Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о сотрудничестве .docСкачать образец письма о сотрудничестве .doc
Здесь же: примеры коммерческих предложений на поставку товара и на оказание услуг.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.
На чьё имя писать
Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.
Общие правила написания предложения
В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.
Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.
В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).
Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.
Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.
Содержание основной части письма о сотрудничестве
Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.
Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.
В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.
Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.
Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.
Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).
Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.
Что в письме должно быть обязательно
Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:
- наименование компании-отправителя,
- её адрес и телефон для связи,
- должность и ФИО её представителя,
- суть предложения.
Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.
Правила оформления письма о сотрудничестве
Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).
Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.
Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.
Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.
Как отправлять письмо
Отправлять письмо можно несколькими способами.
- Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
- Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
- Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
- Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).
Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить
Содержание
Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.
Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.
Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.
Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.
На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве
Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника.
Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения.
Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.
Структура письма
Приветствие
Оно задает тон письма и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.
Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа.
Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.
Заголовок
По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам.
Правила создания эффектного заголовка:
- Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
- Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
- Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
- Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».
Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным.
Суть предложения
Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.
Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.
Завлечение адресата
Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».
Контакты
Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.
Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.
Виджет обратного звонка для сайта
- Повысьте конверсию сайта на 30%
- Новым клиентам 50 минут в подарок
Узнать подробнее
Благодарность
Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Как усилить предложение о сотрудничестве
Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит.
Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.
Правила оформления
Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.
Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.
Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве
«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].
Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России).
В услугу входит:
- привлечение новых подписчиков;
- создание и оформление интересного контента;
- поддержка активности в профиле или группе;
- настройка таргета.
Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.
Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.
Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.
С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.
Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:
- скидка 15% на размещение статей в журнале;
- скидка 10% на рекламные объявления.
Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.
Надеемся на долгосрочное сотрудничество.
Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035
Телеграм @artempetrov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.
Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика.
Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».
Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве
☑ Логичная структура.
☑ Ясность и лаконичность.
☑ Отсутствие грамматических ошибок.
☑ Вежливость, уместный тон.
☑ Информативность.
Что недопустимо при составлении письма
✕ Шаблонные формулировки и обращения.
✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.
✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.
✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.
✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.
✕ Перегруженность текста ненужной информацией.
Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Как отправлять письмо
По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону.
Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.
Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.
Когда ждать ответа на письмо
Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.
Коротко о главном
- Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу.
- В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
- Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.
- Что такое предложение о сотрудничестве
- Типы предложений
- Структура письма
- Оформление письма
- Последующие шаги
Что такое предложение о сотрудничестве
Всем известно, что одна голова хорошо, а две лучше. А если две головы будут трудиться над совместным получением прибыли, тогда успех гарантирован. Главное, найти полезных для дела людей и заинтересовать их в дальнейшей работе. В этом вам поможет предложение о сотрудничестве.
Фактически это документ, в котором один предприниматель предлагает другому работать вместе на взаимовыгодных условиях.
Как сделать так, чтобы коммерческое предложение работало? Максимально заинтересовать другую сторону, обрисовать будущие перспективы.
Предложение о сотрудничестве не имеет единого шаблона и строгих рамок, но все же отличается отдельными нюансами в составлении. Документ включает в себя коммерческое предложение, предложение об участие в различных проектах, рекламную оферту о продаже или приобретении товаров или услуг.
Кто составляет документ? Нет единой должности, которая отвечала бы за это дело. Часто структуру документа прорабатывают маркетологи или секретари. Составление горячих предложений ложится на плечи менеджеров по продажам.
Технические специалисты вступают в игру, когда необходимо расписать профессиональные тонкости в узких сферах или разложить по полочкам производственный процесс.
В конце руководитель изучает и утверждает документ перед отправкой. Иногда он лично составляет предложение.
Составить предложение может любой сведущий в деле человек. Иногда документ проходит несколько этапов, прежде чем лечь директору на стол.
В интернете вы найдете множество образцов письма о сотрудничестве между компаниями и приглашения к сотрудничеству. Не стоит бездумно копировать уже готовый вариант, лучше используйте его как шаблон для создания своего, уникального, документа.
Типы предложений
Какие бывают предложения о сотрудничестве? В зависимости от целей, взаимоотношений между отправляющей и принимающей сторонами их разделяют на несколько типов.
- Холодные оферы
Предназначаются компаниям, с которыми вы знакомитесь в первый раз. Цель: забросить удочку, заставить другую компанию обратить на себя внимание, вступить с вами в переписку. В таких документах отправляющая сторона максимально кратко, структурно и информативно расписывает достоинства своей компании и будущие перспективы совместной работы.
- Теплые оферы
Работают с адресатами, которых вы уже заинтересовали. Эти люди относятся к вам лояльно, потому что видят выгоду в сотрудничестве сейчас или же имели положительный опыт работы с вами в прошлом.
Например, вы когда-то имели дело с этой компанией и договорились о продолжении отношений на другом уровне или же планируете начать новое в смежной сфере. Либо клиенты оставили заявку на сайте, а теперь вы продвигаете их дальше по воронке продаж: хотите созвониться, встретиться для уточнения нюансов будущего дела или даже заключить договор.
- Горячие оферы
Составляют партнерам и клиентам, с которыми сложились максимально тесные взаимоотношения. С ними вы уже обсуждали будущую работу в телефонном разговоре, переписке или при личной встрече.
Во время составления документа важно учитывать всю информацию о принимающей стороне, быть максимально дружественными и ориентированными под конкретные потребности отдельной компании или клиента.
Прежде чем приступить к написанию письма, проведите исследование компании-партнера: узнайте о характере деятельности будущего контрагента, продуктах или услугах, корпоративной культуре и особенностях позиционирования на рынке.
Это даст возможность предложить наиболее подходящий для сотрудничества вариант.
Виды договоров: какие бывают, чем отличаются
Структура письма
Как правило, предложение о сотрудничестве состоит из следующих элементов.
- Приветствие
Многие опускают эту часть. Но теплое приветствие создает правильный настрой. Ваш партнер понимает, что это не массовая рассылка. Вы адресовали письмо лично ему.
Письмо адресуют:
- конкретному лицу в компании. Обычно это директор, руководитель, отвечающий за развитие партнерских контактов, или иное лицо;
- предприятию. В этом случае письмо сначала получит секретарь.
Как приветствовать? Используйте стандартные формы вежливого общения в деловых документах:
- Добрый день / Здравствуйте, ФИО!
Можете назвать адресата по имени отчеству или только по имени, если вы в теплых отношениях и это будет уместным.
- Уважаемый Иван Иванович!
- Уважаемые коллеги!
- Дорогие друзья! Мы рады вас приветствовать и хотим сообщить и т. д.
Отделите эту часть письма от основного текста и выделите, например, курсивом или жирным шрифтом.
Логотип производит впечатление и создает имидж надежной компании, которая заняла нишу на рынке. Доверьте эту работу дизайнеру.
- Заголовок
Это краткое, но емкое и понятное описание содержания предложения.
Сформулируйте ясный и привлекательный заголовок, который отразит суть предложения.
Заголовки могут быть нейтральными. Например, «Предложение о стратегическом партнерстве между компанией “Цветы Алтая” (подставьте название своей фирмы) и компанией “Росагрохолдинг” (название фирмы-контрагента)».
Или же креативными, цепляющими внимание. Например, «Ваше спокойствие — наша забота» для центра психологической помощи, «Здесь растят юных Кулибиных» для центра робототехники.
- Вступление
Это представление компании, цели обращения и краткое описание предполагаемого сотрудничества.
Представьте вашу компанию, укажите направление деятельности, достижения и репутацию на рынке.
Постарайтесь максимально полно охарактеризовать себя с выгодной стороны. Для этого отталкивайтесь от интересов и характера деятельности принимающей стороны.
Налаживаете контакты с серьезной компанией по производству автомобильных двигателей? Пишите о себе кратко, обращайтесь к фактам и цифрам. Просто восторженное описание того, какие вы молодцы, может произвести обратный эффект — вызвать недоверие.
Печете торты и капкейки на заказ и хотите получить рекламу у крупного блогера? Не стесняйтесь описать товар сочно, красочно и «вкусно».
Просто поставьте себя на место контрагента. Что бы он хотел получить? На каких условиях решился на сделку? Блогер, который будет рекламировать вашу компанию, хочет денежного вознаграждения или годовой абонемент в ваш фитнес-центр? А может, предложить ему выбор?
Объясните, почему вы обратились именно сюда и какое сотрудничество предлагаете.
Пишите без высокомерия, но с чувством собственного достоинства. Вы не настаиваете на совместной работе на любых условиях, а предлагаете сотрудничество, которое также выгодно контрагенту.
Начинайте предложение сразу с офера. Например, «Мы хотим подарить вам годовой абонемент в наш спортзал». Только потом приступайте к изложению сути сотрудничества. Пишите о вашем предложении «вкусно», чтобы его захотелось заполучить любой ценой.
Хотите начать свое дело, но финансы не дают развернуться? Совкомбанк поддержит вас в любых начинаниях.
Если вы горите идеей об открытии своего бизнеса, мы можем помочь вам! В Совкомбанке доступны кредиты для предпринимателей до 30 млн рублей. Вы составили бизнес-план и знаете, сколько средств вам понадобится для открытия собственного бизнеса? Смело рассчитывайте кредит и ежемесячный платеж по нему на нашем специальном калькуляторе!
Рассчитать кредит
- Основная часть
Это подробное описание предложения сотрудничества.
Обратите внимание на следующие аспекты:
- Цели и задачи совместной работы. Определите, какие конкретные цели вы планируете достичь совместными усилиями. Это могут быть разработка новых продуктов, освоение новых рынков, увеличение производственных мощностей и т. д.
- Преимущества для обеих сторон: объясните, какие выгоды получат обе компании от предполагаемого сотрудничества. Уделите внимание не только финансовым результатам, но и улучшению имиджа, укреплению позиций на рынке и т. д.
- Условия сотрудничества: опишите основные правила и обязательства сторон. Это может включать деление затрат, распределение прибыли, техническое содействие, предоставление интеллектуальной собственности и т. д.
Отнеситесь к этой части с особым вниманием. Ваша задача — не просто «завлечь» контрагента, а начать сотрудничать на взаимовыгодных условиях, учитывая прежде всего свои интересы. Но у контрагента после прочтения письма должно оставаться стойкое ощущение, что это он «выиграл сектор приз».
- Возможные риски и их минимизация: честно и объективно оцените все тонкие моменты, связанные с сотрудничеством. Предложите стратегии для их минимизации, чтобы убедить партнера в надежности вашего предложения.
- Заключение: предложение обсудить детали сотрудничества лично или по телефону. Укажите контактные данные, включая имя, должность, телефон и адрес электронной почты. Завершите письмо благодарностью за внимание и выразите надежду на положительный ответ.
Получили заманчивое предложение о сотрудничестве, но сомневаетесь в надежности контрагента? Воспользуйтесь сервисом Совкомбанка «Проверка контрагентов».
Хотите проверить контрагента на благонадежность, но не знаете, как это сделать? Клиенты Совкомбанка не задаются этим вопросом, а пользуются специальным сервисом «Проверка контрагентов» в интернет-банке. Проверяйте своих партнеров и будьте спокойны за свой бизнес.
Оформление письма
Не пренебрегайте оформлением. Это не просто формальность, а важный аспект. Небрежно оформленный документ производит плохое впечатление и, как следствие, влияет на окончательное решение.
Используйте официальный стиль и форматирование. Аккуратно оформите письмо и отформатируйте текст. Используйте шрифты и отступы, соответствующие корпоративному стилю вашей компании.
Проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь специализированными инструментами для проверки текста или обратитесь к профессиональному редактору.
Подпишите письмо от имени руководителя или сотрудника, который отвечает за взаимодействие с партнерами. Это подчеркнет серьезность вашего предложения и покажет готовность к ответственному и долгосрочному сотрудничеству.
Последующие шаги
Построение коммерческих отношений — процесс длительный и многоступенчатый. Письмо — первый шаг к сотрудничеству. Отправили письмо и выдохнули? Расслабляться еще рано.
Будьте готовы к диалогу. Если предложение вызовет интерес у потенциального партнера, он может попросить дополнительную информацию или назначит встречу. Подготовьтесь к возможным вопросам и предоставлению дополнительных материалов.
Не откладывайте ответ на запросы. Быстрый и профессиональный ответ на вопросы или предложения демонстрирует вашу заинтересованность в сотрудничестве и уважение к партнеру.
Не получили ответа на письмо? Не стесняйтесь связаться с компанией-партнером еще через некоторое время. Возможно, ваше предложение ушло в спам или потерялось среди других сообщений.
Может быть, с первого раза будет тяжело составить идеальное предложение, которое гарантированно «обеспечит» вам выгодного компаньона. Но дорогу осилит идущий, а смелость берет города. Из раза к разу ваши умения будут расти, а навыки совершенствоваться. Немного решительности, предпринимательской смекалки и хитрости, пара кликов мышкой — и вперед, к новым знакомствам и целям.
Неизвестное всегда пугает. Если у вас нет опыта написания писем-предложений, может показаться, что это какое-то сложное и долгое дело, которому нужно специально учиться.
На самом деле все не так страшно. И чтобы подтвердить свои слова, мы подготовили примеры писем-предложений о сотрудничестве на английском и русском языках. Вы можете легко использовать их в качестве шаблона или лишь как пример, задействовав только общую структуру.
Как написать письмо-предложение. Пошаговый план с примерами
Под предложением о сотрудничестве понимают классические бумажные письма, электронную рассылку, сообщения в мессенджерах и даже видеообращения.Цель такого письма – показать ценность предложения и заинтересовать адресата в совместной работе.
Написания письма может быть полезным для заключения дальнейших договоров, пиара компании и даже для мелких задач вроде поиска площадки для мероприятия. Разберем структуру письма-предложения, типичные ошибки и особенности, на которые стоит обратить внимание.
Три ключевых момента письма-предложения
Вне зависимости от формата, тематики предложения и уровня потенциальных партнеров, письмо должно соответствовать трем критериям:
Конкретика. Прежде, чем приступать к написанию текста, убедитесь, что у вас есть реальная идея, с которой вы обратитесь к потенциальному партнеру. В письме следует писать не просто о возможности сотрудничества, а о готовом плане, способном принести выгоду обеим сторонам.
Расплывчатые формулировки в лучшем случае оставят ваше письмо незамеченным, а в худшем – произведут негативное впечатление, так как абстрактность и неопределенность, по сути, означают перекладывание ответственности на адресата.
Краткость. Основная трудность при написании таких документов – вложить в небольшой текст всю необходимую информацию. Помните, что у адресата много работы и интенсивный поток писем. У него нет времени (и, скорее всего, желания) вникать в объемный текст от незнакомой компании.
Важно кратко сформулировать свою мысль. Если вы не сумеете зацепить адресата с первых строк, то обращение останется без ответа. Рекомендуемый объем – примерно 100 слов.
Если вы пишете обращение в мессенджер, стоит сжимать информацию еще тщательнее, так как огромный текст на маленьком экране смартфона психологически отталкивает.
Актуальность для адресата. Старайтесь отправлять предложения тем компаниям, с которыми есть реальный шанс сотрудничать. Даже из слова «партнерство» очевидно, что выгоду должны получать обе стороны.
Гиганты неохотно связываются с мелкими бизнесами. У крупных компаний вроде Coca-Cola или «Яндекс» уже есть подрядчики на каждую задачу. К тому же, подобные предложения о сотрудничестве сыплются им на почту каждый день.
Структура писем-предложений о сотрудничестве
Базовая структура написания письма-обращения проста и не зависит от типа предложения. Если кратко: вам нужно представиться, описать идею и доказать, что работать с вами выгодно. Разберем подробнее:
|
Обратитесь к адресату и представьтесь |
Адресуйте письмо главе компании или иному лицу, принимающему решение. Напишите название вашей организации, кратко опишите, чем вы занимаетесь (желательно в 1-2 предложениях). Пишите в официально-деловом стиле, избегайте любого панибратства и использования разговорной лексики. |
|
Изложите суть вашего предложения |
После обращения сразу опишите, в чем суть ваше совместной работы. Кратко расскажите о цели сотрудничества, презентуйте свою идею. |
|
Подкрепите доводы цифрами |
Акцентируйте внимание на выгодах для второй стороны – помните, что это письмо не о вас, а о выгодах получателя. Своим письмом вы предлагаете решить его задачи, что-то улучшить, получить конкретные бонусы. Опишите, как именно ваше предложение принесет пользу потенциальному партнеру. Нелишним будет провести небольшое исследование и показать преимущества совместной работы в цифрах. Помните – факты и цифры лучше всего себя продают. Например, расскажите, какие материальные выгоды может получить вторая сторона или сколько потенциальных клиентов привлечет сотрудничество компаний. Желательно подчеркнуть свою заинтересованность в работе именно с компанией адресата. |
|
Оставьте свои контакты |
В конце оставьте свои контактные данные на случай, если предложение заинтересует получателя. Избегайте всевозможных призывов к действию, поскольку это все же более официальный документ, а не продающий текст. |
Оформление писем
При написании письма-предложения придерживайтесь правил бизнес-переписки. Они могут слегка отличаться в зависимости от формата обращения.
- Для классических писем нужно прописывать шапку письма с реквизитами компании.
- Для электронной почты важно указывать тему обращения. Так у вас больше шансов на то, что оно не затеряется в потоке писем.
- Для неформальных обращений (например, письмо через мессенджер) шапка документа и адрес не прописываются.
Давайте разберем структуру и оформление письма на конкретных примерах.
Письма ниже предназначены для электронного обращения. Они очень короткие, но ясно отражают суть предложения. Есть небольшая статистика, которая делает письмо убедительнее.
Пример 1. Письмо-предложение о сотрудничестве по предоставлению площадки для мероприятия
Уважаемый Евгений Александрович!
Я руководитель клуба «ABC» . Мы регулярно проводим бизнес-семинары и мастер-классы. Мы просим вас предоставить нам площадку для нашего следующего семинара, который состоится 17 апреля с 12:00 до 14:00.
Ваша выгода также очевидна: в рамках нашей рекламной кампании в социальных сетях мы дадим рекламу вашему ресторану. Это обеспечит вам приток людей и повысит выручку в день самого мероприятия (среднее количество слушателей наших семинаров – 50 человек).
Если вас заинтересовало наше предложение, свяжитесь с нами в ответном письме для обсуждения деталей.
email ***@site.ru
Пример 2. Письмо-предложение о сотрудничестве издательству
Добрый день, Евгений Александрович!
Меня зовут Иван Устинов. Я писатель-фантаст, победитель конкурса “Острое перо” в 2020 году.
Я познакомился с представителями вашего издательства на прошедшей в марте конференции. В данный момент я активно работаю над серией романов по мотивам прошлых книг.
Предлагаю вам сотрудничество по изданию моих новых работ. Они жанрово и тематически подходит вашему издательству, а моя узнаваемость в медиа пространстве принесет вам прибыль. Моя последняя книга «ABC» имела большой успех и за первые полгода было продано более 10000 экземпляров.
Фрагмент рукописи прилагаю во вложении.
Если вам интересно мое предложение, пожалуйста, дайте знать в ответном письме и мы обсудим детали.
Как не стоит писать письма о сотрудничестве: примеры ошибок
Вот несколько пунктов, которые могут испортить даже самое выгодное и заманчивое предложение.
Письмо не адресовано никому конкретно. Это грубая ошибка, которая делает из любого персонализированного письма обычную спам-рассылку.
Слишком много информации о себе. Часто бизнес письма начинают с обширного описания своей деятельности, заслуг, достижений на рынке и т. п. Это шаблонный и не эффективный подход. Удачный вариант – начать повествование с тех данных, которые интересны партнеру, например, со ссылки на предыдущие контакты с адресатом.
Речевые штампы. Глаз спотыкается о длинные выражения, которые давно потеряли свой смысл и образность. Также избегайте излишнего канцелярита.
Громоздкие абзацы. Про объем письма мы упомянули. Оптимальная длина абзаца для восприятия его на экране компьютера — это четыре-пять строк. Придерживайтесь такого диапазона при разбиении текста, чтобы его было легче воспринимать.
Лживые «факты». Как известно, честность – лучшая политика. Не стоит приукрашивать свое деловое письмо выдуманными цифрами и фактами. Фразы вроде «у нас более 2000 довольных клиентов», «нам доверяет 99 процентов покупателей», «мы самые успешные в этой области» могут сделать ваш текст безликим и шаблонным.
Такой подход просто малоэффективен – людям важно в первую очередь предложение и собственные выгоды, а не ваши прошлые заслуги.
Образцы писем-предложений о сотрудничестве на русском языке
Важно понимать, что универсальных шаблонов деловых писем нет, но вот писать вполне достойные письма о сотрудничестве по конкретным шаблонам вполне можно. Предлагаем вам несколько примеров таких документов на разные темы, которые помогут лучше понять структуру и тонкости написания писем-предложений о сотрудничестве.
Образец письма-предложения о сотрудничестве поставщику
Этот образец письма о сотрудничестве подходит для организаций,которые хотят заключить контракт с поставщиком какой-либо продукции. Для таких целей важно показать серьезность ваших намерений и сразу обозначить объем требуемых услуг.
Уважаемая Елена Анатольевна!
Меня зовут Александр Зорин. Я представитель отдела закупок продуктовых магазинов «Вишня». Мы расширяем нашу торговую сеть и открываем две новые точки в вашем городе, поэтому предлагаем вам сотрудничество.
Нам необходимо осуществлять закупку молочной продукции 4–5 раз в месяц.
Договор с нашей торговой сетью гарантирует вам регулярные оптовые закупки продукции объемом от 100 кг. К тому же наши новые точки расположены в 10 километрах от вашего склада, что облегчит логистику обеим сторонам. Наша фирма нацелена заключить долгосрочный контракт.
Надеемся, что вы рассмотрите наше деловое предложение. Если вы заинтересованы в совместной работе, свяжитесь с нами и мы обсудим все детали.
E–mail ******@mail.ru
Телефон +7 *** *** ** **
Сайт: ***.ru
Образец письма-предложения о сотрудничестве на тему строительства
Такой пример письма актуален для девелоперов, которые хотят заключить партнерство с организацией, нуждающейся в услугах строительной компании. В этом шаблоне четко обозначается выгода для адресата и преимущества сотрудничества.
Уважаемый Павел Петрович!
Меня зовут Алексей Ушаков, я представитель компании «Экономстрой Краснодар». Наша компания предоставляет услуги по строительству жилых и административных зданий.
Мы узнали о вашем проекте по реконструкции детского лагеря «Ромашка» и поэтому предлагаем вам наши услуги. Мы готовы взять на себя обязательства по выполнению ремонтно-отделочных работ на территории лагеря.
Сотрудничество будет выгодно для вас, так как общая стоимость работ обойдется в среднем на 15% ниже рыночной. Мы заключаем прямые договоры с производителями материалов и подходим индивидуально к каждому проекту, стараясь удешевить процесс строительства без потери качества услуг. Мы успешно работали с такими компаниями, как «A», «B», «C».
Если вас заинтересовало данное предложение, свяжитесь с нами любым удобным способом и мы обсудим детали партнерства.
E–mail ******@mail.ru
Телефон +7 *** *** ** **
Сайт: *****.ru
Образец письма с предложением о сотрудничестве на тему грузоперевозок
Письмо предназначено для заключения долгосрочного контракта с грузоперевозочной компанией.Естественно, при некоторой модификации его можно использовать для любых задач, а не только автотранспортных компаний.
Добрый день, Иван Леонидович!
Меня зовут Сергей Семенов, я руководитель компании «Бастион».
Мы изучили ваш сайт и заинтересовались услугами по перевозке грузов. В связи с расширением нашего бизнеса предлагаем вам заключить договор о сотрудничестве. Нам необходимо осуществлять регулярные перевозки товара, поэтому мы обращаемся к вам с целью предложить долгосрочный контракт.
Мы намерены снабжать вас заказами на перевозки 2-3 раза в неделю из Твери в Москву и обратно. Гарантируем своевременную оплату услуг. Если вам интересно наше предложение, свяжитесь с нами в ответном письме или по телефону +7 *** *** ** ** для обсуждения деталей.
Образец письма о сотрудничестве организации
Этот образец делового письма подойдет для компаний по организации корпоративного питания, поставок продукции и услуг кейтеринга.
Уважаемый Виктор Борисович,
Меня зовут Татьяна Павлова, я руководитель кейтеринговой компании «АБВ».
На конференции «XYZ» мы узнали, что ваша компания открывает филиал в г. Ессентуки. В связи с этим предлагаем вам заключить контракт и организовать систему корпоративного питания в вашей организации.
Мы берем на себя все технологические вопросы:
- закупку и монтаж оборудования;
- технический анализ помещения;
- разработку меню;
- обучение или поиск персонала.
Мы предоставляем несколько видов организации питания. Стоимость наших услуг на 10% ниже цен конкурентов благодаря собственному производству. Постоянным клиентам доступна система бонусов и скидок. Среди наших клиентов – компании «АБВ», «ABC».
Если вас заинтересовало данное предложение о сотрудничестве, свяжитесь с нами в ответном письме. Спасибо!
Образцы писем с предложением о сотрудничестве на английском языке
Если вы намерены начать партнерство с иностранными компаниями, воспользуйтесь этими образцами для собственного письма предложения о сотрудничестве на английском с переводом. Структура письма такая же, как и на русском, да и вообще общие моменты практически идентичны.
Перевод письма:
Компания
Адрес
Город, индекс
Уважаемый (Имя адресата)!
Я обращаюсь к вам по рекомендации (имя) с уникальной возможностью спонсорства для вашей компании (название компании).
25 августа 2021 года компания Sophomist International будет проводить коктейльную вечеринку и разыгрывать эксклюзивные дизайнерские кошельки.
Данное мероприятие под названием Purses for a Purpose ежегодно привлекает около 250 организаций. В прошлом году мероприятие собрало 225 участников и 15 крупных брендов. Средний доход каждого посетителя составляет 130 000 долларов. Около 30% участников, как правило, приобретают какую-либо вещь на мероприятии.
Мы приглашаем вашу компанию стать одним из партнеров мероприятия Purses for Purpose.
Вы получите уникальные спонсорские преимущества:
- рекламные листовки для кошельков, участвующих в розыгрыше;
- реклама с вашим логотипом в соцсетях;
- возможность разместить свой стенд с продукцией.
Мы надеемся, что в ближайшем будущем у нас будет возможность детально обсудить с вами это предложение. Пожалуйста, обращайтесь ко мне по (номер телефона / адрес электронной почты) с любыми вопросами по поводу сотрудничества.
С уважением,
Имя отправителя
Образец предложения о сотрудничестве с аптечной сетью на английском
Перевод письма о сотрудничестве:
Компания
Адрес
Город, индекс
Здравствуйте, (Имя адресата)!
Мы компания Health Care Pharmacy – один из лидеров в фармацевтическом бизнесе с 1980 года. Мы заняли особое место в этой сфере и известны производством фармацевтических продуктов. За годы работы мы заработали хорошую репутацию среди клиентов.
Мы бы хотели заключить сотрудничество с вашей компанией Good Life Medical Stores. Суть нашего предложения: реализация лекарственной продукции через аптечные сети Good Life Medical Stores.
Мы гарантируем следующие преимущества: половина коммерческой прибыли для бизнес партнера, улучшение имиджа благодаря сотрудничеству с известной фармацевтической фирмой.
Надеемся, что вас заинтересует данное предложение. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить детали сотрудничества.
С уважением,
(Имя адресанта)
Письмо-предложение о сотрудничестве для компании на английском языке
Перевод письма о сотрудничества:
14 июля 2020 г.,
Bacos Associates Chicago, IL
Кому: Марку Майеру по вопросу о бизнес сотрудничестве
Уважаемый г-н Майер!
Вас беспокоит бюджет вашей компании и вы хотите сократить расходы на печать хотя бы на 25%? Наша компания имеет успешный опыт в решении этой задачи. Наш послужной список говорит сам за себя. Услугами нашей компании воспользовалось более 100 организаций в Чикаго.
Мы проанализируем ситуацию в вашей компании и определим, какие сферы необходимо улучшить.
Затем мы дадим вам рекомендации и предложения, чтобы снизить расходы на печать.
Наши услуги помогут вам сэкономить время и деньги. Например, компании «CXW» и «WAY» сэкономили более 15 000 долларов каждая за последний месяц, внедрив наши новые технологии.
В приложении к этому письму вы подробнее узнаете, как мы можем помочь вашему бизнесу. Деловое предложение включает подробную информацию о наших стратегиях работы.
Я позвоню вам завтра, чтобы обсудить возможность совместной работы.
С уважением,
Джон Салли John
@salleyprinting.com
Руководитель Salley Printing Inc
Эпилог
Письмо-приглашение к сотрудничеству составляют, когда предприятие ищет новые рынки сбыта, расширяет число деловых партнеров. Чтобы заинтересовать адресата и побудить его к взаимодействию, заостряйте внимание на том, чего конкретно вы хотите добиться от кооперации с компанией. Краткость и лаконичность – главные особенности письма о сотрудничестве.
Помните, что компания-получатель не ждет от вас каких-то невероятных, стилистически-идеальных писем. Да, сохранять общую канву и минимальные требования к написанию деловых писем все же стоит, но гораздо важнее все же коротко и конкретно объяснить суть вашего предложения.
Добра вам!
Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!
Копирайтер проекта “Панда-копирайтинг”. Специализация: маркетинговые статьи
В бизнесе часто приходится предлагать сотрудничество другим фирмам. Чтобы заинтересовать другого предпринимателя в партнерстве, необходимо составить соответствующий документ и в нем показать все возможные выгоды от общей работы. Документ, на первый взгляд, похож на компред для продаж, однако имеет другие правила составления.
Зачем составлять предложение о сотрудничестве?
Когда речь идет о нескольких отдельных компаниях, совместная работа представляет собой сделку. Каждый партнер вкладывает в проект свои ресурсы – деньги, идеи, специалистов для того, чтобы получить что-то взамен – известность, лояльность клиентов, дополнительную прибыль. Но, как известно, сделка начинается с оферты, то есть с документа, в котором описываются условия сделки, выгоды и обязанности.
Предложение о сотрудничестве тоже можно сравнить с офертой. Это одна из разновидностей деловой документации, в которой содержатся классические элементы делового письма, УТП и рекламное описание совместного проекта. По сути, единственная цель документа – убедить потенциального партнера в выгоде от общего проекта.
Составлением документа занимается работник из отдела развития или лично руководитель компании, если потенциальный партнер – крупный и важный игрок рынка. Отправляется документ директору другой фирмы или также в отдел развития, если его работники имеют право принимать решения. Есть сложность при составлении: не существует стандартов оформления и содержания. Оно может составляться в свободной форме или по шаблонам, принятым в компании.
Структура документа
Хоть стандартов содержания нет, но можно выделить смысловые блоки, которые усилят предложение о сотрудничестве.
Приветствие
Любое деловое письмо начинается с приветствия. Его адресуют либо конкретному работнику, с которым ведется обсуждение проекта, либо организации в целом. В обоих случаях письмо может составляться индивидуально для конкретного потенциального партнера, так и универсальный вариант, который рассылается массово.
Приветствие необходимо визуально отделить от остальной части письма. Например, можно использовать иной шрифт, курсив, паттерн в фирменных оттенках или графический декор.
В зависимости от типа адресата, выбирается форма приветствия. Партнер, как и клиент, может быть знаком или не знаком с продукцией компании. Если потенциальный партнер не знает о компании-отправителе письма, он считается холодным. Если он хоть что-то знает или уже сотрудничал в прошлом, то такой потенциальный партнер считается теплым или горячим. Вот какие есть нюансы при обращении к адресату:
- указывать имя, фамилию адресата (если это конкретный работник или директор) следует только в том случае, если он – теплый. Когда адресат получает письмо от незнакомого отправителя и видит свое имя, это может насторожить и отпугнуть. Однако из этого правила есть исключение – адресат и его компания очень известны на рынке;
- если в прошлом уже был опыт успешного сотрудничества, можно акцентировать на этом внимание. Например, написать так – «Рады вновь вас приветствовать, уважаемый (имя и отчество);
- если письмо адресуется фирме в целом или всему отделу, не стоит перечислять поименно всех его работников.
К блоку приветствия можно отнести и шапку письма, в котором прописывается название фирмы-отправителя и его логотип. Однако в шапке не желательно использовать флаг или герб страны. Даже если у компании есть на это право, наличие таких символов может отпугнуть некоторых предпринимателей.
Заголовок письма
Заголовок письма – это то, на что обращает внимание адресат, когда открывает свою электронную почту и видит список непрочитанных писем. Здесь необходимо прописывать суть сообщения. Например, указать прямо: «Совместный проект: предложение от компании N».
Второй заголовок пишется в письме после шапки и приветствия. Здесь допустимы вольности, ведь этот заголовок должен выделять письмо из массы аналогичных. Вот что можно написать в заголовке:
- весомые цифры и факты о компании. Например, «10-кратные обладатели звания „Лучший продукт” по версии журнала N» или «10 лет на рынке недвижимости», «10000 довольных клиентов»;
- свои сильные стороны, преимущества, по сравнению с конкурентами. Например, «Итальянские комплектующие»;
- слоган, миссия или цель компании.
Однако стоит избегать клишированных фраз и слишком длинных предложений. Иначе читатель не сможет уловить суть заголовка и не захочет изучать письмо дальше.
Суть предложения
После заголовка необходимо перейти к основному тексту. Необходим перечень товаров и услуг, которые компания предлагает клиентам. Это необходимо прописать, чтобы партнер сразу определил, есть ли пересечения целевых аудиторий. Если такого пересечения не обнаружится, то и в коллаборации компания заинтересована не будет.
Но, описывая свою продукцию, следует ориентироваться, прежде всего, на планируемый сценарий сотрудничества. Например, если компания хочет открыть еще один филиал в соседнем регионе, следует описать свою историю в нынешнем городе, сделать акцент на стабильный спрос. Если компания хочет получить в свое пользование новое оборудование, можно рассказать о количестве заводов на территории региона или страны, о количестве производимой продукции. Но если компания хочет запустить новую линейку продукции и привлечь новый сегмент ЦА, то и рассказывать следует о своих продажах и о своих действующих клиентах.
Однако слишком подробно описывать предложение тоже не стоит. Суть нужно изложить кратко и емко, чтобы все детали потенциальный партнер узнал при созвоне или во время личной встречи. Главная цель этого смыслового блока – показать, что две организации могут быть друг другу полезны, и заинтересовать получателя письма.
Завлечение
Задача следующего смыслового блока – убедить потенциального партнера в том, что ему выгодно ответить на письмо с предложением. Для убеждения можно использовать все доступные средства. Например, пообещать гарантии, компенсацию затрат в случае неудачи совместного проекта, скидки на приобретения товара. Важно давать такие обещания, которые компания точно сможет выполнить.
Блок завлечения должен заканчиваться призывом к действию. Например, сначала необходимо указать все выгодные условия сотрудничества для партнеров, а потом призвать позвонить или ответить на письмо для получения подробностей.
Контактные данные
Чтобы потенциальный партнер мог связаться с компанией, необходимо после призыва к действию указать контактные данные. Желательно указать несколько вариантов связи, например, мобильный и городской номер отправителя, номера разных подразделений компании, ссылки на страницы в соцсетях (компании и того работника, который пишет письмо), а также юридический адрес и электронную почту. Чем больше способов связи получит потенциальный партнер, тем выше вероятность, что он ответит на предложение сотрудничества.
Благодарность
В конце письма важно поблагодарить адресата, ведь он уделил внимание письму и изучил его. Для этого смыслового блока подходят стандартные фразы, например:
- «Надеемся на сотрудничество!»;
- «Благодарю за уделенное время»;
- «Желаю успехов вам и вашей компании».
Как составить идеальное предложение: советы новичкам
Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:
- в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
- оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
- проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
- выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
- использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
- преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
- в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
- если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
- если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату.
После отправки предложения можно выждать несколько дней, убедившись, что письмо открыто. Затем допускается перезвонить адресату самостоятельно и узнать, заинтересовало ли предложение. Если нет, то можно уточнить причины этого. Такой подход позволит вносить изменения в структуру документа, добавлять больше выгод для партнеров. Тогда в будущем адресаты охотнее согласятся на совместный проект.
