Как правильно составить письменное обращение

Рекомендации по составлению обращения

Что такое обращение гражданина и какие требования предъявляются к нему законом

Согласно Федеральному закону от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» под обращением гражданина понимается направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления:

1) предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

2) заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

3) жалоба– просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Требования к письменному обращению установлены в ст.7 Федерального закона №59-ФЗ, а именно:

1.При составлении обращения  в обязательном порядке необходимо указать:

– либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

– свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии);

– почтовый (электронный) адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения.

2. Изложить суть предложения, заявления или жалобы.

3. Поставить личную подпись и дату.

При необходимости к письменному обращению прикладываются документы и материалы либо их копии. Подлинники документов возвращаются автору обращения лично под роспись, копии сдаются в архив.

Обращения, поступившие в форме  электронного документа, подлежат рассмотрению в установленном порядке. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

При направлении обращений, касающихся обжалования судебных решений, необходимо иметь в виду следующее. Согласно Конституции Российской Федерации, правосудие в России осуществляется только судом. Органы судебной власти самостоятельны и действуют независимо от законодательной и исполнительной властей. Решения судебных органов обжалуются в установленном законом процессуальном порядке. Действующее законодательство запрещает всякое вмешательство в процесс отправления правосудия.

Подробную и профессиональную информацию о порядке обжалования судебных постановлений по конкретному делу можно получить у специалистов юридических консультаций по месту своего жительства.

При составлении обращения недопустимо использование нецензурных либо оскорбительных выражений, угрожать жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Подобное злоупотребление правом позволяет должностному лицу оставить обращение без рассмотрения в соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона № 59-ФЗ.

Россия, 625036, г. Тюмень,
ул. Первомайская, д.20, к. 410;

Образец обращения граждан

Образец обращения граждан

к главе Городского округа “город Ирбит” Свердловской области

(или заместителям главы администрации Городского округа “город Ирбит” Свердловской области)

Главе (заместителю главы администрации)

Городского округа “город Ирбит” Свердловской области

_______________________________

                                    ^(Ф.И.О)

От ____________________________

                           ^{(фамилия, имя, отчество)}

проживающего по адресу:

_______________________________

телефон для связи: ______________

ОБРАЩЕНИЕ

__________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________

^{(Изложить суть вопроса, касающегося полномочий главы (заместителя главы администрации)  Городского округа “город Ирбит” Свердловской области)}

Приложение: (по желанию заявителя, в случае необходимости подтверждения своих доводов) копии предыдущих обращений (жалоб, заявок, ответов и т.п.) с указанием количества листов.

Если обращение коллективное, то обязательно должны быть подписи всех обратившихся (в оригинале) и указано, кому направить ответ (Ф.И.О., адрес, телефон).

Дата

Подпись

Примечание:

В обращении указываются Ф.И.О. заявителя, точный адрес места жительства с почтовым индексом и контактный телефон. В самом заявлении необходимо указать причину обращения, а именно: кратко изложить суть вопроса, воздерживаясь от эмоциональных оценок. Не следует перегружать заявление излишними малозначительными деталями, за которыми может потеряться суть самого вопроса. При этом желательно, чтобы объем заявления не превышал одного листа.

Желательно указать, к кому из должностных лиц (сообщить их Ф.И.О., должность) и в какое время ранее обращался заявитель, приложить копии всех предыдущих обращений (жалоб, заявок и т.п.) с ответами уполномоченных лиц.

Подробные заранее предоставленные документы значительно экономят время и позволяют уполномоченному лицу, ответственному за подготовку ответа на обращение, более оперативно рассматривать вопросы, затронутые в обращении.

В коллективном обращении необходимо указать, кому из подписавших обращение граждан и по какому адресу направить ответ и его контактный телефон.

Контактный телефон необходим для того, чтобы должностное лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на обращение, могло связаться и совместно с заявителем определить время выезда на место для рассмотрения обращения (при необходимости).

Сегодня 9 просмотров этой страницы

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

(часть 3 в ред. Федерального закона от 27.11.2017 N 355-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

В прошлой статье[1] мы рассказали о том, как склонять фамилии, с какой буквы писать название организаций, рассмотрели правила написания числительных и др. Из этой статьи вы узнаете, какие устойчивые обороты используются при составлении писем-запросов и ответов на них, какие правила правописания необходимо соблюдать при этом, а также какие требования по правописанию закрепить в инструкции по делопроизводству.

Начинающие секретари часто впадают в состояние, близкое к панике, если необходимо написать письмо, запрос или ответ на запрос другой организации. Достаточно просмотреть несколько профессиональных форумов, чтобы понять, что эта тема вечна.

Каждый документ подобного рода уникален, но в то же время они все состоят из определенного набора фраз, применяемых от случая к случаю. Опытные делопроизводители всегда помогут новичку, даже не зная специфики работы его компании или после незначительных уточняющих вопросов. Часто это выглядит почти как волшебство, но на самом деле все проще, чем кажется.

Устойчивые языковые обороты позволят вам четко, ясно и однозначно излагать цели, мотивы и причины создания документа, грамотно формулировать просьбы, отказы и др.

УСТОЙЧИВЫЕ ОБОРОТЫ В ПИСЬМАХ-ЗАПРОСАХ И ОТВЕТАХ НА НИХ

Как оформить обращение?

В письмах, в отличие от распорядительной документации, применяются так называемые формулы обращения – фразы, призванные привлечь внимание адресата и установить с ним контакт.

Обращение размещается отдельной, первой строкой, перед основным текстом документа. Как правило, выравнивается по центру. Фразу-обращение завершает восклицательный знак, делая фразу эмоционально насыщенной и подчеркивая особое значение, придаваемое автором данному вопросу.

В формуле обращения допустимо использовать:

• имя и отчество адресата или его фамилию (например: «Уважаемая Виктория Сергеевна!», «Уважаемый господин Петров!»);

• его должность (например: «Уважаемый господин Директор!», «Уважаемый господин Председатель!»);

• собирательное наименование группы лиц (например: «Уважаемые господа!», «Уважаемые акционеры!»).

Если письмо адресовано высокопоставленному должностному лицу (президент, министр, губернатор и т.д.), то слово «уважаемый» допускается заменить на «глубокоуважаемый» или «многоуважаемый» (например: «Глубокоуважаемый господин Губернатор!»). В этом случае указывается только должность, без фамилии, имени и отчества лица.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
В обращении по должности ее наименование пишется с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются («Уважаемая госпожа Иванова!»).

Какой должна быть первая фраза?

Первой фразой следует обозначить цели, причины или мотивы, побудившие к созданию письма. Вам пригодятся следующие языковые формулы:

• «В целях…». Например:

• «Во избежание…». Например:

• «В связи с…». Указать можно любую действительную причину. Например:

• «Ввиду…». Например:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «ввиду» пишется слитно, если имеет причинное или следственное значение и может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «ввиду» требует от существительного родительного падежа – «ввиду (чего?)».

• «Вследствие…». Например:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «вследствие» пишется слитно, если выражает причинные или следственные отношения и, подобно предлогу «ввиду», может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «вследствие» также требует родительного падежа – «вследствие (чего?)».

• «По причине…». Это синоним словосочетания «в связи с…». Рекомендую иногда применять синонимические конструкции, чтобы оживить формальный язык деловых писем. Например:

• «Для (чего-либо)». Конструкция также является синонимической для конструкции «В целях…». Например:

• «В ответ на…». Применяется в письмах-ответах. Как правило, содержит ссылку на какой-либо поступивший документ или обращение. Обычно в этой фразе указывается исходящий номер и тема письма (если они есть), ответом на который является данное письмо. Например:

Отвечать можно не только на письменные запросы, но и на электронные, телефонные обращения. В таком случае надлежит ссылаться на дату, время (в редких случаях) и тематику поступившего запроса. Например:

• «Согласно…». Данная форма применяется при ссылке на какое-либо событие, документ, содержащий договоренности (например, протокол о намерениях, заключенный договор, дополнительное соглашение, приложение или спецификация к договору), законодательный акт (постановление правительства, федеральный закон). Например:

В редких случаях можно ссылаться на устную договоренность. Например: «Согласно устной договоренности, достигнутой в результате визита делегации ОАО “ЭСПЗ” на Международный форум по сталелитейной промышленности, проходивший в Екатеринбурге в апреле 2018 года…». Советую избегать подобных формулировок, содержащих утверждения, от которых другая сторона может отказаться, и в этом случае вам будет нечего им предъявить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «согласно» требует дательного падеж – «согласно (чему?)».

• «В порядке…». Оборот применяется в значении «в целях», «по причинам». Например:

Как сформулировать ответ?

Иногда необходимо написать ответ, содержащий подтверждение или отказ в какой-либо просьбе, запросе или предложении. Наиболее подходящей и широко употребительной шаблонной конструкцией является следующая: «В ответ на ваш запрос [исходящий номер и дата запроса] сообщаем, что…». Данная фраза может носить смысловую окраску как подтверждения, так и отказа. Например:

В ответ на Ваш запрос вынуждены сообщить, что в настоящее время организация «Ростик» не имеет технической возможности… (следует указать, какой именно)

Или

В ответ на Ваш запрос исх. № 115-45/ТР от 23.10.2018 сообщаем, что регулярное автобусное сообщение с поселком Голыгино Старопонежского района будет возобновлено с 1 июня 2019 года. Перенос сроков начала движения автобусов в данном направлении на более раннюю дату невозможен в силу отсутствия дорожного полотна надлежащего качества до вышеуказанного населенного пункта и парка транспортных средств, закупка которых заложена в бюджет на I квартал 2019 года.

В последнем примере содержится и информирование, и мотивированный отказ в удовлетворении просьбы о переносе сроков.

Если запрос поступил без исходящего номера и даты, то их не нужно указывать в ответе.

Как сформулировать уведомление или извещение о чем-либо?

Это самый простой вариант формулировки: «Настоящим письмом сообщаем/ уведомляем/извещаем/информируем/доводим до Вашего сведения…». Далее необходимо указать информацию, которую нужно сообщить адресату. Например:

Настоящим письмом ООО «Гарант» уведомляет, что дом № 18 по ул. Володарского г. Энска будет отключен от электроснабжения 31.05.2019 по причине непогашенной задолженности по оплате за электроэнергию в размере 75 000 (Семьдесят пять тысяч) рублей 97 копеек.

Как сформулировать обещание или предоставить гарантии?

В деловом обиходе широко распространены так называемые гарантийные письма – документы, выражающие волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия (чаще всего перечисление денежных средств) в пользу другой стороны сделки.

К СВЕДЕНИЮ
Гарантийные письма оформляются на бланке организации и заверяются личной подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, после чего скрепляются мастичной печатью организации.

В гарантийных письмах или письмах-обязательствах применяются следующие языковые формулы:

• «Настоящим письмом гарантируем, что…». Например:

• «Обязуемся…». Например:

Как сформулировать приглашение или просьбу?

Часто нам приходится писать и рассылать приглашения или просьбы о чем-либо. Это, как правило, достаточно краткие сообщения, в которых после фразы-обращения можно написать:

• «Приглашаем представителей Вашей организации…». Например:

Приглашаем представителей Вашей организации принять участие в проводимой на территории нашего объединения ОАО «ЭСПЗ» ежегодной практической конференции «Стальное литье России», которая состоится 23 января 2019 года. Встречу, размещение и  трансфер до места проведения конференции гарантируем.

• «Просим [о чем именно]…». Например:

Просим рассмотреть возможность перенесения сроков исполнения договора № 115 от 20.12.2018.

Иногда для усиления эффекта добавляют слово «убедительно»:

Как завершить письмо?

Завершить письмо можно с помощью следующих языковых формул:

• «Надеемся на…». Например:

• «Заранее благодарим за…». Например:

Заранее благодарим за помощь в разрешении создавшейся ситуации.

• «Убедительно просим…». Например:

• «С уважением…». Эту формулу вежливости стоит написать после выражений надежд и благодарностей. Она располагается непосредственно над указанием должности и подписью. Например:

С ЗАГЛАВНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ МЕСТОИМЕНИЕ «ВЫ»?

Вопрос не такой уж и легкий, как кажется. Приведу разъяснение на этот счет, предоставленное выдающимся советским языковедом Д.Э. Розенталем в 1967 году в ответ на запрос одного из читателей: «Закрепилось такое положение: прописная буква в словах Вы, Ваш и т.д. пишется только при обращении к одному лицу (физическому или юридическому), при этом обычно в личной переписке». Это разъяснение было им включено в словарь-справочник «Прописная или строчная?» в следующей формулировке: «При обращении к одному лицу в официальных документах и личных письмах местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы как форма выражения вежливости: Сообщаем Вам…; В ответ на Ваш запрос…; Прошу Вас… При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашу просьбу, посылаю вам…; Дорогие телезрители, сегодня вы увидите фильм…».

Более радикальных правил предлагает придерживаться в этом вопросе известный дизайнер Артемий Лебедев в § 165 своего «Ководства»[2]:

Мне ближе позиция Д.Э. Розенталя.

ОТ КАКОГО И К КАКОМУ ЛИЦУ В КАКОМ ЧИСЛЕ ОБРАЩАТЬСЯ В ПИСЬМЕ?

Ответ можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). В письмах используются формы изложения (п. 5.18):

• от первого лица множественного числа («просим направить…» и др.);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке письма должностного лица.

Обращаться нужно к множественному числу второго лица, применяя правила написания местоимения «вы», указанные в предыдущем разделе: «Сообщаем вам…», «Уведомляем вас…», «В ответ на Ваше заявление…».

С ПРОПИСНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ НАЗВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ?

С заглавной буквы пишутся:

• первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, различных международных соглашений и договоров, документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений. Например:

• название документа, составляющего одно целое с заголовком документа. Например:

• названия документов (и понятий) при повторном упоминании в текстах многостраничных документов при условии, что в документе было сделано соответствующее уточнение. Например:

Программа государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи на 2018 год и на плановый период 2019 и 2020 годов (далее – Программа).

Со строчной буквы пишутся:

• названия проектов законодательных актов. Например:

• названия документов, содержащие в себе заголовок, заключенный в кавычки и не относящийся к категориям документов, указанных выше. Например:

постановление Правительства Российской Федерации от 12.11.2016 № 1156 «Об обращении с твердыми коммунальными отходами и внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2008 г. № 641»

• предшествующее названию документа сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивший данный договор или соглашение. Например:

российско-испанский Договор о сотрудничестве в области усыновления (удочерения) детей

КАК ПИСАТЬ УЧЕНЫЕ СТЕПЕНИ, ВОИНСКИЕ И ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ?

Правила написания сведены в Таблицу.

КАКИЕ ПУНКТЫ ПО ПРАВОПИСАНИЮ ВНЕСТИ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Предположим, вы прочитали эту статью, запаслись справочниками, пособиями – и документы, созданные вами, поднялись на качественно новый уровень. Когда к вам попадет документ, составленный неправильно, у вас начнется резь в глазах от многочисленных ошибок, а потом появится зуд в руках от желания порвать этот безграмотный опус в клочки! «Как предотвратить столь трагичные последствия всеобщей безграмотности для отдельно взятой организации?» – спросите вы. Выход есть: внесите требования к оформлению документов в инструкцию по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству – это организационно-нормативный документ, устанавливающий общие требования к порядку создания, согласования, утверждения и оформления документов в организации.

Инструкция по делопроизводству – это достаточно сложный многостраничный документ, составленный на основе правил русского языка и требований государственных и отраслевых стандартов. На его качественное составление могут уйти месяцы кропотливой работы, особенно если эта работа для вас в новинку. Кроме того, наличие инструкции по делопроизводству в организации не является обязательным.

О том, как создать инструкцию по делопроизводству, написано множество статей и рекомендаций. Хочу обратить ваше внимание на несколько важных, на мой взгляд, моментов:

1. Один из основных нормативных документов для составления инструкции по делопроизводству – ГОСТ Р 7.0.97-2016 – носит рекомендательный характер, а правила русского языка обязательны к применению. Поэтому при составлении инструкции сначала нужно придерживаться правил русского языка, а потом на них накладывать требования данного ГОСТ.

2. Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, то вы вольны допустить незначительные отклонения от его требований, если это необходимо. Например, вы можете выбрать удобную для себя форму записи дат в тексте документа, также размер и тип шрифта из тех, которые отвечают требованиям данного ГОСТ.

3. Не обязательно описывать в инструкции по делопроизводству все нюансы создания документов. Достаточно будет наиболее общих требований, на которые обращает внимание ГОСТ Р 7.0.97-2016. Возможно, потребуется подробно описать моменты, свойственные именно вашей организации, даже если они в ГОСТ описаны неполно.

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не единственный нормативный документ, который нужно принимать во внимание, создавая инструкцию по делопроизводству. Не ленитесь искать справочную и подтвержденную информацию из других источников.

5. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом по организации и обязательна для исполнения всеми подразделениями и всеми работниками этой организации. То есть наличие на предприятии должным образом составленной и утвержденной ИД дает вам право на законном основании делать замечания и возвращать документы на доработку их авторам. А на особо нерадивых составлять докладные.

В инструкцию по делопроизводству необходимо включить следующие пункты:

1. Правила написания названий структурных подразделений организации, а именно: какие слова писать с прописной буквы, а какие – со строчной и каковы формы их краткого наименования. Например:

2. Правила написания должностей[3]. Например:

3. Правила написания заголовка к тексту различных видов документов[4]. Например:

4. Требования относительно того, от какого лица излагать текст в различных видах документов. Например:

5. Допустимые в тексте общеупотребительные и принятые в организации специальные сокращения[5].

6. Правила написания официальных наименований, числительных, дат, единиц измерения[6].

7. Правила написания сумм и денежных единиц[7].