Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
- а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
- наименование предприятия,
- должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
- список описываемых документов,
- полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
- номер документа по порядку,
- затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
- дата составления и подписания,
- заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
- номера листов,
- примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.
Опись документов в личном деле работника – образец данного регистра представлен в этой статье – предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.
Зачем нужна опись?
Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.
Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.
Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье.
Многие предприятия помимо описи документов ведут журнал учета личных дел сотрудников, трудовых договоров, личных карточек и т.п. Как вести такие журналы, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе. Это бесплатно.
Порядок составления описи
Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Что касается срока их хранения, то он составляет:
- не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
- не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).
Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.
Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).
О сроках хранения различной документации читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:
- номер по порядку;
- индекс;
- дата составления (или крайние даты и срок хранения);
- заглавие;
- номера листов.
При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.
С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по ссылке.
Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.
В путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс вы найдете образцы оформления кадровых документов. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?
Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.
Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте:
Скачать образец
Итоги
Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.
Оформлять личные дела работников нужно не всем работодателям. Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. И, как правило, большинство из них ведет такой учет. Ведь порядок нужен в любых документах, тем более в кадровых.
Общие правила ведения личных дел
Как вести личные дела нужно прописать в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Такой документ может называться, например, «Положение о порядке ведения личных дел сотрудников».
На работников, с которым заключены трудовые договоры, личные дела заводить обязательно. Срок действия трудового договора значения не имеет.
На привлеченных подрядчиков по договорам ГПХ, личные дела не оформляют.
Если же сотрудник работает в компании на условиях внутреннего совместительства, то надо будет завести 2 личных дела: по основной должности и по совмещению.
Если сотрудник уволился, а затем опять пришел в компанию — на него надо завести новое личное дело.
Оформление личного дела работника
Сначала нужно завести отдельную папку и заполнить титульный лист.
На нем указывают:
- название компании;
- название отдела, где будет работать новый специалист;
- номер личного дела;
- номер тома (при наличии).
Для удобства ФИО работника можно написать как заголовок дела.
Решение о том, какие документы будут находиться в личном деле, организация — работодатель решает сама с учетом специфики своей деятельности.
Обычно список документов в личном деле работника такой:
- Внутренняя опись документов.
- Заявление о приеме на работу.
- Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
- Личный листок по учету кадров.
- Дополнения к личному листку.
- Трудовой договор, а также допники к нему.
- Должностная инструкция сотрудника.
- Характеристики и письма от прежних работодателей.
- Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
- Копии приказов, изданных по личном составу, где указано ФИО этого работника.
- Данные об аттестации.
- Данные медосмотров.
- Лист-заверитель дела.
Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.
Карточки по форме Т-2, если предприятие их ведет, хранятся отдельно. В личное дело их не вкладывают.
Важно помнить, что персональные данные человека можно обрабатывать только с его разрешения. Это означает, что нужно подписать с работником отдельный документ — согласие на получение и обработку его данных, и указать в нем для чего эти сведения нужны компании.
Чтобы исключить какие-либо претензии при проверках — не храните в личном деле копии личных документов персонала. Получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию и вернули документы.
Так, в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:
- Паспорт.
- Военный билет.
- СНИЛС;
- Диплом об образовании.
- Свидетельство о заключении и /или расторжении брака.
- Свидетельство о рождении ребенка.
- Свидетельство о перемене имени или фамилии.
Копии по уволенным работникам также не нужно хранить. Персданные работника нужны работодателю только на период его работы в компании. И если работник уже не трудится в организации, то значит нет никаких оснований для обработки его персданных.
Важно: за нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных предусмотрены штрафы по ст. 13.11 КоАП:
1. За незаконную обработку персональных данных или их обработку в целях, которые несовместимы с целями сбора персональных данных в размере:
- от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 60 000 до 100 000 руб. — для организаций.
2. За повторное нарушение штраф составит:
- от 20 000 до 50 000 руб. — для должностных лиц;
- от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для организаций.
3. Штраф за обработку персональных данных без письменного согласия субъекта персональных данных, когда такое согласие является обязательным:
- от 20 000 до 40 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 30 000 до 150 000 руб. — для организаций.
4. За повторное нарушение штраф уже будет в размере:
- от 40 000 до 100 000 руб. — для должностных лиц;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для ИП;
- от 300 000 до 500 000 руб. — для организаций.
Оштрафовать вправе в течение трех месяцев со дня совершения нарушения
Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»
Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.
Ведение личного дела работника
Итак, папка есть. Что дальше?
- Документы в папку складывают в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве (заявление, трудовой договор, приказ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
- Каждый лист дела нужно пронумеровать.
- Данные о работниках хранят в томах. Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
- Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов, что находятся в деле.
Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.
Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.
Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.
Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.
Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.
Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании, сформируем личные дела с соблюдением всех требований закона. По запросу работников подготовим и выдадим необходимые справки и выписки.
Порядок и сроки хранения личных дел
В периоде работы сотрудника его папка с данными хранится в отделе кадров в металлических шкафах. А лучше в сейфах.
Когда сотрудник увольняется, то его дело закрывается и передается в архив организации на хранение. Сделать это нужно в промежутке начиная со второго года после закрытия дела и заканчивая концом третьего года после завершения дела.
Дела, закрытые до 01.01.2003 года, хранятся 75 лет. После этой даты — 50 лет, но не запрещено и все 75.
При истечении срока хранения папку с документами можно уничтожить.
Папки с документами на руководителей нужно хранить постоянно.
При передаче дела на хранение нужно:
- убрать с документов скрепки. Затем можно делать прошивку. Еще можно сделать переплет в картонную обложку в 4 прокола. Обязательно нужно проследить, чтобы при подшивке документов их текст реквизиты хорошо читались.
- на каждом листе поставить номер и приложить внутреннюю опись.
- заполнить лист-заверитель. Бланк представлен ниже.
Ну и последнее — обложка. Это все тот же титульный лист. На нем надо отметить дату окончания дела и количество листов, указанное в листе-заверителе. Считаются все листы, в том числе внутренняя опись и лист-заверитель. Также на обложке дела нужно указать срок его хранения.
Все, дело готово для хранения.
Срок хранения личных дел длительный. И нужно следить за температурой и влажностью в помещении, где лежат папки. Бумага имеет свойство выгорать, поэтому попадание на них солнечных лучей совсем нежелательно.
Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей:
• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);
• опись дел по личному составу (Приложение 15);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);
• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.
Основные правила содержат 4 формы описей:
• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);
• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);
• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).
Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.
ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).
В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.
Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).
2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).
СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):
• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);
• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);
• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• лицевые счета;
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
• акты о несчастных случаях;
• журналы учета документов по личному составу.
Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).
Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.
■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).
Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).
■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).
Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.
Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.
■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).
ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.
4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.
5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.
Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.
6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.
ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).
Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).
СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.
Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.
Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).
■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.
Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.
■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.
Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).
■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».
■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).
■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.
■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».
ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
• название фонда;
• номер фонда;
• номер описи;
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).
Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).
■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.
Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.
В историческую часть вносят сведения:
• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;
• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.
В историографической части:
• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;
• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;
• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.
Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.
Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).
■ Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:
• предисловие;
• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);
• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;
• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).
Приведем пример оглавления.
■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:
■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).
■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также
грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).
■ Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.
Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.
В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).
СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.
Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).
По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).
Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).
[1] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2017.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Личная карточка и личное дело
Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.
Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.
В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.
Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).
Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!
Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.
В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Пример 1. Журнал регистрации личных дел
Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.
На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).
Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:
- на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
- на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
- т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).
Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)
Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.
Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.
Мнение эксперта
Ольга Меньшикова, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»
Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).
Номер личного дела из Журнала переносится:
- в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
- на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).
Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).
Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.
Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.
Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:
- с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
- с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).
Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!
Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.
Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.
Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).
Пример 3. Обложка личного дела
После увольнения работника передаем документы в архив
В день увольнения работник расписывается не только в трудовой книжке, но и в собственной личной карточке. После этого документ на свое прежнее место уже не вернется, а будет помещен в группу «Личные карточки уволенных работников». Эти карточки точно так же хранятся в запирающемся на ключ шкафу, но отдельно от других, чтобы со временем быть переданными в архив организации.
Если компания практикует ведение личных дел, то после закрытия личной карточки закрывается личное дело: в него помещается копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и оригинальный экземпляр заявления на увольнение либо иного документа (или его копия), послужившего основанием для прекращения трудовых отношений. Затем документы личного дела тоже отправятся в особую группу «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.
Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.
Пример 4
Личная карточка работника Петрова, уволившегося в 2017 году, будет помещена в дело за 2017 год, несмотря на то что Петров поступил на работу в 2010 году. А личная карточка Иванова, который был принят в том же 2010 и уволился в 2016, войдет в аналогичное дело за 2016 год. Даже если личные карточки Иванова и Петрова были одновременно сданы в архив организации, храниться они будут отдельно друг от друга, каждая в томе за «свой» год, кроме того, они попадут в разные годовые разделы описи дел по личному составу.
При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.
Пример 5
На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.
Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).
Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.
Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.
Согласно п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) структурные подразделения должны передавать документы по личному составу «в архив организации не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве».
Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.
Если работа по передаче документов из кадровой службы в архив в организации не налажена, то в рабочих кабинетах дела могут копиться несколько лет, пока они влезают в имеющиеся шкафы и пока руки до них не доходят. А когда пространства для жизни уже не остается, начинают расчищать завалы, передавая дела в архив сразу за несколько лет. Например, в отделе кадров накопились документы за 2014–2016 годы, тогда сейчас, в 2018 году, все их можно поместить в единую опись дел по личному составу данного подразделения (показана в Примере 6). Поясним, как ее составить:
- целесообразно нумеровать описи дел по личному составу так:
- сначала указывать код подразделения (в Примере 6 это 04, см. «!»),
- а потом через дробь порядковый номер данной описи среди всех описей дел по личному составу этого подразделения за все время его существования (в Примере 6 это 7);
- в заголовке описи указываем годы, за которые документы по ней передаются в архив (в Примере 6 «за 2014–2016 годы»);
- а табличная часть описи будет построена по следующей логике:
- сначала вставляют заголовок отдельной строкой «2014 год» и включают в опись документы за 2014 год (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки и т.п.),
- затем аналогично за 2015 год с такой же систематизацией внутри
- и далее за 2016 год.
Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.
Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание <1> к ст. 248 Перечня):
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)
Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)
Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.
Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.
Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)
То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:
а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому «хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом». Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;
б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);
в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;
г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).
Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:
- лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
- а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).
Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;
д) какой бы способ систематизации документов в дела вы ни выбрали, в процессе их подшивки в тома нужно пронумеровать все листы карандашом в верхнем правом углу (нумерация листов каждого тома дела начинается с единицы). Эти сведения о каждом томе потом заносятся в лист-заверитель и во внутреннюю опись документов тома (Пример 10), а также в опись передаваемых в архив дел в графу «Количество листов» (см. Примеры 6–9). У каждого тома обложка должна быть оформлена полностью (Пример 3). Это стандандартные правила полного оформления дел, под которые подпадают все дела по личному составу, передаваемые из подразделений в архив организации.
Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу
Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу
Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)
Прокомментируем особенности написания дат в описи дел. В личных карточках указывают только год увольнения (см. Примеры 7 и 9). В силу того, что карточки сформированы по алфавиту, а даты увольнения у всех разные, установить начальную дату и конечную довольно сложно, а указывать формально «01.01.2016 – 31.12.2016» не имеет смысла. Лучше указать только год «2016».
В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).
А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).
Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?
В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.
В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.
Необходимо отметить, что личные дела содержат персональные данные работников. Сохранность информации в отдельных делах значительно выше, чем в нарядах. Из нарядов «утечка информации» происходит чаще. Например, кто-то получил разрешение руководства ознакомиться с личным делом уволенного работника Смирнова П.А., но в наряде были подшиты еще 15 личных дел. Таким образом «любопытный исследователь» может без проблем «изучить» еще дополнительно 15 личных дел уволенных в том же году.
Есть еще причина, по которой лучше формировать личные дела работников не в наряды, а отдельно. Согласно ст. 656 а) ПТУД личные дела руководителей организации и других «привилегированных» категорий работников должны храниться постоянно, а не 75 или 50 лет, как у остальных. Конкретный человек сегодня, допустим, – санитар в больнице, студент медицинского вуза, а через 30 лет он станет выдающимся врачом. О нем, возможно, будут писать книги и ставить фильмы. Его личное дело будет востребовано для исследований. А если оно будет подшито в наряд, то это создаст определенные неудобства. Аналогично может произойти с любым стажером: со временем он может стать известным актером или политиком. Сегодня – рядовой работник, а завтра – легенда!
А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.
Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:
Пример 11
- 1 том. Личные карточки уволенных работников на «А – К»;
- 2 том. Личные карточки уволенных работников на «Л – Я».
Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:
Пример 12
- 1 том. Личные карточки уволенных работников на «Б – К»;
- 2 том. Личные карточки уволенных работников на «М – Ш».
Когда документы фамилий одной буквы целиком входят в том, то только эту букву и указывают, поэтому стараются, чтобы «вся буква» вошла в 1 том. Но если фамилий на конкретную букву так много, что документы по ним превысят установленную толщину тома (4 см или 250 листов), только тогда «при делении самой буквы» мы переходим на обозначение в томе тремя буквами тех фамилий, что в него вошли, например:
Пример 13
- 1 том. Личные карточки уволенных работников на «АБА – АДУ»;
- 2 том. Личные карточки уволенных работников на «АЗА – АЛИ»;
- 3 том. Личные карточки уволенных работников на «АМУ – АСТ»;
- 4 том. Личные карточки уволенных работников на «Б – В»;
- 5 том. Личные карточки уволенных работников на «ГАВ – ГОР»;
- 6 том. Личные карточки уволенных работников на «ГРИ – ГУР»;
- 7 том. Личные карточки уволенных работников на «Д – И» и так далее.
Обратите внимание, что в Примере 13:
- на букву А оказалось много личных карточек – пришлось поделить их на 3 тома и в наименовании этих томов фигурируют 3 буквы («АБА – АДУ», «АЗА – АЛИ» и «АМУ – АСТ») вместо одной («А»),
- при этом карточек на фамилии, начинающиеся на буквы Б и В мало, их можно объединить в 1 том. Для облегчения восприятия описи укажем тут только первые буквы фамилий «Б – В».
Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).
Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:
Пример 14
Личные карточки уволенных работников на «Б – Ч».
Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:
Пример 15
Личные карточки уволенных работников на «А, К, Н, С, Т».
