).

Для удобства ФИО работника можно написать как заголовок дела.

Решение о том, какие документы будут находиться в личном деле, организация — работодатель решает сама с учетом специфики своей деятельности.

Обычно список документов в личном деле работника такой:

  1. Внутренняя опись документов.
  2. Заявление о приеме на работу.
  3. Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
  4. Личный листок по учету кадров.
  5. Дополнения к личному листку.
  6. Трудовой договор, а также допники к нему.
  7. Должностная инструкция сотрудника.
  8. Характеристики и письма от прежних работодателей.
  9. Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
  10. Копии приказов, изданных по личном составу, где указано ФИО этого работника.
  11. Данные об аттестации.
  12. Данные медосмотров.
  13. Лист-заверитель дела.

Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.

Карточки по форме Т-2, если предприятие их ведет, хранятся отдельно. В личное дело их не вкладывают.

Важно помнить, что персональные данные человека можно обрабатывать только с его разрешения. Это означает, что нужно подписать с работником отдельный документ — согласие на получение и обработку его данных, и указать в нем для чего эти сведения нужны компании.

Чтобы исключить какие-либо претензии при проверках — не храните в личном деле копии личных документов персонала. Получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию и вернули документы.

Так, в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:

  1. Паспорт.
  2. Военный билет.
  3. СНИЛС;
  4. Диплом об образовании.
  5. Свидетельство о заключении и /или расторжении брака.
  6. Свидетельство о рождении ребенка.
  7. Свидетельство о перемене имени или фамилии.

Копии по уволенным работникам также не нужно хранить. Персданные работника нужны работодателю только на период его работы в компании. И если работник уже не трудится в организации, то значит нет никаких оснований для обработки его персданных.

Важно: за нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных предусмотрены штрафы по ст. 13.11 КоАП:

1. За незаконную обработку персональных данных или их обработку в целях, которые несовместимы с целями сбора персональных данных в размере:

  • от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
  • от 60 000 до 100 000 руб. — для организаций.

2. За повторное нарушение штраф составит:

  • от 20 000 до 50 000 руб. — для должностных лиц;
  • от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП;
  • от 100 000 до 300 000 руб. — для организаций.

3. Штраф за обработку персональных данных без письменного согласия субъекта персональных данных, когда такое согласие является обязательным:

  • от 20 000 до 40 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
  • от 30 000 до 150 000 руб. — для организаций.

4. За повторное нарушение штраф уже будет в размере:

  • от 40 000 до 100 000 руб. — для должностных лиц;
  • от 100 000 до 300 000 руб. — для ИП;
  • от 300 000 до 500 000 руб. — для организаций.

Оштрафовать вправе в течение трех месяцев со дня совершения нарушения

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Ведение личного дела работника

Итак, папка есть. Что дальше?

  • Документы в папку складывают в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве (заявление, трудовой договор, приказ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
  • Каждый лист дела нужно пронумеровать.
  • Данные о работниках хранят в томах. Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
  • Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов, что находятся в деле.

Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.

Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.

Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.

Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.

Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании, сформируем личные дела с соблюдением всех требований закона. По запросу работников подготовим и выдадим необходимые справки и выписки.

Порядок и сроки хранения личных дел

В периоде работы сотрудника его папка с данными хранится в отделе кадров в металлических шкафах. А лучше в сейфах.

Когда сотрудник увольняется, то его дело закрывается и передается в архив организации на хранение. Сделать это нужно в промежутке начиная со второго года после закрытия дела и заканчивая концом третьего года после завершения дела.

Дела, закрытые до 01.01.2003 года, хранятся 75 лет. После этой даты — 50 лет, но не запрещено и все 75.

При истечении срока хранения папку с документами можно уничтожить.

Папки с документами на руководителей нужно хранить постоянно.

При передаче дела на хранение нужно:

  • убрать с документов скрепки. Затем можно делать прошивку. Еще можно сделать переплет в картонную обложку в 4 прокола. Обязательно нужно проследить, чтобы при подшивке документов их текст реквизиты хорошо читались.
  • на каждом листе поставить номер и приложить внутреннюю опись.
  • заполнить лист-заверитель. Бланк представлен ниже.

Ну и последнее — обложка. Это все тот же титульный лист. На нем надо отметить дату окончания дела и количество листов, указанное в листе-заверителе. Считаются все листы, в том числе внутренняя опись и лист-заверитель. Также на обложке дела нужно указать срок его хранения.

Все, дело готово для хранения.

Срок хранения личных дел длительный. И нужно следить за температурой и влажностью в помещении, где лежат папки. Бумага имеет свойство выгорать, поэтому попадание на них солнечных лучей совсем нежелательно.

Содержание страницы

  1. Что представляет собой личное дело
  2. Обязательно ли вести личные дела
  3. На кого заводят личные дела
  4. Сроки оформления личного дела
  5. Особенности формирования личного дела
  6. Какие документы включаются в состав личного дела
  7. Как правильно оформить личное дело
  8. Ведение личных дел
  9. Кому можно выдать личное дело

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего?

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

  1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
  2. ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  3. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  4. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  5. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  6. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  7. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  8. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  9. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

  • первичное заведение личного дела;
  • внесение в него новых записей и документов;
  • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  • при необходимости заверение копий;
  • внутренняя опись входящих в дело документов;
  • плановая проверка состояния личных дел;
  • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  • хранение дел;
  • помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

  1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    • ФИО работника;
    • дата заведения;
    • дата закрытия;
    • дата передачи в архив.
  2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
  3. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  4. Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  5. Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Личные дела работников – правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2023 году

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. 

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2023

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2020 г.

Содержание журнала № 21 за 2020 г.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

ОСН

УСН

ЕСХН

ПСН

ЕНВД

Иметь отдельные папочки на каждого сотрудника (так называемые личные дела) весьма удобно: документы лежат в одном месте, легко ищутся и шансы, что какой-либо сотрудник случайно увидит личные данные своих коллег, сведены к минимуму. Поэтому многие коммерческие компании формируют эти папки, даже несмотря на отсутствие у них такой обязанности. О том, как рационально организовать работу с личными документами работников, читайте в нашей статье.

Как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных

Немного о правилах оформления личных дел

Если коротко, то для коммерческих компаний никаких правил на законодательном уровне не установлено, ведь, как уже отмечалось, вести личные дела работников они не обязаны. Обязанность по их составлению есть только в отношении гражданских служащихЗакон от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Поэтому работодатель самостоятельно с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов определяет то, как он будет работать с данными своих сотрудников, и издает соответствующий локальный нормативный акт об этомст. 87 ТК РФ. В нем рекомендуем прописывать, в частности, следующую информацию:

правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, а также перечень лиц, на которых такие дела заводятся;

порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения сотрудников;

должности лиц, ответственных за это.

При создании этого документа можно руководствоваться п. 3.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, а также п. 1.2 Методических рекомендаций по применению указанных Правил.

В целом алгоритм ведения личного дела простой: как только приняли сотрудника на работу, заведите на него отдельную папку и пополняйте ее на протяжении всей его трудовой деятельности в компании. Расскажем, как эта папка может выглядеть и каким может быть ее наполнение.

Какой может быть обложка

Можно использовать утвержденную формуприложение 11 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; приложение № 28 к Правилам организации хранения, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила Минкультуры) или же разработать свою собственную. В таком случае распечатайте форму и вложите ее первым документом в папку или приклейте на обложку. Можно поступить проще и приобрести готовые картонные папки-скоросшиватели «Дело».

На обложке следует отражать сведения, которые помогут быстро найти и идентифицировать того или иного работникап. 4.25 Правил Минкультуры. Вот примерный образец.

Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»)

(наименование организации)Наименование организации указывайте полностью, в именительном падеже. Если есть сокращенное наименование, то его пропишите в скобках

Бухгалтерия

(наименование структурного подразделения)Отразите наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться новичок, при этом лучше оставить пару строк для информации о новом отделе в случае перевода работника на новое место

ДЕЛО № 03-25Номер дела присвойте сами в соответствии с номенклатурой, принятой в организации ТОМ №  Номер тома указывается при наличии. Новый том рекомендуется заводить, как только количество листов в папке превысит значение 250 или как только его толщина в корешке станет больше 4 смп. 4.20 Правил Минкультуры

Сторожев Владислав Юрьевич

(заголовок дела)

Дата начала:

01 апреля 2013 г.

(крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры

Дата окончания:

20 июля 2020 г.

(крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры

На 65 листах
Хранить 50 лет

Заполняйте эти строки после увольнения сотрудника перед сдачей дела в архив

Какие документы складывать в папочку

Как уже отмечалось, конкретного списка документов, которые должны содержаться в личном деле работника, нет. Его устанавливает работодатель самостоятельно в локальном акте. Очевидно одно: в папке «Дело» должны быть документы, которые так или иначе относятся к трудовой деятельности работника или которые необходимы для подтверждения различных сведений о работнике. Поэтому, как правило, в личное дело включают:

копии документов, которые при заключении трудового договора предъявил работник. Приведем наиболее распространенные документыст. 65 ТК РФ:

паспорт;

трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;

карточка СНИЛС;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации.

Коммерческие организации вовсе не обязаны вести личные дела работников, но большинство делает это. Ведь гораздо удобнее, когда все по полочкам

Коммерческие организации вовсе не обязаны вести личные дела работников, но большинство делает это. Ведь гораздо удобнее, когда все по полочкам

В отдельных случаях с учетом специфики работы будущий сотрудник компании при трудоустройстве должен предъявлять работодателю дополнительные документыч. 3, 4 ст. 63, статьи 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ.

К примеру, при приеме на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры работников, необходимо прикладывать к общему пакету документов еще и медзаключение, подтверждающее пригодность к работеп. 12 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н.

Представлять свидетельство о присвоении ИНН, свидетельства о рождении детей, справку по форме № 182н, справку 2-НДФЛ от предыдущего работодателя работник не обязан. Но эти документы нужны для расчета налогов и пособий, поэтому можно попросить у работника эти документы;

документы, сопровождающие процесс приема на работу и подтверждающие факт трудоустройства. К таким документам, к примеру, относятся:

заявление о приеме на работу;

трудовой договор;

должностная инструкция;

копия приказа о приеме на работу;

личная карточка;

анкета (личный листок по учету кадров);

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

документы, возникающие в процессе трудовой деятельности в компании. К примеру, в личное дело можно подшивать:

дополнительные соглашения к трудовому договору;

приказы (или их копии) по сотруднику, например о его повышении, переводе, применении дисциплинарных взысканий;

различного рода заявления;

копии документов, необходимых для предоставления работнику вычетов и льгот;

копии документов о повышении квалификации;

документы, оформляемые при увольнении. Это заявление и копия приказа об увольнении.

Листы сложенных в папку документов нумеруйте арабскими цифрами. По стандарту делопроизводства это делается в верхнем правом углу карандашом или нумератором.

Нужна ли внутренняя опись документов

В целях систематизации хранения и учета документации, подшиваемой в личное дело работника, имеет смысл оформлять его внутреннюю описьп. 4.30 Правил Минкультуры. В ней рекомендуется прописывать информацию о реквизитах документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Это делает их поиск оперативным.

Документы во внутренней описи указывайте в хронологическом порядке: сначала те, которые были получены при приеме на работу, а после — по мере их поступления в кадровую службу (бухгалтерию)п. 4.20 Правил Минкультуры. То есть постепенно опись будет дополняться.

Если из дела изымается какой-либо документ, укажите информацию об этом, например, в графе «Примечание» с пометкой о том, кто изъял и по какой причине.

В конце документа должна стоять итоговая запись о количестве документов в деле и о количестве листов, которые занимает сама опись. Она проставляется в день, когда дело подлежит закрытию, то есть в день увольнения сотрудника. В этот же день лицо, ответственное за ведение дела, должно завизировать опись. Вот так может выглядеть этот документприложение № 27 к Правилам Минкультуры.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела 03-25

Итого 30 (тридцать) документов
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

1 (один)

(цифрами и прописью)
Начальник отдела кадров О.И. Филиппова
(наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата 20.07.2020

Размещают внутреннюю опись, как правило, либо на обороте титульного листа личного дела, либо в конце списка собранных документов.

А как же Закон о персональных данных?

Дополнительно  о том,  как организовать  работу  с персональными  данными  сотрудников,  читайте:

2018, № 23

Да, копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета сотрудников и других документов содержат в себе их персональные данные, а значит, хранение таких документов подпадает под обработку персональных данныхп. 3 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ). Поэтому, если решите хранить их в личном деле работника, получите на это его согласиеДоклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом. Оно должно быть оформлено в бумажном или электронном виде и заверено соответственно собственноручной или электронной подписью.

Вот образец согласия на обработку персональных данных с отметками о том, какую информацию должен содержать в себе этот документч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.

Генеральному директору
ООО «Мозаика»
Вороновскому А.П.

СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных

Я, Сторожев Владислав Юрьевич, паспорт: серия 40 95, номер 123456, выдан 11.11.95 ОВД Одинцовского района г. Москвы, код подразделения 459-653, адрес регистрации по месту проживания: 111672, г. Москва, ул. Суздальская, д. 20, к. 1, кв. 253,

Ф. и. о. лица, дающего согласие, его адрес, а также сведения об основном документе, удостоверяющем личность

в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях, предусмотренных ст. 86 Трудового кодекса РФ,Цель обработки персональных данных. При хранении личных данных работников должны преследоваться конкретные, заранее определенные законные цели — это обязательное условие даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»), расположенному по адресу: 119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6,Наименование и адрес работодателя, который получает согласие на обработку данных на обработку (с использованием и без использования средств автоматизации) моих персональных данных, а именно на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.Перечень действий с персональными данными и общее описание способов их обработки

Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
— фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
— паспортные данные;
— СНИЛС;
— ИНН;
— сведения о семейном положении и составе семьи, необходимые для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;

Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.Срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва

01 апреля 2013 г.

(дата)

(подпись)

Подпись лица, дающего согласие

В.Ю. Сторожев

(расшифровка подписи)

Подпись лица, дающего согласие

Согласие на обработку персональных данных также может храниться в личном деле работника.

Куда это все потом девать

Пока сотрудник трудится в компании, хранить его личное дело следует в бухгалтерии или в кадровой службе в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. А после его увольнения дело надо передать в архив организации. Делается это не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводствеп. 4.1 Правил Минкультуры. До момента передачи в архив документы по личному составу могут ждать своего часа, к примеру, в папке «Личные дела уволенных работников».

Обращаем ваше внимание, что если через какое-то время уволенный сотруник решит вернуться к вам на работу, то на него надо будет завести новое личное дело. Прежняя папочка на него так и продолжит храниться в архиве.

Перед передачей дела в архив проведите проверку его оформления. Сверьте, совпадает ли информация во внутренней описи с фактическим содержанием дела и соответствуют ли номера листов дела в ней действительности. Если нет, внесите корректировку.

Далее оформите лист-заверитель делаприложение № 8 к Правилам Минкультуры. В нем отметьте количество листов в деле, а также опишите особенности физического состояния и формирования дела. К примеру, если какой-то из документов истрепался или часть его текста неразборчива, напишите об этом.

Таким образом, в начале личного дела у вас должна быть расположена внутренняя опись, а в конце — лист-заверитель дела.

Далее подшейте личное дело или переплетите. Важно сделать это так, чтобы можно было свободно прочитать текст и реквизиты документов. На обложке проставьте дату окончания дела, общее количество листов в нем (не забыв приплюсовать к общей сумме количество листов описи и листов-заверителей), а также срок его хранения. Вот, собственно, и все, дело готово к передаче в архив.

Приведем образец заполнения листа-заверителя дела.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 03-25

В деле подшито и пронумеровано 63 (шестьдесят три) (цифрами и прописью) листов

с № 1 по № 63, в том числе:

литерные номера листовЛитерные номера проставляют, как правило, при наличии ошибок в нумерации листов. Допустим, какой-то лист был не учтен, а между тем он должен находиться, к примеру, между листами 55 и 56, тогда ему можно присвоить номер 55а

нет

;

пропущенные номера листов

нет

;

+ листов внутренней описи

1 (один)

;

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
Надорваны и склеены листы 20—22
Загрязнения в виде пятен желтого цвета 43
Начальник отдела кадров О.И. Филиппова
(наименование должности работника) подпись (расшифровка подписи)

Дата 20.07.2020

* * *

Срок хранения личных дел руководителей и работников организации составляет 50/75 лет. Это означает, что хранить дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., надо 50 лет, а дела, законченные делопроизводством до указанной даты, — 75 летст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок этот исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

И поскольку срок весьма велик, есть вероятность, что фирма ликвидируется раньше, чем он истечет. В таком случае сдайте личные дела работников в государственный или муниципальный архивп. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Так в случае необходимости ваши сотрудники смогут подтвердить факт работы в вашей организации.

Понравилась ли вам статья?

  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки

  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое

Поставить оценку

Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  • я подписчик электронного журнала

  • я не подписчик, но хочу им стать

  • хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Другие статьи журнала по теме:

Кадры / Оплата труда

2023 г.

2022 г.

2021 г.

16.05.2019

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела сотрудников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Личное дело сотрудника: определение

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Какие документы включать в состав личного дела?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело сотрудника начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в состав личного дела трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в состав личных дел госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п

Наименование документа

1

Анкета, заполненная работником при приеме на работу

2

Экземпляр трудового договора

3

Копия паспорта

4

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка

5

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности

6

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

7

Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

8

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ

9

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*

10

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан

11

Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров

12

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор

13

Экземпляр договора о полной материальной ответственности

14

Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)

15

Документы о прохождении аттестации

16

Докладные и объяснительные записки

17

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу сотрудника могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в состав личного дела не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело сотрудника, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Страницы в любом случае нужно нумеровать.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

– внесение записей в опись;
– помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
– изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Когда работник увольняется

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которойобработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Данилова В. В.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Добавить комментарий