Как правильно составить отчет библиотеки

Годовой отчет содержит всесторонний анализ результатов деятельности библиотеки за прошедший год. Документ предоставляют на рассмотрение и утверждение руководителю и далее в вышестоящие инстанции. 

Библиотеки составляют статистический годовой отчет по форме федерального статистического наблюдения 6-НК и информационный годовой отчет. Расскажем, как правильно оформить эти документы.

Отчет по форме 6-НК

Годовой статистический отчет готовят по форме федерального статистического наблюдения 6-НК «Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке». Форма утверждена

приказом Росстата

от 18.10.2021 № 713. 

Форма 6-НК — документ строгой отчетности, он должен быть оформлен со всей достоверностью и точностью и предоставлен в положенные сроки.

За нарушение порядка предоставления, предоставление недостоверных первичных статистических данных или несвоевременное предоставление этих данных предусмотрена административная ответственность.

Указания, как заполнять форму федерального статистического наблюдения, прописаны в

приложении

приказа № 713. 

Общедоступные библиотеки передают данные в Министерство культуры РФ.

Информационный годовой отчет

Информационный отчет отражает результаты работы библиотеки в течение года. На его основе проверяют итоги годового плана, прогнозируют дальнейшую деятельность учреждения.

В документе указывают данные, основную статистику, конкретные примеры, достижения и задачи по всем направлениям деятельности библиотеки. Это могут быть сведения о библиотечных фондах, электронных и материально-технических ресурсах, организации обслуживания читателей, автоматизации, кадрах, научно-методической работе (подробнее об этом направлении читайте в статье

«Научно-методическая деятельность библиотек»

).  

В отчете библиотеки анализируют динамику следующих показателей по сравнению с предыдущим годом:

• количество читателей;
• количество посещений;
• выдача документов;
• увеличение или уменьшение количества новых поступлений.

Как правило, отчет включает постоянные рубрики по основным направлениям работы библиотеки, часто его содержание совпадает с содержанием годового плана.

Информационный отчет в библиотечной документации: структура, особенности

В библиотечной деятельности особую роль играют информационно-аналитические материалы, которые используются в качестве отчетных для обобщения результатов библиотечной деятельности. В частности, речь идет об информационном отчете как основном виде итоговой аналитической документации в библиотеке.

Информационный отчет создается по итогам реализации основной деятельности библиотечного учреждения раз в квартал и раз в год. В зависимости от типа и организационной структуры библиотеки содержание отчета включает большее или меньшее количество материалов. Например, отчеты региональных библиотек включают данные, касающиеся библиотечной сети региона, а отчеты, формируемые в публичных централизованных библиотечных системах, отпадают деятельность только этой сети.

Традиционно структура информационного отчета включает несколько обязательных компонентов:

1. Введение, поясняющее цели и задачи составления документа и дающее общую характеристику отчетного периода.
2. Основную часть, включающую сведения статистического, аналитического и описательного характера.
3. Заключение, содержащее выводы относительно результатов работы.

В информационном отчете главную роль играет основная часть, в которой содержится информация, касающаяся количественных и качественных параметров деятельности библиотеки. В информационном отчете отражаются основные статистические показатели:

1. Количество зарегистрированных пользователей и помещений библиотеки.
2. Суммарное число книговыдач, а также отраслевых выдач литературы.
3. Количественные показатели, отражающие движение фондов (прирост и убыль).
4. Показатели, касающиеся проведения массовых мероприятий, выставок.
5. Информационные данные относительно библиографической деятельности и проч.

Все статистические данные, помещаемые в отчете, подлежат обязательному анализу и интерпретации. Так, методист устанавливает взаимосвязь между показателем и его влиянием на работу библиотеки: уменьшение показателей книгообеспеченности влияет на количество книговыдач и частоту посещения библиотеки.

Использование информационного отчета в библиотечной работе

Текстовый отчет, сопровождающий анализ показателей деятельности библиотеки, включает информацию следующего характера:

1. Цели и круг задач библиотечной деятельности, которые реализовались в текущий отчетный период.
2. Результаты, которые удалось достигнуть по разным аспектам деятельности: обслуживание читателей, массовая работа, комплектование, библиография, автоматизация, развитие материально-технической базы и кадрового потенциала.
3. Данные о массовой работе с читателями, которые включают основные направления библиотечной деятельности и перечень проведенных по ним мероприятий, выставок, иных форм массовой деятельности.
4. Сведения о работе с фондами, а также информационно-библиографической и издательской деятельности библиотеки. В частности, отражаются процессы каталогизации и оцифровки библиотечных фондов, ход автоматизации процессов библиотечной деятельности, а также методическая деятельность библиотеки.
5. Информацию о реализации партнерских программ в сфере информационно-библиотечного обслуживания населения.
6. Данные, касающиеся работы клубов и читательских объединений при библиотеке.

В качестве приложений к информационному отчету могут быть использованы сценарные материалы, программы работы объединений, фотоотчеты о проведении мероприятий, отзывы пользователей.

Использование информационного отчета в работе библиотеке позволяет реализовать следующие задачи:

1. Проанализировать итоги работы библиотеки, выявив положительные и негативные тенденции развития.
2. Дать рекомендации по улучшению качества библиотечного обслуживания.
3. Составить прогноз деятельности библиотеки на следующий период, учитывая особенности реализации проектов и задач и допущенные при этом ошибки и недочеты.
4. Скорректировать особенности работы, препятствующие достижению запланированных показателей.
5. Изменить условия и способы реализации отдельных направлений работы для достижения поставленных задач.

Применение данных информационного отчета в управлении и планировании библиотечной деятельности позволяет сделать ее системной, построить процессы прогнозирования на научной основе и повысить качество библиотечного обслуживания.

Отчёт! Отчёт? Отчёт…